合同管理办法2.docx
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合同管理办法2.docx
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合同管理办法2
中交隧道局南京地铁三号线12标项目部文件
D3-TA12标计字[2010]02号
关于下达对下《合同管理办法》的通知
项目部所属各单位:
为了进一步强化项目管理,规范合同行为,项目部根据隧道局《合同管理办法》并结合项目部实际,下达项目部《合同管理办法》。
凡项目所属各施工队必须严格执行本办法。
附件合同管理办法
二0一一年一月十二日
主题词:
计价管理办法通知
抄送:
各部门、存档(共打印15份)
中交隧道工程局有限公司南京地铁三号线土建工程D3-TA12标工程项目经理部2011年1月12日印发
合同管理办法
第一章总则
第一条为办法根据局、公司有关文件规定制定。
第二条本细则中的合同是指项目部对工程承包单位发生的所有合同的全部内容。
第三条项目计划合同部在项目主管领导组织领导下,负责履行本标合同相关工作,其主要职责是:
实施本标段的合同起草、监督、符合、统计工作,发现问题及时沟通处理,建立合同台帐。
第二章合同管理小组
第四条合同管理小组组成
组长:
刘慧
副组长:
王建军吴昊张诚
组员:
宋逍飞、苏明、籍惕城、徐龙现、李雪、乐震
第三章合同管理办法
为加强项目经理部合同管理工作,规范和完善项目部各类合同的签订、履行程序,保证合同的合法性、严密性、可行性、廉洁性,明确各相关部门责任人及各下属施工队伍的职责,从而避免合同漏洞,增强自我保护意识和法律约束力,保障项目部及各下属各协作队伍的合法权益不受侵害,根据《中华人民共和国合同法》等法规规定,结合项目部实际,特制定本办法。
一、合同管理组织机构及职责
(一)项目部的合同管理工作,由项目部统一领导,项目经理负总责,各主管领导和分管的部门,负责分管工作方面的合同商签及履行过程中的具体管理工作。
(二)项目部成立合同管理领导小组,在项目经理的领导下,负责制定项目部及下属协作队伍的合同管理制度,对合同内容的合法性、可行性、严密性、规范性进行年度审核和监督。
(三)合同管理领导小组下设合同管理办公室,办公地点在计划合同部。
(四)项目经理授权代理人的职责:
1、在授权范围内负责谈判、签订合同,既不违章越权,也不消极推诿;
2、对所签订合同的合法性、完整性和可行性负全责;
3、对须报请项目经理和项目经理办公会审批的合同,要办理申报审批手续,并提出本人意见;
4、负责所签合同的履行工作,发现问题积极解决,负责处理合同纠纷;
5、监督督促主管部门工作人员将签订的合同资料进行完整归档。
(五)合同承办部门的职责
1、负责合同对方资信情况、履行能力的调查;
2、具体负责所承办合同的谈判;
3、签订合同前拟写可行性研究报告与合同文本;
4、依法签订合同并将合同文本及时送达有关部门;
5、负责合同履行过程中的全部工作,发生合同纠纷及时向主管领导和合同管理办公室汇报;
6、管理本部门的合同档案并将相应材料及时归档。
(六)合同管理员职责
1、依法审查项目经理部合同并监督实施。
2、负责办理《项目经理授权委托书》。
3、负责合同的登记、统计,建立合同管理台帐。
4、组织相关人员学习有关法律法规。
二、签订合同的范围及分类
(一)、合同的范围
项目经理部及下属施工队伍签订的各类合同和协议,包括:
买卖合同;财产租赁;采购加工合同;技术合同;委托合同;供水、供电、供气、供热合同;借款合同;其它具有合同性质的意向书、协议书等,除必须遵守国家有关法律法规外,悉遵照本办法执行。
(二)、合同的分类
合同按性质和金额大小分为重大合同、较重大合同和一般合同。
一般情况下,标的金额为10万元以下或者合同性质对项目经理部影响较小的合同为一般合同;标的金额10万元(含10万元)以上至50万元以下或者对项目经理部的发展经营有较大影响的合同为较重大合同;合同标的金额为50万元以上或者对项目经理部有重大影响的合同为重大合同。
三、签订合同的原则
(一)签订合同应当遵循平等互利、协商一致的原则,合同的主体、内容、程序应具有合法性、可行性、严密性、规范性。
(二)对合同的立项、审核、报批、结算、备案、事后检查各个环节按程序办理,严格制度,统一领导,分工负责。
(三)合同承办人员在工作中必须坚持原则,遵守纪律,杜绝各种不正之风,维护国家和项目经理部的利益。
四、合同内容主要条款
(一)、当事人的名称;
(二)、标的;
(三)、数量、质量;
(四、价款、酬金及结算方式;
(五)、履行的期限、地点、方式;
(六)、双方的权利和义务;
(七)、违约责任;
(八)、保修条款(含维修金额);
(九)、合同签订的时间和地点;
(十)、约定合同争议的管辖地;
(十一)、根据法律和合同的性质,以及当事人一方要求必须签订的条款。
五、合同签订权限和审批程序
(一)、项目部对上合同
对上合同主要是指项目部与业主签订的一系列合同。
此类合同必须由项目经理代表项目经理部签订合同,项目部其他领导和各部门没有签订此类合同的权利。
(二)、项目部对下合同
对下合同指项目部对外签订的合同,如房屋租赁、采购加工、劳务分包等一系列合同。
项目经理作为项目经理部全权负责人,是签订合同的法定代表人,项目部其他领导和各部门不得以自身的名义对外签订合同、变更合同和解除合同。
项目经理可以授权项目部其他人员代理签订合同。
《项目经理授权委托书》必须明确委托代理的权限和有效期,加盖项目经理部公章,并由项目经理签字生效,持有《项目经理授权委托书》的代理人应在授权委托书规定的权限和范围内从事业务活动。
重大合同由项目经理签订,合同原则性条款和标的须经项目经理办公会认真研究讨论;较重大合同由项目经理签署实质性意见,后上报公司主管部门审核,上报公司主管领导审批后方可正式签署;一般合同项目经理授权给其他承办人员签订。
所有合同必须由印章保管人加盖项目经理部公章后方能生效。
合同签订前必须取得对方的法人资格、资质、资信、经营范围、履约能力、委托代理权限等证明材料,在保证质量、工期、售后服务等情况下择优取向,尽量节约资金。
签订合同一律采取书面格式,使用国家机关规定的统一合同文本,没有规定标准合同文本的,合同格式应符合有关法律、法规和规章制度的规定。
对外订立的经济合同,严禁在空白文本上盖章,并且原则上先由对方签章后我方才予以签章。
所有合同必须加盖骑缝章,对重大合同要每页小签。
(三)、协作队伍对外签订合同
协作队伍可以自己公司的名义对外签订房屋租赁、材料加工、供水供电等其他与本工程有关的合同,但是严禁以项目部的名义对外赊欠工程材料和签订各种经济合同协议。
严禁协作队伍私自签订合同,合同标的在三万(含三万)以下的合同,可以报告项目部计划合同部,合同标的在三万以上的合同必须上报项目部计划合同部副本一份。
项目部要对协作队伍的资金使用做到有效监控,对协作队伍在当地租赁的设备、材料和其他欠款支付情况也要做到随时掌握情况。
六、劳务合同
(一)、项目经理部雇佣的临时工作人员,必须按国家有关规定签订劳务合同。
(二)、各协作队伍使用的技术工人、普通工人、临时用工等必须按照国家有关规定签订劳务合同。
并报项目部计划合同部副本一份。
各协作队伍进场后由办公室负责对劳务人员登记造册,并配合当地公安机关对外来劳务人员建立暂住证,主要登记劳务人员的身份证号码、家庭住址以及家庭电话联系等,以便动态的掌握进场人员情况。
(三)、农民工工资的发放
各协作队伍应按所签订的劳务合同,按时足额发放劳务工资。
为确保劳务工工资的发放,项目部在验工计价时扣留5%的农民工工资保证金,每季度返还一次。
七、合同的评审
主办单位应根据合同谈判的情况,整理汇总有关资料,报合同管理领导小组确定是否需要进行合同评审。
合同评审的程序:
1、项目经理(项目经理委托人)主持召开合同评审会议。
2、合同管理领导小组及相关人员参加。
3、对合同方的评价
4、对合同条件的评价
5、对合同履约的可行性评价
6、对合同的法律性评价
7、需要审核的其他内容
8、主办单位依据合同评审的结果进行合同谈判或签订合同。
八、合同的履行工作
(一)、合同依法签订,即具有法律约束力。
一切与合同有关的部门、人员都必须本着“重合同、守信誉”的原则,严格执行合同所规定的义务,确保合同的实际履行与全面履行,维护项目经理部的合法权益和信誉。
(二)、主办合同的部门和人员,其责任直至该项合同完全履行完毕后终止。
合同履行完毕的标准应以合同条款或法律规定为准。
一般为物资交清、工程竣工并验收合格、价款结清、票据交清、无遗留交涉问题。
(三)、对标的物的数量和质量应当先行验收,验收合格后履行付款手续。
(四)、订金和预付款的支付,除法律或者行政法规另有规定的以外,必须用人民币计算和支付,除国家允许使用现金履行义务的以外,必须通过银行转账或票据结算。
(五)、合同签订之后履行之前,一旦发现对方有违约行为时,合同经办人员应将前述情况及时报告主管领导和合同管理办公室,以便及时提出补救方案,采取必要措施减少损失。
(六)、合同承办部门提出变更或解除合同的,以书面形式提出,经合同管理员核准,送主管领导和项目经理审批后按法律规定的程序办理;对方提出变更或解除合同建议的,应在接到通知后,按法律规定或约定的期限予以明确答复。
(七)、对已经过公证的合同,在双方达成变更或解除协议后,应报原公证机关备案。
(八)、变更或解除的建议或答复,一律采用书面形式,并将能证明双方函电往来内容的凭证归档存查。
九、合同纠纷的处理
(一)、合同在履行过程中如与对方当事人发生纠纷的,负责组织签约的部门对纠纷的处理必须具体负责到底,涉及内部若干部门的,可以协商确定一个部门为主要责任部门,具体负责善后处理工作。
(二)、合同发生纠纷的处理方法主要有四种:
协商、调解、仲裁、诉讼。
能协商一致的,应当签订书面协议,协商调解不成的,应当在法律规定的诉讼时效内,根据合同约定,向合同仲裁机构申请仲裁,或向人民法院起诉,合同纠纷处理完毕,应及时将有关材料归档存查。
(三)、在合同签订、履行过程中发现或消除了重大合同隐患,或在合同纠纷发生后,挽回经济损失的,给于一定的精神表扬和物质奖励。
(四)、在合同签订、履行过程中因不负责任,造成项目经理部直接经济损失5万元以下的(不含5万元),根据其金额大小,给予有关责任人经济处罚或警告、严重警告、记过、记大过、开除留用、开除处分。
(五)、在合同签订、履行过程中因严重不负责任,造成项目经理部直接经济损失5万元以上的(含5万元),给予有关责任人开除留用或开除处分,情节恶劣的,移送司法机关处理。
十、合同文本及相关材料归档工作
(一)、项目部签订的所有正式合同项目经理部留存正本一份,副本三份。
正本合同由计划合同部存档,副本由财务部留存一份,主办单位留存一份,报送中交隧道工程局第三工程公司一份。
(二)、各协作队伍签订的合同必须上报项目部计划合同部副本一份。
(三)、合同承办部门在合同正式签订后5日之内将合同正副本送达相关部门。
(四)、合同管理办公室具体负责项目部合同台帐的建立和管理。
各部门合同统一整理至合同管理办公室,统一编号。
计划合同部统一编号为NJD3-T12-SG-XXX。
物资设备部统一编号为NJD3-T12-WZSB-XXX。
财务部统一编号为NJD3-T12-CW-XXX。
安质部统一编号为NJD3-T12-AZ-XXX。
以此类推。
合同台帐应记载以下内容:
序号、合同号、合同名称、签约单位、相关联系人及电话、合同标的、履行情况及违规、变更、解除等事项。
(五)、合同管理台帐年度末上交项目部档案室,暂作为永久性档案材料保存。
十一、附则
(一)、本办法由中交隧道工程局有限公司南京地铁三号线土建工程D3-TA12标段项目经理部制定发布,计划合同部负责解释和监督执行,综合办公室同时具有监督职能。
(二)、本办法如因情况变化而与国家有关法律法规的规定不相符合时,以国家有关法律规定为准。
(三)、本办法附件:
1、项目经理授权委托书(格式)
项目经理授权委托书(格式)
中交隧道局南京地铁三号线土建工程D3-TA12标工程项目经理部项目经理合法地代表我单位,授权为我单位代理人,该代理人有权在(合同名称、内容)过程中,在(时间)有效期限内,以我单位的名义签署合同协议。
委托人:
被委托人:
年月日
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