文件控制程序ADOC.docx

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文件控制程序ADOC

XXXXXXXXXXXX

程序文件

文件名称：

文件控制程序

文件编号：

XXXXXXXXXXXX

版本/版次：

A/0

页码：

共16页

发行日期：

XXXXXXXXXXX

编制：

部门：

管理部

日期：

审核：

职位：

管理者代表

日期：

批准：

职位：

总经理

日期：

文件修改履历

序号

修订日期

页次

版次

修订说明

备注

1

XXX

全部

A/0

初版发行

文件会签记录

部门

会签记录

部门

会签记录

1.目的

以控制本公司质量体系有关文件和资料，以确保各相关场所使用的文件为有效版本。

2.适用范围

适用于在本公司质量体系有关文件资料的管理和控制。

3.职责

3.1总经理（管理者代表）负责组织管理手册和程序文件的审核、程序文件的批准，同时策划公司质量体系运作。

3.2公司各部门主管：

负责本部门管理作业文件的策划与组织本部门文件编制、修改、与审核工作

3.3管理部文控负责统筹公司质量体系文件的管理，包括文件的编号、归档、发放、回收以及各部门体系文件管理的监督。

4.工作程序

4.1文件分类

4.1.1非受控文件：

公司内部及外来的不需作受控的文件。

4.1.2受控文件：

对于执行产品质量作业有关之文件，加盖受控章以与其它文件作区分，包括内部受控文件（一阶文件﹑二阶文件﹑三阶文件﹑四阶文件）和外来受控文件。

4.1.2.1一阶文件：

质量手册。

4.1.2.2二阶文件：

程序文件，对不同的部门为完成同一事项沟通协调处理作出规定的操作系统文件。

4.1.2.3三阶文件：

规范某一具体事情如何操作的指导性文件和工程技术数据。

如：

作业指导书﹑操作规范﹑管理规定/制度﹑BOM﹑工程图纸等。

4.1.2.4四阶文件：

质量相关的记录表单。

如：

检验记录﹑生产日报表等。

4.1.2.5外来受控文件：

从公司外部接收的各类需要受控的文件。

如：

供货商或客户提供图纸、标准文件、技术数据、规格书、法规文件等。

4.2文件编码：

4.2.1文件及部门代码的规定

文件代码：

a）质量手册—QM

b）程序文件—QP

c）管理作业文件—WI/SOP/SIP/BOM/DWG/PS（WI:

管理规范/规章制度；SOP:

标准作

业程序/指导书；SIP：

检验标准；BOM：

物料清单；DWG：

工程图纸；PS：

规格书）

d）产品规格/产品要求和文件名称（无文件编号或名称的，由文控统一编号或命名）

公司/部门代码

公司名称—xx总经理—GM总经办—GMO管理者代表—MR

营销部—SD制造部—PD管理部—MD

4.2.2文件编号方法

a）质量手册编号方法

xx—QM

代表的含义：

XX公司名称

QM质量手册

b）程序文件的编号方法

xx—QP—001

文件流程号

程序文件代码

公司名称代码

c）管理作业文件/产品规格的编号方法

ⅰ．本公司内部编制的管理作业文件

xx—□□—001

文件流水号

文件类型

公司名称代码

例如：

XX-SIP-001制造部检验标准；编号为001

XX-SOP-018制造部作业指导书；编号为018

ⅱ.外来文件：

顾客提供的图样、产品规格要求和资料的编号方法。

可直接引用其图样、资料的编号；如无编号则将接到日期作为编号，同天接到几份文件的按先后顺序在日期号后加编顺序号，顺序号用阿拉伯数字表示；

d）记录表单编号方法

XX—QP—001—001/□

表单版本号（如第一版为A，第二版为B，依次类推）

记录表单流水号

记录文件流水号

文件类型代码

记录公司代码

4.2.3文件版号及页码编制方法

a）文件版号由版本、版次组成。

版本用一个英文字母表示，第一版为A，第二版为B，依次类推；版次用一位阿拉伯数字（0—9）表示，如新制订文件为A/0，第二次修订为A/1版本；累计修改超过9次以上或变更内容超过文件内容的2/3以上需变更版本，即为B/0,以此类推。

b）页次：

用“X/Y”的形式表示，X代表第几页，Y代表正文的页数。

如2/5，表示本文件共5页，当前页为第2页。

4.2.4文件字体格式和统一文件格式:

a）文件标题：

公司名称、文件类别为楷体-GB2312、小二号字、粗体。

英文、数字使

用Arial、四号字。

其余使用楷体-GB2312、四号字、粗体。

b）文件内文：

全文采用楷体-GB2312、小四号字，数字、英文使用Arial、小四号字。

内文标题使用采用楷体-GB2312、小四号字、粗体

c）“管制文件KeepConridential”内中文使用楷体-GB2312、五号字，英文使用Ari五号字。

d）一、二、三阶文件必须在页尾外注明“管制文件KeepConfidential”，其它文件没有硬性规定，如有需要，亦可参照为之。

e）程序文件内容格式统一按照目的、范围、职责、工作程序、相关文件、相关记录、流程图的顺序编写。

4.3文件编写、批准

文件编写批准权限如下：

文件级别

编制

审核

批准

质量手册

体系工程师

管理者代表

总经理

程序文件

工程师及以上人员

管理者代表

总经理

三阶文件

工程师及以上人员

相关主管

部门经理

四阶文件

工程师及以上人员

相关主管

部门经理

以上编写文件中要求有表单进行记录，已证明该文件的有效实施。

4.4文件评审发布

4.4.1文件内容涉及到其他部门一同协作才能完成的工作程序，需相关部门对该文件进行

评审，评审该文件的有效性与可操作性。

该文件评审后交文控将修订完整文件给相关部

门负责人会签，经批准发布后受控发放。

4.4.2每年由管理者代表组织各部门对现有质量管理体系文件进行评审，各部门结合平时

使用情况进行适时评审，必要时予以修改。

4.5文件受控、发放

　　4.5.1公司内部文件

a）所有经审核批准后需受控的文件，由文控统一发放；

b）文件编写或申请领用文件部门由部门主管提出申请，根据需要的文件名称及份数填写到

《文件发放/通知申请表》通知文控统一发放。

文控接到原版文件后，首先应检查其文件编号、版号是否正确，审批是否齐全，确认无误后记录在《文件总表》上，然后按《文件

发放/通知申请表》的要求来进行复印、发放，发放时并填写《文件发放记录表》，原版文件

由文控保存。

c）受控文件发放时，应在复印文件每页加盖受控印章，编上文件发放号，分发给相应部门

和领用人。

文件发放号的编号方法：

□□―□□

分发流水号

领用部门代码

4.5.2外来文件

a）本公司外来文件主要指：

国家标准、ISO9001国际（家）标准，与质量管理体系有关的

法律法规等，顾客提供的技术文件、软件、光盘等。

b）顾客提供的所有外来文件，可直接引用其外来文件，经相关部门的主管签字批准后由文

控登记在《外来文件登记表》上，原件由文控归档保存，复印件加盖“外来文件”和“受控文件”章分发至相关部门并在外来文件章内填写外来文件名称、编号/版本、生效日期，予以发行。

c）各部门应积极了解各方面信息，掌握产品技术资料的最新版本，跟踪标准类书籍的最新有效版本。

4.6文件保管：

4.6.1各部门文件由各部门负责保管，所有文件须分类存放在干燥通风、防潮、安全的地方

，确保文件的清晰、易于识别和检索；对受控文件，各部门文员应及时填写《受控文件清单

》。

每季度应对本部门使用的受控文件按照《受控文件清单》中的有效版本进行检查，有无

变化，进行处置。

4.6.2文件破损而需重新领用，需填写《文件发放/通知申请表》，经部门主管批准后按照文

件发放流程受控发放,同时收回相应旧文件。

4.6.3受控文件遗失补领，需遗失人（部门）书面申请遗失报告，报部门主管签核后，交文

控保存；需补领的则填写《文件发放/通知申请表》，经部门主管批准后按照文件发放流程受控发放。

4.6.4任何人不得在受控文件上乱涂画改，不准私自外借，影印。

盖有“受控”印章的文件，一律不得复印，各部门如有需要，应由部门主管填写《文件放发通知/申请单》，交给文控安排复印后，下发放到申请部门。

4.7文件领用借阅：

公司其他部门需领用借阅受控文件原稿（包括电子档）时需提出申请填写《文件资料借阅

申请登记表》，由申请部门负责人审核，管理·者代表批准后方可借用。

4.8文件更改

4.8.1文件需修改时，由提出部门申请更改填写《文件更改审批表》交管理者代表审批后

（技术方面文件修改的管理者代表可不用审批），再由编制部门修改文件并填写《文件发

放/通知申请表》交文控，由文控在《文件总表》上登记，并按《文件发放/通知申

请表》的发放范围发放修改后文件，同时收回作废文件。

4.8.2客户提供图样、资料作更改后，由相关部门填写《文件发放／通知申请表》，注明用

户名称、修改前后图样资料的编号及名称等相关内容后，交文控。

文控依照原《文件发放／通知申请表》上的发放范围重新发放修改后文件，同时收回原文件。

4.9文件的回收，作废

4.9.1废弃的旧文件由文控收回并记录，所有失效或作废文件由相关部门及时从使用

场所撤出，确保防止作废文件的非预期使用.

4.9.2废弃的文件加盖“作废”章，若不需保留的作废文件，文控填写《文件销毁申请

单》经管理者代表批准后统一销毁，作废原版文件保存一年。

4.10所有受控的文件和资料由文件管理员分类登记在《文件总表》中，以便妥善管理和保存

文件。

5.相关文件

5.1《记录控制程序》

6.相关记录

6.1《文件发放/通知申请表》

6.2《文件总表》

6.3《文件发放记录表》

6.4《外来文件登记表》

6.5《文件更改审批表》

6.6《文件销毁申请单》

6.7《文件资料借阅申请登记表》

7.流程图

文件发放申请表

编号：

XX-QP-001-001/A

文件编号/版本号：

文件名称：

申请部门：

申请人：

申请日期：

文件发放范围：

申请原因：

申请部门领导批准：

文件管理部门核实：

文件发放日期：

备注：

文件总表

编号：

XX-QP-001-002/A

序号

文件编号

文件名称

版本

发放日期

修订版本

发放日期

文件发放记录表

发放部门：

编号：

XX-QP-001-003/A

分发号

文件名称

文件编号

份数

接收部门

收文签字

发放日期

回收日期

外来文件登记表

编号：

XX-QP-001-004/A

序号

文件编号

文件名称

份数

页数

接收时间

接收人

备注

文件更改审批单

编号：

XX-QP-001-005/A

文件名称

文件编号

需修改的内容及章节

修改后的内容

修改理由

实施日期

编制人

日期

审核人

日期

批准人

日期

备注

文件销毁申请单

编号：

XX-QP-001-006/A

文件名称

编号

版本

份数

销毁原因：

申请人：

日期：

所在部门意见：

签名：

日期：

文件控制主管部门意见：

签名：

日期：

管理者代表意见：

签名：

日期：

文件资料借阅申请登记表

编号：

XX-QP-001-007/A

序号

文件资料各称

借阅人

借阅日期

归还日期

发出人

备注