采购管理模块方案.docx

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采购管理模块方案

凭证记账财务核算账簿财务报表

直接生成

业务单据

动态会

计平台

折算生成

直接生成

凭证记账责任考核账簿管理报表

2.7POMIS系统业务运营系统

2.7.1供应商与合同管理应用方案

2.7.1.1需求分析

海峡科化采用集中采购和分散采购并存的策略，需求具有

一定的灵活性和可操作性。

所以对于海峡科化的供应商管理要

求，总结为以下几方面重点需求：

供应商管理与开发

全面的客户、供应商档案，指定采购员与供应商、供应商与

供应物资之间的关联，使系统自动控制“采购员－供应商－供

应物资”的关系。

采购合同管理

合同是采购行为的开始，对于大宗原料和备品备件采用集

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中采购方式，对于办公用品类消耗物资的采购用分散采购方式。

权限管理和控制

人员的集中权限控制，包括系统功能和数据范围的管控。

2.7.1.2供应商管理与开发流程

业务概述

指需要新增供应商或对原有供应商相关信息修改时的业务

管理。

比如新开发供应商的提交与录入、修改供应商的属性或

等级、需要冻结、封存供应商时，均需要依以下流程处理。

岗位流程图

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流程步骤描述

顺序业务步骤业务实现内容的描述单据备注

1、提出供应商当开发到新供应商或对原有供应商信息《基本档案维护申请

维护申请

有变更时，手工填写《基本档案维护申

请表》，详细描述需要新增或修改的供应

商详细的基本信息（修改前后），交领导

审核（审核后直接交公司基本档案管理

员）。

表》（手工）

2、审核申请确认供应商维护申请，并审核签字。

《基本档案维护申请

表》（手工）

3、维护客商管

理档案

根据供应商维护申请在POMIS系统中

《客商管理档案》处理。

如修改供应商

《客商管理档案》

（系统）；

信息属于供应商管理档案，则直接进行

修改。

如新增供应商或修改信息属于供

应商基本档案，则提交集团基本档案管

《基本档案维护申请

表》（手工）

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顺序业务步骤业务实现内容的描述单据备注

理员。

4、维护客商基根据供应商维护申请在POMIS系统中《供应商基本档案》

本档案

《客商基本档案》处理。

如新增供应

商，则需要先编供应商编码，再增加档

案。

（系统）

5、分配客商基对于新增供应商，在POMIS系统中《客商基本档案》

本档案

《客商基本档案》建完档案后，需要根

据需求与权限，将其分配到相应的公

（系统）；

《基本档案维护申请

司。

完成供应商维护申请后，及时回执表》（手工）

通知公司基本档案管理员。

6、回执通知采

购员

根据供应商维护申请在POMIS系统

《客商管理档案》中维护完成相关信息

《客商管理档案》

（系统）《基本档案

的增加与修改后，及时回执通知采购员

（或申请人）。

维护申请表》

（手工）

7、处理采购业采购员收到基本档案管理员的通知后，

务可以处理相关业务。

流程分析

n集中统一的供应商管理：

供应商信息是企业的重要资源，

通过POMIS系统将海峡科化下各分公司所有供应商资料

由集团总部集中管理。

n统一编码规则：

通过重新规划适合的编码规则，将集团

下所有供应商按照地区分类进行统一编码。

n完整的供应商信息：

通过POMIS系统的供应商档案管理，

收集并完整地维护了较完备的供应商信息，包括：

供应

商编码、供应商名称、供应商简称、所属地区、联系信

息、法人、收发货地址、银行信息、采购员与部门等。

n规范的供应商档案管理流程：

通过申请、审批、专人维

护的流程，同时保证了供应商档案维护的及时性与规范

性要求。

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n供应商多角度分类管理：

地区分类建议重新进行规划，

既能体现地理位置，又方便操作。

另外需要增加相关分

类维度，以便于统计与管理，内外部供应商（成员单位

属内部供应商）、按交易原则分类（如开发中、交易中、

停止）等。

另外POMIS系统通过自定义项功能，实现其

它的供应商分类需求。

n供应商数据权限：

在集中管理的基础上，也可根据数据

权限需要，在POMIS系统中将供应商档案分配给必要的

公司，以保证供应商数据安全。

n供应商业务状态管理：

可对供应商的业务状态进行冻结、

解冻等业务管理，同时记录历史冻结记录信息。

n维护存货关系：

可维护供应商与存货之间的对应关系

以及它们之间所共有的信息。

n提供多维度的供应商查询方式。

2.7.1.3供应商评估管理

业务信息结点业务信息结点实现内容的描述备注

供应商评估标准供应商评估标准可以考虑包括定量标准、定性标准；

制定定量标准：

包括价格、质量、供货及时性、付款条件等；

定性标准：

包括服务水平、可持续发展能力等

供应商评估数据

收集

供应商评估数据主要来源包括两种方式：

系统自动采集：

通过供应与业务一体化系统的应用，可以实时根

据供应商评估制定的标准，自动采集供应商历史交易数据，如：

采购量、合格率等；

手工输入系统：

如针对定性标准，主要由不同角色人员进行人为

打分，如：

资金支持情况（是否允许赊销方式）。

供应商评估计算根据已设置的供应商评估标准，并根据采购历史交易信息对供应

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业务信息结点业务信息结点实现内容的描述备注

商进行评估并得出评估分数的过程。

供应商评估报告供应商排名表：

按照供应商评估分数对供应商进行排名；

按存货/存货分类的供应商排名表：

按照供应商在某种存货或存

货分类上的评估分数对供应商进行排名。

供应商基础信息

调整

根据供应商评估报告，完成对供应商的最终评定，如合格供应商、

不合格供应商；A类、B类、C类供应商等，根据评定结果，修

改供应商基础信息。

2.7.1.4合同管理流程

采购合同

需求分析

合同是采购业务的开始并贯穿整个采购及结算的过程。

对

于海峡科化的合同管理要求，总结为以下几方面重点需求：

A.签订合同前必须进行询报价；

B.合同内容包含：

供应商名称、品种、价格、数量、结算标

准、检验标准等信息；

C.可以在合同执行过程中进行变更；

D.采购订单必须依据采购合同才能生成；

E.可以跟踪合同的执行情况；

合同管理流程

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合同管理流程分析：

n供应合同根据业务需要分为年度协议、一般合同等多种

类型，不同的合同类型指导业务执行的流程有所差异，

所以在系统设计时提供了根据业务类型配置流程；

n合同签订由供应部采购员发起，合同主要反映品种、质

量要求（可选择集团统一定制的检验标准或重新定义本

合同的检验标准）、价格政策、合同量、结算政策等要素，

在系统中登记合同并提交，自动进入审批流程，系统根

据业务类型和审批流定义逐级审批；

n合同审批通过提交执行后立即在关联计划中反映合同

量；

n企业可以建立任意多套优质优价结算标准，在合同签订

时直接选择匹配，无须在每份合同中重复编制结算标准；

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n合同生效后可由订单予以执行，订单的执行动作实时在

合同中的订货数量中予以体现，且一份合同可以分解为

多次执行，即可以有多个采购订单进行分别收货；

n提供丰富的合同查询统计功能。

n采购员可以依据订单号（或合同号）跟踪每笔采购业务

的进度信息，如订货情况、入库情况、应付账款情况、

付款情况等。

n对合同可以进行相关业务管理，主要包括合同的录入、

保存、审核、生效、变更、冻结、废止、终止及查询、

预收/付款等功能。

2.7.2采购业务应用方案

需求分析

物料的供应是企业生产的源动力所在，高质、高效的物料供

应体系是企业竞争力的体现。

本方案所指的物料是广义的物料

概念，就化工行业而且言，是除“产成品”外的其它所有物料，

上至“原料”“备品备件”，下至“办公用品”“劳保用品”，均涵

盖在其中。

从现代制造加工型企业的物料采购趋势来看，大都采取“集

中采购”与“分散采购”模式并存的方式，这样能够形成规模成

本优势，同时降低物流成本。

如何能够保证采购过程的透明，物

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流过程的高效是管理的重点，POMIS管理软件也将本着这条管理

原则，构筑企业的采购物流管理平台。

海峡科化采取的就是“集中采购”与“分散采购”模式并存

的方式：

不同的物料采用不同的采购方式。

所以要求软件系统

配合管理需求具有一定的灵活性和可操作性。

对于海峡科化的

采购管理要求，总结为以下几方面重点需求：

1.集中采购管理

集团企业采购行为从组织方式上区分，分为：

n分散采购：

各公司、项目部独立进行采购。

n集中采购：

集团集中组织安排采购业务，完全集中采购

的模式较少。

n集中采购＋分散采购的模式：

部分物资组织集中采购，

部分物资自购，或按行业、区域进行集中采购和自购的

划分，该类应用模式的集团企业最多；

支持跨公司协同的集中采购业务模式：

n集中采购，分散收货，分别结算，各自使用

n集中采购，集中收货，集中结算，内部调拨

n集中采购，分散收货，集中结算，内部收付

n大集采合同管理

A类物资、B类物资，固定资产采购通常采用集中采购，C

类物资，行政物品，低值易耗品，MRO维修性物料通常采用分散

采购管理模式

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建议海峡科化公司的集采模式

根据用友项目组目前了解到的海峡科化公司采购业务的现

状，我们建议采用“集中采购，分散收货，分别结算，各自使用”

应用模式具体的管理模式进行管理。

2.大宗原料物资的采购

大宗原料类物资：

一般指具有生产、加工工序过程的制造

类型企业在生产过程中使用的主要物料，其在制造过程的物

质形变获得工序产品或最终产品。

本类物资的主要特点：

n需求数量多、合同金额大，在企业的成本结构中比重高

n质量标准规范，一般具有全面的化学检验指标判定其质

量状况，质量判定过程（取样、制样、化验）遵循严密

的管理流程

n使用独立的物资计量程序，检斤磅房及票据管理具有严

格监督管理流程

n采购业务执行优质优价标准，实现自动扣价，并以此作

为调整供应商供货强度和响应市场变化的重要手段

因此，大宗原料采购由集团统一采购，各工厂收货，结算

存在——各工厂单独结算和集团统一结算两种方式。

3.备品备件统一编码与集中管控

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由于目前海峡科化的备品备件都是各个工厂自己编码和

管理，造成同一备件，在不同的工厂有不同的编码或名称，

无法做到集团内的资源共享，造成一定量的库存积压，占用

了资金的周转率。

因此，需要对备品备件进行统一编码和集

中管控，这样，一边可以减少备品备件的集团总库存量，同

时，也便于集团层面间的公司间调拨。

4.根据质检结果确定结算价格

主要是针对大宗原料物资在采购入库时需要根据检验的

结果以及合同中规定的质检标准来最终确定结算价格以体

现优质优价的策略。

采购业务解决方案

管理控制点一：

高层对各分厂提出的采购需求计划有更及

时、更准确的把握；

管理控制点二：

实现采购订单的到货预警提示；

管理控制点三：

清晰了解物资使用部门、数量、采购业务

员、供应商、价格等一切必要信息，使领导的审批更加科学、

严谨；

管理控制点四：

多纬度采购成本分析，使向库存要效益不

再成为一句空话；

采购总体业务流程

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流程分析：

（1）公司采购员在POMIS系统中制定采购政策，以便于采

购业务的统一规范管理。

包括，设置产品的主供应商、采购

价格设置等。

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（2）采购需求管理：

可以由需求人提出请购申请，再由采购

员据此进行询报价；

（3）采购合同管理：

经过询报价后，和供应商签订合同；

（4）采购订单管理：

POMIS系统的订单管理是整个采购管理

的核心单据。

基于采购合同/询报价单/请购单等生成采购订

单，公司采购员通过采购订单负责处理需求部门的采购申请，

并确认供应商与采购价格后，下单给供应商。

后续供应商到

货后，仓库部门点收数量，质量部门检验质量是否合格，并

根据检验标准进行入库；

（5）采购入库，供应商接单后进行放货。

仓管员据此在

POMIS系统库存管理中作采购入库业务。

（6）采购发票与结算：

公司采购员收到供应商发票后，在

POMIS系统中进行采购发票管理（录入采购发票）与并提交

财务进行采购结算（财务审核采购发票，核对采购入库单据

附件），生成采购应付单，并由财务应付会计在财务系统中，

处理后续付款、核销与记账工作。

（7）采购计划支持追加计划，并支持excel导入。

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2.7.2.1集中采购、分散收货、分散结算

流程描述：

集采公司——集团总部

需求公司——各生产工厂

（1）需求公司计划员手工录入请购单提交给集采公司采购

员进行采购；或者集采公司计划员手工录入或经过需求

汇总和平衡后生成请购单提交给集采公司采购员进行采

购，请购单的采购组织为集采公司的采购组织；

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（2）采购员根据需求公司和集采公司的请购单进行采购，

生成采购订单，也可以手工录入采购订单，订单的收货

公司、收票公司为需求公司；

（3）需求公司收货员根据集采公司的采购订单收货，生成

到货单；

（4）需求公司库管员根据到货单入库，或根据集采公司采

购订单直接入库，生成采购入库单；

（5）需求公司收票员接收供应商的采购发票，采购发票可

以根据需求公司的采购入库单也可以根据集采公司的采

购订单生成；

（6）货到发票未到的情况下，需求公司存货会计根据需求

公司的采购入库单进行暂估，生成需求公司的暂估成本

入库单；

（7）货到发票到的情况下，需求公司存货会计根据需求公

司的采购入库单和采购发票进行采购结算，生成需求公

司的成本入库单；

（8）需求公司应付会计根据需求公司的采购发票确认对供

应商的应付，生成需求公司的应付单。

2.7.2.2大宗原料采购

大宗原料采购总体流程：

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流程描述：

（1）集团质检部门制定各种原料的检验项目和标准；

（2）和供应商协商合同时，确定本合同执行时的验收标准；

（3）采购员根据合同生成采购订单并进行采购业务；

（4）根据采购订单收货，生成到货单，同时进行过磅和质检

工作；

（5）根据质检结果进行入库作业，同时确定最终与供应商

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的结算价格；

（6）发票未到的情况下，根据采购入库单进行暂估，生成暂

估成本入库单；

（7）发票到的情况下，根据采购入库单和收到的供应商采

购发票进行采购结算，生成采购成本入库单；

（8）根据采购发票确认对供应商的应付，生成应付单；

（9）根据付款申请，进行付款操作。

业务特点：

一般种类较少，数量级在千种以内；采购数量大，金额较

大;通常按合同采购；备货式采购；供应商通常为企业主供应

商，或战略供应商；采购通常需要计量；有些物资需要质检分级，

进行优质优价结算。

关键业务控制点：

n计划采购，资金控制

n合同采购，优质优价结算

n计量管理，堵住漏洞

n价格趋势分析，季节性

流程分析

n规范业务流程：

通过业务流程的梳理与整合，将采购合同

/订单作为采购业务的起始点，不仅规范优化了采购下单

到货的流程，也能实现必要的采购管控功能。

采购员可以

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依据订单号（或合同号）跟踪每笔采购业务的进度信息，

如订货情况、入库情况、应付账款情况、付款情况等。

n财务业务一体化：

在POMIS系统中通过结算动作，实现采

购入库传存货核算、采购发票传应付账款两个业务财务集

成的功能。

n解决采购发票与结算的业务难题：

对于采购发票结算过程

中的复杂业务需求，POMIS系统提供了很好的解决方案，

使业务过程简单清楚。

n处理多单位采购业务：

POMIS系统中在采购过程中分别记

录订单（送货）供应商、开票供应商与付款供应商信息。

这样可对不同单位的发票与入库对象进行核销与报进处

理。

n暂估处理：

POMIS系统的暂估功能，可自动处理暂估、冲

估、发票整个业务过程，并自动完成财务数据的处理。

2.7.2.3备品备件采购

业务概述

备品备件的采购采用集中采购方式进行，即由集团汇总各

子公司的采购需求并统一向供应商下单采购的过程，包括采购

订单、采购入库与发票结算等业务环节，由各工厂单独收货或

由集团统收然后进行内部调拨作业。

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业务流程图

流程描述

（1）由用料部门提出物料需求申请，经过需求汇总和平衡

后生成请购单；

（2）根据生成的请购单进行询报价处理并经过领导审批后

生成采购订单；

（3）根据采购订单生成到货单并进行收货和质检作业；

（4）根据到货单的质检结果进行入库，生成采购入库单；

（5）发票未到的情况下，根据采购入库单进行暂估，生成暂

估成本入库单；

（6）接收供应商的采购发票，采购发票可以根据采购入库

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单也可以根据采购订单生成；

（7）根据采购入库单和采购发票进行采购结算，生成采购

成本入库单；

（8）根据采购发票确认对供应商的应付，生成应付单；

（9）根据付款申请，进行付款操作。

业务特点：

品种种类很多，通常在万种以上，有的有几万种到几十万

种；采购数量小，年采购金额相对小；企业这一块物料编码较混

乱，库存较难管理；较易发生缺料，交易发生库存积压；有些备

件是专业设备，价格非专业人员不熟悉；供应商通常为不是主

供应商；验收通常是外观目测、点收；

关键业务控制点：

n种类繁多，编码统一：

物料集团增加，分配

n库存控制，防止缺料：

最低最高库存检查，再定购点请购

n询价比价，价格审批：

招标询报比价，价格审批，通过实

现通过指定品牌选择供应商进行询价比价；

n五权分离，过程透明：

计划权、供应商选择定价权、采购

权、质检权及支付权分离

n推广供应商管理库存的方式

2.7.2.4采购价格管理流程

业务概述

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采购价格管理主要是帮助企业及时了解产品的价格波动，

选择合适的采购对象。

同时实现对采购价格进行实时控制，以

降低采购成本。

采购价格管理功能包括制定采购价格合同、采购订单取价

等业务内容。

采购价格管理岗位流程图

流程步骤描述：

（1）采购价格管理主要适用于原材料与包材等可建立价格

档案的存货。

通过系统的采购合同管理实现公司采购价格的

管理。

（2）采购合同：

当采购员与供应商新签订采购价格协议时，

在系统中新增一个采购合同，注明供应商、存货、价格、合

同有效期等信息。

（3）采购合同审批：

采购员将合同送审给相关人员确认，最

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后由财务人员在系统中审核与生效此合同（只有生效的合同

才是有效的合同）。

（4）采购订单取价：

采购员在日常采购订单处理中，可直接

根据上面的合同价格生成订单的价格。

（5）价格变更：

当发生价调整时，采购员则通过合同变更处

理更改原价格。

后续的采购订单将依照变更后的价格取得订

单价。

采购询报价管理流程

流程说明

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（1）计划部门根据生产销售的需求和预测，以及现有的库

存可用量，向采购部门提出请购；

（2）请购如果需要询价，则由采购部门的价格管理人员，选

择若干合格的供应商发出询价；

（3）供应商反馈回报价信息后，由价格管理人员录入到询

报价单中；

（4）根据询报价单信息及历史采购价格信息进行价格审批，

确定本次采购应向哪些供应商采购，采购的价格、数量是多

少，形成价格审批单；

（5）价格审批单由有审批权限的领导审批通过后，转给采

购员执行采购；

（6）采购部门接到审批通过的价格审批单后，根据价格审

批结果向供应商发出订单，执行采购；

（7）如果根据历史采购信息可确定供应商和价格，采购员

接到请购单后可直接与供应商联系签订采购订单。

2.7.2.5采购报表

POMIS系统标准功能可提供丰富的采购查询分析报表，包括

订单执行明细表、发票明细表、订单汇总表、发票汇总表等。

而

对于标准功能没有的报表需求，将以自定义报表的方式解决。

采购报表解决方案具体包括如下：

模块报表名称报表说明

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反映采购订单/合同的采购、入库、发票、付款以及销

采购订单执行明细表售订单、出货、发票与收款等进度信息，并支持按照订

单/厂家/存货的维度进行查询输出。

采购订单统计表

反映每日的采购业务情况汇总。

包括：

采购订货、到

货、开票、付款等数据。

暂估查询表可查询出本月未开票的需要暂估的采购入库单数据。

历史价格查询表可查询供应商的历史价格信息。

到货计划汇总表反映每日订单/合同的到货计划信息。

预付款余额表统计平台操作过程中，预付款及冲减合同后的余额

采购在途统计表统一已采购未到货的在途库存情况。

采购管理

供应商报价对比分析存货的不同供应商在不同期间的历史报价进行对比分

析。

存货报价变动分析根据供应商的历史报价记录对某一具体存货进行价格变

动趋势分析。

采购执行价对比分析指对存货的实际采购价格历史记录进行对比分析。

存货采购执行价变动分对实际采购执行价的历史记录进行变动趋势分析

析

排行分析以采购发票为主，采用ABC分析方法对供应商的被采购

（金额）信息进行分析；可按供应商、存货进行分析。

需求申请执行情况查询体现库存满足数量、累积出库数量、累积转采购数量、转

净需求数量。

2.7.3质量管理业务应用方案

2.7.3.1需求分析

海峡科化属于流程制造。

工艺固定，配方稳定，原材料质

量和有效供给是满足客户需求的直接因素。

对质检工艺采取明

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