财务管理基本制度.docx
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财务管理基本制度
有限公司
财务管理基本制度
为适应公司发展需要,加强和完善公司财务管理和会计核算工作,提高公司经济效益,根据国家相关法规并结合公司业务和管理特点,制定本制度。
一、总则
1、公司设立财务部,全面负责公司及分支机构的财务管理和会计核算工作,其具体的工作职责见《财务部工作职责》的规定。
2、财务部受公司总经理领导,执行财务管理的职责并享有相关工作权利,向总经理负责并汇报工作。
3、公司选择与主营业务相适合的会计核算制度,采用适当的核算方法,按相关制度的要求进行财务管理和核算,真实准确地反映公司财务状况和经营成果。
4、本制度适用于总公司及各分支机构,各分支机构在不违反国家财税法规和公司财务管理规章的情况下,可制订适合本机构的财务管理规章。
二、财务部机构组织
1、财务部按工作性质划分和内部控制的要求进行工作分工,设置工作岗位,公司财务部组织机构见下图;
2、根据财务部机构组成和岗位设置,配备如下工作人员:
(1)、设财务总监一名,全面负责公司及各分支机构的财务管理工作,直接向总经理负责并汇报工作,是公司领导小组成员之一;
(2)、设财务经理一名,全面负责公司及各分支机构的日常财务管理及核算工作,向总经理和财务总监负责并汇报工作;
(3)、设主办会计一名,主要负责具体的财务核算及部分日常管理工作,负责对不设财务人员或人员设置不健全的分支机构进行业务指导和监督工作,向财务总监和经理负责并汇报工作;
(4)、设会计若干名,具体人数根据工作情况确定,主要负责具体会计项目的登记核算工作,接受财务经理的工作指导和监督,向财务经理和总监负责并汇报工作;
(5)、设往来会计若干名,具体人数根据工作情况确定,主要负责公司往来账的核算、管理和核对工作,接受财务经理的工作指导和监督,向财务经理和总监负责并汇报工作;
(6)、设出纳一名,主要负责公司货币资金的管理和收支,货币资金账簿的登记,以及支付结算票据的管理工作,接受财务经理的工作指导和监督,向财务经理和总监负责并汇报工作;
(7)、以上人员的具体岗位职责详见《财务部岗位职责》;
3、各分支机构财务部门和人员的设置
(1)、根据分支机构的规模和管理要求由总公司负责确定;
(2)、对于设置财务部门,或不设财务部只设会计的,其财务人员由总部统一委派,或由分支机构招聘后提交总公司确认,其工作职责比照《财务部岗位职责》的规定执行;
(3)、分支机构会计人员受分支机构负责人领导,向其负责并汇报工作,并接受总公司财务部的指导和监督;
(4)、对于不设财务部门或会计人员的,应由该分支机构指定处理资金收支及各项单据整理的人员,并报总公司财务部批准备案,其工作受总公司财务部指导和监督。
三、财务人员管理
1、财务人员职业道德
(1)、爱岗敬业,会计人员要热爱会计工作,安心本职岗位,忠于职守,尽职尽责;
(2)、诚实守信,会计人员要做到信誉至上,不弄虚作假,不泄露秘密;
(3)、廉洁自律,会计人员必须做到公私分明、遵纪守法、清正廉洁,不以权谋私;
(4)、坚持准则,会计人员应坚持按法律、法规和国家统一的会计制度和准则的要求进行会计核算,实施会计监督;
(5)、参与管理,会计人员在做好本职工作的同时,努力钻研相关业务知识,积极参与公司的管理,为公司决策提供支持;
2、财务人员任职条件
(1)、基本条件
A、遵守国家法律法规,未受过国家刑事或行政处罚;
B、熟悉国家的财经法律法规、规章制度和方针政策,具有良好的职业道德;
C、具有会计从业资证书;
D、身体健康,没有影响正常工作和与同事正常交流的疾病或身体残疾;
(2)、各岗位具体条件
A、财务总监
1)、具有财务会计或相关专业本科以上学历;
2)、具有较强的经营管理和财务会计管理方面的知识和丰富的实践经验,具备全面筹划和管理财务工作的能力;
3)、具有会计师(或经济管理类)中级以上职称;
4)、累计财务管理方面工作经验大于八年,其中担任所在公司财务负责岗位时间大于五年;
B、财务经理
1)、具有财务会计或相关专业专科以上学历;
2)、具有一定的经营管理和全面的财务会计方面的知识和实践经验,具有较全面的日常财务管理能力;
3)、具有会计师(或经济管理类)初级以上职称;
4)、累计财务管理方面工作经验大于五年,其中担任主办会计或以上岗位时间大于三年;
C、主办会计
1)、具有财务会计或相关专业中专以上学历;
2)、具有较全面的财务会计方面的知识,和较全面的会计核算工作经验,具有一定财务管理方面的经验;
3)、具有会计师(或经济管理类)初级以上职称;
4)、累计财务管理方面工作经验大于三年,其中担任主办会计或以上岗位时间大于一年;
D、会计和往来会计
1)、具有财务会计或相关专业中专以上学历;
2)、具有较一般的财务会计方面的知识,和会计核算工作经验;
3)、具有两年以上的财务会计相关工作经验;
E、出纳
1)、具有财务会计或相关专业中专以上学历;
2)、具有一定的财务会计方面的知识,和会计核算工作经验;
3)、具有两年以上的财务会计相关工作经验,或一年以上现金管理、出纳方面的工作经验。
3、财务人员培养和考核
(1)、财务人员培养,为提高财务人员素质,提高财务管理水平,财务部应组织好财务人员的培养工作,主要做好以下工作:
A、轮岗,对同级财务人员进行定期或不定期的工岗位轮调或工作内容的调换,使会计人员熟悉并掌握各岗位或工作的技能,提高综合能力;
B、培训,财务部内部组织或利用外部培训机构对财务人员进行全面或某一方面知识和技能的培训,提高理论和技能水平;
C、继续教育,组织会计人员或其个人利用证件年检、职称考试、参加学历教育等形式提高自身理论和技能水平;
E、部门交流,利用和公司其他部门进行业务交流、工作指导等机会,学习了解其他部门的工作流程、标准等,以提高会计人员的事体管理能力;
F、公司应为会计人员的培养教育提供一定的支持和机会,对于明显提高管理和业务水平或提升学历职称水平的,公司可酌情况给予一定鼓励;
(2)、会计人员的考核,考核是提高财务管理水平,促进会计人员认真工作和积极进步的有效方法,主要应做好以下工作:
A、明确各岗位工作职责,具体详见《财务部岗位职责》的有关规定;
B、制定明确的人员考核办法,具体详见《财务部考核管理办法》(拟定中)的有关规定,并严格对财务人员时行考核评价;
C、结合公司的优秀员工评选办法,对工作突出的人员进行适当的精神和物资奖励,并在工作提升中给予优先考虑,提高人员工作进步的积极性。
四、财务基础工作管理规定
1、财务档案管理
(1)、会计档案是财务部在进行财务的核算管理过程中取得或自制的所有实物资料以及电子数据等,主要包括以下方面:
A、外部取得的单据或资料,如发票、收据、转账回单、完税凭证、资产评估、验资审计报告等;
B、公司内部自资料,如报销单、付款申请单、工资奖金发放表、纳税申报表、合同协议等;
C、财务核算成果资料,如会计凭证、账簿、报表、电子数据等;
D、证照类资料,如由财务保管的营业执照、税务登记证、代码证、开户许可证等;
(2)、档案管理职责
A、财务部应设置专人负责财务档案的管理;
B、其他财务人员应定期将有关档案资料移交档案管理人员存档,档案移交后,管理人员应及时进行清理分类保存;
C、管理人员应建立健全档案的保管、借阅及销毁清册,保证档案的安全完整和信息的保密;
D、档案管理人员变动时,需办理移交手续;
(3)、档案的保存
A、应使用专门的档案室或档案柜进行保存,并作好防火防潮等工作,以防止损毁;
B、档案室或档案柜应随时加挂锁具,钥匙应由管理人员保管,不得随意借与他人,以防止档案丢失和泄密;
(4)、档案的借阅
A、财务部内部人员借阅档案时应办理借用手续,经管理人员取用并及时归还,不得私自拿取;
B、公司其他部门人员借阅档案时需办理借用手续,经财务负责人审批后方可借阅,并在借阅时规定的时间内归还;
C、外单位人员借阅档案的,应持该单位介绍信(或通知)经财务负责人审批后方可在管理人员陪同下借阅;
D、档案一般不得带出财务部(或公司)以及进行复印,确需带出或复印的,需经财务负责人审批,并限期归还或销毁;
(5)、档案的销毁
A、档案销毁严格按国家及公司相关规定执行,不得提前销毁,一般财务档案保管期限如下:
序号
档案名称
保管期限
(年)
说明
1
原始凭证、记账凭证
15
涉及外来和对私改造的为永久保存
2
银行存款余额调节表
5
3
现金、银行存款日记账
25
4
明细账、总账、辅助账
15
涉及外来和对私改造的为永久保存
5
月、季度会计报表
15
6
年度会计报表
永久
7
其他财务指标表
3
8
财务预算、计划文件
5
9
财务档案保管、借阅、销毁清册
永久
10
支票、汇票登记簿
永久
11
工作交接文件
5年
财务负责人交接文件为永久
12
财务方面的合同、文件、协议
永久
B、财务档案销毁时,管理人员向公司提交申请报告并附拟销毁档案清册,经财务负责人和公司负责人批准后方可销毁;
C、档案销毁时,应由公司行政、财务等部门有关人员进行监督,以批准后的清册清点后销毁;
D、档案销毁后,管理人员应及时进行登记,并将销毁的批准文件及清册入档保存;
E、管理人员不得在无公司批准的情况下擅自销毁档案,如有违返,将严肃处理。
2、财务工作交接管理
在财务人员因离职、工作调动及轮岗等原因变动时,需要和接手工作的后续人员办理好交接手续。
(1)、一般会计人员工作交接,应由财务部门负责人监交,财务部门负责人交接,应由公司负责人监交;
(2)、办理交接时,应编制书面交接文件,移交人、接收人和监交人需在签字确认,文件应一式三份,交接双方各一份,存档一份;
(3)、办理交接工作时应做好以下事项:
A、移交人在办理交接前应将已受理的相关业务或工作处理完毕,在相应的账簿、报表、清册等文件的最后记录处结出余额或结果,并签字或盖章;
B、对于交接时不能及时办理完毕的工作,或其他重大事项,应在交接工作时以书面方式加以说明;
C、对移交的凭证、账簿、报表、现金、支票、印章或其他实物资料,应造册列明,并在交接时清点核对清楚;
D、对于有余额不符、资料溢缺的,应及时查明,暂时查不明的,应在交接文件中加以说明,由移交人负责;
E、移交后,接收人应继续使用移交的账簿、报表等登记相关业务,不得另立新账,以保持工作的连续性。
3、财务印章的管理
(1)、财务印应按工作内容和要求设专人负责,现作如下规定:
财务专用章(同时是银行预留印鉴之一)由出纳保管,发票专用章由发票管理人员保管,财务部部门印章由主办会计或财务经理保管;
(2)、不得将涉及一项完整支付结算业务的印章由一个人全部保管,必须分由不同部门(或同部门不同人员)保管;
(3)、印章保管人员不得擅自将自己保管的印章交他人使用,也不得擅自使用他人保管的印章;
(4)、应严格按业务性质和批准程序使用印章,不得在无业务内容的空白单据、文件资料或空白纸上加盖印章向外提供,一般印章的使用范围如下:
序号
印章类别
使用范围
1
发票专用章
1、公司开具的所有发票。
2
合同专用章
1、与外部单位签订的合同、协议。
3
财务专用章
1、具有发票专用章的全部功能(公司不设发票专用章的情况下);
2、银行预留印鉴;
3、部分外部文件,如银行和税务方面的一些业务;
4、以财务部名义发布的内部文件。
4
公章
1、与外部单位签订的合同、协议;
2、以公司名义向外部提供的文件,如会计报告、税务申报表、统计资料、公文(函)等;
3、以公司名义发布的内部文件。
5
法人私章
1、银行预留印鉴;
2、公司对外提供的文件,如合同、财务报告等。
(5)、印章保管人员应建立健全印章使用登记清册,详细登记印章的使用情况并入档保存;
(6)、印章保管人员变动或短期离岗时,需另行指定保管人员并办理交接手续;
(7)、原则上印章不得带出公司,确需带出的,需其他部门人员随行以保护印章安全并监督印章使用。
4、财务票据的管理
财务票据是指财务工作中使用的用以记载销售业务、办理支付结算和款项收付的凭证,具体包括:
销售发票、支票、汇票、汇兑凭证和收据等;
(1)、发票的管理
A、销售发票应由专人管理,具体负责发票的领购、保管、开具及存档工作;
B、发票管理人员应建立健全发票领、用、存的登记工作,详细登记发票的领购、开具及作废情况;
C、按税务部门核定的发票种类领购发票,发票购回后,应及时登记,放入专用箱柜中保管,并随时加锁;
D、发票开具应注意以下事项
1)、严格按公司经营范围开具发票,不得开具与公司经营业务不相关或不经销商品的发票;
2)、发票开具总额应以当月采购发票的进项税总额确定,保证销项税额和进项税额基本一致;
3)、发票开具应和销售货款相挂钩,要求开具发票的,应首先将全部或大部分货款付予我公司,对于没有付款的应经财务负责人或公司负责人同意;
4)、开具发票时,公司销售等业务部门填制《发票开具申请报告》经申请部门负责人签字后方可开具,开具完毕后,领走发票的人员须在申请报告上签字,如是邮寄的,应由封装人员签字;
5)、开具的发票所有联次信息应一致,不得开具“头大尾小”或“头小尾大”的发票;
E、发票作废的处理
1)、发票作废时,必须将所有联次索回,按原有顺序整理后逐联加盖“作废”章或以复写方式注明“作废”字样;
2)、对于月度内没有记账的发票,作废时可以直接索回作废,已记账的发票只能开具红字发票冲销后,再开具正发票,红字发票的开具,以相关税务要求为准;
3)、作废的发票应按其序号与存根联一同整理存档,并在登记簿中详细注明;
F、发票开具完毕后,应及时将记账联交会计进行账务处理,并将存根联妥善保管,定期整理装订后交档案管理人员入档保存。
(2)、支票、汇票和汇兑凭证的管理
A、此类票据应由出纳人员统一保管和填开;
B、出纳人员应建立健全支票和汇票的登记工作,详细登记票据的取得、填开及作废情况;
C、支票的开具
1)、支票开好交出时,应要求收票人在存根上签字确认,作为出纳入账的依据;
2)、不得开具空头支票、银行账户余额不足的支票和印鉴与银行预留不符的支票;
3)、不得将空白支票交与他人填开,确需带票采购的,应办理借用手续,业务办理完后,应及时将支票存根交回出纳;
4)、借用支票时应预计金额,出纳将预计金额最大位数上的数字预先填写在支票相应的位数上,并交与收票人,在登记簿上详细登记相应信息;
D、汇票的开具
1)、汇票由银行填开,出纳按实际结算的金额、收款人及账户信息等填开汇票委托书(或申请书),加盖预留印鉴后交银行办理;
2)、委托(或申请)开具汇票时,公司相应账户上应预先存有不小于票面金额的资金;
3)、银行受理并开具好汇票后,应及时向银行索取委托书(或申请书)回单,作为入账依据;
4)、开具有敞口的银行承兑汇票,应在汇票到期前将敞口部分(实际是公司向银行的短期借款)的资金存入指定账户,用于归还银行垫付资金;
5)、汇票开具完成后,出纳将汇票和解讫通知一并交与收票人,并作详细登记;
E、汇兑凭证的开具
1)、汇兑凭证是公司委托银行办理汇兑业务(电汇和信汇)的委托书(或称申请书);
2)、出纳按实际结算的金额、收款人及账户信息等填开委托书,并加盖公司预留印鉴;
3)、委托(或申请)银行办理汇兑业务时,公司相应账户上应预先存有不小于票面金额的资金;
4)、银行受理汇兑业务后,应及时向银行索取业务回单,作为入账依据;
F、支票、汇票和汇兑凭证具体使用和填写规定详见《支付结算管理制度》。
(3)、收据的管理
A、收据由财务部统一申请印制(或购买),并由财务部统一进行保管,其他部门使用收据应到财务部领用;
B、财务部应设专人负责收据的保管工作,建立健全印制(购买)、使用和保存的登记工作;
C、开具收据应注意以下事项
1)、付款人应填写客户全称,不得以简称或缩写代替;
2)、按《支付结算管理制度》的要求填写日期和金额的大小写;
3)、不得直接在收据联(交付款人的联次)上填写数据,应使用复写纸填写(自带复写功能的除外),保证收据联为两面复写(即背面也有字迹);
4)、填写完毕后,在收据联上加盖公司财务专用章后交付款人;
5)、记账联(交财务人员入账的联次)上根据收款实质加盖“现金收讫”、“银行收讫”或“转账收讫”章,并连同收取的现金、银行入账凭据或转账入凭证等一并交出纳或财务入账;
D、收据作废的,应将所有联次按原有顺序粘贴整理好,逐联加盖“作废”章或以复写方式注明“作废”字样;
E、一本收据使用完后,应妥善保管,定期交还收据管理人员存档,并对原先领用纪录进行核销。
5、网上银行管理
网上银行是指银行通过网络平台提供的金融服务,目前我公司主要是通过网上银行办理转账、支付业务和对相关账户进行查询。
(1)、岗位设置
A、操作员一名,由出纳担任,负责如下工作:
1)、填制单据,根据审批手续完备的支付结算单据,在网上银行录入支付业务数据;
2)、查询,负责网上银行相关账户的余额、收付款明细以及网上银行支付情况的查询,并与银行存款日记账核对;
B、审核(批准)员一名,由主办会计或财务经理担任,负责以下工作:
1)、对出纳填制的网上银行支付业务数据进行相关要素的审核,包括收款人、开户行、账号、金额等,审核无误后,审核通过(下一环节审批)或批准提交银行;
2)、负责对网上银行进行技术方面的维护工作;
C、管理员一名,由主办会计或财务经理担任,主要负责以下工作:
1)、对审核人员审核无误的付款业务批准提交银行;
2)、操作员管理,负责对相关操作员进行增加、修改权限或删除等工作;
3)、账户的管理,对网银系统中涉及账户的增减、付款限额等进行管理;
D、公司可以根据实际的情况设置相应的控制级数和操作人员;
(2)、网上银行业务流程
A、网上银行办理业务一般流程如下:
B、业务提交银行生效后,应及时查询银行业务办理情况,并及时打印业务回单或到银行柜台索取回单,作为财务入账依据;
(3)、密码和数字证书的管理
A、数字证书载体(IC卡或密钥,以下简称证书)各操作员应妥善保管,如有遗失、被盗或损坏情况,应立即向管理员或财务负责人报告,冻结相关人员的权限功能,同时向银行挂失,补办证书;
B、操作人员领用证书登陆系统后,应立即将证书和系统登陆密码修改并牢记,平时应不定期对相关密码进行修改,以防失密;
C、操作人员离职、请假等原因离开岗位时,应办理证书和密码交接手续,接收人应将相应密码修改;请假人员回岗位后,临时接手人员同样办理交接手续,移交后,立即修改相应密码,以防失密;
D、各操作员岗位原则上相互独立,证书和密码应各人独自保存,不得让一个人掌握全部的证书和密码,即不得让一个人可以独自完成网上银行支付业务操作;
E、应建立证书和密码的登记工作,详细登记证书和密码的领用、交接、修改或注销情况,作为财务保密码档案保存管理;
6、会计电算化管理
(1)、操作员设置
根据公司目前电算化软件的实际情况,操作员作如下设置:
A、系统管理员,是软件系统自带的操作员,拥有系统管理的全部权限,户名统一为:
admin,实际执行人员应确定为计算机管理人员或财务部中全面负责电算化的人员,我公司以财务部经理为实际执行人员;
B、帐套主管,是系统中不同账套的管理人员,拥有该账套最高的管理权限,应以公司中会计主管或财务负责人为实际执行人,我公司以财务部经理为实际执行人员;
C、审核人员,系统中各业务流程中间或最后审核批准的人员,应以该业务所涉及部门的操作员、部门主管(或负责人)以及财务人员为实际执行人,具体按实际业务设置;
D、制单人员,系统中业务初始单据的录入人员,由各部门具体经办人员实际执行;
E、操作员设置应注意,除系统管理员和帐套主管外,不能让一个人拥有处理完一项业务涉及的所有权限;
F、由于目前公司使用的软件系统中最大操作员量只有30个,为保证系统正常运行,各部门在增加操作员(或修改权限)时应提交申请,详细说明增加原因及具体权限,经本部门负责人和账套主管审批后增加或修改;
(2)、电算化系统的操作
A、操作员应注意对自己的登陆密码进行保密,不得使用他人户名和密码进行业务处理,或将自己的户名和密码告诉他人处理业务;
B、操作人员离开时,应退出系统,返回后再重新登陆,或将电脑增加屏保,以防止他人操作或泄露商业秘密;
C、由于我公司电算化软件系统是依托公共互联网平台搭建,服务器和各终端须安装杀毒软件和防火墙并定期进行查杀,以保证系统和数据的安全;
(3)、电算化系统的维护
A、一般日常维护由账套主管或系统管理员负责,涉及软硬件重大故障排除或系统重大变更时,应由账套主管或系统管理员联系软件供应商报务人员共同进行维护处理;
B、应定期对系统数据库进行压缩,以节省服务器硬盘空间,各终端应定期进行电脑操作系统清理,提高计算机运行速度和稳定性,提高业务处理效率和安全性;
C、应定期进行数据库的备份,至少每月结账后一次,数据备份介质应选择服务器非操作系统硬盘或外部移动硬盘或光盘,并同时备份两份以上,以最大限度保障数据安全;
D、在进行系统的软硬维护时,应首先进行数据备份,以防止数据损坏或丢失;
E、数据备份的移动硬盘或光盘应交财务档案管理人员妥善保管,作好防火、防潮工作并远离强磁环境,以保证备份的数据安全;
F、账套主管或系统管理员应定期对备份的数据进行检查,以保证数据的安全有效。
五、附则
1、公司各分支机构按本制度执行;
2、财务部负责本制度的解释和修改;
3、本制度自2010年10月1日起施行。
*********有限公司
2010年8月31日
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