企业档案管理制度.docx
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企业档案管理制度
XX控股集团档案管理制度(试行)
第一条范围一、为规范集团档案工作,充分发挥档案作用,全面提高档案管
理水平,有效地保护及利用档案,为企业发展服务,结合本集团实际
情况,特制定本制度。
二、本制度规定了XX控股集团档案管理工作的范围、内容和方法,适用于集团各公司档案管理。
三、本制度包括《XX控股集团档案管理工作职责》、《XX控股集团档案分类、档号编制规则》、《XX控股集团文件材料归档及保管期限制度》、《XX控股集团档案保管与库房管理制度》、《XX控股集团电子文件归档与管理制度》、《XX控股集团档案借阅与保密制度》、《XX控股集团档案统计工作制度》、《XX控股集团档案工作目标管理考核制度》、《XX控股集团档案鉴定销毁制度》等九项附则。
第二条总则一、本制度所称的档案,是指集团在生产经营和管理活动中形成
的对国家、社会和企业有保存和利用价值的各种形式和载体的文件材
料;档案工作是企业基础管理工作的组成部分,是维护企业经济利益、合法权益和历史真实面貌的一项工作。
二、集团档案工作实行集中管理、统筹规划、统一制度、组织协调、监督指导;把档案工作列入企业发展规则和年度计划。
三、集团设立档案室,由集团总经理全面统筹决策集团档案工作;集团各部门、各公司设档案分管领导,负责对档案工作的监督、考核,集团档案室进行定期检查。
第三条规范性引用文件
GB/T18894电子文件归档与管理规范GB/T11821照片档案管理规范
GB/T11822科学技术档案案卷构成的一般要求
GB/T17678.1CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求DA/T1档案工作基本术语
DA/T13档号编制规则
DA/T15磁性载体档案管理与保护规范DA/T22归档文件整理规则
DA/T42-2009企业档案工作规范
DA/T28-2002国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范国档发【1988】4号基本建设项目档案资料管理暂行规定国家档案局令第10号《企业文件材料归档范围和档案保管期限
规定》
第四条奖励与处罚一、集团对档案管理工作中做出显著成绩的公司、部门或个人,
给予表彰和奖励。
二、对违反本制度及其相关附则、不按规定归档而造成文件材料缺失的,对档案进行涂改、抽换、伪造、盗窃、隐匿和擅自销毁而造成档案丢失或损失的直接责任者,依照企业相关规定进行处罚。
第五条附则一、本制度最终解释权归集团档案室,各公司可参照本制度另行
制定相关规定。
二、本制度及九项附则自发布之日起实施。
XX控股集团档案管理工作职责
1、贯彻执行《档案法》等有关法律、法规和方针政策,接受上级档案主管部门的业务指导监督及检查,建立健全XX控股集团《档案管理制度》。
2、档案工作人员应当忠于职守、维护史实,严格遵守保密纪律、爱岗敬业,刻苦学习,积极参加档案业务培训,提高业务能力和管理水平,努力实现档案管理标准化、系统化、规范化、科学化、现代化。
3、负责集团各类材料的收集、鉴定、整理、归档和保管工作。
积极主动地收集档案材料,接受档案文件、材料时,必须认真验收并办理好移交手续。
4、集团档案室集中统一管理集团的全部档案,统筹规划并负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、提供利用、销毁和移交工作,编制检索工具和汇编材料。
5、检查档案安全保管情况,发现问题要及时上报采取措施。
做好防潮、防火、防盗、防光、防尘、防高温、防有害气体、防有害生物工作,保证档案的完整与安全,维护档案的准确与系统。
6、集团档案室负责对各公司及各部门进行档案监督指导,监督、检查各公司档案工作,搞好档案集中和统一管理工作。
7、各公司兼职档案员负责本企业及所属单位文件归档工作的指导、监督、检查,推进档案业务的顺利开展。
8、加强档案队伍建设和业务宣传,提升全员档案意识。
XX控股集团档案分类、档号编制规则
1、本规则规定了集团档案的分类原则、分类方法、档号结构、编制原则和方法。
2、本规则适用于集团档案的分类整理、组卷、档号编制和排架管理。
3、集团档案设置八个一级类目,即1企业管理类(包括党群、行政、经营、生产)、2产品生产类、3工程建设类、4、基本建设类、5设备仪器类、6会计档案类、7职工管理类、8特种载体类。
4、根据档案的特点及档案形成和状态的不同,对职工管理类设三级类目;设备仪器类、会计档案类和特种载体类设二级类目;其余各类均为一级类目。
(见档案编制表)
5、分类方法
5.1企业管理类按公司代码—类目号—年度—保管期限分;
5.2产品生产类按产品名称分;
5.3工程建设类、基本建设类按工程项目分;
5.4设备仪器类按生产装置分;
5.5会计档案类按文件形成分;
5.6职工管理类按人物分;
5.7特种载体类按形态分;
6、公司代号的编制集团及各公司,是独立法人企业,由集团档案室统一以“公司代
号”代替公司全宗号。
“公司代号”设置如下:
集团01、有限02、园林03、高新04、房产05、运输06、混凝土07、采石场08、油料09、车检10、物业11、材检12。
7、类目的标识及案卷号、件号的编制。
7.1公司档案分类号统一用0—9阿拉伯数字标识。
7.2不同级位的类别直接用“·”断开。
7.3案卷号用阿拉伯数字标识,按排列次序流水编号,不应有空
号。
7.4件号用阿拉伯数字标识,不装订的案卷,卷内文件必须按件装订编号。
8、档号编制方法集团档案号结构分为三种:
8.1第一种为:
公司代码—类目号—年度—保管期限—件号,即每一机构(公司),在同一年内,按不同保管期限的文件排列顺序从“0001”开始标注,适用于企业管理类。
01—1—2012—Y—0001
件号
保管期限年度
一级类目号
公司代码
8.2第二种为:
公司代码—类目号—案卷号,适用于产品生产类、工程建设类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类、特种载体类。
01—3.—01—16
案卷号
二级类目号(项目号)
一级类目号公司代码
8.2.1产品生产类、工程建设类、基本建设类、设备仪器类、特种载体类在最小类下跨年度编制流水号。
8.2.2会计档案类在最小类下每年度编制流水号;
8.3第三种为:
类目号—案卷号,适用于职工管理类。
7.—01—16
案卷号或员工工号
二级类目号
一级类目号
8.3.1职工管理类以工作证号为先后次序编流水号,名人档案设三级类目,按内容先后编流水号。
8.4底图按入库先后,编流水号。
9、案卷排列的次序
9.1企业管理类在一级类目下,以件为单位按不同公司,在同年度内按不同保管期限(即永久、30年、10年),编号顺序排列。
9.2产品生产类、工程建设类、基本建设类案卷,在一级类目下
按阶段、工作程序排列。
9.3设备仪器类、会计档案类、特种载体类案卷,在二级类目下按先后顺序排列。
9.4职工管理类按员工工号次序排列,名人类案卷,在三级类目下按先后次序排列。
10、目录的编制方法
10.1总目录:
不分类别,按档案归档次序,以卷为单位大流水号登记,总目录有两本以上时,应进行编号,其号由公司代码—拼音字母及阿拉伯数字组成,例:
01-Z1,以此类推。
10.2分类目录:
在最小属类下,以卷为单位登记,分类目录在两本以上,应进行编号,编号为公司代码—类目号—目录本顺序号,例,01-4-1。
10.3归档文件目录:
每年按不同保管期限文件排列顺序,以件为单位登记,编制目录,即发文与复文一件时,只对复文进行编目,发文作为附件,但页数应算在一起。
10.4专题目录:
2-5类按项目、课题编制。
10.5底图总目录:
按照底图归档顺序,以张为单位进行登记。
10.6底图分目录:
按专业及归档顺序,以张为单位进行登记。
附:
档案编制表
一级类目
二级类目
三级类目
备注
类号
类名
类号
类名
类号
类名
1
企业管理类
2
产品生产类
3
工程建设类
4
基本建设类
5
设备仪器类
01
常规设备
02
压力容器
6
会计档案类
01
报表
02
账本
03
凭证
04
其他
7
职工管理类
01
名人档案
01
活动材料
02
荣誉证书
03
奖牌赠品
04
录音录像
05
照片
02
员工档案
一级类目
二级类目
三级类目
备注
类号
类名
类号
类名
类号
类名
8
特种载体类
01
照片
02
录音、录像
03
荣誉
04
光盘、硬盘
05
证件
06
印章
07
书画
08
匾
XX控股集团文件材料归档及保管期限制度
一、归档范围1、反映本企业在生产、服务、经营、管理等各项活动和基本历
史面貌的,对本企业各项活动、国家建设、社会发展和历史研究具有利用价值的文件材料;
2、本企业在各项活动中形成的对维护国家、企业和职工权益具有凭证价值的文件材料;
3、本企业需要贯彻执行的有关机关和上级单位的文件材料,非隶属关系单位发来的需要执行或查考的文件材料;社会中介机构出具的与本企业有关的文件材料;所属和控股企业报送的重要文件材料;4、有关法律法规规定应归档保存的文件材料和其他对本企业各
项活动具有查考价值的文件材料。
二、不归档范围
1、有关机关和上级主管单位制发的普发性不需本企业办理的文件材料,任免、奖惩非本企业工作人员的文件材料,供工作参考的抄件等;
2、本企业文件材料中的重份文件,无查考利用价值的事务性、临时性文件,未经会议讨论、未经领导审阅和签发的文件,一般性文件的历次修改稿、各次校对稿,无特殊保存价值的信封,不需办理的一般性来信、来电记录,企业内部互相抄送的文件材料,本企业负责人兼任外单位职务形成的与本企业无关的文件材料,有关工作参考的文件材料;
3、非隶属关系单位发来的不需贯彻执行和无参考价值的文件材
料;
4、所属和控股企业报送的供参阅的一般性简报、情况反映,其他社会组织抄送不需本企业办理的文件材料;
5、其他不需归档的文件材料。
三、归档要求
1、凡是需要归档的文件材料,都应当做到书写材料优良、字迹
工整、图样清晰,图纸必须符合国家制图标准,文件材料禁用铅笔、圆珠笔书写,并有利于长久保存。
2、归档文件材料必须保持成套性、系统性,能完整、准确地反映集团及各公司各项活动的真实内容和历史过程。
3、归档的文件材料必须遵循文件材料的形成规律和特点,保持文件之间的有机联系,区别不同价值,分类清楚、立卷合理、区别不同保管期限,便于保管和利用。
4、电子文档应有相应的纸质文件一并归档。
5、对归档的图纸修改必须经过有关部门负责人认可。
修改内容少时,可直接在图纸上“杠改”、“刮改”,同时应在修改处标注“修改标记;修改内容超过35%时,应另出新图代替,将原图纸作废,新图列入原图纸目录,并标明所代替的原图图号。
作废的图纸应注明新图的编号,根据需要另行保管。
四、归档时间
1、企业管理类,在次年5月底前,由各公司、各部门按要求组件、立卷后,向集团档案室归档,并办理移交手续。
2、会计档案类由各公司会计部门自行输入、编号、装盒,保管三年后,填写好移交清单,于每年3月底移交三年前档案到集团档案室,经核对后归档。
3、工程建设类、基本建设类在项目竣工验收后半年内归档,竣工文件及竣工图在移交档案室之前须经施工单位、监理单位、建设单位审核确认并盖骑缝章。
4、重要文件(企业内部机构变动、企业产权变动、临时活动中形成的资料)材料和特种载体档案须随时归档。
5、员工档案由集团人力资源部整理后统一移交档案室,归档时间原则上要求每年6月、12月各移交一次。
五、归档份数和手续1、各类文件材料一般归档一式一份。
重要的、利用频繁的和有
专门需要的可适当增加份数。
反映同一内容而形成不同的文件材料应保持其一致性。
2、需要向上一级档案馆(室)移交的档案归档一式二份。
3、按集团归档范围应归而未归档的内容,责任单位应出具情况说明并经所属公司领导签字确认。
4、归档时要认真填写、核对《移交目录清单》和《档案交接文据》,一式两份,交接双方签字,各留一份以备查考。
XX控股集团文件归档基本范围与保管期限参考表
序号
归档范围
保管期限
一、企业管理类
1
党、团、工会等党群工作文件材料
1.1
党员代表大会、职工代表大会、共青团代表大会
1.1.1
请示、批复、批示、通知、名单、议程、报告、领导人讲话、选举结果、会议记录、讨论通过的文件、决议、纪要、公告等文件材料
永久
1.1.2
大会发言、交流、会议简报
10年
1.2
党委会、工会委员会、工会会员代表大会、共青团团委(扩大)会,党群机关办公会会议文件材料
1.2.1
通知、议程、报告、决议、决定、公报声明、记录、领导人讲话、总结、纪要、讨论通过的文件、参加人员名单
永久
1.3
党务综合性工作
1.3.1
各项条例、规章制度、办法,工作计划、总结、各类专项活动工作通知、报告、党务工作大事记
永久
1.4
组织工作
1.4.1
党员干部考察、考核、任免、政审决定等
永久
1.4.2
入党、转正、退党、转入、转出等决定及党员名册,党团组织关系的介绍信及存根
永久
1.4.3
党群机构设置、调整、人员编制等方面的决定及通知
永久
1.4.4
党费收支文件材料
30年
1.4.5
党员学习教育等活动形成的文件材料
1.4.5.1
重要的
永久
1.4.5.2
一般的
10年
1.4.7
党员统计年报
永久
1.5
企业宣传统战工作报告、会议纪要、计划、总结文件材料、活动记录、精神文明建设方面文件材料
永久
序号
归档范围
保管期限
1.6
纪检与监察工作
1.6.1
纪检与监察工作的规定、决定、通报、通知、会议记录、纪要、计划、总结
永久
1.6.2
党风廉政反腐工作文件材料
30年
1.6.3
违纪案件立案报告、调查依据、审查结论、处理意见等文件材料
1.6.3.1
重大案件
永久
1.6.3.2
一般案件
30年
1.7
工会、共青团、妇联工作规划、年度计划、总结、规章制度、决定、通知、会议记录
永久
1.8
职工民主管理、表彰先进、劳保福利、职工维权、工会会费与财务管理文件材料、工会统计年报、工会会员名册
永久
1.9
女工工作、劳动竞赛、文体活动、计划生育等方面文件材料
1.9.1
重要的
永久
1.9.2
一般的
10年
1.10
共青团组织发展、劳动竞赛、表彰先进、团费管理、文体活动等文件材料
1.10.1
重要的
30年
1.10.2
一般的
10年
1.11
品牌、文化、宣传
1.11.1
各类荣誉表彰的相关文件
1.11.1.1
省级以上的
永久
1.11.1.2
其余
30年
1.11.2
企业品牌文化宣传文件
永久
1.11.3
反映本公司活动的报刊、广播稿、刊物、书籍等
永久
2
公司设立、变更、解散过程文件材料
2.1
公司筹办和设立的申请文件材料、政府相关部门批准设立企业的相关文件材料
永久
2.2
公司设立登记相关证照、证照变更登记文件材料
永久
2.3
公司章程送审稿、批准稿及正式文本
永久
序号
归档范围
保管期限
2.4
公司合并、分立、改制、破产、解散或其他变更公司形式等过程中形成的文件材料
永久
3
资产管理文件材料
3.1
资产权属证明文件材料
3.1.1
公司的土地、房屋、基础设施等不动产产权登记文件材料,重要的技术装备、设备等固定资产登记文件材料,自然资源的所有权、使用权、收益等申请、批准、登记文件材料
永久
3.1.2
公司拥有的商标权、专利权、著作权、计算机软件、商业秘密、技术诀窍等知识产权创造、申请、审批、登记、运用、保护和管理中产生的文件材料
永久
3.1.3
公司特许经营权证文件材料,本企业资质认证、商誉评估、信用等级等文件材料
永久
3.2
本公司资产与产权转让、买卖、抵押、租赁、许可、变更、清算、评估、处置、注销等资产变动文件材料,因产权变动所致职工身份变化的材料
永久
3.3
投资公司董事会、股东会文件材料、投资企业的财务报告、红利分配文件材料,股权证、转让协议等股权管理文件材料
永久
3.4
本公司在并购、参股、股权受让、基金业务及债权型投资等投资业务中形成的其他文件材料
永久
4
公司向有关机关、上级主管单位的请示、报告与有关机关、上级主管单位批复、批示
4.1
重要事项
永久
4.2
一般事项、无批复重要事项
30年
5
公司收到的有关机关、上级主管单位等相关机构制发的文件材料
5.1
涉及公司经营管理重要事项和其他重要事项的文件材料
永久
5.2
与公司经营管理等工作有关的一般性文件材料
10年
6
公司产权
序号
归档范围
保管期限
6.1
投资规划、决策等
永久
6.2
产权转让、变动协议合同等
永久
6.3
资产评估报告
永久
6.4
资产处置方案、归属方面的材料
永久
6.5
验资报告
永久
6.6
各类统计表
6.6.1
年度
永久
6.6.2
其他
10年
7
法律工作
7.1
法院判决书、调解书等诉讼和仲裁等文件
永久
7.2
一般法律事务工作文件
30
7.3
案件、纠纷、行政处罚、复议文件材料及公证事务中结论性材料
永久
7.4
案件、纠纷、行政处罚、复议文件材料及公证事务中调查、协调形成的文件材料
30年
8
社会责任工作文件材料
8.1
社会责任报告
永久
8.2
参与和投入社会公益、慈善、捐赠事业的记录文件材料
永久
8.3
赈灾、扶贫、献血、拥军优属等文件材料
永久
8.4
本公司的史、志、年鉴、大事记、组织沿革等编研成果,本企业编辑出版的书、报、刊等出版物
永久
9
经营计划、决策文件材料
9.1
公司章程、董事会构成及变更方面的文件
永久
9.2
股东大会文件、董事会、股东会会议纪要、工作报告、声明、决定、决议、通知、名单、议程、报告、讨论通过的文件、公告、总结、名单等
永久
9.3
公司中长期规划,重要的经营决策文件材料、总结、年度大会材料、年度组织史
永久
9.4
年度计划、任务目标、总结文件材料
永久
9.5
半年、季度、月份等计划、总结文件材料
10年
9.6
经营目标责任书、考核评价文件材料
30年
9.7
经理办公会议纪要、参加人员名单
30年
序号
归档范围
保管期限
9.8
公司的发文(各项规章制度、管理办法与条例等)
永久
9.9
各类年度考核结果
30年
9.10
表彰大会、动员大会的文件材料通知、名单、报告、讲话、总结、决议、决定、录音录像
永久
9.11
公司组织架构、人事任免
9.11.1
公司层面
永久
9.11.2
其他
短期
10
市场销售与开发
10.1
营销工作总结、制度,营销组织等
永久
10.1
销售工作规划、计划等
30年
10.2
市场推广、营销宣传等文件材料
30年
10.3
销售合同、协议、函件等
永久
11
采购管理
11.1
采购管理制度、规定、办法
永久
11.2
采购台帐、统计表
30年
11.3
采购审批手续、招投标文件材料、合同、协议、来往函件等
30年
12
与其他单位或个人发生的业务关系形成的文件
12.1
战略合作协议、重要谈判的合同协议
永久
12.2
短期合同或协议及其补充件
30年
13
生产组织
13.1
生产组织规章制度、办法、总结等
永久
13.2
生产组织工作规划、计划、报告
30年
13.3
生产调度会议记录
30年
13.4
月度生产计划类
10年
13.5
各类月度统计报表
10年
14
质量管理
14.1
质量工作条例、制度、规定、总结,质量体系建设、运行及管理文件材料,产品创优获奖证书
永久
14.2
质量异议处理、事故分析及处理文件材料、质量认证、检查、评比文件材料
永久
14.3
全面质量管理工作形成的文件材料
30年
14.4
质量检测、化验、试验文件材料
30年
序号
归档范围
保管期限
15
安全生产
15.1
安全技术管理制度、办法、总结、自然灾害、生产安全事故抢救、调查、处理文件材料
永久
15.2
安全技术管理规划、计划、通报、会议记录、安全体系建设文件材料等
30年
15.3
安全、消防教育、应急演练活动文件材料
10年
15.4
安全生产责任书
10年
16
档案管理
16.1
档案开发、移交清单、销毁清册
永久
16.2
档案利用记录
30年
16.3
档案信息数据备份文件(移动硬盘、光盘等)
永久
17
信息化管理
17.1
信息化管理制度、总结等文件材料
永久
17.2
信息化发展规划、计划、办法等
30年
17.3
信息系统开发、实施过程评审文件材料
30年
17.4
信息系统运行维护、数据管理、安全保密等方案、记录、报告
30年
二、产品生产类
1
计划决策阶段
1.1
研究调查
1.1.1
市场调查、技术调查、考察、预测报告、调研综合报告
长期
1.1.2
技术、经济可行性研究报告、市场需求分析报告、收益预测分析报告
长期
1.2
决策
1.2.1
发展建议书、技术建议书、协议书、委托书、合同
永久
1.2.2
专题分析报告、专题会议纪要
长期
1.2.3
方案论证报告
长期
2
设计阶段
2.1
产品研究、设计计划
长期
2.2
技术、经济初步评价
长期
序号
归档范围
保管期限
2.3
研究试验大纲、试验报告
长期
2.4
产品设计标准
永久
2.5
技术设计说明书、产品设计图样、专题技术请示报告、设计评审报告
长期
3
试制阶段
3.1
试制
3.1.1
试制计划、方案、规程、报告
永久
3.1.2
工艺研究报告、工艺总体方案论证
永久
3.1.3
试制工艺流程、工艺标准
长期
3.1.4
试制工艺文件和工艺装备文件
长期
3.1.5
工艺评审报告
永久
3.1.6
试制运行记录、化验记录、试制过程纪要
长期
3.1.7
原材料
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