第四讲 法定 公文意见函批复会议纪要.docx
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第四讲法定公文意见函批复会议纪要
第四讲法定公文(三)
—意见、函、批复、会议纪要
【学习要求】
了解意见、函、批复、会议纪要的性质、特点、适用范围及写作程序、要求,并掌握其写作方法、技巧,能写常用的意见、函、批复以及合乎要求的会议纪要。
一、意见
(一)意见概述
1.概念
意见是对重要问题提出见解和处理办法时使用的公文。
意见是新《办法》增加的新行政公文。
意见可作上行文,也可作下行文、平行文。
2.特点
(1)灵活性。
意见可由上级机关对下级机关提出指导性、规定性意见,此为下行文;它还可用于下级机关对上级机关提出建设性的意见,此为上行文;也可用于平级机关相互行文,此为平行文。
由此可见,它的行文方式、具体用途很灵活。
意见的灵活性还体现在:
一是发文机关和主送机关的数量不受限制,二是日与其他文种搭配行文(如可被批转和转发)。
(2)针对性。
意见往往就工作中亟需解决的问题或必须克服的倾向而制发,所以它提出的问题要及时,分析问题要结合实际,提出的见解、办法要对症下药,有的放矢,具有可操作性。
3.种类
(1)建议性意见。
就某一具体工作或问题向上级机关或相关部门提出自己的|看法,为决策或改进工作提供参考。
(2)规定性意见。
上级机关印发的意见,用于对所属机关、组织和人员提出}规范性要求和措施,具有较强的规定性和强制性。
(3)指导性意见。
上级机关依据职权向下级机关传达指示、布置工作,阐明:
指导思想、基本原则,提出工作思路和措施办法,此类意见具有很强的指导性而非强制性。
(二)结构和写法
1.标题
一般由发文机关、事由和文种构成,有的可省略发文机关。
2.主送机关
意见一般要写明主送机关,但涉及面较广的意见,可以不写主送机关。
3.正文
(1)开头。
主要概述发文缘由,说明发文依据。
缘由写作要做到目的明确,有针对性,理由充分。
(2)主体。
主耍阐明见解和处理办法,包括指导思想和工作原则、具体措施、办法和要求等。
主体部分事项多,常采用条款式写法。
(3)结尾。
常用“以上意见供领导决策参考”、“以上意见供参考”“以上意见如无不妥,请批转各地执行”“以上意见,请结合实际情况贯彻执行”等语作结。
有的也可省去结语。
(4)落款
可按照一般公文落款的形式,即写上成文时间并加盖发文机关印章;也可将成文时间标注在标题的正下方,加圆括号括人。
(三)范文评析
【范例】
关于进行联合办学的意见
×职院函(2002)13号
××省××学校:
贵校《关于洽商联合办学的函》(××校字[2002]14号)已于2002年3月15日收悉。
经我院院长办公会议研究,拟定以下几点意见:
一、原则同意与贵校联合办学,贵校可以我院××分院的名义,参与本省高考招生学校序列,并在《××招生报》上刊登简章。
二、职业技术教育已逐渐摆脱困境,我院目前招生形势相当乐观,同时考生及家长也对学校的软、硬件提出进一步的要求。
鉴于此,贵校应全面改善教学环境,增加适应技术发展的教学设备,力争在正式招生前(2003年秋季新生入学前)进行考察验收。
三、贵校所设专业应仍以企业管理为主,专业设置力避与我院重复。
确定开设的专业,请于2003年3月底前告知我院,以便统筹考虑。
四、在学费收入方面,我院已拟定初步条款,请贵校于近日派员来我院具体协商,以便最终签订正式协议书。
专此复文
××职业技术学院(印章)
二OO二年五月十日
【评析】
这是一篇介于“建议性意见”和“规定牲意见”之间的平行文“意见”。
从行文意向看,××省××学校与××职业技术学院存在潜在的隶属关系,但在确立之前,仍为不相隶属关系,这就决定该文须是平行文,但又要具有下行文的特点,这便增加了语体、语气把握的难度。
但这篇意见却作了十分恰当的表述,既有“贵校…‘专此复文”纯属平行的称呼及结尾用语,又有“应”“力争”“力避”等显示明确要求的说法。
行文流畅而不板滞,严谨而不松散,简明而不拖沓,堪称佳作。
(四)写作要求与病例评析
1.写作要求
(1)目的明确,理由充分。
意见应针对具体问题,有的放矢阐明目的、意义,摆明政策、法律依据,使人们充分认识其重要性和必要性。
(2)内容切实,行文及时。
提出意见要具体明确、恰如其分,处理问题的办法、措施和建议要结合实际、切实可行,并找准时机,及时提出。
不顾现实条件、时机提出的意见是毫无意义的。
(3)结构严谨,措辞得体。
意见各部分内容要环环相扣、层层深入,结构力求严谨、凝练,以增强说服力。
不同类型的意见,语体风格要求不同,措辞也应相应变化,上行意见要谦敬,平行意见要谦和,下行意见要严肃。
2.病例评析
【病例】
××县关于处理山体滑坡事故的意见
××市人民政府:
由于我县近期连续遭受暴雨袭击,6月20日上午,位于巴巫山西侧的山体出现大面积滑坡。
除毁林近百亩外,还使位于山下的永乐村5组的11户农房被毁,7头牲畜死亡,幸好山体滑坡发生在白天,故无人员伤亡。
为处理好这一事故,特提出如下意见:
一、巴巫山体仍有滑坡的可能,加之永乐村地处山区,远未脱贫,建议干脆将该村的全部250户村民迁往市外安置,请国家按三峡移民迁建政策,给这250户村民予以一次性补贴。
二、请上级速派有关专家来现场排除滑坡险情,若排险成功,我县可酌情给有关专家作点小小的表示。
三、请上级顺便给我县拨20万元排险救灾款。
××县人民政府办公室(印章)
2002年6月27日
【评析】
这份意见存在如下几点毛病:
一是标题不规范。
发文机关应写全称“××县人民政府”。
二权限关系不清。
“请国家按三峡移民迁建政策补贴”的建议超越上级机关的权限,不符合现行政策。
三是措辞不得体。
“小小的表示”“顺便”等纯属口语,不严肃、庄重;还有“速派”是命令上级的口气。
四是一文多事,要求拨救灾款一项应另文专门请示。
五是落款不对。
落款发文机关与标题中的不一致,应为“××县人民政府”,成文日期不应用阿拉伯数字,应为“二OO二年六月二十七日”。
此外,最好补上“以上意见供领导决策参考”之类的结束语。
二、函
(一)函的概述
1.概念
函适用于不相隶属单位之间商洽工作、询问或答复问题,也是向有关主管部门请求批准和答复审批事项时使用的公文。
2.特点
(1)适用范围广。
函既可用于相互商洽工作,询问答复问题,又可以用于自主管部门请示批准事项,任何级别的机关、企事业单位都可用,使用频率高。
(2)灵活简便。
函篇幅往往很短小,内容单一,语言简洁,而且制作程序值易,被称为公文的“轻骑兵”。
(3)行文多向性。
函属于平行文,但也适用于上下级单位、部门之间相互行文,兼有上行、下行方向。
3.种类
(1)按性质、格式,可分为公函和便函
公函。
属于正式公文,用于处理郑重的事项或问题,从标题、发文字号到成文时间都应严格按公文的格式制发。
便函。
用于处理一般事务,没有完整的公文格式,可不加标题,不编发文字号,也可不盖章。
(2)按行文方向,可分为发函和复函
发函。
发函也称去函,是发文机关主动制发的函。
复函。
复函也称回函,是答复对方有关事项的函。
(3)按行文目的、内容,可分为商洽函、问答函、请批函和告知函
商洽函——用于机关单位之间相互商洽事项、联系工作。
问答函——用于机关单位之间相互询问问题、征求意见和答复询问事项。
请批函——也称为申请函,用于向有关主管部门请求批准事项。
告知函——用于告知不相隶属机关有关事项。
4.请批函与请示的区别
请批函和请示都有请求批准的功用,但请批函是向不相隶属的机关或有关主管部门请求批准事项;请示则是用于有隶属关系的上下级之间,下级向上级请求批准事项。
(二)结构和写法
公函的结构由标题、主送机关、正文、落款等部分组成。
1.标题
一般由发文机关、事由、文种构成,有的省略发文机关。
复函的标题中要标明“复函”。
2.主送机关
即收函机关,一般只有一个。
复函的主送机关就是来函的发文机关。
3.正文
(1)缘由。
函的开头简要写明发文原因和目的。
复函则用一句话引述来函的标题(或主要内容)、发文字号(或日期),并说明函已收悉。
(2)主体。
要具体写明所商洽、询问、告知或请求批准的事项,内容较多的可以分条款写。
复函要针对来函事项给予明确的答复。
(3)结尾。
常用惯用语作结。
去函常用“特此函达…‘即请复函”“敬请回复…”“务希见复”“请研究后函复”等,复函常用“特此函复”“特此函告”“此复”等。
有的只提要求,没有结语。
4.落款
署上成文时间加盖发文机关印章。
(三)范文评析
【范例】
××市汽车运输公司关于要求赔偿损失的函
××省汽车贸易中心:
本公司2005年8月8日向贵中心购买了附有商检合格者××FC型6吨卡车18辆,同年9月10日提货,10月10日投入营运。
这批车经使用后,发现前后轮内侧外胎呈不规则锯齿形磨损,一侧内边缘最为严重。
经市质量安全局第七检测站检验,初步认定这批车有严重质量问题,与原货标准不符。
为此,本公司特向贵中心提出如下赔偿要求:
一、请贵中心于本月20日前派人来我公司察看车辆损坏情况和质量鉴定结果原件;
二、重新按质论价,赔偿经济损失或退货。
希望贵中心本着信用原则按国家有关法律规定同我公司协商解决。
特此函达,盼即复。
附件:
1.购车发票两张(复印件)
2.××市质量安全局第七检测站检验书
(印章)
二OO六年一月六日
【评析】
这是一份用于商务沟通的商洽函,文中先开门见山概叙发函的依据和目的,接着用“为此……,,一句话承接,自然引出赔偿要求事项,并附上相关文件复印件,最后提出希望和要求,层层递进,理据充分。
多用“贵”“请……”“希望…”“盼即复”等语句,语言平和,有礼有节。
(四)写作要求与病例评析
1.写作要求
(1)内容单一,事项明确。
函要坚持“一事一函”的原则,不将无关或不同类事情写入同一份函。
无论询问、请批、商洽、告知或答复什么,都要明确具体、一目了然,切忌含糊不清。
(2)行文简洁,语言得体。
函叙事要直接,简洁明了,不转弯抹角、兜圈子,切忌空话、套话和空发议论。
语言表达须做到平和尊重、有礼得体,切忌口气生硬。
2.病例评析
【病例】
关于请求恢复××同志的工作及工资待遇的报告
县人事局:
2004年’×××同志担任×××乡计生办主任,该乡2004年度被评为计划生育三类乡,于2005年2月,×××同志受到停职停薪一年的处分,现处分已到期。
经我局党组领导研究,同意解除对该同志的处分,按期恢复他的工作及工资等福利待遇。
特请求县人事局按期解除×××的处分,恢复×××的工作及待遇。
特此报告
××县人口和计划生育局(印章)
二OO六年二月十日
【评析】
这是一份搞错行文关系而误用成“报告”的公函。
除文种错用外,还存在如下问题:
一是内容欠缺。
“处分已到期”和“经我局党组领导研究”不能成为×××同志“解除处分和恢复工资及待遇”的充分理由,应补充其表现情况等内容,比如:
“我局人事股在××××年×月份对该同志进行了考察,认为该同志在接受处分期间,能认真反思工作中存在的不足,正确对待所受处分,而且积极学习业务知识,追求进步,迫切希望早日恢复工作。
”二是表达不准确。
开头对该同志的身份介绍不准确,因何处分也欠清晰,不如改为“×××同志,男,原任×××乡计生办主任,2005年2月,因××乡计划生育工作在全县综合考核评估中定为三类乡,受停职停薪一年处分”;“经党组领导研究”会被误认为是个别领导的意图,应改为“经党组研究”或“经党组全体领导集体研究”;结语改为“特此函达,顺致敬意”或“特此函达,请研究后函复”均可。
三、批复
(一)批复概述
1.概念
批复是上级机关答复下级机关请示事项的公文。
批复是与请示相对应的下行文。
2.特点
(1)被动性。
批复的写作必须以下级机关的请示为前提的,先有请示后有批复,行文具有被动性。
(2)针对性。
批复内容应针对请示内容,请示什么就批复什么。
批复对象也要针对请示机关,谁请示就给谁批复。
(3)权威性。
批复传达的是上级机关的结论性意见,具有法定的权威性,下级机关必须严格贯彻执行,不得违背。
3.种类
(1)指示性批复。
在审批某一问题的同时,进一步提出指示性意见要求下级机关执行,一般篇幅较长。
(2)表态性批复。
用于回答请求批准类的请示,主要表明上级机关对下级机关请示内容的同意或不同意。
这类批复内容单一,不涉及其他问题。
4.批复与复函的区别
批复和复函两者都有答复有关事项的功用,都属于被动行文,有请示才有批复,有来函才有复函。
但批复用于批准答复下级机关的请示事项;复函则用于回复平级单位或不相隶属机关单位之间的来函。
(二)结构和写法
批复的结构一般由标题、主送机关、正文和落款组成。
1.标题
标题一般由发文机关名称、事由、文种构成,有的还加上回复对象,也有的只写事由和文种。
持肯定或否定态度的批夏,直接在标题中标明“同意”或“不同意”的字眼。
如《国务院关于同意蚌埠市城镇住房制度改革试行方案给安徽省人民政府的批复》。
也可由发文机关、请示标题和文种组成,如《××公司对<关于制作2007年公司台历、挂历的请示>的批复》。
2.主送机关
批复的主送机关即请示的发文机关。
3.正文
批复的正文一般由导语、主体和结语三部分构成。
(1)导语。
通常用一句话引述来文的标题(发文字号)或标题及日期,并说明“收悉”。
常用惯用语“经研究,现批复如下”过渡下文。
(2)主体。
要根据有关方针、政策规定和实际情况,表明同意或不同意的态度,并提出具体处理意见、希望或要求。
内容多的要分条款写。
(3)结语。
一般用“此复”“特此批复”“此复,希执行”等,也有的不用惯用结尾。
(三)范文评析
【范例】
××针织总公司关于不同意提高产品价格的批复
××针织二厂:
你厂二OO四年×月×日关于提高产品价格的请示收悉。
经研究,不同意你们用提高产品价格扭亏增盈的做法。
你厂应加强市场调查和加速技术改造,开发新的产品,提高产品的竞争能力,以适应国内外市场需要,这才是扭亏增赢的根本途径。
此复
××针织总公司(印章)
二OO四年×月×日
【评析】
这是一份不同意请求的表态性批复,文中针对问题,结合实际,就重驾轻,阐明道理,令人信服。
(四)写作要求与病例评析
1.写作要求
(1)掌握请示,逐一答复
批复前要认真分析请示内容,充分考虑其是否符合政策法规和工作实际,全面掌握请示内容后围绕请示事项逐一答复,切忌离开请示发表空泛的意见或另作指示。
(2)态度鲜明,意见具体
答复下级机关的请示事项,态度要鲜明,要么肯定,要么否定,不能含糊其辞,模棱两可。
而且意见要明确具体,以便下级机关贯彻执行。
(3)批复及时,用语准确
对请示来文,应尽早答复,不能拖延,以免影响工作。
语言表达须准确无误,简洁明了,慎防歧义和长篇大论。
2.病例评析
【病例】
关于几个问题的答复
×边防检查站:
对你站的多次请示,作如下答复:
一、原则批准你站建立××X×××……
二、你站提出试行“关于违反×X××规定的惩罚办法”最好不执行,因为这办法违反上级有关文件精神。
三、今年你站要盖礼堂一座,并准备开辟对外营业的影剧院,有利于活跃当地军民的文化生活,批准你们的请示。
四、同意你站“关于开展学习技术攻坚能手×××同志活动”的请求。
×××同志恪尽职守,事迹感人,应大力宣传。
×××边防局(印章)
二OO四年×月×日
【评析】
这则请示主要存在如下几点问题:
一是工作效率低,批复不迅速。
请示是一文一事,批复也力争一文一批,而这份批复将下级的多次请示集中在一份批复中,极容易造成下级机关良好工作时机的丧失,不利于下级机关开展工作;二是:
态度暖昧,语言模糊;依据不明,政策性不强。
批复中“你站提出试行‘关于违反’××××规定的惩罚办法,最好不执行”一句,“最好”两字用得极不恰当,让下级接到批复后不知到底该不该执行,而且虽然下级做了违背上级的有关文件的精神的工作,但批复中却不列举相关的政策依据;三是主观臆断,没有针对性。
第四点中某站提出请示,很显然,该同志的突出事迹主要体现在技术攻坚方面,而不是所谓的“恪尽职守”,批复在表明意见后所提出的希望与要求不具有针对性。
此外,标题中“答复”也应改为“批复”。
四会议纪要
(一)、会议纪要概述
1.概念
会议纪要是记载和传达会议情况及议定事项的公文。
会议纪要向上汇报,让上级了解情况,同时要向下传达,以便下级机关遵照执行,因此它的行文方向较为灵活,可上行、下行和平行。
2.特点
(1).纪实性。
会议纪要要全面、真实反映会议内容、议定事项,如实传达会议精神,不能随意更改和增删。
(2).概括性。
会议纪要将会议主要内容和会议主体精神进行归纳整理,并综合概括写出来。
它不涉及会议的全过程,不是把会议的全部情况一一反映出来,而是有条理地陈述事实,反映精神。
(3).约束性。
会议纪要将会议主体精神和主要问题反映出来,一经下发,对有关单位和人员有行政约束力和指导作用,这些单位和人员必须遵守和执行。
(4).依附性。
会议纪要不能独立行文,上报需用“报告”形式呈递,下发需用“通知”印发。
3.种类
根据会议的性质划分,会议纪要可分为:
,会议纪要可分为:
(1).办公会议纪要。
这是机关或企业、事业单位召开的定期或不定期的工作会议形成的纪要,是反映机关、单位领导活动、主要决策和处理日常工作的内部文件,包括例行办公会议纪要(定期)和现场办公会议纪要(不定期)。
用于传达会议所研究的工作、议定的事项和布置的任务,要求有关单位遵照执行。
(2).专题会议纪要。
这是为研究专项问题而召开的会议所形成的纪要,包括研讨会议纪要和各类座谈会纪要。
主要用于协调关系、传递信息、指导工作以及反映会议对问题的研究情况和处理结果。
(二)、结构和写法
1.标题
会议纪要的标题一般由会议名称和文种构成。
也有的是由正、副标题组成,如《抓住机遇,扩大开放——沿长江五市对外开放研讨会议纪要》。
2.正文
(1).前言。
即会议纪要的开头部分,用来概括介绍会议的基本概况。
如召开会议的依据、目的、时间、地点、主持人、参加会议的单位或人员情况,会议的主要议题,以及对会议成果的总评价等。
(2).主体。
这是会议纪要的核心部分,主要介绍会议讨论的主要情况、主要精神和议定的事项。
写法上形式多样,主要有:
分项式。
即把会议的主要内容和议定事项分成不同几个问题,然后加上小标号或小标题,分项写出。
这类纪要内容相对全面,问题务析较细,需要基层全面领会、深入贯彻的大中型会议或经验交流会议常采用这种形式。
综述式。
综述式也叫概述式,就是将会议内容用概括叙述的方法,进行整体的阐述和说明,一般分段(层)逐一写出。
这种形式适用于会议规模较小、意见比较集中的专题会议。
摘要式。
即把与会者的发言摘录其要点,按会议发言顺序或内容性质将其写出,除写出发言者的真实姓名外,还需说明他们的职务、职称。
(3).结尾。
正文的收束,一般提出希望、号召,要求与会者或有关单位认真贯彻会议精神。
有的也省去。
3.落款
会议纪要的成文时间一般写在标题正下方,并加圆括号括入;也可在正文右下角署上成文时间,不需要加盖印章。
(三)、范文评析
【范例】
辅导员在职攻读硕士学位工作协调会会议纪要
教育部思想政治工作司
(二OO六年十一月七日)
为深入贯彻落实中央16号文件精神,根据《普通高等学校辅导员队伍建设规定》和《2006-2010年普通高等学校辅导员培训计划》有关要求,教育部从今年开始启动选拔优秀专职辅导员在职攻读思想政治教育专业硕士学位工作。
为确保此项工作顺利进行,教育部思想政治工作司和学位管理与研究生教育司(国务院学位办)于10月26日在京联合召开辅导员在职攻读硕士学位工作协调会。
思政司司长杨振斌、副司长冯刚同志,学位办副主任李军同志分别作了讲话,介绍了辅导员队伍建设有关政策精神和辅导员继续攻读学位计划有关工作要求。
参与2007年培养工作的有关高校主管研究生招生负责同志和思想政治教育学科负责人出席了会议,并就辅导员在职攻读硕士学位的录取与培养工作进行了研讨。
会议代表认真学习了全国高校辅导员队伍建设工作会议的有关领导讲话和文件,提高了对加强辅导员队伍建设重要意义的认识。
会议代表一致认为,加强辅导员队伍建设,是贯彻落实中央16号文件,加强大学生思想政治教育的必然要求……。
会议要求,各培养单位要高度重视,精心组织,周密部署,切实做好辅导员在职攻读硕士学位工作,既要保证培养质量,又要体现对辅导员的政策倾斜。
加强对辅导员报考资格的审核,高校从事一线学生工作满2年的专职辅导员,国民教育序列大学本科毕业,经所在单位学生工作部门会同人事部门推荐,方可报考,其资格审查表须由所在单位学生工作部门和人事部门共同填写推荐意见并加
盖两部门公章。
在录取工作中,培养单位在考核辅导员考试成绩的基础上,要注重考察实际工作能力……
会议研讨认为,要尽快出台统一的辅导员在职攻读硕士学位的培养方案和教学大纲,以利于各培养单位的操作;在课程设置上,要……在培养方式上,要……在学位论文的要求上,要…….
会议最后强调,实施辅导员继续攻读学位计划是加强高校辅导员队伍建设的重要举措,意义重大。
今年是高校辅导员在职攻读硕士学位工作开展的第一年,辅导员在职攻读博士学位工作也即将启动。
教育部将根据各校开展工作的具体实施情况,结合辅导员培训和研修基地的建设,适当对部分培养学校予以调整。
各培养单位要切实按照这次会议的要求,以高度的责任感和使命感做好有关工作,
同时,及时总结好经验、好做法,报教育部思政司和学位办。
【评析】
这是一份专题性的会议纪要。
前言先概述会议情况(包括目的、参与单位、发言人、会议中心议题等),给人总体印象;主体部分采用综述式写法,分别从“思想意义”“原则要求”“具体做法”阐明了会议对“辅导员在职攻读硕士学位”工作达成的共识,结尾再次强调“加强辅导员在职攻读硕士学位工作”的重大意义,回应前文,深化主题。
本文概括准确,中心突出,讲究条理,语言精炼。
(四)、写作要求与病例评析
1.写作要求
(1).收集材料,真实反映。
写纪要前要收集与会议有关的文件,做好会议记录,确切掌握会议的全面情况,真实反映会议内容和与会者观点,准确传达会议主题和主要精神。
(2).抓住重点,突出中心。
“纪要”就是“综合要点”,应围绕会议中心,综合概括会议内容,抓住重点,突出主题,并非不分主次地“有闻必录”。
(3).条理清晰,言简意明。
纪要应充分注意系统性和条理性,把握前后逻辑顺序,做到层次分明、脉络清晰;用语要简明扼要、客观准确,特别注意用好开头惯用语,如“会议认为…‘会议强调”“会议要求”“会议号召”等,突出会议主旨。
2.病例评析
【病例】
××市经济普查联络会议会议纪要
2004年6月16日,××市召开经济普查联络会议,各成员单位联络员、统计局领导和普查办公室全体同志参加了会议,会上通报了前阶段我市经济普查情况,研究讨论了联络员工作制度。
市经济普查办公室主任鲍××部署了近期工作:
一是提高认识,摆正位置。
二是扎实抓好普查各阶段工作。
当前主要抓好在册企业清理和企业财务报表规范工作。
会议要求,市工商局、编办、民政局和质监局要按照《××市基本单位清理工作方案》要求,做好在册企业清理工作;市财税局牵头研究部署全市规模企业财务报表的规范工作。
三是做好宣传工作,扩大社会影响。
四是做好全市动员大会各项准备工作。
会议强调了普查的目的,主要是为了全面掌握国民经济的发展规模、布置结构、组织形式和经济效益等基本信息,更好地为政府制订国民经
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