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综合办管理手册

江苏普恒投资有限公司

综合办公室管理手册

拟稿：

审核：

审批：

执行日期：

目录

一、综合办部门职责3

二、综合办组织架构图6

三、综合办岗位编制表6

四、综合办岗位说明书7

1.综合办主任岗位说明书7

2.人力资源经理岗位说明书9

3.人事行政专员岗位说明书-人力资源11

4.人事行政专员岗位说明书-行政13

5.信息专员岗位说明书15

6.总经理秘书岗位说明书17

7.后勤服务岗位说明书19

8.保洁员岗位说明书20

9.小车班班长岗位说明书21

10.小车班驾驶员岗位说明书23

五、行政后勤对外业务流程25

1.会议管理流程25

2.文书档案管理25

3.印章管理流程25

4.车辆管理流程25

5.食堂管理流程25

6.固定资产和低值易耗品领用管理流程26

7.采购流程管理26

六、人力资源管理对外业务流程26

8.招聘流程26

9.录用流程26

10.试用期（考核期）转正流程26

11.人事异动流程27

12.考勤统计流程27

13.绩效考核流程27

14.薪酬发放流程27

15.员工奖惩流程28

16.员工培训流程28

17.合同管理流程28

18.社保管理流程28

七、附件29

一、综合办部门职责

部门基本信息

部门名称

综合办

部门编号

部门负责人岗位

综合办主任

部门分管领导岗位

总经理

部门定位

根据公司的发展战略及有关决策，组织建立健全内部管理制度体系，协助总经理开展日常各项工作，参与公司管理，担当参谋角色，为公司的重大决策提供意见；协调公司内外关系，负责建立行政后勤管理体系，开展宣传工作、文书档案管理、行政后勤服务、车辆管理等各项工作，确保部门工作支持公司战略目标的实现。

部门职能

序号

概述

内容描述

1

制度建设

1．负责拟定、修订和完善综合办的规章制度，建立行政后勤管理体系；

2．组织、检查与监督由本部门主管的相关制度的落实情况；

3．不断修改和完善与本部门相关的各项规章制度。

2

宣传工作

1.负责企业对外宣传资料的制作；

2.组织开展企业对内对外的宣传报道工作，负责各相关新闻企业的协调沟通，宣传和树立良好的企业形象。

3

文书档案管理

1．组织起草企业报告、总结、通知等综合性文稿，并送审、打印和发放；

2．负责企业文件资料的收发、传送、登记、归类和管理；

3．保管并控制印鉴、证照、介绍信和单证照等的使用；

4．管理企业对内对外的宣传报道材料、视频和照片；

5．定期接收本企业文书和图片资料，并进行归档、统计和保管；建立基本索引工具，供档案利用。

4

行政后勤服务

1．负责合理安排、提醒总经理的日常工作时间和程序；

2.组织对外接待工作，受理部门接待申请，做好有关人员的食宿、行程等安排；

3．筹备本企业各类重要会议，做好会务安排；

4．配置公司办公设备、办公用品、办公设施以及报刊杂志的订购等；

5．职工食堂日常管理，保证职工食堂正常运行，并建立购、销、存明细账务；

6．协调组织公司固定资产、低值易耗品的管理工作，生产生活后勤物资采购管理工作；

7.负责办公区域的卫生与花卉的管理。

5

车辆管理

1．制定车辆管理制度，实施驾驶员考核，监督车辆运行指标达成情况；

2．调度公司公务用车；

3．建立健全车辆管理、驾驶员管理档案；

4．组织实施驾驶员的学习培训工作；

5．组织车辆维修和维护管理，结算有关费用；

6．办理车辆年审和年检手续，缴纳车辆路桥费和保险费。

6

其他

1.负责组织与本部门职能相关的企业内部培训工作；

2.负责本部门预算管理；

3.完成领导临时交办的任务。

部门基本信息

部门名称

综合办

部门编号

岗位名称

人力资源经理

部门分管领导岗位

总经理

人力资源管理定位

根据公司发展战略需要，引进、培养和造就推动公司经营管理目标实现的人才队伍；并通过人力资源管理体系的建立与监督执行，不断优化公司管理流程，保障公司有效运作，提升公司管理效率。

管理职能

序号

概述

内容描述

1

制度建设

1.负责拟定、修订和完善人力资源管理制度，建立人力资源管理体系；

2.组织、检查与监督由本部门主管的相关制度的落实情况；

3.不断修改和完善与本部门相关的各项规章制度。

2

人力资源规划

1.根据公司年度发展战略规划，负责组织制定人力资源战略规划并组织实施；

2．负责编制公司的组织架构与岗位设置方案，组织员工工作效能的评估，提出岗位人员定岗安排；

3．负责人力成本的预算实施与控制。

3

招聘与配置

1.根据人力资源规划，负责制定年度招聘计划；

2.办理权限内的人员招聘、指派和任免工作；

3.根据公司发展需要，构建骨干人才库，为人才的调配及选拔提供依据。

4

培训与开发

1.负责组织制定公司的年度培训计划；

2.负责实施公司培训（如新员工入职培训、中高层专项培训等）、评价培训效果、督促各部门开展内部培训；

3.负责指导分子公司培训工作并进行检查督促。

5

员工绩效管理

1.负责建立和完善绩效管理体系，确保绩效管理体系有效支撑战略目标与年度经营目标的实现；

2.督查公司各部门及其员工完成绩效目标的制定；

3.组织对各部门管理者开展绩效管理相关知识的培训，指导开展绩效过程辅导及绩效面谈工作；

4.组织、监督员工绩效考核与年度评价，汇总考核结果；

5.指导和审核各分子公司的绩效考核执行情况，并对其考核结果予以审查。

6

薪酬福利

1.负责组织建立公司薪酬福利体系，并进行调整和完善；

2.组织编制公司薪酬福利方案、薪酬福利总额预算，并监督预算执行；

3.根据年度预算总额，负责骨干员工的薪酬调整工作；

4.总结和分析薪酬福利体系的运行情况，提出改善和调整建议；

7

员工管理

1.负责公司员工的合同、人事档案管理；

2.负责员工关系协调和管理，保障人力资源工作的正常开展，确保人力资源按照公司战略进行合理的整合与分配（员工的入职、离职、任免和异动）；

3.建立完善员工的沟通渠道，在公司内建立良好的沟通气氛；

4.了解和掌握员工的思想动态，采取措施，稳定团队；

5.负责调整和处理员工提出的申诉意见和劳资纠纷；

8

企业文化建设

1.根据公司战略，编制企业文化建设规划，并组织实施；

2.负责提炼、建立、维护公司的理念文化、行为文化，编制员工手册；

3.负责企业文化的策划与组织实施，强化员工内部交流沟通；

9

督查督办

1.负责公司督查管理体系的建设，并督查执行；

2.对督查职责范围内的工作事项、会议决议等各督办事项进行跟踪督办；

3.负责对各部门或分子公司督办事项完成成果报总经理审批，并将成果与绩效考核相结合；

10

其他

1.参与公司经营决策，负责跟进本部门责任事项的落实，代表本部门进行跨部门的间的协调与沟通；

2.负责部门的管理制度、工作标准、业务流程的建立，完善和监督执行；

3.负责制定本部门的业务规划，编制年度、季度、月度工作计划，并监督计划落实；

备注

编写记录

编写者

时间

审核者

时间

执行人

时间

二、

综合办组织架构图

三、综合办岗位编制表

序号

部门

岗位

任职员工姓名

编制人数

在职人数

备注

1

综合办

综合办主任

李嘉津

1

1

2

人力资源经理

费明强

1

1

直管人力资源

3

信息专员

韩进省

1

1

4

总经理秘书

顾金炜

1

1

5

人事行政专员

武雪丽

1

1

行政后勤

汪传品

1

1

6

保洁员

经圣花

1

1

临时工

7

小车班班长

徐建春

1

1

8

驾驶员

项振儒

3

1

朱国成

1

9

吴良标

1

合计

11

11

四、综合办岗位说明书

1.综合办主任岗位说明书

岗位名称

综合办主任

岗位编号

所在部门

综合办

岗位定员

1

直接上级

总经理

直接下级人数

2

直接下级

人事行政专员、信息专员、秘书

岗位分析日期

本岗位关键职责描述：

 负责部门的全面管理工作，保障公司制度建设、办公环境和行政后勤等工作的有序开展，协助总经理处理内外事务。

职责与工作任务

职

责

一

职责表述：

负责公司综合管理体系建设工作。

制度建设

负责建立公司公文处理工作制度，做好公文起草、审核工作，并按照要求检查、督促和指导综合办下属做好相关工作。

做好政策研究，负责组织公司主要领导在综合性会议上的重要讲话文稿的起草工作。

职

责

二

职责表述：

负责部门统筹规划工作，并组织实施。

统筹管理

负责公司总经理办公会和其他综合性会议的筹备和会务组织，做好会议纪要编发，督办落实会议议定事项。

负责公司信息调研工作，发挥助手作用，做好对外宣传报道和下传、上报工作，为公司重大决策提供建设性的意见。

职

责

三

职责表述：

负责部门内部管理工作。

核心业务

负责公司行政、后勤、外联等工作的日常事务。

负责公司企业法人营业执照、组织机构代码证等证照的使用管理。

负责公司办公设备及固定资产管理工作。

负责公司办公安全、保密、保卫、消防管理。

负责公司印章、介绍信使用的监督管理。

负责公司行政文件的管理工作。

负责公司车辆的管理工作。

负责对外接待及票务、住宿等工作。

负责协调公司重大突发事件的应急处置。

负责政府、行业等各方面的公共关系管理；对外宣传资料改版、设计和发布管理。

负责公司各部门办公用品的发放管理和登记。

做好低值易耗品、固定资产使用管理。

负责审核和控制公司的管理费用。

（招待费、物资采购费等）

职

责

四

职责表述：

负责部门团队建设与管理工作。

团队建设

负责主持部门例会。

负责本部门的团队建设和员工培训工作。

负责本部门员工的绩效考评工作。

职

责

五

职责表述：

 其它辅助性工作。

辅助工作

协助公司其他部门做好后勤管理工作。

完成公司领导授权委托的其他工作。

权力

权限一：

制度拟订审核权

权限二：

部门工作督导权

权限三：

公司重大会议筹备权

权限四：

印章使用监督管理权

权限五：

本部门员工调配、任用建议权

权限六：

本部门员工考核评价权

权限七：

员工违规行为奖惩建议权

权限八：

管理流程和业务流程规划的其它权限

工作协作关系

内部协调关系

各部门

外部协调关系

外联、政府等相关机构与企业

任职资格

教育水平

大专及以上学历

专业

企业管理、行政管理、经济管理、法律、文秘、中文,计数机信息类等相关专业毕业

所需资格证书

无

所需经验

10年以上行政工作经验，5年以上行政管理工作经验

所需知识

熟悉企业管控与运作模式，熟悉企业管理相关法律法规，了解企业生产与经营运作知识。

技能技巧

熟练使用各种办公软件，具备良好地领导管理能力、计划组织能力、公共关系能力、沟通协调能力、推动执行能力、公文写作能力，具有较强的信息敏感度，工作严谨细致、坚持原则、正直诚信

培训

企业管理、行政管理、公文写作、团队管理、企业法规、时间管理、计划管理、督导管理、沟通技巧

工作条件及其它

使用工具设备

一般办公自动化设备（含电脑、复印机等）

工作环境

办公室，工作范围内无职业健康危害

工作时间特征

执行人：

执行日期：

备注：

2.人力资源经理岗位说明书

岗位名称

人力资源经理

岗位编号

所在部门

综合办

岗位定员

1

直接上级

总经理

直接下级人数

1

直接下级

人事专员

岗位分析日期

本岗位关键职责描述：

 主要负责公司人力资源相关管理工作；完成日常人事事务处理；费用管控；根据公司发展战略需要，引进、培养和造就推动公司经营管理目标实现的人才队伍；并通过人力资源管理体系的建立与监督执行，不断优化公司管理流程，保障公司有效运作，提升公司管理效率。

职责与工作任务

职

责

一

职责表述：

负责公司综合管理体系建设工作。

制度建设

负责建立人力资源管理体系和各项规章制度，并监督实施。

做好国家劳动法规、政策的研究，不断完善公司相关制度，降低公司用工风险和成本。

职

责

二

职责表述：

负责公司统筹规划工作，并组织实施。

统筹管理

在公司做出重大决策前，负责向总经理提供人力资源方面的专业建议。

负责公司团队协作能力的培养，提升公司的执行效率与管理效率。

职

责

三

职责表述：

负责部门内部管理工作。

核心业务

负责依据公司战略，制定人力资源战略规划，并组织实施。

负责制定公司人事规章制度，并督促检查制度的贯彻执行，不断优化公司管理流程，提高工作效率。

负责设计和完善公司的组织结构，做好定岗定编，合理有效配置人力资源。

负责开展工作分析，编制岗位说明书与岗位规范，建立岗位责任制。

制定人力资源年度预算，并严格控制人力成本。

负责制定年度招聘计划，并通过多种渠道为公司寻求合适的人才。

负责公司员工奖惩、各种假期以及升、降、迁、免、任、辞等人事手续的办理工作。

负责组织实施绩效考核工作，统计考核结果及绩效改进计划，并督促落实。

负责核定各岗位的工资标准，编制年度薪酬预算，核算每月员工工资。

负责制定年度培训计划，并分阶段组织实施。

负责员工考勤等各项人力资源管理制度的执行与纪律监察。

负责执行督查职能，并按要求督办执行。

职

责

四

职责表述：

负责部门团队建设与管理工作。

团队建设

负责主持部门例会。

负责本部门的团队建设和员工培训工作。

负责本部门员工的绩效考评工作。

职

责

五

职责表述：

 其它辅助性工作。

辅助工作

管理并指导其他部门或分子公司做好人力资源管理工作。

完成公司领导授权委托的其他工作。

权力

权限九：

制度执行监督

权限一十：

绩效改进检查权

权限一十一：

绩效目标达成监督权

权限一十二：

员工考勤监督权

权限一十三：

员工违规行为调查处罚权

权限一十四：

人事任用建议权

权限一十五：

工作督查监督权

权限一十六：

督办事项奖惩建议权

工作协作关系

内部协调关系

各部门

外部协调关系

地方政府等相关机构或单位

任职资格

任职资格

教育水平

大专及以上学历

专业

企业管理、行政管理、经济管理、法律、文秘、中文,计数机信息类等相关专业毕业

所需资格证书

人力资源管理师（二级）

所需经验

10年以上人力资源工作经验，其中5年以上管理经验

所需知识

熟悉现代企业管理、行政人事工作程序与方法，熟悉企业管理相关法律法规

技能技巧

熟练使用各种办公软件，具备良好地综合事务管理能力、沟通协调能力、推动执行能力、公文写作能力，工作严谨细致、坚持原则、正直诚信

培训

企业管理、团队管理、企业法规、时间管理、督导管理、沟通技巧

工作条件及其它

工作条件及其它

使用工具设备

一般办公自动化设备（含电脑、复印机等）

工作环境

办公室，工作范围内无职业健康危害

工作时间特征

备注：

执行人：

执行日期：

3.

人事行政专员岗位说明书-人力资源

岗位名称

人事行政专员

岗位编号

所在部门

人力资源

岗位定员

1

直接上级

人力资源经理

直接下级人数

直接下级

岗位分析日期

本岗位关键职责描述：

 负责公司人力资源管理相关工作

职责与工作任务

职

责

一

职责表述：

负责公司人力资源管理相关工作。

核心业务

负责协助部门领导建立公司人力资源管理体系并监督实施。

根据公司发展需要，负责招聘活动的实施、协调、跟进和对招聘效果的分析。

负责员工的入职、转正、异动、合同续签、社保统筹等劳动关系的处理。

负责每月制作公司员工的考勤表和月度人员异动表。

负责办理公司的社保证照的申领、变更、年检及社保基数的申报工作。

负责协助部门领导收集、跟踪各地区人才市场招聘信息及同行业各岗位的薪资待遇情况，并做出分析报告。

协助部门领导开展各层级的绩效考核工作。

根据年度培训计划，协助部门领导推进，并提报培训评估结果。

部门领导安排的其他工作。

权力

权限一十七：

工作计划建议权

权限一十八：

招聘人员录用建议权

权限一十九：

考勤监督权

权限二十：

员工绩效考核审核权

权限二十一：

管理流程和业务流程规划的其它权限

工作协作关系

内部协调关系

各部门

外部协调关系

人才市场、公司外部对口机构或单位

任职资格

教育水平

大专及以上学历

专业

人力资源管理、文秘、中文、外语、法律或相关专业大专及以上学历

所需资格证书

无

所需经验

2年以上人力资源、行政工作经验

所需知识

1.具备良好的语言表达与组织、协调能力2.熟练使用WINDOS、WPS及OFFICE

技能技巧

受过现代人力资源管理、劳动法律法规、财务会计和企业管理基本知识等方面的培训

培训

人力资源助理师（三级）、企业管理

工作条件及其它

使用工具设备

一般办公自动化设备（含电脑、复印机等）

工作环境

办公室，工作范围内无职业健康危害

工作时间特征

备注：

执行人：

执行日期：

4.人事行政专员岗位说明书-行政

岗位名称

人事行政专员

岗位编号

所在部门

综合办

岗位定员

1

直接上级

综合办主任

直接下级人数

3

直接下级

后勤服务、保洁、小车班班长

岗位分析日期

本岗位关键职责描述：

 负责公司行政管理的相关工作

职责与工作任务

职

责

一

职责表述：

负责公司行政日常事务工作。

核心业务

负责协助部门领导建立公司行政管理体系并监督实施。

负责公司各项庆典、年会、会务及问题活动的安排。

负责公司劳保用品、办公及生活用品、办公设备设施的保管与发放，保证正常办公物资的供应。

负责公司的固定资产的维护与维修和办公区域的水电、卫生、花卉的管理。

负责公司的劳保用品、办公用品、固定资产和低值易耗品的采购，并建立台帐管理。

负责食堂原料采购及消耗的台帐制作。

负责协助各部门做好节假日期间的值班安排，包括值班名单及联系方式的公示、检查办公区域的水电、门窗的关闭等。

负责保管公司的印章、证照，严格按照公司的制度使用印章并建立使用登记台帐。

负责按公司文件管理有关规定，承办文件的编号、收发、整理、传递、存档及销毁等工作。

职

责

二

职责表述：

负责公司行政车辆管理工作。

核心业务

负责建立小车班各项规章制度。

负责公司车辆里程、油耗、油费及修车配件、保养费用统计分析。

负责车辆钥匙、加油卡的保管和定期统计各车行车状况。

负责办理车辆购买、行车手续、保养、维修等方面的各种业务，严格审核车辆的相关报销费用，节约开支。

负责对车辆事故、违章、损坏等异常情况的汇报。

完成上级领导交办的其他工作。

权力

权限二十二：

采购审核权权

权限二十三：

印章、证照使用审核权

权限二十四：

考勤监督权

权限二十五：

车辆调度权

权限二十六：

管理流程和业务流程规划的其它权限

工作协作关系

内部协调关系

各部门

外部协调关系

人才市场、公司外部对口机构或企业

任职资格

教育水平

大专及以上学历

专业

行政管理、文秘、中文、外语、法律或相关专业大专及以上学历

所需资格证书

无

所需经验

2年以上行政工作经验

所需知识

1.具备良好的语言表达与组织、协调能力；2.熟练使用WINDOS、WPS及OFFICE

技能技巧

受过现代行政管理、财务会计和企业管理基本知识等方面的培训

培训

企业运营管理

工作条件及其它

使用工具设备

一般办公自动化设备（含电脑、复印机等）

工作环境

办公室，工作范围内无职业健康危害

工作时间特征

备注：

执行人：

执行日期：

5.信息专员岗位说明书

岗位名称

信息专员

岗位编号

所在部门

综合办

岗位定员

1

直接上级

综合办主任

直接下级人数

直接下级

无

岗位分析日期

本岗位关键职责描述：

负责公司网络、网站及信息化建设的具体工作

职责与工作任务

职

责

一

职责表述：

负责公司信息化建设。

核心业务

负责制定公司网络使用管理办法并监督实施。

负责公司内部网络、电话系统和视频会议系统的建设与维护。

负责公司网站、办公系统的建设与技术维护。

负责公司计算机硬件和软件的维护，其中包括复印机、打印机、传真机等设备的管理。

根据公司采购计划，合理配置计算机等办公设备，并建立台账管理。

协助其他部门对已建成的信息系统进行管理和维护。

负责新员工的指纹信息录入。

每月3号前将总部及各分子公司的上月考勤机数据交至人力资源

协助部门领导完成企业信息化建设的工作。

权力

权限二十七：

网络维护权

权限二十八：

信息化文件保管权

权限二十九：

管理流程和业务流程规划的其它权限

工作协作关系

内部协调关系

各部门

外部协调关系

公司外部对口机构或企业

任职资格

教育水平

大专及以上学历

专业

行政管理、档案管理等相关专业毕业

所需资格证书

无

所需经验

1年以上工作经验

所需知识

熟悉档案管理工作流程

技能技巧

熟练使用各种办公软件，具备良好地文字处理能力、沟通协调能力、商务礼仪与交际能力，计划与跟进能力、亲和力，较高的悟性、责任心，严谨细致、忠诚敬业

培训

商务礼仪、档案管理、物资管理

工作条件及其它

使用工具设备

一般办公自动化设备（含电脑、复印机等）

工作环境

办公室，工作范围内无职业健康危害

工作时间特征

备注：

执行人：

执行日期：

6.总经理秘书岗位说明书

岗位名称

经理办秘书

岗位编号

所在部门

综合办

岗位定员

1

直接上级

综合办主任

直接下级人数

-

直接下级

岗位分析日期

本岗位关键职责描述：

负责配合总经理的各项工作，保障公司文秘管理工作的有效开展。

职责与工作任务

职

责

一

职责表述：

协助总经理制定、贯彻、落实各项工作，实现企业经营管理目标。

核心业务

协助总经理制定战略计划、年度经营计划和各阶段的重点工作目标。

起草公司各阶段工作总结和其他正式文件。

配合总经理协调企业内部各部门的关系，尤其是业务部门间的日常工作关系及事务的处理。

配合总经理处理外部公共关系（政府人员、重要客户等）。

跟踪企业经营目标达成情况，提供分析意见和改进建议。

在企业经营计划、资本运作等方面向总经理提供相关的建议。

撰写和跟进落实总经理会议、专题研讨会议等公司会议纪要。

职

责

二

职责表述：

负责各类文秘日常事务，协助总经理处理日常事务性工作。

核心业务

合理安排、提醒总经理的日常工作时间和程序。