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合同管理办法
中国水利水电第三工程局制造安装分局
合同管理办法
第一章总则
第一条为规范和加强分局合同管理工作,避免和减少合同执行过程中的风险,提高工程经济效益,根据《中华人民共和国合同法》及有关法律、法规的规定,结合分局及项目部的实际情况,制定本办法。
第二条分局合同管理实行统一归口、分级管理的原则。
第三条分局合同审查分级实施。
第四条本办法适用于分局及其所属各单位对外签订的各类合同。
第二章经营管理部门及职责
第五条分局经营管理部为分局合同归口管理部门,负责分局的合同管理。
合同管理部门的主要职责是:
1、制定分局合同管理办法,建立合同管理制度;
2、对分局所属各项目部合同管理业务进行归口监督指导;
3、参与分局所属各项目部合同的论证、起草、谈判和签订工作,审核合同文本,办理合同签订的有关法律事务。
4、建立合同管理台帐,收集、整理、保存合同文本、资料,同时积极配合项目部的合同履行过程,在统计汇总后定期向分局领导报告分局合同管理状况。
5、负责分局企业法人营业执照、建筑业企业资质证书等有关照、证的申报登记、年检和使用管理。
6、宣传、贯彻合同法及相关的法律、法规和规章制度。
7、分局经营管理部依据分局项目部的划分,组织安排经营管理部人员点对点的协助项目部建立合同管理台帐,收集、整理、保存合同文本和施工过程中的重要文字资料。
项目部应按分局合同管理部门的要求上报有关合同文本、资料、统计报表等。
8、监督、检查合同的履行情况,对合同履行过程中出现的重大问题及时向分局领导汇报、提出有效的解决意见。
9、负责协同分局有关部门做好工程投标及投标文件的编制工作。
第三章合同的订立
第一节一般规定
第六条一般规定是指签订各类合同均应遵守的规定。
第七条订立合同,应当贯彻平等、自愿、公平、诚信的原则。
遵守法律、法规,遵守社会公德。
第八条订立合同,应采用书面形式。
国家有合同示范文本的,应参照采用示范文本,同时参照“局工管〔2007〕4号关于印发《工程施工专业分包合同范本》和《工程劳务分包合同范本》的通知”分包合同范本。
合同的起草应尽量争取由我方或以我方为主拟定。
第九条合同应当包括以下主要内容:
1、合同各方的法定名称、住所、法定代表人或负责人;
2、标的;
3、数量和质量,包括验收、检测标准和方式;
4、价款或酬金及其支付方式;
5、履行期限、地点和方式;
6、合同的生效时间和条件;
7、合同的变更、转让和终止;
8、违约责任;
9、争议解决方式,包括依法约定仲裁或诉讼。
10、签约地点和日期。
第十条分局合同的订立,原则上实行洽谈权、审查权、批准权分开。
第十一条分局及下属的各部门、单位拥有合同的洽谈权,可在分局局长的授权下联系,洽谈与本部门、单位业务有关的合同。
第十二条负责合同洽谈的部门、单位为合同的主办单位。
主办单位应全面了解合同的真实情况,广泛调查、收集与合同有关的资料,确保合同内容真实、主体合法;应进行细致的技术、经济量化分析,确保合同实际履行技术上的可行性和经济上的效益性。
合同的主办单位应对合同的经济性、技术性、可行性、安全性承担责任。
合同的主办单位在对合同的全面情况调查清楚后,应将草拟的合同文本及相关材料报送合同审查部门,并应对所报送材料的真实性负责。
第十三条合同的审查实行审查部门会签、主管领导批准的制度。
会签及批准记录应与合同文本一并存档保存。
第十四条合同签订前,合同管理、财务及其他相关业务部门应依其职责范围对合同进行审查会签。
合同管理部门对合同的主要审查内容包括:
1、签约对方是否具备主体资格,是否具有相应的经营范围和经营方式;
2、合同内容是否合法、真实、有效,文字、条款是否准确、严密。
3、合同的签订程序是否合法;对方签字人是否是其法定代表人,如果不是法定代表人,则是否出具有合法、有效的法定代表人身份证明书、法人授权委托书、代理人身份证明;合同所订事项是否在代理权限内;
4、合同依法是否必须办理登记、公证等生效手续。
财务部门对合同的主要审查内容包括:
1、价款、酬金、结算的合理、合法性;
2、资产、资金使用效果的财务可行性;
3、合同担保方式和内容的可靠性;
4、签约对方的财务状况、资信情况;
5、是否符合财、税法律、法规的规定。
其他相关业务部门应在其职责范围内,从专业角度对合同内容的技术性问题进行审查。
合同管理、财务及相关业务部门在审查合同后,应写出合同审查意见,审查意见应明确、具体,禁止使用“原则同意、基本可行”等模糊性语言。
第十五条审查权限范围内的合同,由分局合同管理部门将各部门审查会签意见收齐,和签订后的合同文本一并呈报分局局长或主管领导;分局下属单位审查权限范围内的合同,由其合同管理部门将审查会签意见收齐,和修订后的合同文本一并上报分局合同管理部门,由分局合同管理部门复审后报分局领导。
第十六条分局局长或主管领导拥有合同批准权。
在听取各部门、单位的意见后,局长或主管领导可决定合同的签订与否,也可要求各部门、单位继续补充有关资料。
第十七条工程局及局属各非法人单位签订合同,必须由工程局局长或其授权的代理人签字,并由局合同管理部门加盖工程局合同印鉴后方可生效。
局属法人单位签订其权限范围内的合同,由法定代表人或其授权代理人签字,并加盖法人单位合同印鉴。
法律、法规规定应当办理批准、登记、公证等手续的,从其规定。
第十八条局合同管理部门根据合同洽谈、签订的具体情况,可参与局及局属各单位合同的洽谈、签订过程,确保合同内容的真实全面和程序的合法性。
第二节工程施工承包合同的签订
第十九条工程局是具有法人资格和工程施工总承包一级资质的企业,对外签订工程施工承包合同必须以工程局名义进行。
局属单位可在工程局局长授权下签订工程施工承包合同,但应按规定办理授权及合同签订的审查批准手续。
第二十条局工程开发部是全局工程投标的归口管理部门,统一管理、监督、协调全局的工程开发工作。
局属各单位决定跟踪、洽谈的工程项目应报局工程开发部门备案,并及时通报进展情况,接受统一安排部署。
第二十一条局工程开发部、局属各单位跟踪联系的工程项目投标前,由工程开发部会同技术管理办公室、财务处、工管处、设备管理处等相关业务部门对标书进行投标必要性和可行性的评价,形成投标方案,报主管局领导批准。
局领导批准的投标项目,由局合同管理部门办理投标《法人授权委托书》。
第二十二条工程局投标文件编制过程中,应将招标文件中有关合同条款的内容交局合同管理部门审阅,就相关法律问题提出参考建议。
第二十三条工程局编制的投标文件,须经主管局领导召集专门会议审核并报局长批准后,方可递交招标单位。
局属非法人经营单位、二级生产经营单位、项目部和其他派出机构自行编制的投标文件在递交前,应报局工程开发部审核,并经主管局领导批准。
第二十四条工程中标后,局合同管理部门派人参加投标单位和招标单位的合同洽谈,进行合同把关,办理合同签约生效手续。
第二十五条工程施工承包合同由工程局局长或其授权的代理人签字并加盖工程局合同印鉴后方可生效。
第三节分包和劳务分包合同的签订
第二十六条工程分包和劳务分包合同主要参照“局工管〔2007〕4号关于印发《工程施工专业分包合同范本》和《工程劳务分包合同范本》的通知”文本的内容签订,其他规定符合本办法要求。
第四章合同的履行
第一节合同履行的一般情况
第二十七条工程局及其下属法人企业、非法人经营单位、二级生产经营单位、项目部和其他派出机构负责合同的履行。
第二十八条合同履行单位应设置合同管理部门(专管或兼管),选派合同管理员(专职或兼职),建立健全合同管理制度,制定具体的合同管理实施办法,接受分局合同管理部门的业务指导。
第二十九条合同履行单位应按照合同的约定全面履行合同,同时应遵守工程局各项管理制度。
第三十条合同在履行过程中如对方不履行或不适当、不全面履行时,合同履行单位应在法定或约定的期限内向对方提出书面异议,并及时报告主管分局领导和合同管理及相关业务部门,收到对方履行异议时,合同履行单位也应在法定或约定期限内给对方以书面答复,如问题未能解决,应及时报告主管局领导和合同管理及相关业务部门。
第三十一条合同履行单位对合同履行过程中存在、发生的问题应妥善处理并及时报告上级领导及归口业务部门,以免造成不可挽回的损失。
第二节工程施工承包合同的履行
第三十二条工程施工项目由局组建项目部或指定施工单位进行工程施工管理。
第三十三条局可授权项目部签订以下合同:
1、在履行工程项目合同过程中,因工程需要所签订的与本项目的实施有关的劳务、采购、加工合同;
2、本工程项目合同的一般性变更、补充协议;
3、在履行本工程项目合同过程中,承揽与本项目相关的附属工程项目的合同;
4、标的金额10万元以下的工程分包合同;
5、租期三个月以内的设备租赁合同。
以上合同的签订,必须由项目部业务主管部门草拟合同文本,经项目部合同管理、财务等有关部门的审查会签修改后,由项目经理批准签字并加盖项目合同专用章。
第三十四条项目部要保证项目合同资料的完整,并注意收集保存施工过程中业主和监理有关合同履行的指令、决定、各种签证、证书、通知、报告、会议纪要、备忘录、往来函件、工作纪录等能详细反映合同履行具体情况的文字资料。
第五章合同报表、台帐、文档管理
第三十五条工程局实行合同报表制度。
局合同管理部门是合同报表的主管部门,分局经营管理部是局对口管理单位。
项目部应按本办法规定上报合同报表。
第三十六条合同报表分为年报和季报。
各呈报单位必须按规定及时、准确、全面报送,不得漏报、瞒报、拒报、迟报,更不得篡改。
合同报表须经呈报单位合同管理人员及项目负责人签字并加盖公章。
第三十七条合同报表的上报按照分局下发的有关文件执行。
第六章合同纠纷的处理
第三十八条合同履行发生纠纷,合同履行单位应及时书面报告上级主管部门并妥善处理,严禁隐瞒不报、处理不及时,导致事态扩大。
第三十九条合同纠纷尽量采用协商、调解的方式解决。
具体处理方案应报上级主管部门批准。
经协商不能解决,可以根据双方达成的仲裁协议申请仲裁,双方未达成仲裁协议的,可以向人民法院提起诉讼。
第四十条合同纠纷需仲裁或诉讼解决,由合同履行单位提出,分局合同管理部门会同分局领导和有关部门审议,提出处理方案。
附参考文件《水电三局合同管理办法》(局经管〔2005〕69号)
《水电三局企业法人证件管理规定》(局经管〔2005〕62号)
《水电三局工程专项施工分包管理办法》(局工管(2005)6号)
《工程施工专业分包合同范本》和《工程劳务分包合同范本》(局工管〔2005〕29号、〔2007〕4号)
《水电三局工程项目合同索赔管理办法》(局工管〔2005〕4号)
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