用友T6进销存流程.docx

用友T6进销存流程.docx

《用友T6进销存流程.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《用友T6进销存流程.docx（46页珍藏版）》请在冰豆网上搜索。

用友T6进销存流程

采购系统

采购选项设置功能说明

采购系统总体流程图

采购流程

1.请购（暂不执行）

采购请购单

采购请购是指企业内部向采购部门提出采购申请，或采购部门汇总企业内部采购需求提出采购清单。

请购是采购业务处理的起点，用于描述和生成采购的需求，如采购什么货物、采购多少、何时使用、谁用等内容；同时，也可为采购订单提供建议内容，如建议供应商、建议订货日期等。

注:

采购请购单是可选单据，用户可以根据业务需要选用。

【菜单路径】

供应链-采购管理-业务－请购－请购单

【操作流程】

1.请购单可以手工增加，也可以拷贝采购计划。

2.请购单可以修改、删除、审核、弃审、关闭、打开。

3.已审核未关闭的请购单可以参照生成采购订单，或比价生成采购订单。

【栏目说明】

业务类型：

选择，可为空。

▪默认为普通采购，有受托代销业务时，可选择受托代销。

▪为空时，可混输普通存货、受托代销存货。

▪有表体记录时，不可修改，只能在清空表体记录后才可修改。

采购类型：

录入或参照，可为空。

默认为采购类型设置的默认值，可修改。

单据号：

录入或自动生成。

用户可以设定单据生成规则，同一类型的单据号保证唯一性。

单据日期：

录入或参照，必填。

▪默认值为当前业务日期，即进入系统时输入的操作日期，可修改为任意日期。

▪参照日历；录入必须符合日期格式，即“yyyy-mm-dd”。

部门：

录入或参照，可为空.

▪单击〖参照〗按钮或按F2键，选择一个部门，或用键盘直接输入部门，确定后按[Enter]键。

▪若部门分级，只能录入最末级的部门。

▪设置检查部门权限，则填制单据时只能参照录入有权限的部门。

业务员：

录入或参照，可为空。

▪单击〖参照〗按钮或按F2键，选择一个业务员，或用键盘直接输入业务员，确定后按[Enter]键。

▪若先输入部门再参照职员档案，则只能参照该部门的业务员，但可手工录入其他业务员。

▪设置检查业务员权限，则填制单据时只能参照录入有权限的业务员。

制单人：

新增或修改单据保存时，系统带入当前操作员。

审核人：

审核时，自动带入当前操作员。

关闭人：

关闭时，自动带入当前操作员。

提示：

设置检查操作员权限时，则查询、修改、删除、审核、关闭单据时，只能对单据制单人有权限的单据进行操作；弃审对单据审核人有权限的单据进行操作；打开对单据关闭人有权限的单据进行操作。

请购单列表

请购单列表将符合过滤条件的请购单记录以列表的格式显示，便于用户快速查询和操作单据。

2.现存量查询

用户可以查询存货的最新现存量信息。

【菜单路径】

供应链-采购管理-业务－采购现存量查询

3.采购订货（暂不执行）

【业务流程】

1.根据《采购管理》的请购单填制，也可以在《采购管理》直接录入采购订单。

2.采购订单发送给供应商，企业根据供应商的反馈可对采购订单进行修改、审核。

3.企业也可以在内部审核后发送给供应商，如需修改则弃审采购订单后再修改。

4.货物到达企业后，填制采购到货单，或直接根据采购订单生成到货单。

5.经过仓库的质检和验收，填写采购入库单。

6.对于已执行完成的订单和不再执行的订单，可以关闭订单。

已关闭订单打开后，仍可使用。

7.通过采购订单执行统计表，可以查询订单的货执行情况。

8.可以查询临期或逾期的采购订单。

采购订单

采购订单是企业与供应商之间签订的采购合同、购销协议等，主要内容包括采购什么货物、采购多少、由谁供货，什么时间到货、到货地点、运输方式、价格、运费等。

它可以是企业采购合同中关于货物的明细内容，也可以是一种订货的口头协议。

通过采购订单的管理，可以帮助企业实现采购业务的事前预测、事中控制、事后统计.

【操作流程】

1.采购订单可以手工录入，也可以参照请购单、销售订单、采购计划（MRP、ROP）生成；直运采购订单必须参照直运销售订单生成；可以批量生单。

2.采购订单可以修改、删除、审核、弃审、变更、关闭、打开。

3.已审核未关闭的采购订单可以参照生成采购到货单、采购入库单、采购发票。

注：

采购订单是可选单据，但必有订单时，订单必有。

【业务规则】

1.审核：

审核订单可以有三种含义，用户可根据业务需要选择其中一种：

2.采购订单输入计算机后，交由供货单位确认后的订单。

3.如果订单由专职录入员输入，由业务员进行数据检查，确定正确的订单。

4.经过采购主管批准的订单。

1）新增采购订单

1.进入单据界面，系统显示所选的单据格式，及最后一次操作的单据。

2.单击〖增加〗按钮，系统自动新增一张空白的单据。

3.手工输入单据表头和表体内容：

直接录入或参照，录入存货后系统自动带入相关信息。

根据业务规则，不同单据有不同的必填栏目，如为空系统提示用户输入,蓝色为必录项,采购类型为必录项.

4.用户也可拷贝来源单据，并可与来源单据建立关联关系.

注:

在表体单击右键,可看到可拷贝采购计划,采购请购单等.

5.要删除某行，将光标移到当前行，单击〖删行〗，即删除当前行。

6.要增行，可将光标移到表体尾部空行处录入，也可按〖增行〗增加一行（行前序号由黑变为红）。

7.要修改栏目，用鼠标单击要修改的数据项，直接输入要修改的数据。

8.如果不想保存当前输入的单据，单击〖放弃〗按钮，则放弃当前新增的单据。

9.该张单据被确认正确后，单击〖保存〗，保存该单据。

10.未保存单据时，如退出当前界面，则系统提示“此单据尚未保存，继续退出吗？

”，如选择是，则不做保存退出；如选择否，则返回录入状态。

11.单据增加完毕，再重复2-9步骤，增加下一张单据。

12.当所有单据填制完毕，用鼠标单击〖退出〗按钮或当前窗口右上角〖×〗，退出填制单据功能。

【注意事项】

1.新增单据为“录入”状态，可以进行修改、删除操作。

2.在未保存前可以按〖放弃〗，放弃当前填制的单据。

3.在保存后可以按〖删除〗，删除当前未审核的单据。

4.同一张单据上可以有相同存货、相同自由项的记录存在。

5.用户选择或输入存货后，系统自动将该存货的代码、名称、规格型号、计量单位、自定义项等信息带入单据。

2）修改采购订单

修改已填制的单据有两种方法：

▪在单据卡片界面进行修改。

▪在单据列表界面选择单据，进入单据卡片界面进行修改。

【注意事项】

下列情况不允许修改单据：

∙已审核的单据。

如要修改，则需将已审核未执行的单据弃审，已执行的单据不可弃审。

∙已关闭的单据。

如要修改，则需将已关闭的单据打开并弃审，已执行的单据不可弃审。

∙有下游单据生成，或被其他功能、其他系统使用，视为单据已经执行，已执行的单据不可弃审。

如需修改，则需将生成的下游单据删除，或取消其他系统的相关操作（如记账、制单等），有效单据为审核状态的单据还需要再弃审。

∙《采购管理》入库单、采购发票：

已结账月份的单据。

∙已审核已执行的采购订单可以变更，但是只能修改有限栏目

3）删除单据

如不需要，则可以将该单据删除。

单据只能整张删除.

删除已填制的单据有两种方法：

▪在单据卡片界面进行删除。

▪在单据列表界面选择单据，进入单据卡片界面进行删除。

【注意事项】

▪下列情况不允许删除单据：

∙已审核的单据。

如要删除，则需将已审核未执行的单据弃审，已执行的单据不可弃审。

∙已关闭的单据。

如要删除，则需将已关闭且未执行的单据打开并弃审，已执行的单据不可弃审。

∙有下游单据生成，或被其他功能、其他系统使用，视为单据已经执行，已执行的单据不可删除。

如需删除，则需将生成的下游单据删除，或取消其他系统的相关操作（如记账、制单等），有效单据为审核状态的单据还需要再弃审。

∙《采购管理》入库单、采购发票：

已结账月份的单据。

∙用户要尽量少用〖删除〗按钮删除单据，如果单据确实不正确，可以修改该单据。

4）审核/弃审单据

在实际业务过程中，审核常常是对当前业务完成的确认。

有些单据只有经过审核，才是有效单据，才能进入下一流程，被其他单据参照或被其他功能、其他系统使用。

单据审核后，可以弃审。

有下游单据生成，或被其他功能、其他系统使用，视为单据已经执行，已执行的单据不可弃审。

单据只能整张审核/弃审，不可拆单。

在单据列表中选择了一条单据记录，系统自动选取该记录所属单据的所有记录。

审核/弃审单据有三种方法：

▪在单据界面进行审核/弃审。

▪在单据列表界面双击单据记录，进入单据卡片界面进行审核/弃审。

▪在单据列表界面选择多张单据，进行批量审核/批量弃审。

【注意事项】

▪审核没有数据修改功能，如果发现单据的数据有错误，可以先进行修改，然后再作审核。

▪只要该单据未审核，不管该单据是否记账或当月是否结账，均可对该单据进行审核。

▪已审核的单据不能再修改、删除；不能再审核。

▪审核后的单据为有效单据，可以被其他单据或其他系统参照、使用。

▪以下单据不可弃审：

∙已执行的单据或已关闭的单据。

∙有下游单据生成，或被其他系统使用的单据，除非将生成的下游单据删除，或取消其他系统的相关操作（如记账、制单等）。

请购比价生单

根据请购单的待购数量，可结合供应商存货价格表，进行比价采购，生成采购订单。

【操作步骤】

1.进入请购比价生单界面，显示过滤界面。

2.输入过滤条件，按〖过滤〗可过滤出符合条件的采购请购单列表；用户可以按工具栏〖过滤〗按钮重新查询。

3.点击〖选择〗，则选择当前行；再点击，则取消选择；可〖全选〗、〖全消〗。

4.按〖比价〗系统自动进行比价，并将供应商存货价格表中该存货最低进价的供应商及其单价、税率带入；如无则不带入。

5.用户可以在“供应商简称”栏目重新参照，在供应商存货价格表中有单价的供应商带入单价、税率、币种；没有单价的，仍为原有的价格、税率、币种。

6.选择供应商后，可以修改数量、价格、税率、币种等内容。

7.按〖生单〗，则系统将所有已选择的请购单行生成采购订单，其中按照存货是否受托属性，分别生成普通、受托两种业务类型的订单。

8.如继续比价生单，请继续2-7步骤。

4.采购到货（暂不执行）

到货单

采购到货是采购订货和采购入库的中间环节，一般由采购业务员根据供方通知或送货单填写，确认对方所送货物、数量、价格等信息，以入库通知单的形式传递到仓库作为保管员收货的依据。

采购到货单是可选单据，用户可以根据业务需要选用；但启用《质量管理》时，对于需要报检的存货，必须使用采购到货单。

采购到货单流程图

 【操作流程】

1.采购到货单可以手工新增，也可以参照采购订单生成；但必有订单时，采购到货单不可手工新增。

2.采购到货单可以修改、删除。

3.采购到货单可以参照生成到货退回单，参照生成入库单。

注：

采购到货单可以只录入数量，不录入单价、金额。

单据操作参考采购订单操作.

到货退回单

到货退回单是采购到货单的红字单据。

【操作流程】

1.采购到货退回单可以手工新增，也可以参照采购订单、原采购到货单生成。

但必有订单时，不可手工新增。

2.如果采购到货单要求检验，则采购退回单只能参照采购不合格品处理单处理方式是退货的记录。

3.采购到货退回单可以修改、删除。

4.采购到货退回单可以参照生成红字入库单。

单据操作参考采购订单操作.

5.采购入库（执行）

采购入库是通过采购到货、质量检验环节，对合格到货的存货进行入库验收。

暂估处理：

本月存货已经入库，但采购发票尚未收到，可以对货物进行暂估入库；待发票到达后，再根据该入库单与发票进行采购结算处理。

《库存管理》未启用前，可在《采购管理》录入入库单据；《库存管理》启用后，必须在《库存管理》录入入库单据，在《采购管理》可查询入库单据，可根据入库单生成发票.

【业务流程】

普通采购业务流程图

普通采购业务流程

1.请购部门填制采购请购单。

2.采购部门根据采购请购单进行比价。

3.采购部门填制采购订单。

4.采购部门将采购订单发送给供应商，供应商进行送货。

5.货物到达企业后，对收到的货物进行清点，参照采购订单填制采购到货单。

6.经过仓库的质检和验收，参照采购订单或采购到货单填制采购入库单。

7.取得供应商的发票后，采购部门填制采购发票。

8.采购部门进行采购结算。

9.将采购入库单报财务部门的成本会计进行存货核算，将采购发票等票据报应付账会计进行应付账款核算。

采购入库单

采购入库单流程

未与《库存管理》集成

【操作流程】

1.采购入库单可以手工新增，也可以参照采购订单、到货单（到货退回单）填制，也可以拷贝其他采购入库单、采购发票。

必有订单时，不可手工新增。

采购入库单可以修改、删除。

2.采购入库单可以参照生成发票。

3.采购入库单与发票可以进行采购结算。

 与《库存管理》集成

1.采购入库单在《库存管理》进行维护。

2.采购入库单可以生成发票。

3.采购入库单与发票可以进行采购结算。

红字入库单

红字入库单是采购入库单的逆向单据，在采购业务活动中，如果发现已入库的货物因质量等因素要求退货，则对普通采购业务进行退货单处理。

如果发现已审核的入库单数据有错误（多填数量等），可以原数冲回，即将原错误的入库单，以相等的负数量填制红字入库单，冲抵原入库单数据。

系统启用时，用户可以输入期初入库单。

6.采购发票处理

发票

采购发票是供应商开出的销售货物的凭证，系统将根据采购发票确认采购成本，并据以登记应付账款。

企业在收到供货单位的发票后，如果没有收到供货单位的货物，可以对发票压单处理，待货物到达后，再输入系统做报账结算处理；也可以先将发票输入系统，以便实时统计在途货物。

采购发票按业务性质分为：

蓝字发票、红字发票。

采购发票按发票类型分为：

∙增值税专用发票，增值税专用发票的单价为无税单价。

∙普通发票：

普通发票包括普通发票、废旧物资收购凭证、农副产品收购凭证、其他收据，这些发票的单价、金额都是含税的。

普通发票的默认税率为0，可修改。

∙运费发票，运费主要是指向供货单位或提供劳务单位支付的代垫款项、运输装卸费、手续费、违约金（延期付款利息）、包装费、包装物租金、储备费、进口关税等。

运费发票的单价、金额都是含税的。

运费发票的默认税率为7，可修改。

【业务流程】

1.填制采购发票，可手工填制，也可参照单据生成。

2.财务部门通过《应付款管理》对采购发票审核并登记应付明细账，并回填采购发票审核人。

3.采购结算会计对采购入库单和采购发票进行采购结算处理。

4.由于材料不合格或其他原因，企业如果发生退货业务，且发票已付款或对应的入库单已记账，则应输入红字发票进行冲销。

若发票未付款或对应的入库单未记账，则您可通过取消结算，修改发票即可。

5.通过统计账表查询各采购发票的有关信息。

采购发票单据流程

【操作流程】

1.采购发票可以手工新增，也可以参照采购订单、采购入库单（普通采购）填制；采购发票也可以拷贝其他采购发票填制。

受托代销结算后生成受托发票。

必有订单时，采购发票（专用、普通）不可手工新增，只能参照生成。

2.采购发票可以修改、删除。

3.采购发票可以现付、弃付。

4.采购发票与采购入库单可以进行采购结算。

5.采购发票可以在《应付款管理》进行审核，同时回填采购发票的审核人。

专用采购发票

专用采购发票即增值税专用发票，单价是无税单价、金额是无税金额。

普通采购发票

普通发票包括普通发票、废旧物资收购凭证、免税农产品收购凭证、其它票据，单价是含税单价、金额是价税合计。

注意事项:

采购专用发票、普通发票、运费发票的区别：

▪表头默认税率不同。

▪订单、到货单、专用发票的表头税率，根据专用发票默认税率带入，可修改。

▪普通采购发票的表头税率默认为0，可修改。

▪运费发票的表头税率默认为7，可修改。

▪单价的含义不同。

▪订单、到货单、专用发票的单价即为无税单价。

▪普通发票、运费发票的单价即为含税单价。

▪金额的含义不同。

▪订单、到货单、专用发票的金额即为无税金额。

▪普通发票、运费发票的金额即为价税合计。

▪税额的含义不同。

▪订单、到货单、专用发票的税额即为无税金额*税率%。

▪普通发票、运费发票的金额即为价税合计*税率%。

处理现付

现付业务指在采购业务发生时，立即付款开发票。

在实际业务中当采购人员在采购取得货物的同时将货款先行垫付，这时需将款项直接支付给本单位的采购人员。

在采购发票保存后就可以进行现付款处理，已审核的发票不能再做现付处理。

现付单据流程图

1.进入发票单据界面，系统显示所选的单据格式，及最后一次操作的单据。

2.用鼠标点击〖上张〗、〖下张〗、〖首张〗、〖末张〗按钮，查找需要现结的单据；或点击〖定位〗按钮，利用定位功能查找需要现结的单据。

3.现结当前单据：

点击〖现付〗，系统弹出现付窗口，录入现付内容。

4.按〖确认〗，则对当前单据进行现付，发票左上角注明“已现付”红色标记。

5.弃付当前单据：

点击〖弃付〗按钮，系统将当前单据弃付。

6.现付/弃付完当前单据，再重复2-5步骤，直至所有需要现付/弃付的单据现付/弃付完毕。

【业务规则】

▪无论是否做采购结算，都可以进行现付。

▪支持外币现付，现付汇率以发票上的汇率为准。

▪应付金额＞0时，结算金额必须＞0；应付金额＜0时，结算金额必须＜0。

▪支持全额现付和部分现付，结算金额不得大于应付金额。

▪现付处理后在《应付款管理》进行付款核销处理。

▪已审核记应付账的采购发票不能进行现付；已现付的采购发票记账后不能取消现付。

7.采购结算

采购结算也称采购报账，是指采购核算人员根据采购入库单、采购发票核算采购入库成本；采购结算的结果是采购结算单，它是记载采购入库单记录与采购发票记录对应关系的结算对照表。

采购结算从操作处理上分为自动结算、手工结算两种方式；另外运费发票可以单独进行费用折扣结算。

采购结算单据流程图

▪入库单与发票结算

▪蓝字入库单与红字入库单结算

▪蓝字发票与红字发票结算

▪运费发票与入库单结算，也可直接与存货结算

▪参照入库单生成发票时可以进行结算

删除结算单

1.进入结算单列表或结算明细表，显示过滤窗口。

2.输入查询的过滤条件，单击〖确认〗按钮，系统显示满足用户条件的结算单列表。

3.双击要删除的结算单记录，进入采购结算表窗口。

4.按〖删除〗，系统提示“确实要删除该张单据吗？

”

5.按〖是〗则删除当前结算单，按〖否〗返回单据窗口。

6.按〖退出〗返回结算单列表或结算明细表窗口。

自动结算

自动结算是由系统自动将符合结算条件的采购入库单记录和采购发票记录进行结算。

系统按照三种结算模式进行自动结算：

入库单和发票、红蓝入库单、红蓝发票。

1.进入自动结算界面，显示条件过滤窗口。

2.用户可以根据需要输入结算条件，系统根据输入的条件范围自动结算，并产生结算结果列表。

如没有则提示“没有符合条件的单据，不能继续”。

3.单击工具栏的〖退出〗按钮或单击窗体右上角的小叉子，结束自动结算。

4.进入【采购结算单列表】，可查询、打印本次自动结算结果，可以删除采购结算单。

手工结算

用户可以使用手工结算功能进行采购结算，内容包括：

∙入库单与发票结算。

∙蓝字入库单与红字入库单结算。

∙蓝字发票与红字发票结算。

∙溢余短缺处理。

∙费用折扣分摊。

手工结算时可拆单拆记录，一行入库记录可以分次结算；可以同时对多张入库单和多张发票进行手工结算。

手工结算支持到下级单位采购、付款给其上级主管单位的结算；支持三角债结算，即甲单位的发票可以结算乙单位的货物。

 【操作流程】

1.进入手工结算界面。

2.按〖选单〗按钮，显示结算选单界面。

3.选单后返回结算选单界面，窗口上方带入发票记录、入库单记录，窗口下方带入费用折扣存货发票记录、运费发票记录。

4.入库数量与发票数量不符时，可录入溢余短缺数量、金额，将两者数量调平。

5.费用分摊：

用户可以把某些运费、挑选整理费等费用按会计制度可以摊入采购成本，按〖选单〗时手工选择费用折扣存货的发票记录，或按〖选单〗时选择运费发票记录，所选记录显示在窗口下方的费用结算列表。

6.选择分摊方式：

按金额、按数量，然后按〖分摊〗则将费用折扣分摊到入库单记录。

7.进行结算：

入库单、发票选择完毕后，按〖结算〗按钮，系统自动将本次选择的数据进行结算。

8.结算完成后，系统把已结算的单据数据从屏幕上清除，您可以继续2－7步骤进行其它采购结算。

9.按〖关闭〗按钮，退出手工结算界面。

10.结算的结果可以在【结算单列表】功能中查看，可以删除采购结算单。

月末结账

月末结账是逐月将每月的单据数据封存，并将当月的采购数据记入有关账表中。

 【菜单路径】

业务－月末结账 

【操作流程】

1.进入【月末结账】，屏幕显示月末结账对话框。

2.选择结账的月份，必须连续选择，否则不允许结账。

3.用鼠标单击〖记账〗按钮，计算机自动进行月末结账，将所选各月采购单据按会计期间分月记入有关账表中。

4.月末结账后，可逐月取消结账，选中已结账最后月份，单击〖取消记账〗，则取消该月的月末结账。

 【注意事项】

▪结账前用户应检查本会计月工作是否已全部完成，只有在当前会计月所有工作全部完成的前提下，才能进行月末结账，否则会遗漏某些业务。

▪月末结账之前一定要进行数据备份，否则数据一旦发生错误，将造成无法挽回的后果。

▪没有期初记账，将不允许月末结账。

▪不允许跳月结账，只能从未结账的第一个月逐月结账；不允许跳月取消月末结账，只能从最后一个月逐月取消。

▪上月未结账，本月单据可以正常操作，不影响日常业务的处理，但本月不能结账。

▪月末结账后，已结账月份的《采购管理》入库单、采购发票不可修改、删除。

 【集成使用】

月末结账顺序图

▪《采购管理》月末结账后，才能进行《库存管理》、《存货核算》、《应付管理》的月末结账。

▪如果《采购管理》要取消月末结账，必须先通知《库存管理》、《存货核算》、《应付管理》的操作人员，要求他们的系统取消月末结账。

▪如果《库存管理》、《存货核算》、《应付管理》的任何一个系统不能取消月末结账，那么也不能取消《采购管理》的月末结账。

库存管理

初始设置

期初数据

账簿都应有期初数据，以保证其数据的连贯性。

初次使用《库存管理》时，应先输入全部存货的期初数据。

如果系统中已有上年的数据，在使用【结转上年】后，上年度各存货结存自动结转本年。

用于录入使用《库存管理》前各仓库各存货的期初结存情况。

▪不进行批次、保质期管理的存货，只需录入各存货期初结存的数量。

▪进行批次管理、保质期管理、出库跟踪入库管理的存货，需录入各存货期初结存的详细数据，如批号、生产日期、失效日期、入库单号等。

▪进行货位管理的存货，还需录入货位。

【操作流程】

1.进入期初结存界面，选择仓库，可选择录入顺序。

2.按〖修改〗进行录入状态。

3.按〖选择〗，选择存货；或按〖增行〗增加存货，可〖删行〗，按〖保存〗保存记录。

4.可审核、弃审，批审、批弃。

5.可从《存货核算》取数，可与《存货核算》对账。

修改期初数据

▪未审核的期初结存可随时更改，结转下年后仍可修改期初数据。

▪批次管