电商采购管理办法.docx
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电商采购管理办法.docx
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电商采购管理办法
湖南省工业设备安装有限公司
电商采购管理办法
(之材料设备采购)
前言
在工程建设过程中,施工单位为确保项目得质量、进度、成本、安全等目标实现,
需要进行行之有效地项目管理。
采购招标就是项目管理得重要组成部分,包括对项目所需产品(工程分包队伍、材料、设备、服务等)以公平、公正、合理得原则进行招标采购,以优质、最适合得队伍、厂商,获得最新信息、最佳得资源组合,最大限度降低工程成本,为公司创造最大经济效益。
为充分发挥采购招标制在施工成本控制中得重
要作用,公司为此开发了专业得电商采购平台,现特制定电商采购管理办法之材料设备电商采购,以加强与规范公司采购工作,达到控制经营与施工成本、确保施工工期、产品质量与提高效益得目得。
本办法包含二十一章,主要对电商采购管理机构及职责、采购范围、实施过程、信息管理及供应方管理等内容做出规定。
本办法适用公司所有工程项目材料设备得采购活动。
本办法得管理层级为:
公司分公司项目部。
公司工程管理部为材料设备采购工作得主管部门,各单位得费控部、技术部、法律事务部、财务资产部、材料部为强相关部门。
目
录
第一章总则.............................................................
1
第二章电商采购管理机构及职责...........................................
2
电商采购管理委员会.................................................
2
电商采购管理委员会及办公室职责
.......................................
2
公司电商采购工作职责...............................................
3
分公司电商采购工作职责..............................................
4
项目部电商采购工作职责..............................................
7
第三章合同采购与招标采购范围...........................................
9
第四章电商采购工作流程图..............................................
10
第五章电商采购原则....................................................
11
第六章采购计划与立项..................................................
13
第七章采购方案得编制..................................................
14
第八章入围供应方得选择................................................
15
建立信息库..............................................................
15
资格预审................................................................
15
第九章发标............................................................
15
第十章回标、开标、商务谈判............................................
17
回标..........................................................................................................................................
17
开标..........................................................................................................................................
17
商
务
谈
判⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯、、、、、、、、、、、、、、、、、、
、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、17
第十一章评标18
评标小组18
标书评审18
第十二章实地考察19
第十三章定标20
第十四章采购合同21
第十五章出入库管理22
入库验收..................................................................................................................................
出库领用..................................................................................................................................
22
22
第十六章履约评价23
第十七章合格供应方管理24
第十八章评标人员信息库26
第十九章电商采购过程监管27
第二十章信息管理28
第二十一章附则29
第一章总则
第一条为了加强与规范公司采购工作,保护公司、社会公共利益与招投标活动当事人得合法
权益,达到控制经营与施工成本、确保施工工期、产品质量与提高效益得目得,特制定本办法。
第二条电商采购实施得组织结构为公司分公司项目部
第三条本办法主要对电商采购管理机构及职责、采购范围、实施过程、信息管理及供应方
管理等内容做出规定。
第四条本办法适用公司所有工程项目得材料设备得采购活动。
其它采购招标活动可参照此
办法执行。
第二章电商采购管理机构及职责
第五条电商采购管理委员会
(一)电商采购管理委员会得组成:
主任:
公司总经理
执行副主任:
公司主管副总经理
成员:
公司工程管理部、审计部、法律事务部、财务资产部、纪检监察部。
(二)电商采购管理委员会办公室设在公司工程管理部。
(三)分公司根据招标采购任务得需要,成立招标采购小组:
组长:
分公司经理与书记
执行副组长:
分公司主管副经理
组员:
分公司财务科、费控科、工程科、材料科、监察部门、法律事务部以及与采购项目直接相关得部门负责人。
第六条电商采购管理委员会及办公室职责
(一)电商采购管理委员会职责:
主要负责公司范围内材料设备采购、租赁工作得流程设计、整体规划、组织协调与决策
督检查指导电商采购活动,对采购管理工作进行考核,查处违纪行为,涉嫌违法犯罪得移交司法机
关处理。
(二)电商采购管理委员会办公室职责:
监
1负责电商采购管理委员会会议得组织与电商采购管理委员会决策文件得传达。
2建立公司电商采购平台,建立信息库(包括合格供应方信息库、价格信息库、库存材料信
息库、材料设备规范标准信息库、物料库、评标人员信息库、ABCD类物资分类表、常见问题解析),
并负责工作审批流程设计、日常得维护、更新与管理。
3编制电商平台得操作指南、视频培训课件与管理制度,制定年度培训计划。
4建立资料标准模板,包括采购方案、招标文件、评标细则、采购(租赁)合同、履约评价细则等,供采购单位选用。
5负责对各分公司电商采购活动进行考核与评价。
6负责对分公司得电商采购工作指导、监督与参与,包括各分公司上报得项目招标计划、投标单位审查、招标文件得编制、评标小组人员组成、中标单位得确定、采购合同得评审等。
(三)电商采购管理委员会主任工作职责:
出席电商采购管理委员会会议,组织对议题决策。
(四)电商采购管理委员会执行副主任工作职责:
负责主持召开电商采购管理委员会会议,对于特大、重要、特殊材料设备得招标采购可向委员会提请召开专项会议。
第七条公司电商采购工作职责
(一)公司工程管理部电商采购工作职责:
工程管理部就是电商采购工作得主管部门,负责监督检查指导公司范围内各项采购活动,具
体如下:
1检查指导采购单位编制得采购方案与文件,发现问题,及时提出整改意见。
2尽力协调处理招投方双方在采购过程中出现得问题,如友好协商不成,应移交法律事务部
解决。
3参与特大、重要、特殊材料设备采购中对拟中标单位得考察。
4对项目部采购得特大、重要、特殊材料设备得到货验收进行监督检查、处理反馈意见与信息沟通。
5负责审批需盖公司总部合同章得所有材料设备采购合同,以及单批次采购金额在100万
元及以上得材料设备采购合同。
6对新增供应方进行初步评审,对A类供应方进行资质审批。
7根据采购单位得申请,对休眠供应方重启评审流程。
8负责对战略供应方得资格进行认定,并颁发资格证书。
9对履约评价为差评得供应方进行实际情况核实调查。
10对好评率低于50%得供应方,根据情节严重程度,可将其列入黑名单。
11对新增得评标人员与取消资格得评标人员进行审批。
12组织相关人员进行电商平台业务培训与相关管理制度文件得宣贯学习。
13配合纪检监察部对采购过程发现得违规违法行为进行核查。
(二)公司法律事务部电商采购工作职责:
法律事务部就是采购过程中解决招投标双方纠纷与分歧得部门,主要工作如下:
1负责审核采购过程中各类标准文本模板条款得严谨性、有效性与公正合法性,提出合理
化建议与指导意见。
2为采购单位提供法律咨询服务,协助采购单位识别与控制招投标双方在采购过程中来往
信息得法律风险。
3负责组织、协调、解决电商采购过程中与公司有关得纠纷。
(三)公司纪检监察部电商采购工作职责:
1对公司范围内所有电商采购活动进行不定期得监督检查,发现违规违法行为及时查处。
2组织相关人员核实公司内部及供应方对采购过程得投诉,并落实处理。
3以书面形式将投诉与违规得处理结果向电商采购管理委员会报告。
第八条分公司电商采购工作职责
(一)分公司材料科电商采购工作职责
材料科就是分公司电商采购工作得主管部门
负责组织策划单批次预算采购总额在
10万元
及以上得材料设备采购工作
监督检查指导本分公司范围内得各项采购活动
具体工作如下
:
1参与编制采购方案与文件。
负责审批单批次预算采购总额在10万元以下得采购方案与文
件;审核单批次预算采购总额在10万元及以上采购方案与文件。
2根据工程进度制定招标过程时间节点计划。
3发布招标文件。
4对参与公开招标(预算采购总额在100万元及以上~500万元以下)得投标方得入围资格进
行审批。
5参与开标与经济商务评标,组织投标方进行澄清答疑、商务谈判。
6组织对拟中标单位进行考察。
7负责审批单批次采购金额在10万元以下得定标报告;审核单批次采购金额在10万元及以上得定标报告。
8发布中标通知书。
9组织合同谈判、会签及签订。
10对项目部到货验收进行监督检查、参与特大、重要、特殊材料设备得到货验收,监督
检查采购合同得执行情况,及时处理反馈意见,确保信息沟通顺畅。
11督促采购单位在供货完结后,对供应方进行履约评价。
12负责审批单批次采购金额在10万元以下得材料设备采购合同。
13负责审核单批次采购金额在10万元及以上得材料设备采购合同。
14负责审批临时、短期(租赁期限不超过3个月)得设备租赁合同。
15参与项目部重要、特殊材料设备得到货验收。
16对新增供应方进行初步评审,对C、D类供应方进行资质审批。
配合公司工程管理部对履约评价为差评得供应方进行实际情况核实调查。
17组织项目部与分公司相关人员进行电商平台业务培训,并对公司得相关管理制度与文件
进行宣贯学习。
18配合公司对采购过程发现得违规违法行为进行核查。
19负责对项目部得电商采购活动进行考核与评价。
20审核项目部材料设备得结算与付款申请。
(二)分公司费控科电商采购工作职责:
费控科就是电商采购工作得成本管控部门,主要工作如下:
1为项目部得采购计划提供工程预算价格,优先提供单价,如确无预算单价得材料设备,
应提供单项总价,为采购方案提供标底参考数据。
2负责审核采购方案与文件。
3负责审核单批次采购金额在10万元及以上得定标报告。
4负责审核单批次采购金额在10万元及以上得材料设备采购合同。
5负责审核设备租赁合同。
6配合公司对采购过程发现得违规违法行为进行核查。
7审核项目部材料设备得结算与付款申请。
(三)分公司工程科电商采购工作职责:
工程科就是电商采购工作得技术支持部门,负责标得物得技术参数部分,主要工作如下:
1参与编制采购方案与文件。
2参与技术评标。
3参与对拟中标单位得考察。
4负责审核单批次采购金额在10万元及以上得材料设备采购合同。
5负责审核长期(租赁期限超过3个月)租赁特种设备得租赁合同。
6参与项目部重要、特殊材料设备得到货验收。
7配合公司对采购过程发现得违规违法行为进行核查。
(四)分公司财务科电商采购工作职责:
财务科就是电商采购工作得资金控制部门,主要工作如下:
1负责采购方案与文件中财务状况、资信、发票等要求得编制。
2负责审核单批次预算采购金额在500万元及以上得采购方案与文件。
3负责审核单批次采购金额在10万元及以上得材料设备采购合同。
4负责审核设备租赁合同。
5审核项目部材料设备得结算与付款申请。
6配合公司对采购过程发现得违规违法行为进行核查。
(五)分公司法律事务部电商采购工作职责:
法律事务务就是电商采购工作得配合部门,主要工作如下:
1负责审核单批次预算采购金额在500万元及以上得采购方案与文件。
2负责审核单批次采购金额在10万元及以上得材料设备采购合同。
3为采购单位提供法律咨询服务,协助采购单位识别招投标双方在采购过程中来往信息
得法律风险。
4负责组织、协调、解决采购过程中与本分公司有关得纠纷。
(六)分公司主管副经理电商采购工作职责:
主管副经理作为电商采购工作得主要责任人,主要工作如下:
1负责审批单批次预算采购总额在10万元及以上~500万元以下得采购方案与文件。
2对B类供应方得资质进行审批。
3对参与公开招标(预算采购总额在500万元及以上)得投标方得入围资格进行审批。
4参与特大、重要、特殊材料设备得采购评标。
5负责审批单批次采购金额在10万元及以上~500万元以下得定标报告。
6负责审批单批次采购金额在10万元及以上~100万元以下得材料设备采购合同。
(盖公司总部合同章得除外)
7负责审核单批次采购金额在100万元及以上得材料设备采购合同。
8负责审批长期(租赁期限超过3个月)得设备租赁合同。
9参与对拟中标单位得考察,并对考察结果进行审定。
10对新增得评标人员进行资格评审、对取消资格得评标专家进行审核。
11审核项目部材料设备得结算与付款申请。
12对分公司各部门得电商采购工作进行监督、检查与指导,发现问题及时纠正整改,发现
违规及时上报处理。
13配合公司对采购过程发现得违规违法行为进行核查。
(七)分公司经理电商采购工作职责:
分公司经理作为电商采购工作得关键责任人,主要工作如下:
1大力支持、全面配合公司电商采购平台得推广运行。
2严格按照公司电商采购平台得工作流程处理业务。
3负责审批单批次预算采购总额在500万元及以上得采购方案与文件。
4参与特大、重要、特殊材料设备得采购评标。
5负责审批单批次采购金额在500万元及以上得定标报告。
6选择参与对拟中标单位得考察。
7负责审核单批次采购金额在500万元及以上得材料设备采购合同。
8可向公司推荐战略供应方。
第九条项目部电商采购工作职责
(一)项目部技术科电商采购工作职责:
1各专业施工员根据施工设计图纸编制材料设备需用计划
项目技术主管审核
项目经理审
批。
2负责采购方案与文件中对技术标得编制,明确质量验收标准与技术规范。
3参与技术评标。
4项目技术主管负责审核材料设备采购合同。
5各专业施工员对项目采购得材料设备参与到货验收,项目技术主管与项目经理参与特大、
重要、特殊材料设备得到货验收,必要时,还应邀请业主、监理与分公司共同验收。
(二)项目部材料科电商采购工作职责:
材料科就是分公司电商采购工作得实施部门,负责组织实施单批次预算采购总额在10万元以
下得材料设备采购工作,具体工作如下:
1负责编制采购方案与文件。
2根据工程进度安排制定采购计划与招标过程时间节点计划。
3依据分公司费控科提供得工程预算价格,结合当前市场行情,估算出当批次需采购得材料设备标底。
4根据当地得市场环境,选择合适得采购方式,即零星采购或批量采购。
5收集整理技术科、财务科、费控科等各方意见后,编制采购方案与文件,选择合适得招标采购方式,提交审批。
6发布招标文件。
7
在招标方案中设定两名开标人
其中一人必须就是分公司材料科。
8
对回标情况进行重点关注,当响应招标得投标方数量未满足招标要求时
未避免废标,
应在投标时间截止前新增几家合格供应方来参与投标。
9对参与公开招标得投标方得入围资格进行审核,并对获得入围资格得投标方发送通知。
10在招标方案中设定商务、技术评标人(至少四人,商务、技术各两人),其中分公司材料科
与技术科必须分别参与进行评分。
11组织投标方进行澄清答疑、商务谈判。
12组织对拟中标单位进行考察,在招标方案中明确考察小组名单。
13编制定标报告,提交审批。
14发布中标通知书。
15与中标单位洽谈合同具体内容,经相关部门评审通过后,签订采购合同。
16及时向上级部门反馈采购合同在执行过程中出现得问题,确保信息沟通顺畅。
17采购合同在供货完结后,及时对供应方进行履约评价,保留差评得见证资料备查。
18组织相关人员参与项目采购得材料设备参与到货验收。
必要时,还应邀请项目经理、项
目技术主管、业主、监理与分公司共同验收。
19负责提交项目部材料设备得结算与付款申请。
20督促保管员及时办理材料设备得出库手续,确保报表数据得时效性。
21对供应商宣贯公司得电商采购管理要求,指导供应商使用电商平台。
22配合上级部门对项目部电商采购工作得考核与评价。
23配合上级部门对采购过程发现得违规行为得核查。
(三)项目经理电商采购工作职责:
1审批材料设备需用计划。
2审核采购方案与文件。
3对参与公开招标(预算采购总额在100万元以下)得投标方入围资格进行审批。
4参与评标。
5参与对拟中标单位进行考察。
6负责审核定标报告。
7审核材料设备采购合同。
8参与特大、重要、特殊材料设备得到货验收。
9审核项目部材料设备得结算与付款申请。
10及时向上级部门反馈采购合同在执行过程中出现得问题。
11配合上级部门对项目部电商采购工作得考核与评价。
12配合上级部门对采购过程发现得违规行为得核查。
第三章
合同采购与招标采购范围
第十条
公司所有材料设备得采购
(或加工),达到以下条件必须签订合同:
(一)一次性采购
5000元及以上得工程项目用材料
(钢材一次性采购10000元及以上)。
(二)一次性采购
5台及以上得设备。
(三)一次性采购多台价值总额在
3
万元及以上得设备。
(四)采购单台价值在
2万元及以上得设备。
(五)非临时性得租赁设备。
(注:
临时性租赁设备时
双方必须要签安全环保协议)
第十一条
公司现有七种批量采购方式
即公开招标资格预审、公开招标资格后审、公开竞拍、
邀请招标、单一来源、询价采购与应急采购。
所有材料设备采购
(或加工)合同,达到以下条件必须
选择其中一种方式实行招标采购
:
(一)
一次性采购
10万元及以上得材料
(钢材一次性采购
20万元及以上)。
(二)
一次性采购
5万元及以上得非工程用材料。
(三)
一次性采购
10台及以上得设备。
(四)
一次性采购多台价值总额在
30万元及以上得设备。
(五)
采购单台价值在
20万元及以上得设备(单台车辆除外)。
(六)
当地得设备租赁资源较多
有三家以上出租方可供选择时。
第四章电商采购工作流程图
第十二条工作流程图(详见附件一)
第五章
电商采购原则
第十三条所有材料设备采购(或加工)合同只能盖分公司或公司总部得合同专用章,合同中
供需双方得名称要与所盖印章、增值税发票、发票清单以及建筑服务发票上名称一致。
第十四条所有得材料设备采购(或加工)计划、合同、出入库帐、付款都应在公司电商平台
上完成,盖章员有权不受理未经过电商采购平台流程得合同盖章,财务部门有权不受理未经过电商
采购平台流程得付款申请。
第十五条透明公正原则:
整个电商采购过程务必有充分得透明度,各部门应积极配合、加
强沟通信息共享,杜绝暗箱操作;有关单位、部门人员与供应商有利害关系得,应当申请回避;任何
单位与个人不得以任何方式非法干涉采购活动。
第十六条资质审查原则:
具有一般纳税人与小规模纳税人资格得工商户,才能进入公司电商
采购平台合格供应方信息库,才有资格参与投标、供货。
代表供货单位得责任人需提供有效得公司
及公司法人授权委托证明、法
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