第三章MM03总务采购流程.docx
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第三章MM03总务采购流程
第三章-MM03_总务采购流程
1.流程说明
此流程是针对备品备件、固定资产、广告投放、型录印刷、培训服务的请购单实行采购作业,在系统中有货源清单时,系统自动指派供应商,自动生成采购订单;在系统中无货源清单,总务采购汇同相关专业技术部门进行供应商的选择并确定合理价格。
当采购订单价格大于采购申请单价,需经过申请部门主管确认后,更新采购信息;采购订单打印出来后经主管审批后,发送给供应商,并得到供应商的确认。
本流程涉及9种情形:
采购申请自动指派供应商;采购申请自动转成采购订单;显示采购订单;进行询报价、价格比较作业;拒绝报价作业;更新采购信息记录;维护货源清单。
注意事项:
1.采购申请自动指派供应商;采购申请自动转成采购订单;更新采购信息记录;维护货源清单,是针对备品备件的采购所执行的动作。
2.在更新采购信息记录前,需填写SAP系统采购信息记录维护申请表,并得到申请部门主管和总务主管的确认。
3.现阶段,对涉及专业性的采购,如广告投放/型录印刷、培训服务等采购,由相关技术部门确定供应商和价格,由总务部采购根据相关技术资料、支持文件和采购申请在系统中创建采购订单。
2.流程图
3.系统操作
3.1.操作范例
例1:
自动指派供应商:
将采购申请18000031指派供应商11000008
例2:
PR自动转成PO:
将采购申请18000031转成PO
例3:
显示PO:
4590000010
例4:
执行彩电的询价作业
例5:
执行供应商(11000046)彩电的报价作业
例6:
执行彩电的价格比较作业
例7:
更新物料1031采购信息记录,采购信息记录由6.84元变成5元
例8:
维护物料1033的货源清单
3.2.系统菜单及交易代码
例1:
自动指派供应商:
将采购申请18000031指派供应商11000008
后勤物料管理采购采购申请后继功能
交易代码:
ME56
3.3.系统屏幕及栏位解释
栏位名称
栏位说明
资料范例
采购申请
采购申请是指所要自动指派供应商的的采购申请的号码,总务类采购申请ZB的号码分配是从18000000到18999999采购申请
自动指派供应商所要满足的条件:
●物料主档中的采购数据中的自动采购订单打√
●供应商主档中的采购数据中的自动建立采购订单√
●供应商与物料必须要有信息记录
●物料必须有货源清单
18000031
采购组
采购组织可分为多个采购组,采购组是指采购员的代码,总务类采购组设置为3位数字,以5开头
501
工厂
工厂是挂在公司下面的,它可以是制造实体,仓库分配中心,地方销售办事处。
这里请输入总务工厂:
FZ00
FZ00
排序标识
系统自动会指定标识1,排序标识是指对采购申请单按照标识进行自动排序
1:
按采购请求号和项目进行排序
清单范围
系统自动会指定A
A3-行+n指定
按
键进入下一个画面。
栏位名称
栏位说明
资料范例
自动分配
按菜单栏上的
键,系统自动指派供应商,并带出信息记录
供应商11000008
信息记录
信息记录是为采购提供货源信息。
它说明供应商与物料或服务的关系,并且帮助采购员确定供应商提供货物的情况。
530000039
例2:
PR自动转成PO:
将采购申请18000031转成PO
路径:
后勤物料管理采购采购申请建立采购订单
交易代码:
ME59
栏位名称
栏位说明
资料范例
采购组
此栏位为必输项,采购组织可分为多个采购组,采购组是指采购员的代码,总务类采购组设置为3位数字,以5开头
501
供应商
此栏位为必输项;供应商是物料或服务采购来源,在SAP系统中是财务管理和物料管理的基础数据,总务类供应商代码设置为8位数字,共分为两类,长期供应商设置为11xxxxxx;一次性供应商设置为99xxxxxx、内部供应商设置为15xxxxxx。
11000008
工厂
此栏位是必输项,工厂是挂在公司下面,它可以是制造实体,仓库分配中心,地方销售办事处。
这里请输入总务工厂:
FZ00
FZ00
测试运行
把PR自动转成PO,进行试验性的测试运行
√
按
键进入下一个画面。
栏位名称
栏位说明
资料范例
消息
消息是指将PR自动产生PO,在测试运行后,系统自动产生的消息。
测试运行成功
按
(上一页)键进入上一个画面。
栏位名称
栏位说明
资料范例
采购组
此栏位为必输项,采购组织可分为多个采购组,采购组是指采购员的代码,总务类采购组设置为3位数字,以5开头
501
供应商
此栏位为必输项;供应商是物料或服务采购来源,在SAP系统中是财务管理和物料管理的基础数据,总务类供应商代码设置为8位数字,共分为两类,长期供应商设置为11xxxxxx;一次性供应商设置为99xxxxxx、内部供应商设置为15xxxxxx。
11000008
工厂
此栏位是必输项,工厂是挂在公司下面,它可以是制造实体,仓库分配中心,地方销售办事处。
这里请输入总务工厂:
FZ00
FZ00
按
键进入下一个画面。
栏位名称
栏位说明
资料范例
消息
将PR自动转成PO,并采购采购订单号码
4590000010
点击
(PO号码)进入下一个画面。
栏位名称
栏位说明
资料范例
采购申请
指采购订单是根据采购申请18000031生成
18000031
例3:
显示PO:
459000001
路径:
后勤物料管理采购采购订单
交易代码:
ME22
栏位名称
栏位说明
资料范例
采购订单
此栏位为必输项,输入所要显示的采购订单号码
4590000010
按
或
栏位名称
栏位说明
资料范例
采购订单
显示PO的所有信息
4590000010
选择采购订单的行项目,点击
,查看采购订单的历史。
栏位名称
栏位说明
资料范例
GR
GR,指对采购订单的收货情况。
IR-L
IR-L,指针对采购订单收货的发票开立情况。
例4:
执行彩电的询价作业
路径:
后勤物料管理采购询价/报价询价
交易代码:
ME41
栏位名称
栏位说明
资料范例
询价类型
此栏位为必输项;询价类型共分为2类:
AN为询价,AB为GP投标需求,系统自动指定为AN
AN询价
语言代码
系统自动指定为ZH
ZH
询价日期
此栏位为必输项;输入进行询价的日期,格式为YY/MM/DD
2001/03/05
报价截止日期
此栏位为必输项;输入报价终止日期,格式为YY/MM/DD
2001/03/12
采购组织
此栏位为必输项,采购组织是一个组织单元,负责采购物料或服务,与供应商协商采购条件。
采购组织负责为指定的工厂购买物料和服务。
总务类采购组织为FG01。
FG01
采购组
此栏位为必输项,这里的采购组通常是指进行询价的人,采购组织可分为多个采购组,采购组是指采购员的代码,总务类采购组设置为3位数字,以5开头
501
按
或
栏位名称
栏位说明
资料范例
公司代码
此项为必输项,公司代码是在一个集团下的具有自己的资产负债表的各法独立单元,是财务的核心组织单元。
F001
按
或
栏位名称
栏位说明
资料范例
短文本
此栏位为必输项;短文本是指对所要询价的物料的型号、规格、品名等的详细描述
彩电
询价数量
此栏位为必输项
1
OUn
此栏位为必输项;是指物料的询价定单的单位
PC
交货日期
此栏位为必输项;是指要求供应商交货期限:
格式为YY/MM/DD
2001/04/31
物料组
此栏位为必输项;物料组指对相同属性的物料或服务,把它们组合成为一组。
50514
在菜单拦中
,进入下一画面。
栏位名称
栏位说明
资料范例
供应商
自动进入供应商地址画面,选择供应商,系统自动带出供应商名称、标题、搜索条件、街道、城市等信息
110000046
例5:
执行供应商(11000046)彩电的报价作业
路径:
后勤物料管理采购询价/报价报价
交易代码:
ME47
栏位名称
栏位说明
资料范例
询价
此项为必输项,请输入询价的号码,询价单的号码设置为10位,以6打头。
6000000008
按
或
栏位名称
栏位说明
资料范例
净价
此栏位为必输项;请输入供应商11000046的报价,此价格为不含税价。
净价:
1800元
例5:
执行彩电的价格比较作业
路径:
后勤物料管理采购询价/报价报价价格比较
交易代码:
ME49
栏位名称
栏位说明
资料范例
采购组织
此栏位为必输项,采购组织是一个组织单元,负责采购物料或服务,与供应商协商采购条件。
采购组织负责为指定的工厂购买物料和服务。
总务类采购组织为FG01。
FG01
报价
此栏位为必输项,请输入报价单的号码
6000000008到
6000000010
按
或
栏位名称
栏位说明
资料范例
报价
三家供应商的报价,从小到大进行排列,可看出最低报价的是上海良木家具有限公司,最高价格的是上海汇兴实业有限公司
例7:
拒绝报价:
6000000009
路径:
后勤物料管理采购询价/报价
交易代码:
ME47
栏位名称
栏位说明
资料范例
询价
此栏位为必输项,请输入询价单的号码
6000000009
按
或
栏位名称
栏位说明
资料范例
R
此栏位为拒绝某供应商报价的必输项,R是指拒绝标识
√
按
键,系统显示询价6000000009的报价被维护的信息。
例8:
更新物料1031采购信息记录,采购信息记录由6.84元变成5元
路径:
后勤物料管理采购询价/报价报价价格比较
交易代码:
ME47
栏位名称
栏位说明
资料范例
询价
请输入根据询价单来更新采购信息记录的询价单号码
6000000013
按
或
选择行项目,鼠标点击2下进入下一个画面。
栏位名称
栏位说明
资料范例
信息记录更新
此栏位为必输项,请选择参数A或B或C。
信息记录分为基础数据和组织数据。
基础数据用于信息记录的所有组织级别上。
组织数据用于各个采购部门或工厂。
信息记录可以得到的附加信息:
●当前和未来的价格和条件
●最新一次的采购订单的编号
●物料的描述:
即在采购订单中的描述
●某种物料的订单的统计
●不同供应商提供物料价格的历史情况
●供应商的评估系统
A
按
键,系统显示询价6000000013的报价被维护的信息。
例9:
维护物料1033的货源清单
路径:
后勤物料管理采购主数据货源清单
交易代码:
ME01
栏位名称
栏位说明
资料范例
物料
此栏位为必输项;请输入所要维护货源清单的物料号码
1033
工厂
此栏位为必输项;工厂是挂在公司下的,它可以是制造实体,仓库分配中心,地方销售办事处等。
总务类工厂为FZ00
FZ00
按
或
栏位名称
栏位说明
资料范例
有效从
此栏位为必输项;资源清单记录有效期从---时间开始
2001/03/07
有效至
此栏位为必输项;资源清单记录有效期到---时间终止
2002/03/07
采购
此栏位为必输项,采购组织是一个组织单元,负责采购物料或服务,与供应商协商采购条件。
采购组织负责为指定的工厂购买物料和服务。
总务类采购组织为FG01
FG01
供应商
选择物料所提供的供应商号码
11000033
FIX
物料的固定货源
Blk
供应源冻结
按
键,系统显示改变货源清单的信息。
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- 第三 MM03 总务 采购 流程