OA功能模块分析及现状分析.docx
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OA功能模块分析及现状分析.docx
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OA功能模块分析及现状分析
OA功能模块分析及现状分析
单位:
浙江水晶光电科技股份有限公司
目录
一、OA简介………………………..…………………….…1
1.1系统简介……………………………………….……1
1.2产品特性……………………………………….……1
1.3应用效果……………………………………….……2
1.4系统平台………………………………………….…3
二、OA主要功能模块分析…………….……………….…3
2.1我的办公桌……………………………………..……6
2.1.1电子邮件…………………………………..……6
2.1.2短信息……………………………………..……7
2.1.3公告通知…………………………………..……8
2.1.4新闻……………………………………….……8
2.1.5投票………………………………………….…9
2.1.6日程安排……………………………………..…9
2.1.7工作日志……………………………………..…9
2.1.8通讯簿…………………………………….….…9
2.1.9个人文件柜…………………………………..…9
2.1.10控制面板………………………………………9
2.2工作流………………………………………….……10
2.2.1新建工作………………………………….……10
2.2.2我的工作………………………………….……11
2.2.3工作查询…………………………………….…12
2.2.4工作监控…………………………………….…12
2.2.5工作委托…………………………………….…12
2.2.6工作销毁………………………………….……13
2.2.7流程日志查询………………………….....……13
2.3公共事务………………………………………….…13
2.3.1公告通知管理………………………….………14
2.3.2新闻管理&投票管理…………………...………14
2.3.3管理简报………………………………….……14
2.3.4工作计划………………………………….……15
2.3.5办公用品管理……………………………..……15
2.3.6固定资产…………………………………….…15
2.3.7图书管理…………………………………….…15
2.3.8资源申请与管理………………………..………15
2.3.9会议申请与安排…………………………..……16
2.3.10车辆申请与安排………………………………17
2.4档案管理………………………………………….…17
2.5信息交流………………………………………….…18
2.5.1讨论区…………………………………….……18
2.5.2公共文件柜…………………………….………18
2.5.3图片浏览………………………………….……18
2.5.4OA知道…………………………………...……19
2.6人力资源……………………………………….……19
2.6.1人事档案………………………………….……19
2.6.2考勤管理……………………………….………19
2.6.3劳资管理………………………………….……20
2.6.4人员考核………………………………….……20
2.7CRM管理…………………………………………20
2.7.1客户关系……………………………….………20
2.7.2销售管理…………………………….…………20
2.7.3供应商……………………………….….…...…20
2.7.4统计分析……………………………….………21
2.7.5基础数据设置…………………………….……21
2.8系统管理………………………………………….…21
三、公司OA使用现状及存在问题分析…………...……21
3.1使用现状………………………………………….…21
3.2存在的问题……………………………………….…21
OA功能模块分析及现状分析
一、OA简介
1.1系统简介
OfficeAnywhere(以下简称OA)网络智能办公系统是适用于企事业单位的通用型网络办公软件,采用B/S(浏览器/服务器)操作方式,使得网络办公不受地域限制。
系统采用基于WEB的企业计算,主HTTP服务器采用了Apache服务器,性能稳定可靠。
数据存取集中控制,避免了数据泄漏的可能。
提供数据备份工具,保护系统数据安全。
多级的权限控制,完善的密码验证与登录验证机制更加强了系统安全性。
1.2产品特性
1.快速安装,无需专人指导
2.客户端使用浏览器即可实现全球办公
3.无线OA新概念,结合手机短信、手机浏览器实现无线办公应用
4.支持任意多级部门/成员单位模式,灵活定义角色权限,全面面向集团应用
5.内置工作流系统,通过傲视同群的可视化“智能表单设计”、灵活的图形化自定义流程,实现各项业务流程的管理,文件流转及审批
6.完善灵活的菜单自定义机制,方便挂接外部的B/S、C/S或单机版系统,具有良好的扩展性
7.独特的界面主题,允许每个用户选择不同风格的界面及自定义桌面;主界面图片和文字亦可灵活设置
8.内置Office文档在线编辑控件,支持文档自动上传,手写签名、电子印章、全文批注,可设置文件阅读或下载打印权限
9.集成IMAnywhere即时通讯工具,实现类似企业QQ的即时消息、文件发送与共享、消息广播等
10.集成Internet邮件管理组件,提供Web方式的远程邮件服务
11.集成网络硬盘组件,提供便捷的局域网、广域网文件共享方案
12.集成商业管理组件,轻松的管理客户、供应商资料、销售合同和产品销售记录
13.集成公告、新闻、邮件、短信、文件柜、聊天室、论坛等模块,提供企业内部信息交流的多种途径
14.集成人事档案、考核、考勤、工资管理、办公用品、通讯簿、日程安排、工作日志、会议管理、车辆管理、工作计划等模块,提供企业管理者全新的管理工具
15.支持外部人员管理,OA可作为企业对外的窗口和与业务伙伴联络的纽带
16.通过USB用户KEY身份认证、系统访问控制、系统安全设置、系统资源管理,确保系统安全和稳定运行
17.开放的系统平台架构,完善的二次开发支持,无限扩展可能
18.提供表单手写签章、OA精灵、即时通讯、视频会议、通用报表等丰富的可选组件
1.3应用效果
1.创造数字化办公环境,突破沟通障碍,实现全球化远程办公和移动办公
2.建立企业内部信息门户,统一信息发布平台,消除信息混乱
3.加强组织行为管理,监控制度执行与工作绩效,工作任务实时督办,提高成员的执行力
4.工作流子系统,实现跨部门流程化协同工作,加强业务规范,提升工作效率
5.知识管理子系统,打破信息孤岛,实现知识、经验的随时积累、充分利用
6.激活企业硬件投资,提高内部资源利用率,实现无纸化办公,降低办公与企业运营成本
7.客户关系子系统,全方位掌控客户资源,稳定客户关系,提升客户服务质量
8.通过全面的企业信息化解决方案,快速提高整体信息化水平,提升企业未来竞争力
9.规范企业信息管理,多级权限控制,确保企业信息安全
10.加强多层次沟通,实现全员参与,成为塑造企业文化的良好平台
1.4系统平台
客户端可运行于WindowsNT/2000/XP/2003/Vista。
二、OA主要功能模块分析
我的办公桌
电子邮件
包括内部邮件和Internet邮件,可查看对方查阅情况,可实现批量发送,节省资源。
内部短信
主要起内部交流和即时提醒的作用。
可进行批量管理。
手机短信*
支持OA向G网中国移动、联通、电信手机手机发送,支持手机回复至OA。
通知公告
支持发布审批,支持各种附件发送;支持类型设置,发布人可以查看状态。
新闻发布
支持新闻分类,支持设置实名或匿名点评,支持MHT、超链接等格式发布。
投票系统
支持实名、匿名投票,可设置投票前、后可否看结果,可设单选、多选、人工填写等类型。
个人考勤
按设定的模式参与考勤,可进行外出登陆。
可在指定的电脑上考勤等。
日程安排
领导可直接跟下属安排,可查看员工日程安排,员工可以进行日程安排,定时提醒办理。
工作日志
工作日志的建立与查询,可以设置共享范围,领导可对日志进行评价等。
个人通讯薄
支持新建个人通讯薄,支持Outlook、Foxmail格式的通讯薄导入与导出。
控制面板
可设置个人工作界面与状态、密码修改、风格选择、用户组设置、查看个人登陆日志等。
公共事务
工作计划
由多人协同完成的计划任务,任务负责人可以控制进度计划,生成甘特图,相关人可以查阅。
车辆管理
包括车辆信息录入、车辆使用申请、车辆调度、车辆维护记录,车辆各种信息报表等。
办公用品
包括办公用品出入库登记、采购、领用、查询,各种办公用品统计报表。
会议管理
包括会议申请、会议提醒、会议室设置、各种会议资料发放,会议纪要的撰写与点评。
管理简报
管理人员能直接快速查看当天下属人员完成的工作流程、工作计划、工作日志等。
固定资产
包括固定资料的录入、查询、计提折旧,固定资产卡片的生成。
图书管理
包括图书资料的录入、查询,借还书管理登记。
资源管理
包括资源录入、资源查询、资源的申请登记、预约等。
网络传真*
通过OA和互联网、网络传真软件实现收发传真,可批量发送传真,节省传真费用,节约时间。
公共通讯薄
公共通讯薄分组、公共通讯薄资料管理、通讯薄的导入与导出。
人力资源管理
人事管理
包括人事档案录入、查询;各种人事档案统计分析报表;人事合同等的定期提醒。
考勤管理
考勤人员设置、排班管理,考勤数据的查询、统计、分析报表。
工资管理
工资项目的设置,工资数据的上报,工资条的发送与提醒、工资统计分析表等。
考核管理
设定考核项目和评分标准,考核人对被考核人进行评分并生成统计分析表。
信息交流管理
内部论坛
用于公司内部的发贴、回贴交流,可设置不同的主题讨论区,每版设置版主。
有论坛的功能。
超级论坛
集成国内最优秀的Discuz!
超级论坛。
网络会议
实现通过网络,召开即时会议,即时信息发布,互动交流。
视频会议*
实现远程视频会议,支持主持人、演讲者、听众多种角色,白板演示、会议录制与监控等。
公共文件柜
可按部门或组织设置公共文件柜,单独设置查看、新建、管理、下载、打印、所有者等权限。
网络硬盘
以服务器磁盘目录结构的形式存放文件,通常用于上传下载的文件,可以设置上传下载权限。
图片浏览
以图片播放的形式存放图片,可以设置新建和浏览的权限。
OA知道*
类似XX知道,可以设置知道分类,用户提问设置积分奖励,并从回答者中选择最佳答案。
工作流程管理
工作流分类
可以设置工作流分类、可设置二级分类,以便于不同的工作流程分类管理。
工作流设计
用户可根据自己单位灵活设置工作流程,包括表单设计、流程设计、可写字段及操作权限等。
工作流使用
包括新建工作流、办理工作流、保存工作流、转交、回退、删除工作流等。
工作流查询
用户可查询自己经办或自己管理权限范围的工作流,可生成Html格式、Excel格式统计报表。
工作流监控
有监控权限的人可对相关的工作流进行监控、强制删除、结束、超时统计等工作。
工作流委托
可设置工作流在一定范围内委托,可查看委托与被委托办理的记录。
客户关系管理
客户关系
包括客户资料建立、跟踪联系记录、推荐的产品或服务记录等。
销售管理
包括销售产品管理、销售合同管理、销售的统计、综合查询与分析等。
供应商管理
包括供应商信息管理、供应商联系人管理、采购订单管理等内容。
统计分析
包括客户统计、客户服务统计、各种销售统计分析等。
基础设置
主要包括销售主管的设置与管理。
其它可选组件
档案管理*
实现文件的建档、借阅登记、销毁等工作,可将工作流中的数据、附件转存于档案管理系统。
培训管理*
主要用于单位内部培训管理,包括培训信息、课程、培训讲师、效果评估等管理。
在线考试*
实现通过OA系统进行在线考试,可设置题库,自动生成试卷,可自动评分并生成统计报表。
项目管理*
从项目申请、审批、到项目文档、流程、问题、进度、项目费用的综合管理系统。
通达财务*
和通达OA配合,实现标准财务软件的功能,可和OA共用平台。
报表系统*
兼容Excel表功能,在此基础上增加了数据库存储数据、报表工作流设计、各报表数据的提取与计算等功能。
它是一个非常有效的业务数据管理工具,以Excel的界面,实现数据库软件的功能,单位的业务模型发生变化,无须重写代码,直接编辑模报即可,灵活性非常强。
监控卫士*
集计算机外设远程管理、实时远程监视、实时远程监控、U盘认证、打印监控、固定资产管理、网络安全管理于一体的局域网计算机管理系统。
采用服务器端加客户端的布局,由服务器端监控各安装客户端计算机的状态。
该系统使得局域网内每个信息终端都可控、可监视、可操作,以到达杜绝从计算机外设(光驱、软驱、USB口)、非法互联网访问、非法主机接入等途径泄漏信息。
T9进销存*
依托于通达OA办公平台,实现日常办公与企业资源计划的紧密整合。
开放性系统接口,帮助企业实现全面的ERP系统集成。
注:
*号为可选组件
OA主界面
2.1我的办公桌
“我的办公桌”是把菜单中几项比较常用的功能列在主操作区,方便用户操作。
桌面可以进行个性化定制,管理员可于“系统管理-界面设置”中设置用户显示或可选显示的模块,每个用户可也在“控制面板”进行设置。
2.1.1电子邮件
包括两个菜单项:
内部邮件和Internet邮件。
1、内部邮件
分为收件箱、发件箱、草稿箱、已发送邮件、外发邮件箱、已删除邮件、查询邮件。
如果有未读邮件,自动进入未读邮件列表。
2、Internet邮件
要先配置相关参数。
配置好后,点击邮箱名称,输入登陆密码即可进入邮箱界面。
2.1.2短信息
分为内部短信和手机短信。
1、内部短信
分为未确认短信、发送内部短信、已接收短信、已发送短信、短信查询。
首先看到的是“未确认短信”,罗列着用户未接收的短信息。
2、手机短信。
可实现由OA向手机发送短信的功能。
2.1.3公告通知
此为公告通知的查看功能,公告的发布需要开通相应权限方可进行。
2.1.4新闻
与公告类似,具备评论功能(是否匿名发表,由发表人设定),点击量和个人发表的评论都可以查阅。
2.1.5投票
投票在“公共事务-投票管理”中发布和设置,此处仅可查看已经发起的投票。
2.1.6日程安排
以日历的界面供用户创建个人事务,对每日日程进行安排管理及查询统计。
2.1.7工作日志
非常实用的记事工具,具备一定文字排版效果。
2.1.8通讯簿
提供分组、按姓氏索引,导入、导出等功能。
2.1.9个人文件柜
用于存放自己的文件。
用户先建立自己的文件夹,后往里增加文件。
个人文件柜具有对文本全文检索、文件和文件夹移动等功能。
个人文件夹中,对于有些文件夹,可设置为共享文件夹,添加共享范围内的人员名单,并设置名单内有修改权限的人员。
2.1.10控制面板
包括界面主题、菜单快捷组、个人信息、账号与安全。
2.2工作流
2.2.1新建工作
新建工作流,可以看到有新建权限的用户所有工作流程以及相应的分类。
如上图,点击其中一个分类,能够看到该分类下用户能新建的工作流程名称,点击其中一个,显示其文号以及流程步骤和步骤列表。
如果用户在步骤设计中,并没有某一个流程的第一步骤地经办权限,则在新建工作中不显示此流程。
如果用户都没有第一步骤地经办权限,就看不到该分类显示。
点击新建,即可进入流程办理:
工作流区分固定流程和自由流程。
固定流程,其流程步骤属性已经由管理员在“系统管理-工作流设置”中设计完毕,使用人员只要按已固定的步骤进行办理和转交。
自由流程,就是管理员设定流程的基本属性和管理权限,并不负责步骤设计。
流程步骤可由人员预设,在建立流程并办理后,转交下一步时,点击“增加下一预设步骤”,就可设置后面步骤的经办人和主办人。
被预设的步骤主办人无法更改该流程的下一步骤经办人。
2.2.2我的工作
新建工作后,进入待办工作区。
如出现“主办”字样,说明用户在当前步骤为主办人员。
如出现“会签”字样,则说明用户只是经办人员,可以签办意见,但不能修改、保存表单和转交。
如流程设计时对某个步骤有时限的限制,则在超出时限后出现红色警示。
在“已办结的工作”中,出现“收回”字样,是因为下一步骤的主办人未接收办理,若点收回,那么流程重新回到这个步骤。
点办理进入流程办理,主要是对表单的签办和保存。
2.2.3工作查询
对于已经完成的流程,或正在进行的流程,如果用户是该流程的经办人员或者具备查询权限的人员,就可以实现多范围,多流程的查询,包括快速查询和高级查询。
2.2.4工作监控
主要针对具有某个流程监控权限的用户,监控人可以查看表单并将流程转交下一步和流程目前大概的办理时间与进度。
2.2.5工作委托
在工作中,会遇到用户不在岗位上,但急需此人办理的情况,此时可使用工作委托功能。
2.2.6工作销毁
工作流程删除后,要经过工作销毁才算真正删除。
在此模块中,可对被删除的流程进行彻底“销毁”或“还原”。
2.2.7流程日志查询
具有菜单权限的用户,可查询所有流程操作。
2.3公共事务
2.3.1公告通知管理
有菜单权限的用户可发布、查询、查阅公告通知。
公告通知的发布范围有三种:
部门、角色和人员。
可选择相应的有效期限,可选择是否用内部短信和手机短信发送。
2.3.2新闻管理&投票管理
功能类似于公告通知管理。
2.3.3管理简报
管理员对员工进行工作状况监控的简要统计。
2.3.4工作计划
分为工作计划查询、工作计划管理、工作计划类型设置。
2.3.4.1工作计划查询
可查询今日计划、本周计划、本月计划,也可按指定条件查询。
显示的是目前正在进行中的计划。
2.3.4.2工作计划管理
拥有相应权限有用户可新建和管理自己管辖范围内的工作计划。
2.3.4.3工作计划类型设置
可添加计划类型。
2.3.5办公用品管理
分为办公用品信息查询,办公用品信息管理,办公用品登记管理,个人办公用品登记。
2.3.6固定资产
分为参数设置,固定资产管理,固定资产折旧,固定资产查询。
2.3.7图书管理
分为图书录入,图书查询,借还书管理,设置管理员,图书类别定义。
2.3.8资源申请与管理
主要是实现对单位内某些有限资源的占用情况进行申请和实时管理。
2.3.9会议申请与安排
2.3.9.1会议室设置
可新建、修改和删除会议室基本信息,可也查看每个会议室的预定情况。
2.3.9.2管理员设置
设定管理员,使其拥有审批用户申请会议室的要求。
2.3.9.3会议申请
2.3.9.4会议查询
对各种状态中的会议进行详细的查询。
2.3.9.5会议管理
用来管理所有用户已提交的申请,有修改和批准的权限。
2.3.9.6会议纪要
实现对已经时行或者已经结束的会议纪要的查看。
2.3.10车辆申请与安排
分为车辆使用申请,车辆使用查询,部门审批管理,车辆使用管理,车辆维护管理,车辆信息管理,调度人员管理。
2.4档案管理
档案管理组件是针对企业文件档案管理需求而设计,可对档案进行归类,统计,查询,借阅和销毁等操作。
卷库,案卷,文件三者关系如下图:
2.5信息交流
2.5.1讨论区
讨论区的主题由管理员设置,可以对全体员工开放,也可仅对某个部门开放。
2.5.2公共文件柜
用于管理一定范围内的用户的共享文档,可设定范围开放。
2.5.3图片浏览
实现对图片文件的管理,可预览及共享,可设定相关权限及开放范围。
2.5.4OA知道
2.6人力资源
2.6.1人事档案
分为人事档案管理、人事档案查询和统计分析。
可以建立和查看每个员工的人事档案,便于查询和管理。
1、人事档案管理。
用户进入界面后,选择部门,点击需要编辑的人名,就可以修改员工信息了,也可增加和更改员工照片,导出人事档案。
2、人事档案查询。
操作相同,不过点击人名后不能编辑,只能查看。
3、统计分析。
针对已建立的员工档案进行统计和分析,以分析图表方式显示。
2.6.2考勤管理
分为考勤审批、人员考勤记录和考勤统计
1、考勤审批
具有审批权限的用户,可以操作不同部门向其提交的考勤审批请求。
审批项目包括“外出审批”,“请假审批”,“出差审批”。
2、人员考勤记录
选择某个部门的人员,可以查看该用户的考勤记录。
3、考勤统计
统计一段时间之内该用户的考勤记录,该记录详细列出用户上下班、外出、请假和出差记录。
2.6.3劳资管理
包括工资流程管理、财务工资录入、部门工资上报。
利用“工资流程管理”模块财务人员可以定义工资项目,新建工资上报流程,查看各部门工资上报的报表等。
工资上报主要是为了解决企业为实现员工效益工资数据的收集而设计。
利用该模块管理人员可以输入员工的工资奖金信息,并直接发送给财务人员。
2.6.4人员考核
可实现对员工各种考核如季考核、月考核等。
考核主要方式是给员工打分。
2.7CRM管理
2.7.1客户关系
包括客户基本信息管理、联系人信息管理、客户服务管理、综合查询和客户关怀。
2.7.2销售管理
包括产品信息查看、产品信息管理、销售合同管理、销售记录管理和综合查询。
2.7.3供应商
包括供应商信息管理、供应联系人管理、采购订单。
2.7.4统计分析
包括客户统计、客户服务统计及销售统计。
2.7.5基础数据设置
销售主管指派的功能是指定销售主管,销售主管具有查看所有客户信息的权限,但不可修改别的销售员的客户信息。
2.8系统管理
对OA各模块,各系统进行参数及权限设置。
三、公司OA使用现状及存在问题分析
3.1使用现状
公司几年OA使用下来,工作流日趋完善,功能基本适应并满足日常的办公需求,员工操作已然熟练,在一定程度上实现了办公及信息的自动化。
3.2存在的问题
1、邮件箱容量太小。
目前个人邮件箱容量为100M,一旦发送大文件又忘记清理,很容易把邮箱“爆满”,导致文件不能发送到对方。
2、群发无法自定义组。
目前提供的选项只有按部门、角色、人员进行点击选择,而遇到群发要选择多个名字时,一旦选错了,只能清空重新点,不能从中删除那个错点的人员,而且自定义组选项无法用,形同虚设,造成了一定的不便。
3、未真正实现无纸化办公。
OA有可设计的工作流,支持文档自动上传,手写签名、电子印章、全文批注,但目前公司很多工作流,还是手工操作,从OA下载表单,再拿到领导那儿审批。
如遇领导不在,少则一天多则一星期,流程就卡在那儿,
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