档案管理要求.docx
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档案管理要求
档案管理要求
滦县学校档案资料管理要求
学校的档案管理,历来是学校常规管理工作的重要环节和重要内容之一,是反映一所学校整体管理水平的重要方面,也是各级督导评估深入校评估时检查的重点内容之一。
为进一步规范我县学校档案资料管理,根据省、市有关要求,结合我县教育系统实际,对全县学校档案管理提出如下要求:
一、档案资料分类
A文书档案
B教育教学档案
C教师档案
D学生档案
E安全工作档案
F体育卫生工作档案
G财务档案
H督导评估资料
(档案资料分类目录见附件1)
二、档案的管理
学校要设置专门的档案室。
档案室应配备必要的防盗、防火、防潮、消毒等设施。
购置专用档案柜(橱),编制档案总目录,按分类、案卷号有序保管。
学校档案保存分为永久、长期(一般应在25年以上)、短期(3—5年)等期限。
特种档案按特殊要求保存,普通档案一般保存四年,各类档案资料保存期限按上级档案保存期限要求予以保存。
三、档案装订要求
1、左侧装订。
要求使用细蜡绳装订档案(采用三孔一线装订,装订长度为160毫米),不要使用抽杆夹保存归档的档案资料。
2、不用铁质图钉装订。
卷内材料中不得有订书钉、曲别针、大头针等金属物品。
3、同一卷纸张规格要相同,不剪裁;大纸可下折、右折。
四、档案归档要求
1、各类档案都要整理归档、装订,入盒、入橱,每学期结束及时整理归档。
同一类文件尽量装订到一本卷内,不必一个文件订一卷(如:
“A2·1学校工作计划、总结;学校教学计划、总结”这一目录,一个学期共4个文件,就装订到一本卷内)。
2、档案要按分类有序摆放,做到取、送方便。
3、迎接省教育工作督导评估的年份,学校普通档案资料存档的时间跨度应包括近四个学年度的资料(如:
2016年10月评估,则应准备2012年9月以后的资料);2015年10月迎接省义务教育发展基本均衡县督导评估,要求准备前三个学年度的资料(也是2012年9月以来的资料)。
4、档案盒标签的填写:
正面和侧面标签内容一致,均填写一级目录的编号和内容,然后在下面还要填写文件归档的最后一级目录的编号(如:
A文书档案A3;C教师档案C1.1-C1.4;B教育教学档案B3.3.6),以便于查找。
(见附件2)
5、档案封面的填写:
第一栏填写学校名称。
第二栏填写档案目录中的二级目录的编号和内容(如:
A2计划、总结类);有四级目录的应将三级目录的编号和内容也填写在本栏中二级目录内容的下面(如:
“B3.3.4开题报告及相关文字记录材料”一卷,封面的第二栏就应在二级目录编号和内容“B3教学研究”下面填写上三级目录编号和内容“B3.3课题研究”)。
第三栏填写最后一级目录的内容,不再填写目录的编号(如:
A2.2的“部门计划、总结”;有四级目录的就填写四级目录的内容,如:
B3·3·4的“开题报告及相关文字记录材料”)。
封面下方的起止年月、保管期限、文件件数、总页数、归档号等均要填写齐全(有条件打印档案封面的学校尽量打印,以求整齐、美观)。
如果不使用购买的档案封皮,学校自行打印封皮时,内容和格式也必须和购买的封皮一致。
(见附件2)
6、《卷内文件目录》的填写:
应将目录内容填写齐全,另行打印《卷内文件目录》时,内容、格式必须与原封皮上的《卷内文件目录》一致。
7、学校档案资料的打印及页码编写要求:
(1)一律使用A4纸,标题用宋体小二号字加粗、正文仿宋字三号,文中一级标题用黑体字三号、二级标题用楷体字三号、三级标题用仿宋字三号加粗。
(2)每份单独文件的页码打在每页的正下方居中;每卷档案全部资料应连续编排三位数字的页码(从001开始),不留空页(包括每份文件的封面),页码编在每页的右上角(有条件的学校可以使用打号机打印)。
(3)文件排版时行间距可以选择“单倍行距”或28磅左右,不可太小。
(4)记录类档案(如各项活动、会议等的记录)资料均应用黑色碳素笔书写,不允许打印。
8、档案资料关键内容不得涂改,如有改动,按上级要求需主管领导、经办人、档案管理员签字、盖章。
附件1:
学校档案资料分类目录
附件2:
档案盒标签、档案封面、卷内文件目录填写举例
滦县教育局
二○一五年七月
附件1:
学校档案资料分类目录
A文书档案
A1文件类
A1·1上级机关文件
A1·2上级机关的简报、信息、经验材料
A1·3向上级反馈的文字材料
A1·4报上级审批的材料及上级批示
A1·5学校年报表及其它报表
A1·6本校制定的长远规划和近期规划
A1·7校史资料
A2计划、总结类
A2·1学校工作计划、总结;学校教学:
计划、总结
A2·2部门工作计划、总结
A2·3校级经验材料
A3各项规章制度
A3·1教师进修制度,教科研活动制度,班、团、队活动制度
A3·2教学评价制度,考勤、奖惩制度
A3·3财务管理制度
A3·4图书室管理制度,仪器室、实验室、计算机教室管理制度
A3·5教代会制度,党员学习制度等
A3·6其它管理制度,如班级评比、学生管理、工作纪律等。
A4各种会议记录
A4·1学校工作日志
A4·2党支部、校务会、教代会记录
A4·3校级政治学习、业务学习记录
A5学校、部门、班级获奖情况
A5·1情况登记
A5·2原始材料
A5·3获奖证件或复印件
A6学校家长委员会、社会监督员的建设等情况
A7学校基本情况
B教育教学档案
B1升降国旗制度
B1·1学期升旗讲话内容安排
B1·2升旗活动记录
B1·3国旗下讲话稿
B2德育工作
B2·1德育、安全教育、法制教育、国防教育、心理健康教育等活动记录及相关材料
B2·2学期德育工作安排、总结及典型材料
B2·3学生参加社会实践活动的有关材料
B3教学研究
B3·1学期教研工作计划、总结及经验材料
B3·2教学研究活动记录
B3·3课题研究
B3·3·1课题立项申请书(表);
B3·3·2课题研究计划或课题实施方案
B3·3·3课题批准立项文件
B3·3·4开题报告及相关文字记录材料
B3·3·5问卷调查原始记录及相关数据统计分析资料
B3·3·6阶段性评析会议记录及改进、完善方案
B3·3·7成果总结表述资料(含课题组成员阶段性总结、反思、课题组阶段性总结及学生学习成果资料等)
B3·3·8课题研究人员的典型课例教案及评价资料
B3·3·9支撑课题研究相关理论文献资料
B3·3·10结题申请报告
B3·3·11结题鉴定申请表与结题报告
B3·3·12专家对课题研究评鉴意见
B3·3·13其它相关档案
B4教学成绩
B4·1期中、期末、毕业会考成绩统计
B4·2试卷分析
B5领导干部听课、检查教学工作的综合分析报告材料
B6第二课堂活动的安排、总结及成果
B7历次主要考试的试题、答案及评分标准
C教师档案
C1教师基本情况
C1·1教师花名册
C1·2教师基本情况登记表
C1·3教师基本情况统计表
C1·4教师学历情况证明材料复印件
C1·5教师任职资格证书、聘任证书复印件
C1·6教师普通话合格证
C2学年(学期)教师业绩考核资料
C3干部任免、教师奖惩情况
C4教师业务情况
C4·1教师任教情况登记表
C4·2教学工作计划、教学进度、教学总结、论文和经验材料
C4·3班主任工作计划、总结及班内主要活动材料、班主任工作经验交流材料.
C4·4公开课、观摩课教案
C4·5专业技术职称考核材料
C4·6教师专业技术职称评审资料
D学生档案
D1在校学生花名册
D2在校学生学籍卡存根
D3在校学生分年龄统计表
D4学期(学年)变动统计表
D4·1学籍与电子注册资料,包括学生休学、转学、借读、退学、死亡变动情况等.
D4·2学籍变动有关证明
D4·3后进生转化档案
D5.控辍保学有关资料
D5·1控辍保学的法律依据
D5·2控辍保学的责任规定
D5·3控辍保学的工作责任状
D5·4流失生动员返校情况记录(流失生姓名、流失原因、动员返校情况记录、结果等).
D5·5义务教育阶段劝学通知书、辍学通报书、辍学报告书、复学通知书等.
D6新生录取花名册
D7毕业生花名册
D8学生奖惩情况
D9服务范围内0—13周岁(小学)12—17周岁(出学)人口花名册及按出生年度人口统计表
D10学生和班级情况统计表
E安全工作档案
E1单位基本情况及重点部位情况
E2安全工作职责分工
E3各类安全设施器材情况
E4各类安全设施器材定期检查、维修保养记录
E5各类安全隐患整改情况记录
E6各类安全检查记录
E7各类安全教育培训记录
E8各类事故及处理记录
E9各类应急疏散演练记录
E10食品卫生管理档案
E11学年(学期)安全工作目标任务完成情况
F体育卫生工作档案
F1学期体育活动安排表
F2体育成果
F3校运动会秩序册及成绩统计
F4体育单项竞赛活动材料
F5课余训练
F6学生卫生保健制度
F7学生健康档案(体检表)、学生视力检查结果体检表
F8学生健康教育讲座材料
G财务档案
G1会计帐簿、会计凭证、会计报表
G2实物登记簿
G3教学仪器、文体器材、图书资料登记册及帐目
G4校舍档案
G4·1学校平面图纸、土地使用证书
G4·2校舍建设资料
G4·2·1土地征用、施工合同、建筑设计图纸等原始材料
G4·2·2校舍大修,改、扩建资料
G4·2·3校舍使用分类情况登记表
H督导评估资料
H1国家、省、市、县有关督导评估各类文件
H2学校督导评估组织机构
H3学校研究督导评估会议记录
H4督导评估汇报资料
H5督导评估报表
H6督导评估迎查安排
H7督导评估实业务培训记录
H8督导评估其它资料
附件2:
档案盒侧面、正面标签、
档案封面、卷内文件目录填写举例
A
文
书
档
案
A1.1
B
教
育
教
学
档
案
B3.3.1
C
教
师
档
案
C1.1-C1.4
D
学
生
档
案
D1
A文书档案
(A3)
B教育教学档案
(B3.3.6)
滦县滦州镇高坎小学
A2计划、总结类
部门计划、总结
自2013年9月至2014年1月
保存期限
4年
本卷共4件19页
归档号
A2.2
滦县茨榆坨镇中学
B3教学研究
(B3.3课题研究)
开题报告及相关文字记录材料
自2014年2月至2014年8月
保存期限
4年
本卷共8件66页
归档号
B3.3.4
卷内文件目录
顺序号
文号
责任者
题名
日期
页号
备注
1
滦政教字[2015]11号
滦县教育局
关于迎接省政府义务教育发展基本均衡县工作督导评估实施方案
20150310
001
2
滦政教字[2015]13号
滦县教育局
关于中小学校园环境、校园文化建设“大拉练”检查情况及评比结果的通病
20150310
011
3
滦政教字[2015]14号
滦县教育局
关于张运秋同志任职的通知
20150105
021
4
滦政教字[2015]15号
滦县教育局
关于吴洪波等同志任免职的通知
20150105
023
5
唐教督[2015]1号
唐山市教育局
关于2014年度“控辍保学”工作先进单位、先进个人评选结果的通报
20150609
025
卷内文件目录
顺序号
文号
责任者
题名
日期
页号
备注
1
岩山小学
2014-2015学年度第二学期
学校工作计划
20150306
001
2
教导处
2014-2015学年度第二学期
教学工作计划
20150308
009
3
岩山小学
2014-2015学年度第二学期
学校工作总结
20150705
016
4
教导处
2014-2015学年度第二学期
教学工作总结
20150705
025
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