行政管理制度.docx
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行政管理制度.docx
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行政管理制度
行政管理制度
1目的及适用范围
为规范公司行政事务管理,特制定本制度。
本制度适用于整个公司(含各职能部门)行政事务管理,是公司行政管理的基本性文件。
2术语
2.1公司指:
江苏南方食品股份有限公司。
2.2各职能部门:
指股份有限公司设立的职能部门。
2.3公文:
公文全称为公务文书,是公司在行使职权和实施管理的过程中所形成的具有法定效力与规范格式的文书,是传达政令、指导、布置和商洽工作、请示、答复问题、报告和交流情况、联系公务以及记载工作活动的重要工具。
2.4授权:
公司及部门正职或副职因出差、请假或外出学习无法正常履行本职岗位职责时,将本职岗位部分或全部职责授予直接上级或直接下级的一种职责履行形式。
2.5实物资产:
根据企业会计管理有关规定并结合公司的具体情况,把使用期限超过三个月、单位价值在10元以上的各种物品确认为公司的实物资产。
3职责
3.1公司办公室负责本制度的拟定,报公司审批后负责监督与指导本制度的贯彻执行,并对执行过程中的违规行为提请公司予以处理。
3.2各职能部门配合办公室全面落实本制度。
3.3办公室负责对本制度在执行过程中出现的违规行为进行处理。
4公文格式
4.1公文文种,包括报告、请示、函、决定、通知、通报、批复、会议纪要、计划、方案、议案、意见、规定、制度、章程等正式文件。
4.2公文格式
4.2.1公文书面格式,由文件头、正文、文尾三个部分组成:
4.2.1.1文头:
由秘密等级、缓急程度、发文机关、发文字号、横隔线等部分组成;
4.2.1.2正文:
由公文标题、主送单位、正文、无正文说明、附件、发文单位、成文日期、机关印章等部分组成;
4.2.1.3文尾:
由主题词、抄送单位、印发单位、印发日期、印发份数等部分组成。
4.2.2公文的排版形式与印装要求
4.2.2.1公文用纸的尺寸和规格:
公文用纸一般采用国际标准A4白纸(长297毫米、宽210毫米),竖式打印,特殊附件和表格可以横式打印。
4.2.2.2文字的表述
——结构层次序数表述:
第一层为“一”,第二层为“
(一)”,第三层为
“1”,第四层为“
(1)”,第五层为“①”。
序数可跳跃排列,如第一层为“一”,第二层为“1”,但不可颠倒排列。
——公文中的数字除部份结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩的语句中作为词素的数字必须使用汉字外,应当使用阿拉伯数码;公文的成文日期需使用汉字形式表达,如“二○一○年二月一日”。
——除特定词语外,一般不使用英文或英文字母。
——若文件起草单位落款位于空白(即无正文)的页面时,该页面的左上角应加注“(本页无正文)”字样。
——公文的标题由发文单位名称、主要内容、文种三部份组成,如用固定版式文件头的可以省略发文单位名称,标题中除引用的法规、规章、文件等名称用书名号外一般不用标点符号。
4.2.2.3字体字号及位置:
——文头的发文机关用标准一号加粗宋体字,位置居中;发文字号用标准小四号加粗宋体字,位置居中;属机密文件以上公文需加盖“机密”印章,位置于文头左上角。
——正文标题用标准三号加粗宋体字,位置居中;主送单位、正文、无正文说明、附件用标准小四号宋体字,位置居中;发文单位、成文日期用标准小四号宋体字,位置于正文右下方。
——文尾的主题词用标准小四号加粗宋体字,抄送单位、印发单位、印发日期、印发份数用标准小四号宋体字。
——行间距均为1.5倍行距。
4.2.2.4装订要求
两页纸以上文件应装订,装订位置定于左侧,距纸边13至15毫米,上下位置与边界的距离为纸张长度的1∕4。
5.文件管理及公文办理程序
5.1发文办理程序
5.1.1公司日常行政管理文件由办公室文秘负责起草、校对,经办公室主任审阅签字后呈分管副总经理或总经理签发,以公司名义发文。
5.1.2业务性文件由业务部门起草,并由经办人校对,部门领导审阅签字,经办公室主任审核签字后报公司总经理。
5.1.3填制文件发文笺,内容包括:
机密程度、主办部门、拟稿人、核稿人、审核人、签发人、文件号、文件标题、主送机关、抄报机关、抄送机关、印数、日期等。
5.1.4公司行政事务类发文的报批手续由办公室主任办理,各职能部门发文的报批手续由相关的部门办理。
5.1.5公司发文以公司办公室名义印发。
5.1.6公司领导在办文笺上签发文件后,由办公室按公文格式打印文件。
以公司名义发文,必须送一份文件原件并附上文件发文笺交办公室文秘存档。
5.1.7办公室负责公司行政、经营事务公文的发送,职能部门职责范围的专项工作的公文原则上由各职能部门负责发送。
5.2文件的发放分一级发放与二级发放
5.2.1由公司向各职能部门直接相关人员发放为一级发放;由文件职能主管部门向其他职能部门及各直接相关人员发放为一级发放。
5.2.2收文单位向其所属下级单位与人员的分发为二级发放。
5.2.3文件发放基本原则:
——办公室负责公司级文件的一级发放。
——公司级文件在各职能部门的二级发放原则上由各职能部门以转发形式传达,文件内容规定可遵照执行的除外。
——各部门以各自名义发文时,可根据需要抄送职能对口部门,抄报公司领导;
——发放方式有文本方式和局域网(或互联网)方式。
5.3所有公文均应有发文范围及印发份数。
所有公文的发放由文件管理人员列出文件的发放范围清单、分发号,经批准后,按发放清单所列的发放范围发放文件。
文件的发放范围由文件的审批人确定。
5.4收文单位需指定专人签收文件和资料。
收文时,指定的收文人员需在《文件领用和回收记录表》上签字确认。
5.5文件的更改和作废
5.5.1文件需要更改时,应由文件更改提出人或文件更改提出各职能部门的负责人填写《文件更改申请单》,说明更改原因,对重要的更改还应附有充分的证据。
5.5.2文件更改形成新的文件版本后,需按该文件旧版本的《文件领用和回收记录表》的名单,对所有已领用的部门进行换版,即发放新版本文件,回收旧版本文件。
5.5.3收回的旧版文件列为作废文件。
作废文件需加盖“作废”印章;需作资料保留的作废文件,经文件管理部门负责人批准后,加盖“保留资料”印章,方可留用。
5.6存档
5.6.1公文办理完毕后,承办人员应当根据文书立卷的要求,把有查考价值的公文原稿和有关材料整理好,进行清理立卷,个人不得私自保存应当存档的公文。
5.6.2保存的档案必须按照档案管理有关规定存档。
5.6.3存档应遵循一式一份的原则,避免重复。
5.7三级文件会审权限表
文件资料类别
起草
会签
审核
审批(签发)
管理性文件
职能主管部门
职能相关部门
分管领导
总经理或其授权人
技术性文件
生产技术部
职能相关部门
生产技术部经理
总工程师
各职能部门文件/资料
各职能部门
-----
职能部门
各职能部门负责人
5.8呈文办理程序
5.8.1公司各职能部门向公司呈文处理程序(见附17)。
5.8.2公司文件发布处理程序(见附表18)
5.9办文时限
5.9.1办公室接到来文(包括传真、重要电话)后必须在半个工作日内将来文送达办文部门或办文人,紧急的应随收随送;
5.9.2相关部门对来文进行拟办或承办,在职责范围内的应按以下时效办理:
特急件应随收随办,在当时或当天办理完毕;急件仅次于特急件的办理时限,亦应随收随办,最迟以不超过2个工作日为限;未明确规定办理时限的一般公文,最迟以不超过5个工作日为限。
难度较大、涉及面较广的综合工作,在征得来文单位同意的情况下,可以按来文单位要求的时效办理。
属阶段性工作的,按具体要求办理完毕。
5.9.3办公室根据办理时限,对承办部门的公文处理工作进行催办和查办,防止漏办和延误。
6印章管理
6.1印章的刻制
6.1.1各职能部门需要刻制印章时,由各职能部门向公司申请(申请中载明印章名称、式样和规格),经公司批准同意后由办公室安排刻制。
6.1.2印章的颁发、启用及终止使用
6.1.2.1办公室刻制好印章颁发给申请的职能部门时,要办理印章移交手续。
移交清单要载明印章全称、移交日期、移交双方签字等,并留下印模。
6.1.2.2受印单位接到印章后需确定启用印章的时间,并提前向有关职能部门及各分公司发出正式启用印章的通知,通知中注明正式启用日期,并附印模。
在启用印章通知中规定的启用日期之前,该印章是无效的。
对外产生效用的印章,在启用时,要将启用时间、印模式样送有关单位备案。
6.1.2.3若公司及部门名称需要变更的,在启用新公章的同时,旧公章作废,并须及时移交公司档案室作永久保存。
移交时要做好登记手续。
6.2印章的使用
6.2.1使用审批程序
6.2.1.1不涉及重要问题的事项如开具一般性的证明、介绍信等使用公司公章时,由印章管理人员审批,并由经办人在《印章使用登记表》上签字。
6.2.1.2凡以公司名义下发的文件及意向书等法律文书使用公司公章时,须经公司领导审批。
6.2.1.3以公司名义签订的经济合同、协议等法律文书时,由法律顾问和部门正职以上领导或其授权人对其中的各条款审核,由总经理或其授权人审批,并向印章管理人提交《公章使用申请表》(公司领导签字同意)后方可使用公司合同专用章。
6.2.1.4公司财务报表加盖公章的,由财务负责人对财务报表审核并盖上其个人印章后到办公室用印。
各部门办理相关业务需要使用公司公章而又不在以上规定的审批范围的,由其部门领导审核,公司领导审批,印章管理人员审核把关。
6.2.1.5因业务特殊原因需在空白介绍信、信笺、纸张上加盖公司印章的,由其所在部门领导同意,并经公司领导审批后方可用印,印章管理人员在这类空白凭证背面或右上角注明专用件并逐页编号,且必须登记清楚凭证名称、起止页码、张数、领取人签名等项目。
6.2.1.6使用公司印章要在办公室进行,一般不能将印章带离办公室办公区使用。
因特殊业务需要将公章携带外出的,由公司总领导或其授权人审批;办妥业务后第一时间将公章归还保管人。
6.2.2盖章
6.2.2.1一般使用印章要留存的材料有:
协议书、合同书要保留一份文本。
文件要保留领导签批的草稿。
若实在没有留存材料的,要详细记载用印情况。
6.2.2.2除了公司的介绍信、婚姻状况证明等有存根而不用登记外,其他每次用印,不论大事或小事,都必须进行登记。
6.2.2.3盖章要端正、清晰、美观,不能盖歪或颠倒,凡是在落款处盖章的,都要正盖在发文机关和成文日期上面,并做到上不压正文,如没有机关落款,只要使印盖下压落款日期即可。
6.3印章的保管
6.3.1公司印章由办公室负责保管与管理。
6.3.2印章保管人员要保证印章的正确使用和安全,防止印章被滥用或盗用。
一般情况下,印章保管人员不得委托他人代取代用。
6.3.3印章保管人员要注意保养印章,及时清洗,以确保盖印时清晰。
7车辆驾驶员管理
7.1公司驾驶员必须遵守《中华人民共和国道路交通管理条例》及有关交通安全管理的规章规则和本公司其他相关的规章制度。
7.2驾驶员应爱惜公司车辆,保证车辆卫生,平时要注意车辆的保养,经常检查车辆的主要机件;确保车辆安全行驶。
7.3驾驶员发现所驾车辆有故障时要立即检修;不会检修的,应立即报告车辆管理人员,并提出具体的维修意见(包括维修项目和估计需要的经费等),经同意后到指定维修点进行检修;未经批准,不许私自将车辆送厂维修。
7.4驾驶员对自己所开车辆配备的工具和各种证件要妥善保管,出车时一定要保证证件齐全。
7.5驾驶员驾车时要系好安全带,严禁酗酒,自觉遵守交通规则,不准开“英雄车”、“霸王车”等。
7.6上班时间内专职驾驶员未安排出车的,应自觉进行业务学习和协助部门开展其它工作,未经批准,不得擅自外出或离开公司;出车或外出回来,应立即到管理人员处报到并报告出车情况。
7.7驾驶员出车执行任务,遇特殊情况不能按时返回的,应及时设法通知车辆管理人员,并说明原因。
7.8驾驶员未经领导批准,不得将自己保管的车辆交给他人驾驶或练习驾驶;严禁将车辆交给无证人员驾驶;任何人不得利用公司车辆学开车,一经发现,每人每次罚款500元,并追究有关负责人的责任。
7.9驾驶员行车时一旦发生车辆事故要保护好现场,及时报告车辆管理人员并与交警和保险公司联系,尽快处理所发生的交通事故,对交通事故中所造成的损失根据交警部门的裁决进行处理。
7.9.1驾驶员负全部和主要责任的
——按车辆受损保险公司定损总额的10%和5%赔偿;
——驾驶员如负伤,住院期间按病假处理;
——发生重大交通事故造成人员伤亡的,给公司造成重大损失和影响且负全部责任和主要责任的,对事故责任人作辞退处理,并扣除当月工资及奖金。
7.9.2驾驶员负次要责任的
——按车辆受损保险公司定损的5%赔偿,同时对驾驶员作批评、教育,属专职司机的取消年终安全奖励;
——驾驶员如负伤住院,则按工伤处理。
7.10因公用车必须填写申请用车单,在用车部门负责人审核签字后,由行政办公室负责人签字派车。
需长途用车的,必须经公司领导批准方可派车。
7.11双休日或节假日用车,必须报公司领导批准,由行政办公室签字派车。
凡未经批准用车或经批准出车后,驾驶员擅自将车辆交与他人驾驶的,所发生的车辆事故一律由事故责任人负责,并追究有关责任人的责任。
7.12公司专职驾驶员全年无责任事故,年终给予一定安全奖励。
7.13驾驶员出长途车(以离开南京市区开始计算)补助按《公司员工福利费及差旅费标准的管理规定》执行,每月统计经综合部领导审核后送财务部按有关规定核发补助费。
假日或休息时间内安排出车的,应安排补休,因工作原因不能安排补休的,每月累计后按国家有关规定发给补贴费。
8实物资产管理
8.1实物资产的分类
8.1.1根据实物资产的价值大小及其使用期限,实物资产分为固定资产、低值易耗品及日常办公用品三大类,其中:
8.1.1.1固定资产是指企业使用期限超过1年的房屋建筑物、机器、机械、运输工具以及其它与生产经营有关的设备、器具、工具等;其他不属于生产经营主要设备的物品,但单位价值在2000元以上,且使用年限超过2年的物品,也应作为固定资产,列入固定资产管理;办公用电脑、打印机、复印机列固定资产管理。
8.1.1.2低值易耗品是指不能作为固定资产的各种用具物品,如工具、管理用具、玻璃器皿,以及在经营过程中周转使用的包装容器等。
8.1.1.3日常办公用品专指用于部门办公场所的各种办公物品,如笔墨纸砚、钉书机、装订打孔机、文件夹/架、计算器、直尺、信笺、笔记本、标签纸等;办公设备、设施使用过程中发生的维修、更换零部件等。
8.1.2根据固定资产的经济用途及属性,固定资产分为房屋建筑物、运输设备、机器设备、电子设备、通讯设备、工具、家具用具、其它等9大类。
8.2实物资产的管理单位
资产的实物管理由实物资产归口管理部门与使用部门共同管理,建立归口、分级管理,层层落实的资产管理责任制。
8.2.1办公用实物资产归口管理部门是公司办公室,生产用实物资产归口管理部门为财务部。
8.2.2各职能部门等要求落实专人负责管理,公司各职能部门实物资产由办公室设专人负责负责管理,各部门设专人负责管理。
8.2.3实物使用部门负责本部门所使用的实物管理,并对管理效果负责。
8.3各分公司固定资产管理参照有关规定执行。
8.4实物资产的添置按以下原则处理。
8.4.1必须执行“先申请、后购买”的管理原则,经有关领导审批同意后方可购买,否则不予报支费用。
8.4.2公司各职能部门的低值易耗品和办公用品采购每月进行一次,采购计划由各职能部门于上月25日前制定经分管领导审定后报办公室统一采购或委托使用部门自行采购。
8.4.3购置实物资产由相应的部门逐级上报审批后实施。
8.4.4实物资产购置报账须经专人资产管理人员签字确认并登记入实物资产管理盘点表,否则财务部有权拒绝给予报账。
8.5实物资产实行定期和不定期盘点制度。
由公司会同部门使用责任人定期盘点时间为每年的6月和12月。
不定期盘点主要指在保管责任人变更、发生失窃事件等情况进行的盘点。
所有盘点情况必须形成书面记录,并送办公室备案。
8.6实物资产在使用期间如发生因使用不当或保管不当而产生的实物损坏事件时,公司将根据实际情况按损失值的10%-100%追究责任人责任。
9档案管理
9.1公司档案实行统一管理、分级保管的原则,办公室作为公司档案归口管理部门,具体负责公司及各部门档案管理工作的业务指导、检查以及原始档案材料销毁的审查监督。
9.2根据分级保管的管理原则,办公室负责对公司在经营活动中形成的经营管理档案、声像(荣誉、证照)档案以及外来的政策法规等文件材料的收集、归档、保管并提供利用;其他部门按照公司确定的档案分类原则(具体分类办法另行制订)以及归档要求具体负责本部门业务范围内所形成业务档案的收集、归档和保管。
9.3公司各职能部门对所负责保管的档案必须指定专人负责保管,保管责任人变更,必须办理交接手续。
9.4所有公司生产经营及管理活动中形成的应归档保存的材料必须定期归档,确保应归档材料的系统、齐全、配套与完整。
所有已归档档案必须按照档案分类原则及时进行鉴定、分类、整理、组卷、编制全引检索目录(含卷内文件目录及案卷目录),提供档案的检索查询。
9.5归档期限按如下规定执行:
9.5.1经营管理档案或财务会计档案,在每年3月底归档完毕;
9.5.2产品开发档案、技术档案(如技改项目等),必须的产品通过鉴定或技改项目通过验收后6个工作日内将整理好的全套材料连同材料清单移交本部门档案资料员归档保管;
9.5.3声像(荣誉、证照)档案在材料形成后6个工作日内移交档案室。
9.5.4外来的政策法规文件资料在承办结束后3个工作日内移交档案室。
9.5.5其他由各部门负责保管的业务档案,具体归档时限由各部门根据实际情况确定,但必须确保完整、妥善保管。
未经同意,不得随着销毁。
9.6档案归档必须列出移交档案材料的目录清单,交接双方清点确认后办理完善交接手续;
9.7档案的借阅查询利用或销毁,必须履行申报审批程序,手续完善后才能提供档案利用或进行销毁。
销毁档案时必须选择安全方式,确保2个人在场的情况下进行。
10保密管理
10.1办公室是公司保密工作的归口管理部门,具体负责公司保密工作的组织实施。
10.2公司秘密是指关系到公司权力与利益,依照特定程序确定,在一定时间内限一定范围人员知悉的事项。
具体包括:
10.2.1公司的工艺技术及产品配方;
10.2.2公司重大决策中的秘密事项;
10.2.3公司尚未付诸实施的经营战略、经营方向、经营规划、经营项目及经营决策;
10.2.4公司内部掌握的合同、协议、意见书及可行性报告、主要会议记录;
10.2.5公司财务决算报告及各类财务报表、统计报表;
10.2.6公司掌握的尚未进入市场或尚未公开的各类信息;
10.2.7公司员工人事档案、工资性或劳务性收入资料;
10.2.8其他公司确定认为应当保密的事项。
10.3公司的生产及办公场所不得私自安装视频(含电脑摄像头)、电子眼、扫描仪等有关设备设施,若工作需要必须申报公司审批后方可安装,并要有专人负责管理。
10.4一般性决定、决议、通知、行政管理资料等内部文件不属于保密范围。
10.5公司秘密的密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。
10.5.1公司经营发展中,直接影响公司权益或利益的重要决策文件资料、工艺技术文件、产品配方列为绝密级;
10.5.2公司的规划、财务报表、统计资料、重要会议记录、公司经营情况列为机密级;
10.5.3公司人事档案、合同、协议、员工工资收入、尚未进入市场或尚未公开的各个信息列为秘密级。
10.6属于公司秘密的文件、资料,应当依据第10.2条、第10.3条及第10.4条的规定确定密级,并确定保密期限。
保密期限届满,自行解密。
10.7属于公司秘密的文件、资料或其他物品的制作、收发、传递、使用、复制、摘抄、保存和销毁,各归口部门必须指定专人负责。
其中:
产品配方、工艺技术等文件资料与其它由综合部负责。
综合部并负责对保密执行情况进行定期检查、监督;
10.8对于密级文件、资料或其他物品,必须采取以下保密措施:
10.8.1非经公司领导批准,不得复制和摘抄;
10.8.2收发、传递和外出携带,由指定人员担任,并采取必要的安全措施;
10.8.3在设备完善的保险装置中保存。
10.9在对外交往与合作中需要提供公司秘密事项的,应当事先报请公司领导批准。
10.10涉及属于公司秘密内容的会议或其他活动,主办部门应采取下列保密措施:
10.10.1选择具备保密条件的会议场所;
10.10.2根据工作需要,限定参加会议人员的范围,对参加涉及密级事项会议的人员范围予以指定。
10.10.3依照保密规定使用会议设备和管理会议文件。
10.10.4确定会议内容的传达范围。
10.11不准在私人交往或通信中泄露公司秘密,不准在公共场所谈论公司秘密,不准通过其他方式传递公司秘密。
10.12公司员工发现公司秘密已泄露或有可能泄露时,应当采取补救措施并及时报告行政办公室,行政办公室接到报告,应立即作出处理。
10.13材料密级的确定由材料签发人员根据本制度第10.2条所确定的范围而确定。
其中,秘密或机密材料由材料签发人员确定并明确材料的传阅范围,绝密材料由公司确定并规定材料的传阅范围。
非涉密范围内的人员不得以任何形式阅读、复制、咨询或传播列入保密范围的材料(事项)。
掌握或已获悉各种保密材料(事项)的涉密人员也不能以任何形式或通过任何途径将未解密材料(事项)向非涉密范围内的人员传播。
10.14绝密材料的涉密范围:
10.14.1产品配方:
产品开发人员、工艺管理人员、生产调度人员、产品成本核算员、总经理、董事长。
10.14.2其他绝密材料(事项)根据实际情况确定。
10.15保密材料的保管或销毁
10.15.1列入保密范围的材料,材料发放部门必须根据材料的性质确定材料的密级、加盖密级标记、明确发放范围,指定专人发放;
10.15.2保密材料的发放必须履行签收登记手续。
其中,绝密材料原则上必须直接送交接收人员,若需要通过第三方转交,必须将材料密封后方能办理代交手续;
10.15.3列入保密范围的材料必须按发放数量定期进行检查或收回。
其中,属于产品配方材料,每季度必须检查一次材料的保管情况。
配方停止使用后,按原发放情况收回;其他材料,原则上发放一个月后收回,最长不超2个月(特殊情况的另行处理);
10.15.4列入保密范围的材料收回后必须妥善保管,除需要作为档案存档外,其余定期销毁。
需要销毁的材料,负责保管部门必须列出销毁清单,按管理权限报批同意后由两人在销毁现场监督实施(产品配方、工艺技术文件的销毁还必须有公司指定人员到场监督销毁)。
10.16违反保密管理规定,按以下规定处罚:
10.16.1泄露公司秘密材料,处以通报批评以上行政处分并处以每次50元的经济处罚;
10.16.2泄露公司机密材料,处以停职检查以上行政处分并处以每次50元以上、300元以下的经济处罚;
10.16.3泄露公司绝密材料,处以开除留用以上行政处分并处以每次500元以上的经济处罚;
10.16.4盗窃公司机密材料,处以开除行政处分并处以500元以上的经
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