项目收入与成本费用实时反映实时监控软件.docx
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项目收入与成本费用实时反映实时监控软件.docx
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项目收入与成本费用实时反映实时监控软件
项目收入与成本费用
实时反映、实时监控软件
一、程序编制的思路:
为加强工程局的项目管理,以实时反映项目收入、提高项目成本控制的实时监控效果、减轻项目工作人员的工作量为出发点,按分配权限共亨项目各部门、作业队的基础资料及相关报表,满足各部门专业软件的无缝接口,经过专职(兼职)的成控人员使用软件生成项目需要的统计及分析报表,并出具书面的实时分析报告,达到实时监控的目的,即按天实时反映、实时监控项目收入与成本费用的匹配情况,预算成本与实际成本的对比分析情况。
二、程序功能:
项目管理一直是施工企业管理的核心问题,是施工企业扩展收入来源、控制成本、实现盈利的关键所在。
2006年9月,专门针对我局项目管理要求开发的程序——项目成本实时监控系统在四分局惠蓄项目并线运行成功,顺利通过了第一阶段(指除第二阶段砂石料生产系统模块研发)验收,标志着项目成本实时监控系统开发的预期目标已经完成。
成本实时监控系统软件作为一种先进的管理工具,它的成功开发和推广应用,将对我局的成本管理工作产生重大积极影响。
㈠实时监控系统开发历程
2004年3月,为贯彻工程局“以市场为导向,以发展为主线,以经济效益为中心”的管理思路,局财务部下发了《关于建立收入及成本费用实时反映、实时监控机制的指导意见》,要求各项目逐步建立收入成本实时监控机制,增强成本控制意识,加强成本管理,提高经济效益。
2005年初,王意桥总会计师在局工作会中财务工作报告中提出了“开发一套适合我局实际情况、能在不同项目点使用的实时监控程序,通过试点不断完善,并逐步在全局项目推广使用,以使实时反映、实时监控机制程序化、规范化、简单化。
”
2005年元月,实时监控系统经局科学技术委员会审批正式立项,通过组织招投标单位到三峡工地调研及各投标单位提供的程序设计预方案,最终选定了湖南佳成软件有限公司负责程序的开发。
2005年6月,组织佳成软件公司先后到四分局惠蓄项目、构皮滩八九联营体(大坝)、构皮滩八九联营体(砂石)等项目进行了调研。
经过3个月的封闭研发后,2005年12月,项目实施小组正式进驻四分局惠州施工局进行现场试运行和完善。
在惠蓄项目领导及各部门的大力支持配合下,不断的对软件进行修改和完善和测试,现场试运行历时十个月,经验证并线运行期间系统运行稳定,计算数据准确、信息传递及时,实现了最初确定的实施目标,并于2006年9月顺利通过了验收。
2006年11月,工程局成功举办了各分局(厂)、直属项目、责任方联营体等单位经营、财务、成控人员参加的实时监控系统培训班,为下一步全局推广实时监控软件奠定了良好基础。
2006年11月,项目实施小组到小湾施工局进行扩大试点,并对砂石料生产系统模块做进一步的完善,整个实时监控系统将于2007年4月底完成整个程序研发试用过程。
㈡程序的运行环境
1、操作系统
支持的操作系统包括Windows98/NT/2000/XP中文版
2)数据库:
MS/SQLSERVER7.0/2000
㈢软件的特点和功能
实时监控系统为我们提供了一个具有水电施工行业特色的、全面科学的项目管理解决方案,整个软件以成本管理为核心并将之与工资管理、物资管理、设备管理、合同管理、分包管理、生产施工管理、砂石料生产管理等模块充分相结合,可以说是一个以项目成本控制为主线的简版ERP系统。
1、软件特点
⑴业务涵盖广泛,把分散在各个部门业务要素连接起来,形成规范统一的业务管理体系,各部门的信息资料实现数据共享。
⑵控制机制严谨完善,通过多层次的权限控制,达到明晰权责、分级管理、合理内控的效果。
⑶为项目决策层提供决策支持的信息,提供大量综合查询、统计、分析功能及日、周、月报表等,实时反应当期的收入成本情况,以供决策层参考。
⑷单机模式和网络模式(局域网)可以并存,适用于不同类型的项目点,系统的模块化设计可根据项目管理需求分步实施和应用。
⑸系统并线运行成功后,可以甩掉手工计账,减少材料核账的工作时间,提高物资和财务部门的工作效率,在项目基础工作扎实的情况下,财务核算的材料成本可直接从程序中取数做账。
⑹提供用友U8数据接口,可以从U8系统直接采集财务数据。
⑺支持Excel文件的导入导出,基础资料(材料明细、设备明细、目标成本单价、合同单价等)可以直接从Excel文件导入系统,减少了初始化工作量。
2、功能模块简介
项目实时监控系统由客户化、基础数据、合同管理、物资管理、机电设备管理、分包管理、生产施工管理、成本管理、砂石料生产管理、作业层考核等模块组成。
工资管理则与人力资源部门的专门软件进行无缝接口,也可按程序设置的功能进行填列。
程序自带部份公共参数,如量的单位、价的单位、方与吨的换算、物料的类别、设备的类别等,各项目可根据需要进行增加和修改。
⑴客户化
客户化是系统初始化的重要组成部分,包括账套的建立,用户权限的分配,公共参数的设置等。
①账套的建立:
建立账套是项目使用软件的第一步操作,由程序管理员建立,可以建立多个账套。
②用户权限分配
系统管理员可以在“用户”中增加操作人员(输入用户的编码、姓名和密码),并对用户的操作权限进行设置,以规范业务操作流程。
③公共参数
为了提高系统的可用性,以适应不同管理需求的项目,程序通过公共参数的设置,如“是否有单机版”、“是否允许修改别人填制的单据”、“超库存量出库”等参数可以灵活设置。
⑵基础数据
基础数据是系统初始化成功的关键,是整个系统正常运转的基础。
包括部门类别、部门档案、人员类别、人员档案、物料类别,物料档案、机电设备类别、机电设备档案、业务伙伴、仓库类别、仓库货位、项目档案、成本要素、水电表档案、水电表配置等。
⑶合同管理
合同管理是企业管理的一项重要内容,包括业主合同、分包商合同、内部承包合同、机械设备租赁合同等。
①采购合同:
是用户与供应商之间签订的一种具有法律约束力的购货协议。
采购合同在整个采购流程中是必需的。
采购入库单可参照采购合同生成。
采购合同主要包括采购什么、采购多少、由谁供货、采购日期、到货地点、运输方式、价格、折扣、运费、付款条件等。
当采购合同更改时,应记录合同更改的次数和原因。
②机械设备租赁合同:
将租入机电设备的名称、型号、租赁价格、租赁时间、租赁原因等基本情况填列,同时也满足对出租设备的填列要求。
③合同审核:
为了严格合同控制,并严格合同执行过程,只有经过审核以后的合同才允许执行。
④合同变更:
在填写合同变更的原因时参照输入,在初始是由用户自己输入。
用于说明合同变更的原因。
⑤合同终止:
在填写合同终止的原因时参照输入,在初始是由用户自己输入。
用于说明合同的终止原因。
⑷物资管理
物资管理主要是对物资采购、验收、领用、调拨、库存等进行管理。
包括采购、验收入库、物料领用、领料退回、内外部调拨、库存盘点、报废报损、周转性材料的租赁等。
提供综合数据查询、统计汇总报表,物料的收发存业务一目了然,使项目及时掌握材料消耗情况。
单据打印样式设计功能采用流行的报表设计器进行设计,项目可根据需要进行自定义调整。
供应商评估:
可从供应商交货质量、交货周期、价格水平、信用资质等各方面指标进行供应商综合评定,为了简便起见,暂只处理供应商评定结果,对指标相关的数据可查询。
采购询价比价是通过比较供应商报价,确定合适的供应商以及采购数量配额。
采购单:
为了简化,本采购单含采购订单、采购发票等功能。
可以由采购合同、采购计划产生采购单,也可直接填写采购单,为了严格与实物区分,其作为材料验收单的唯一数据来源。
同时采购单确定应付,发票采取登记方式。
同时省略到货单。
质检单:
材料质量检验是保证工程质量重要环节,本单据不管理质量检验的过程,仅纪录质检的结果。
质量检验单是指质检部门检验送检的各项货物的合格、不合格等质量检验记录信息。
其他模块需要进行质量检验时,调用本模块的质量检验单,填写报检信息后传入本模块,本模块填写检验纪录和检验报告,并将物料的合格和不合格信息返回其他模块。
质量检验单的处理包括质量检验单的录入和审核。
材料验收单:
根据采购单进行验收入库登记,如果相关材料设置必须进过质检则应该先生成相关质检单,根据质检结果生成相关材料验收入库单。
索赔单:
提供待索赔单的增加、打印、查询等功能。
索赔单在采购结算时由非合理损耗数据生成,也可手工填制,在企业中由相关人员审批后,进行财务处理。
爆破领用申请单:
爆破领用申请单主要是严格火攻材料管理,在需要时必须提前进行申请,按需限量提供,剩余部分必须及时退库。
严格追踪火工材料使用过程。
外部调拨单:
主要是针对外部单位进行调拨
内部调拨单:
对内部调拨物料进行记录。
领料单:
对领料部门、工程项目、机械设备和领用人所领用的物料进行记录混凝土领用需要归集到项目、工序、部位,生成对应领用单;采用限额领料,若因施工组织设计、施工技术方案变更大量超计划量用料,必须经项目经理或者成本控制专职机构批准。
退料单:
对退领物料进行记录,主要用于当某一领料发生后,而所领材料又没有用完,那么就把剩下部分的材料退回。
假退料单:
假退料单对假退物料进行记录,假退的意思是指:
当有一批材料被领用出去了,没有在仓库里反映该批材料的库存了,而被领用去出的材料暂时还没有被用完,以后又还需要用到,而在此时又想得到材料的总体库存情况,那么就可以通过录入假退料单;即材料的实物位置不发生改变,系统中的位置发生改变。
其它入库单:
对其他入库物料进行记录,其它入库单主要是由另外一些业务单据(内部调拨单、假退料单、报废报损单、盘点单、加工厂)签字或审核时自动生成,一般无需手工录入与修改。
其它出库单:
对其他出库物料进行记录,其它出库单主要是由另外一些业务单据(内部调拨单、外部调拨单、假退料单、报废报损单、盘点单、加工厂)签字或审核时自动生成,一般无需手工录入与修改。
盘点单:
清点库存,看看实际的库存与帐务上的库存是否一致。
结果就是盘盈、盘亏和无差异
报损报废单:
对报废报损物料进行记录。
产成品入库单:
是指工业生产的产品入库时,所填制的入库单据;产成品入库单是企业入库单据的一部分,是进行日常业务处理和记帐的主要原始单据之一。
如钢筋、模具加工等。
为了简单处理,将半成品入库单合并到产成品入库单中统一处理。
周转性材料回收单:
记录周转性材料回收情况,并核定其周转次数、周转时间、回收价值等业务数据。
是结转项目周转性材料成本的重要数据来源
钢筋加工厂:
钢筋加工厂主要是处理从原材料到半成品、成品的这一过程。
周转性材料租入单:
主要是租入的周转性材料进行记录。
周转性材料租出单:
主要是租出的周转性材料进行记录。
周转性材料租入还回单:
主要是对租入的周转性材料已经还回的进行记录。
周转性材料租出还回单:
主要是对租出的周转性材料已经还回的进行记录。
⑸机电设备管理
机电设备管理包括机电设备验收、机电设备领用、机电设备调拨、机电设备日常运行记录、机电设备修理、机电设备报废、机电设备租赁等。
提供综合数据查询、统计汇总、分析功能,及时反映设备使用及配件、油料消耗等情况。
程序满足单机核算的要求,对单机的实现收入、成本消耗可体现详细数据。
①机电设备报废申请单:
对机电设备报废处理进行记录,主要记录设备的报废申请单,待报废申请单审批后用户自行修设备档案里面的报废标志即可完整地实现设备报废。
②机电设备运行日志:
对录入物料进行记录,主要记录机电设备的运行情况。
③机电设备丢失损坏报告单:
对机电设备丢失损坏情况进行记录,主要记录设备丢失损坏或者不适用的情况。
④设备事故单:
对机电设备出现事故进行记录,主要记录设备的事故记录。
⑤机电设备租赁:
对机电设备租入、租出进行记录
⑥机电设备租赁归还:
是对机电设备租赁归还进行记录。
⑦机电设备大修计划:
对机电设备修是否有计划进行记录。
⑧机电设备维修结算单:
对机电设备在维修过程中所消耗的物料以及费用进行记录。
⑹分包管理
分包管理以分包合同为起点,主要对分包计量、分包结算及支付进行管理;提供分包台账、对上对下结算对比分析等报表。
①工程分包比价、议价表:
为了降低分包成本,控制分包质量,进度,对工程分包采取比价、议价等方式确定具体分包商。
拟分包工程数据来源已经制定的工程分包计划。
②分包计量:
登记工程量计量结果,含中间计量、竣工计量等内容。
③分包结算及支付:
根据工程量结算单产生工程价款结算单。
管理与业主确认的价款结算单以及与分包商的价款结算单,其中与分包商的价款结算单与相应工程量结算单中的“分包商确认工程量”为准进行计算。
⑺生产施工管理
生产施工管理包括施工生产计划、现场管理、进度预估、计量管理、结算管理等内容。
提供完成工程量、经营结算等统计分析报表。
⑻成本管理
成本管理是系统的核心部分,包括预算成本、目标成本、成本结转、成本分析等内容。
在基础资料录入系统后,通过结转当期收入、成本数据,生成成本分析报表,将实际成本与目标成本各项目指标进行对比分析,形成实时监控报表,及时反应项目当期实际盈亏情况,为项目领导决策提供多层次的成本分析资料。
通过成本管理模块,可以了解各项成本费用节约和超支的情况,及时发现存在的问题,以针对性地提出解决问题的办法。
A、预算成本
预算成本是指标书单价中的直接成本和间接成本,分为可控成本和不可控成本,是同口径与项目实际成本对比分析的基础,包括标书(预算)人工单价表、标书(预算)材料单价表、标书(预算)机械台时费表、标书(预算)混凝土及砂浆单价计算表、标书(预算)单价分析表等单据。
B、目标成本
目标成本是指对自营项目的单价进行分解,各作业层只对可控成本控制,管理层对不可控成本进行管理和调配,是同口径与实际成本对比分析的基础,包括目标成本人工单价表、目标成本材料单价表、目标成本机械台时费表、目标成本混凝土及砂浆单价计算表、目标成本单价分析表等单据;主要是对自营项目作业承包体进行考核。
C、成本结转
成本结转是对某一期间发生的成本费用进行归集分摊的过程,包括人工费结转、材料费结转、机械费结转、其他直接费结转、部门领用成本结转等结转单据。
Ⅰ人工费结转:
“人工费结转”将导入到系统的工资表中属于“前方施工人员”类别的当期工资总额归集起来后分摊到工程项目中。
因工资的发放具有滞后性,所以工资表取自上月参考数,用于人工成本的对比分析。
Ⅱ材料费结转:
“材料费结转”由“主要材料成本结转”、“周转性材料成本结转”、“部门领用材料费结转”等组成。
①主要材料成本结转
该单据对结转期间领料单、材料耗用单、水电登记表等单据的材料成本按其所填的工程项目进行归集,得到各工程项目耗用材料的数量及金额。
②周转性材料成本结转
该单据对结转期间的周转性材料成本进行分摊。
周转性材料费用有二种:
一是在“公共参数”中设置的周转性材料总金额,按当期应分摊工程项目完成的工程量进行分摊;二是如果有租赁的周转性材料,从“周转性材料租入单”中提取本次结转期间发生的周转性材料的租金。
③部门领用材料费结转
部门领用材料费结转是指领料单(材料耗用单)中没有指定工程项目或设备的单据,但其耗用的材料应归属于材料费,则通过此单据分摊到工程项目中。
Ⅲ机械费结转
该单据对结转期间机械设备发生的机上人工、油料、配件、电费等成本归集设备成本,并按设备工作的工程项目及工作台时等分摊到工程项目中,得到各工程项目的机械成本。
Ⅳ其他直接费结转
对结转期间发生的其他直接费按各工程项目完成的工作量进行分摊。
D、成本分析
在完成各项成本结转后,可以查询相关成本分析报表,将各工程项目的实际成本与目标成本(或预算成本)指标进行对比分析,以了解各项成本费用节约和超支的情况,及时发现存在的问题,并针对性地提出解决问题的办法。
成本对比分析表1和成本对比分析表2,该表将工程项目实际的人工费、材料费、机械费、其他直接费与预算(或目标)成本指标进行对比分析。
材料成本对比分析表,该表将工程项目材料的实际成本与目标成本进行对比分析,在实际材料与预算材料建立关联关系的前提下,可以按各材料明细进行数量及金额的对比。
机械成本对比分析表,该表将工程项目发生机械成本如修理费、油料、机上人工、电费等的实际成本与目标成本相比较,得出机械设备各项成本节超情况。
E、实时监控
成本实时监控报表是对项目收入与成本情况的总体反映,通过实时监控报表及时反应项目当期实际盈亏情况,使项目领导层及时掌握成本信息,及时发现问题并采取应对措施。
①实时监控报表配置,该单据用来配置实时反映的收入、成本项目,并对各项目之间的关系进行设定。
②间接费用单、管理费用单,通过程序与财务U8数据接口,可以从U8中导出在某一期间发生的间接费用、管理费用等,提取到成本实时监控报表数据中。
③收入成本费用实时监控报表,该表可以按日、周、月反映各期项目的收入与成本情况,通过日、周报表可以及时反映当期的预估收入和预估成本,为项目决策提供及时分析数据,月报表可以进行数据调整并与当期的财务报表相对应。
⑼砂石料生产管理
砂石料生产管理是专门针对砂石项目生产特点开发的子模块,对砂石料生产运行期间的各产品、各工序的成本进行归集、统计、分析管理,包括毛料开采、毛料运输、砂石料生产和销售、砂石料库存、砂石料成品和半成品的成本分析等内容。
程序可以根据当期砂石料的销售量(或产量)反映碎石、砂及其组成工序的直接费单耗成本情况,在有预算(目标)成本的情况,可以进行对比分析,同时生产各种量的对比分析,如及时、准确反映半成品、产成品、销售量、库存量的关系等。
程序对砂石料生产运行系统所发生的成本分摊提供了两种分摊方法,一种是按比例分摊,一种是按量分摊。
①按比例分摊:
砂石料生产系统是由各生产车间组成,各车间的来源量和生产车间是环环相扣,最初的来源量是毛料运输在粗碎车间的过磅量或者是经过粗碎车间生产的半成品量并考虑合理损耗;每生产车间均有调节仓,以储存本车间以上各生产车间的来源量;各车间生产的产品在考虑车间生产时的合理损耗后,再按相关的生产比例分配到以后的各相关车间,各车间发生的实际成本只对本车间生成的产成品进行分摊,不对调节仓剩余的来源量分摊;各车间的生产比例是根据砂石系统的设备生产能力的调节情况,可按任何时点进行修正,程序一般默认按天进行修整。
②按量分摊
各车间发生的成本按车间生产的各种量进行分摊,生产的量根据施工设备的调试情况进行填列,程序一般默认按天进行修整。
⑽工区(作业队)成本考核
①考核工资:
通过对作业层收入、实际成本的核算,可以满足项目对作业层工资收入及成本考核的要求。
系统按考核期间归集工区(作业队)的各项实际成本消耗,并与工区(作业队)的成本考核指标对比分析,以考核当期的工资收入。
②内部责任承包结算:
各作业层若按承包的方式进行管理,程序对作业队发生的实际成本进行归集,并自动进行结算,按结算额作为项目的自营成本,工资由其自行发放。
项目成本实时监控系统是成本管理的一种创新和发展,对我局乃至整个建筑行业都是一个全新的管理系统,不可避免地存在不足和需改进的地方。
随着它在全局的逐步推广应用,功能不断的优化和完善,必将有效促进企业管理的规范化,提高各项目的成本管理水平,增强项目盈利能力,提升我局的综合竞争力。
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