企业信息化管理结构.docx
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企业信息化管理结构.docx
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企业信息化管理结构
企业信息化管理
主要指将企业生产过程、物料移动、事务处理、现金流动、客户交互等业务过程数字化,通过各种信息系统网络加工生成新信息资源,提供给各层次人们洞悉、观察各类动态业务中一切信息,以便作出有利于生产要素组合优化决策,使企业资源合理配置,以使企业能适应瞬息万变市场经济竞争环境,求得最大经济效益。
在现代信息技术飞速发展今天,企业生产经营管理方式正随着网络技术发展而朝着信息化、网络化方向发展,一场以互联网为标志信息技术革命正在改变着人类生产、生活,人类正步入信息经济时代。
在这个时代,一个企业现代信息技术水平高低,将成为企业竞争力强弱重要标志,企业只有迅速掌握好网络技术、利用好网络技术,按现代管理方法管理企业物流、资金流、信息流,实现企业管理信息化,才能全面提升企业资源配置水平,提高企业核心竞争力,从而提高企业经济效益,使企业在市场竞争中立于不败之地。
企业管理信息化是当今大势所趋,国内外许多企业集团都纷纷争相上马,极力把这种先进管理思想融入企业为其谋利。
对于中小型企业来说,实施企业管理信息化,也是时代所需、企业发展所需,可以说,在不久将来,没有企业信息化,就没有企业现代化,也就没有企业对市场敏捷应变能力。
但企业管理网络信息化实施对中小型企业来说并不是一件容易事,首先它本身是一项企业管理全身运动,是一项向传统管理模式挑战变革,需要决策层、管理层、技术层、应用层等各个层次共同努力才能推动;其次,它要以一定经济实力、技术水平、管理基础、人员素质为基础,要求企业要具有很强内部控制能力,能准确地将企业决策实施到位。
笔者通过参加本公司信息化管理实施过程,借鉴其他一些成功实施信息化管理企业经验,认为中小型企业管理信息化构建可从以下几个方面着手。
一、统一思想,领导重视、决策与参与,明明白白建设信息化企业管理信息化不仅是个技术问题,更是一项向传统落后管理模式挑战管理革命,是对企业原有旧经营方式、管理机制、组织形式、业务流程大变革。
要实施企业管理信息化,首先要解决是企业员工思想认识问题,特别是领导层对信息化建设认识问题。
企业一把手高度重视、直接决策,对企业信息化成功实施起着决定性作用。
例如公司组织形式重组、管理方式变革、业务流程再造、部门职能及利益再分配等等,势必要与一些习惯势力产生摩擦,如果没有领导坚定支持,并身体力行,这些变革是很难推动。
同时,信息化在初始化阶段,要把许多基础数据录入电脑,并要随时应对运行中出现各种问题,工作量是巨大,过程是枯燥,成绩却不是怎么明显,人们持观望态度用疑惑眼光审视着每一个关系到自已各个细节,这时领导支持和鼓励显得尤为重要。
所以,选择了信息化,就是选择了变革,各级领导应做好充分准备:
(1)首先应从思想上认识到信息化是一场“革命”,要做好与一切旧管理恶习作“斗争”准备;
(2)要加强对信息化知识了解和学习,要从心灵深处认识到信息化是时代所需,是加强企业管理、适应社会发展所需,不能盲从,同时也应看到实施信息化困难和阻力;(3)直接参与关键环节和重大事项讨论和计划制订工作,只是给予人力、物力支持还远远不够,要身体力行,亲自决策;(4)给予技术人员和实施人员以强大支持,在他们遇到困难和挫折时,及时给予激励。
所以,许多已成功实施信息化管理企业都说,信息化实施过程,实际上就是“一把手工程”,没有各级领导支持,实施信息化只能是纸上谈兵。
二、发动群众,全员参与,增强全员信息化意识,使全体员工自觉成为信息化实施推动者而不是“绊脚石”管理信息化是企业一项综合性全身运动,几乎涉及企业所有业务领域,需要企业各层次人员共同参与才能明确现有和潜在信息需求,从而设计出科学、实用、符合企业战略发展要求信息化方案;况且信息化应用,使用得最多是各流程和各终端各个用户,用户对业务流程最熟悉,系统使用效果直接与他们利益密切相关,他们提出建议也最具有针对性,所以信息化建设不是一个部门或是几个少数人就能完成,它需要全体员工共同参与,员工素质、应用水平、参与程度直接影响着系统运行好坏。
因此,在系统实施过程中,必须做好职工教育培训工作:
(1)有计划、分层次地对职工进行信息化管理理念、计算机应用、信息化管理系统等方面知识教育培训工作,使职工逐步了解和熟悉信息化,明白信息化能给自已、给企业带来实惠,使广大员工自觉参与信息化管理实施;
(2)强化系统操作方法和操作技能培训,规范操作人员操作行为,将培训贯穿于系统运行全过程;(3)有计划地组织各流程业务骨干到信息化管理优秀企业参观学习“洗脑”,以取他人之长,补己之短。
三、建章建制,完善各项基础管理工作,为信息化管理顺利进行奠定基础信息化基础是标准化和规范化,基础管理工作完备与否是信息化管理能否可靠运行基石,基础工作没做好,将极大地影响信息化运行,而为此付出代价也是巨大和惨重。
因为信息化实施,简单地说就是利用计算机网络处理系统,将一张张单据、一个个信息输入电脑,用人脑来控制电脑,用电脑来控制流程,在这个过程中,要实现物流、资金流、信息流、流程控制、客户关系、供应链衔接等环节科学管理,就必须夯实企业基础管理,做到数据标准化、流程规范化,否则,计算机将拒绝执行操作指令。
因此,在决定信息化之时,应完善各项基础管理:
(1)建立、健全各项适应信息化管理要求规章制度,实行标准定额、计量、统计、物料及产品编码、名称规范统一。
因为一样货物名称、一种产品规格型号或许只是一字之差,在手工处理条件下并不产生什么问题,但一旦进入系统,要不就是被拒绝,要不就是录入后给今后工作带来一系列麻烦。
因此标准化和规范化,是信息化管理基础基础。
(2)建立票据即日录入制度,做到业务日清日结,以保证数据录入及时性。
(3)建立严密内部审核制度,以保证初始数据录入规范性和准确性,减少数据录入差错率,因为输入是垃圾,输出也必定是垃圾,这样不但不会给管理带来效益,同时还会误导企业经营决策,给企业带来难以估量损失。
(4)健全科学分工和各流程相互牵制内部控制制度,以保证整个系统规范透明运行。
四、统一规划、分步实施,把握整体思路,找准信息化实施切入点,稳步扎实地推进管理信息化管理信息化不只是在企业内建设一个局域网,通过计算机网络可以在电脑上查查资料、看看文件等,这些只是最基础、最简单电脑应用,根本还谈不上是什么管理,充其量只是手工劳动在电脑上翻版,这并不是管理信息化目和本质。
管理信息化目是要把企业管理思想融入到系统中,使企业完全掌控企业人、财、物情况,实现物畅其流、财尽其利、人尽其用,所以信息化管理是一项系统工程,是一个企业高层高度关注投资项目,不能急于求成,也不可能一蹴而就,它需要整体规划、分步实施,制订切实可行信息化实施方案,并找准信息化实施突破口,一步一步扎实地向前推进。
在实施信息化之前,企业首先应清楚实施信息化管理整体思路,把握住信息化系统管理思想,摸清企业现有管理模式下企业管理瓶颈和存在问题,明确今后企业管理转变方向,并对预期新管理体系要有清晰认识。
在把握企业信息化整体思路之后,就可以按照效益与实务互利、先局部后整体原则,结合企业实际,走勤俭信息化之路。
具体可分以下几步走:
第一步,建立以财务为核心财务信息化管理系统,把财务管理信息化作为公司信息化管理切入点,一步一步地引导和推动其他管理环节逐步实现管理信息化。
之所以把财务作为信息化突破口,主要是因为财务是全公司数据中心,公司生产经营情况最后各部门都需归集到财务;先中心,后局部,有利于信息化建设推进,不会因为一个分支系统失败而影响整个系统推进和运行。
只要第一步走好了,以后各步就有经验和信心了。
第二步,建立以存货管理为中心供、销、存供应链管理系统,实现供应链信息化管理。
第三步,建立以生产控制为核心生产、成本管理系统。
第四步,建立以工艺技术为中心科研开发系统。
第五步,建立电子商务网络系统,实现企业内、外部信息资源共享,全面实现企业管理信息化。
五、选好信息化系统软件,找准系统实施咨询队伍现行市场流行软件很多,关键是要找准适合本企业管理发展需要软件。
软件选择适当,不但可以节约大量资金,而且可以防止以后各种后遗症;同时软件选择还要注意国家有关法律法规规定以及各业务部门专业需求。
所以软件选择一定要慎重,要经过仔细斟酌和考虑,它是信息化实施过程中重中之重,许多企业信息化不成功,就是在软件选择上走了许多弯路。
软件选好后,另一个因素也不能忽视,那就是软件实施技术咨询服务队伍。
因为一个具有极强能力技术咨询服务队伍,哪怕是实施一个并不怎么好软件,他们也能运用自己知识和能力,让这个软件发挥到极致,并产生巨大管理能量。
所以,系统软件和技术服务队伍选择都不能有半点马虎,否则会事倍功半,甚至会劳民伤财,无功而返。
六、注重人才培养,积极开展后续教育培训工作,为管理信息化建设培养大批复合型人才,人才是企业管理信息化成功关键,信息化方案引进和启动只是信息化项目开始,接下来实施应用过程,才是信息化最难啃“硬骨头”。
外部软件咨询顾问是必需,也是不可少,但其不可能长期留在一个企业,随时解决系统运行中出现各种大大小小、鸡毛蒜皮问题,所以企业只有挖掘和培养自己人才,消化并落实执行方案,才是企业信息化系统长期有效运行保证。
因此企业必须得培养大批属于自己复合型人才,依靠别人是维持不了多长时间,而且培养内部人才,不但成本低,人员使用无磨合期,而且还有利于企业内部形成岗位成才良好风气,有利于调动职工积极性,增强企业凝聚力。
因此,挖掘和培养企业内部人才,是企业信息化正常运转有力保证。
信息化环境下信息传递,改变了手工环境下传票、报告、电话等方式,利用电缆、光缆、无线电波等以光速传递信息,而且传递信息量远非传统方式可比,为企业加强内部控制提供了基础。
企业信息化管理软件分类:
1.ERP系统
ERP:
英文为EnterpriseResourcePlanning,企业资源规划ERP是由美国GartnerGroup咨询公司在1993年首先提出,作为当今国际上一个最先进企业管理模式,它在体现当今世界最先进企业管理理论同时,也提供了企业信息化集成最佳解决方案。
它把企业物流、人流、资金流、信息流统一起来进行管理,以求最大限度地利用企业现有资源,实现企业经济效益最大化。
是对企业所拥有人、财、物、信息、时间和空间等综合资源进行综合平衡和优化管理,协调企业各管理部门,围绕市场导向开展业务活动,提高企业核心竞争力,从而取得最好经济效益。
所以,ERP首先是一个软件,同时是一个管理工具。
它是IT技术与管理思想融合体,也就是先进管理思想借助电脑,来达成企业管理目标。
目前,主要ERP厂家有:
金蝶、用友和智邦国际。
2.CRM系统
关于CRM定义,不同研究机构有着不同表述。
最早提出该概念Gartner
CRM系统
Group认为:
所谓客户关系管理就是为企业提供全方位管理视角;赋与企业更完善客户交流能力,最大化客户收益率。
客户关系管理是企业活动面向长期客户关系,以求提升企业成功管理方式,其目之一是要协助企业管理销售循环:
新客户招徕、保留旧客户、提供客户服务及进一步提升企业和客户关系,并运用市场营销工具,提供创新式个性化客户商谈和服务。
HurwitzGroup认为:
CRM焦点是自动化并改善与销售、市场营销、客户服务和支持等领域客户关系有关商业流程。
CRM既是一套原则制度,也是一套软件和技术。
它目标是缩减销售周期和销售成本、增加收入、寻找扩展业务所需新市场和渠道以及提高客户价值、满意度、赢利性和忠实度。
CRM应用软件将最佳实践具体化并使用了先进技术来协助各企业实现这些目标。
CRM在整个客户生命期中都以客户为中心,这意味着CRM应用软件将客户当作企业运作核心。
CRM应用软件简化协调了各类业务功能(如销售、市场营销、服务和支持)过程并将其注意力集中于满足客户需要上。
CRM应用还将多种与客户交流渠道,如面对面、电话接洽以及Web访问协调为一体,这样,企业就可以按客户喜好使用适当渠道与之进行交流。
3.进销存软件
进销存软件是对企业生产经营中物料流、资金流进行条码全程跟踪管理,从接获订单合同开始,进入物料采购、入库、领用到产品完工入库、交货、回收货款、支付原材料款等,每一步都为您提供详尽准确数据。
有效辅助企业解决业务管理、分销管理、存货管理、营销计划执行和监控、统计信息收集等方面业务问题。
智邦国际进销存系统侧重销售、订单、进货、库存和账款管理。
包括销售开单、采购、入库、出库、盘点、调拨、借货、还货、退货、预警、订单、回款、付款、售后、公告、知识库、备忘录、图表统计、自动提醒等功能模块,互联网、局域网皆可使用。
4.项目管理软件
项目管理是基于现代管理学基础之上一种新兴管理学科,它把企业管理中财务控制、人才资源管理、风险控制、质量管理、信息技术管理(沟通管理)、采购管理等有效进行整合,以达到高效、高质、低成本完成企业内部各项工作或项目目。
项目管理目前已成为续MBA之后一种“黄金职业”。
5.供应链管理软件
供应链管理(SupplyChainManagement,SCM)在1985年由MichaelE.Porter提出,有多种不同定义。
供应链管理作为一个战略概念,以相应信息系统技术,将从原材料采购直到销售给最终用户全部企业活动集成在一个无缝流程中。
供应链综合管理软件是基于协同供应链管理思想,配合供应链中各实体业务需求,使操作流程和信息系统紧密配合,做到各环节无缝链接,形成物流、信息流、单证流、商流和资金流五流合一领先模式。
实现整体供应链可视化,管理信息化,整体利益最大化,管理成本最小化,从而提高总体水平。
OA系统
办公自动化(OA)是面向组织日常运作和管理,员工及管理者使用频率最高应用系统,自1985年国内召开第一次办公自动化规划会议以来,OA在应用内容深度与广度、IT技术运用等方面都有了新变化和发展,并成为组织不可缺核心应用系统。
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