中坤CPC系统整体框架方案.docx
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中坤CPC系统整体框架方案.docx
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中坤CPC系统整体框架方案
广东中坤电气有限公司
CPC系统整体框架方案
第一章概述
CPC系统作为企业级的管理平台,实施过程尤其重要。
在实施前期,《CPC系统整体框架方案》将指导所有的、具体的项目工作,关系到整个项目的成败。
本方案是在企业现有模式基础上,对主要的数据模式进行抽象,希望在正式实施前能完整阅读,深刻理解其中的内容,灵活运用,并比较贴切、自然地融入到具体的实施工作中。
第二章CPC系统功能
2.1协同办公与个人办公
CPC协同办公模块是协助中坤公司以较低的成本快速地建立起一个实用、可靠、高效的电子化协同办公与知识管理环境,具体来说,主要就是要实现以下几个方面:
●建立内部通信和信息发布平台。
●实现工作流程的自动化,以及对流转过程的实时跟踪与监控。
●实现电子文件管理的自动化,各类文件、信息能有序地进行存储,并可按权限查询使用。
●辅助办公,实现办公的电子化。
●实现网络化办公、远程办公、异地办公。
●可辅助对公司档案进行管理。
将公司所有的信息和协同进行集中管理,并做到所有信息相关联。
另外作为个人,其工作管理为每个系统用户提供独立的工作空间和私人信息领域,用户在任何一台联网的计算机上都可以方便地登录系统开展工作,功能包括:
2.1.1我的邮件
在CPC系统内建邮件系统大大拓展了一般通用异步式邮件系统的功能。
专门针对企业实际需求开发了多项实用功能,并且与系统主要模块充分集成,以方便企业用户通过E-mail实时通信作为协同工作的手段,具体功能如下:
a)收发邮件:
本系统提供OutLook风格的邮件收发功能,邮件发送的收件人支持群发功能,可以对机构下的所有人进行发送邮件;
b)邮件类型:
本系统提供5类邮件,包括:
普通邮件、发布邮件、会议和通知、工作邮件、系统邮件;
c)邮件跟踪:
可以对邮件的阅读情况进行跟踪,包括邮件的到达时间、收件人阅读时间和收件人签收邮件情况进行查询;
d)邮件自定义分类:
用户可根据自己的需要自定义邮件檔夹接收邮件的分类规则。
2.1.2我的工作
将所有与个人相关的流程、任务清单按时间和优先级列出,通过对个人工作加强计划和监控,达到个人、企业和团队计划管理的双重目的。
“我的流程”、“我的项目”、“当前流程”直接“推”到个人工作平台前,方便用户对个人工作进行安排和管理,更好地促进部门和员工之间的工作协同。
2.1.3公告与论坛
“公告”主要用于一些公共信息的网上统一发布,其发布信息显示在“个人主页”的“公告和论坛”区;论坛主要用于一些大家关心问题的讨论,用户可以根据讨论主题发布意见,授权用户可以发布讨论主题,具体功能如下:
●公告栏:
列出发布的公告清单,授权用户可以发布新建、删除公告;
●论坛区:
列出发布的论坛清单,用户可以在此区域发帖和跟帖。
2.1.4我的日历
个人日历,可以在此新建任务,并可以设定提醒方式。
2.1.5我的设置
用于对个人应用CPC系统的个性化设置,主要包括出差流程代理设置、个人密码设置、个人工作路径设置等,具体功能如下:
●基本设置:
是与用户工作密码相关的个性化设置。
●我的参数:
是对用户个性化的设置。
2.1.6我的文档
该存储区用于保存和管理属于个人的私人文档,该存储区中存储的文档操作类似于windows的资源管理器,具体功能如下:
●文档共享:
对于属于个人的文档或文件夹可通过授权访问的方式实现文档的受限共享访问,同时本系统提供共享访问时间限制,在到达访问时间时自动收回共享访问权限。
●我的工作区:
列出此工作区是个人的私人工作区,用于存放私人工作文件。
操作类似Windows的资源管理器,可以进行建立文件夹、录入文档、修改、保存、授权等操作。
2.1.7文档管理
文件管理功能可完全取代人工纸介质的文件管理方式,用户可方便、快捷、安全地存取、维护及处理各种类型的电子文件及其版本变更,具体功能包括:
2.1.7.1文件管理
操作系统中电子仓中物理文件管理,支持档的浏览、圈阅等操作,与工作流管理功能结合,对电子文件进行审批、归档、发放、变更等状态控制。
●文档批量录入:
将用户本地文件夹内容,直接录入到系统中,进行管理。
●文档基本操作:
可对文档进行重命名、删除、复制、剪切、粘贴、打开、编辑、浏览等常规操作。
●文档批量输出:
输出指定文件夹节点下的所有文档的最新版本文档。
●创建文件:
可通过从本地硬盘(批量)录入文件或通过系统文件模板方式在系统中创建文件。
●文件检入检出:
通过对檔进行“检出”操作实现文档的独占性操作,防止一个文件被多个用户同时修改;通过“检入”操作实现修改后的文件录入到CPC系统,同时释放文件的独占性。
●文件版本管理:
修改文件后用户根据实际需要进行新版本的生成,以保存檔的变更过程和管理;同时用户可对文件的历史版本进行检索和查询,可查看、输出、切换、更换不同版本的文件,实现系统文件当前版本的切换。
●文件夹访问权限管理:
对指定文件、文件夹进行只读、修改、完全控制等授权,实现檔的受限操作和保证系统数据安全。
●文件检索:
根据文件检索属性查询指定文件夹的所有文件,对文件夹下文件进行检索和查询。
●文件自定义属性:
根据实际需要可设置文件自定义属性。
2.1.7.2版本管理
版本管理是对文件进出电子仓进行管理,主要包括归档(CheckIn,检入)、提档(CheckOut,检出)以及对这些操作的安全性管理。
2.2流程管理
流程管理模块是CPC系统的"血脉",是打通其它各个模块的关键。
通过流程管理模块管理,CPC系统将自动完成各类工作任务和工作请求的提交和信息的回馈,中坤公司任何一个系统用户可以对工作任务的安排,项目计划的实施,资金的申请和领用,费用的报销,进行电子化管理来节约实质性的费用。
流程管理模块还可以使你对内部业务处理的电子化管理采取下步动作。
在CPC系统中,流程管理模块可以出现在任何CPC功能模块中,它与所有的其它模块协同工作,为整个公司的整体运作,提供一个方便的入口。
工作流程管理模块必须有灵活的自定义功能。
工作流程是中坤公司的运作机制和管理机制的具体表现。
公司内部的每一个流程都不同,即使同种类型的工作流程也是随时都有可能发生变化,所以CPC管理系统要能提供一个动态可灵活定制的工作流程管理机制。
因为工作流程就是一个企业的运作机制和管理机制的具体体现,所以CPC管理系统还需要能够向中坤公司提供一个能打通所有业务部门,所有人员角色,所有内部资源(知识文件,资产,产品)并使公司内部的所有资源能自动被调用为企业的统一目标服务。
由于工作流预先定义的特性,已设定的请求可以很容易的遵守相应的规则和实际操作情况。
中坤公司内部可以确信所有的请求都是根据规则和手续来输入和批准的,从而保证公司运作的规范化和透明化。
流程管理模块可以对内部以及外部业务处理采取电子化管理动作。
工作流管理是提高组织效率的有效工具。
只要采用了电子化的方式处理工作流,与传统的纸张操作相比,每个请求都被可靠地保存而不会丢失。
请求一旦被创建,就会沿着预先定义好的流程被发送给相应阶段的相关负责人,无论是请求的处理还是信息的回馈都得以高效地进行,即便是相关负责人出差也不会延误工作的进展。
同时,完全电子化的工作流可以保证公司运作的规范化和透明化。
流程管理模块还要能提供强大的自定义功能,支持中坤公司复杂的工作流设置。
中坤公司可对工作流的组成因素包括流程完成需要的阶段、每个阶段的负责人、流转条件,直至相对底层的窗体和字段进行自定义,使得工作流的定义完全与公司的政策和实际运营相符合,而不必进行复杂的二次开发。
2.2.1工作流(模板)定义
根据企业的业务处理流程利用CPC流程建模工具建立业务处理流程,并可对流程执行过程的属性进行设置,工作流程模板示意图如下:
2.2.2流程过程(属性)定义
在工作流中执行的活动序列,描述工作从一个状态换到另一个状态时必须经过的处理步骤,流程执行过程参数设置窗口如下:
2.2.3工作流执行
根据预定义的流程模板对业务对象的工作流程进行过程执行和监控。
企业通过将日常工作流程规范化、可视化,能极大提高业务流转的效率,特别是跨部门和跨企业的业务流程的执行效率。
2.2.4流程监控和总结
管理员可以通过报表的定制,实时地查看、统计用户的流程进展情况,同时可以对已往的流程进行分析和总结,做成符合企业需要的各种报表。
下图为流程执行统计报表,可根据企业的实际需求进行定制:
2.3企业建模
本模块不仅提供了常用的设置功能,如:
部门管理、职务、角色、员工管理、数据维护等。
还涵盖了创建OA平台所必须的网络配置功能,包括邮件服务器的配置、其它应用配置、实时信息设置、主页栏目自定义等等,真正实现了系统配置的一体化,方便系统管理员日后维护和查询。
●机构管理:
对企业部门的组织架构进行划分和设定,包括:
设定部门名称、部门经理、部门成员以及各部门的层次架构,从而建立起各部门之间的关联关系。
●岗位管理:
系统中的职务可以自由定义。
在给单位员工分配角色时可以与实际情况一一对应,也可以给员工对应一个或多个已定义好的角色,系统支持身兼多职。
●角色管理:
包括设置角色名称、角色成员列表,有助于系统将工作岗位与涉及的具体用户进行分离。
调整组织机构或人员时,系统管理员只需对该角色涉及的用户作简单的调整,即可保证系统的正常运行,不必大规模地修改工作流或人员的权限控制,从而将系统管理员地维护工作量减少到最低。
●参数设置:
在系统投入正常运转前,通过相关工作人员将各种参数根据本单位的实际情况进行设置,如数据字典、接口定义、系统配置参数、电子仓配置、各类模版等,以便提高系统对于公司管理要求的适应性。
2.4系统管理
系统管理员对系统设置、日志、接口、备份等进行管理。
●系统配置管理:
根据企业要求对系统配置参数进行设置,可对系统进行配置和店址仓的设置。
●日志管理:
对CPC系统用户的操作进行跟踪和记录,并可将操作日志导出到外部文件。
●电子仓管理:
在总体规划下支持公司全局—各子公司—各职能部门—各多功能团队层次结构下文件信息的独立读取,以便加快数据运转和交换速度。
●接口定义:
系统提供与其它管理系统数据交换功能,通过接口的定义,CPC系统可实现ERP数据同步等功能。
●证书管理:
系统提供对登陆用户的资格进行硬件或软件方式校验,提高系统安全性。
第三章项目实施
按照中坤公司实际需求功能的轻重缓急,结合企业信息化建设现状,遵循“总体规划,分步实施”的原则逐步进行。
3.1系统初始化配置
3.1.1系统初始化
根据前期调研对系统数据进行初始化,具体设置可参考《用户手册》,主要包括:
●设定机构/岗位:
依照公司实际组织架构,完成其中的机构/岗位设定。
●系统参数:
在“系统管理”中,完成系统参数的设定。
这些参数将指导并影响到系统各功能的推进和实施。
●个人参数:
指导各用户完成个人的参数设定,以便符合个人特性。
3.1.2角色/权限分配
系统中存放着大量的电子文件数据,其中很多都是企业的核心商业财富。
对于公共区的文件,必然需要各用户协同工作、共同完成,达到工作目的;同时,也涉及到数据安全和保密性的问题。
所以,在系统一开始启用,就要双方配合,共同规划一套严密、高效、合理的权限体系。
系统提供了各种角色,以便使用不同的功能模块,并可完成不同的操作。
这些角色包括:
系统管理员、归档员、系统文件管理员、系统项目管理员、物料管理员、系统文件检查员、系统项目检查员、系统机构管理员、子机构管理员、来宾等。
3.1.3系统框架权限分配
对系统中的数据对象,包括文件、机构、流程模板等,都要进行初步的权限分配,对于机构、流程、岗位目前由综合部负责,文檔工作区各活页夹权限分配如下:
文档分类组织
权限
只读
修改
完全
广东中坤电气有限公司文档管理
陈晓
企业法规├
规章制度
广东中坤电气有限公司
│
├
综合管理
│
└
营销管理
│
├
常用电话
广东中坤电气有限公司
蒲杜珊
├
集团常用电话
└
公司电话
业务部门
├
广州市中坤照明器材有限公司
│
├
01广州经营部
01广州经营部
王艳
│
├
02深圳经营部
02深圳经营部
沈红根
│
├
03东莞经营部
03东莞经营部
杨晓娟
│
├
04中山经营部
04中山经营部
董正稳
│
├
05佛山经营部
05佛山经营部
朱曙光
│
├
06常州经营部
06常州经营部
赵力健
│
└
07武汉经营部
07武汉经营部
宋道举
│
├
08北京经营部
08北京经营部
孙业东
│
└
09雷士
09雷士
李海
│
└
10扬业
10扬业
徐白瑜
├
02广州锐谱电气有限公司
02广州锐谱电气有限公司
何峥
│
├
03上海源光(无极灯项目部)
03上海源光(无极灯项目部)
殷国忠
│
├
04广州戈辉贸易有限公司
04广州戈辉贸易有限公司
郭峰
│
├
05广州市源光亚明电器有限公司
05广州市源光亚明电器有限公司
├
└
06广东中林电气安装工程有限公司
06广东中林电气安装工程有限公司
李继芳
职能部门
├
01财务部
01财务部
程学荣
├
02人力资源部
02人力资源部
陈晓
├
03市场部
03市场部
许志刚
├
04供应管理部
04供应管理部
谢武华
├
05审计部
05审计部
朱智英
└
06综合部
06综合部
吴婷
文档工作区中文件夹权限分配原则为,部门信息员具有本部门文件目录完全权限,部门用户只读权限,
机构用户目前由系统管理员负责管理,在完成CPC项目实施后,逐步移交人力资源部负责,如调整机构架构,机构内用户调职,添加新用户等,对CPC的机构树进行维护工作。
3.2文档管理实施
项目实施初期主要集中在中坤照明器材有限公司各业务部门文档的推广应用,随着实施的深入,逐步延伸到其它分营业部等。
3.2.1文件编码定义
CPC系统提供了编码管理模块,企业可根据自己的实际需求对编码系统进行自定义。
系统能够理解编码的结构和各个字段的含义,使得文件的编码不再是一个简单的文件标志字符串,而是含有实际业务意义的特征符号。
每个编码都由一系列码段组成,相互之间可能有不同的间隔符号。
每个码段的数据类型可能不同(如字符、数字、流水号、枚举型),其长度可定长或变化,一起形成一整套编码类型。
编码规则如下(具体编码规则见《文件编号规则(中坤)》):
3.2.2文件版本管理
文件版本记录了文件生命周期中的所有有价值的变更和改进,既保证了数据的有效性和准确性,也保证了其可跟踪和借鉴。
文檔只有一个当前有效版本,通过查看“历史版本”查看以往版本的内容。
对于归档的文件走更改流程时,执行“取消归档”过程时将产生一个临时的版本,而其它用户应用、查看到的是以往的旧版本,一旦完成“取消归档”则新的版本生效。
3.2.3文件组织方式
企业的各种文檔相互之间存在各种联系,系统中的文件将根据企业实际运作模式进行统一的管理,相关性的文件将组织在一起,保证“让正确的人,在正确地方,看到正确的数据”。
3.3协同办公与日常事务实施
CPC系统为中坤公司的日常办公和事务性工作,提供一个协作大平台,并通过Web技术的应用,到达公司内部、公司-分支机构、公司-公司不同层次的“异地办公”和“移动办公”。
这将提高办事效率、降低办公成本,并籍此加强不同部门之间、领域之间的沟通和交流。
3.3.1业务流程调研
在《广东中坤电气有限公司流程手册》的基础上对个业务部门展开流程调研,并进行CPC概念、基本功能以及如何展开调研的培训。
按照统一的调研模板格式,收集各级部门的业务流程、单据和文件数据,具体由各部门信息员负责调研。
3.3.2电子流程调整和制作
完成了办公和日常事务流程组织和分类后,要对相关系统流程进行调整和定义,以便符合公司当前的需求和发展需要(具体定义操作,完全等同上文所讲的工作流程管理)。
对于文件类对象,利用Word、Excel程序,做好文件模板,放在指定位置,供其它员工引用;对于结构化的报表,要由项目组成员对各应用部门进行培训,讲解字段含义等。
流程制作要点:
●每个步骤的执行人应该为确定的岗位,如果暂时没法确定的,可先空着;流程的第一个步骤,如果空着,系统会自动将当前用户设置为执行人。
●如果连续几个步骤是同一个人在执行,则将这些步骤合并成一个步骤,将步骤名称改成更有概括性的。
●如果同一个步骤(名称相同),是几个人在串连执行,可以考虑将这些执行人(岗位)合在同一个步骤中,如“会签”步骤;当然,如果这些执行人业务上有先后顺序,则不能简单合在一起。
●有些步骤是需要在系统外执行,有了结果之后再提交流程即可,而不是需要系统外部的人员作为流程的一个执行者。
如:
“出车申请流程”中“通知到司机”步骤,由相关人员电话通知到司机即可,不需要司机进入系统提交流程。
●每个步骤的时间要设定合理,不能过长,也不能过短。
系统默认是8小时。
有些流程设定不到1小时,实际操作难度比较大。
●每个步骤的权限,要进一步明确,是否合理。
若是“完全控制”权限,则执行人能修改、删除、添加流程中的文件和数据附件。
原则上是少用“完全控制”权限设置。
●流程定义应明确适用范围,比如:
同样的请假业务,请假天数不同、请假人职位不同,可能有不同的流程;采购申请根据金额的不同,要进行不同处理流程的描述。
在实际整理流程时必须对这样的流程进行分解和明确,以满足计算机电子流程处理的要求。
●流程的细分和明确:
公司有些流程比较笼统,包括了不同业务的处理过程的描述,各个业务过程持续时间较长、跨度大,同时属于不同的业务领域,因此建议将此类流程进行分解成若干流程处理。
3.3.3不适合在CPC系统处理的流程类型
●需要公司外部人员的确认参与的流程(与供货商、客户等外部人员有关的处理流程),要完全电子化有一个过程;可以考虑在公司内部的流程步骤可先电子化,再逐步延伸到外部,但是要统一出入口。
●流程涉及公司重大决策和经营管理思路,主要在公司少数高层中传递,信息十分重要、需要多次探讨和沟通;
●流程直接涉及到钱财物,需要附上原始凭证、票据等,可以考虑电子和手工方式结合起来。
流程只是审核过程,有关凭证和原始票据的检查,可以统一在最后的某个步骤,由财务人员统一审核。
●流程的实际运作十分复杂,人工干预和意外出口情况比较多。
此种情况,建议先尽可能对流程进行分析和优化,再判断是否适合电子方式。
3.3.4首批运行流程
供应管理部流程
├
1、采购订单审批流程
├
2、常规库存盘点审批流程
├
3、成品检验流程审批流程
├
4、供应商采购计划审批流程
├
5、付款计划流程
├
6、付款申请审批流程
3.3.6流程协同办公全面推广
在前期试运行的基础上,双方配合,共同完成系统参数中涉及到CPC流程管理方面的设定、整理各部门的流程模板和主要步骤、组织分类、权限方案等工作,让中坤公司方逐步独立掌握这些方法。
经过相关调整,以符合企业实际运作模式;在日后的实施运作中,随着应用的深入,也存在不断调整的过程。
流程的电子化也不是一蹴而就的,本着“分析一个、完善一个、发布一个、应用一个”的方式,有计划、分步骤地推进实现电子化。
中坤公司以公司名义出台相关的电子流程管理制度,以配合实施的推进。
再借机组织一定规模的流程管理宣传、培训、交流等。
同时,在应用的深度上,也要积极推进,可将流程模板权力逐步下放,充分发挥各用户的自主动性。
3.4CPC系统其它功能实施
除了流程之外,CPC系统的一些功能也可以全面推广应用了,应该可以从以下几个方面找到突破口。
3.4.1静态文件组织和管理
所谓静态文件就是指公司层面各项规章制度、程序文件、作业指导书等指导性和标准化文件以供查阅,由于这些文档只有有效版本概念,没有过多的牵涉到需要文件编码,即使要编码,进行修正也是方便的,首先就使每个员工都要树立一个概念,就是CPC上的规章制度才是最新的内容,最有效的版本。
推动方法:
依据目前收集上来各部门的数据确定较为科学的公用文件目录组织方式,建立起大致的架构,再依次协助制定该静态文件的部门相关文件管理员录入最新版本的文件并归档,保证资料的准确性。
检查无误后,由公司统一发文宣布这些文件的权威性;
并指定专人进行后续的维护和更新工作。
实施目的:
首先是对公司目前静态文件的一次重新收集整理的过程,不再使这些文档散落各处,让人无处可找,同时又不知道当前的是否为有效版本,使人查找起来感到十分便利,有系统文件管理功能的感性认识;同时也相当于对该部门文档管理员同时进行了一次文档管理的深入培训,还可以使有关人员在查找相关文件时熟悉系统的基本操作,增加人气。
3.4.2开放论坛的相关主题
开放一些相关工作或者生活主题的帖子以供员工在公司内部进行交流。
比如篮球赛的组织以及员工之间的一些互助信息等。
推动方法:
建立主题帖子区如员工二手物品互助频道;员工宿舍闭路电视的开播等。
并通过公司目前的论坛形式传播出去。
实施目的:
开放活跃的气氛有助于员工的减压,同时增加系统的人气。
3.4.3推广应用CPC邮件
启用CPC中的邮件管理功能。
推动方法:
组织邮件和基本功能的操作培训,讲解CPC邮件系统特殊功能和优点:
有始有终的跟踪和签收机制;与系统文件紧密结合;与流程管理、项目管理功能紧密结合;可以直接发送产品图纸、明细表、窗体等复杂信息;空间上没有限制。
以公司发文的形式,宣布XX月XX日起,整个公司内启用CPC邮件系统。
内部范围的工作上的交流,均通过CPC进行。
实施目的:
以简单易用的功能吸引更多的用户参与进来,尽早形成公司范围的信息传递和交流平台。
3.4.4决策分析管理实施
当系统管理应用到一定程度,可利用决策管理模块对相关数据进行分析、总结、提炼,并以合适的报表形式表现出来,这将是站在整个公司高度,对系统运作进行监控和分析,为企业的进一步的流程管理和优化提供可靠的、实用的依据,并从中能找出一些有价值的规律,提高工作效率,有助于应用进一步的深化。
3.4.4.1报表需求分析
项目组成员要积极主动深入到各业务部门的领导处,了解其管理信息的需求,在此基础上,规划成合适的报表,并征求本人的认可。
协商公司将对中坤公司系统报表制作人员进行培训,能使用决策报表功能。
3.4.4.2决策分析报表的组织分类
对所有查询报表进行规类组织,并授予不同人不同的权限。
同时,对各级领导和管理人员进行足够的应用培训。
在推广CPC期间,双方项目组技术人员将跟踪出现的各种问题和回馈,不断地调
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