公文处理与应用技巧.docx
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公文处理与应用技巧.docx
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公文处理与应用技巧
公文处理与应用技巧
(一)
---公文页面设置
2012年4月16日,中共中央办公厅、国务院办公厅联合发布了《党政机关公文处理工作条例》(简称“新《条例》”),要求从2012年7月1日起施行。
同时,国家质检总局、国家标准化管理委员会联合发布了国家标准GB/T9704-2012《党政机关公文格式》(简称“新标准”),并与2012年7月1日实施,从而实现了党政两大系统公文的统一,初步形成了规范、科学、高效的党政机关公文处理体系。
笔者在对新《条例》和新标准学习的同时进行了一些探索,现将取得经验与技巧与大家分享和交流。
公文页面设置
新标准规定:
公文用纸采用GB/T148中规定的A4型纸,其成品幅面尺寸为210mm*297mm。
公文用纸天头(上白边)为37mm±1mm,公文用纸订口(左白边)为28mm±1mm,版心尺寸为156mm*225mm。
我们来具体分析一下:
纸张为A4,宽为210毫米、高为297毫米,版心宽为156毫米、高为225毫米。
那么左右页边距就为210-156=54毫米,54÷2=27毫米,因为左边需要装订故加上1毫米为28毫米,则右边距为26毫米。
同理,上下页边距为297-225=72毫米,72÷2=36毫米,所以上边距为37毫米,下边距为35毫米。
换算成厘米,即左边距为2.8厘米,右边距为2.6厘米,上边距为3.7厘米,下边距为3.5厘米。
下面我们就对Word文档进行相关页面设置。
打开或新建一个Word文档,在“文件”工具栏下选择“页面设置”选项(或使用快捷键Alt+F+U),在打开的对话框中,将“纸张”设置成A4,“页边距”按下图设置。
设好后点“确认”按钮即可完成。
如果经常使用此种格式,点击“默认”按钮,在出现的对话框内点“是”,再点“确定”按钮,就能设成默认格式。
公文处理与应用技巧
(二)
---行数和字数的设置
行数和字数的设置
新标准规定:
公文每页排22行,每行排28个字,并撑满版心。
特定情况可以作适当调整。
如何做到每页22行,每行28字,下面笔者就为大家演示一下相关设置。
新建或打开一个Word文档,在“文件”工具栏下选择“页面设置”选项(或使用快捷键Alt+F+U),在打开的对话框中,选择“文档网络”选项卡,进行如图设置。
注意,此种设置必须是在默认字体大小为“三号”下进行的,如果默认字体不是“三号”,请先按照《计算机基础与应用技巧(七)---Word中默认字体格式的设置》将默认字体大小改成“三号”,再进行设置。
最后,点击“确定”按钮即可生效,如经常使用此格式,请设置成“默认”。
公文处理与应用技巧(三)
---页码的规范设置
页码的规范设置
我们平时设置页码时,为了方便,总是将页码设成“居中”。
其实,这种做法是错误的。
“新标准”规定:
公文页码一般用4号半角宋体阿拉伯数字,编排在公文版心下边缘之下,数字左右各放一条一字线;一字线上距版心下边缘7毫米。
单页码居右空一字,双页码居左空一字。
公文的附件与正文一起装订时,页码应当连续编排。
下面我们来具体分析:
首先,单页码居右空一字;双页码居左空一字。
意思为:
公文双面打印,页码正面居右,空一个汉字;反面居左,空一格汉字。
特殊情况,单面打印页码“居右”。
再次,页码数字为阿拉伯数字,大小为4号。
页码左右各放一条一字线,所谓“一字线”,就是符号栏中的“—”符号(不是短的“-”符号),左右的“—”符号和数字之间都应有一个半角空格。
最后,页码应当连续编排,空白页不编排页码。
在Word文档中,公文页码的格式具体细节设置如下:
打开或新建一个Word文档,在在“文件”工具栏下选择“页面设置”选项(或使用快捷键Alt+F+U),在“板式”选项卡下,将页眉和页脚设成“奇偶页不同”,点击“确定”。
如图1。
图1
然后在“视图”栏目下打开“页眉和页脚”选项(或使用快捷键Alt+V+H),点击图2红圈内的按钮,从默认“页眉”转换到“页脚”。
图2
先设置奇数页的页码,按照图3点击红圈里的“插入页码”按钮,就会出现一个小阿拉伯数字“1”,将数字移动到右侧位置,将字体改成“宋体”,字号改成“四号”。
然后在“1”的左面空半个字符“插入”“特殊符号”的“一”,如图4;再在“1”右面空半个字符插入“一”。
调整页码整体位置,使之右空一字。
图3
图4
然后图5点击右边红圈里的“显示下一项”按钮,转到偶数页。
再点击“插入页码”按钮,按照上面的步骤进行设置。
同时将页码左空一字。
图5
最后,点击“关闭”按钮,将“页眉和页脚”工具栏关掉,即生成了规范格式的公文页码。
特别注意,公文页码的设置尽量不使用“插入”“页码”“外侧”这种设置,因为此种设置页码是含文本框的,格式固定无法改动,不符合公文规范!
公文处理与应用技巧(四)
---公文字体的设置
公文字体的设置
注:
此处字体仅指公文标题和正文的字体,抄送和附件等模块字体另作专题说明。
新标准规定:
公文标题一般用2号小标宋体字,编排于红色分割线下空两行位置。
公文首页必须显示正文,一般用3号仿宋体字,编排于主送机关名称下一行,每个自然段左空二字,回行顶格。
文档结构层次序数依次可以使用“一、”“
(一)”“1.”“
(1)”标注;一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。
在日常公文处理中,一般使用方正小标体字、仿宋GB-2312字体、楷体GB-2312字体和黑体字。
其中,Word自带黑体字,其余字体需下载安装。
打开浏览器,在“XX”中搜索并下载以上字体;然后打开“控制面板”,找到“字体”,双击打开;将下载的相关字体(后缀为.TTF)拷贝到里面,即可完成字体的安装。
注意,将标题设为方正小标宋体2号时,若为两行则行距比较宽,需重新设置“行距”。
《国家行政机关公文格式》规定:
“公文标题以2号字高度加2号字高度的八分之七的距离为以基准行”,这个行距大概是35磅左右。
选中标题内容,右键单击,选择“段落”,在“缩进和间距”选项卡下,将行距设为“固定值”,“35磅”。
如图1:
图1
公文字体的整体设置如图2:
图2
公文处理与应用技巧(五)
公文版记的规范设置
公文版记的规范设置
党政机关公文的版记,即公文格式的第三部分,包括抄送、印发机关和印发时间等。
版记应置于公文的最后一页,版记的最后一个要素置于公文的最后一行。
新标准规定:
(1)版记中的分隔线:
版记中的分隔线与版心等宽,首条分隔线和末条分隔线用粗线(推荐高度为0.35毫米),中间的分隔线用细线(推荐高度为0.25毫米)。
首条分隔线位于版记中的第一个要素质上,末条分隔线与公文的最后一面的版心下缘重合。
(2)抄送机关:
公文如有抄送机关,一般用4号仿宋体字,在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一个字编排。
“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称,回行时与冒号后的首字对齐,最后一个抄送机关名称后标句号。
(3)印发机关和印发日期:
印发机关和印发日期一般用4号仿宋体字,编排在末条分隔线之上,印发机关左空一个字,印发日期右空一个字,用阿拉伯数字将年、月、日标全,年份应标全称,月、日不编虚位(即1不编01),后加“印发”二字。
(4)版记中如有其它要素,应当将其与印发机关和印发日期用一条细分隔线隔开。
分析上述规定,我们首先来看如何设定粗细分隔线,新标准规定粗线推荐高度0.35毫米,细线推荐高度为0.25毫米。
我们可以换算一下:
高度的一磅等于七十二分之一英寸,等于0.3527毫米;那么0.35毫米就约等于1磅,0.25毫米约等于0.71磅。
下面我们来具体设置分隔线。
点击“绘图”工具栏的“直线”(如果看不到“绘图”栏,点击“视图”——“工具栏”——“绘图”),将鼠标移动到需要画分隔线的位置,按住shift键,同时按住鼠标左键拖动,就可以画出一条直线。
选中直线,右键单击,打开“设置自选图形格式”,将线条粗细改为1磅(粗线),细线设为0.71磅,如图1;同时,在“大小”选项卡下,将宽度设为“15.6”厘米,如图2:
图1
图2
版记中的“抄送机关”和“印发机关与印发日期”都有明确规定,大家按照规定对应设置即可。
下面给出版记的整体示例(图3),供大家参考学习。
公文处理与应用技巧(六)
---附件格式的设置
附件格式的设置
公文的附件一般包含两个部分,一部分为正文下面的附件说明,另一部分为附件内容。
新标准规定:
(1)附件说明:
公文如有附件,在正文下空一行左空二字编排“附件”二字,后标全角冒号和附件名称。
如有多个附件,使用阿拉伯数字标注附件顺序号(如“附件:
1.XXXXX”);附件名称后不加标点符号。
附件名称较长需回行时,应当与上一行附件名称首字对齐。
(2)附件内容:
附件应当另面排版,并在版记之前,与公文正文一起装订。
“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。
附件标题居中编排在版心第三行。
附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。
附件格式要求同正文。
如附件与正文不能一起装订,应当在附件左上角第一行顶格编写公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。
下面笔者给出附件设置的具体示例:
附件说明
附加内容
注意:
附件内容一般要在版记之前,因为附件属于公文的正文部分,公文的编排顺序是先版头、再正文,后版记。
公文处理与应用技巧(七)
---发文机关署名和印章的设置
发文机关署名和印章的设置
平时,我们接到市委、市政府等单位的文件时,有些是未加盖公章的,这让人很困惑,难道是他们工作的疏漏,忘记盖章了?
事实则不然,通过下面对发文机关署名和印章设置的介绍,你会豁然发现,“噢,原来是这样!
”
对于发文机关署名和印章的设置,新标准有着明确而又模糊的规定,我们一起来学习。
新标准规定:
(1)加盖印章的公文
成文日期一般右空四个字编排,印章用红色,不得出现空白印章。
单一机关行文时,一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名,印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期,使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置,印章顶端应当距正文(或附件说明)一行之内。
(2)不加盖印章的公文
单一机关行文时,在正文(或附件说明)下空一行右空二字编排发文机关署名,在发文机关署名下一行编排成文日期,首字比发文机关署名首字右移二字,如成文日期长于发文机关署名,应当使成文日期右空二字编排,并相应增加发文机关署名右空字数。
下面笔者给出具体的实例:
加盖印章的公文
不加盖印章的公文
在大家明白为什么有些公文不加盖公章了,但是对于不加盖公章的公文有着清晰的格式要求,如果不按照要求行文,那么所印发的公文就是不规范的,公文效力就会受到质疑。
为什么说新标准对于发文机关署名和印章有着明确而又模糊的规定。
新标准清楚规定了公文可以加盖公章,也可以不加盖公章,并对具体的格式设置进行了规定,这点是非常明确的。
但是,新标准并没有对二者的使用范围加以界定,这点是非常模糊的,对此也产生了一定的消极效果。
那我们发文究竟该如何采用哪种格式?
笔者通过总结和探究后认为:
一般下行文可以采用不加盖印章的格式,因为是上级给下级发文,红头已经代表了效力;如果是下级给上级行文,我们建议采用加盖印章的格式,以显庄严。
总之,为了维护文件的权威,我们建议不论是上行文、还是下行文,尽量采用加盖印章的格式。
以上为个人观点,不足处,请指正。
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