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财务管理制度
财务管理制度
第一章总则
第一条为了规范公司财务行为,加强财务管理,根据《会计法》、《企业财务通则》(财政部令第41号)、《企业会计准则》(2006)及其有关补充规定,特制定本制度。
第二条本制度适用于股份公司及所属的子(分)公司。
第三条财务管理工作必须在遵守国家相关法律的基础上,做好公司资金的收支计划;加强公司成本费用控制、分析考核及财务监督工作,充分发挥财务管理的职能作用,以提高资金的使用效率,降低成本,壮大公司经济实力为宗旨。
第四条财务管理工作要贯彻“勤俭办企业”的方针,精打细算,节约开支,在公司经营中禁止铺张浪费和一切不必要的开支,降低消耗,增加效益。
第五条公司财务部门应履行财务管理职责,做好公司全面预算,组织会计核算,并进行控制、分析和考核工作,有效利用公司的各项资产。
第二章财务机构与会计人员
第六条公司应设置独立的财务部门,配备专职的会计人员,负责公司的资金管理、资金运作及处理日常会计核算和会计监督工作。
第七条公司所配置的会计人员必须具备条件:
a.具备良好的会计职业道德。
b.具备符合会计职业要求的业务水平。
c.持财政部门颁发的《会计从业资格证》。
第八条公司的财务部经理或主管会计,必须具备会计师以上专业技术职务资格或从事会计工作3年以上经历,并且具备本行业业务管理的相关知识。
第九条建立会计人员岗位责任制,并应认真执行公司内部规章制度和内部稽核制度。
第一十条会计人员调动工作或离职,必须将本人经管的会计工作全部移交给接交人员。
没有办清交接手续的,不得调动或离职。
财务部经理办理交接手续,由公司财务负责人监交。
一般会计人员办理交接手续,由公司财务部经理监交。
股份公司所属子(分)公司的会计人员交接手续,由上级财务部派专人监交。
第一十一条公司财务部门在董事长或公司总经理领导下负责全公司的财务会计工作。
第三章现金管理
第一十二条现金使用范围:
a、
a.职工工资、津贴、奖金;
b.各种劳保、福利费用;
c.个人劳务报酬;
d.出差人员必须携带的差旅费;
e.向农业生产者个人收购的农副产品;
f.结算起点以下的零星支出;结算起点定为1000元,结算起点规定的调整,由国家有关部门确定;
g.国家有关部门确定的需要支付现金的其他支出。
公司支付各种款项不在现金使用范围的,应当以现金以外的结算方式支付。
第一十三条现金管理:
a.公司的现金只能由出纳负责经管。
b.公司现金保管的场所,未经批准他人不得进入。
c.日常零星支出允许留存库存现金最高限额为500元(含等值外币)。
超过库存限额的现金应于当日存入银行,由于收款太迟来不及在当日存入开户银行的,应于第二天送存银行。
d.出纳保险柜内,只准存放公司的现金、有价证券、票据等,不能存放个人和外单位现金(不包括押金)或其他物品。
e.出纳保险柜的钥匙和密码只能由出纳保管,不得将钥匙随意乱放,不得把密码告诉他人。
f.出纳离开工作场所,必须在离开前,将现金、支票、印鉴等放入保险柜并锁好。
g.出纳人员变更,新任的出纳必须及时变更保险柜密码。
h.出纳提取现金超过1万元,由公司派车或两人同行办理。
i.出纳每天对现金进行盘点,并保证账实相符,财务部主管会计每月至少对出纳的现金抽点一次,并由财务经理进行监盘,盘点人与监盘人需在现金盘点表上签字确认。
。
第一十四条现金结算:
a.出纳人员从银行提取现金,应当填写申请单,并写明金额、用途,由公司财务部经理或会计主管批准后提取。
b.公司员工因工作需要,符合公司现金使用范围的,需借支现金。
必须严格执行公司的授权审批程序。
c.公司员工报销费用,符合公司现金使用范围的,凭公司认可的有效、合法的单据,按规定的授权审批程序核销。
具体规定如下:
(1)出纳办理现金支出业务,必须以经过审核的会计凭证作为付款依据,未经审核的凭证,出纳有权拒付。
(2)于违反财经政策、法规及手续不全的支出有权拒付。
(3)对于原始单据有涂改现象的一律不予受理。
d.借支备用金、报销等需支取现金5000元以上的领取人,须提前一天通知出纳;提取现金金额达到或超过银行规定需预约金额的,出纳应提前一天与银行预约。
e.出纳人员应当建立健全现金日记序时帐目,及时,正确逐笔记载现金收入、支付。
做到日清月结,每日结算,帐帐、帐款相符。
f.严格遵守现金管理制度,出纳及公司其他人员不得有下列行为:
(1)擅自挪用、借出现金。
(2)白条子抵库。
(3)坐支现金。
(4)借用外单位账户套取现金。
(5)谎报用途套取现金。
(6)保留账外公款。
(7)公款私存。
(8)设立小金库。
(9)其他违法违纪行为。
第四章银行存款管理
第一十五条银行账户开设和终止
a.公司统一由财务部门在银行开立基本账户、一般存款账户、临时存款账户和专用存款账户。
b.公司需要开设或终止账户,由财务部出纳提出申请,报财务负责人进行审核,财务总监进行复核后,上报总经理进行批准。
c.公司各子、分公司的银行账号的开设和终止由子、分公司提出,经子、分公司负责人批准,报上级单位财务负责人及总经理审批。
d.财务部门主管会计定期检查、清理银行账户的开立及使用情况,发现未经审批擅自开立银行账户或者不按规定及时清理、撤销银行账户等问题,应当及时处理并追究相关人员的责任。
第一十六条银行存款结算管理
a.公司出纳应当加强对银行结算凭证的填制、传递及保管等环节的管理与控制。
b.公司出纳需严格遵守银行结算纪律,不得签发没有资金保证的票据或远期支票,套取银行信用;不得签发、取得和转让没有真实交易和债权债务的票据;不得无理拒绝付款,任意占用他人资金;不得违反规定开立和使用银行账户。
c.银行结算票据如支票、汇票等由出纳统一签发和保管,签发支票、汇票等银行结算票据须写明收款单位名称、用途、大小金额及签发日期等,加盖银行预留印章后生效,付款用途必须真实填写。
银行结算票据填写的收款单位必须与购货发票、购销合同、入库单一致。
d.用款单位需领用空白支票,应由申请人提出申请,经主管财务领导审批后,报财务部门办理有关手续。
e.领用支票,出纳需在“支票领用登记薄”上登记,经办人签字。
f.对已领用的支票要及时报账。
出纳人员对报完账的支票要及时注销,并注明注销日期、使用金额、用途。
g.出纳每月定期与银行核对账目,发现差错及时更正,每月终了10个工作日内由会计根据银行对账单,编制“银行存款余额调节表”,未达账督促经办人在10天内处理完毕。
第一十七条银行预留印鉴管理
a.银行预留印鉴至少须有以下两枚:
(1)公司财务专用章。
(2)公司负责人名章。
b.银行预留印鉴保管:
(1)会计管理财务专用章。
(2)根据授权出纳保管公司负责人名章。
(3)银行预留印鉴不用时应与空白支票分开存放并妥善保管。
c.不得乱用、错用银行印章,不能将银行印章提前预盖在空白支票等结算票据上。
d.银行预留印鉴之一的员工发生工作变动时,应在工作变动后一个工作日内办理银行预留印鉴更换手续。
e.若需变更银行预留印鉴,应由财务部负责人审核同意后,由出纳及一名会计人员同时到银行柜台办理。
f.财务部门应建立印鉴使用台账,对印鉴的使用及变更情况进行记录。
第一十八条银行结算纪律
a.银行账户由公司出纳管理。
b.公司规定的现金结算范围外的经济业务,均采用银行转账结算。
c.办理银行结算业务必须遵守银行规定,正确采用各种结算方式,结算凭证的附件必须齐全并符合规定。
d.出纳在一般情况不得签发空白支票。
e.不得利用银行账户代替其他单位和个人办理收付款事项,不得租赁或转让银行存款账户,不得签发空头支票和远期支票。
f.对于违反财经政策、法规、公司规定及手续不完善的收支拒绝办理。
第一十九条网银管理
a.财务部出纳填写银行提供的《网上银行开户申请表》并提交《网上银行企业客户服务协议书》,经财务部负责人审核后,财务总监复核,由总经理进行审批,并加盖公司章后,财务部门方可办理相关手续。
b.网银支付业务应首先履行资金审批流程,并需经过录入、复核方可生效;录入人和复核人应分别保管各自的“硬证书”
c.应为网银操作人员的电脑统一安装防火墙和杀毒软件并对重点员工进行计算机安全知识培训。
d.员工必须设置开机密码,使用不同的网银登录密码、交易密码及电邮密码;公司还需并对员工密码长短以及设置的复杂程度进行要求,所有网银操作员必须经常更换自己的密码,并由专人进行监督检查。
e.一旦发生操作员遗失“硬证书”,财务部负责人应立即对该用户进行注销处理,重新办理登记,并做好记录。
f.当网银操作员因休假或出差等原因不能履行相关职责时,需要建立替岗制度。
替岗人员的设置仍遵循“一人一卡一密”的原则,同时需保留交接记录。
g.主管会计应于每月将银行存款日记账与网上银行系统的银行账进行业务和余额的核对,以及时发现差错,并采取措施。
第五章票据管理
第二十条办理发票业务的人员应熟悉税务机关开具发票的相关规定,以及发生退货或销售折让时开具发票的规定等。
第二十一条采购物资要向对方索取增值税专用发票(不能取得时要事先通知财务部门),费用支出应取得增值税发票或正式普通发票,白条、收据一律不能报销入账。
第二十二条公司各部门对外发生业务后,应及时索取发票交财务部门入账,不得压票。
第二十三条采购物资要严格控制预付款的支付情况。
货到后采购部门应及时索取购货发票交财务部门入账。
在未取得发票前不能支付尾款。
第二十四条对外发生费用支出,应在费用发生当月内取得原始发票。
第二十五条采购部门每月要与供货方对账并及时索取发票交财务部门审核入帐,对账不清的供方单位暂停付款。
第二十六条公司统一印制的收据的存根联纳入会计档案管理,领用人领交收据时要签字登记,按规定用途使用,不得转借。
第二十七条银行结算票据的购买、保管由出纳负责,空白票据和未到期的票据必须存入保险柜。
第二十八条银行承兑汇票、商业承兑汇票的签发、接受、背书转让、换新、贴现或到期兑现必须经主管领导批准,财务负责人或由财务负责人授权财务经理审核。
财务经理和出纳应在票据登记簿内逐笔对票据进行登记或注销。
第二十九条出纳必须每天对票据登记簿进行清理核对,保证票据在有效期内或到期日能正常兑现。
第三十条票据被拒绝承兑、拒绝付款,出纳必须立即查明原因并在第一时间报告财务部经理,并通知业务经办人,采取相应补救措施。
第三十一条票据发生丢失,丢失人应立即向财务部门报告,财务部经理或主管会计应立即派出纳办理挂失止付手续,同时在3日内按规定派人向法院申请办理公示催告手续。
第三十二条因填写、开具失误或者其他原因导致作废的法定票据,不得随意处置或销毁,每月末与编制的票据作废清单一同装订到会计凭证中保管。
对超过法定保管期限、可以销毁的票据,经主管领导批准后进行销毁,销毁时由主管会计监销。
第六章往来账的结算与清理
第三十三条往来账结算是指公司与其他企业或个人因销售产品、材料、提供劳务及其他商业行为而形成的债权债务往来的结算,包括应收账款、应付账款、预收、预付款及其他应收、应付款项;还包括因到期而承兑人无力支付的应收票据和因到期而公司无力支付的应付票据。
第三十四条往来户的登记
a.财务部门应指定专人负责各项往来款项的记账工作,往来明细帐必须及时与总账核对,并负责督促相关部门及人员及时清理往来款项。
b.企管、销售部门及其他有关部门应根据每月经营情况设立往来结算的台账,台账的各种资料必须在当年结清。
若确实需要跨过年度的,必须报财务部允许并办理相关手续。
c.严格区分往来款项与费用支出的界限,严格禁止将费用性支出挂在往来账户中;若情况特殊确实需要暂时列入往来账户中的,必须在编制决算前清理,不允许将当年费用性支出跨年度挂在往来账上。
d.财务部门要及时清理往来账目,各类债权要督促相关部门及时收取、报销清账。
负责往来账核算的会计人员应在月末后十五天内将清理情况及存在问题报财务部门负责人。
财务部门负责人要协助和督促往来帐清理工作和扣款。
营销部应定期以函证的形式与客户核对应收款项,并获取对方确认盖章的对账函;如有不符,营销部应配合查明原因后,并进行相关处理;应付类的往来账款若客户要求提供“对账函”,相关函证在发送至客户前应由财务部负责人进行审核确认。
e.因工作需要的借支,尚未取得合法报销凭证的款项,一律先列作员工借款处理。
f.对员工借款,在完成工作任务后,应及时报帐及归还余款,超过30天的因故不报帐及不归还余款的,财务部门有权在发工资时,一并扣回。
g.财务部门应当按照国家制定的会计制度和公司内部的会计核算制度要求,提取应收账项、预付帐款的坏账准备。
对已造成坏账的往来结算款项,要及时办理清理手续,报公司财务负责人和总经理批准后,及时做好销账工作。
同时,财务部门要建立台账,做到账销案存,以便日后查阅。
第七章实物资产管理
实物资产包括存货、固定资产和在建工程。
存货是指企业在日常活动中持有以备出售的产成品或商品、处在生产过程中的在产品、在生产过程或提供劳务过程中耗用的材料和物料。
固定资产是指为生产商品、提供劳务、出租或经营管理而持有的、使用年限超过一年、单位价值较高的房屋及建筑物、专用设备、运
设备以及其他与生产、经营有关的设备、器具、工具等。
第三十五条存货的管理
a.存货的计价、跌价准备的确认和计提。
b.仓库管理接受财务部门正常的监督管理,并配合财务部门做好各项稽核工作。
同时仓储部按照物资管理规定建立保管帐对物资进行记录,并将物资按品种、规格、数量(收、发、存)记录清晰。
c.财务部门应按照财务核算的要求,对存货资产实行“数量、金额式”的分品种的明细核算,并于每月结帐日及时结算出各品种存货资产的结存数量和金额,以便与仓储部保管帐进行数量上的稽查、核对。
d.存货购入管理
(1)根据公司管理计划性的特点,各种物资采购活动之前必须实行计划审批。
各部门根据计划提出请购计划。
并编制物资采购计划。
按照公司内部采购授权、审批的管理规定及程序进行。
(2)公司采购部门凭审批手续齐全的物资采购计划负责采购询价和招投标,与有关供应商进行采购交易谈判,并将采购的相关条款明确后签订《购销合同》,《购销合同》审核、签字、盖章按公司管理规定及程序进行。
(3)采购物资运抵各公司后,首先应由公司的质量检验部门对此批物资进行质量的验收和检测,检测的依据是公司内部质量管理要求,在确认无误后,质量检验部门填写《验收单》,并签名盖章。
(4)采购人员凭《请购单或订货单》、《购销合同》和《验收单》,将采购的物资交仓储部办理验收入库手续。
仓库保管员应依据《验收单》,重点对物资的数量、品种、规格及质量进行综合查验,并将查收情况填写在公司统一印制的《材料入库单》和《验收单》上。
(5)采购人员将审批、填写齐全的《请购单或订货单》、《购销合同》以及《验收单》、《材料入库单》、合法的商业发票等相关资料送交财务部门办理付款手续。
财务部门对采购人员提交的付款资料进行审核,审核相关的审批手续是否齐全、单证和发票是否完整合法,品名、规格、单价、金额和数量是否和相关资料正确一致,审核无误后办理财务手续。
若需要预付货款的,凭审批的《请购单或订货单》、《购销合同》支付。
(6)财务部门在采购单据齐全的情况下,及时、准确地编制记帐凭证,并将资料请购单、订购单、验收单、材料入库单、专用发票附在记帐凭证的后面,资料较多,也可另外装订成册,注明索引号后存档。
每月应根据记帐凭证准确、及时地登记在相关的分类明细帐中。
(7)凭证审核人员应监督和审核会计人员编制的“采购交易”记帐凭证金额及分类的正确性、入帐的及时性;若月末采购的物资已入库但发票未到,应暂估入帐,待下月发票到达后红字冲回,再根据发票做正确的分录。
(8)财务部门应不定期与供应商进行货款结算的核对。
取得供应商对帐单,审核其余额与公司“应付帐款”、“预付帐款”余额是否一致,在考虑买卖双方在收发货物上可能存在时间差等因素之后,公司与供应商的月末余额应保持一致。
e.存货领用管理
(1)生产车间领用物资时,先由领用部门(科室)申请,保管员填写公司统一印制的“材料出库单”,将需要领用的物资品种、规格、数量等信息填写齐备后,领用部门送交生产科负责人审核,经主管领导审批后,到仓库领用物资。
非生产车间领用存货物资时,经部门负责人审核,主管领导审批,方可领用。
(2)每月月末,生产车间应对生产所耗用后结存的“领用材料”进行盘点,并向仓储部办理“假退料”手续,即结存的材料实际不退回给仓库,但仓库办理验收入库手续,并出具“入库单”,但在次月月初仓库再等额开具“出库单”给生产车间,作为生产车间下一月的领用。
(3)财务部门根据“番茄收购过磅单”,每天按照实际成本及时将番茄的入库和耗用情况登记到相关明细帐;根据仓库提供的“材料出库单”和外购物资“材料入库单”等单据编制汇总表,至少在10天内按照实际成本及时将各种材料的入库和耗用情况登记到相关明细帐上。
并将“番茄收购过磅单”、“材料出库单”和外购物资“材料入库单”及汇总表作为会计凭证的附件加以装订成册予以保管。
(4)生产车间将完成的产成品或半成品移出生产车间之前,必须经公司质量检验部门先行进行初步的质量检测,并出具“内部质量检测报告”,只有初步检测合格的产品或半成品才能移送到仓库保管员处。
(5)仓储部根据质量检验部门签发的“内部质量检测报告”和生产车间移送来的产成品或半成品,在清点数量和计量无误的情况下,应办理验收入库手续,并填制公司统一印制的“产品入库单”并登记保管帐。
(6)财务部门应将每月各生产车间所耗用的材料和产出的产成品或半成品,按照财务核算的规定及时、准确的进行相关的财务处理,并登记相关的明细帐。
并依据仓库提供的资料和财务核算的结果,编制“生产耗用材料汇总表”和“产成品、半成品月度统计表”,并与生产车间进行核对,以便于及时发现问题和考核生产车间的产出耗材比率。
f.存货发运管理
(1)工厂→铁路站台或工厂→船前
①按销售计划和工厂生产产量由各公司财务部或营销部开出“工厂调运单”或“出货通知单”,子公司物流部或天津货物代理根据公司领导批准的“工厂调拨单”或“出货通知单”,安排并办理发运事宜。
②子公司所属的工厂财务部门根据“工厂调运单”开具产成品调运单(一式五联),承运人凭子公司储运部签字确认后的运费结算联到工厂财务部门结算运费。
产成品调运单作为备查簿单独装订成册。
(2)铁路站台→天津仓库或天津仓库→销售
①子公司物流部必须每星期向子公司财务部门书面报送上一周产成品的发运情况(包括:
站台存放数量、天津仓库到货数量及在途数量)。
②子公司财务部门及物流部必须每星期与天津货物代理书面核对上一周产成品的到货数量,核对无误后双方签字确认。
③子公司财务部门每星期根据已开具的“出货通知单”与天津货物代理或市场部核对出货数量,无误后双方签字确认。
g.存货销售管理
(1)产品销售管理,销售人员收到订单后,必须按公司管理规定及程序办理审批手续。
审批资料有合同、业务跟踪单。
尤其是对赊销业务,对客户要进行信用调查。
财务部门根据审批的订单资料办理产品出库手续。
公司内部销售,每月底双方仓库管理员核对出入库数量,并编制汇总表签字盖章确认。
(2)财务部门依据审核确认后的业务跟踪单和出库单,建立销售台账。
国内销售产品,凭审核确认的出库单和收妥销售货款或客户提供的收到货物的相关证明,给客户开具销售发票。
国外销售存货,单证部门审核收取货款提交银行的一切单据,建立收汇台账,跟踪收汇情况。
为了降低开具发票和制单过程中出现遗漏、重复、错误计价等情况,确保单据的正确性,开票和制单时应执行下列程序:
①填制发票的客户单位名称应同购货订单或合同相符。
②发票上的数量必须与出货通知单载明的实际发货数量记录一致。
③发票上的价格必须与业务跟踪单批准价格一致。
④出口产品收汇向银行提交的单据必须符合和客户签订的合同或收到信用证所要求的相关条款相符。
⑤收取货款提供的单据应受到其他独立于单据编制人员的复核,检查无误后方可对外提供。
(3)仓储部应依据审批后的“出库通知单”进行发货, 出口货物由仓储部或货物代理商办理相关出口手续,公司仓库保管员应将“出库通知单”电传货物代理商,货代每周提供“出口货物发货一览表”和仓库保管员核对确认。
(4)财务部门应根据“产品出库单”和“销售发货单”、销售发票及有关单据,及时进行财务核算,编制会计凭证、登记相关明细帐,并于月末及时结算出“存货”的结存数量和结存金额,以备实物盘点时核对使用。
(5)财务部门应审核“销售折让”是否经过公司各管理层的授权批准,是否与销售合同一致;在审核确认的前提下才能在“销售提货单”上签字盖章。
应审核销售退回是否查明原因,是否经过批准,退回的商品是否已经被本公司仓储部查收入库,并已取得“销售退回入库单”。
h.存货盘点管理
(1)各公司的仓储部应至少每6个月对所保管的物资进行一次盘点,并与编制的“材料出库单汇总表”、外购物资“材料入库单汇总表”和“产成品出入库汇总表”、物资保管帐相互核对,以保证仓库管理的数据准确性和实物资产的安全性,并确保实物资产与仓库记录数量相互一致。
(2)公司每年定期组织仓库、财务、车间、业务等部门对存货资产(包括存放在外地货物)进行全面盘点;存货盘点时应由上述部门抽调人员组成盘点小组,负责公司存货资产的盘点工作并出具盘点报表。
(3)财务部门应根据财务帐册上核算的存货品种、规格、数量与仓库记载的存货品种、规格、数量以及实际盘点报表进行核对分析,编制“盘点情况汇总表”,列明差异情况和原因,提交给公司管理层。
(4)公司管理层应根据财务部门编制的“盘点情况汇总表”进行分析讨论,确定差异处理的决定和对相关责任人的处罚决定。
财务部门根据公司管理层的决定再对存货的盘盈、盘亏按照会计核算的要求进行处理。
(5)财务部门应将盘点表、盘点情况汇总表、公司管理层的处理决定按照时间顺序装订成册,作为会计档案进行妥善保管。
第三十六条低值易耗品、劳保用品管理
低值易耗品是指:
不具有固定资产特征的各种用具、物品。
如:
工具、管理用具、玻璃器皿,以及在经营过程中周转使用的包装容器等。
劳保用品主要包括工作服、白大褂、线手套、胶皮手套、帽子、毛巾、胶鞋、绝缘鞋、橡胶围裙及其他防护用品。
a.低值易耗品管理
(1)建立健全低值易耗品、劳保用品的发放、领取、保管、使用、洗涤、消毒、修补的工作。
做到帐实相符,杜绝损失浪费。
(2)购置低值易耗品、劳保用品由综合科或办公室验收、生产经营用品由质量检验部门验收后办理入库手续。
(3)使用人领用时设立“财产保管卡”一式两份。
一份留存物品管理部门;一份留存使用科室保管。
(4)领用人凭物品管理部门同意的“物品领用单”到仓库领取,并派专人保管。
b.劳保用品管理
(1)劳保用品使用年限:
工作服:
维修工、司炉工1年;叉车工、铲车工3年,其余工种4年;白大褂:
化验员、原料质检员、生产车间根据员工工作岗位需求3年;胶鞋:
各子(分)公司根据员工岗位配置2-3年;棉大衣:
警卫3年。
(2)劳保用品使用对象及数量:
1、生产期、检修期生产车间、锅炉房及生产科工作人员每人每月可领用手套2双、毛巾1条、肥皂1块;2、安装期生产车间、锅炉房及生产科工作人员每人每月可领用手套4双、毛巾2条、肥皂1块;3、生产期质检部门、生产车间的正
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