旅行社会议接待方案及服务合同两篇.docx

旅行社会议接待方案及服务合同两篇.docx

《旅行社会议接待方案及服务合同两篇.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《旅行社会议接待方案及服务合同两篇.docx（32页珍藏版）》请在冰豆网上搜索。

旅行社会议接待方案及服务合同两篇

旅行社会议接待方案及服务合同两篇

篇一

XX旅行社会议接待方案一、会议接待流程会议的成功召开，关键在于会议接待环节。

必须安排好会议接待人员、会议接待场所及会议接待所需物

品。

一、会前工作

1、与会议主办方洽谈。

2、向会议主办方提供会议接待策划方案和报价。

3、邀请会议主办方实地考察会议举办场所。

4、与会议主办方确认会议接待方案。

5、与会议主办方签订会议接待标准合同。

6、确认会议主办方预付会议订金事宜。

7、在会议举办前制定会议工作人员服务标准条例及会议接

待手册。

8、准备会议资料。

（含代邀请相关领导、新闻媒体、新闻通稿、接待资料、会

议配套的商务服务及公关礼仪、翻译、通讯及文秘服务。

）二、会中工作

1、机场、车站专人、专车分批分时段按要求接站。

2、会议酒店现场会议秘书分发会议资料，来客接待。

3、会议秘书协助会场布置及会场的会务服务。

4、会议秘书在会议接待（报到）处协助会务组确认和分发

房间，确认VIP用房及整理记录有关信息。

协助分发会议礼品及房间派送水果等会务工作。

5、确认用餐时间、菜单、标准、形式、酒水及主次桌和其

他相关安排等工作。

6、提前确认会议代表（客户）的娱乐项目、娱乐场所及消

费和付费的方式。

7、确认旅游公司为该会议提供的旅游考察的吃、住、行、

游、购、娱安排事宜（日程安排、房餐车导游等安排）。

8、确认并保障会议期间会场防盗、消防等安全工作、参会

代表的人、财、物等安全工作。

9、确认特殊客人（含领导、少数民族代表、VIP、残障代表

及家属等）的安排及接待工作。

10、协调会议期间的交通工具的安排。

1

1、代办会议代表返程及他程的交通票务及其他委托代办服

务。

三、会后工作

1、会务服务的总结、评估、会议代表的意见反馈及处理工

作。

2、会议资料、领导讲话稿、代表发言稿、新闻报道资料的

汇总结书工作及印刷代表通讯录。

3、与会议主办者的费用结算工作。

4、欢送代表工作。

会议的成功召开，关键在于会议接待环节。

必须安排好会议接待人员、会议接待场所及会议接待所需物

品。

一、会前工作

1、与会议主办方洽谈。

2、向会议主办方提供会议接待策划方案和报价。

3、邀请会议主办方实地考察会议举办场所。

4、与会议主办方确认会议接待方案。

5、与会议主办方签订会议接待标准合同。

6、确认会议主办方预付会议订金事宜。

7、在会议举办前制定会议工作人员服务标准条例及会议接

待手册。

8、准备会议资料。

（含代邀请相关领导、新闻媒体、新闻通稿、接待资料、会

议配套的商务服务及公关礼仪、翻译、通讯及文秘服务。

）二、会中工作

1、机场、车站专人、专车分批分时段按要求接站。

2、会议酒店现场会议秘书分发会议资料，来客接待。

3、会议秘书协助会场布置及会场的会务服务。

4、会议秘书在会议接待（报到）处协助会务组确认和分发

房间，确认VIP用房及整理记录有关信息。

协助分发会议礼品及房间派送水果等会务工作。

5、确认用餐时间、菜单、标准、形式、酒水及主次桌和其

他相关安排等工作。

6、提前确认会议代表（客户）的娱乐项目、娱乐场所及消

费和付费的方式。

7、确认旅游公司为该会议提供的旅游考察的吃、住、行、

游、购、娱安排事宜（日程安排、房餐车导游等安排）。

8、确认并保障会议期间会场防盗、消防等安全工作、参会

代表的人、财、物等安全工作。

9、确认特殊客人（含领导、少数民族代表、VIP、残障代表

及家属等）的安排及接待工作。

10、协调会议期间的交通工具的安排。

1

1、代办会议代表返程及他程的交通票务及其他委托代办服

务。

三、会后工作

1、会务服务的总结、评估、会议代表的意见反馈及处理工

作。

2、会议资料、领导讲话稿、代表发言稿、新闻报道资料的

汇总结书工作及印刷代表通讯录。

3、与会议主办者的费用结算工作。

4、欢送代表工作。

1、与会议主办方洽谈。

2、向会议主办方提供会议接待策划方案和报价。

3、邀请会议主办方实地考察会议举办场所。

4、与会议主办方确认会议接待方案。

5、与会议主办方签订会议接待标准合同。

6、确认会议主办方预付会议订金事宜。

7、在会议举办前制定会议工作人员服务标准条例及会议接

待手册。

8、准备会议资料。

（含代邀请相关领导、新闻媒体、新闻通稿、接待资料、会

议配套的商务服务及公关礼仪、翻译、通讯及文秘服务。

）二、会中工作

1、机场、车站专人、专车分批分时段按要求接站。

2、会议酒店现场会议秘书分发会议资料，来客接待。

3、会议秘书协助会场布置及会场的会务服务。

4、会议秘书在会议接待（报到）处协助会务组确认和分发

房间，确认VIP用房及整理记录有关信息。

协助分发会议礼品及房间派送水果等会务工作。

5、确认用餐时间、菜单、标准、形式、酒水及主次桌和其

他相关安排等工作。

6、提前确认会议代表（客户）的娱乐项目、娱乐场所及消

费和付费的方式。

7、确认旅游公司为该会议提供的旅游考察的吃、住、行、

游、购、娱安排事宜（日程安排、房餐车导游等安排）。

8、确认并保障会议期间会场防盗、消防等安全工作、参会

代表的人、财、物等安全工作。

9、确认特殊客人（含领导、少数民族代表、VIP、残障代表

及家属等）的安排及接待工作。

10、协调会议期间的交通工具的安排。

1

1、代办会议代表返程及他程的交通票务及其他委托代办服

务。

三、会后工作

1、会务服务的总结、评估、会议代表的意见反馈及处理工

作。

2、会议资料、领导讲话稿、代表发言稿、新闻报道资料的

汇总结书工作及印刷代表通讯录。

3、与会议主办者的费用结算工作。

4、欢送代表工作。

二、会议接待礼仪根据参加会议的人数不同、会议接待的准

备工作的内容以及会议接待的方式不同，对会议的组织方法，礼仪要

求也不同。

一、会议的筹备工作。

1、根据会议规模，确定接待规格。

找北旅行社接待规格分二种标准、豪华。

2、发放会议通知和会议日程。

会议通知必须写明召集人的姓名或组织、单位名称，会议的时间、地点、会议主题以及会议参加者、会务费、应带的材料、联系方式等内容。

通知后面要注意附回执，这样可以确定受邀请的人是否参加会议，准备参加会议的是否有其他要求等。

对于外地的会议参加者还要附上到达会议地点和住宿宾馆的路线图。

这个路线图避免了与会者问路的许多麻烦。

会议日程是会议活动在会期以内每一天的具体安排，它是人们了解会议情况的重要依据。

它的形式既可以是文字的也可以是表格的。

它可以随会议通知一起发放。

3、选择会场。

选择会场，要根据参加会议的人数和会议的内容来综合考

虑。

最好是达到一下标准第一大小要适中。

第二地点要合理。

第三附属设施要齐全。

第四要有停车场。

4、会场的布置。

会场的布置包括会场四周的装饰和坐席的配置。

一般大型会议，根据会议内容，在场内悬挂横幅。

门口张贴欢迎和庆祝标语。

可在会场内摆放适当的轻松盆景、盆花；为使会场更加庄严，主席台上可悬挂国旗、党旗或悬挂国徽、会徽。

桌面上如需摆放茶杯、饮料，应擦洗干净，摆放美观、统一。

坐席的配置要和会议的风格和气氛统一，讲究礼宾次序，主

要有以下几种配置方法①圆桌型。

如果是使用圆桌或椭圆形桌子。

这种布置使与会者同领导一起围桌而坐，从而消除不平等的

感觉。

另外，与会者能清楚地看到其他人的面容，因而有利于互相交换意见。

这种形式适于20人左右的会议。

座次安排应注意来宾或上级领导与企业领导及陪同面对面

做，来宾的最高领导应坐在朝南或朝门的正中位置，企业最高领导与上级领导相对而坐。

同级别的对角线相对而坐。

②口字型。

如果使用长形方桌。

这种形式比圆桌型更适用于较多人数的会议。

③教室型。

这是采用得最多的一种形式，它适用于以传达情况、指示为

目的的会议，这时与会者人数比较多、而且与会者之间不需要讨论、

交流意见。

这种形式主席台与听众席相对而坐。

主席台的座次按人员的职务、社会的地位排列。

主席的座位以第一排正中间的席位为上，其余按左为下右为

上的原则依次排列。

5、准备会议资料。

会务组应该准备有关会议议题的必要资料，这些资料在整理后放在文件夹中发放给与会者，方便于与会者的阅读和做好发言准

备。

二、会议前的接待礼仪。

一是会前检查。

这是对在准备工作阶段考虑不周或不落实的地方进行的补

救。

比如检查音像、文件、锦旗等是否准备齐全。

二是提前进入接待岗位。

接待人员应该在与会者到来之前提前进入各自的岗位、并进入工作状态。

一般的接待工作分以下几个岗位。

1、签到。

设一张签字台，配上1-2名工作人员，如果是要求接待档次

比较高，可以派礼仪小姐承担。

签字台北有毛笔、钢笔和签到本。

向客人递钢笔时，应脱下笔套，笔尖对自己，将笔双手递上。

如果是毛笔，则应蘸好墨汁后再递上。

签到本应精致些，以便保存。

如需要发放资料，应礼貌地双手递上。

接待人员应经常向会议组织者汇报到会人数。

2、引座。

签到后。

会议接待人员应有礼貌地将与会者引入会场就座。

对重要领导应先引入休息室，由企业领导亲自作陪，会议开

始前几分钟再到主席台就座。

3、接待。

与会者坐下后，接待人员应递茶，或递上毛巾、水果，热情向与会者解答各种问题，满足各种要求，提供尽可能周到的服务。

三、会议中的服务礼仪会议进行中的服务要做到稳重、大方、敏捷、及时。

一是倒茶服务人员注意观察每一位与会者，动作轻盈、快捷、

规范。

杯盖的内口不能接触桌面，手指不能按在杯口上，不能发生杯盖碰撞的声音。

一般是左手拿背盖，右手将热开水准确倒入杯里，不能让茶水溅到桌面上或与会者身上。

杯子放在与会者桌子右上面。

如果操作不慎，出了差错，应不动声色地尽快处理，不能惊动其他人，不能慌慌张张，来回奔跑，将与会者的注意力引到自己身上，否则，这将是极大的工作失误。

二是其他服务会议按拟定的程序进行，应紧凑，不要出现冷场的局面。

这就要求各个工作人员