excel小便笺.docx
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excel小便笺.docx
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excel小便笺
■用多窗口修改编辑Excel文档
如果要比较,修改Excel中不同单元格间的数据,而单元格又相距较远的话,来回拖动鼠标很是麻烦。
我们可以用多窗口来进行比较,依次单击“窗口→拆分”,Excel便自动拆分成四个窗口,每个窗口都是一个独立的编辑区域,我们在浏览一个窗口的时候,不影响另外一个窗口。
在word中对长文档的修改比较繁琐,也可以用这种方法将窗口进行拆分。
要取消多窗口,双击分隔线或依次单击“窗口→取消拆分”即可。
■Excel录入时自动切换输入法
在Excel单元格中,经常遇到中英文交替输入的情况,如A列输入中文而B列却输入英文,这时就要在中英文输入法之间反复切换,这样非常麻烦而且严重影响录入效率。
其实可以先打开中文输入法,选中需要输入中文的列,执行菜单“数据→有效性”,在“数据有效性”中切换到“输入法模式”标签分页,在“模式”下拉列表中选择“打开”,确定退出。
接着选择需要输入英文的列,同样打开“输入法模式”标签分页,在“模式”下拉列表中选择“关闭(英文模式)”,确定后退出即可。
■Excel中粘贴时避免覆盖原有内容
在工作表中进行复制或移动操作时,粘贴的内容将自动覆盖工作表中的原有内容,怎样避免这一现象呢?
首先选中要复制或移动的单元格,单击复制或剪切按钮,选中要粘贴的起始单元格,按下“Ctrl+shift++”组合键,在弹出的“插入粘贴”对话框中选择活动单元格移动的方向,单击“确定”按钮就可以了。
■Excel中快速排查公式错误
在Excel中,经常会遇到某个单元格中包含多层嵌套的复杂函数的公式,如果公式一旦出错就很难追踪错误。
其实在Excel2003中利用“公式求值”功能就可以进行公式的错误排查。
依次单击“工具→自定义”打开“自定义”对话框并切换到“命令”选项卡,在左边“类别”列表中选择“工具”,在右边找到“公式求值”并将它拖放到工具栏,这样工具栏上就出现一个“公式求值”按钮。
以后选中公式所有的单元格,单击“公式求值”按钮就可以按照公式的执行顺序逐步观察公式的运算结果,从而定位并找到错误之源,原理类似程序调试中的“单步执行”。
■Excel中妙用“条件格式”让行列更清晰
在用Excel处理一些含有大量数据的表格时,经常会出现错行错列的情况,其实可以将行或列间隔设置成不同格式,这样看起来就清晰明了得多。
利用“条件格式”可以轻松地达到目的。
先选中数据区中所有单元格,然后选择菜单命令“格式→条件格式”,在打开的对话框中,在最左侧下拉列表中单击“公式”,然后在其右侧的输入栏中输入公式“=MOD(ROW(),2)”,然后单击下方的“格式”按钮,在弹出的“单元格格式”对话框中单击“图案”选项卡,指定单元格的填充颜色,并选择“边框”选项卡,为单元格加上外边框,然后一路单击“确定”按键即可。
如果希望第一行不添加任何颜色,只须将公式改为“=MOD(ROW()+1,2)”即可。
如果需要间隔两行添加填充颜色只须将公式改为“=MOD(ROW(),3)=0”就可以了。
如果要间隔四行,那就将“3”改为“4”,以此类推。
如果我们希望让列间隔添加颜色,那么只须将上述公式中的“ROW”改为“COLUMN”就可以达到目的。
■“照相机”的妙用
如果要让sheet2中的部分内容自动出现在sheet1中,用excel的照相机功能也是一种方法。
操作方法如下:
首先点击“工具”菜单,选择“自定义”命令,在弹出的对话框的“命令”选择卡下的“类别”中选择“工具”,在右边的“命令”列表中找到“照相机”,并且将它拖到工具栏的任意位置。
接着拖动鼠标选择sheet2中需要在sheet1中显示的内容,再单击工具栏上新增加的“照相机”按钮,于是这个选定的区域就被拍了下来。
最后打开sheet1工作表,在要显示“照片”的位置上单击鼠标左键,被“拍摄”的“照片”就立即粘贴过来了。
■EXCEL中快速插入系统时间与日期
在用Excel进行报表处理时,经常需要在表格的前端或者末尾输入当天的时间与日期。
若用数字输入的话显得比较繁琐。
其实可以这样来快速输入:
首先选中需要时间的单元格,同时按下“ctrl+shift+;”组合键即可;若要输入系统日期则按下“ctrl+;”组合键即可。
■彻底隐藏Excel工作表
在Excel中可以通过执行“格式-工作表-隐藏”将当前活动的工作表隐藏起来,在未执行进一步的工作簿设置的情况下,可以通过执行“格式-工作表-取消隐藏”来打开它。
其实还可以通过设置工作表的隐藏属性来彻底隐藏。
按下“ALT+F11”组合键进入VBA编辑窗口,在左侧选中需要隐藏的工作表,按下F4键打开“属性”对话框,切换到“按分类序”标签分页,将“杂项”下的“Visable”的值选择改为“2-xlSheetVeryHidden”或“0-xlSheetVeryHidden”退出后返回Excel即可。
这样将选定的工作表隐藏起来,且“取消隐藏”也不起作用,这样就能彻底隐藏工作表了。
将Visable值改还原即可取消隐藏。
■轻松挑出重复数据
笔者在工作过程中遇到这样的问题:
要在Excel中把A列和B列中重复的数据和重复的次数找出来(A和B两列数据之间存在逻辑关系,有重复现象出现)。
笔者的做法是:
选中C2单元格,输入公式“=IF(COUNTIF(B:
B,A2)>=1,A2,"")”,然后用“填充柄”将C2单元格中的公式复制到C列的其它单元格中。
假设重复出现次数的统计结果保存在D列中,在D2单元格中输入公式“=COUNTIF(B:
B,A2)”,然后将公式填充到D列的其他单元格中即可。
重复出现的数据和重复的次数自动列了出来。
■用IF函数搞定“#DIV/0!
”
在Excel中用公式计算时,经常会出现错误值“#DIV/0!
”,它表示公式中的分母引用了空白单元格或数值为零的单元格。
如果作为正式的报表,出现这样的字符当然不能让人满意。
解决方法有三:
1、手工找出单元格的出错公式,一一将它们删除。
这种办法适合于出现“#DIV/0!
”不多的情况。
2、如果报表中出现很多“#DIV/0!
”,上述方法就显得太麻烦了。
这时就要利用IF函数解决问题:
C2单元格中输入公式“=IF(B2=0,"-",A2/B2*100-100)”,再用填充柄把公式复制到C列的其它单元格中,“#DIV/0!
”就会被“-”代表,报表自然漂亮多了。
3、打印时,打开“页面设置”对话框,切换到“工作表”选项卡,将“错误单元格打印为”选项设置为“空白”或“-”就好了。
■改变Excel自动求和值默认位置
Excel提供了自动相加功能,它可以自动将一行(或一列)的数据相加取和,计算出的值会放在这个区域下边(或右边)最接近用户选取的空单元格处。
但有时我们需要把取和值放在一行(或一列)数据的上方或左边。
具体的方法:
单击需要求和的一行(或一列)数据的上方(或左边)的空单元格;接着按组合键“Shift+Ctrl”,然后单击工具栏中“自动求和”按钮∑;最后选中需要求和的一组数据(按住鼠标左键拖动),按下回车键即可。
■启动Excel时自动打开某个工作簿
在Excel2003(以下简称Excel)中如果一直使用同一个工作薄或工作表,则可以将该工作薄移到Excel的启动文件夹中,这样,每次启动Excel时都将自动打开该工作簿。
具体方法如下:
将要打开的Excel工作簿复制或移动到C:
\ProgramFiles\Microsoftoffice\Office11\XLStart文件夹中。
如果不想变动工作簿的当前位置,可以为这个工作簿创建快捷方式,然后将快捷方式复制或移动到XLStart文件夹中,然后重新启动Excel,该工作簿就会在Excel启动时自动打开。
■Excel快速实现序号输入
在第1个单元格中输入撇号“’”,而后紧跟着输入数字字符如:
’1,然后选中此单元格,将鼠标位置至单元格的右下角,当出现细十字线状的“填充柄”时,按住此键向下(或右)拖拉至所选定区域后,松开鼠标左键即可。
■自动填充具体日期
当我们在excel中输入日期数据时,可能需要确定该日期所对应的是星期几。
而为了查明星期几,许多用户往往会查阅日历或使用转换函数,这都很繁琐。
其实,我们完全可以让excel自动完成这个任务。
具体操作如下:
选中需要录入日期数据的单元格区域,点击“格式-单元格”。
在“数字”标签页中单击“分类”列表中的“自定义”选项,然后,在右边的“类型”文本框中输入:
yyyy"年"m"月"d"日""星期"aaa,并单击“确定”。
这样,只要输入日期,相应的星期数就会自动出现在日期数据后面。
■将计算器搬到Excel中
工具-自定义-命令选项卡,在类别列表中选“工具”,在命令列表中选“自定义”(旁边有个计算机器图标)。
将所选的命令从命令列表中拖至工具栏中,关闭,退出Excel,重新打开Excel即可。
■不用小数点,也能输入小数
在excel中,需要输入大量小数,而且小数的位数都相同,方法是:
工具-选项,点击“编辑”选项卡,勾选“自动设置小数点”,调整小数“位数”(如2),确定。
现在再输入几个数值,不需要输入小数点,会自动保留二位小数。
■巧按需要排序
学校一次上公开课,来的客人有400多人,打字员已按来人的先后顺序在excel中录入了客人的姓名、职务、所在学校等,如果要按职务高低-即校长、副校长、教导主任、教导副主任等排序,可以如下操作:
依次单击工具-选项,弹出窗口,单击“自定义序列”选项卡,点“添加”按钮,光标悬停于“输入序列”窗口,在其中按次序输入“校长、副校长、教导主任、教导副主任……”后再按“添加”后确定。
定义完自己的序列后,依次单击“数据-排序”,把“主要关键字”定位于职务列,再单击“选项”,从“自定义排序次序”中选取上述步骤中自定义的序列,“方向”选择为“按列排序”,点确定回到“排序”窗口,再按“确定”便大功告成。
■在excel中删除多余数字
学生的学籍号数字位数很多,比如“1996001”,要成批量删除前面的“1996”,手工删除肯定不行。
可以用“分列”的方法一步到位。
选中“学籍号”这一列,依次单击“数据-分列”,弹出“文本分列向导”窗口,点击选中“固定宽度”后按“下一步”按钮,在需要分隔的地方单击鼠标左键,即出现分隔线,再单击“下一步”按钮,左边部分呈黑色显示(如果要删除右边部分,单击分隔线右侧,右侧即呈黑色);再在“列数据格式”中点选“不导入此列(跳过)”,单击“完成”即可。
■圈注表格中的无效数据
数据输入完毕后,为了保证数据的真实性,快速找到表格中的无效数据,我们可以借用excel中的数据有效性和公式审核来实现。
选中某列(B列),单击“数据”菜单中的“有效性”命令,弹出“数据有效性”对话框,切换到“设置”选项卡,输入符合条件的数据必须满足的条件范围(如“=and(B1>60,B1<90)”)。
右击工具栏打开“公式审核”工具栏,单击工具栏中的“圈释无效数据”按钮,此时表格中的无效数据都被清清楚楚地圈注出来了。
■两个日期之间的天数、月数和年数
计算两个日期“1995-5-12”和“2006-1-16”之间的天数、月数和年数可使用下面的公式:
“=DATEDIF(A1,B1,"d"),其中A1和B1分别表示开始日期和结束日期,"d"表示天数,换为"m"或"y"就可以计算两个日期相关的月数和年数了。
■在不同单元格快速输入同一内容
首先选定要输入同一内容的单元格区域,然后输入内容,最后按Ctrl+回车键,即可实现在选定单元格区域中一次性输入相同内容。
■轻松去掉姓名中的空格
编辑-查找-替换,在查找内容栏输入一个空格,替换栏保持为空,点击全部替换就可以去掉所有姓名中的空格了。
■多个单元格数据巧合并
在编辑了一个excel工作表后,如果又需要把某些单元格的数据进行合并,那么我们可以请“&”来帮忙。
比如需要将A、B、C三列的数据合并为D列中的数据,此时请按下述步骤操作:
首先在D2单元格键入公式“=A2&B2&C2”。
单击单元格,然后将鼠标指针指向D2单元格的右下角,当指针变成一个黑十字时(这个黑十字被称为填充柄),向下拖动填充柄到所需要的行,松开鼠标左键。
在D列单元格中,我们就得到需要的数据了。
■输入平方数
在excel单元格中要输入100平方这样的数字,可以先输入“’1002”(最外层的引号不要输入),然后在编辑栏中选中最后的2,点击“格式-单元格”,在对话框中点击“字体”选项,选中“上标”复选框即可。
不过,用这种方式输入的是文本型数字。
■输入等号
当我们使用excel时,想在一个单元格只输入一个等号,我们就会遇到这样的问题:
你输入完等号后,它认为你要编辑公式,你如果点击其它单元格,就表示引用了。
这时你可以不点击其它单元格,而点击编辑栏前面的“√”号,或者直接敲回车确认就可以完成等号的输入了。
■在excel中快速输入分数
通常在单元格中直接输入分数如6/7,会显示为6月7日。
如何快速输入分数“6/7”时在它前面添加一个0和一个空格即可,但是用此法输入的分母不能超过99(超过99就会变成另一个数)。
■让excel自动创建备份文件
用excel2000/2002编辑重要数据文件时,如果害怕不小心把数据修改错了,可以让excel在保存文件时自动创建一份备份文件。
打开“文件-保存”,在出现的对话框中按下右上角的“工具”,点选“常规选项”,出现“保存选项”对话框后,勾选“生成备份文件”选项,按下确定,现在保存一下文档,excel就会自动给这个文件创建一份备份文件,备份文件的文件名为原文件名后加上的“的备份”字样,如BOOK1的备份.xlk,而且图也不相同,相信很容易分别出哪个是备份文件。
■轻松切换中英文输入
平时用excel录入各种表格时,不同的单元格中由于内容的不同,需要在中英文之间来回切换,这样既影响输入速度又容易出错,其实我们可以通过excel“数据有效性”功能进行中英文输入法自动切换。
选中需要输入中文字符的单元格,打开“数据-有效性-数据有效性-输入法模式-打开”,单击确定。
再选中需要输入英文或数字的单元格,用上面的方法将输入法模式设置为“关闭(英文模式)”就可以了。
这样在输入过程中excel会根据单元格的设置自动切换中英文输入法。
■限制重复数据录入
在excel中录入数据时,有时会要求某列单元格中的数据具有唯一性,例如身份证号码、发票号码之类的数据。
为了保证数据的唯一性,我们可以这样做:
选定目标单元格区域(这里假设为A1:
A10),依次单击“数据-有效性”,在对话框击“设置”选项卡,单击“允许”下拉列表,选择“自定义”,在“公式”中输入“=countif($A$1:
$A$10)=1”。
接着,切换到“出错警告”选项卡,在“样式”中选择“停止”,然后分别在“标题”和“错误信息”中输入错误提示标题和信息。
设置完毕后单击确定退出。
此时,我们再在目标单元格录入数据时,Excel就会自动对数据的唯一性进行校验。
当出现重复数据时,Excel中会出现前面设置的错误提示信息。
■excel的另类求和方法
在excel中对指定单元格求和,常用的方法有两种,一是使用SUM,一般用于对不连续单元格的求和,另一种方法是使用∑,用于对连续单元格的求和。
在有些情况下如果使用组合键alt+=,会显得更方便。
先单击选中要放置和的单元格,再按下alt+=,用鼠标单击所要求和的单元格,被选中的单元格即呈选中状态,这时可配合shift选取连续多个单元格,或者配合ctrl选取任意不连续单元格,使用ctrl甚至还可以对同一单元格多次求和,单元格选取完成后按回车键即可。
这种方法在某些特殊场合十分有用。
■完全删除excel中的单元格
想将某单元格(包括该单元格的格式和注释)从工作中完全删除吗?
选中要删除的单元格区域,然后按下Ctrl+-(减号),在弹出的对话框中选择单元格移动的方式,周围的单元格将移过来填充删除后留下的空间。
■批量查看公式
在多个单元格或工作中设置了公式,要想查看公式和计算结果,就得反复滚动窗口或者来回切换工作表。
其实我们可以先选中含有公式的单元格(多个单元格可用shift和ctrl配合鼠标操作),然后右击工具栏选择并打开“监视窗口”,单击“添加监视”按钮,所有选中的单元格的公式及计算结果就显示在了监视窗口中,非常直观。
如果你创建了一个较大的数据表格,并且该表格具有链接到其他工作簿的数据时,利用“监视窗口”可以轻松看到工作表、单元格和公式函数在改动时是如何影响当前数据的,这对于排查数据更改关联错误很有帮助。
■实现单元格跨表拖动
在同一excel工作表中,拖动单元格或单元格区域的边框可以实现选定区域的移动操作,但该操作无法在不同的工作表间实现,其实可以按住Alt,将所要移动的单元格或单元格区域拖到目标工作表的标签处,excel会自动激活该工作表,这样你就能够在其中选择合适的放置点了。
■剔除隐藏单元格
当将excel工作表中某个包含隐藏单元格的区域的内容拷贝到其他位置时,隐藏单元格的内容往往会被一同拷贝过去。
那么,如果想将隐藏单元格的内容剔除出去,该怎么办?
很简单,选中目标区域,按Ctrl+G,单击“定位条件”,选择“可见单元格”选项,单击确定。
现在,对目标区域进行复制或剪切操作就不会包含隐藏单元格中的内容了。
■不惊扰IE选定有超级链接的表格
我们在excel中选定某个超级链接所在的单元格时,常会触发该链接,导致IE出现并访问该链接。
其实要想选中这类单元格又不惊扰IE,我们可采用以下方法:
单击包含超级链接的单元格,按住鼠标左键至少一秒钟,然后释放鼠标,这时就可以选定超级链接所在的单元格。
■用组合键选表格
在使用excel编辑文档时,如果一个工作表中有多张表格,为了显示直观,你可能在这多张表格间用空白行和空白列进行间隔。
这种情况下,当表格较大时,使用鼠标拖动的方法选中其中的一张表格,是不容易的,但如果使用快捷键,却轻而易举。
在要选择的表格中,单击任意一个单元格,然后按下“ctrl+shift+*”组合键即可。
■及时更新共享工作簿
在日常工作中,如果我们要想知道excel共享工作簿中的更新数据,这时没有必要一次次重复打开工作簿查看,只要直接设定数据更新间隔即可。
依次点击“工具-共享工作簿”,打开“共享工作簿”窗口,单击“高级”标签,然后在“更新”栏选中“自动更新间隔”项,并设定好间隔时间(如3分钟)。
这样一来,每隔3分钟,excel会自动保存所作的修改,他人的更新内容也会及时显示出来。
■拖空选定区域
一般情况下,在excel中删除某个选定区域的内容时,直接按delete键即可。
不过,如果你此时正在进行鼠标操作,且不想切换至键盘的话,那么,你还可以这样操作:
鼠标左键单击并选定区域的填充句柄(右下角的黑色方块)不放,然后反向拖动它使它经过选定区域,最后松开鼠标左键即可。
另外,拖动时按住ctrl键还可将选定区域单元格的格式信息一并删除。
■给工作表上点色
在excel中通常是通过工作表表名来区分每一张工作表的。
但是,由于工作表表名显示在工作表底部狭小的标签中,一些视力不佳的用户查找起来相当吃力。
为了照顾这些用户,我们可为每张工作表标签设定一种颜色,以便于查找。
具体操作如下:
右键点击工作表标签,在弹出的快捷菜单中选择“工作表标签颜色”选项,然后在出现的窗口中选定一种颜色,点击“确定”即可。
■excel的区域加密
你是否想让同一个工作表中的多个区域只能看不能改呢?
启动excel,打开需要加密的数据文档,执行“工具-保护-允许用户编辑区域”,击“新建”按钮,在弹出的对话框中接着在“标题”中输入非字符的标题,在“引用单元格”中选定一个或一部分连续单元格的重要数据,接着输入“区域密码”,确定返回“允许用户编辑区域”对话框,点击“保护工作表”,撤消工作表保护密码,点击确认密码后可以进行工作了。
■打印时自动加网格线
在excel中打印表格时默认是不加网格线的,因此,许多人往往手动设置网格线。
其实,完全可以不必这么麻烦。
执行“文件-页面设置”,在“工作表”标签页中钩选“网格线”,确定。
我们就可以在“打印预览”中看到excel已经自动为表格加上网格线了。
■货币符号轻松录入
我们在向excel录入数据时,有时需要录入货币符号,比如欧元符号。
你是怎么录入的?
在插入-符号中慢慢找?
那样挺费功夫的。
按alt+0162,然后松开alt键,就可以输入分币字符¢。
按alt+0163,输入英镑字符输入英镑字符£。
按alt+0165输入日圆符号¥,而按下alt+0128,输入欧元符号€。
有一点要注意,那些数字,只能用小键盘的数字键来输入。
■快速复制表格格式
在excel中,我们对一个工作表设置好了格式以后,如果新插入一个工作表,那么新表的格式不会继承原有表格的格式,还需要我们对新工作表的诸多格式进行重复设置,比较麻烦。
其实,我们可以利用格式刷,使这一工作变得简单。
首先先设置好原来的工作表格式,选中该表格,然后单击工具栏中的“格式刷”工具,再点击新插入的工作表,选中要设置格式的那些单元格,那么原来表格中的表格就会被复制过来。
如果新表格区域大于原来的表格,那么会用原表格的格式“平铺”新表格区域。
■常用序号快速输入
当我们在excel中录入数据时,经常要在开头某列单元格中输入一些常用序号,如一月、二月、三月等,如果一个个地键入,不但费时,工作量也很大。
难道就没有什么简便易行的方法吗?
当然有。
笔者在此就以录入甲、乙、丙为例,首先输入开头的前两个序号“甲”、“乙”,然后选中第二个序号也就是乙所在的单元格,将鼠标缓缓移到第二个序号单元格的右下角,当鼠标指针变成黑细十字架形状时,按住鼠标左键并将它拖到要输入序号的末尾单元格,放开鼠标。
看到了没?
甲、乙、丙是不是就自动录入好了?
其他常用序号的输入方法同上。
■快速设定打开区域
在excel中,要打印选定区域,除了在打印对话框中进行设定外,我们还可以这样做:
选定待打印区域,单击文件-打印区域-设置打印区域,然后直接单击工具栏上的“打印”按钮即可。
另外,为了简化操作,还可将“设置打印区域”工具栏按钮添加到现有工具栏,这样只需单击“设置打印区域”,就能轻松地将选定区域设置为打印区域。
具体操作步骤如下:
右键单击工具栏,单击“自定义”。
单击“命令”选项卡,在“类别”下选“文件”,在“命令”列表中找“设置打印区域”并将其拖动到工具栏上即可。
■在excel中实现分行填写
默认情况下excel单元格只能显示一行数据的内容,希望在同一个单元格中显示多行内容,则需要调整单元格高度,然后输入每行信息,行与行之间还要加上很多空格。
其实如果想在excel中显示多行内容,还可以在同一个单元格中输入一行信息,然后按alt+Enter,这样就可以轻松地excel的分行填写。
■复制表格巧设列宽
当我们需要在excel2003中将某处表格复制到其它位置时,经常发现,原来表格的列宽会无形中被当前列宽所取代,造成数据显示不均匀。
如果想将原来的列宽应用到当前位置,该怎么办呢?
这个时候,大家可以在当前数据区域内点击鼠标右键,然后选中“选择性粘贴”,在弹出“选择性粘贴”窗口中,将“列宽”一项复选框勾中即可。
■给单元格设置监视点
在excel中,假设你在第200行输入数据,该数据可能会影响到单元格A10中公式的结果。
那么,为了查看单元格A10中公式的结果,一般而言,你要滚动到单元格A10去查看公式结果。
不过,如果你给单元格A10加上一个监视点,则可省去这滚动的麻烦。
右键单击单元格A10,在弹出的菜单中选“添加监视点”,此时将弹出一个监视窗口,并且在窗口中自动为单元格A10添加一个监视点。
这样,不管你在工作表的何处,你都可以从监视窗口中“监视”到单元格A10中的值。
另外,在监视窗口中双击单元格A10的监视点,还能直接跳转到单元格A10中。
■灵活打印表格中的批注
文件-页面设置,击“工作表”选项卡,从“批注”后面列表框中选中“工作表末尾”或者“如同
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