公文管理规定试行.docx

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公文管理规定试行

公文管理规定（试行）

第一章主题内容与适用范围

第一条本标准规定了公司常用公文的种类、格式、行文规则、行文程序以及公文的立卷和归档要求。

第二条本标准适用于公司公文的处理。

第二章职责

第三条公司综合管理部是公司公文管理部门，并负责指导公司各部门的公文处理。

第四条公文处理必须做到及时、准确、安全、保密，并努力提高公文处理工作的效率和质量；行文要少而精，注意效用，必须严格执行国家保密法律、法规和有关保密规定，确保国家秘密安全。

第三章公文种类

第五条公司常用的公文种类

（一）令

适用于宣布施行重大强制性行政措施；奖惩有关人员；撤消各部门不适当的决定。

（二）决定

适用于对重要事项或者重大行动做出安排。

（三）通告

通告适用于在一定范围内公布应当遵守或周知的事项。

（四）通知

适用于发布行政规章；转发上级机关和不相隶属机关的公文，批转各部门的公文，传达要求各部门办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项；任免和调配干部。

（五）通报

适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神或情况。

（六）报告

适用于向上级机关汇报工作,反映情况，提出建议，答复上级机关的询问。

（七）请示

适用于向上级机关请求指示、批准。

（八）批复

适用于答复各部门的请示事项。

（九）函

适用于不相隶属机关之间相商洽工作，询问和答复问题；向有关主管部门请示批准等。

（十）会议纪要

适用于记载和传达会议情况和议定事项。

第六条日常工作中常用的如工作安排、意见、工作总结、管理规定、管理办法、条例等文体不属于正式文种、不作为公文单独使用。

第四章公文格式

第七条公文一般由发文机关、秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、印章、成文时间、主题词、抄送机关等部分组成。

根据不同文种，有的可以省略。

（一）公文的版头，应当写公司全称或规范化简称加“文件”二字组成。

（二）带有密级或缓急程度的文件，应在公文首页右上角标注清楚，“绝密”、“机密”公文应当标明印制份数及每份的序号。

（三）发文字号由机关、年份、序号三部分组成。

1、公司发公文的字号格式为：

津电口岸[xxxx]x号

年度发文顺序号

发文年度号

公司简称

2、公司会议纪要字号格式为：

津电口岸纪x[xxxx]x号（公司经理会级别纪要）

津电口岸专纪x[xxxx]x号（专题会议纪要）

津电口岸综纪x[xxxx]x号（内部会议纪要）

（四）上报的公文（请示、报告），应当在首页发文字号右侧，公文标题以上适当位置，注明签发人姓名。

（五）公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容和公文种类，标题中除法规、规章名称加书名外，一般不用标点符号。

（六）主送机关是指收受、办理公文机关，请示批复一般只写一个主送机关。

会议纪要一般不标注主送部门，需分发的单位可在文件分发单上写明。

（七）正文是公文的主体部分，用来表述公文的内容。

公文如有附件，应当在正文之后，成文时间之前注明附件的顺序和名称，不应仅写“如文”二字。

凡批示类通知（如转发、批转、印发等），所转发、批转和印发的文件或材料，已在公文标题中列明，一般无需要正文后面再按“附件”标注它们的名称。

（八）公文除会议纪要外，应加盖公司印章，用印位置上不压正文，下骑年盖月，加盖印章公文，不再署发文部门名称。

（九）成文日期以负责人签发的日期为准；成文日期标注在正文结尾右下方。

会议纪要应标题之下，正文之前标明签发日期。

（十）抄送机关是指除主送机关外，对其它需要了解公文内容的同级机关或不相隶属机关使用。

第五章行文规则

第八条公司属各部门的行文关系，应当根据各自的隶属关系和职权范围确定。

第九条公司可以对公司所属各部门行文，可以向上级机关报告工作和请示问题；公司各部门可以在自己的职权范围内可以向公司报告工作和请示问题。

但各部门之间遇有问题应当协商，原则上不相互行文。

第十条公司发公文主要用于部署全公司性工作，颁发行政规章、规定、重要决定和向局的报告、请示，以及必须以公司名行文办理的重要事项。

公司综合管理部文件是对公司发文件的补充，主要用于传达公司关于某一方面工作的决定，通知有关事项以及办公职权范围内的事项。

第十一条凡属各部门职权范围内的事宜，应由各部门直接行文，或几个有关部门联合行文。

除非确有必要，一般不以公司名义行文。

第十二条公司各部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自行文。

如擅自行文，公司有权责令纠正或撤销。

第十三条请示、报告应严格分开，报告中不应包含请示事项，请示的公文应一文一事，除领导直接交办的事项外，请示不要直接送领导个人，需直接报送领导个人的公文，应送公司综合管理部按规定程序办理。

请示如涉及其它部门的事项，应事先进行协商，如有不同意见，应在报告中注明。

请示、报告必须由本部门主要负责人签发并署名。

第六章公文办理

第十四条收文程序

包括签收——登记——拟办——分发——承办——催办——立卷——归档——销毁等环节。

（一）签收

对来文要逐件清点,重要的要逐页查点,急件要注明签收时间。

（二）登记

须将来文机关、文号、机通号、密级、标题、来文日期及处理情况等登记齐全。

送公司及综合管理部的文件由综合管理部负责签收拆封、登记、分办，注明公司领导亲启的信件，原封登记后送领导本人拆阅。

（三）拟办和分发

凡送公司并需办理的公文，由综合管理部经理根据内容和性质提出拟办意见后送公司领导批示或送有关部门办理。

（四）承办

承办部门应按时限要求抓紧办理，不得延误、推诿。

不属于本部门职权范围或不适宜由本部门办理的，应及时退回综合管理部并说明理由。

（五）催办

综合管理部负责所分办文件的检查催办工作。

凡应催办的公文，由综合管理部人员填制公文承办单分发受理部门，各部门按要求时限办复后反馈综合管理部，对公文的催办可用电话或当面询问等方式。

第十五条公司发文程序

主办部门承办人拟稿——部门负责人审核（相关部门会签）——综合管理部核稿——公司领导审阅签发——综合管理部登记编号——缮校——封发。

（一）拟文（稿）

1、全面准确地反映客观实际情况，符合国家的方针、政策和法令、法规。

2、文种恰当、格式正确，观点明确、条理清楚、文字精炼、书写工整、标点正确、篇幅力求简短。

3、人名、地名、数字、引文准确。

引用公文应当先引标题，后引发文字号，日期应当写具体的年、月、日。

4、结构层次序数，第一层为“一”，第二层为“

（一）”，第三层为“1”，第四层为“

（1）”。

5、使用国家法定计量单位。

6、用词用字准确、规范。

文内使用简称时，一般先用全称，并注明规范简称。

7、公文中的数字，除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩写语及具有修辞色彩的语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

十以下的数字在单独使用时，也可使用汉字，但一篇公文中的同类数字使用必须一致。

使用阿拉伯数字时，一组数字不能移行。

8、拟稿人根据实际需要，确定主、抄送单位。

（二）审核

部门负责人应对本部门拟稿人拟制的文稿进行认真审核，以保证本部门形成文件的正确性与可控性。

（三）会签

公文稿中凡有涉及其它部门的问题，主办部门应当主动与有关部门协商、会签。

会签应注意以下事项：

1、会签文稿均以会签部门负责人签字为有效。

2、会签中有关部门如有不同意见，应当协商一致后再报公司领导。

如经充分协商仍不能取得一致意见，应如实报公司领导。

（四）核稿

公文送交公司领导签发前，应当由综合管理部核稿，核稿的重点是：

1、是否确需行文；

2、内容是否符合党和国家的方针、政策，是否同有关法律、法规上级部门的有关要求相抵触，政策是否保持连续性，提法是否同已发布的有关文件相衔接；

3、提出的措施和办法是否符合实际，切实可行；

4、内容涉及的部门是否经过协商、会签，意见是否一致；

5、文字表达是否概念准确，简明扼要，条理清楚，语法规范，书写工整；

6、是否符合规定的办文程序，审批、会签手续是否完备；

7、公文格式是否符合要求，文种使用是否适当，秘密等级、紧急程度、主送、抄送单位是否齐全合理。

（五）签发

1、综合管理部核稿无误后，呈送公司领导签发。

2、拟办、修改和签批公文、用笔用墨必须符合存档要求，不得在文稿装订线以外书写。

（六）登记编号

公司领导签发后的公文送交综合管理部登记编号，重要公文应由办公室主任复审，复审无误后按文种登记编号。

（七）缮校

1、公司发文和综合管理部文件由综合管理部负责缮印（现公司采取电子版发放的形式），部门文件由本部门负责缮印。

2、转发文件的附件及公司发文所附的图纸由主办部门提供。

3、打印一份公文由综合管理部负责校对，校对无误后进行留存。

4、打字、校对人员应在公文底稿首页的相应位置签名。

5、公司公文版头字体为黑体，31号字，标准字距。

6、印制公文用纸一般为A4，左侧装订，文字从左至右横写横排，每页打印19行，每行26个字，正文、附件字型字号应统一，公司发文件用字标准为标题使用2号黑体，内容使用小三或三号仿宋。

7、公文打印要做到格式规范、标题、小标题移行得当、页面清晰、疏密得当、字迹清楚、用印要清楚端正、装订做到四边整齐，页数齐全。

（八）分发

由综合管理部将公文以电子版或纸面的形式及时分发，发放形式、被发放单位名称、份数要准确，封发、报送要符合标准。

第十六条文件的纠正与修改

（一）公文发出前，发现问题要立即停发，及时更正。

对已发出的公文，发现差错的，应立即追回，或以综合管理部名义通知更正。

（二）对已发公文，在执行中发现个别条款不适用时，由原来拟文部门提出修改意见，填写文件更改审批表，经公司领导签批后，送综合管理部，综合管理部据此印发文件更改通知单，收文单位应将文件更改通知单与原文件一并使用。

（三）对主体部分已不适用的文件，不适用前款程序。

而应由原拟文部门印发新公文并在新公文中标明原文件同时废止。

（四）特急公文（需加盖“特急件”专用章），从拟稿、审修，签发到印制、校对、发送等各个环节，都要加速运转、随到随办。

主办部门应留专人盯岗，并提前通知各有关岗位做好准备。

第七章公文立卷，归档和销毁

第十七条按照公司《档案管理规定》执行。

第八章附则

第十八条本规定由公司综合管理部负责解释。

第十九条本规定经公司经理办公会通过后执行。

2006年3月1日