行政管理部制度DOC34页doc.docx
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行政管理部制度DOC34页doc
行
政
部
管
理
制
度
⏹办公用品、设备管理制度
⏹办公用品领用流程
⏹办公用品申购表
⏹车辆使用流程
⏹油料领用流程
⏹车辆维修流程
⏹用车申请单
⏹公文管理制度
⏹声像资料借阅流程
⏹声像资料借阅审批表
⏹固定资产管理制度
⏹新增固定资产采购流程
⏹固定资产报废流程
⏹电脑维修流程
⏹电脑维修单
⏹卫生管理制度
⏹安全消防管理制度
⏹关于员工工服定制的管理规定
⏹差旅费管理规定
办公用品、设备设施管理制度
一、目的:
加强办公用品、设备管理,提高办公用品、设备使用效率
二、适用范围:
各公司、各市场及集团相关各职能部门(以下简称“各公司”)
三、定义:
3.1办公用品及设备:
指办公用文具、名片、报纸、书刊、计算器、接待用品会议(活动)用品、清洁卫生用品、办公设备耗材、电话机、接线板、电脑等
四、权责:
4.1综合管理部:
负责宣导、解释及日常管理
4.2主管副总裁:
负责办公用品、设备购置(维修)费用审核
4.3各部门:
负责执行
五、内容:
5.1配备与采购
5.1.1由综合管理部统一采购办公用品,经行政总监批准执行。
确属工作需要但未列入《岗位用品配备标准》的用品,依照《固定资产采购制度》有关规定及程序办理。
5.1.2综合管理部应根据当地普遍价格,拟订办公用品采购价格,经行政总监准执行。
5.1.3各公司应于每月25日前根据岗位用品实际需要,在月度计划额度内,编制《月度办公用品计划表》,经部门负责人、财务主管审核签字后,由综合管理部汇总,由采购部组织采购,并依照《财务审批制度》有关规定及程序核报。
5.2使用与管理
5.2.1办公用品应遵循“按需”、“节约”的原则领用和使用。
5.2.2办公设备和可重复使用的办公用品应编制《更换用品目录表》,实行以旧换新。
5.2.3办公设备和可重复使用的办公用品损坏,若具备维修条件,应修复使用,不予重新购买。
5.2.4办公用品、设备,应实施台账管理,做到账、物相符。
5.2.5公用办公设备须由专人负责管理及日常养护。
5.2.6自然损坏并无法修复使用的办公设备,由使用部门和综合管理部负责人共同鉴定后,依照《办公用品报废制度》有关规定办理报废手续。
5.3回收与赔偿
5.3.1离、调职人员须于办理离、调动手续时按《员工办公用品领用表》内容,将个人领用并可继续使用的办公用品退还。
没有及时办理物品交接手续处罚责任人500元,造成物品损失责任人按物品原值1~5倍处罚。
5.3.2遗失或人为损坏可重复使用的办公用品,根据实际使用情况,参照采购时入库价格进行1-5倍赔偿。
5.3.3因使用或养护不当造成人为损坏的办公设备,由当事人按物品原值1~5倍赔偿。
六、附件:
1、《办公用品领用流程》
2、《办公用品申购表》
附件1:
办公用品领用流程
附件2:
部月份办公用品申购表
序号
办公用品名称
规格
数量
单位
备注
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
注:
1、《办公用品申购表》于每月25日前交到集团综合管理部。
2、《办公用品申购表》上报前必须有部门经理签字确认。
3、集团将根据各部门每月领用的办公用品核算费用成本。
4、如公司或部门有活动,请在备注中说明。
制表人:
部门经理签字:
制表日期:
附件1:
车辆使用流程
附件2:
油料领用流程
附件3:
车辆维修流程
附件4:
用车申请单
申请日期
申请部门
申请人
用车事由:
驾驶人:
乘车人:
乘车路线(全程):
往返时间:
时分至时分
用车部门经理签字:
综合管理部签字:
公文管理制度(试行)
一、目的:
规范公文管理,规定公文办理程序
二、适用范围:
各公司、各市场及集团相关各职能部门(以下简称“各公司”)
三、定义:
3.1外单位:
指联拓集团以外所有单位
四、权责:
4.1综合管理部:
负责宣导、解释并指导如何执行
4.2集团各部门、各品牌公司、各营业厅
五、内容:
5.1公文应按照“拟写—校对—编制文号—审核—呈报—审批—登记—行发—存档”的程序办理。
5.2外单位给集团的来文,由总裁办公室负责办理;给所属各公司的来文,由各公司办公室负责办理。
5.3以公司名义向联拓集团及外单位发文,由各公司办公室负责办理,总裁办备案。
5.4各公司向联拓集团发文,由综合管理部负责汇总上报。
5.5公文呈报须使用统一格式,部门负责人须对公文内容的准确表述及文字、文号的正确无误负责,并应签报必要的意见或建议。
5.6公司、公司各部门、所属各公司发文须使用规范文号及格式。
5.6.1文号格式:
1、集团董事会联董字[年号,下同]×××号
2、集团总裁办公室联总办[]×××号
3、运营管理部联运管[]×××号
4、综合管理部:
联综管[]×××号
5、人力资源部:
联人力[]×××号
6、财务部:
联财务[]×××号
7、采购部联采购[]×××号
8、资金动作部联资运[]×××号
9、战略计划部联战略[]×××号
5.2.2所属各子(分)公司文号由各公司编制。
5.7公文呈报
5.8.1公文应按“阅件”、“批件”分卷呈报。
5.8.1.1阅件:
无须或未明确请求上级批复的公文。
5.8.1.2批件:
请求上级批复的公文。
5.8公文审批
5.9.1审批人应对阅件给予签阅或批示
5.9.2审批人应对批件给予批复
5.9.3遇审批人外出,急件可用电话、手机短信、电子邮件等方式请求批复
5.9公文登记与行发
5.9.1公文行发前,须使用统一格式的《公文登记簿》登记
5.9.2公文须使用《发文登记簿》行发(临时性公文可采用原稿背书方式行发)。
收文人须在《发文登记簿》上签收。
5.10公文存档
5.10.1行发后的公文按《档案管理规定》存档
六、附件:
公文格式
声橡档案资料制度(试行)
一、目的:
加强集团声橡档案资料的及时归档和妥善保管
二、适用范围:
各公司、各市场及集团相关各职能部门(以下简称“各公司”)
三、定义:
3.1声像档案:
是指集团各部门、各品牌公司、各营业厅或个人在社会实践活动中直接形成的对国家、社会和公司有保存价值的录音、录影、照片、影片等辅以文字说明的历史记录
3.2声像档案:
一般由录音带、录影带、摄像带、照片(含底片)及文字说明等组成
3.3声像档案:
是公司卷宗的组成部分,必须由档案员集中统一管理
四、权责:
4.1总裁办:
负责宣导、解释及日常管理
4.2集团各部门、各品牌公司、各营业厅:
负责执行
五、内容:
5.1声像档案资料的收集
5.1.1 收集范围:
(1)反映公司主要职能活动工作成果和存在问题的声像资料;
(2)各级领导人和着名人物叁加的与公司有关的重大活动的声像资料;
(3)集团有关人员组织或叁加的重要会议的声像资料;
(4)涉及公司权益的声像资料;
(5)其他单位形成的与公司有关的重要声像资料;
(6)其他具有保存价值的声像资料;
5.1.2 收集时间:
(1)声像档案资料由各部门兼职档案员负责收集,应在档案资料形成後一周内交予集团档案室。
(2)档案员有责任随时徵集具有保存价值的声像档案资料。
5.1.3 收集要求:
(1)录音带、录影带、摄像带、照片(含底片)和文字说明要收集齐全,按时归档并建立归档控制措施。
凡未按规定归档的,其形成费用不予报销,以防散失;
(2)接收原版、原件,特殊情况下可接收复制件;
(3)声像资料的内容要真实,底片、原件与影像、复制品要相符。
5.2声像档案的整理
5.2.1声像档案的整理,包括分类、组合、排列和编目,使其系统起来,便於保管和利用。
5.2.2声像档案的整理由摄录人员负责,相关的兼职档案员协助。
5.2.3分类、编号:
(1)照片档案按年代、问题分类。
同属一类的照片按时间顺序编号,同时填写其底片号。
底片在卷宗内编流水号。
格式:
卷宗号-流水号。
(2)录音带、录影带、摄像带按年代-问题分类,按内容编号。
同一内容分录几盘的应视爲一个案卷,编一个案卷号,然後每盘再依次编排序号。
(3) 编注与其他载体档案相联系的叁照号。
格式爲(档案形态)档号/(档案形态)档号。
5.2.4 保管期限:
应视其内容的重要程度、时间、名称、可靠程度、有效性等因素,划定保管期限。
5.2.5 文字说明的编写:
(1)文字说明包括事由、时间、地点、人物、背景、作者(摄制者)等。
(2)编写文字说明的要求:
A、准确揭示档案资料的内容,概括其反映的全部资讯,标注专案正确齐全;
B、照片的自然张(内容相近的亦可以若干张)编写文字说明。
录音带、录影带、摄像带按案卷编写文字说明。
一组声像资料联系密切的应加文字说明:
C、文字简洁、语言通顺;
D、时间用阿拉伯数字表示。
5.2.6 编制格式:
(1)照片编制采用横写格式。
其格式爲照片/底片号-文字说明-叁见号-摄制时间-摄制者。
(2)录音带、录影带、摄像带的编制格式:
在盒套上置标注页。
按要求逐项填写。
5.2.7 案卷要求:
(1)将具有共同主题内容的若干份声像资料组成案卷,集中编放。
(2)卷内目录:
照片、底片以自然张爲单元填写卷内目录;录音、录影带、摄像带以盒爲单元填写卷内目录。
(3)卷内备考表,用於说明卷内声像资料的整理、变动情况。
5.3声像档案的保管
5.3.1 声像档案入库前要进行检查,对已被污损的,要进行必要的技术处理。
5.3.2 保存条件:
(1)底片、胶片保存温度应保持在13-15℃之间,相对湿度应保持35%-45%;
(2)照片保存温度应保持14-24℃,相对湿度应保持37.5%-67.5%;录音、录影带保存温度应保持18-24℃,相对湿度应保持40%-60%。
5.3.3底片册、录音、录影带、摄像带应立放,磁带库必须避开磁场,磁场盒与盒的间距不小於3mm;存放磁带最好不用铁皮柜。
5.3.4 对库存的照片档案,要两年检查一次。
5.3.5 归档保存的声像档案,任何人不得私自撤销、抽出、清洗、消磁和涂改;销毁声像档案必须经过鉴定,征得归档单位同意,报经技术总监审批,登记造册。
5.3.6 建立健全声像档案统计制度,做好声像档案收进、移出、库存数量、保管情况、提供利用及效果等项统计工作。
5.4声像档案的借阅
5.4.1 建立声像档案借阅、利用流程,严格审批手续,根据声像档案的秘密程度,确定利用范围。
5.4.2具有专利的声像档案,外单位利用时,应按《中华人民共和国专利法》的有关规定办理。
5.4.3声像档案原版一般不得借出档案室之外。
如有特殊需要,经行政总监、
主管副总裁、总裁批准,方可限期外借。
利用率高的声像档案可将复制件外借;外单位借用或复制声像档案,由行政总监、主管副总裁、总裁批准批准,档案员具体办理,并按有关规定收费,实行有偿服务。
如在借用中造成损坏,借用单位负赔偿责任。
5.4.4在不影响保密的前提下,各部门可
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