竣工资料电子文档编制06.docx
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竣工资料电子文档编制06
竣工资料电子文件归档要求
一、 一般要求
1. 竣工资料电子文件归档遵循规范
☆ 《企业档案工作规范》DA/T42-2009
☆ 《建设电子文件与电子档案管理规范》CJJT117-2007
☆ 《电子公文归档管理暂行办法》GBT18894-2002;
☆ 《CAD电子文件光盘存储归档与档案管理要求:
第一部分:
电子文件归档与档案管理要求》GBT17678.1-1999;
☆ 《CAD电子文件光盘存储归档与档案管理要求:
第二部分:
光盘信息组织结构》GBT17678.2-1999;
☆ 其它相关标准。
2. 竣工电子文件应与纸质文件一并向档案部门移交归档
☆ 电子文件不完整,不准确和不一致的,档案接管部门(连同纸质文件)不予办理移交手续。
3. 电子档案与纸质档案一致性
电子文件与相应的纸质文件材料一并归档保存,电子文件编制必须与纸质文件保持三个一致:
(1)内容一致。
电子文件显示内容与纸质文件一致,一份纸质文件对应一个电子文件。
(2)文件名一致。
电子文件名描述与纸质文件一致。
(3)目录(编排)一致。
专业、专业单位工程案卷目录和卷内目录编排要一致。
4. 真实性:
电子文件的内容、结构和背景信息与形成时的原始状况一致。
5. 完整性:
电子文件的内容、背景信息和元数据等无缺损。
6. 有效性:
长期完整显示。
(1) 电子文件应具备的可理解性和可被利用性,包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。
(2) 运用程序版本一致:
各单位应全面运用与本级档案部门相一致的档案管理软件或运用程序。
7. 安全性:
物理归档。
电子文件集中下载到质量可靠的、可脱机保存的记录载体上。
记录载体:
只读光盘DVD-R、CD-R、移动硬盘。
二、文件格式
1. 文本文件:
DOC
2. 表格文件:
XLS
3. 图像文件:
JPEG、TIF、(PDF)(手签字文件均要求扫描,扫描分辨率不低于300dpi。
),要求:
扫描件一律设置(或转换)为PDF格式文件,并且以单个(份)文件为单位进行扫描,一般不允许将多个、甚至数十个、上百个文件扫描成一个电子文件,更不能一盒一个电子文件。
4. 图形文件:
DWG(要求:
除交一套dwg格式文件外,同时还要交一套转换成PDF格式的文件。
)
5. 影像文件:
MPEG、AVl
6. 音频文件:
WAV、MP3
7. 软件产生的特殊格式电子文件应转换成以上通用格式电子文件,如不能转换,应将专用软件或相关程序(如补丁程序、格式转换程序等)收集并刻入光盘或移动硬盘。
三、审核检查
1. 审核责任参照“办档[2002]8号文”第二章第六条至第十三条。
2. 归档前应由文件形成单位按照规定的项目对电子文件的真实性、完整性和有效性进行检验,并由负责人签署审核意见,检验和审核按附表1《竣工资料电子文件编制完成情况确认单》格式填写,电子文件格式doc。
建议:
(1) 建设单位(指挥部)、监理单位和施工单位,指定专人专用电脑汇总、整理和审核。
(2) 各单位电脑软硬件环境应一致。
安装正版杀毒软件和设置防火墙,并定期更新。
3. 对归档电子文件的基本物理技术条件进行检查检测,内容包括(见附表1《竣工资料电子文件编制完成情况确认单》),确认后交一份纸质的给档案馆:
(1) 记录载体有无划痕,是否整洁,每片光盘均有方形透明薄塑料盒保护。
(2) 软硬件环境的有效性。
(3) 核实归档电子文件的真实性、完整性。
(4) 与纸质文件一致性。
(5) 文件无加密、无压缩,有无病毒感染等。
(6) 电子文件格式。
对特殊格式电子文件,应核实其相关的软件、版本、操作手册或说明等是否完整或齐全。
(7) 光盘背面及包装信息。
应包括项目名称、标段竣工里程、光盘编号、光盘(专业)内容、制作(施工)单位、制作年月。
参见上页光盘背面示例图:
光盘编号统一从001起,格式举例:
001/013,意思是该盘为001号光盘,一套总共13张光盘;里程为该标段统一里程;该盘刻录内容为线路和路基专业资料内容,施工单位填工程局,而非属下分公司;竣工资料(完成)时间填光盘完成制作时间。
(8) 光盘内容、数量。
注:
建设单位提供的该文件,需自己及监理单位确认。
4. 光盘内容:
1. 文件编排
无论文件或文件夹名称前均应加上数字,以便按序正确显示。
(1).光盘根目录下文件、文件夹
※ 01-电子文件软硬件信息.doc
※ 02-竣工电子文件(档案)光盘移交目录.doc
※ 03-其它说明*.doc
※ 04-档案移交目录(文件夹)
※ 05-专业单位工程卷内目录、竣工文件(文件夹)
※ 06-程序文件(文件夹)
(2).说明
01-电子文件软硬件信息.doc
要求将该文件存放在第一张盘和最后一张盘根目录下。
文件内容(格式详见附表2《电子文件软硬件信息》),确认后交一份纸质的给档案馆,电子文件只填内容不需建设单位和监理单位确认。
文件内容:
※ 硬件配置:
电脑型号(及主板、CPU、内存)、制造商,网络服务器型号(及主板、CPU、内存)、制造商。
※ 软件环境:
操作系统名称及版本号;产生文本文件、表格文件、图像文件、图形文件、影像文件、音频文件和其它文件(专用软件产生的文件)的应用软件及浏览器和压缩软件(中英文)名称及版本号。
※ 记录格式:
文本文件、表格文件、图像文件、图形文件、影像文件、音频文件和其它文件格式。
※ 记录参数:
电子文件总个数,总容量。
※ 文件载体:
光盘型号(及制造商),套数及数量。
注:
建设单位提供的该文件,需自己及监理单位确认。
02-竣工电子文件(档案)光盘移交目录.doc(格式详见附表3)
※ 包含专业:
按8号文附件1专业名称填写,如005号盘有涵洞和隧道专业单位工程文件,则填写“涵洞、隧道”即可。
建设单位提供的光盘,此栏填“综合”。
※ 文件类别代码:
详见附表3下方“注”。
光盘中有多类文件时,可填多个代码,代码间用顿号分隔。
※ 容量:
该光盘总容量(计量单位:
兆,英文字母M)
※ 档案文件数:
不包括系统软件自动生成的文件、备份文件和临时文件。
03-其它说明.doc
对电子文件形成需要补充的说明。
没有的不制作该文件。
04-档案移交目录(文件夹)(格式见附表4)
该文件夹下放置《科技档案案卷目录》文件,相当于案卷目录文件,文件格式为xls。
当文件条目很多时,可以在一个电子表格中制作多册表格,如:
线路、路基、桥梁、涵洞、隧道册等。
※ 标题:
该表格只填蓝色标示部分内容,且只提供电子文件即可。
※ 表中名称(案卷名称)内容:
对应卷内目录中的案卷标题名称。
05-专业单位工程卷内目录、竣工文件(文件夹)
在该文件夹下建立“专业”文件夹,在“专业”文件夹下建立“单位工程”文件夹,“单位工程”文件夹下建立“案卷”(盒)文件夹。
如:
在“04桥梁”下建“01彩虹大桥”、“02凌虹大桥”等;
在“01彩虹大桥”下建“001彩虹大桥竣工文件”、“002彩虹大桥建交表、检查证竣工文件”…“060彩虹大桥竣工图”等卷文件夹。
具体要求如下:
※ 专业(文件夹)命名:
按8号文要求排序,01综合、如02线路、03路基、04桥梁,05涵洞、06隧道等。
其中,02线路下还有02-01线路综合、02-02线路轨道、02-03线路其它三个文件夹;03路基下还有03-01路基专业、03-02路基附属等文件夹。
※ 单位工程(文件夹)命名:
序号+单位工程名称,如“01彩虹大桥”。
该单位工程所有的《卷内目录》电子文件置于该文件夹下。
《卷内目录》(填写格式见附表5),文件格式为xls。
填写方法:
详参8号文附件4“六、填写卷内目录”。
个别地方有改动:
取消“六、1”,以表格第一行填写“案卷标题”代之;“六、4”应改为:
卷内目录(内容)应打印。
当单位工程卷内目录很多时,应建立多个文件,每个电子表格文件内不宜多于30册表格。
※ 案卷标题(文件夹)命名:
序号+文件内容名称(简化的具体内容名称)。
※ 卷内文件(电子文件)命名:
序号+文件内容,应与文件纸质文件名称一致。
强调:
为了使电子文件在电脑的显示与纸质竣工文件一致,
在编排文件夹和电子文件时,注意在名称前加上序号。
见示意图。
一般不能将多份文件制作成一个电子文件,更不能一卷(或一个装订册)一个电子文件。
06-程序文件(文件夹)
该文件夹下放置:
专用程序、补钉程序,转换程序等非通用程序或软件。
2. 刻盘要求
对于加密电子文件,应先解密再拷贝刻盘。
宜选择质量优良的A类(国标)光盘
不许超标定容量刻录
一个单位工程的资料不宜分刻在两张光盘上
每张光盘背面均应按前文要求打印或印贴信息标记,要求字迹清晰,打印(贴)标记后应不影响读盘。
3. 刻盘建议
刻盘前,先将资料拷贝到移动硬盘中,交由接收单位完成审核和整改后再刻盘。
四、归档时间
★ 竣工电子文件应与纸质文件一起归档。
五、归档份数
★ 一式三套:
光盘两套,移动硬盘一套。
附件:
附表1 《竣工资料电子文件编制完成情况确认单》
附表2 《电子文件软硬件信息》
附表3 《竣工电子文件(档案)光盘移交目录》
附表4 《科技档案案卷目录》
附表5 《卷内目录》
附表1
竣工资料电子文件编制完成情况确认单
检验内容
审核检查要求
监理单位检查
指挥部检查
1、载体外观、整洁、
包装
无刮痕、变形,整洁,有薄方形透明塑料盒保护。
2、软硬件有效性
抽查每种格式文件,能在相应软件中完整准确显示,功能完整。
3、真实性、完整性
文件内容真实、完整。
4、与纸质文件一致性
抽查卷目和每种格式文件,应与纸质文件一致。
5、有无加密、病毒
文件无加密,无压缩,无病毒。
6、文件格式
通用、专用格式均符合要求,光盘中有说明文件。
7、光盘背签内容
内容完整,打印格式符合要求。
8、光盘内容、数量
有规定文件,且内容完整;每套数量齐全;套数为三套。
施工单位
(签名、盖公章)
年月日
监理单位
(签名、盖公章)
年月日
指挥部
(签名、盖公章)
年月日
附表2
电子文件软硬件信息
文件
特征
形成部门
完成日期
载体类型
CD-R
载体编号
标 001~
通讯地址
电话
联系人
硬件
电脑型号:
CPU:
内存:
制造商:
操作
系统
文件
类型
文件
格式
软件
版本
文件
数量
操作系统:
文本
文件
表格
文件
图像
文件
图形
文件
影像
文件
音频
文件
其它
文件
doc
xls
jpg
dwg
mpg
mp3
MsWord
2003*
MsExcel
2003*
AuotCAD
2007*
文件
记录
特征
记录参数
文件总数
总字节数
文件载体
光盘型号:
每套数量:
张
制作套数:
套
口一件一盘口多件一盘
口一件多盘口多件多盘
审核
施工单位 填表人(签名)
年月日
监理单位 审核人(签名)
年月日
*:
举例
附表3
竣工电子文件(档案)光盘移交目录
建设项目:
标段号:
竣工里程:
施工单位:
形成时间:
年 月 日
光盘
编号
包含专业
文件类
别代码
容量
(兆)
档案文件数(个)
备注
合 计
光盘总数:
张
注:
文件类别代码:
文本T、图像I、图形G、影像V、声音A、程序P、数据D
附表4
科技档案案卷目录
序号
档案号
名称(案卷名称)
张数
形成单位
形成时间
保管期限
柜号
密级
图纸
文字
总计
注:
1.只填蓝色部内容。
2.只提供电子文件,一律用2003版电子表格
附表5
卷 内 目 录
形成时间:
档案号:
案卷标题
顺号
图号或
文件编号
文件名称
张次
备注
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