建硕手机销售进销存软件云信平台操作手册.docx
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建硕手机销售进销存软件云信平台操作手册.docx
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建硕手机销售进销存软件云信平台操作手册
一、总体概述:
建硕手机销售进销存软件(建硕云信平台)自2012年11月份推出至今,正式合作客户已突破3500多家通讯公司,建硕手机销售进销存软件软件以每月至少一次升级的频率,持续研发中
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建硕手机销售进销存软件功能集:
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选用建硕手机销售进销存软件,您会发觉,这是一个非常明智的选择!
第二章【基础数据篇】9
(一)商品:
9
1.系统截图:
9
2.新建&导入:
9
3.数据更改:
10
(二)上游供货商10
1.系统截图:
10
2.新建&导入:
10
3.数据更改:
11
(三)下游批发商11
1.系统截图:
11
2.新建&导入:
12
3.数据更改:
12
(四)下属门店13
1.系统截图:
13
2.新建&导入:
13
3.数据更改:
13
(五)仓库14
1.系统截图:
14
2.新建:
14
3.数据更改:
14
(六)银行账户15
1.系统截图:
15
2.新建:
15
3.数据更改:
15
(七)会员16
1.系统截图:
16
2.新建:
16
3.数据更改:
17
第三章【期初数据始化篇】17
(八)初始化总部/门店【当前库存】17
1.发生场景:
17
2.系统载图:
18
3.操作步骤:
18
(九)初始化下游批发商【当前账款】18
4.发生场景:
18
5.系统载图:
19
6.操作步骤:
19
(十)初始化上游供货商【当前账款】19
7.发生场景:
19
8.系统载图:
20
9.操作步骤:
20
(十一)初始化公司银行账户【当前金额】20
10.发生场景:
20
11.系统载图:
21
12.操作步骤:
21
(十二)初始化会员【当前积分】22
(十三)设置会员积分转现金【抵扣规则】22
第四章【业务开单篇】22
(一)采购入库22
13.发生场景:
22
14.系统截图:
23
15.操作步骤:
23
16.数据联动变化:
24
17.错误入库处理:
24
(二)采购退换机25
18.采购退机:
25
19.采购换机:
25
(三)批发出库25
20.发生场景:
25
21.操作步骤:
26
22.数据联动变化:
28
23.批发出库凭证打印:
28
24.错误出库处理:
28
(四)批发退换机28
25.批发退机:
28
26.批发换机:
28
(五)零售出库单28
27.发生场景:
28
28.操作步骤:
29
29.零售小票打印:
30
30.数据联动变化:
31
31.录错零售单信息处理:
31
(六)零售退换机32
32.零售退机:
32
33.零售换机:
32
(七)不同库位之间转仓32
(八)门店商品调拨33
34.新品到货调货给门店:
33
35.门店与门店之间调货:
33
36.操作方法:
33
(九)“实物盘库”与“系统库存”不一致调整35
37.实物数量比系统数量少“盘亏操作”:
35
38.实物数量比系统数量多“盘盈操作”:
35
第五章【财务管理篇】36
(十)成本结算方法:
36
39.指定批次的个别计价法:
36
40.先进先出计价法:
36
(十一)应付账款财务做账方法:
37
41.应付款:
37
42.预付款:
38
43.供货商给公司价保:
40
44.供货商给公司返利:
41
45.其它科目应付款冲抵:
42
46.应付账款流水账报表:
42
(十二)应收账款财务做账方法:
43
47.应收款:
43
48.预收款:
43
49.公司给下游批发商价保:
44
50.公司给下游批发商返利:
44
51.其它科目应收款冲抵:
44
52.应收账款流水账报表:
44
(十三)门店营业款上交及日常费用支出:
45
53.门店营业款对账:
45
54.门店营业款上交做账:
45
55.门店日常费用支出做账:
46
(十四)银行记账单:
47
(十五)银行金额流水账报表47
(十六)成本价调整管理48
56.内部调整库内商品成本价:
48
57.供货商对库内商品进行价保:
50
第六章【报表查询篇】50
(十七)销售报表50
(十八)零售收款报表51
(十九)进销存报表52
(二十)应收流水账报表52
(二十一)应付流水账报表53
(二十二)银行流水账报表53
第七章【单据查询&信息查询篇】54
(二十三)单据查询:
54
58.业务单据或唯一码(IMEI)查询:
54
59.财务单据查询:
55
(二十四)实时库存查询56
(二十五)个人事件信息查询:
57
60.待办事宜信息查询:
57
61.留言互动信息查询:
57
第八章【自定义功能篇】59
(二十六)举例子:
自定义【售后系统】60
(二十七)共享模板库:
61
第九章【商城营销篇】62
(二十八)开通网上商城63
(二十九)发布商城商品64
(三十)开通下游批发商账号65
第二章【基础数据篇】
(一)商品:
1.系统截图:
2.新建&导入:
A、用户在对公司有所经营商品的信息进行维护时,可以通过系统里的【新建】按钮,一个一个机型添加进系统;
B、也可以把所有品牌、机型、配件、礼品先在Excel表格里做好,一次性导入;
3.数据更改:
后期可以根据实际情况,对于已经录入的各商品信息进行再次优化,打开某条需要优化的信息,直接更改对应的字段即可;
如:
禁用商品,改更商品名称、编码等;
(二)上游供货商
4.系统截图:
5.新建&导入:
A、用户在对公司上游供货商的信息进行维护时,可以通过系统里的【新建】按钮,一个一个供货商添加进系统;
B、也可以把所有供货商信息在Excel表格里做好,一次性导入;
6.数据更改:
后期可以根据实际情况,对于已经录入的各信息进行再次优化,打开某条需要优化的信息,直接更改对应的字段即可;
如:
禁用,改更名称、编码、区域等;
(三)下游批发商
7.系统截图:
8.新建&导入:
C、用户在对公司有所经营商品的信息进行维护时,可以通过系统里的【新建】按钮,一个一个机型添加进系统;
D、也可以把所有品牌、机型、配件、礼品先在Excel表格里做好,一次性导入;
9.数据更改:
后期可以根据实际情况,对于已经录入的各商品信息进行再次优化,打开某条需要优化的信息,直接更改对应的字段即可;
如:
禁用商品,改更商品名称、编码等;
(四)下属门店
10.系统截图:
11.新建&导入:
A、用户在对公司下属门店的信息进行维护时,可以通过系统里的【新建】按钮,一个一个供货商添加进系统;
B、也可以把所有下属门店信息在Excel表格里做好,一次性导入;
12.数据更改:
后期可以根据实际情况,对于已经录入的各信息进行再次优化,打开某条需要优化的信息,直接更改对应的字段即可;
如:
禁用,改更名称、编码、区域等;
(五)仓库
13.系统截图:
14.新建:
一般总部会设置多个仓库,用来存放不同性质的商品,如:
良品仓,售后仓,借机仓;
门店一般只需设置一个仓库“良品仓“;如果后期有7,15天这样退换的售后机,制作对应的【退货单】进到门店”良品仓“后,再做【外部调拨单】,调到总部”售后仓“;
15.数据更改:
后期可以根据实际情况,对于已经录入的各信息进行再次优化,打开某条需要优化的信息,直接更改对应的字段即可;
如:
禁用,名称等;
(六)银行账户
16.系统截图:
17.新建:
建立公司业务相对应银行信息,如:
A、现金银行:
用来同步每天收进多少现金,拿出多少现金;
B、**银行:
用记同步每天从这银行转出多少,转入多少;
C、通过建立虚拟银行,可以方全后面与实际银行账和现金对账,系统同时生成各银行的流水账报表;
18.数据更改:
后期可以根据实际情况,对于已经录入的各信息进行再次优化,打开某条需要优化的信息,直接更改对应的字段即可;
如:
禁用,名称等;
(七)会员
19.系统截图:
20.新建:
建立公司会员档案信息,方便后期会员购物时,系统开零销单时自动进行积分和积分抵扣管理;
21.数据更改:
后期可以根据实际情况,对于已经录入的各信息进行再次优化,打开某条需要优化的信息,直接更改对应的字段即可;
如:
禁用,名称等;
第三章【期初数据始化篇】
对于第一次正式启用建硕云信系统的客户,需要把现在已有的库存、账款、积分进行期初数录入。
(八)初始化总部/门店【当前库存】
22.发生场景:
对于第一次正式启用建硕云信系统的客户,需要把“总部和门店“目前已有的各商品库存盘点录入系统;
23.系统载图:
24.操作步骤:
A、可以通过【新建】按钮逐个机型增加进系统,扫入IMEI、单价、数量等信息;
B、也可以通过Excel表格一次性导入,导入模板下载“”;
(九)初始化下游批发商【当前账款】
25.发生场景:
对于第一次正式启用建硕云信系统的客户,需要把现在下游批发商还欠公司的金额盘点录入系统,形成应收期初金额。
(备注:
初中化最好只初始化一次,请认真核实各下游批发商欠款)
26.系统载图:
27.操作步骤:
A、点开【应收初始化单】,点“添加明细“在出来的窗口处,选择还欠公司账款的下游供货商,输入对应欠款金额,“保存”、“审核”;
B、也可以通过Excel表格一次性导入,导入模板下载“”;
(一十)初始化上游供货商【当前账款】
28.发生场景:
对于第一次正式启用建硕云信系统的客户,需要把现在公司欠上游供商的金额盘点录入系统,形成应付期初金额。
(备注:
初中化最好只初始化一次,请认真核实与各上游供货商欠款)
29.系统载图:
30.操作步骤:
A、点开【应付初始化单】,操作“添加明细“在出来的窗口处,选择上游供货商,输入对应付款金额,“保存”、“审核”;
(一十一)初始化公司银行账户【当前金额】
31.发生场景:
对于第一次正式启用建硕云信系统的客户,需要把现在公司各银行的余额盘点录入系统,形成银行期初金额。
(备注:
初中化最好只初始化一次,请认真核实与各银行存额);
对于一些业务进行现金收支的,可以建立“现金银行”;定义的各银行在后期做收款和付款时会引用到,最后会生成银行支收报表,方便查询各银行流水账。
32.系统载图:
33.操作步骤:
A、点开【银行初始化单】,操作“添加明细“在出来的窗口处,选择各银行名称,输入对应余款金额,“保存”、“审核”;
(一十二)初始化会员【当前积分】
选择已有积分的会员,输入对应的现有积分;
(一十三)设置会员积分转现金【抵扣规则】
设置积分转现金的公式,如:
100积分=1元,方便后期会员购买商品时,可进行积分换现金抵扣商品费用。
第四章【业务开单篇】
系统对于有唯一码(IMEI/SN)的商品,支持“扫码枪”扫描、复制/粘贴、导入/导出等智能操作;
(一十四)采购入库
34.发生场景:
从供货商那采购的商品到货后,库管登录系统根据实物商品进行操作【采购入库单】;
35.系统截图:
36.操作步骤:
选择:
仓库、往来单位;操作“添加明细”,在弹出来的商品信息表里,选择所要入库的商品,注意一定要选对与实物一样的颜色和规格;
输入“数量”及“单价”,在唯一码处,可以直接用扫描枪对着实特的二维码扫,系统会自动把二维码变为IMEI数字写入系统,也可以“复制/粘贴”、“导入/导出”等智能操作。
37.数据联动变化:
A、实时库存:
审核后,实时库存报表,增加本次入库的商品数量/金额,同时开始计算总部商品库龄;
B、应付账款:
审核后,增加对应供货商欠款明细;
38.错误入库处理:
在入库时,由于不小时操作出错,如:
选错机型、颜色,输错入库单价,或扫错串码等等情况,对于这种人为出错,系统分两种情况对数据进行更改;
A、如果该笔入库单里的所有商品,都还存放在入库单指定的仓库里的情况,
改错方法:
只需有入库单“反审核”权限的人直接反审核该笔入库单,更改对应出错的明细即可,重新保存和审核。
B、如果该笔入库单里的所有商品,已经有些已销售或已调给门店,不全在入库时的仓库里,这时是不可能反审核的,这里需要制作两个单据,才能把出错的明细调好。
改错方法:
1)先把错误商品从系统里通过清除,制作:
【库存盘亏单】,选择对应商品明细及串码,保存审核;
2)再把真实商品从系统里增加进去,制作:
【库存盘盘单】,选择对应商品明细、单价、串码,保存审核;
(一十五)采购退换机
39.采购退机:
对于采购后发现有开箱损等情况需退货的商品,直接做【采购退货出库单】,减少库存、减少对应供货商的应付款;
40.采购换机:
以一退一入的顺序操作,先把要换掉的商品退出,再入新的商品,先做【采购退货入库单】,再做【采购入库单】;
(一十六)批发出库
41.发生场景:
库管发货给下游批发商时操作,根据商务人员发货清单进行【批发出库单】信息录入;
系统对有唯一码(IMEI/SN)或无串码(配件/附件)的商品在进出库时,提供各种智能操作,极其方便库管,大大提高工作效率,同时也减少会像其它非专业软件那样,各种频繁的进出库操作后,造成库存商品混乱,给后期的盘库带来麻烦。
42.操作步骤:
选择:
仓库、往来单位;
A、扫码枪扫码的操作:
鼠标的光标放在“明细”按钮下面的文本框处对着实物的二维码扫码,系统自动把该实物商品的信息填写好;
B、没扫码枪操作:
点“添加明细“,系统会自动显示该”仓库“里所有的现有库存明细,库管根据实物‘双击’对应的明细后;系统自动弹出串码库,‘双击’选择;
C、配件/附件的操作:
如果是没串码的,直接输入”数量“和”单价”即可;
43.数据联动变化:
A、实时库存:
审核后,减少系统实时库存的商品数量/金额;
B、应付账款:
审核后,增加对应下游批发商欠款明细;
44.批发出库凭证打印:
系统支持打印明细或汇总出库凭证给客户,而且打印风格可以由客户自己设计;
45.错误出库处理:
在出库时由于不小时操作出错,如:
输错单价、选错往来单位等情况,可以让有出库单“反审核“权限的账号登录系统,对该单进行反审核,重新更改;
备注:
如果该笔出库单已经给财务做付款引用过,则不能直接“反审核“,必须走调账模式操作。
(一十七)批发退换机
46.批发退机:
对于批发后客户有要退货的商品,直接做【批发退货入库单】,增加公司相应商品库存、减少该客商应收款;
47.批发换机:
以退一出的顺序操作,先把要换的商品退回库,再出新的商品,先做【批发退货入库单】,再做【批发出库单】;
(一十八)零售出库单
48.发生场景:
发生在终端客户确定购买商品时到门店收银台那交费时录入该【零售出库单】单据;
系统对有唯一码(IMEI/SN)或无串码(配件/附件)的商品在进出库时,提供各种智能操作。
49.操作步骤:
A、会员积分:
以会员的手机号做为会员号,完成销售后,会给该会员进行积分,后期可以用积分购物;
B、经手人:
门店销售人员,后期会对各经手人分析各自己的销售明细;
C、操作方法一:
也可以点“添加明细”在弹开的窗口里直接选所要销售的商品;
D、操作方法二:
可以文档框内输入唯一码(IMEI/SN)后7位按回车,系统自动填写该唯一码对应库存信息;
A、积分付款:
对于会员购买时,如果该会员原来就有积分,在付款时可以选择是否用原有积分来抵扣一部分现金;
50.零售小票打印:
系统支持打印明细或汇总小票给客户,而且打印风格可以由客户自己设计;
51.数据联动变化:
A、实时库存:
审核后,减少门店实时库存的商品数量;
B、现金流:
审核后,增加该门店营业款报表,可分析到品牌、机型、销售员、利润、销售周转率等指标;
52.录错零售单信息处理:
由于不小时操作出错,如:
输错单价等情况,可以让有零售出库单“反审核“权限的账号登录系统,对该单进行反审核,重新更改;
备注:
如果该笔出库单已经给财务做付款引用过,则不能直接“反审核“,必须走调账模式操作;
(一十九)零售退换机
53.零售退机:
对于像7天内客户退机等情况,直接做【零售退货入库单】,减少库存、减少应付款;
54.零售换机:
以一退一出的顺序操作,先把要换的商品退回库,再出新的商品,先做【零售退货入库单】,再做【零售出库单】;不直接开发零售换机单的原因是:
由于换机存在换不同的颜色、机型,或跨门店换、或磨损补差价换、或不同业务员等等情况,为了保证总部财务做财务账的清晰和准确,所以不能直接用换机单操作。
(二十)不同库位之间转仓
有些客户在对总部进行仓库定义时,会定义多个仓库,如:
良品库、售后库、借机库,在经过一段时间的运营后,可能需要把商品从A库转到B库,如:
良品库里有坏品,那就要从良品库转到售后库;
(二十一)门店商品调拨
55.新品到货调货给门店:
总部采购来新商品后,调拨给各门店,系统会自动记录总部库龄和门店库龄,便于后期做运营分析;
56.门店与门店之间调货:
门店可以通过系统看到某商品在整个公司各门店的分布详情,包括数量、颜色、库龄等,如果门店急需某商品可以向别的门店提出调拨申请;
57.操作方法:
1、调出:
调出方操作【外部调拨单】,选择调入门店,添加明细,保存审核,单据进度为“未确认”,为待商品送到调入方进行确认;如下图:
2、调入:
商品送到调入方,调入门店的账号登录系统,在【单据查询】处,就一张“未确认”的外部调拔单,双击打开,核对系统商品明细与送来的实物是否一致,如果不一致,沟通调出方更改系统单据,如果一致,审核,这时该笔调拨单的库存就会从“在途”转到调入方门店库存。
如下图(总店调往三星专卖店,三星专卖店的账号登录系统时看到的“待确认”单据)。
(二十二)“实物盘库”与“系统库存”不一致调整
58.实物数量比系统数量少“盘亏操作”:
操作【库存盘亏单】,选择所要盘亏的商品信息,输入数量、唯一码(IMEI/SN),盘亏操作为从系统里减去亏掉的数量,在后面的收发存报表会显示为盘亏数量。
59.实物数量比系统数量多“盘盈操作”:
操作【库存盘盈单】,选择所要盘盈的商品信息,输入数量、唯一码(IMEI/SN),盘盈操作为从系统里增加多出来的数量,在后面的【收发存报表】会显示为盘盈数量。
第五章【财务管理篇】
(二十三)成本结算方法:
60.指定批次的个别计价法:
有唯一码(IMEI/SN)的商品(如:
手机、笔记本、号码卡等):
指定批次的个别计价法;
61.先进先出计价法:
无唯一码的商品(如:
配件、附件等):
财务做账行业里没有一套统一的标准做法,因此本文下面的操作说明无法一一举例说明,系统的财务功能可以比较灵活的处理各种做账方法,如果在本文中无法查到您所想要的解决方法,请与建硕相关客服人员联系,远程+电话交流;一起进步,一起完善。
(二十四)应付账款财务做账方法:
对于采购业务的财务做账,系统支持:
预付款、应付款、价保、返利、市场支持费、应付款尾数抺零等记账管理;系统支持按总账和按机型结算;
62.应付款:
A、发生场景:
系统做完入库单后,该笔货款会自动记录到该供货商应付款里;
财务人员有可能是在没来货前就已经打款给供货商,这时只要把之前的这笔业打款记录制作进系统,冲抵系统里的应付账;
也有可能是在来货后再进行打款,也一样只要把这笔业打款记录制作进系统,冲抵系统里的应付账
B、操作方法:
制作【付款单】,选择对应的供货商和银行账户后,点“添加明细”,弹出的窗口明细里,系统会自动记录我方还欠这家供货商那几笔货款,细到各机型,如果某笔单据本次支付完,在下次再弹开这窗口就,系统会自动不显示出来。
63.预付款:
A、发生场景:
对于供货商要求先付款后,再发货,货到后,再付剩余货款的流程;
B、操作方法:
制作【应付调账单】,这笔调账的预付款会自动流入到应付款明细处,到时可以由操作者在制作【付款单】时选择抵扣那笔入库金额的应付款;
64.供货商给公司价保:
A、发生场景:
对于某些机型,供货商可以提供价保的,供货商会根据市场情况,给公司进行价格;
B、操作步骤:
需要制作两张单据:
1)、制作【成本价调整单】:
把库内这个机型根据供货商给的价格政策调整为新的成本价;
2)、制作【应付调账单】:
把这笔调整的金额与应付款进行对冲抵扣;
3)、以后财务在做【付款单】时,这笔差额就会自动体现,进行抵扣;
65.供货商给公司返利:
A、发生场景:
对于供货商给的返利,如:
提货达量返利、终端实销返利或其它政策上的返利;
B、操作步骤:
操作【应付调账单】,选择往来单位,填写金额,系统会自动对冲该供货商的应付账款,同时在后期对该供货商开【付款单】时,这笔差额就会自动体现,进行抵扣;
66.其它科目应付款冲抵:
A、发生场景:
对于供货商给的其它科目冲抵,如:
活动经费、应付尾数抺零、其它补助;
B、操作步骤:
操作【应付调账单】,选择往来单位,填写金额,系统会自动对冲该供货商的应付账款,同时在后期对该供货商开【付款单】时,这笔差额就会自动体现,进行抵扣;
67.应付账款流水账报表:
通过上面的各种采购业务财务做账后,系统自动生成“应付对账报表”,方便财务或领导回查;
A、应付汇总查询:
B、应付明细账查询:
(二十五)应收账款财务做账方法:
对于批发业务的财务做账,系统支持:
预收款、应收款、价保、返利、市场支持费、应收款尾数抺零等记账管理,系统支持按总账结账和按机型结账;
68.应收款:
A、发生场景:
系统做完出库单后,该笔货款会自动记录到对该分销商应收款里;
B、操作方法:
制作【收款单】,选择对应的分销商和银行账户后,点“添加明细”,弹出的窗口明细里,系统会自动记录分销商所待结算的明细,支持按总账结账和按机型结账。
69.预收款:
A、发生场景:
如果公司财务想体现对于分销商预收款的记账,则新建【预收单】,发货后,再把预收款转成应收款;
B、操作方法:
先做【预收单】,仓库出库后,再做【付款单】,点“添加明细”弹出的窗口,会自动出现两条单据,一条是预收的金额明细,一条是应收的出库明细,都选上后,系统会自动进行结
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