操作手册帮助.docx
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操作手册帮助.docx
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操作手册帮助
色粉色母行业ERP管理系统
一、前言
颜料行业常常会遇到以下一些问题:
竞争日趋激烈,利润率不断缩减,成本却不断攀升;
配方成千上万,为查询配方资料必须从一大堆记录薄中翻查,费时费力;
配色不准,做错方;
因客户退货或自身做错粉等原因而积累有很多的存货无法处理;
手工开出的送货单、月结单等字迹潦草、模糊,给客户印象差;
生产时常缺少原料,平时却不知该采购哪些;明明知道原料消耗不太正常,但没有更好办法去控制;
不能确切了解配方的成本;一个月或一段时期终了却不知该段时期的收支、利润、消耗;
每天开生产单、销售单,月终做月结单等至少需要一两个人,增加公司不少负担。
这些问题常令颜料厂老板和员工头痛不已却又无可奈何,有没有解决此问题的办法呢?
答案是肯定的,这就是把电脑引入管理之中,让电脑辅助生产经营活动。
你现在所用的这个软件就是这种辅助生产经营的实现。
该软件能为颜料行业企业提供在生产及管理上的一揽子的解决方案,能强化工厂内部的管理,有效的控制好产品的质量,增强实力,有助竟争。
颜料厂使用本软件至少有以一些益处:
⒈节省人力,提高效益。
单从人力的角度上讲至少省去一个办公文员,而且比人做得更好。
⒉方便工作,减少浪费。
使用本软件查询资料太方便了,太好了,节省大量时间。
⒊加强管理,优化形象。
由电脑管理企业,杜绝了管理上的一些人为漏洞,同时大大的提高企业形象。
⒋取人之长,补己之短。
本套软件融合了众多颜料厂的管理精华,使用本软件可以从中借签或利用同行业的一些先进方法与技术。
二、软硬件环境
本套软件对电脑的硬件要求不很高,奔腾3代以上电脑就可以了,但必须有至少配一台打印机。
如果不打印销售单或发票,可以用喷墨打印机;如果要打销货单或发票,就必须使用针式打印机。
使用WindowsXP以上操作系统即可以。
注意:
为使本软件达到最佳显示效果,建议将显示器的分辩率设为1024×768或以上。
三、软件安装
将本软件光盘插入电脑光驱,会自动播放安装界面,选择《软件安装》会自动安装到电脑中。
必须注意的是如果你使用的操作系统是windows2000或WindowsXp,你必须以administrator身份登陆到Windows,进入到Windows界面后才可安装。
安装完后即在桌面上出现一个“好帮手”的应用程序,打开该程序即可本软件。
四、注册本软件
软件安装完毕后,还必须注册,否则你是试用用户,未注册用户有15天的试用期,试用产品与正式产品并无区别,只是试用有时间限制,试用期过后不可再使用了,你必须向供货商注册,取得注册码注册。
五、特别说明
本软件是针对所有颜料厂的共性设计开发的,任何一家颜料厂拿到本软件后即可使用。
由于各家颜料厂生产经营都有其自己特色,因此本软件不可能设计到都完全满足每一家颜料厂的特殊要求,各家颜料厂主要区别主要体现在报表格式不一样。
以下三个报表各家颜料厂不一样:
生产单;
送货单;
月结单;
颜料厂拿到本软件后将以上三个报表格式(原件)通过传真或邮寄发到软件开发商,软件开发商根据客户要求设计适合用户要求的报表。
其他特殊要求亦可以同软件商联系,开发完全满足自己公司特点与要求的软件。
六、关于本软件的网络版与单机版
本软件有单机版和网络版两种版本,两种版本功能与内容完全一样,只是网络版本可以多台电脑同时使用。
网络版必须有一台电脑将数据库放在其中,其它电脑对其访问。
软件操作说明
一、用户登录
用户使用本系统,必须先登录,也就是必须先输入用户名及其密码。
用户编码即用户名,用英文字母或数字表示。
直接输入用户编码,也可以点击右边的下拉小箭头,选择用户,输入密码,然后点击“确定”。
“DBA”为最高用户,其原始密码为“0000”,用户可以在系统管理——设置用户中修改密码,相关操作见有关章节。
登录的用户不一样,其使用本软件的内容与权限不一样。
最高用户具所有权限,对所有内容都可以使用。
其他用户由最高用户授权。
登录后,即出现本软件的所有功能模块,用户使用不同的功能,点击相应模块。
二、从一个配方实例说起:
有一个名为万利达塑胶厂客户要求配板,其要求是:
颜色为红色,Pantone为185C,用料是ABS,配色师已按要求配好了,并且客户已经确认了,已给这个配方的编码是:
2863512,其的组成成分是:
201(酞青蓝)
25克
140V(黑粉)
9.4克
66F
8克
226B(酞青绿)
15克
188A
20克
EBS(扩散粉)
30克
合计
93.9克
现在按以下步骤处理:
输入客户资料的信息。
操作:
【销售管理】→【客户资料】,出现客户资料界面,将光标移动到菜单栏,【记录】→【新增】,或直接按『Insert』键,弹出一个输入客户界面的窗口:
按窗口上的要求依次输入该客户的有关资料。
“客户简称”栏输入:
华丽,然后按回车键,光标跳到“客户编码”这一栏,输入编码,按回车,光标继续往后跳,如此继续,直至输入所有内容。
输入原材料的相关资料。
操作:
【配方工程】→【定义原材料修改】,出现原材料输入界面,将光标移动到菜单栏,【记录】→【新增】,或直接按『Insert』键,弹出一个输入原材料录入的窗口:
在“物料编码”栏输入:
201,然后按回车键,光标跳至“物料名称”,输入其名称:
酞青蓝,依此类推输入所有内容,输入完,按确定存盘,接着输入下一个原材料。
输入配方:
操作:
【配方工程】→【配方输入与修改】,出现配方输入界面:
在“编码”栏输入:
28635,按回车键,光标跳至“是否附方”,此项暂时不管,继续按加固键,跳至“客户”栏,按“客户”右边的三角形小键头,选择“万利达”,按加固键,光标跳至“颜色”,输入:
红色,继续按回车,编通输入:
185C,塑胶料输入:
ABS,净重输入:
74,原料项数输入:
5,重量输入:
74.2配色师输入:
李明,配色日期:
输入实际配色日期。
把光标移动到菜单栏,【记录】→【新增明细】,或直接按键盘上的〔Unsert〕键,光标跳至明细输入,在“原料编码”栏输入:
201,原料名称自动显示出:
酞青蓝,连续按两次回车键,光标跳到“数量”栏,输入:
25,继续按回车键,连续按三次,跳至下一行,输入其他原料。
输入完毕,同时按住键盘上的〔Ctrl〕键与S键,保存配方,或把鼠标移动到菜单下面的图标:
点击存储图标,保存资料。
开生产单:
操作:
【生产控制】→【配方生产工程单】,出现制作生产单界面。
“色粉/货号”输入:
28635,在屏幕右边出现该配方的详细资料,在“数量”栏输入:
5,然后点“打印”,输出生产单。
以上三步操作完就基本上掌握了本软件的操作。
本手册从第一节开始分别对各功能模块详细说明。
三、本软件操作流程与顺序:
当软件安装完毕,为了使软件能正常运行应按下顺序操作:
输入原料资料,原料(包括原装色粉、塑胶料等)是配方以及生产、销售、采购的基础,所以事先必须输入电脑。
输入客户资料。
输入配方资料,颜料厂历年来可能有几万个配方,输入这些配方可能要花大量的精力。
以上三项输入可以同时贯穿进行。
以上资料输入电脑后,本软件即可正常使用了,充分发挥电脑的强大功能。
四、基本的操作技巧:
熟练使用键盘和鼠标
到目前为止人们还不能同电脑直接用人类的自然语言进行交流,因此向电脑发指令只能通过键盘等输入设备。
对于数据和文字的输入,用户可以通过鼠标点击,也可以使用快捷键实现光标快速的移动,下面以输入原材料为例说明。
以上是输入原料界面,光标在各栏目上移动,有三种办法实现:
用鼠标操作:
将鼠标移动到欲输入的栏目,然后按鼠标左键,光标跳至该栏。
用Tab键移动:
Tab键,位于键盘第三排最左边,按此键移动光标至欲输入的栏目。
使用快捷键:
快捷键是键盘上的Alt键与其他键的组合,如要将光标移动到【原料/原料色粉名称栏】,在键盘同时按下Alt键与N键,光标即跳至此栏,输入此栏资料后按回车键光标跳至下一栏目。
同理如要对【主要供应商】栏操作,同时按下Alt与V键.
Alt键与栏目名称汉字后面的英文字母组合即是快捷键。
五、关于删除数据
并不是每个用户都不得可删除数据,只有最高用户才可以删除数据。
如果某个操作人员以普通用户身份登陆系统,当他要删除某个数据时,出现以下提示:
如果确定要删除某数据,必须请求最高用户。
【注】本软件对所有数据的删除只有最高用户才有此权限,用户如要求普遍操作者亦有删除的权限软件开发商可根据用户要求对软件修改。
第一节配方工程
配方工程主要是对配方的管理,颜料公司配方成千上万的,都记录在本子上,查找不方便,使用电脑管理就是为了解决此问题。
配方工程操作顺序是:
将本公司所有原料/原装色粉输入电脑,此项工作一次性做完。
输入配方资料,此项工作经常做。
一、原料/原装色粉输入与修改
此模块是为输入原料之用。
原料指生产经营活动的外购原料,主要包括原装色粉、塑胶料、色种等。
※操作指南※
新增原料:
将光标移至菜单栏,点击“记录”→“新增”,或直接按键盘上的“Insert”键,电脑会弹出一个输入原料资料的界面。
修改原料:
将光标移至菜单栏,双击鼠标左键或直接按回车键,弹出修改该原料的界面。
修改原料除编码之外都可以修改,但编码不可以修改,如要修改编码必须先删除该原料,然后重新输入。
删除原料:
将光标移到欲删除的原料行,然后用鼠标箭头移至菜单栏,点“记录”→“删除”,或直接按键盘上的“Ctrl”+“Delete”键。
必须注意:
删除后必须存储才彻底删除该原料。
打印:
点“文件”→“打印”,将原料有关资料转换成Excel文档,对Excel的操作请参见有MSOffice软件手册。
※相关说明※
【原料/原装粉编码】、【名称】这二项输入本厂现在使用的原料/原装粉的编码,如钛粉R-902,编码栏输入:
R-902,名称栏输入:
钛白粉。
编码是不允许重复的,即一个编码只能对应一个原料名称。
如果某原料之前已输入电脑,此次输入该原料编码,电脑会调出该原料以供修改。
【物料类型】原装色粉包括钛粉、扩散油、扩散粉等选原料;塑胶原料,如ABS、PO料等选塑胶料。
【成本价格】此处的成本价格是指原料购进价格的平均价格。
【此色粉是否是其他原装粉与填充剂混合而成】此种情况是指:
某种色粉是一种原装粉与填充剂按一定比例混合而成为一种新的原装粉,如十分之一和百分之一的原装粉。
此时必须将混合粉的有关参数填写清楚。
相关解释如下:
【原始色粉编码】即与填充剂混合的原装粉的编码。
注意的是原始色粉的有有关资料必须在输入混合粉之间输入电脑。
【原始色粉所占比例】原色粉在混全料中所占比重,如某种色粉与填充剂按1:
8的比例混合,此时在此填1。
【填充料编码】即填充剂与填充料的编码。
【填充料所占比例】填充料在混合粉中所占比例,如某种色粉与填充剂按1:
8的比例混合,此时在此填8。
关于混合原装粉编码问题:
有些颜料生产商对原装粉十分之一和百分之一另有其固定的编码表示,有些单位没有,只是在原编码之前加1/10或1/100。
对于有固定编码的仍保持其固定编码,对于后一种情况,为便于电脑管理,建议按以下办法处理:
如某一原料编码为:
Y-282,其十分之一编码表示为:
1/10-Y-282,其百分之一编码为:
1/100-Y-282。
输入原料/原装色粉应注意的一些问题:
关于原料编码注意事项:
输入电脑的原料编码不应使用中文名,而必须以英文字母或数字表示,因为中文名会使电脑生产混乱。
如有一原料“青蓝”,如果用“青蓝”和用“青兰”表示,作为人我们是知道指的都是同一原料,可是电脑就把它当成两种不同的原料去处理,会产生混乱。
关于原料名称问题:
原料名称可以使用中文名,也可以空着不填任何内容,
二、配方输入与修改
颜料行业主要的产品就是颜料配方,由于颜色千变万化,这就使得颜料厂的配方成千上万个,颜料厂为此必须花大量的时间与精力查询配方,计算相关数据,用上电脑后可以彻底解决此问题。
对于配方的管理基本上分为配方的输入、修改、删除、查询等项工作,而其中最主要的是配方的输入与修改,下面分别阐述。
【配方编码】:
也就是配方的编码,通常每家颜料厂都有其自己的编码体系,是其历史形成的。
这里仅提供一般的编码原则。
使用1、2、3…等数字表示和英文字母表示,以数字顺序表示。
不能使用中文表示,亦不能使用空字符表示。
如用“恒丰淡黄色”表示一个配方的编码,尽管这个编码是可以输入电脑的,但这种做法有很多的弊端。
有的颜料厂配方的编码按年月日顺序表示,如2003年4月5日配的第二个方,其编码以“2003.4.5-2”表示,这样亦有诸多的不便之处,建议不要使用此种编码方案。
总之为便于电脑管理尽量用数字或英文字母。
当用户在配方编码栏打入编码,如果此配方之前已经输入电脑,此时电脑会自动调出该配方以供查询与修改。
如果要修改某配方可以输入该配方编码,电脑调出以供修改。
注意不可以修改编码本身,如某一编码为“85214”配方已入电脑,事后发现其应为“85274”,此时只能是删除该配方,然后重新输入。
如何删除配方请参见《配方查询与删除》。
【是否附加方】
【颜色】即配方的实际颜色,用户可以从右边小三角形箭头下拉选择所需颜色,亦可以直接输入颜色。
注意:
配方颜色Panton(编通)值必须输入颜色栏,如一个配方的颜色为185C,那么在颜色栏作如下输入:
红色,185C。
【塑胶料】即使用该配方的塑胶料,如ABS、PE等等﹒
【原料项数】配方所用原料的个数,如一个配方用到5个原装粉,那么在此栏输入5。
【重量】配方的实际重量。
【净得】售比例中项客户的实际重量。
【客户料号】本公司的配方是客户的原料,有些客户要求对原料编码,那么在此栏输入对应于客户的料号。
【备注】输入特殊说明及要求。
以上各栏可以使用快捷键输入,如输入塑胶料,可以按Alt+P,即同时按住Alt键和P键,某栏输入完毕打回车键光标跳至下一栏可继续输入。
或按Tab键光标
一个配方的主要项目输入完毕,接着输成分资料,以下是配方成分资料说明。
【原料编码】输入原装色粉的编码,必须注意的是所有的原料编码事先要输入电脑。
新增原料,可按办法操作
按键盘上的〔Insert〕键,立即增加一行,并且光标跳至该行。
将鼠标移动到屏幕的顶层,然后点击“记录”、“新增明细记录”。
以上两种方法均可,最好使用第一种方法。
【数量】配方的原装色粉的数量,即克数。
【单位】计量单位只能是克。
【明细备注】原料的更进一步的详细说明填入此栏。
以上资料输入完毕,将光标移至菜单栏,然后按“保存”,输入的配方即存于电脑。
※关于色粉与色种
色粉与色种本质上都是属于配方,只是生产工艺与流程不一样才有区别的。
对于色种可以有两种办法处理:
其一是把色种作为色粉配方处理,输入色种配方即是输入色粉配方,开色种生产单是色粉生产单。
其二是色种与色粉分开,输入色粉配方,开色粉配方,然后开色种生产单。
以上两种方法用户以自己实际情况处理。
三、查询、打印、删除配方
该部分主要是针对配方的管理。
一个颜料公司通常有成千上万个配方,为查询一个配方必须从一大堆记录薄中翻查十分的不便利,使用电脑就可以解决此问题。
查询配方:
查询可以通过以下两个办法实现:
按Ctrl+F键,即同时按住Ctrl键和F键;
将鼠标移动到屏幕的顶层,然后点击“记录”、“查找”,弹出以下对话框:
左边的第一列为项目栏,列出了配方的一些参数,第二列为表达式,第三列为表达式的值,第四列为逻辑关系,
关于查询,下面分别举例说明:
直接查找:
假设要查找编码为“21528”配方,在上面弹出的对话框中,在“项目”列点击“配方编码”,在“表达式”列点击“等于”,在“值”列输入“21528”,然后选“确定”。
即在屏幕上显示该配方的资料。
模糊查找:
假设有一个配方,不知道确切的编码,只知道编码包含有“513”这几个数字,那么可以通过以下办法实现:
在“项目”栏选“配方编码”,“表达式”列选“包含”,“值”列输入“513”,即将所有含有“513”的配方都找出来。
如要查找编通为185C的配方,按以下操作:
在“项目”栏选“颜色”,“表达式”列选“包含”,“值”列输入“185”,即将所有颜色为“185C”的配方都找出来。
可以通过编码、颜色、胶料、客户
按客户查询:
“项目栏”选“客户”,“值”列输入客户名,该客户所有配方即会找出。
按胶料、颜色等方法同上。
打印配方
可以打印单配方报告单,也可以打印配方表
打印配方报告单
通过查找的办法找到某个具体的配方,输出到打印机.操作方法:
移动鼠标至菜单栏,“文件”→“打印打印配方报告单”,或者直接按Ctrl+P键打印输出。
打印配方表
通过查找的办法找到某一类配方(若干个),将这些配方以表格的形式表输出到打印机.、
删除配方
如果要删除某个配方,通过查找的方法找到指定的配方,然后按以下两种办法:
移动鼠标至菜单栏,“记录”→“删除”。
使用快捷键:
直接按键盘上的〔Ctrl〕与〔Delete〕两个键。
以上两种办法均可。
注意:
删除之后还要保存一下,才能彻底从数据库中清除。
操作方法:
同时按住Ctrl与S键,或将光标移动到菜单栏点“保存”即可。
四、修改配方代用原料
以下几种情况,某种原料需用另一种原料来替代:
供货商对无法对某种原料继续供货,必须以另一种性质同种原料代替;
某种原料价格偏高,可以以另一种价格相对低廉而性能一样的原料替代。
如果替代原料与原本原料编码和名称相同,且性能一样,不需要对配方进行修改,如果两者不一样须得对所有包含有该种原料的配方进行修改。
操作注意事项:
必须事先将原本原料和替代原料输入原料编码数据库中,电脑操作如下:
【配方工程】→【原装色粉/原料输入与修改】,按要求输入替代原料有关参数。
对包含有替代原料配方修改,操作如下:
【配方工程】→【修改配方代用原料】。
原本原料(色粉)编码:
输入需替代的原料色粉编码
第二节生产控制
生产控制主要是对生产质量与数量进行电脑控制。
、配方生产工程单
由电脑根据人发出的指令输出生产单。
【编码/名称】:
输入需做粉的配方编码。
【单位】:
选择份数或公斤。
【数量】:
客户下单的数量或计划生产的数量,可以输入小数。
如12.1。
【最大容量】:
指打粉机最大所能容纳的色粉数量(公斤),一般来说打粉机都有一个额定的容量,由于各种原料比重不同,可能相同重量的原料所占体积不一样,因此实际操作时根据原料大致算出一个最大容量。
【客户】:
一般来说一个配方对应一个客户,如果一个配方有不同的客户,在此输入客户的名称。
【特殊要求】:
输入对配方生产的特殊要求。
输完以上参数打印输出,屏幕弹出一个对话框:
选择“是”直接输出到打印机,同时保存生产单。
选择“否”不输出到打印机,只是保存生产单而已。
一个标准的生产单应是如下式样:
上表中有关说明如下:
单号(№):
为生产单顺序号,按年月日顺序排列的,由电脑自动产生。
生产批号:
由电脑开出的批号,一张单一个批号,自动累加。
产品批次:
某个货号的累计批次。
本单做粉次数、每次数量:
当色粉重量超过打粉机所能容纳的数量时电脑会计算一个合理的做粉次数,及每次数量。
二、生产历史记录
生产历史记录是对已经生产的记录查询,举例说明:
如要查询货号为“3009”的配方生产情况,操作如下:
按Ctrl+F键,弹出查询对话框,在“值”栏输入“3009”,电脑即调出所有有关3009的生产记录。
如要查询对某一客户的生产情况,选择查询,在“项目”栏选择客户,在“值”栏输入客户名称。
按F5键即恢复。
生产历史记录是重要的历史数据,用户要充分发挥电脑强大的存储计算功能,对历史数据多种办法查询。
三、生产消耗月报表
此部分是计算一段时间内生产用原料数量。
第三节销售管理
一、客户资料
新增客户资料:
将光标移动菜单栏选【记录】→【新增】,或直接按【insert】键,即弹出输入客户资料模块。
修改客户资料:
通过查找的办法找到所要修改的客户,然后双击鼠标左键,或直接按回车键(Enter键)。
删除客户资料:
找到欲删除的客户,将鼠标移动至菜单栏【记录】→【删除】,或直接按Ctrl+Delete键。
客户资料有关说明:
【客户简称】:
填写客户的简称,如高达塑胶玩具厂,其简称写“高达”即可。
不同客户不允许同名。
对于同一客户有两个以上的分公司,可以其地点区分开,如有一公司名为“嘉泰”,在深圳和东莞均有分公司,可以“深圳嘉泰”和“东莞嘉泰”为分别为其客户名。
【客户全称】:
填表写客户名称的全称。
【客户别名】:
客户有两个以上的名称,填写其别名。
【营业员】:
填写与此客户跟单的业务员名称。
【送货单是否打印价格】:
指的是是否在送货单上打印价格及金额,有些客户不要求其供货商在其送货单上填写价格及金额,对于这样的客户在该栏选“否”。
注意:
一旦客户资料输入完并保存后,下次调出该客户资料,除了简称不可修改外,其他均可修改,如果发现该客户简称不正确只能删除该客户重新输入。
二、成本与价格
此部分是为管理价格之用,主要的内容价格的输入、修改、删除、打印等。
输入新价格:
将鼠标箭头移至菜单栏,点“记录”→“新增”,即弹出一个框输入价格资料。
修改价格:
通过查找的办法找到欲修改的价格,然后连续点击鼠标左键或按键盘上的〔Enter〕键,屏幕上弹出该价格资料,以供修改。
应注意的是:
修改价格不能修改货号、客户、计量单位这三项,如果发现这三项有错,只能先删除该条价格记录,重新输入。
删除价格:
找到要删除的价格,然后把光标移至菜单栏,点“记录”→“删除”,此时此价格从屏幕上消失,如果要彻底删除,还必须保存一下。
打印:
将光标移至菜单栏,点“文件”→“打印”。
如果要打印某客户的全部销售价格,按如下办法操作:
将光标移至菜单栏,点“记录”→“查找”,屏幕上弹出一个对话框,在左边的项目(列名)选客户,值栏输入客户名,点“确定”,电脑即将该客户销售价格调出以供打印。
销售价格相关操作说明:
【货名/货号】输入配方的编码,或原料名称,因此在这里既可以输入配方的销售价格,也可以输入外购原料的销售价格。
如果是配方必须事先在《配方工程》→《配方输入与修改》中输入其相关资料;如果是原料必须先在《配方工程》→《原装色粉/原料输入与修改》中输入其相资料。
【单位】即计价单位,点右边下拉小箭头,从中选择计价单位,一般情况下配方的计价单位选“份”,原料的计价单位选“公斤”。
同一个配方由于客户要求不同可以选择不同计价单位,即可以以“份”作为计价单位,也可以以“公斤”作为计价单位。
【客户】大多数情况下一个配方对应一个客户,因此当在“货名/货号”输入配方编码后,电脑自动调出对应于该配方的客户等相关资料,此时无须改动。
如果销售给别的客户,在此处输入该客户名称。
客户一栏亦可以空着不填,这就表示对所有客户都以此价格销售。
【颜色】即配方的颜色。
【类型】物料的类型,根据实际选择,可能是“配方”、亦可能是原料(原装粉)等。
三、销货单/送货单
销货单/送货单是对客户销售的凭证,对客户的收银以此为依据。
一个漂亮、整洁、字迹清楚的销售凭证能给客户以良好的感觉,使客户觉得你们是一家正规的公司而愿意继续保持经常的生意关系。
对销货单的操作主要
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