企业管理中的七种浪费.docx
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企业管理中的七种浪费.docx
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企业管理中的七种浪费
企业管理中的七种浪费
丰田生产方式中所归纳的七种铺张,主要发生在生产现场,但是产生这些铺张的深层次的原因是什么?
假如仅仅关注现场存在的问题,而不解决被现象所掩盖的本质问题,无疑是舍本逐末,即使表面上轰轰烈烈,但实际效果也很有限。
为了能使经营管理革新活动深入有效地开展下去,我们首次提出管理工作中的七种铺张这个概念,来引导大家共同参与这项工作。
七种铺张之一:
等待的铺张
管理工作中的等待铺张主要有以下几种状况:
等待上级的指示。
上级担心排工作就坐等,上级不指示就不执行,上级不询问就不汇报,上级不检查就拖着办。
算盘珠子不拨不动,缺乏主动精神。
你多干事多吃亏,出了问题怎么办?
听从指示没有错,再大责任可分担。
许多工作的完成,是在几次检查、催办下完成的,造成极大的铺张。
等待外部的回复。
我已与你联系过了,静待回音,什么时候回复不是我能打算的,延误工作的责任应当由对方负责,我只能等。
等待其它部门或其他人的联系。
你不找我去协助,我就可以躲避,总有原因可以找,就说状况不清晰。
对其它相关工作不关心,没兴趣,多一事不如少一事,等就等吧,没啥了不起。
等待下级的汇报。
任务虽已布置,但是没有检查,没有监督。
不主动去深入实际调查研究,把握第一手资料,只是被动地听下级的汇报,没有核实,然后作打算或向上级汇报,瞒天过海没有可信度,出了问题,责任往下级身上一推。
等待生产现场的联系。
较严重的等待是生产现场对于技术、品质、资材等部门服务、指导、指示、供应的等待,"三现主义"的缺乏是等待中的最致命原因之一,严重影响生产现场工作的准时解决。
上述状况,在工作中是大量存在的,这种缺乏工作责任心、主动性和工作积极性,满意现状、消极怠工的状况引发的铺张所造成的危害更大,危害企业的正常运行。
七种铺张之二:
协调不利的铺张
管理中相互协作、协调不利,造成工作停滞铺张主要有下述几种状况:
工作进程的协调不利。
某项工作在两个部门间协调不利、交接不清,工作进度受到影响,相互之间都不主动联系。
某些工作应哪个部门负责没有明确界定,处于部门间的断层,工作缺乏协作精神和交流意识,都在观望停滞,认为应当别的部门负责,结果工作没人管了,原来的小问题被拖成了大问题。
领导指示的贯彻协调不利。
对公司领导的工作指示和部长会议及相关会议布置的工作没有传达、内部没有有效的协调组织落实,致使公司的要求在本部门停滞,没有得到有效地贯彻,形成工作盲区。
信息传递的协调不利。
信息在相关部门、相关人员手中停滞,使应当得到这些信息的相关部门把握不到,难以有效地开展工作,不能精确准时决策,造成较大的铺张。
信息不能汇总、分类,停滞在分散之中;信息没有对其充分的分析、核实和利用,发挥效应,停滞在原始状态之中;信息不精确,造成生产盲目、资材供应混乱、计划的频繁调整、没有效益的加班、库存的增加。
ERP业务流程的协调不利。
部门间协调不利,相互制约、不沟通、各自为政、部门利益第一,形成独立的部门割裂,促成协调的障碍,没有或不能准时维护系统,使业务流程不能顺当流转,造成后续流程的停滞,原有职责的不适应性不是横向流转而是折向运行,造成流程的缺项停滞。
协调不利是管理工作中最大的铺张之一,它使组织不能形成凝聚力,缺乏团队意识、协调精神,导致工作效率的低下。
七种铺张之三:
闲置的铺张
我们把管理工作中的库存铺张称之为"闲置"。
机构重叠,职能重叠,形成人浮于事,使生产要素不能有效的利用,发挥最大的作用,造成闲置的铺张。
固定资产的闲置。
过于乐观地估计了市场形势和低估了生产潜力,热衷于扩大规模,特别简单导致固定资产的闲置,从而出现厂房、生产设备等开工不足的铺张,导致成本升高,利润降低,竞争力下降。
职能的闲置或重叠。
公司在进行组织设计时为某些部门设置了一些职能,但在实际工作中,该职能却没有发挥作用,造成了部门职能的闲置,而且对公司的相关工作造成影响。
两个部门担当类似的工作,似乎是谁都负责,其实是谁也不负责。
错时相互推诿,易导致工作中相互制肘。
原来两个部门间的事,人为再找一个部门来协调共担责任,工作复杂化。
工作程序复杂化形成的闲置。
在某些状况下,对于某些不非常重要的任务,上级其实只担当签字的职能,但假如无上级的签字或认可,则业务就无法进行,会出现等待和停滞等铺张。
原来比较简洁的事,一些部门非要写个报告,填个报表,由于报表内容太多,即使保存后再想使用也找不到,那么就再供应一份吧。
一个有效的管理者在某种程度上是一个规范化的高手,把复杂工作标准化,规范化、简洁化,从而使平凡人可以担当原来完成不了的工作,起到较大的作用。
人员的闲置。
人多好办事,都强调本部门工作的重要性,增加人员,三个人干两个的人工作,为了避免上级"人浮于事"的批评,以重叠的交替支配工作造成工作量不满,劳动纪律涣散。
信息的闲置。
在当今竞争日益激烈的状况下,公司内外充斥着大量的信息,从中吸取有用的信息,并且经过汇总、分析等处理,进行放大输出,但在信息闲置方面的铺张是极其惊人的,需要从根本上进行变革,从信息的有目的搜集开头,经汇总、分析、存档、再输出的全过程中,找出不精确、不准时等铺张,并进行
根除。
扁平化管理、业务流程再造、ERP的事实,是工作流程化、规范化、职责化的有效措施,可以从流程中职责到位杜绝闲置的铺张。
七种铺张之四:
无序的铺张
"无以法规,不能成方圆",这句古语说明白秩序的重要性。
缺乏明确的规章、制度、流程,工作中简单产生混乱,这是人所周知的。
但是假如有令不行、有章不循,按个人的意愿行事造成的无序铺张,更是特别糟糕的事。
职责不清造成的无序。
由于制度、管理等方面的原因,造成某项工作似乎两个部门都管,却纠缠不休,成天扯皮,使原来的有序反而变成无序,造成极大得铺张。
某个部门某个人,当看到某项工作比较紧急,假如不做就会影响到公司利益时,挺身而出,进行了补位。
这时就出现了一种怪现象:
那么,今后这项工作就由你们来做吧,责任部门反而放任不管了,这也是一种无序。
业务能力低下造成的无序。
素养低下、能力不能满意工作需要都造成工作的无序。
应当担当某项工作的部门和人员,以不会干等为理由,堂而皇之地拒绝担当该项工作,更是一种无序的铺张。
当出现部门和人员变更时,工作交接不力、协作不到位,原来形成的工作流程经常被推翻,人为增加从无序恢复到有序的时间。
有章不循造成的无序。
随心所欲,把公司的规章制度当成他人的守则,没有自律、不以身作则,威信下降,不按制度进行管理考核造成无章无序的管理,影响员工的积极性和创造性,相互攀比,影响部门的整体工作效率和质量。
业务流程的无序。
直线职能制的纵向部门设置对横向部门的业务流程严重割裂,各部门大多考虑某项工作在本部门能否得到专心贯彻,而很少考虑如何协助相关部门顺当实施。
通常考虑以本部门为中心,而较少以工作为中心,不是部门支持流程,而是要求流程围绕部门转,从而导致流程的混乱,工作无法顺当完成,需要反复协调,加大管理成本。
在这种的无序状态中,如何通过有效的方法,使无序变为相对有序,从而整合资源,发挥出最大的效率,这是中高层管理者应当留意和重点考虑的问题之一。
七种铺张之五:
失职的铺张
失职的铺张是管理中的最大铺张,责任心不强的表现形式之一是应付。
顾名思义,应付就是工作虽然干了,但是不主动、不专心,敷衍搪塞了事,不是追求最好的结果,从而缺乏实际效果,这种铺张在工作中是经常见到的。
在体系管理中,很多应当日常进行的工作基本上没有专心去做,不重视日常规范管理,缺乏基础工作,审核前突击进行表面工作,来应付审核,则实际效果就可想而知了。
在公司布置的工作,没有按计划要求去完成,做一些表面文章,去应付公司的检查。
假如再加上担当检查工作的人员也进行应付,或者碍于情面不予指出,就会形成空对空。
在涉及系统性和流程性工作时,某些环节特殊是前段假如不专心,则将对后续工作产生较大的影响,例如交货期确认不精确、不准时,就会导致生产制造系统出现多种铺张。
在工作中没有计划,没有自查,做事只做前面,随着时间的推移,后面的就忘做了甚至不做了。
工作缺乏主动,让做什么事,只是应付了事,而不是自己严格要求要做得更好。
应做的事,不会做,说一声不会做就不用再做了,不会也不学,不认为站在这个岗位上不会做应当做的事是一种耻辱,更有甚者,告知如何去做都不做。
这些失职都对工作产生极大的危害。
昨天的事今日没有结果,明天做什么也不知道。
失职的铺张主要是责任心不强、素养低下和工作质量差等失误造成的,但管理考核及职责的不明确使其没有受到制约和监督。
七种铺张之六:
低效的铺张
低效的含义包括:
工作的低效率或者无效率。
相对于管理工作的高效率而言,低效率造成的隐性铺张是特别大的;原来只要一个人担当的工作,需要两个以上人员来完成;应当按计划完成的任务反复拖期。
错误的工作,是一种负效率。
没有一次把事情做好就是最大的铺张,应当正确完成的工作被做错,会出现返工、重做、纠正等铺张,甚至影响到整体。
假如是高效率地完成了错误的工作,则损失更大。
更可怕的是,这种错误在某种程度上是被允许的,会被以各种各样的原因、理由来掩盖住,从而反复发生,造成类似的铺张。
我们允许的是创造性的失误,而不允许反复发生低级的错误。
低效率是由什么原因造成的呢?
管理人员的低素养导致工作的低效率。
学习能力的不足、危机意识的淡化,造成很多人员的素养满意不了工作的需求。
在每个组织中,人员的素养确定是参差不齐的,埋怨是没有用的,更不能把责任推到平凡员工的身上,只有低素养的管理者,而没有肯定低素养的员工。
高素养的管理者能够通过培训指导,人尽其才,用人所长,有效地带领员工完成任务。
一头狮子带一群羊和一头羊带一群狮子是完全不一样的。
方法不当也是低效率的原因之一。
人员支配不得当,会导致低效率。
计划支配不合理,工作难以按期完成。
顺序支配有问题,会造成主次不分,重点工作无人做。
......
固步自封的僵化思想是低效率的温床。
过去的成功经验、过去行之有效的方法。
不连续提高自己,使用原有的一套来面对千变万化的内部和外部环境,不仅导致了低效率,甚至会拖累整个组织的前进脚步,成为整个组织前进的绊脚石。
七种铺张之七:
管理成本的铺张
管理成本是企业成本构成的一项重要组成部分,而我们现在谈的是一个广义的概念,是指各职能管理部门在组织、管理生产、品质、财务、营销等过程中的各种费用成本。
管理必需依"理"行事,"理"在企业管理中详细指"目标、指标、计划",通过确立计划、执行计划、考核计划、改善计划,可以最直观地涉及有形成本概念和铺张现象。
计划编制无依据。
公司没有下达指标,部门无法编制自身的工作目标。
公司的目标、指标下达后却不知道怎么分解。
部门领导没有告知做什么工作,不知编制计划。
计划不如变化快,无法序时地编制计划。
综合部门不催不报计划或遗忘申报计划,没有日常工作的积累和统计基础,没有定额标准无法编制计划等。
没有计划工作概念,没有长远工作规划,工作随想随做,为完成综合计划部门的要求临时"拍脑子",上报的计划缺乏可执行性、漏洞百出,需要计划综合部门另外花费大量的时间和人力去分析和查找错误,重新修改和调整,造成极大的铺张。
计划执行不严肃。
有计划但领导没有给我,我不知道计划的内容所以无法执行。
计划变化过快使计划无法执行。
领导临时交代或支配的工作所以没有计划。
计划工作由于前道环节工作没有完成致使计划无法完成。
计划由于各种原因被迫频繁调整。
公司制订的目标、指标由于执行有困难而不予落实执行,根据自己想象的内容去执行。
计划编制后根本不看,至于计划的内容是什么都不知道。
如:
降成本的计划、降成本的项目计划不严格执行,束之高阁。
计划查核不专心。
计划考核反正由公司的统一部门进行,日常我就不用再进行比照了。
计划出现了偏差,理由要么是计划报大了,
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