中铝ERP系统物料编码清理项目章程.docx
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中铝ERP系统物料编码清理项目章程.docx
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中铝ERP系统物料编码清理项目章程
中铝 ERP 系统物料编码清理项目章程
二零一一年十一月
1项目概要 ...............................................................................................................4
1.1项目目标 .......................................................................................................4
1.2项目实施策略 ...............................................................................................4
2项目范围 ...............................................................................................................4
2.1.1规范清理范围 ...............................................................................................4
2.1.2数据清理范围 ...............................................................................................4
3项目组织与职责 ...................................................................................................5
3.1项目组织架构 ...............................................................................................5
3.2项目团队组成和主要职责 ...........................................................................6
3.3各团队主要职责分工 ...................................................................................6
4项目沟通机制 .......................................................................................................7
4.1项目沟通渠道和机制 ...................................................................................7
4.2会议制度 .......................................................................................................7
4.3项目文档管理 ...............................................................................................8
5项目计划 ...............................................................................................................9
5.1项目实施周期 ...............................................................................................9
5.2项目整体计划 ...............................................................................................9
6各阶段任务和交付成果 .....................................................................................10
6.1.1项目准备 .....................................................................................................10
6.1.2清理软件培训 .............................................................................................10
6.1.3规范修改和完善 .........................................................................................10
6.1.4物料编码清理 .............................................................................................11
6.2工作及进度管理 .........................................................................................11
7问题与支持策略 .................................................................................................12
7.1项目问题管理 .............................................................................................12
7.2问题处理机制 .............................................................................................13
中铝 ERP 系统物料编码清理项目章程
1 项目概要
1.1 项目目标
对中国铝业股份有限公司 ERP 系统物料编码规范进行修改和完善,并对系统
中重码、错码和物料组错乱的数据进行清理,为 SRM 平台备品备件上线作好前期
准备工作,保障 ERP 系统的正常运行。
1.2 项目实施策略
Ø本次项目人员集中办公,根据工作计划统一进行工作分配。
Ø编码规范的修改和完善在原有规范的基础上进行,不对原规范进行根本性
的改变。
Ø为保证修改后规范的严谨性和现行 ERP 系统的正常运行,作为对原规范
的补充,新的多级分类体系及填报模板只在新的主数据系统中体现,用作
物料编码申报时审核的判断依据。
Ø使用专业的检索查询软件辅助完成本次清理工作。
2 项目范围
2.1.1 规范清理范围
根据系统已有物料,结合通行标准,参照其它企业的编码分类经验,对《物
料填报规范 2.0》、《 中国铝业股份有限公司物料编码原则及分类原则 4.0》、《中国
铝业股份有限公司设备备件编码分类-V3.0》等 13 个相关的规范文件进行补充、
修改和完善,并在此基础上进行物料的分类细化和填报模板设计。
2.1.2 数据清理范围
数据清理范围限于现行 ERP 系统中已经存在的 49 万物料和清理期间新增物
料。
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3 项目组织与职责
3.1 项目组织架构
项目领导小组
组长:
李天庚
副组长:
文欣荣
项目办公室
埃森哲顾问
经理:
闫峰、朱亮
执行经理:
穆童
应用软件顾问
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项目角色
人数
主要职责
项目领导小组组长(副
组长)
2 人
▪ 指导项目组开展工作
▪ 负责项目资源
▪ 定期听取项目小组汇报,并快速决策
▪ 签署项目主要实施文档
▪ 签署验收各个实施阶段
项目经理(项目副经理)
3 人
▪ 保证项目工作环境和后勤设施
▪ 制订实施策略和项目计划
▪ 监控项目计划的实施
▪ 组织协调项目工作和资源
▪ 向项目领导小组汇报项目状况,并提出建议
▪ 确保项目领导小组快速进行决策
埃森哲顾问
1 人
▪ 编码规范和标准修改指导
▪ 参与部分数据清理讨论
▪ 指导数据清理方法
应用软件顾问
1-2 人
▪ 编码清理工具使用培训。
▪ 解决清理工具使用过程中出现的问题。
机械配件组
7 人
▪ 起草本业务组的工作计划并推动计划的执行。
▪ 组织、参加相关培训。
▪ 按进度完成工作计划并提交相应文档。
▪ 及时和业务人员进行交流,合作完成项目任务。
▪ 业务组之间提供项目所需的技术和经验。
的支持
和分享。
电气配件组
3 人
仪表配件组
3 人
车辆配件组
3 人
原辅材料组
3 人
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3.2 项目团队组成和主要职责
3.3 各团队主要职责分工
本项目由内部团队承担主要工作,外部团队提供相应指导和解决技术问题。
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沟通渠道
沟通内容
面向对象
参与人员
应用频率
重要文档
每周项目工
作例会
报告项目现况与未来
进程/讨论各业务组相
关之项目进度/项目未
决议题澄清与解决/
项目经理
(项目副经
理)
项目经理
(项目副经
理)
各业务组成
员
埃森哲顾问
每周四下午
本周项目周报
双周工作计划
项目问题记录
项目经理
(项目副经
理)现场检
查
在项目实施办公现场
实地了解项目进展情
况和存在问题,监督
项目按进度顺利推进
项目经理
(项目副经
理)
项目经理
(项目副经
理)及各业
务组负责人
每周定期
项目周报、项
目问题记录等
项目阶段会
议
报道项目阶段性工作
进度与成果展示/讨论
并裁定重要未决事项
项目领导小
组及办公室
全体项目组
成员
根据项目安
排
项目阶段汇报
材料
项目业务组
内部讨论
随时就业务组内部发
现的问题进行讨论
项目业务组
各业务组相
关人员
按需
业务组内部讨
论纪要
培训
在项目的不同阶段,
采取不同的方式,对
不同的目标受众进行
培训
全体人员
项目涉及业
务范围的人
员
根据项目安
排
培训材料
电子邮件
作为全体项目成员间
沟通的辅助渠道;解
答疑问、提出合理化
建议等
全体成员
全体成员
随时
无
电话议事
了解基层企业实际情
况的辅助渠道,主要
针对基层单位与项目
有关的业务人员
全体成员
全体成员
按工作计划
开展
无
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4 项目沟通机制
4.1 项目沟通渠道和机制
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4.2 会议制度
Ø每日工作报告
每天下班前,各业务组成员简短总结每日工作情况,由业务组负责人汇总整
理。
Ø每周例会制度:
每周四下午召开例会,并形成周例会纪要
会议主要内容:
•本周工作进度
•下周工作计划
•项目主要问题
参会人员:
项目经理(项目副经理)、业务组全体成员和埃森哲顾问。
Ø专题会议
Ø阶段报告:
每阶段完成,进行阶段总结和阶段完成的最近一个周四例会一起召开。
参会人员:
项目领导、项目经理(项目副经理)、业务组全体成员、埃森哲顾问。
4.3 项目文档管理
根据中铝文件管理有关规定,建立项目文档管理,项目文档存放在指定的文
档服务器中,供项目成员存放和查询项目相关文档。
项目文档特指与项目有关的各类资料,包括文件、通知、项目交付品、会议
演示资料、发放的资料、宣传资料、录像、录音等。
文档采用统一的命名规则,具体如下:
中铝 ERP 系统物料编码清理+文档类型+版本号+年月日
文档类型:
项目计划、双周计划、周进度报告、分类模板、编码分类原则、
编码分类方案、编码分类表、会议纪要、培训材料、操作手册。
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5 项目计划
5.1 项目实施周期
项
目
准
清理软
件培训
2天
规范修改和完善
30天
物料编码清理
30天
备
问题跟踪解决
项目管理/文档管理/质量保证
5.2 项目整体计划
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6 各阶段任务和交付成果
6.1.1 项目准备
阶段描述:
建立项目管理架构,确认项目实施范围并启动项目。
工作内容和交付成果:
1、确定项目计划
项目章程
项目组织和岗位职责
项目范围
项目策略
2、项目管理流程
制订支持策略和流程
3、项目启动会议
6.1.2 清理软件培训
阶段描述:
对业务组成员进行清理软件的使用培训,确保清理工作的顺利进行。
工作内容和交付成果:
1、软件培训资料
2、操作手册
6.1.3 规范修改和完善
阶段描述:
在原有规范的基础上对规范进行修改和完善,提交修订后的规范和分类。
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中铝 ERP 系统物料编码清理项目章程
工作内容和交付成果:
1、《物料填报规范》;
2、《 中国铝业股份有限公司物料编码原则及分类原则》;
3、《中国铝业股份有限公司编码分类》。
6.1.4 物料编码清理
阶段描述:
对 ERP 系统中已物料的重码、错码、填写不规范和物料组错乱的物料进行清
理。
工作内容和交付成果:
1、清理物料清单;
2、清理物料修改后的导出清单。
6.2 工作及进度管理
计划及进度管理
双周计划:
对接下来两周时间的工作规划,各业务组负责人每周三滚动更新
上一次的双周计划并于当天提交给项目经理(项目副经理)或其指定人员。
需使
用双周计划模版。
每周进度报告:
对一周工作的总结回顾报告,包括本周进展、本周工作成果
和问题清单。
各业务组在每周三完成该报告并于当天提交给项目经理(项目副经
理)或其指定人员。
需要使用模版。
问题管理
各业务组每周三完成本周问题清单,连同本周工作汇报一起发送给项目经理
(项目副经理)或其指定人员。
考勤管理
业务组全体成员按工作日进行考勤,所有成员如需请假,需获得项目经理
(项目副经理)的批准后才能有效。
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序
号
报告
日期
业
务
组
别
问题描述
影响
程度
报告人
建议解决
方案
负责
人
预计
解决
日期
最终解决方
案
状态
最终
解决
日期
备注
1
5/10
JX
XXXX
严重
XXX
XXXXX
XX
6/10
XXXXXX
6/11
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7 问题与支持策略
7.1 项目问题管理
建立项目问题管理制度,保证及时发现并记录相关问题,并对问题进行分析
和讨论,寻求解决方案,保证项目的顺利推进。
项目问题清单格式如下:
中铝 ERP 系统物料编码清理问题清单
各小组均建立一个问题记录文件,记录项目过程中所有相关问题。
每个小组每个问题的编号规则为:
小组缩略字母_问题顺序号,如机械配件 1
号问题标注为:
JX-001。
各业务组负责人应对各自问题的处理情况进行跟踪。
未解决问题在每周工作周例会上予以汇报。
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7.2 问题处理机制
领导小组决策
否
项目办公室处理
否
项目组讨论处理
否
各业务组内部处理
是否完成处理
是否完成处理
是否完成处理
中铝 ERP 系统物料编码清理项目章程
是
是
是
提出问题
处理结束
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