企业采购部管理制度附带表格.docx
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企业采购部管理制度附带表格.docx
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企业采购部管理制度附带表格
采购部管理制度
一、目的:
为加强采购计划管理,规范采购工作,保障公司生产经营活动所需物品的正常持续供应,降低采购成本,特制定本制度。
二、适用范围
本制度适用于公司对外采购与生产经营有关的经营性固定资产、材料及非经营性固定资产、办公用品、劳保用品的采购(以下统称为采购物品)。
三、职责权限
1、总经理负责采购管理制度的审批;
2、采购部负责采购管理制度的制定。
3、经营性固定资产、材料、配件等物品(物资)的采购由采购部负责;非经营性固定资产、办公用品、劳保用品的采购由人力资源行政部负责。
四、采购要求
1、在部门经理,主管的领导下,按照工作的分工对公司的生产物料进行采购。
2、必须严格按照公司采购计划进行,不可以私自更改申购物料及申购数量。
如需任何调整必须通知计划部确认。
否则,所产生的费用由采购员负责。
3、接到清淅的申购计划单后,必须在两天内找到相应的3家或以上供应商(特殊物料除外)进行询价,从中了解市场行情,并据此进行议价。
并且必须强调我司的质量要求,落实交货期,结合以往采购的历史记录,确定最终供应商,制定采购合同,经相关领导审批签订合同。
一般以传真方式签订的采购合同,必须要求供应商签名确认并加盖公章回传。
否则产生的所有后果追究采购员责任。
4、对于已审批完毕的采购合同,必须彻底跟踪,保证准确的交货期,以免影响公司生产。
如遇物料出现不能按期交货或已交货但质量未能符合要求的,必须第一时间向上级汇报,协商最快交货期,或商议其它解决方案。
并通过电话、邮件、微信、等联系方式通知相关人员最新的材料到货时间。
5、经常进行市场调查,掌握最新市场价格行情。
采购过程中要多方面寻找供货渠道,做到货比三家,材料、质量、价格综合对比,务必做到好中求廉,节约成本,尽自已最大的努力,保质保量地按时完成自已的采购任务。
6、经常与使用部门进行沟通,了解所采购物料的质量情况及使用情况,随时解决所出现的问题。
7、如果物料质量较差或以次充好的,由采购员负责换货,如果2次出现同类情况的,必须向上级汇报。
8、所选择的供应商至少为一级代理商,最好为原生产厂家。
9、采购人员应尽量取得增值税专用发票,若无应及时与财务协调沟通需要提供什么类型的发票。
10、务必保管好发票,入库单,申购单,送货单,如有丢失即处以50元罚款。
11、各部门主管应负责将采购回来的材料逐一登记入账,建立领用发放台账。
12、财务部应及时根据财务情况凭发票结账或挂账
13、如遇不能解决或决定不了的事项,必须及时报告上级处理,否则所造成的一切损失由采购员负责。
14、如开发新供应商,物料送样检测必须找相应的人员签收,并做好跟踪记录。
如遇供应商因生产急用需在下班时间送货,应及时知会相关人员值班收货。
否则,追究相关采购员责任。
15、采购员必须妥善保管相关采购文件,人员离开时必须妥善安放好文件,避免采购资料泄露及遗失(如供应商资料、报价单、技术图纸、发票资料等),否则追究采购员责任。
16、必须诚实采购,不能弄虚作假,如发现虚报,假报票据结算等,视情况加重处罚,严重者立即开除,并保留送司法机关刑事处理责任。
采购工作流程
操作流程
责任部门
流程说明
相关表单
需求部门
总经办
采购部
采购部
采购部
采购部
采购部
采购部
采购部
品质部/需求部门
生产部
(仓库)
采购部/财务部
请购单
请购单
请购单
询价记录表
报价单
采购合同
订购单
送货单
验收单
入库单
送货单/发票/支付凭证
审批:
制作人:
XXXXX询价记录表
编号:
序号
物料名称
规格/质量标准
付款及开票方式
单位
数量
单价
合计
报价单位
报价人
联系方式
拟定
供应商
采购员:
采购部门负责人:
财务:
总经理:
XXXXX请购单
申请单位:
申请日期:
年月日编号:
序号
物品名称
厂家/品牌
缓急程度
规格型号
单位
需求数量
用途
需用日期
库存
请购数量
备注
经办人:
部门负责人:
(人事行政部)审核:
财务:
总经理:
库管:
货物及服务项目验收单
采购方(公司名称):
No.顺序号:
000
供应方
合同交付日期
实际交付日期
序号
货物或服务描述
单位
数量
品牌
规格型号
单价
总价
1
2
3
总计
0.00
收货人
确认人
日期
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