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如何发邀请函.docx
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如何发邀请函
如何发邀请函
篇一:
邀请函怎么写
在一般情况下,邀请有正式与非正式之分。
非正式的邀请,通常是以口头形式来表现的。
相对而言,它显得要随便一些。
正式的邀请,既讲究礼仪,又要设法使被邀请者备忘,故此它多采用书面的形式,即洛阳礼仪活动邀请函的形式。
那么,什么是礼仪活动邀请函?
我们要怎样来写作礼仪活动邀请函?
一、礼仪活动邀请函的含义
礼仪活动邀请函又称礼仪活动邀请信、礼仪活动邀请书,是礼仪活动主办方(单位、团体或个人)邀请有关人员出席隆重的会议、典礼,参加某些重大活动时发出的礼仪性书面函件。
凡精心安排、精心组织的大型活动与仪式,如宴会、舞会、纪念会、庆祝会、发布会、单位的开业仪式等等,只有采用礼仪活动邀请函邀请佳宾,才会被人视之为与其档次相称。
礼仪活动邀请函有自己的基本内容、特点及写法上的一些要求。
二、礼仪活动邀请函的基本内容
礼仪活动邀请函的基本内容包括礼仪活动的背景、目的和名称;主办单位和组织机构;礼仪活动的内容和形式;参加对象;礼仪活动的时间和地点、联络方式以及其他需要说明的事项。
内容根据实际情况填写。
三、礼仪活动邀请函的特点
洛阳礼仪活动邀请函的特点体现在以下四个方面:
礼貌性强。
邀请事务使用邀请函表示礼貌。
礼貌性是礼仪活动邀请函的最显著的特征和基本原则。
这体现在内容的完全的赞美肯定和固定的礼貌用语的使用上,强调双方和谐友好的交往。
感情诚挚。
礼仪活动邀请函是为社交服务的专门文书,这使得它能够单纯地、充分地发散友好的感情信息,适宜于在特定的礼仪时机、场合,向礼仪对象表
达专门诚挚的感情。
语言简洁明了。
礼仪活动邀请函是现实生活中常用的一种日常应用写作文种,要注意语言的简洁明了,看懂就行,文字不要太多太深奥。
适用面广。
礼仪活动邀请函使用于国际交往以及日常的各种社交活动中,而且适用于单位、企业、个人,范围非常广泛。
四、礼仪活动邀请函的结构与写法
在应用写作中礼仪活动邀请函是非常重要的,尤其是社会交际空前广泛和重要的当代社会,写好它可以说至关重要。
对礼仪活动邀请函的写法要注意格式和形式两个方面。
首先是结构上写法类似公函。
一般格式如下:
邀请函
尊敬的________________
您好!
___________单位将于____年____月____日在_________地,举办
_____________活动,特邀您参加,谢谢。
请看例文一:
邀请函
尊敬的×××教授:
我们学会决定于××年×月×日在省城××宾馆举办民间文学理论报告会。
恭请您就有关民间文学的现状与发展发表高见。
务请拨冗出席。
顺祝
健康!
××省文学研究会
联系人:
×××
××年×月×日
这是最常见的、标题只以文种“邀请函”字样出现的范例。
再看例文二:
新春晚会邀请函
________小姐/先生
仰首是春、俯首成秋,××公司又迎来了她的第×个新年。
我们深知在发展的道路上离不开您的合作与支持,我们取得的成绩中有您的辛勤工作。
久久联合、岁岁相长。
作为一家成熟、专业的×X公司,我们珍惜您的选择,我们愿意与您一起分享对新年的期盼。
故在此邀请您参加×××公司举办的新年酒会,与您共话友情、展望将来。
如蒙应允,不胜欣喜。
地点:
×××
时间:
××年×月×日
备注:
期间抽奖,请随赐名片
这里标题除了文种“邀请函”字样外,还出现了事由“新春晚会”。
在一个商业社会里,商务礼仪活动邀请函也出现得越来越普遍。
商务礼仪活动邀请函反映了商务活动中的人际社交关系,企业可根据商务礼仪活动的目的为其合作伙伴(投资人、材料供应方、营销渠道商、运输服务合作者、政府部门负责人、新闻媒体朋友等)撰写具有企业文化特色的邀请函。
一般来说,商务礼仪活动邀请函的文本内容包括两部分:
邀请函的主体内容和邀请函回执。
如:
洛阳XXXXXX公司年终客户答谢会邀请函
尊敬的×××先生/女士:
过往的一年,我们用心搭建平台。
您是我们关注和支持的财富主角。
新年即将来临,我们倾情实现公司客户大家庭的快乐相聚。
为了感谢您一年来对XXXXXX公司的大力支持.我们特于××年×月×日×时在×××大酒店一楼×X殿举办××年度XXXXXX公司客户答谢会,届时将有精彩的节目和丰厚的奖品等待着您,期待您的光临!
让我们同叙友谊。
共话未来,迎接来年更多的财富,更多的快乐!
洛阳XXXXXX公司
×X年×月×日
这是商务礼仪活动邀请函的主体内容,标题除了文种“邀请函”、事由“××广告公司年终客户答谢会”字样外,还出现了活动主题标语“财富主角”;正文亦符合礼仪文书的行文要求,可谓是事务与礼仪的完美结合。
商务礼仪活动邀请函的回执则常采用表格的形式,将需要被邀请方填写的事项逐项列出。
一般包括参会企业名称、参会人员姓名、性别、职务、民族习惯、参会要求(如参与某项专题活动);被邀请方的联系人、联系电话、电子邮件地址等。
礼仪活动组织部门的名称、联系人、联系电话、电子邮件地址、企业网址等。
回执要随邀请函同时发出,并要求按时回复。
由以上各例,我们可以看出礼仪活动邀请函的结构通常由标题、称谓、正文、敬语和落款五部分组成。
标题。
一般只写文种“邀请函”即可,字号比通常标题要略大一些。
有时也可以加“事由”,如“关于参加研讨会的邀请函”。
有时还可包括个性化的活动主题标语,如“沟通无限中部六省城市信息化高级论坛邀请函”。
称谓。
是对邀请对象的称呼。
要顶格写受邀单位名称或个人姓名,后加冒号。
要写明对方姓名、职务、职称、学衔。
也可以用“同志”、“经理”、“教授”、“先生”、“女士”、“小姐”称呼。
通常还要加上“尊敬的”之类定语。
正文。
是邀请函的主体。
头可向被邀请人简单问候,位置在称谓下一行,空两格。
接着写明举办礼仪活动的缘由、目的、事项及要求,写明礼仪活动的日程安排、时间、地点,邀请对象以及邀请对象所做的工作等,并对被邀请方发出得体、诚挚的邀请。
若附有票、券等物也应同邀请函一并送给邀请对象。
有较为详细出席说明的,通常要另纸说明,避免邀请函写得过长。
敬语。
末尾一般要写常用的邀请惯用语。
如“敬请光临”、“敬请参加”、“请届时出席”之类的敬语。
有些邀请函可以用“此致敬礼”、“顺致节日问候”等敬语。
落款。
署上邀请单位名称或发函者个人名称,署上发函日期。
邀请单位还应加盖公章,以示庄重。
其次是形式上的要求。
邀请函的形式要美观大方,不可用书信纸或单位的信函纸草草了事,而应用红纸或特制的请柬填写。
五、写礼仪活动邀请函
要注意的事项
1.“邀请函”三字是完整的文种名称,与公文中的“函”是两种不同的文种,因此不宜拆开写成“关于邀请出席×X活动的函”。
2.被邀请者的姓名应写全,不应写绰号或别名。
在两个姓名之间应该写上“暨”或“和”,不用顿号或逗号。
网上或报刊上公开发布的邀请函,由于对象不确定,可省略称呼,或以“敬启者”统称。
3.严格遵守写作格式,称谓、邀请事由、具体内容、活动时间、活动地点、相关事宜、联系方式、落款等是必不可少的部分,不能丢漏信息。
4.邀请事项务必周详,使邀请对象可以有准备而来,也会使活动举办的个人或单位减少一些意想不到的麻烦。
5.邀请函须提前发送,使受邀方有足够的时问对各种事务进行统筹安排。
总之,礼仪活动邀请函属于社会生活使用文书,具有社会公关及礼仪功能。
它不仅表示礼貌庄重,也有凭证作用,要写得简明得体,准确文雅。
篇二:
如何写邀请函
如何写邀请函?
20XX年4月20日
邀请函和访问安排商务访问和谈判是商务活动的一项重要内容,为使访问能够顺利、成功,在成行之前都需通过信函作细致的旅行和访问安排。
主要的信函包括:
1.提出访问建议2.邀请访问3.组织访问团组,提供名单及有关资料4.正式邀请函5.访问日程安排6.答谢信(Examples)deardarrylauden,wearegladtohearthroughtheBritishEmbassythatyouwouldliketobringatradedelegationtochinainmarchonastudytourofthreeweeks.itwillbeagreatpleasureforourcompanytoactassponsorsforyourdelegation.wewillactincooperationwithalltheorganizationsyouwishtomeetinarrangingyourprogramandwilltryour
besttoensurethatyourvisitwillbearewardingone.
wesuggestyourdelegationarriveonmonday,6thmarch.Yourprogramcouldbedesignedtocover3weeks.ifthisperiodisnotconvenienttoyou,pleaseinformmethesoonestofthedateonwhichyouprefertoarrivethatwecanmakenecessaryalternativearrangementsonthisdate.
Pleasefurnishuswithallthepassportdetailsofyourdelegationmembersothatwecansendyouaformalinvitationforyourvisapurpose.
welookforwardtothepleasureofwelcomingyouhere.
Yoursfaithfully,
***
2.
Gentlemen:
wehavethepleasuretoannouncethatourimportmanager,mr.waltenwishestovisityourcountryinaprilthisyearinordertoestablishfirmbusinessrelationswithmanufacturersof
HouseholdcommoditiesforimportationtotheUnitedStates.weshouldbegrateful,therefore,ifyouwouldfurnishuswithaninvitationtotheGuangzhouFair.
Verytrulyyours,
***
3.
dearmr.Johns,
itwaswithgreatpleasurethatilearnedofyourintentiontovisitchinaearlyinmay.ilookforwardtowelcomingyoutomycountryanddiscusswithyouourlatestdevelopmentsinoilproductstrading.
Yourssincerely,
***
4.
dearSirs,
wearesendingyouarevisedlistofthemembersofourPresident'sdelegation,inprotocolorder.
wewishtoadviseyouthatmr.Bakker,managerofourExportPromotiondepartment,hasbeenaddedtothedelegation.
Thankyouandbestregards.
Trulyyours,
***
5.
dearmr.Tay,
BacknowinmyowncountryiwishtothankyousincerelyforyourhospitalityextendedtomeduringmystayinSingapore.Theopportunitytomeetyouandyourcolleaguesissomethingihadlongloodedforwardto,andicanonlyhopenowthatonedayimaybeabletoreceiveyouhere.
ithankyouonceagain.
Sincerelyyours,
篇三:
怎样写好邀请函
怎样写好邀请函
邀请函是公务礼仪书信的一种。
在个人社会交往中,一般叫请柬或请帖。
邀请函的篇幅不长,写法相对简单一些。
什么是邀请函?
因公务发出邀请的函件,就是邀请函。
它是为郑重邀请有关人员参加重大会议、重要仪典及纪念性活动而发出的书面通知。
又称邀请书、邀请信。
邀请函是一种礼仪性函件。
属于公务文书中“函”的一种,用函的形式正式告知邀请对象参加有关活动事宜。
邀请函使用的情形大致有:
邀请参加会议及仪典,如一些纪念性庆祝大会、典礼、仪式等。
邀请参加大型文体活动,如运动会、文艺晚会、联欢会等。
邀请参加各类学术性、专业性会议,如学术研讨会、座谈会、论证会、鉴定会等。
邀请参加商务性、业务性会议,如商务洽谈会、产品展销会、订货会、展览会等。
邀请参加各类社交性活动,如宴会、酒会、茶话会等。
邀请函通常用来邀请上级领导、兄弟单位及外来嘉宾。
本单位则用通知的形式行文。
礼遇较高的邀请,则用印制精美的标准请柬,以示礼貌和庄重。
单位系统内部有时为了表示尊重,也可以自行印制较为简单的请柬。
怎样写邀请函?
邀请函的结构写法类似公函。
包括标题、称谓、正文、敬语及落款几个部分。
标题。
一般只写“邀请函”,字号比通常标题要略大一些。
有时也可以加“事由”,如“关于参加中华民族凝聚力研讨会的邀请函”。
称谓。
是对邀请对象的称呼,写明对方姓名、职务、职称、学衔。
也可以用“同志”、“先生”、“女士”、“小姐”称呼。
有时还可以加上“尊敬的”之类定语。
正文。
邀请函的主体,写明邀请的主要内容,包括参加或活动的时间、地点及简单提示。
有较为详细出席说明的,通常要另纸说明,避免邀请函写得过长。
敬语。
末尾用“敬请光临”、“敬请光临指导”、“请届时出席”之类的敬语。
有些邀请函可以用“此致敬礼”、“顺致节日问候”等敬语。
落款。
落款写明发文单位及时间。
正式邀请函要加盖公章,以示庄重。
邀请函例析
常见的邀请函比较简短。
下面是一篇邀请参加活动的例文:
邀请函
×××局长:
2008年×月×日上午9时30分在深圳机场进行2008年度深圳市民用机场应急救援综合演练,请您光临指导。
(上午9点以前在一号航站二楼贵宾厅集合)
深圳市交通局民航管理处2008年×月×日
这是一篇简短的邀请函,标题、称谓、正文及落款写法都较为规范。
正文后面附简单说明。
其中“9点以前”可以改为“9时×分集中”。
下面是一篇邀请参加会议的例文:
“深圳争当建设有中国特色社会主义示范地区研讨会”邀请函
×××同志:
去年11月,江泽民总书记在深圳经济特区成
立20周年大会上发表了重要讲话,要求深圳等经
济特区“继续争当建设有中国特色社会主义的示
范地区”。
为深入贯彻落实江总书记这一重要讲话
和“七一”重要讲话精神,根据广东省委的指示,
深圳市委成立了“深圳建设有中国特色社会主义
示范地区实施纲要”课题调研组,在中国社会科
学院的大力支持和帮助下,现已形成《实施纲要》
的初稿。
中国社会科学院和深圳市委、市政府定
于9月中旬在深圳联合召开“深圳争当建设有中
国特色社会主义的示范地区研讨会”,邀请全国知
名专家对《实施纲要》进行研讨和论证。
在此,
诚恳邀请您作为会议正式代表参加会议,提供宝
贵意见(研讨会具体时间及相关事项另行函告)。
能否参加会议,请及时函复为感。
联系人:
×××电话:
(略)传真:
(略)
附:
《深圳建设有中国特色社会主义示范地区
实施纲要》(初稿)
中共深圳市委
深圳市人民政府
2008年×月×日
这是一篇较为典型的参加会议的邀请函。
标题由会议名称和“邀请函”构成。
正文较为详细地介绍了研讨会的由来和背景,使受邀请者明确与会目的。
末尾提出函复要求,并注明联系方法。
常见的会议邀请函写得更加简要些,正文写清会议时间、地点、内容及赴会要求就可以了。
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