采购部管理制度与工作流程.docx
- 文档编号:11679688
- 上传时间:2023-03-30
- 格式:DOCX
- 页数:7
- 大小:88.96KB
采购部管理制度与工作流程.docx
《采购部管理制度与工作流程.docx》由会员分享,可在线阅读,更多相关《采购部管理制度与工作流程.docx(7页珍藏版)》请在冰豆网上搜索。
采购部管理制度与工作流程
采购部管理制度与工作流程
采购管理制度与工作流程
一、目的:
为规范采购流程,提高采购工作的效率,特制定本制度。
二、适用范围:
适用于本公司采购管理。
三、内容:
1、总则
为加强采购工作的管理,提高采购工作的效率,制定本制度。
所有的采购人员及相关人员均应以本制度为依据开展工作。
2、采购基本流程
采购需求(公司各部门)---采购计划(采购员)---寻找供货商----询价、比价、议价----采购洽谈----合同的签订(确定付款条件、配送方式、售后服务)----交货验收(仓管)---质检(不合格退货)---入库---计划对账---财务结算。
采购流程图如下图所示:
1)采购计划:
采购员应根据需求部门请购单和公司需求计划制订采购计划。
2)供应商的选择和考核:
供应商的选择与考核,一般从经营情况、供应能力、品质能力等方面评定,并定期从质量、运货、价格、逾期率、是否配合等方面综合打分。
3)询价、比价、议价
4)合同的签订:
买卖双方经过询价、报价、议价、比价及其它过程,最后双方签订有关协议,合约即告成立。
采购合同的签订要根据采购商品的要求、供应商的情况、企业本身的管理要求、采购方针等要求的不同而各不相同。
需与财务部核实确定付款条件、货运方式、售后服务等情况。
5)交货验收:
采购员必须确定货物品种、数量、质量、交货期的正确无误。
以采购员的确定和合同为验收数据。
6)质检:
货物质检合格则入库,不合格的,需安排补救和退货。
7)财务结算:
货物入库后,财务结算。
3、申请商品采购流程图
1)请购部门提出采购需求,填写物质采购计划表
2)采购部制定采购计划,由采购部负责人报总经理、财务审批;
3)审批通过后,由采购主管下单。
4、申请付款流程图
财务部付款
1)采购商品入仓后,做应付款计划
2)采购员根据供应商账期核对成本金额和付款金额是否一致,不一致的找出原因,调整成本金额直至与付款金额一致后做应付款;
3)采购部审批到期应付款
4)总经理批准付款
5、商品到货验收流程
1)仓库根据供应商送货单验收产品
2)验收后打入库单,核对入库单金额是否与送货单金额一致,一致后方可审核入库,不一致需报采购审核,采购在当日给予答复
6、退货流程
1)请购部门填写退货申请单,写明原因
2)采购部根据供应商合同和合作情况,审核退货申请
3)审核通过可退回仓库,仓库每周以供应商为单位做退货单
4)不能退回供应商的,做报损处理,报损比例不得超过0.5%
采购管理制度
一、建立供应商资料管理(表)册,售后服务管理表。
二、建立、建全比价制度,保证采购产品的质优价廉。
三、每月底将本月付款、欠款、欠票情况进行汇总、总结,并提出下月用款计划。
四、签订采购合同后,应全面了解发货情况,如不能及时供货,应将原因提前两日通知请购部门或请购人。
五、所有货物一律开箱验收,发现问题及时和供应商联系,尽早解决。
六、验收合格后应在一个工作日内办理入库手续。
七、请购单及其提报规定
1)请购单应按照要素填写完整、清晰,由公司领导审核批准后报采购部门;
2)固定资产申购按照(固定资产购置申请表)的格式进行填写提报;
3)其他材料设备及工程项目申购按照(物资采购申请表.)的格式填写提报;
4)日常零星采购按照公司印制的按照(物资采购审批单)的格式填写提报;
5)请购部门在提报请购单是应要求采购部签字接收人请购部门备份;
6)涉及的请购数量过多时可以附件清单的形式进行提交,为提高效率该清单的电子文档也需一并提交;
7)如遇公司急需的物资,公司领导不在的情况,可以电话或其他形式请示,征得同意后提报采购部门,签字确认手续后补。
8)如果是指定采购厂家及品牌的产品,请购部门必须做出书面说明。
9)请购单的更改和补充应以书面形式由公司领导签字后报采购部。
八、公司物资请购单的提报部门
(1)公司经营所需的医药物资、劳务、固定资产、及其他项目由医务部门提报;
(2)公司生活及办公的物资、固定资产、后勤服务或其他生活及办公项目由行政部门提报;
(3)公司各部门专用的物资由各部门自行提报。
请购单的接收及分发规定
九、请购的接收要点
1)采购部在接收请购单时应检查请购单的填写是否按照规定填写完整、清晰,检查请购单是否经过公司领导审批;
2)接收请购单时应遵循无计划不采购,名称规格等不完整、不清晰得不采购,相关说明和技术资料不全不采购,库存已超储积压的物资不采购的原则;
3)通知仓库管理人员核查请购物资是否有库存;
4)对于不符合规定和撤销的请购物资,应及时通知请购部门。
2、请购单的分发规定
1)对于请购单采购部应按照人员分工和岗位职责进行分工处理;
2)对于紧急请购项目应优先处理;
3)无法于请购部门需求日期办妥的应通知请购部门;
4)重要的项目采购前,应征的公司相关领导的建议。
五、采购部职责(现阶段公司无采购部)
采购部工作职责
1.制定并完善采购制度和采购流程:
(1)根据公司的长期计划,拟定采购部门的工作方针和目标;
(2)负责制定采购方针、策略、制度及采购工作流程与方法,确保贯彻执行;
2.制定并实施采购计划:
(1)根据公司的拓展规模以及年度的经营目标,制订有效的采购目标和采购计划;
(2)审核采购需求,统筹策划和确定采购内容,制订采购计划;
(3)组织实施市场调研、预测和跟踪公司采购需求,熟悉各种产品的供应渠道和市场变化情况,据此编制采购预算和采购计划;
(4)根据采购管理程序,负责采购项目的谈判、签约,检查合同的执行和落实情况;
(6)督导检查仓库的验收、入库、出库及管理工作,确保采销质量;
3.采购成本预算和控制:
(1)编制月度和周采购预算,实施采购的预防控制和过程控制,有效降低成本;
(2)采购价格审核、预算、报价,达到有效的成本控制;
(4)对采购合同履行过程进行管理、监督检查,及时支付相关款项;
4.选择并管理供应商:
(1)根据公司的销售需求,选定价格合理、产品质量可靠、信誉好、服务优质的供应厂商,建立长期战略同盟;
(2)建立对供应商的资信、履约、售后服务能力及市场价格状况和走势的综合评估系统;
(3)不断开发新的供应渠道和供应商,加强对新老客户的走访和调查;
(4)制定供应商管理办法,加强对供应商的管理、考核,确保供应商提供产品的优良性;
采购部负责人岗位职责
1、直配供应商的引进及维护
2、采购部日常管理,主要包括:
(1)部门工作安排(日、周、月)
(2)供应商谈判,
(3)相关流程制定和调整
(4)突发事件的处理
3、订单的审核,参考安全库存
4、应付款的管控
5、库存金额的管控以及消耗
6、审核并调整周月采购需求和计划
6、与其他部门的协调
7、库配需求的统计和采购计划的制定
8、日常订单的制定和跟进
9、退货处理
10、库配供应商的谈判、引进和维护
11、批发毛利率与毛利额周、月报表
13、货品残损率周、月报表;
14、库存商品缺货率汇总日反馈报表(公司标准比例不可超20%);
采购员岗位职责
1、系统信息更新
2、仓库库存的掌控
3、资料的整理(供应商合同,报价单、资质、调价归档)
4、直配供应商的沟通和维护
5、直配供应商引进制度的制定和落实
6、库存情况周、月报表
7、供应商应付款的统计、结算与协调
8、直配商应收款和应付款的统计、结算和监控
9、相关表格的制作和归档
- 配套讲稿:
如PPT文件的首页显示word图标,表示该PPT已包含配套word讲稿。双击word图标可打开word文档。
- 特殊限制:
部分文档作品中含有的国旗、国徽等图片,仅作为作品整体效果示例展示,禁止商用。设计者仅对作品中独创性部分享有著作权。
- 关 键 词:
- 采购 管理制度 工作 流程
![提示](https://static.bdocx.com/images/bang_tan.gif)