档案管理档案管理实施细则.docx

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档案管理档案管理实施细则

连云港市临洪东泵站更新改造工程

建设项目档案管理实施细则

连云港市临洪东泵站更新改造工程建设处

二OO九年八月

连云港市临洪东泵站更新改造工程

建设项目档案管理实施细则

第一章总则

第一条为切实加强临洪东泵站更新改造工程建设项目档案管理工作，有效地保护和利用档案，确保工程建设项目档案的准确、系统和安全，充分发挥档案在工程建设、管理、运行中的作用，根据《中华人民共和国档案法》、水利部《水利工程建设项目档案管理规定》、《江苏省水利厅水利基本建设项目（工程）档案资料管理规定》及有关规定，结合临洪东泵站更新改造工程建设的实际，制定本实施细则。

第二条临洪东泵站更新改造工程建设项目档案是指在临洪东泵站更新改造工程建设管理工作（包括从项目筹划到工程竣工验收各环节）中直接形成的、对国家和社会有保存价值的各种文字、图纸、图表、声像等不同形式与载体的各种历史记录，是对临洪东泵站更新改造工程项目进行稽察、审计、监督、管理、验收及运行、维护、改造等的重要依据。

第三条临洪东泵站更新改造工程建设项目档案工作是工程建设与管理工作的重要组成部分，各参建单位必须将其纳入工程建设与管理的全过程，按照“统一领导，分级管理”的原则，切实加强领导，强化措施，明确职责，确保档案规范化管理。

第四条本实施细则适用于临洪东泵站更新改造工程建设项目档案管理。

第二章档案管理

第五条连云港市水利局（以下简称市水利局）负责制定整治工程总体档案分类办法，指导项目法人进行工程建设档案的编制、整理、归档工作，负责总体工程建设项目档案专项验收工作。

项目法人是新沂河整治工程建设管理的责任主体，对档案管理工作负责。

其他有关单位也要各负其责，要按照“一级对一级负责”的要求，明确分管负责人，落实责任部门。

第六条临洪东泵站更新改造工程建设项目档案工作要按照在工程建设中的项目所属关系，将档案工作纳入工程质量行政领导责任制，确保档案工作与工程建设同步实施：

即从工程建设前期就应进行文件材料收集和整理工作；在工程招标及签订有关工程协议（合同、责任状等）时，应对工程档案的收集、整理、移交提出明确要求，在检查工程进度与施工质量时，要同时检查工程建设项目档案的收集、整理情况；在进行单位与分部工程质量等级评定和验收（包括单位工程验收和阶段工程验收）时，要同时验收应归档文件材料的完整程度和整理质量。

对达不到规定要求的，要限期整改，仍不合格的，按工程质量不合格处理，且不得进行工程竣工验收。

第七条各级各有关部门要建立健全档案管理工作制度，切实解决档案工作在机构、人员、经费、库房、设备等方面问题，保证档案管理工作的顺利进行。

第八条临洪东泵站更新改造工程建设项目声像档案主要包括电影片、录音带、录像带、照片（含底片）、磁盘、光盘等，是临洪东泵站更新改造工程建设最直观、生动、形象的历史记录，是临洪东泵站更新改造工程档案的重要组成部分，工程建设初期应明确专人负责，认真做好声像材料的整理和注释工作。

对重大事件、事故，必须有完整的文字和声像材料，否则不予验收。

第九条各有关单位要强化档案部门参加设备开箱工作，凡有科学论证、引进技术或引进设备的项目，要注意做好引进技术、设备资料和图纸的收集整理工作。

无论通过何种渠道获得的与引进技术、设备有关的档案材料，均应及时交档案管理部门或档案管理人员统一管理。

第十条工程技术人员应按要求及时收集材料，定期整理。

档案管理人员按要求做好立卷、归档、排架等档案管理工作，和工程技术人员一起承办鉴定技术档案和销毁已过保管期限的技术档案，做好调借档案等服务工作。

要严格执行党和国家的保密政策和保密制度，维护技术档案的安全和国家的机密，在工程竣工验收时提交完整的档案资料。

任何部门和人员都不能将应归档的各种文件材料据为己有或拒绝归档。

工作调动前必须交清有关档案资料，否则不能办理调动手续。

第十一条建立临洪东泵站更新改造工程建设项目档案管理登记制度。

所有项目的建设单位应于开工6个月内按期向市水利局报送《临洪东泵站更新改造工程档案资料管理情况登记表》（具体要求详见附件1）。

所有未验收的项目，每年12月30日前均需向市水利局报送《临洪东泵站更新改造工程档案资料管理情况登记表》。

第三章质量要求

第十二条临洪东泵站更新改造工程档案整理质量必须符合国家《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-2000）的质量要求，财务档案整理质量应符合《会计档案管理办法》（财会[1998]32号）的要求，照片档案整理质量应符合《照片档案管理规范》（GB/T11821-2002）的要求。

具体应做到：

（一）字迹清楚、图样清晰，图表整洁，签字手续完备。

（二）凡为易褪色材料（如复写纸、热敏纸等）形成的并需要永久和长期保存的文件，应附一份复印件。

（三）复印打印文件及照片字迹、线条和影像的清晰牢固程度应符合设备规定质量。

（四）录音、录像文件应保证载体的有效性，并附以必要的情况说明。

（五）电子文件应以光盘为长期介质。

第十三条临洪东泵站更新改造工程档案质量是临洪东泵站更新改造工程建设质量体系的重要组成部分，是衡量工程建设与管理工作质量的重要内容，必须将其纳入工程质量管理体系范畴，作为工程质量考核的一个重要方面。

第十四条竣工图是工程的实际反映，是水利工程档案的重要组成部分，必须做到图物相符。

施工单位要在施工过程中认真做好施工记录、检测记录、交接验收和签证，整理好变更文件（单独立卷），按规定及时编制好竣工图。

所有竣工图必须由施工单位在图上加盖竣工图章（竣工图章的内容与规格详见附件2），并履行签字手续后，才能作为竣工图保存。

施工单位需提交竣工图四份。

竣工图的编制形式和深度按以下情形区别对待：

一、凡按图施工，没有变动的，可利用原施工图作为竣工图；

二、凡在施工过程中，虽有一般性设计变更，但能在原施工图上修改、补充的，可由施工单位在原施工图（必须是新蓝图）上注明修改部分与修改依据和施工说明后，作为竣工图。

三、凡结构、工艺、平面布置、项目以及有其它改变或重大变更的，原施工图不能代替或利用的，必须重新绘制竣工图。

第十五条竣工图章的使用。

（一）所有竣工图应由编制单位逐张加盖、签署竣工图章。

竣工图章的内容填写齐全、清楚，不得代签。

（二）竣工图章盖在图内标题栏附近空白处。

（三）竣工图章使用不褪色红印泥。

第十六条项目文件的组卷要求。

（一）组卷要遵循项目文件的形成规律和成套性特点，保持卷内文件的有机联系；分类科学，组卷合理；法律性文件手续齐备，符合档案管理要求。

（二）项目施工文件按单项工程或装置、阶段、结构、专业组卷；设备文件按专业、台件等组卷；管理性文件按问题、时间或依据性、基础性、项目竣工验收文件组卷；设计变更文件、工程联系单、监理文件按文种组卷，原材料试验按单项工程组卷。

（三）案卷及卷内文件不重份，同一卷内有不同保管期限的文件，该卷保管期限按最长的确定。

第四章项目文件的收集

第十七条临洪东泵站更新改造工程项目文件是指从立项审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成的文字、图表、声像等以纸质、胶片、磁介、光介等载体开工存在的全部文件，都应按要求进行归档。

第十八条　收集范围。

凡是反映与项目有关的重要职能活动、具有查考利用价值的各种载体的文件，都应收集齐全，归入建设项目成套档案（详见附件3）。

一、市水利局负责收集、整理、归档以下档案：

项目建议书及批准文件；项目勘测、试验、评估、调查报告；工程可行性研究报告、任务书及批准文件；上级机关关于工程批准文件、前期工作的指示文件、设计任务书、总体初步设计、施工图设计等批复文件；各有关单位关于工程的申请、报告、函等与工程有关的往来文件；竣工验收（竣工验收鉴定书、竣工验收委员会名单、竣工验收申请批准文件）；竣工决算（竣工财务决算、审计结论）；与建管局签订的合同、协议、谈判记录、备忘录、考察及收集来的有关材料；财务资料；局机关内部管理规章制度、省组织召开的各种会议材料、工程大事记，照片、录音、录像等声像资料。

二、项目法人负责收集、整理、归档以下档案：

工程建设的批准文件；建设单位组织机构；工程地质、水文地质、地质图；勘察设计、勘察报告、勘察记录、化验、试验报告；勘察科研及试验成果；初步设计、施工图设计等批复文件；初步设计说明书、图纸、概算、调整概算；施工图设计文件、设计说明书、图纸、预算、地质钻探资料以及变更设计文件；招标、投标、评标决标文件、开工、竣工日期，合同执行情况；工程事故处理情况；工程质量目标及质量达标情况；工程遗留问题及养护建议事项；施工、监理、设计单位总结及大事记；与项目部签订的有关合同、协议、谈判记录、备忘录、考察及收集来的有关材料；项目竣工验收申请、报批，竣工初验工作（竣工初验小组成员名单；初验小组对工程进行评定检查、检测的报告书、初验小组审查剩余工作计划的审查意见书、初步报告及初步鉴定书）；竣工验收（竣工验收鉴定书、竣工验收委员会名单、竣工验收申请批准文件）；竣工决算（竣工财务决算、审计结论）；财务资料；内部管理规章制度、参加或组织召开的各种会议材料、工程大事记，照片、录音、录像等声像资料。

三、施工单位负责收集、整理、归档以下档案：

中标合同；开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要；施工组织设计、施工计划、方案、措施；设计变更、工程更改洽商单、通知单；施工过程中的来往函件、隐蔽工程验收记录、单元、分部、单位工程质量检查、评定材料；交工验收记录（包括单项工程的中间验收），事故处理报告及重大缺隐处理和处理后的检查记录，记载施工重要阶段、过程与重大事故现场和声像材料及有关文字说明，施工总结、技术总结，竣工申请报告；全部竣工图；项目质量评审材料；内部管理规章制度、参加或组织召开的有关会议材料、工程大事记，照片、录音、录像等声像资料。

四、监理单位负责收集、整理、归档以下档案：

中标合同或委托合同；印发的各项通知、函、批复等文件以及监理工程师签发的通知、指令（含工程暂停、设计变更通知、复工指令）；监理工程师对质量事故的报告，监理大事记，监理工作总结，监理实施细则，工程单元划分及质检资料，监理对施工单位提交的进度计划和施工组织设计的审查情况，监理对进度计划监督的执行情况，监理对报表制度进度的执行情况，索赔及处理资料（索赔申请、审核及批准文件等），承包合同以及各项补充合同或协议，承包人分包情况以及监理对分包批准的文件或指令，承包人对合同执行的情况；内部管理规章制度、参加或组织召开的各种会议材料、工程大事记，照片、录音、录像等声像资料。

第十九条收集时间。

各类文件应按其形成的先后顺序或项目完成情况及时收集；凡是引进技术，设备文件必须首先由建设管理单位（或接受委托的承包单位）登记、归档，再进行译校、复制和分发使用。

第五章项目文件的整理与移交

第二十条临洪东泵站更新改造工程建设项目档案整理要求。

建设项目所形成的全部项目文件在归档前应根据国家、省有关规定，并按档案管理“谁形成、谁收集、谁整理”的要求，由文件形成单位（建设、勘察、设计、施工及监理等）进行整理。

第二十一条项目档案的整理。

建设单位负责进行或组织对全部归档项目档案的汇总整理。

一、编制实体分类方案

（一）根据国家和水利部淮委、省水利厅关于工程建设项目档案管理的有关规定，制定本工程实体分类方案（详见附件4）。

（二）按照实体分类方案对全部档案进行统一的分类和编号。

（三）对全部项目档案进行清点，编目，编制项目档案卷内目录及档案整理情况说明。

二、案卷内文件材料的排列

（一）管理性文件按问题、时间或重要程度排列。

（二）施工文件按管理、依据、建筑、安装、检测实验记录、评定、验收排列。

（三）设备档案按照依据性材料、设备开箱验收、设备安装调试、设备运行维护、随机图样等排列。

随机图样也可单独组卷。

设备的构造和使用形式可划为两类，一类是同土建工程连在一起的，这种设备归档，同基建档案一般难以分开，可以作为基建归档的一个组成部分；另一类是同各种机器、仪器、仪表设备等，可以同土建工程分开，单独归档。

三、不同类型的文件材料的排列方法

（一）设计文件的排列。

设计文件都有编号，可以按照原编号的顺序排列。

如果一个卷内有两个以上专业（或项目）的设计文件，则可以先分专业（项目），然后按原有编号排列。

（二）各种原始记录的排列。

原始记录一般可以按形成的先后顺序排列。

如果一个卷内有各种记录，或者一种记录反映不同的工序或部位，则应先分清记录的种类或记录所反映不同工序或部位，然后再按形成的先后次序排列。

（三）各种文字报告的排列。

要求正本在前，定稿在后；批复在前，请示在后；正文在前，附件在后。

如果卷内有多份文件而且是反映同一问题的，一般应本单位的文件在前，与之有紧密联系的外单位来文在后；同一类型的文件按时间先后顺序排列；综合性的在前，素材性的在后等。

如果卷内文件反映问题不同，一般还要先把问题分清楚，然后再按其他次序排列。

（四）文字材料和图样材料混合组成的案卷，其卷内文件排列是先文字材料，后图样材料。

四、案卷编目。

案卷编目的内容包括：

编写案卷页号、案卷封面的编制、案卷背脊的编制、卷内目录的编制和备考表的编制。

（一）编页号：

页号是案卷内文件材料排列的顺序号。

编写案卷页号就是将案卷内每一页文件材料排列顺序，保证卷内完整、系统与安全，便于利用，便于管理，便于确切统计卷内文件材料的数量。

页号的编写均以有书写内容的页面编写页号，建议使用铅笔。

一般单面书写的文字材料在右上角编写页号，双面书写的文字材料，正面在右上角编号，背面在左上角编号。

但是图样材料由于折叠和复制图标题栏在右下角，所以页号编写位置可以在紧靠标题栏的外左下角。

案卷封面、卷内目录（原有图样目录除外）、卷内备考表均不编写页号。

（二）卷内目录的填写：

卷内目录是登记文件及其排列次序的目录，实际上是揭示卷内文件的内容与数量的清单。

卷内目录起到便于查阅，便于统计单份文件，利于保护卷内文件的作用（见下表）。

卷内目录

序号

文件编号

责任者

文件材料题名

日期

页次

备注

1、序号：

用阿拉伯数字从1起依次标注卷内文件的顺序，一个文件一个号。

2、文件编号：

填写文件的文号或图样的图号。

3、责任者：

填写文件形成部门或主要责任者。

4、文件材料题名：

填写文件标题全称，文件标题过于简单或标题不规范的，可自拟文件题名，自拟的文件题名应加“[]”。

5、日期：

填写编制文件材料形成的年、月、日，用阿拉伯数字表示，不能确定时间的用“0”表示，如文件形成时间是2007年1月，则表示为20070100。

6、页号：

填写每份文件首页上标注的页号，最后一份文件应填写起止页号。

（三）卷内备考表的编制

卷内备考表要标明案卷内文件材料的件数、页数、文件重复使用的前后编制关系以及在组卷和案卷使用过程中需要说明的问题。

卷内备考表排列在案卷内文件材料的尾页之后。

（四）案卷封面的编制

1、立卷单位：

填写编制该案卷的单位全称或规范性简称。

如“连云港市水利局”。

2、起止日期：

填写案卷内文件材料形成的起止日期。

3、密级：

依据保密规定，填写卷内文件材料的最高密级，一般暂不填写。

4、保管期限：

分为永久、长期、短期三种。

保管期限表见附件3。

5、案卷题名：

是立卷人给案卷拟定的标题，标题应简明、准确地揭示卷内文件材料的内容。

其结构一般由三个部分构成：

一是工程项目名称，工程项目名称由三部分构成：

1、临洪东泵站更新改造工程，2、单项工程名称，3、单位工程名称（名称太长时可根据情况略写）。

二是工程阶段或部位名称特征，如工程设计阶段的材料（阶段特征），某专业的文件材料（专业特征）等等。

三是文件材料的名称特征，如批复、图纸、计算书等。

6、档号：

由档案分类号和案卷顺序号联合组成，中间用“—”隔开，如分类号1.2.1，案卷号为1，档案号则为1.2.1-1。

（五）案卷脊背的编制。

案卷脊背应填写档号和案卷题名。

1、“档号”栏的填写，是采用将档号和保管期限两者结合起来贴标签的方式予以解决。

标签为白纸，共分四格，分别填写全宗号，目录号，分类号，案卷顺序号。

标签上格子线条的颜色来区分案卷的不同保管期限，红线条代表永久，黄线条代表长期，蓝线条代表短期。

标签式样如图。

全宗号和目录暂不填写，分类号是根据档案分类方案（见附件4）所给定的类别号。

用阿拉伯数字标识，不同级位的类别之间用间隔符“·”分开，案卷顺序号是指项目档案按一定顺序排列的流水号。

五、案卷的装订

案卷可采用装订和不装订两种形式，但无论采用哪种形式，卷内文件材料都要折叠成A4幅面，都要将卷内文件金属钉除去。

装订采用软卷皮装订，案卷装订的要求是：

结实、整齐、美观，装订做到下齐、左齐，三点成一线。

当案卷采用不装订形式时，每份文件的首页要加盖档号章（式样见下图），档号章包括档号和序号，档号章应用不褪色红印泥加盖于每份文件首页上方。

图纸可采用不装订形式组卷，折叠成A4幅面，手风琴式，标题栏外露于右下角，并加盖档号章。

六、排架

即将分类立卷编号后形成档案排列到档案架上，以便检寻、管理和利用，按照柜架的排列秩序自左向右，自上而下地排列上架。

第二十二条　临洪东泵站更新改造工程建设项目档案案卷卷皮一般采用软卷皮装订后再装盒的形式。

卷盒的表面尺寸为300mm×220mm，厚度尺寸分别为20、30、40、50、60mm五种。

软卷皮的外表面尺寸为297mm×210mm，厚度可根据卷内文件材料厚度调整，但不宜超过40mm。

卷盒、软卷皮应根据实际情况和规范要求在江苏省档案局购买。

第二十三条卷内目录、卷内备考表的规格详见《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-2000）。

第二十四条档案的移交应履行手续，并按以下原则进行：

一、各参建单位负责各自职能范围内档案资料的收集、整理和归档工作。

施工、监理单位在工程完工后将整理好的档案资料移交到建设单位，由建设单位统一汇总，按有关规定移交。

二、单项工程档案验收合格后，在工程正式通过竣工验收或主体工程全部竣工验收后一个月内，将档案移交至有关部门和单位。

三、在办理项目档案移交手续时，填写工程档案交接单。

交接双方应认真核对目录与实物，并经本人签字、加盖单位公章确认。

第六章档案的验收

第二十五条临洪东泵站更新改造工程建设项目档案验收应根据《国家档案局国家发展和改革委员会关于印发<重大建设项目档案验收办法>的通知》（档发[2006]2号）和《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28-2002），对项目档案的完整性、准确性和系统性进行评价。

第二十六条项目档案验收申请报告的主要内容包括：

（一）项目建设及项目档案管理概况；

（二）保证项目档案的完整、准确、系统所采取的控制措施；

（三）项目文件材料的形成、收集、整理与归档情况，竣工图的编制情况及质量状况；

（四）档案在项目建设、管理、试运行中的作用；

（五）存在的问题及解决措施。

第二十七条项目档案验收应在项目竣工验收2个月之前完成。

第二十八条项目档案验收以验收组织单位召集验收会议的形式进行。

第二十九条项目档案验收组全体成员参加项目档案验收会议，项目的建设单位（法人）、设计、施工、监理和生产运行管理或使用单位的有关人员列席会议。

第三十条项目档案验收会议的主要议程包括：

（一）项目建设单位（法人）汇报项目建设概况、项目档案工作情况；

（二）监理单位汇报项目档案质量的审核情况；

（三）项目档案验收组检查项目档案及档案管理情况；

（四）项目档案验收组对项目档案质量进行综合评价；

（五）项目档案验收组形成并宣布项目档案验收意见。

第三十一条检查项目档案，采用质询、现场查验、抽查案卷的方式。

抽查档案的数量应不少于100卷，抽查重点为项目前期管理性文件、隐蔽工程文件、竣工文件、质检文件、重要合同、协议等。

第三十二条项目档案验收应根据《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28-2002），对项目档案的完整性、准确性、系统性进行评价。

第三十三条项目档案验收意见的主要内容包括：

（一）项目建设概况；

（二）项目档案管理情况，包括：

项目档案工作的基础管理工作，项目文件材料的形成、收集、整理与归档情况，竣工图的编制情况及质量，档案的种类、数量，档案的完整性、准确性、系统性及安全性评价，档案验收的结论性意见；

（三）存在问题、整改要求与建议。

第三十四条项目档案验收结果分为合格与不合格。

项目档案验收组半数以上成员同意通过验收的为合格。

第三十五条项目档案验收合格的项目，由项目档案验收组出具项目档案验收意见。

第三十六条项目档案验收不合格的项目，由项目档案验收组提出整改意见，要求项目建设单位（法人）于项目竣工验收前对存在的问题限期整改，并进行复查。

复查后仍不合格的，不得进行竣工验收，并由项目档案验收组提请有关部门对项目建设单位（法人）通报批评。

造成档案损失的，应依法追究有关单位及人员的责任。

第七章附则

第三十七条本实施细则由连云港市水利局负责解释。

第三十八条本实施细则自公布之日起试行。

附件1：

临洪东泵站更新改造工程档案管理情况登记表

项目名称

建设单位

管理单位

主要设计单位

主要施工单位

主要设备安装单位

主要监理单位

批准概算总投资

万元

计划工期：

年月—年月

项目档案资料管理情况（建设单位/管理单位）

档案资料管理部门名称

负责人

隶属部门

联系地址

电话

邮编

房屋面积

米2

档案工作其它用房面积

米2

设

备

档案柜架（套或组）

计算机

（台）

复印机

（台）

空调机

（台）

其它设备

现有档案

资料数量

档案正本数

（卷或册）

资料

（卷或册）

图纸数

（张或卷）

建设单位负责人：

（公章）

年月日

管理单位负责人：

（公章）

年月日

注：

此表应于开工项目6个月内上报上级主管单位的档案部门。

所有未验收的项目，每年12月30日前均需再次填报。

附件2：

临洪东泵站更新改造工程竣工图图章式样（比例1：

1，单位mm）

说明：

“竣工图”为黑体字，其他为仿宋体，字体大小根据图章尺寸确定，施工单位名称及监理单位名称刻在章上，其余部分用黑色签字笔填写。

竣工图章使用红色不褪色印泥加盖。

“监理单位”改为“监理单位名称”。