工作邮件格式英语范文模板 15页.docx
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工作邮件格式英语范文模板 15页.docx
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工作邮件格式英语范文模板15页
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工作邮件格式英语
篇一:
英文邮件(商务)格式及常用语
英文邮件(商务)格式及常用语Ⅰ邮件主题:
①.主题(Subject)框的内容应简明地概括信的内容,短的可以是一个单词,如greetings;长的可以是一个名词性短语,也可以是完整句,但长度一般不超过35个字母。
YES:
Suppliertraining;
NO:
professionaltraineesfromsistercompanyshouldabidebyruleoflocalcompany(太长)
②.主题框的内容切忌含糊不清。
NO:
像Newsaboutthemeeting这样的表达;
YES:
应改为Tomorrow'smeetingcanceled。
一般来说,只要将位于句首的单词和专有名词的首字母大写即可;另外一种较为正规的格式可将除了少于5个字母的介词、连接词和冠词之外的每一个单词的首字母大写。
YES:
NewE-mailAddressNotification;Detailedcalculation
NO:
detailedcalculation
③.视信的内容是否重要,还可以在开头加上URGENT或者FYI(ForYourInformation供参考),如:
URGENT:
Submityourreporttoday!
Ⅱ称呼:
Dear××(人名),,或者DearMr./Ms.××(姓),,一般正式的邮件这样就OK了,如果和你非常熟悉的人,也可以直呼其名;然后空一行换行,顶格写,不用空格。
Ⅲ正文:
①.邮件第一段开头可以说到自己是谁(Thisis××(人名)from××(公司名)),也可以不说;
②.感谢读者是邮件开场白的好办法。
感谢您的读者能让对方感到高兴,特别是之后你有事相求的情况下会很有帮助。
⑴.Thankyouforcontactingus.如果有人写信来询问公司的服务,就可以使用这句句子开头,向他们对公司的兴趣表示感谢。
⑵.Thankyouforyourpromptreply.当一个客户或是同事很快就回复了你的邮件,一定记得要感谢他们;如果回复并不及时,只要将“prompt”除去即可,你还可以说,“Thankyouforgettingbacktome.”
⑶.Thankyouforprovidingtherequestedinformation.如果你询问某人一些信息,他们花了点时间才发送给你,那就用该句表示你仍然对他们的付出表示感激。
⑷.Thankyouforallyourassistance.如果有人给了你特别的帮助,那一定要感谢他们!
如果你想对他们表示特别的感激,就用这个句子,“Itrulyappreciateforyourhelpinresolvingtheproblem.”
⑸.Thankyouraisingyourconcerns.就算某个客户或是经理写邮件给你对你的工作提出了一定的质疑,你还是要感谢他们。
这样你能表现出你对他们的认真态度表示尊重及感激。
同时,你也可以使用,“Thankyouforyourfeedback.”
③.正文中,段与段之间也是空一行,再顶格写。
注意:
正文的内容你需要注意5C原则:
Clear(信息明了)、Complete(内容完整)、Correct(准确无误)、Concise(简明扼要)、Courteous(礼貌周到)
⑴.正文中的人称选择:
I,You,We等,如果邮件很长的话,you的使用不能过多;I和We的区别是显而易见的,生意上、客户之间一般都是用We,你是代表公司的;当然该用I表示你个人的时候还是要用I的,视具体情况而定。
语气和宾词的运用得当能决定你的礼貌程度。
如:
NO:
Youwillbepleasedtolearnthatyouhavebeenselectedtoserveonouradvisoryboard.Yourpromptresponsewillbeappreciated.(好像欠你一样)
YES:
Iampleasedthatourboardhasselectedyouasthebestqualifiedcandidatetoserveonouradvisoryboard.Ihopeyou’llagreetoserve.(这就友善多了)
NO:
Yourbookwaswellwrittenandcomprehensive.(不用你来判断我呀~~)
YES:
Ithoroughlyenjoyedyourbookandfoundananswertoeveryoneofmy
questionsaboutperformanceappraisals.(客气一点,人家受落)
⑵.切忌主客不分或模糊
例子:
Decidingtorescindtheearlierestimate,ourreportwasupdatedtoinclude$40,000fornewequipment.
应改为:
Decidingtorescindourearlierestimate,wehaveupdatedourreporttoinclude$40,000fornewequipment.(We我们是主语,不是report。
)
⑶.句子不要凌碎
例子:
Hedecidednottoauditthelasttencontracts.Becauseofourpreviousobjectionsaboutcompliance.应该连在一起。
⑷.结构对称,令人容易理解。
例子:
Theownerquestionedtheoccupant'sleaseintentionsandthefactthatthecontracthadbeenalteredwithinkmarkings.
应改为:
Theownerquestionedtheoccupant'sleaseintentionsandinkalterationsofthecontract.
⑸.单复数不要搞乱,不然会好刺眼,看不舒服。
例如:
Anauthorizedpersonmustshowthattheyhavesecurityclearance.
⑹.动词主词要呼应。
想想这两个分别:
1)Thisisoneofthepublic-relationsfunctionsthatisunderbudgeted.
2)Thisisoneofthepublic-relationsfunctions,whichareunderbudgeted.
⑺.时态和语气不要转变太多。
看商务英语已经是苦事,不要浪费人家的精力啊。
⑻.选词正确
像affect和effect,operative和operational等等就要弄清楚才好用啦。
⑼.地址上的数字直接用阿拉伯数字,除了One,例子:
127NinthAvenue,North
127E.15Street
5ParkAvenue
OneWingrenPlaza
Ⅳ结尾:
①.结尾的常用语
⑴.Ifyouhaveanyquestionorsuggestion,pleasefeelfreetocontactme./Any
questionorsuggestion,pleasefeelfreetocontactme.很常用的结尾,正文中不用说的非常详细,显得冗余,可以这样结尾,他不懂的或者建议,可以联系你。
⑵.Thankyouforyourhelpandyourvaluabletimeagain./Iappreciateagainforyourattentionandtime.结尾的感谢用语
⑶.Iamlookingforwardtohearingfromyousoon./Lookingforwardtohearingfromyousoon.期待收信人的尽快回复,这样的写法很常用,”soon”就足可以表示“尽快”的意思,不要用”asquicklyasyoucan”这样生硬的短语,像是在下命令,很不礼貌。
⑷.Thankyouforyourkindcooperation.如果你需要读者帮助你做某事,那就先得表示感谢。
⑸.Thankyouforyourattentiontothismatter.与以上的类似,本句包含了你对对方将来可能的帮助表示感谢。
⑹.Thankyouforyourunderstanding.如果你写到任何会对读者产生负面影响的内容那就使用这句句子吧。
⑺.Thankyouforyourconsideration.如果您是在寻求机会或是福利,例如你在求职的话,就用这封邮件结尾。
⑻.Thankyouagainforeverythingyou'vedone.这句句子可以用在结尾,和以上有所不同。
如果你在邮件开头已经谢过了读者,你就可以使用这句话,但是因为他们的帮助,你可以着重再次感谢你们的付出。
②.在署名自己的之前的客套话
⑴.正式一点的,客户、公司之间的:
Verytrulyyours,Yoursverytruly,Yourstruly,
⑵.一般的就OK,如:
BestRegards,ThanksandBestRegards,Sincerelyyours,Yourssincerely,Sincerely,Cordiallyyours,Yourscordially,Cordially,
然后空一行换行,你的名字、联系方式,公司的名字、联系方式、Logo等。
Ⅴ检查
在写完邮件后,先忍住,不要着急点发送按钮,检查一下,就几十秒或者一两分钟的时间。
①.注意人称,时态,语法,名词单复数等细节.
②.内容大概用5C原则检查一下,现在的工作中用到的邮件一般都不会很长。
注意:
这是个人推荐的一种英文书写方式(段与段之间空一行,顶格写),还有一种就是段与段之间可以不用空一行,但是每段开头都要缩进4个字符,类似于中文的书写方式,这种方式也是没有错误的,只是看个人的喜好。
篇二:
英文邮件格式
需要写的英文邮件多了,就觉得很吃力,尤其是当需要经常写给同一个人时。
希望邮件的开头、结尾、一些客套的话能有不同的表达~~
邮件的开头
感谢读者是邮件开场白的好办法。
感谢您的读者能让对方感到高兴,特别是之后你有事相求的情况下会很有帮助。
Thankyouforcontactingus.如果有人写信来询问公司的服务,就可以使用这句句子开头。
向他们对公司的兴趣表示感谢。
Thankyouforyourpromptreply.当一个客户或是同事很快就回复了你的邮件,一定记得要感谢他们。
如果回复并不及时,只要将“prompt”除去即可,你还可以说,“Thankyouforgettingbacktome.”
Thankyouforprovidingtherequestedinformation.如果你询问某人一些信息,他们花了点时间才发送给你,那就用这句句子表示你仍然对他们的付出表示感激。
Thankyouforallyourassistance.如果有人给了你特别的帮助,那一定要感谢他们!
如果你想对他们表示特别的感激,就用这个句子,“Itrulyappreciate…yourhelpinresolvingtheproblem.”Thankyouraisingyourconcerns.
就算某个客户或是经理写邮件给你对你的工作提出了一定的质疑,你还是要感谢他们。
这样你能表现出你对他们的认真态度表示尊重及感激。
同时,你也可以使用,“Thankyouforyourfeedback.”
在邮件的结尾
在邮件开头表示感谢一般是表示对对方过去付出的感谢,而在邮件结尾处表示感谢是对将来的帮助表示感谢。
事先表示感谢,能让对方在行动时更主动更乐意。
Thankyouforyourkindcooperation.如果你需要读者帮助你做某事,那就先得表示感谢。
Thankyouforyourattentiontothismatter.与以上的类似,本句包含了你对对方将来可能的帮助表示感谢。
Thankyouforyourunderstanding.如果你写到任何会对读者产生负面影响的内容那就使用这句句子吧。
Thankyouforyourconsideration.如果您是在寻求机会或是福利,例如你在求职的话,就用这封邮件结尾。
Thankyouagainforeverythingyou'vedone.这句句子可以用在结尾,和以上有所不同。
如果你在邮件开头已经谢过了读者,你就可以使用这句话,但是因为他们的帮助,你可以着重再次感谢你们的付出。
十种场合的表达
1.Greetingmessage祝福
Hopeyouhaveagoodtripback.祝旅途愉快。
Howareyou?
你好吗?
Howistheprojectgoing?
项目进行顺利吗?
2.Initiateameeting发起会议
Isuggestwehaveacalltonightat9:
30pm(ChinaTime)withyouandBrown.PleaseletmeknowifthetimeisokayforyouandBen.我建议我们今晚九点半和Brown小聚一下,你和Ben有没有空?
IwouldliketoholdameetingintheafternoonaboutourdevelopmentplanningfortheprojectA.
今天下午我建议我们就A项目的发展计划开会讨论一下。
We’dliketohavethemeetingonThuOct30.Sametime.十月三十号(周四),老时间,开会。
Let’smakeameetingnextMondayat5:
30PMSLCtime.
下周一盐湖城时区下午五点半开会。
IwanttotalktoyouoverthephoneregardingissuesaboutreportdevelopmentandtheXXXproject.
我想跟你电话讨论下报告进展和XXX项目的情况。
3.Seekingformoreinformation/feedbacks/suggestions咨询信息/反馈/建议
Shouldyouhaveanyproblemaccessingthefolders,pleaseletmeknow.
如果存取文件有任何问题请和我联系。
Thankyouandlookforwardtohavingyouropinionontheestimationandschedule.
谢谢你,希望能听到更多你对评估和日程计划的建议。
Lookforwardtoyourfeedbacksandsuggestionssoon.
期待您的反馈建议!
Whatisyouropiniononthescheduleandnextstepsweproposed?
你对计划方面有什么想法?
下一步我们应该怎么做?
Whatdoyouthinkaboutthis?
这个你怎么想?
Feelfreetogiveyourcomments.
请随意提出您的建议。
Anyquestion,pleasedon’thesitatetoletmeknow.
有任何问题,欢迎和我们联系。
Anyquestion,pleaseletmeknow.
有任何问题,欢迎和我们联系。
Pleasecontactmeifyouhaveanyquestions.
有任何问题,欢迎和我们联系。
Pleaseletmeknowifyouhaveanyquestiononthis.
有任何问题,欢迎和我联系。
Yourcommentsandsuggestionsarewelcome!
欢迎您的评论和建议!
Pleaseletmeknowwhatyouthink?
欢迎您的评论和建议!
Doyouhaveanyideaaboutthis?
对于这个您有什么建议吗?
Itwouldbeniceifyoucouldprovideabitmoreinformationontheuser’sbehavior.
您若是能够就用户行为方面提供更多的信息就太感激了!
篇三:
英文Email范文
DearMr.Green,asofMay11,201X.replacement,MissGao.Sincerelyyours,
Alex
亲爱的格林先生:
201X年5月11号我将调职到敝公司的北京分公司,特此告知。
感谢您一直以来的支持与照顾,同时,也拜托您对我的继任者高小姐继续予以支持关照。
献上诚挚的感谢和祝福,
艾力克斯谨上
Dearall,
Allgoodthingsmustcometoanend.Iamleavingthiscompany.myheartfeltthankstoallthathaveshownmeyourguidance,supportandassistance.Warmlyregards,
MikePan
亲
爱的同事们:
天下没有不散的筵席!
我要离开公司了。
当我回首过去这些年,与大家共事的回忆对我来说是无价的。
我在这里衷心地感谢大家曾给我的指导、支持与协助。
随信附上我的个人联络资料。
保持联络,并祝福大家都拥有美好的未来!
献上最诚挚的祝福,
麦克·潘
DearEdward,IhaverecentlychangedmyjobandbecomeaconsultantinMilestoneConsultationInternationalCo.SoIhavealsomovedtoanewplacenearourcompany.Mynewaddressandcontactnumberareasfollows,
Address:
8F,130,Sec1,FuHsinRoad,Taipei106
Telephonenumber:
886-2-2730-8888Ihopetokeepintouchwithyou.
Withmybestwishes,
Kate
亲爱的爱德华先生:
我最近刚换了份新工作,进入了里石国际管理咨询公司当咨询顾问。
所以我也把家搬到了公司附近。
下面是我的新地址和电话号码:
地址:
106台北市复兴路一段130号8楼电话:
886-2-2730-8888
希望今后保持联络并多多关照。
献上最美好的祝福,凯特
DearJohn,appendicitis.NowIhavecomebacktoworkagain.
Ilookforwardtoworkingwithyouagainandhearingfromyousoon.
Thankyouverymuchforyourconsolation.
Yourstruly,
Ken
亲爱的约翰:
收信愉快。
我只是想告诉你,我的盲肠炎已经痊愈,并且已经再次回到工作岗位上了。
期待再次与你共事,也期盼你尽快与我联系。
非常感谢你的慰问。
肯恩谨上
DearKevin,
Firstofall,congratulationsonmeetingandexceedingourgoalsforschoolinstrumentsalesinOctober!
Youworkedonarrangingforatrade-inforacompletelynewsetofinstrumentsandhelpedmakeOctoberamonthtoremember.
Ihopeyouwillputthebonuschecktogooduse,andcontinuetobringnewideastothesalesdepartment.
Sincerelyyours,
JohnDiamond
亲爱的凯文:
首先,恭喜你达到并超过了十月份的学校乐器销售目标!
你以旧换新的点子使得十月份成为了值得纪念的月份。
我希望您能好好利用这笔奖金,并且继续为我们销售部提供新的点子。
约翰·戴尔蒙谨上
DearMr.Smith,ThankyouforyourpatronageoverthepastfewyearsandIhopewewillenjoymoreyearsofbusinesscooperationtogether.Bestregards,
Yoursfaithfully,
WaltLin
亲爱的史密斯先生:
岁末年初送上我最诚挚的问候,祝您新年快乐!
祝福您和您的家人度过一个愉快的佳节。
对于您过去的关照在此深表感谢,并且希望今后我们能够一如既往地长期合作。
献上最诚挚的祝福,
华特·林谨上
DearSirorMadam,IwouldliketoapplyforadmissiontoyouruniversityasaMaster'sstudentinAppliedEconomicsnextSeptember.
IaminmyfourthyearofundergraduatestudiesatPekingUniversityatpresent,andIwillreceiveaBachelorofArtsinEconomicsinJuly.Ithasbeenmydreamtopursue
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