精品案例某知名企业采购及付款循环.docx
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精品案例某知名企业采购及付款循环.docx
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精品案例某知名企业采购及付款循环
內部控制制度
《採購及付款循環》
文件管制等級:
□管制文件 □非管制文件
文件履歷紀要頁
文 件 發 行 單 位
文 件 管 制 等 級
管理代表
□管制文件
□非管制文件
文 件 履 歷 紀 錄
版次
修 訂 內 容
核准
權責
編撰
日期
0
第1版(新發行)
1.
總則
1.1.制定目的
為促使本公司「內部控制」(InternalControl)之「採購及付款循環」(Purchase)程序,能有所遵循,特訂定本文件,俾利各相關單位遵循。
1.2.適用範圍
凡本公司有關「內部控制」之「採購及付款循環」作業程序與控制重點,悉依照本文件之規範辦理。
1.3.權責單位
資材、財會單位為本文件之權責單位,權責單位主管經承認單位授權,負責本文件之管制,並確保依據本文件之規範作業。
2.採購及付款循環
2.1.循環圖
【見】(資料1)「採購及付款循環圖」。
2.2.循環作業
本循環之各項作業:
1)請購作業(CP101),另訂之。
2)採購作業(CP102),另訂之。
3)進口作業(CP103),另訂之。
4)驗收作業(CP104),另訂之。
5)與合約不符作業(CP105),另訂之。
6)付款作業(CP106),另訂之。
7)差異分析作業(CP107),另訂之。
3.附則
3.1.制修廢與頒布實施
本文件屬於管理文件,經『經營會』審議後,呈請董事長核准承認後,交由權責單位頒布公告實施;修訂或廢止時亦同。
3.2.編號、版本、日期、頁次/頁數
本文件之項類、標題、編號、版本、實施日期、公司名稱、文件頁次/頁數等項,見本文件之頁首與頁尾。
3.3.附件
3.3.1.相關資料
(資料1)「採購及付款循環圖」
(資料1)「採購及付款循環圖」
預算
CP101
------→
請購
|
├---
--------
---┐
|
↓
↓
|
CP102
CP103
|
採購
進口
|
|
├---
--------
---┘
|
↓
|
CP104
|
驗收
|
|
|
|
↓
|
是否合格
否
CP105
|
------→
------→
與合約
不符
|
|
|
|
↓
|
是
|
|
|
|
|
├---
--------
---┐
|
↓
↓
|
CP106
入庫
|
付款
|
|
↓
|
CP107
|
差異分析
←------
---┘
第2節作業程序
1.提出需求
1.1.調節性採購
依市場行情、用料變動等採購之原物料,由資材部單位視經濟未來走向、市場狀況及預計用量等因素,決定訂購時機及數量種類,交由採購單位採購。
1.2.預算採購
依銷售預算或「客戶訂單」之進度,由生管單位填具「請購單」,經單位主管核准後再交給採購單位,並將請購核准紀錄填入採購預算內。
預算採購,包括下列二種採購:
1)直接材料(常用材料)
係指直接耗用之材料。
2)間接材料(常用物料)
係指間接耗用之材料,但不可缺之物料,其需用時間與數量也無法預知。
可憑用料單位之需料通知單現用現購。
2.檢查庫存
採購前應先檢查存貨是否具有下列情形:
1)目前存量尚未達請購點/安全庫存。
2)請購之商品品名、規格、廠牌有庫存品或替代品可供替代。
3)申請之原物料是否仍具採購價值,還是已失經濟性。
3.臨時需求
緊急採購由需求單位提出,經過庫存檢查後須採購者,經製造單位主管核准後,逕交採購單位購買,惟事後仍須補填「請購單」。
第3節控制重點
1)「請購單」必須詳細註明廠商、規格型式及需用日期等內容,如申請物品須採用特別運送及保存方式者,應加注意事項。
2)「請購單」必須經先作庫存審核,核准時應遵照核決權限辦理。
3)緊急採購不應經常發生,事後應補開「請購單」,追究原因是否為不可抗力,有無改善計畫。
4)應定期檢討「請購單」,有無延遲採購情形,請購數量應符合經濟採購量要求。
第4節相關資料
銷售預算、「客戶訂單」、「請購單」等。
第5節作業程序
1.查詢供應商資料
1)準備採購。
2)調閱「供應商資料/廠商料件基本資料報表」,了解過去採購及詢價紀錄。
3)向廠商詢比議價。
2.決定購買方式
依材料管理規定,決定應用下列何種方式購買:
1)詢價
金額較小,不須書面比價,但仍以詢價方式向最低價廠商採購者。
2)議價
採購人員經詢價後,如已知市價有下跌趨勢時,或有報價高於前批採購價格,或請購規格明確,但請購量較前批大等之情形者,仍應予以議價。
3)比價
若為特殊規格或供應廠商家數較少者。
4)牌價收購
根據核定之收購價格收購者。
5)長期合約採購
向簽訂長期供應合約,或專案報准之買賣合約廠商採購者。
6)招標
採購之材料如有三家以上可供應,且其預估採購金額較大達招標金額時,以公開招標為原則。
3.決定訂購事項
由承辦人員備妥資料及預擬訂購之廠商、數量、辦法等,經採購單位主管核准後採購。
4.更新紀錄
將不同購買方式之訂購及詢價資料,填入「供應商資料/廠商料件基本資料」內。
第6節控制重點
1)詢比議價資料平日應注意收集,須詳實完備,保持最新時效,供應商資料\廠商料件基本資料亦應隨時更新,保持正確紀錄。
2)「請購單\詢比議價單」必須經主管核准後,方得辦理採購。
3)辦理比價、議價、招標等作業應符合公司規定,外購進度亦須依預定採購程序控制追蹤。
4)大量採購之主料、副料、包裝材料,以合約採購為原則,並應保持兩家同時供料,以免受到供貨品質之限制,影響到生產作業。
5)重要採購合約簽訂前,須經法務單位或公證單位人員查核。
6)為提高進貨品質,降低進貨成本,便於管理,應建立可完全配合之協力廠商。
7)遇到市埸上各項原物料之供應將大幅變化時,須通知有關單位,以便事先連繫;報告呈核後,立即採取應變措施。
第7節相關資料
「供應商資料\廠商料件資料」、「請購單」、「詢比議價單」等。
第8節作業程序
1.需比例結匯
1)由採購單位計算結匯所需金額。
2)所需金額申請表及各類相關憑證,一併送交主管人員核准。
3)預付外購款,依請購案號或L/C逐案控制。
2.記帳
1)請款條件審核無誤後,開立應付憑單,製作傳票,記入帳冊。
2)應付憑單交由出納單位開出支票。
3)支票經簽章後,應交由經辦人申請開立信用狀。
3.申請信用狀
1)準備下列文件向結匯銀行申請開立信用狀:
(A)開發信用狀申請書。
(B)已繳納收訖或已核章之結匯申請單。
2)依法須申請輸入許可證者,尚須附輸入許可證。
3)於進口中國大陸海關,應先申請核對進口批文。
4)申請輸入許可證時,須具備下列資料,向國貿局或外匯銀行申請:
(A)商業發票(PerformanceInvoice)。
(B)目錄或型錄。
(C)特別規定。
4.銀行開具信用狀
上述手續無誤且未超過銀行之授信額度,則銀行將會開出信用狀。
5.在途品作業
1)起運點交貨條件之物品所有權已移轉時,應辦理投保運送等事宜。
投保依相關保險規定辦理。
2)對自行安排運送之貨品,須預先安排船期。
3)貨品裝船後,由賣方通知預定起岸日期,資材部單位準備安排進口報關事宜,並通知倉儲單位。
6.準備提貨
1)資材部單位於接獲船務公司通知預定到港通知後,通知倉儲單位、財會單位及報關公司(報關人員(深圳)。
2)倉儲單位接獲到貨日期、品名、數量後,預先安排人員搬運及存置位置。
3)財會單位於知悉預定結匯還款日後,安排調度各項財務資源,準備結匯。
7.結匯還款
1)檢核利息計算是否正確。
2)結匯費用是否依銀行之收費標準計算。
3)依請購案號或L/C編號,將每次支付費用記入每一批材料之「進口器材付款紀錄表」。
8.提貨
1)費用項目均為固定,多出項目應查核原因是否合理。
每一項費用是否均有合理憑證。
2)核算各項計算方式是否合理,計息起迄日期是否正確,有無扣除免費日期。
3)對於無支付標準之特別報關費用,是否依核決權限呈請核准。
4)實收數量少於裝運數量時,注意有無辦理索賠;實收數量少於公證數量時,有無向運輸公司提出索賠。
第9節控制重點
1)有關進口作業之各項預付費用支付、入帳、轉銷、收回及調整時,所應附之原始憑證必須經核准,內容必須合理。
2)應按同一進口採購案號之有關原始文件、合約、憑證等逐案彙集歸檔。
3)應將進口結匯之有關原始文件、合約、憑證等核對無誤後,始簽付。
4)預付貨款之支付一律規定以支票支付,並抬頭、劃線、禁止背書轉讓。
如以現金方式支付者,須合於現金付款方式。
5)已付款原始憑證應蓋付訖章,支付傳票背後應有領款人簽章,以免重複付款或冒領情事發生。
6)開發信用狀除應秉持公平互利外,更應避免下列條款:
(A)開立保兌信用狀。
(B)押匯手續由買方負擔。
(C)可裝運於甲板上。
(D)信用狀可轉讓。
(E)指定開狀銀行或押匯銀行。
(F)可憑倉庫收據(尚未裝船)押匯等。
7)在途產品之交運、保管應力求完好;撥交、移轉控制力求完整。
如有遺失或短少,責任必須明確;逾時甚久之在途產品,應追查原因。
8)合約、單據必須訂有寄存期間,如有逾期尚未處理者應查明原因。
9)注意出帳日期與在途日期相隔甚久者,是否為久懸帳未解,有無虛列帳目情形。
10)對於在途產品發生遺失及短損,依合約規定處理。
約定條款要合理,已支付費用不可損及公司權益。
11)核對進口數量與實際驗收數量必須相符,提貨時物品若有損壞或短少,應立刻請公證機構公認。
實收數量少於裝運數量,須辦理索賠。
12)是否有結匯費用不符規定者,或金額不符之情形,核算各項計費方式是否合理,計息起訖日期是否正確,每一項費用是否均有合理憑證。
第10節相關資料
「進口器材暫付款紀錄表」等。
第11節作業程序
1.採購通知倉儲
1)採購單位於確定採購內容及交期後應通知倉儲單位。
2)倉儲單位於收到經核准之「採購單」時,應依採購類別、數量、及約定日期預作倉位安排及堆高機等卸料工具之準備。
2.廠商交貨
1)廠商於交貨日備妥送貨資料(「送貨單」)、三聯式「發票」於廠內指定地點交貨。
2)屬計重之材料入廠時,應予過磅其重量,並以過磅單作為核對收料重量之依據。
3.警衛登記檢查
1)警衛應將廠商交貨卡車之資料,登錄於「進出廠登記簿」。
2)廠商交貨時,警衛人員應就廠商檢附之「送貨單」、與「採購單」核對,無誤後與倉儲人員聯繫,並由其指示廠商卸貨地點,並要求應依規定之堆疊方式卸料。
4.數量核對點收
1)卸貨完畢後,倉儲人員應依過磅單核對其重量,或依計算之方式核對數量。
2)核對無誤後,倉儲人員除簽章暫收材料外,並通知品管單位準備檢驗。
5.檢驗
1)材料暫收後,品管人員應依材料檢驗規定或是買賣合約辦理取樣,並開立「進貨檢驗報告單」。
2)檢驗之品質標準以採數值表示方法為原則(IQC檢驗標準)。
3)材料檢驗規定應包括:
(A)取樣樣品數。
(B)依該材料使用性質之重要性列出檢驗項目。
(C)各檢驗項目之品質標準或可接受範圍。
4)檢驗單位就檢驗結果評定樣品係正常或異常,並就檢驗情形加以說明,以供呈核及收用與否之參考。
6.入庫記帳
檢驗合格時,品管單位應將檢驗結果通知倉儲單位,並即登入「料件管制卡」進料欄內,辦理入庫,並於備註欄註明「收料單」之號碼。
7.請款
辦理入庫後,倉儲單位應將驗收單據(「驗收單」)、「發票」等轉送採購單位辦理請款。
8.索賠
1)若檢驗不合格時,則依核示結果辦理退換貨、扣款或索賠之手續。
2)依『與合約不符作業』規定辦理。
第12節控制重點
1)驗收作業應依照材料檢驗相關規定辦理。
2)發票之原物料名稱、規格、數量、金額與「送貨單」或「驗收單」必須相符。
3)原料驗收,必須會同驗收單位與採購單位辦理。
4)如已分批收料,倉儲人員應在「訂購單\採購單」上註明分批收料日期、數量,以影本送採購人員。
5)不合格之原物料應通知採購單位退回或扣款。
第13節相關資料
「採購單」、「送貨單」、「發票」、「進出廠登記簿」、「訂購單」、「進貨檢驗報告單」、「料料管制卡」、「進貨單」、「驗收單」等。
第14節作業程序
1)逾期未交貨之交易,應去電\寄函催辦。
2)違約情形若須經法律途徑解決時,交由公關單位提出告訴。
3)延期交貨之購置,按合約規定罰款。
4)所交貨品之品質、規範如不符合但仍可使用者,亦屬違約情形,如因急需而不能等候更換,改以減價收貨時,則由採購人員將計算處理方式填入「不履行合約處理單」,始可減價收貨。
5)將不履行合約情形及處理過程,記入「不履行合約處理單」,並核算不履行合約對公司之損失,列入供應商往來紀錄。
第15節控制重點
1)各項違約是否依供應商管理規定及合約規定處理。
2)貨品因檢驗不合格退回更換者,其交貨日期應以調換補送貨品到達日期為準。
3)所交貨品之品質、規格與合約不合,但可使用者,如因急需勉予驗收使用,應經有關單位主管事前認可,按規定扣款或減價
(折讓單)處理。
4)如因檢驗不合格退回更換,或因故申請延期交貨,必須事前報請公司有關主管同意,並確定逾期罰款或其他處理辦法。
5)如因非人力所能抗拒之災害而申請逾期免罰者,是否有事後立即檢具之認可證件。
6)因事實無法依採購合約所訂裁決者,其違約案件處理方式必須經有權人員批准。
第16節相關資料
「不履行合約處理單」「折讓單」等。
第17節作業程序
1.請款
1)倉儲單位於辦理收料手續完妥並經品管單位檢驗合格後,應將各項單據及「發票」(扣抵、收執二聯)轉送採購單位請款。
2)採購單位收到倉儲單位轉來之請款憑證,批上採購材料單價,經主管簽核後轉財會單位核對審核。
2.核對
財會單位依上述之程序詳細審核,若有不合規定或異常之情事者,應反映之。
3.記帳
1)請款條件審核無誤後,開立「應付憑單」,製作傳票,記入帳冊。
2)於每月固定日期整理「應付憑單」交由出納單位開出支票。
4.開立支票
1)出納單位收到支出傳票後,應注意其支付程序是否已齊備。
2)除現金支付外,原則以抬頭劃線禁止背書轉讓之支票支付。
3)支票送蓋印鑑時,應在支出傳票或「應付憑單」註明銀行戶號、支票號碼及日期。
4)支票之到期日應與付款條件相符。
5)若有廠商特別要求以非禁止背書轉讓之支票支付時,應報備主管核准後辦理之。
6)將支票號碼、到期日、帳號,填於「應付憑單」內。
5.蓋印
1)將填妥支票送印鑑保管人員審核、蓋章、簽字。
2)須先審核各項憑證是否齊全,始可蓋章、簽字。
6.領款
付款之時間,出納單位可視作業狀況而排定之,其方式:
1)以掛號郵寄。
2)定期(如每個月之5、20日等)。
3)隨時。
第18節控制重點
1)出納付款時,應嚴格核對支付憑證上之金額數目,領款人身份與印鑑必須相符;如有疑問,應於查詢後始能支付。
2)支付款項,除有特殊理由,得以現金支付外,其餘一律開立抬頭劃線支票;如受款人堅持免劃線或抬頭,應即聯絡資材部或經辦人員。
經其同意並保證無誤後,准予免填,必要時,得呈報董事長核准。
3)出納人員支付各項貨款及費用,支票或現款均應交予受款人或廠商,公司人員不得代領;如因特殊原因必須代領者,應經主管核准。
4)支付手續應俟支付單據審核完妥,並經財會人員編製傳票後始得為之。
5)請購案交貨延期罰款暨品質不良罰扣之列計,須經過詳細核對,確認合理。
6)已屆法定或約定支付期限,尚未支付者,應追查其原因並簽報催辦情形。
7)支票送蓋印鑑時,應在支出傳票或「應付憑單」上,註明銀行戶頭、支票號碼及日期。
8)已付款原始憑證是否蓋『付訖』章,支付傳票背後是否有領款人簽章,以免重複付款或冒領情事發生。
9)領款日期與列帳日期相隔甚久者,應查明其原因。
第19節相關資料
「發票」、「應付憑單」等。
第20節作業程序
1)將購買實際數量及金額與標準成本或預算比較,分析差異原因是否合理。
2)計算不良品比率是否過高,及分析是否有人為疏忽。
3)大宗用料之採購應分析其成本是否合理。
4)分析庫存呆廢料原因與變化情形,並通函各單位。
5)分析採購數量時機及運送方式是否經濟。
6)對各項差異原因,作通盤檢討並擬對策改善之。
7)研究各項購置成本及方法,是否有再降低之可能。
第21節控制重點
1)差異如係人為因素造成,當追查並懲戒或獎賞。
2)材料品質不良造成公司之損失,在許可範圍外者,必須索賠。
3)國外購置應利用避險方法,使成本固定或將匯率變動損失降
4)至最低。
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