物流部管理制度及操作流程.docx

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物流部管理制度及操作流程

操作流程（软件系统管理）

一、［采购流程］

[采购流程]

流程说明：

1．采购订单应包括如下信息：

供应商编号/名称、订单有效期、商品编号/名称、规格、数量、单价、交货日期。

2．采购订单在系统中有3种状态：

未完成；完成；取消

为防止缺货情况发生，采购人员须定期查看未完成订单的情况，敦促供应商在交货日期前送货。

供应商的供货是否及时，应作为对其考核的一项重要指标。

完成状态：

说明供应商在有效期内送货，DC完成入库。

取消状态：

说明供应商未在有效期内送货，订单失效。

二、［收货流程］

[收货流程]

采购以书面形式确认实际收货数量/价格

价格不符或送货数量大于采购数量

白联

每周《收货单》篮联及供应商送货单底联

粉联

收货员在外包装箱上贴好《货品信息标签》，填好相关信息，将商品放入指定仓位

收货员仔细清点商品，在《预检单》上填写实际收货数量及生产日期。

对于超过保质期1/5的商品拒绝收货

系统操作员录入实际收货数量及批号（生产日期），打印《收货单》一式3联，供应商签字确认后，在粉联盖收货章

商品到达，系统操作员调出相应采购订单，与供应商送货单核对商品品名、价格

财务

供应商

系统操作员将《收货单》白联、《预检单》及供应商送货单底联存档

通知采购，确认价格/数量

订单上没有的商品拒收

流程说明：

1．《收货单》的单号必须连续，且按顺序整理归档。

物流部负责人每月检查文件归档情况；

2．操作员应留存供应商的《送货单》两联，一联交给财务，一联存档；

3．操作员做入库操作时要注意核对价格，如供应商送货单价格与系统采购订单价格不符，应及时联系采购人员；

4．《货品信息标签》包括：

商品编号/名称、规格、起始数量、生产日期，请见《附件2》；

5．当订单是取消状态时，无法完成入库操作，须通知采购补订单，或拒收货品；

6．关于系统入库数量错误需修改的情况：

系统操作员每日需核对当日收货单据，发现错误及时更改，并让采购通知供应商。

每周与财务交接完单据后，收货数量将无法修改。

入库数量少于实收数量，通知采购补订单；入库数量大于实收数量，系统内做退回供应商处理。

三、［发货流程］

经销商通过网络或电话订货

白联

经销商/门店收到货时，仔细清点货物件数、检查外包装是否完好

外地送货

按照《收货须知》中的步骤处理

与对应的《销售订单》一起归档

与司机共同清点货物件数，填制运单，双方签字，装车、发运，

蓝联放入包装箱中

数量不符

数量无误

《差异统计表》、白联、运单

白、蓝联

每周将粉联

数据传输至DC

系统操作员调出销售订单并打印，交予发货人员

发货人员按照订单上的批号拣选商品，并放至待发货区。

备货完毕后签字确认，交予操作员

备货人员打好包装，并确保外包装箱的安全性

操作员按实际发货数量打印《销售单》，一式三联

业务部录入《销售订单》。

部门负责人审批，订单生效

财务

经销商/门店收到货时，首先检查外包装情况，并与送货司机当场共同清点商品数量

填写《差异统计表》，与送货司机双方签字

在《销售单》、运单上签收，留存蓝联

操作员《销售单》白联与对应的《销售订单》归档，运单统一归档，并对送货差异进行统计

北京市内送货

与司机共同清点货物件数，填制运单，双方签字，装车、发运

白、蓝联交给司机

对于预付货款业务，需再经过财务审批，订单生效

［发货流程］

流程说明：

1．《销售单》单号须连续、按顺序归档；

2．操作员要注意核对《销售单》与《销售订单》实际发货的金额，订单完成后将不能修改；

3．备货人员打包装时要确保包装安全，准确抄写收货人的姓名、地址、电话及货品件数；

4．备货时要先拣取散箱中的商品；

5．运输专员要及时完成《运输统计表》及《运输差异统计表》；

6．《收货须知》――《附件1》

《运输差异统计表》――《附件3》

《运输统计表》――《附件4》

四、[退货流程]［退货流程］经销商退货

送货上门

检查外包装

白、蓝联

破损/污染

白、蓝联

每周蓝联

有差异

无差异

完好

破损/污染

完好

检查外包装

财务

通知业务部与经销商联系

拒收，退回客户

物流公司出具破损证明

库管将商品放入相应仓位，并签字

操作员

物流部填写《退货验收单》

清点货物

签收

业务部受理经销商退货申请，创建《销售退货单》部门负责人审批，订单生效

物流部

《退货验收单》与《销售退货单》一并归档

QC检查产品质量

系统操作员打印《销售退货单》，交予库管

客户认可

经销商不认可

提货

流程说明：

1．《销售退货单》的单号必须连续，并按顺序归档；

2．对于无法正常销售的商品，在系统中要退入残次品仓库，物理库存库管上也要分开，留待退回供应商，再加工或报废。

退回供应商

采购员联系供应商处理退货事宜。

在系统中创建《采购退货单》

供应商到达仓库，操作员打印《采购退货单》，交予库管

库管取出需退货商品，与供应商共同清点，无误，

库管签字，交予操作员

操作员录入实际退货数量，完成《采购退货单》并打印，一式三联，供应商签字

供应商

财务

《采购退货单》按单号归档

粉联

蓝联

白联

流程说明：

1．《采购退货单》单号须连续，并按顺序归档；

2．操作员需仔细核对退货数量后再做出库，否则，完成操作后将不能修改。

五、［移库流程］

北京分公司系统根据安全库存自动生成移库单

北京分公司业务部根据促销等特殊原因手工创建移库单

业务部负责人审批，移库单生效

操作员打印移库单，交予库管

库管备货，签字

操作员完成系统操作，打印《出库单》，一式三联

装车，发运

财务

粉联

白联

与移库单一起存档

分公司人员接收货品，按北京市内经销商的收货步骤执行

蓝联

分公司在系统中调出《出库单》，完成收货入库。

《出库单》归档保留

[移库流程]

流程说明：

1．所有《出库单》须单号连续，顺序归档，完成操作后将无法修改；

2．北京分公司在收货时，不管实际数量是否有差异，系统中一律先按《出库单》的数量做入库。

实际数量差异在查明原因后做相应的处理。

六、［生产发料及成品入库］

［生产发料及成品入库］

生产部门根据生产订单创建领料单

生产部门负责人审批，领料单生效

生产部打印《领料单》，到库房领料

库管备料，与生产部员工共同清点，双方签字确认

操作员调出相应领料单，按实际数量打印《领料发货单》一联。

与《领料单》一起归档

生产完成，库管与生产部缴库人员按照生产订单共同清点成品的规格、数量，库管签字

操作员在系统中完成收货操作，打印《生产收货单》一联，缴库人员签字确认

《生产收货单》与《生产订单》一同归档

流程说明：

1．仓储收货员可将实际缴库商品型号与生产订单商品型号不符的商品或是超出生产订单数量的商品退回生产部。

七、［内部领用］

［内部领用］

流程说明：

1．《领用申请单》――《附件5》

八、［报损］

［报损］

物流部提交《报损表》，注明详细原因

总监或以上人员签字批准

物流部对商品进行销毁。

操作员在系统中完成操作。

QC签字确认

九、［盘点流程］

［盘点流程］

注意事项：

1．由物流部每月出具DC、分公司及直营店的盘点计划，并组织实施，财务部人员进行监督；

2．DC每周进行一次循环盘点，调整库存；每月进行一次物理盘点，与财务库存核对。

第三章操作流程（手工管理）

一、［收货流程］

［收货流程］

到货后供应商出示采购订单的传真件

系统操作员完成《入库统计表》，要注意生产日期的填写

收货员对照《采购订单》及《供应商送货单》完成收货，并签字确认

在《供应商送货单》上盖收货专用章，留存2联，1联存档，1联至财务

流程说明：

1．系统操作员需将每日的收货情况汇总，完成《库存统计表》

1．《入库统计表》――《附件6》

2．《库存统计表》――《附件7》

二、［发货流程］

［发货流程］

销售部填写《销售订单》

部门负责人签字

预收货款业务，须财务签字

传真至物流部，备货人员按照《销售订单》备货，参照软件系统管理的流程操作

系统操作员填写《出库单》一式四联

财务

出库单一联随货走，一联存档

系统操作员完成《出库统计表》及《库存统计表》

出库单两联

流程说明：

1．《销售订单》――《附件8》

《出库统计表》――《附件9》

《库存统计表》――《附件7》

第四章运输管理

公司必须与所有的物流服务商签订合同，每月对其考核，考核标准如下：

考核项目

计算公式

达标标准

满分

得分

备注

价格评估（25%）

合同价格

该公司价格/所有物流服务商平均价格

≤1.1

10

价格优惠措施

/

/

5

返回货款及时率

规定时间内返款次数/当月应返款总次数

≥75％

10

通常情况5-7天返一次款

运输时效评估（35%）

准时提货率

当月准时提货票数/当月所有发货票数

≥98.0％

10

准时送达率

当月准时送达票数/当月总发货票数

≥98.0％

15

货损货差率

当月货损货差金额/当月总发货金额

≤0.2％

10

服务水平评估（40％）

在途查询效率

/

/

8

客户投诉率

客户投诉次数/当月发货总次数

≤1％

12

应急事件处理效率

/

/

8

索赔处理情况

/

/

12

总计得分

说明：

1．达标标准一栏内有分值的项目为硬性指标，没达到该标准的物流服务商将停止合作；

2．无硬性指标的考核项目为物流部主观打分项目；

3．A级－≥90分可继续合作

B级－80～89分可继续合作

C级－70～79分暂停合作，限期整改

D级－≤70分终止合作

第五章部门内部绩效考核

物流部经理每月对本部门员工的工作绩效进行考核，主要考核指标包括物流工作的效率、准确率等，其他指标请参见人力资源部的考核内容。

考核标准如下：

说明：

1．满分100分

2．优秀－≥90分

良好－80～89分

及格－70～79分

不及格－<70分

附件1：

经销商收货须知

经销商收货须知

一收货须知

1．收到货时，须仔细清点货物件（箱）数，包装箱及封箱带是否完好，方可在运单上签收。

2．若包装箱有破损、内部液体渗露、变形的情况，应与送货人员共同按照《销售单》清点货品明细。

并让其出具破损证明，24小时内传真至总部。

证明应包括以下内容：

包装箱损坏情况；产品名称、数量、丢失/损坏情况。

注意：

证明人应为当地物流公司正式员工。

二验货须知

1．签收后，及时对商品进行清点，如有差异，须在48小时内向总部书面提出缺损商品的明细单，否则即视为完好收到货品。

2．经总部审核认可的缺损货品，须尽快将损坏的货品返回，总部收到后将补发新品。

三

附件2：

货物信息标签

货物信息标签

编号

批号

名称

收货日期

起始数量

拣货日期

拣货数量

注：

须贴在商品外包装箱的同一方向、同一位置，以方便日常查看。

附件3：

运输差异统计表

运输差异统计表

发货日期

到货日期

到货地点

商品编号

商品名称

规格

差异数量

备货人员

经销商名称

承运人

原因说明

附件4：

运输统计表

运输统计表

订单日期

省份

城市

客户名称

销售金额

代收货款金额

发货件数

运费

发货日期

到货日期

承运人

查询电话

运单号

备货人员

运单回收

备注

长途

保险

包装

提货

送货

合计

附件5：

领用申请单

领用申请单

部门

日期

申请人

领用事由

序号

商品编号

名称

规格

数量

备注

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

批准人:

领用人:

发货人:

附件6：

入库统计表

入库统计表

入库日期

供应商编号

供应商

商品编号

名称

规格

数量

批号

单价

总价

备注

合计

附件7：

库存统计表

库存统计表

附件8：

销售订单

销售订单

客户名称

订单编号

地址

订购日期

电话

付款方式

序号

商品编号

名称

规格

数量

单价

折扣率

折后价

总金额

备注

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

合计

制单人：

销售经理：

财务部：

发货人：

附件9：

出库统计表

出库统计表

出库日期

收货人

商品编号

名称

规格

数量

批号

售价

总金额

备注

合计