综合办公管理系统功能描述.docx

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综合办公管理系统功能描述

OA系统功能需求分析

1.1系统功能需求分析主要功能模块包括：

个人办公、知识信息、公文管理、行政办公、计划总结、经营管理、人力资源管理、证照和荣誉管理、印章管理、档案和资料管理、材料和设备管理、财务管理、资产管理等12个子系统。

1.1.1个人办公模块

序号

功能名称（1级）

功能名称

（2级）

功能说明

备注

1

待办流程

列表显示及查询待办事项流程。

可分类显示。

2

流程跟踪

可列表展示及查询用户参与的所有任务或者事项流转情况。

系统管理员可以展示及查询系统内的所有任务。

3

通讯录

3.1

公共通讯录

由通讯录管理员或职工个人进行更新，经审核后发放（可选择发放范围）。

3.2

个人通讯录

用户自定义的个人通讯录。

4

邮件管理

4.1

集成邮件系统实现按照组织、部门、角色、或个人单发和群发；

4.2

邮件地址可以快速检索，实现内部邮件和外部邮件的发送；

4.3

可根据人员、角色等信息设置邮箱大小存储容量。

本模块为个人信息中枢，可快速查看用户相关事项的流转情况。

同时，系统提供自定功能，不同用户可将与自己相关的常用功能复制到本模块内，提高系统使用效率。

1.1.2信息、知识发布模块

序号

功能名称（1级）

功能名称

（2级）

功能说明

备注

1

新闻管理

1.1

新闻栏目设置

新增、修改、删除新闻的子栏目。

序号

功能名称（1级）

功能名称

（2级）

功能说明

备注

1.2

启动新闻发布

启动一条新闻的发布。

编辑新闻内容，提交审核。

可采用网页链接、文字+图片、上传文档等形式。

1.3

审核新闻发布

对发布的新闻进行审核。

可对新闻内容进行编辑。

1.4

新闻发布管理

对己发布的所有新闻进行后台管理。

包括增加、修改、删除、查询、发布和取消发布等所有维护操作。

1.5

新闻查看

列表和查询已发布的新闻。

1.6

我的新闻

用户可查询自己发布的新闻审批结果。

2

公告管理

2.1

公告栏目设置

新增、修改、删除公告的子栏目。

2.2

启动公告发布

启动一条公告的发布。

编辑公告内容，提交审核。

可采用网页链接、文字+图片、上传文档等形式。

2.3

审核公告发布

对发布的公告进行审核。

可对公告内容进行编辑。

2.4

公告发布管理

对己发布的所有公告进行后台管理。

包括增加、修改、删除、查询、发布和取消发布等所有维护操作。

2.5

公告查看

列表和查询已发布的公告。

2.6

我的公告

用户可查询自己发布的公告审批结果。

3

知识文档管理

3.1

文档中心栏目设置

新增、修改、删除文档中心的子栏目。

可含法律法规、上级制度、公司制度、规程规范、公司成果、公司工法、公司产品、文件模板等。

3.2

启动文档发布

启动一条文档的发布。

编辑文档内容，提交审核。

可采用网页链接、文字+图片、上传文档等形式。

3.3

审核文档发布

对发布的文档进行审核。

可对文档内容进行编辑。

3.4

文档发布管理

对己发布的所有文档进行后台管理。

包括增加、修改、删除、查询、发布和取消发布等所有维护操作。

3.5

文档查看

列表和查询已发布的文档。

3.6

我的知识文档

用户可查询自己发布的知识文档审批结果。

本模块功能提供了一个公众信息的集散地。

用户可在本模块内快速查询感兴趣的内容。

本模块的意义在于突破了以往信息和文档的获取需要联系相关部门办理的弊端，使用户在客户端直接查询到相关信息，不但提高了工作效率，同时避免了因文档更新带来的信息不一致。

1.1.3公文管理模块

序号

功能名称（1级）

功能名称

（2级）

功能说明

备注

1

发文管理

1.1

发文拟稿

启动发文流程，采用规定的格式拟稿、上传附件并启动流转。

相应层级责任人签审，最终定稿发文。

发文内容包括：

各类公文（如决定、公告、通知、请示、报告、函、会议纪要、报表等）。

承办人可根据需要选择最终公文发布的范围和方式进行发放。

1.2

发文查阅

列表显示已发文件，方便查阅用户权限范围内的公司发文。

2

签报管理

2.1

签报拟稿

启动内部签报流转，采用规定的格式拟稿、上传附件并进行流转。

相应层级责任人签审，最终领导签批意见。

主要用于内部向上级进行请示并获取批示意见。

2.2

签报查阅

列表显示已办签报，方便查阅用户权限范围内的内部签报。

3

收文管理

3.1

收文登记

启动收文流程，采用规定的格式进行收文登记和流转。

相应责任人签审处置意见，转发相关部门办理。

收文主要为各类公司外部公文和材料。

3.2

收文查阅

列表显示已办收文，方便查阅用户权限范围内的外部收文。

4

纪要管理

4.1

纪要拟稿

启动会议纪要审批流程，采用规定的格式拟稿、上传附件并进行流转。

相应层级责任人签审，最终参与会议最高领导签批意见。

主要用于记录和形成会议重大决议。

4.2

纪要查阅

列表显示已办纪要，方便查阅用户权限范围内的会议纪要。

5

我的公文

用户可查询自己发起和参与流转的公文审批结果。

公文管理模块是系统的核心之一。

采用流程驱动的方式将日常公文管理工作信息化、数字化。

本模块使部门之间、上下级之间的沟通变得规范、有序，避免了因组织机构错综复杂导致的审批流程掌握不到位。

当然，从应用角度来看，部分用户认为因流程中某参与者不能及时登陆系统操作，会导致公文流转过慢。

这一弊端可采用其他技术手段，比如移动客户端开发等方式解决。

本模块重点目标

是固化流程，保证企业管理的规范。

1.1.4行政办公模块

序号

功能名称（1级）

功能名称

（2级）

功能说明

备注

1

车辆管理

1.1

车辆信息维护

添加公司车辆基本信息。

1.2

车辆使用申请

启动用车申请，经权限批准后调度使用。

1.3

车辆使用查询

用户查询所有车辆调度安排时间，便于申请人查询车辆空闲时间。

1.4

车辆违章管理

登记车辆违章情况，经权限审批后处理违章。

1.5

车辆保险管理

登记车辆保险情况及保险理赔情况。

另带定期提醒保险维护功能。

1.6

车辆维护管理

启动车辆维护计划申请，经权限审批后实施车辆维护工作。

2

办公用品管理

2.1

办公用品信息维护

设置办公用品的类别、计量单位等基本信息。

2.2

办公用品采购申请

启动采购申请，经权限审批后执行采购。

2.3

办公用品验收

入库

启动办公用品验收流程，验收合格后，物品入库。

2.4

办公用品领用申请

启动办公用品领用审批流程，经权限审批后办理领用。

2.5

办公用品领用查询

可分部门、人员、事由等生成办公用品领用明细报表。

2.6

办公用品库存查询

查询办公用品库存。

3

会议室管理

3.1

会议室信息维护

设置会议室地点、规模、容纳人数等基本信息。

3.2

会议室使用申请

启动会议室使用申请，经权限审批后调度使用会议室。

3.3

会议室使用查

询

用户查询所有会议室的使用安排时间，便于申请人查询使用符合条件的会议室。

在后勤行政方面，向上对决策层，向下对执行层均提供相应的后勤服务。

本

模块初步设计了最常用的系统功能，直接解决了公共资源配置时的不便利问题。

1.1.5计划总结模块（）

序号

功能名称（1级）

功能名称

（2级）

功能说明

备注

1

计划管理

1.1

个人计划

个人计划（目前仅月计划）的增删查改。

可选择是否上报查阅。

上级领导可以评阅和修改个人计划。

个人可以对计划完成情况进行标记。

1.2

部门计划

部门计划（目前仅月计划）的增删查改。

可选择是否上报查阅。

上级领导可以评阅和修改部门计划。

部门负责人可以将计划转发部门员工。

部门负责人可以对计划完成情况进行标记。

1.3

评阅计划

上级对下级的计划进行评阅，可填写评阅意见，查看计划完成进度。

1.4

我的计划

用户可查询自己申报的计划审批结果。

2

总结管理

2.1

个人总结

个人总结（目前分半年和全年），图文混排。

呈报上级评阅。

2.2

部门总结

部门总结（目前分半年和全年），图文混排。

呈报上级评阅。

2.3

专项总结

根据工作需要，提交专项总结。

呈上级领导评阅。

2.4

评阅总结

上级对下级的总结进行评阅，可填写评阅意见。

2.5

总结发布

由总结评阅人确定总结发放范围。

2.6

我的总结

用户可查询自己呈报的总结的评阅审批结果。

本模块突破了地域的限制，规范了定期总结的流程。

通过信息化手段在计划和总结工作中的应用，解决因办公场所分散，人员难以集中等不利因素，使公司之间以及员工上下级之间定期通报工作情况变得更加便利，有助于公司决策层了解各生产经营单位综合情况。

1.1.6经营管理模块

序号

功能名称（1级）

功能名称（2级）

功能说明

备注

1

供方管理

（数据来自采购评审）

1.1

供方信息维护

登记、编辑、更新供方基本信息。

主要分设备材料供方及工作分包供方。

1.2

供方评价

启动供方评价流程，评价分入库评价、中期评价和延续评价。

评价合格后供方进入合格供方库。

1.3

供方查询

对所有供方进行查询，可以根据条件进行筛选。

2

客户管理

（数据来自招标和合同评审）

序号

功能名称（1级）

功能名称

（2级）

功能说明

备注

2.1

客户信息维护

登记、编辑、更新客户基本信息。

2.4

客户统计查询

对客户信息进行综合查询。

3

招标管理

3.1

招标登记申请

启动招标申请流程，确定标的、类型、人员、时效，经审批后可联系办理购标、领资质、汇款等招标相关事宜。

3.2

招标文件评审

启动招标文件评审流程，上传招标文件文本，经评审后办理招标。

3.3

开标结果登记

登记开标结果，并带提醒功能。

3.4

招标查询

查询各类招标及开标信息。

提供统计报表。

3.5

招标备案申请

对需要前置备案的事项进行申请，经审批后可联系办理相关事项。

3.6

招标备案查询

查询各类前置备案信息。

提供统计报表。

带定期提醒功能。

4

合同管理

4.1

新签合同评审

启动合同评审流程，对招标或直接签订的合同进行评审，批准后方可签订合同，并加入合同库。

4.2

合同变更

启动合同变更流程，对经费、内容等变更情况进行评审，批准后追加变更记录。

4.4

合同批量录入

对没有采用本系统的单位开放合同批量录入功能，定期录入或导入已有合同数据库。

4.5

合同统计

对系统已存合同情况进行统计，形成所需报表。

4.6

合同查询

用户对合同进行查询，可以根据条件进行筛选。

4.7

合同付款

结合合同、工程进度实现合同付款网上流转审

批，实现合同全生命周期管理

本模块综合了生产经营类管理信息系统最常用的管理功能。

从前期策划、合同签订、实施、结算等项目管理全过程对关键事务进行控制。

1.1.7人力资源管理模块

序号

功能名称（1级）

功能名称

（2级）

功能说明

备注

1

机构、人员管理

1.1

机构信息维护

建立系统内的机构、部门、岗位、人员，展现组织架构。

1.2

员工信息维护

建立员工基本信息库，人员建立以后，才能将系统权限分配到公司、部门或者个人。

1.3

机构、人员查

树状展示机构和人员信息，可查询详细信息，可

序号

功能名称（1级）

功能名称

（2级）

功能说明

备注

询

按条件查询。

2

招聘管理

2.1

招聘策划

启动招聘计划审批流程，上传招聘计划审批，批准后实施招聘工作。

2.2

招聘实施

根据招聘策划实施情况，登记招聘实施结果信息。

启动招聘结果审批流程，批准后签订劳动合同。

2.3

招聘查询

列表查询招聘工作各阶段情况。

3

劳动管理

3.1

劳动合同

根据招聘结果生成或手动生成劳动合同文本。

启动劳动合同审批流程。

批准后合同签署用印，文本上传系统保存。

3.2

劳动花名册

根据招聘结果自动生成劳动花名册。

可详细阅览每位员工劳动信息。

3.3

社会保险录入报批

录入社保信息，启动审批流程，批准后实施缴纳和发放。

3.4

社会保险台账

生成规定格式的社会保险台账。

3.4

公积金和住房补贴录入报批

录入公积金和住房补贴信息，启动审批流程，批准后实施发放。

3.5

公积金和住房补贴台账

生成规定格式的公积金和住房补贴台账。

3.6

离职管理

启动离职审批流程，经批准后实施。

4

培训管理

4.1

培训策划

启动培训计划审批流程，上传培训计划审批。

4.2

培训实施

根据培训策划实施情况，登记培训实施结果信息。

启动培训结果审批流程，批准后将培训结果入库。

4.3

培训查询

列表查询培训工作各阶段情况。

5

薪资管理

5.1

工资录入报批

录入工资信息，启动审批流程，批准后实施发放。

部分工资信息自动计算。

5.2

工资台账

生成规定格式的工资台账。

5.3

福利录入报批

录入福利信息，启动审批流程，批准后实施发放。

部分福利信息自动计算。

5.4

福利台账

生成规定格式的福利台账。

5.5

考勤管理

录入考勤信息，生成月、年考勤表。

6

绩效管理

6.1

绩效考核

录入绩效考核信息，汇总考核结果，启动考核审批流程。

批准后方可实施兑现。

6.2

绩效兑现

根据考核结果，生成绩效发放清单，录入绩效兑现情况。

序号

功能名称（1级）

功能名称

（2级）

功能说明

备注

6.3

绩效台账

生成规定格式的绩效台账。

7

人才储备管理

7.1

离职人员台账

自动读取离职人员信息，形成固定格式的台账。

7.2

实习生台账

录入实习生信息，形成固定格式的台账。

7.3

未录取人员台账

自动读取未录入人员信息，形成固定格式的台账。

8

综合查询

根据管理需求的不同条件进行查询，辅助人力资源管理者合理、动态调配有效资源。

人力资源是企业重要的资源。

本模块将所有公司的人力资源信息综合在一起，提供了一个数据丰富的人力资源管理通用平台，便于人员信息的查询，是人力资源有效调配成为可能。

1.1.8证照、荣誉管理模块

序号

功能名称（1级）

功能名称

（2级）

功能说明

备注

1

证照信息维护

新增、编辑各类证照信息，并在证照借用申请功能处进行引用。

新证录入、证书内容变更、证书作废等事项发生后，根据权限进行审批入库。

此功能可查询每个证照的详细信息。

2

证照发放管理

各分、子公司根据需要长期保管某类证照或其副本。

本功能可提出证照发放申请，经审批后由双方经办人签收。

3

证照信息查询

列表所有证照，并可在详细视图中查看证照登记、变更、发放、回收记录。

4

证照外借申请

可启动证照外借申请流程，经审批后办理证照外借事项。

5

证照外借查询

列表所有证照申请，并可根据条件进行查询。

6

证照年检提醒

系统自定判别已设定的条件，提醒用户开展证照年检工作。

7

荣誉登记

新增和编辑各类荣誉证书、证明文件。

此功能可查询每个荣誉的详细信息。

8

荣誉查询

列表所有荣誉，并可在详细视图中查看荣誉详细信息。

因涉及行业较广、企业经营内容多样，因此证照、荣誉较多。

本模块突出预警和查询功能。

对业务人员来说，是一个企业招标资源库，对证照管理者来说是一个有效的查询和工作预警工具。

1.1.9印章管理模块

序号

功能名称（1级）

功能名称

（2级）

功能说明

备注

1

印章刻制申请

发起印章刻制申请流程，经审批后办理刻印。

2

印章信息维护

新增、编辑各类印章信息，根据权限进行审批入库。

此功能可查询每个印章的详细信息。

3

印章发放管理

根据需要将新刻制的印章发放给相关单位长期保管使用。

本功能可提出印章发放申请，经审批后由双方经办人签收。

4

印章信息查询

列表所有印章信息，并可在详细视图中查看印章登记、变更、发放、回收记录。

5

印章外借申请

可启动印章外借申请流程，经审批后办理印章外借事项。

6

印章外借查询

列表所有印章外借申请，并可根据条件进行查询。

7

印章年检提醒

系统自定判别已设定的条件，提醒用户开展部分需年检或更换印章的年检工作。

本模块功能与证照、荣誉管理功能模块类似，提高了公司的管理效率。

公司是各类印章的源头，必须有一个严格的发放和授权流程，避免因印章管理混乱带来的弊端。

1.1.10档案、资料管理模块

序号

功能名称（1级）

功能名称

（2级）

功能说明

备注

1

公文档案管理

1.1

档案设置

用于设置档案的类型、保管时限、保管地点等基本参数。

1.2

档案查询

用户查询所有档案列表，并可详细阅览档案状态等信息，电子档案可根据权限下载阅览。

1.3

档案借阅

启动档案外借申请，经审批后可办理外借。

1.4

档案归档

申请人提出归档申请，档案管理员审核并提出修改意见，审核通过后领导审批同意归档入库。

2

我的档案

用户可查询自己办理的公文、项目档案情况。

本模块建立了适用于公司的档案归档管理功能。

管理方式为定制，同时丰富了公司档案的手段，可有效提高工作效率。

1.1.11材料、设备管理模块

序号

功能名称（1级）

功能名称

（2级）

功能说明

备注

1

材料管理

主要指办公用品、日常办公耗材，不涉及项目原材料

1.1

材料采购申请

启动材料采购申请流程，经审批后实施材料采购工作。

1.2

材料验收入库

启动材料验收流程，验收合格后，物品入库。

库房可在异地。

1.3

材料领用申请

启动材料领用审批流程，经权限审批后办理领用。

1.4

材料领用查询

可分部门、项目、人员、事由等生成材料领用明细报表。

1.5

材料库存查询

查询材料库存。

2

设备管理

主要指办公和试验设备（固定资产）

2.1

设备采购申请

启动设备采购申请流程，请审批后实施设备采购工作。

2.2

设备验收登记

启动设备验收及流程，注明固定资产或项目配套。

验收合格后，由保管人正常保管使用。

2.3

设备维护

启动设备维护申请或设备维护工作完成后的补充登记。

2.4

设备标定

登记设备标定信息，上传相关证书，带定期提醒功能。

2.5

设备调拨

启动重大设备调拨申请，经审批后，变更设备保管人，办理设备转场。

2.6

设备处置

启动设备报废等处置申请流程。

2.7

设备查询

用户可查询公司设备的状态和空闲状况，在详细视图中阅览设备采购、验收、维护、标定和调拨等所有事项。

本模块重点加强了对大宗材料、各类设备的统一管理。

有效的辅助设备信息登记、设备维护和设备调拨工作。

可以促进各类材料、设备资源在公司之间、项目之间的有效调配。

解决重复购置和设备使用率低的问题。

1.1.12财务管理模块

序号

功能名称（1级）

功能名称

（2级）

功能说明

备注

1

预算管理

导入财务系统的预算表，建立预算结构

2

资金管理

部门提出资金计划，实现网上审批，最终到达财务实现资金计划汇总

序号

功能名称（1级）

功能名称

（2级）

功能说明

备注

3

费用申请

实现工资、税费、修理、采购、付款等费用的审批管理

4

费用报销

实现招待费、差旅费、维修费、办公费等的费用报销管理。

借款管理

实现备用金、差旅费的借款管理

1.1.13资产管理

序号

功能名称（1级）

功能名称

（2级）

功能说明

备注

1

资产管理

资产管理

资产管理员对资产进行台帐登记维护、查询及统计

2

资产信息

资产信息

为每一项资产信息建立资产卡片。

3

资产采购

资产采购

对资产设备的购置、配发的申请管理。

4

资产入库

资产入库

对采购来的资产进行入库管理。

5

申请管理

申请管理

对办公资产进行申请审批，如笔记本、投影仪、摄像机等器材的借用申请管理。

6

领用及归还

领用及归还

设备的借用及归还管理。

7

保修、报废

保修、报废

、丢失

对资产的保修、报废、丢失处理。

8

资产统计

资产统计

对资产的信息进行多维度查询统计。