EXCEL使用技巧大全.docx
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EXCEL使用技巧大全.docx
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EXCEL使用技巧大全
最新EXCELS用技巧大全
《EXCE使用技巧大全》系本人在大量的网络及相关教材中搜集理论资料,结合实操求证通过后,精心系统整理而成,希望对大家有所帮助。
若见谬误之处切请回复指正,更盼大虾不吝补充更多实用的新奇技巧!
A单元格及区域选定技巧
1、键盘快捷选定技巧
1)Shift+空格选定当前单元格所在的整行(包含该行中所有空白单元
格)。
2)Shift+上或下方向键一一逐行选定单元格。
3)Shift+左或右方向键逐格选定单元格。
4)Shift+Home选定从当前单元格到该行开头的所有单元格。
5)Shift+Ctrl+Hom选定从当前单元格到整个表格开头的所有有记录单元
格。
6)Shift+Ctrl+En选定从当前单元格到整个表格结尾的所有有记录单元
格。
7)Shift+Ctrl+上方向键选定当前格到该列开头的所有有记录单元格。
8)Shift+Ctrl+下方向键选定当前格到该列结尾的所有有记录单元格。
9)Shift+PGDN将选定区域向上扩展一屏。
10)Shift+PGUP将选定区域向下扩展一屏。
11)Tab在一行中依次向右选定每个单元格。
12)Shift+Tab在一行中依次向左选定每个单元格。
13)Enter――在一列中依次向下选定每个单元格。
14)Shift+Enter在一列中依次向上选定每个单元格。
2、快速选中所有数据类型相同的单元格
要选择数据类型都是数字”的单元格来进行操作,可是这些单元格都是分散的,请问有什么好的方法把它们全部找出来吗?
可以利用定位”命令来快速
地找到这些单元格。
具体操作如下:
执行编辑”菜单中的定位”命令。
在弹出的
定位”对话框中,单击定位条件”按钮。
接着会弹出一个定位条件”寸话框,根据需要,选择设置好要查找的单元格类型。
例如先选择常量”项,然后再复选
上数字”项,最后单击确定”按钮完成即可。
这样符合上述条件的单元格全部会被选中。
3、利用组合键在单元格中快速定位
在修改工作表中的单元格数据时,如果要在单元格中增加数据的话,每次都要先用鼠标定位,然后再用键盘输入,这样来回地切换很不方便。
可以用键盘的方向键来选择单元格,然后按下“F2”。
这样单元格就会自动转换输入模
式,同时光标也自动定位在该单元格的最后面,直接输入数据就可以了。
4、快速选定超大范围的区域
首先在名称”框(就是公式输入栏fx左边的输入框)中输入该操作区域的起始单元格名称代号(即列标行号),然后输入该操作区域的最后一个单元格名称代号,中间用:
“”冒号分开。
最后按下“Ente键,这样以这两个单元格为对角的长方形区域就会被快速的选定。
5、快速选定过于分散的单元格
对于相距太远的单元格,可将每个单元格的名称代号以英文:
”隔开,全部输入名称”框(就是公式输入栏fx左边的输入框)中,最后按下“Entei键即可完成选定。
6、快速选定中等范围内的单元格或区域
无论待选定的多个单元格或区域是相邻的还是分散的,均可按此法操作:
选择第一个单元格或单元格区域,然后按“Shift+键(在窗口的状态栏会提示
ADD),并单击来选定其它单元格或拖动鼠标选定其它区域。
再次按“Shift+键
即完成选定操作。
7、快速在表头和表尾间切换
按CTRL+HOM可使活动单元格置表格左上角第一格,相当于快速返回表头。
按CTRL+EN可使活动单元格置表格右下角最后一格,相当于快速到达表尾。
&快速选中包含数据的所有单元格
在ExceI中,我们都知道按下“Ctrl+A组合键或单击全选按钮可选中整个工作表,拖动鼠标也可以选择工作表的某个区域,但在进行报表或者数据处理时,可能只需要选中所有包含数据内容的单元格区域,那该怎么操作呢?
可以这样来操作:
首先选中一个包含数据的单元格,按下“Ctrl+Shift+^组合键,即可
把所有包含数据的单元格选中。
选定的区域是根据选定的单元格向四周辐射所涉及到的所有数据单元格的最大区域。
注:
本技巧仅适用于工作表中的数据是连续的情况。
9、两次选定单元格
有时,我们需要在某个单元格内连续输入多个测试值,以查看引用此单元格的其他单元格的效果。
但每次输入一个值后按Enter键,活动单元格均默认下
移一个单元格,非常不便。
此时,你肯定会通过选择工具”选项”编辑”,取消
按Enter键移动活动单元格标识框"选项的选定来实现在同一单元格内输入许多测试值,但以后你还得将此选项选定,显得比较麻烦。
其实,单击鼠标选定单元格,然后按住Ctrl键再次单击鼠标选定此单元格(此时,单元格周围将出现实线框)即可。
0、快速选定一行或多行
比如要选中第88行,可在编辑栏的名称框里输入“88:
88,”然后回车即可。
要选中第88到100行的连续区,就输入“88:
100;要选中第88到90和100行的分散区,就输入“88:
90,100:
注意冒号和逗号都是英文标点,还有表格中不能包含在整个表格中已合并的列”,否则此法无效。
1、快速选定一列或多列
方法同上所述,只是把上面的行号换成列标,也要在英文状态输入但列标不用分大小写。
比如要选中D列,可输入“d:
d;”选中D和K列,可输入
“d:
d,k:
h”
B输入技巧
一、输入文本
二、输入分数
几乎在所有的文档中,分数格式通常用一道斜杠来分界分子与分母,其格
式为分子/分母”,在Excel中日期的输入方法也是用斜杠来区分年—月—日
的,比如在单元格中输入“1/2,”按回车键则显示“,为了避免将输入的分数与
日期混淆,我们在单元格中输入分数时,要在分数前输入“0”(零)以示区别,
并且在“0和分子之间要有一个空格隔开,比如我们在输入1/2时,则应该输入
“01/2。
如果在单元格中输入“81/2,则在单元格中显示“81/2,而在编辑栏中显示“8.5。
三、输入负数
在单元格中输入负数时,可在负数前输入-”作标识,也可将数字置在()括号内来标识,比如在单元格中输入”88)”,按一下回车键,则会自动显示为-88”。
四、输入小数
在输入小数时,用户可以向平常一样使用小数点,还可以利用逗号分隔千位、百万位等,当输入带有逗号的数字时,在编辑栏并不显示出来,而只在单元格中显示。
当你需要输入大量带有固定小数位的数字或带有固定位数的以“0”
字符串结尾的数字时,可以采用下面的方法:
选择工具”、选项”命令,打开
选项”对话框,单击编辑”标签,选中自动设置小数点”复选框,并在位数”微调框中输入或选择要显示在小数点右面的位数,如果要在输入比较大的数字后自动添零,可指定一个负数值作为要添加的零的个数,比如要在单元格中输入
“88后自动添加3个零,变成“88000"就在位数”微调框中输入-3”,相反,如果要在输入“88后自动添加3位小数,变成“0.088,”则要在位数”微调框中输入“3”另外美文坊提醒大家,在完成输入带有小数位或结尾零字符串的数字后,应清除对自动设置小数点”符选框的选定,以免影响后边的输入;如果只是要暂时取消在自动设置小数点”中设置的选项,可以在输入数据时自带小数点。
五、输入货币值
ExceI几乎支持所有的货币值,如人民币(Y)、英镑(£)等。
欧元出台以后,ExceI2000完全支持显示、输入和打印欧元货币符号。
用户可以很方便地在单元格中输入各种货币值,Excel会自动套用货币格式,在单元格中显示出来,如果用要输入人民币符号,可以按住Alt键,然后再数字小键盘上按即
可。
六、输入日期
Excel是将日期和时间视为数字处理的,它能够识别出大部分用普通表示方法输入的日期和时间格式。
用户可以用多种格式来输入一个日期,可以用斜杠
“或者来分隔日期中的年、月、日部分。
比如要输入:
可以在单元各种输
入“或者“”如果要在单元格中插入当前日期,可以按键盘上的Ctrl+;组合
键。
七、输入时间
在Excel中输入时间时,用户可以按24小时制输入,也可以按12小时制输入,这两种输入的表示方法是不同的,比如要输入下午2时30分38秒,用24
小时制输入格式为:
2:
30:
38,而用12小时制输入时间格式为:
2:
30:
38p,注意字母“p和时间之间有一个空格。
如果要在单元格中插入当前时间,则按Ctrl+Shift+;键。
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C实用技巧
1、如何在已有的单元格中批量加入一段固定字符?
例如:
在单位的人事资料,在excel中输入后,由于上级要求在原来的职称证书的号码全部再加两位,即要在每个人的证书号码前再添上两位数13,如果
一个一个改的话实在太麻烦了,那么我们可以用下面的办法,省时又省力:
1)假设证书号在A列,在A列后点击鼠标右键,插入一列,为B列;
2)在B2单元格写入:
="13"&A2后回车;
3)看到结果为13xxxxxxxxxxxxx了吗?
鼠标放到B2位置,单元格的下方不是有一个小方点吗,按着鼠标左键往下拖动直到结束。
当你放开鼠标左键时就全部都改好了。
若是在原证书号后面加13则在B2单元格中写入:
二A2&后回车。
2、如何设置文件下拉窗口的最下面的最近运行的文件名个数?
打开工具”选选项”再选常规”在最近使用的文件清单”下面的文件个数输入框中改变文件数目即可。
若不在菜单中显示最近使用的文件名,则将最近使用的文件清单”前的复选框去掉即可。
3、在EXCELS输入如
1、“之类的格式后它即变成,等日期形式,怎么办?
这是由于EXCEL!
动识别为日期格式所造成,你只要点击主菜单的格式”菜
单,选单元格”再在数字”菜单标签下把该单元格的格式设成文本格式就行了。
4、在EXCELS如何使它象WORD—样的自动定时保存文件?
点击工具”菜单自动保存”项,设置自动保存文件夹的间隔时间。
如果在工具”菜单下没有自动保存”菜单项,那么执行工具”菜单下加载宏…选上自动保存”确定”然后进行设置即可。
5、用ExceI做多页的表格时,怎样像Word的表格那样做一个标题,即每页的第一行(或几行)是一样的。
但是不是用页眉来完成?
在EXCEL勺文件菜单-页面设置-工作表-打印标题;可进行顶端或左端标题设置,通过按下折叠对话框按钮后,用鼠标划定范围即可。
这样Excel就会
自动在各页上加上你划定的部分作为表头。
6、在ExceI中如何设置加权平均?
加权平均在财务核算和统计工作中经常用到,并不是一项很复杂的计算,关键是要理解加权平均值其实就是总量值(如金额)除以总数量得出的单位平均值,而不是简单的将各个单位值(如单价)平均后得到的那个单位值。
在ExceI中可设置公式解决(其实就是一个除法算式),分母是各个量值之和,分子是相应的各个数量之和,它的结果就是这些量值的加权平均值。
7、如果在一个ExceI文件中含有多个工作表,如何将多个工作表一次设置成同样的页眉和页脚?
如何才能一次打印多个工作表?
把鼠标移到工作表的名称处(若你没有特别设置的话,Excel自动设置的名
称是“shee
1、shee
2、sheet3),然后点右键,在弹出的菜单中选择选择全部工作表”的
菜单项,这时你的所有操作都是针对全部工作表了,不管是设置页眉和页脚还是打印你工作表。
&EXCE中有序号一栏,由于对表格进行调整,序号全乱了,可要是手动一个一个改序号实在太慢太麻烦,用什么方法可以快速解决?
如果序号是不应随着表格其他内容的调整而发生变化的话,那么在制作
EXCEI表格时就应将序号这一字段与其他字段分开,如在总分”与排名”之间空
开一列,为了不影响显示美观,可将这一空的列字段设为隐藏,这样在调整表格(数据清单)的内容时就不会影响序号了。
9、用ExceI2000做成的工资表,只有第一个人有工资条的条头(如编号、姓名、岗位工资•……),想输出成工资条的形式。
怎么做?
这个问题应该这样解决:
先复制一张工资表,然后在页面设置中选中工作表选项,设置打印工作表行标题,选好工资条的条头,然后在每一个人之间插入行分页符,再把页长设置成工资条的高度即可。
使用自定义方式重装了一遍中文office.Excel的打印纸选项中只有A4一种,怎么办?
随便安装一个打印机驱动程序就可以了。
0、在ExceI中小数点无法输入,按小数点,显示的却是逗号,无论怎样设置选项都无济于事,该怎么办?
这是一个比较特殊的问题,我曾为此花了十几个小时的时间,但说白了很简单。
在Windows的控制面板中,点击区域设置”图标,在弹出的区域设置属性”对话面板上在区域设置”里选择中文(中国)”在区域设置属性”对话面板上在数字”属性里把小数点改为“•(未改前是,按确定”按钮结束。
这样再打开Excel就一切都正常了。
1、如何快速选取特定区域?
使用F5键可以快速选取特定区域。
例如,要选取A2:
A1000,最简便的方
法是按F5键,出现定位”窗口,在引用”栏内输入需选取的区域A2:
0。
2、如何快速返回选中区域?
按Ct叶BacksPae(即退格键)。
3、如何快速定位到单元格?
方法一:
按F5键,出现定位”对话框,在引用栏中输入欲跳到的单元格地址,单市确定”按钮即可。
方法二:
单击编辑栏左侧单元格地址框,输入单元格地址即可。
4、“ctrr”的特殊功用
一般来说,当处理一个工作表中有很多数据的表格时,通过选定表格中某个单元格,然后按下Ctr1+*键可选定整个表格。
Ctfl+*选定的区域是这样决定的:
根据选定单元格向四周辐射所涉及到的有数据单元格的最大区域。
5、如何快速选取工作表中所有包含公式的单元格?
有时,需要对工作表中所有包含公式的单元格加以保护,或填入与其他单元格不同的颜色,以提醒用户注意不能在有此颜色的区域内输入数据。
以下方法可以帮助快速选取所有包含公式的单元格:
选择编辑”定位”,单击定位条
件”按钮,在定位条件”对话框中选择公式”项,按确定”按钮即可。
6、如何在不同单元格中快速输入同一数内容?
选定单元格区域,输入值,然后按Ctrl+Ener键,即可实现在选定的单元格区域中一次性输入相同的值。
7、只记得函数的名称,但记不清函数的参数了,怎么办?
如果你知道所要使用函数的名字,但又记不清它的所有参数格式,那么可以用键盘快捷键把参数粘贴到编辑栏内。
具体方法是:
在编辑栏中输入一个等号其后接函数名,然后按Ctr+A键,Excel则自动进入函数指南步骤2之。
当使用易于记忆的名字且具有很
长一串参数的函数时,上述方法显得特别有用。
&如何把选定的一个或多个单元格拖放至新的位置?
按住Shift键可以快速修改单元格内容的次序。
具体方法是:
选定单元格,按下Shift键,移动鼠标指针至单元格边缘,直至出现拖放指针箭头(空心箭头),然后按住鼠标左键进行拖放操作。
上下拖拉时鼠标在单元格间边界处会变为一个水平工”状标志,左右拖拉时会变为垂
直工”状标志,释放鼠标按钮完成操作后,选定的一个或多个单元格就被拖放至新的位置。
9、如何让屏幕上的工作空间变大?
可以将不用的工具栏隐藏,也可以极大化Excel窗口,或者在视图”菜单中
选择全屏显示”命令。
0、如何使用快显菜单?
快显菜单中包括了一些操作中最常用的命令,利用它们可以大大提高操作效率。
首先选定一个区域,然后单击鼠标右健即可调出快显菜单,根据操作需要选择不同命令。
1、如何使用快显菜单?
快显菜单中包括了一些操作中最常用的命令,利用它们可以大大提高操作效率。
首先选定一个区域,然后单击鼠标右健即可调出快显菜单,根据操作需要选择不同命令。
2、如何防止Excel自动打开太多文件?
当Excel启动时,它会自动打开Xlstart目录下的所有文件。
当该目录下的文件过多时,Excel加载太多文件不但费时而且还有可能出错。
解决方法是将不该位于Xlstart目录下的文件移走。
另外,还要防止EXcel打开替补启动目录下的文件:
选择工具”选项”普通”将替补启动目录”一栏中的所有内容删除。
3、如何去掉网格线?
1)除去编辑窗口中的表格线
单击工具”菜单中的选项”再选中视图”找到网格线”使之失效;
2)除去打印时的未定义表格线
有时会出现这样的情况:
你在编辑时未定义的表格线(在编辑窗中看到的也是淡灰色表格线),一般情况下在打印时是不会打印出来的,可有时却偏偏不听使唤给打印出来了,特别是一些所谓的电脑”VC中编辑的Excel表格更是
这样。
要除去这些表格线,只要在单击文件”页面设置”工作表”菜单,点
击一下网格线”左边的选择框,取消选择网格线”就行了。
4、如何快速格式化报表?
为了制作出美观的报表,需要对报表进行格式化。
有快捷方法,即自动套用Excel预设的表格样式。
方法是:
选定操作区域,选取格式”菜单中的自动
套用格式”命令,在格式列表框中选取一款你满意的格式样式,按确定”按钮即
可。
要注意的是,格式列表框下面有包括数字”边框线”字体”等6个应用格式种类”选项,若某项前面的“x不出现,则在套用表格样式时就不会用该项。
5、如何快速地复制单元格的格式?
要将某一格式化操作复制到另一部分数据上,可使用格式刷”按钮。
选择含有所需源格式的单元格,单击工具条上的格式刷”按钮,此时鼠标变成了刷子形状,然后单击要格式化的单元格即可将格式拷贝过去。
6、如何为表格添加斜线?
一般我们习惯表格上有斜线,而工作表本身并没有提供该功能。
其实,我们可以使用绘图工具来实现:
单击绘图”按钮,选取直线”鼠标变成十字型.将其移至要添加斜线的开始位置,按住鼠标左键拖动至终止位置,释放鼠标,斜线就画出来了。
另外,使用文字框”按钮可以方便地在斜线上下方添加
文字,但文字周围有边框,要想取消它,可选中文字框,调出快显菜单,选择对象格式”图案”选择无边框”项即可。
7、如何快速地将数字作为文本输入?
在输入数字前加一个单引号“;可以强制地将数字作为文本输入。
8、如何定义自己的函数?
用户在ExceI中可以自定义函数。
切换至VisualBasic模块,或插入一页新的模块表(Module),在出现的空白程序窗口中键入自定义函数VBA程序,按
Enter确认后完成编写工作,Excel将自动检查其正确性。
此后,在同一工作薄内,你就可以与使用Exed内部函数一样在工作表中使用自定义函数,如:
FunctionZm(a)
Ifav60Thenim=不及格”
ElseZm=及格
EndIf
EndFunction
9、如何在一个与自定义函数驻留工作簿不同的工作簿内的工作表公式中调用自定义函数?
可在包含自定义函数的工作薄打开的前提下,采用链接的方法(也就是在调
用函数时加上该函数所在的工作簿名)。
假设上例中的自定义函数Zm所在工作薄为MYUDF.XLS现要在另一不同工作簿中的工作表公式中调用Zm函数,应首先确保MYUDF.XLS^打开,然后使用下述链接的方法:
二MYUDF.XLSZM(b2)
0、如何快速输入数据序列?
如果你需要输入诸如表格中的项目序号、日期序列等一些特殊的数据系列,千万别逐条输入,为何不让Excel自动填充呢?
在第一个单元格内输入起始数据,在下一个单元格内输入第二个数据,选定这两个单元格,将光标指向单元格右下方的填充柄,沿着要填充的方向拖动填充柄,拖过的单元格中会自动按Exce呐部规定的序列进行填充。
如果能将自己经常要用到的某些有规律的数据(如办公室人员名单),定义成序列,以备日后自动填充,岂不一劳永逸!
选择工具”菜单中的选项”命令,再选择自定义序列”标签,在输入框中输入新序列,注意在新序列各项2间要输入半角符号的逗号加以分隔(例如:
张三,李四,王二••…),单击增加”按钮将输入的序列保存起来。
1、使用鼠标右键拖动单元格填充柄
上例中,介绍了使用鼠标左键拖动单元格填充柄自动填充数据序列的方法。
其实,使用鼠标右键拖动单元格填充柄则更具灵活性。
在某单元格内输入数据,按住鼠标右键沿着要填充序列的方向拖动填充柄,将会出现包含下列各项的菜单:
复制单元格、以序列方式填充、以格式填充、以值填充;以天数填充、以工作日该充、以月该充、以年填充;序列•…此时,你可以根据需要选择一种填充方式。
2、如果你的工作表中已有某个序列项,想把它定义成自动填充序列以备后用,是否需要按照上面介绍的自定义序列的方法重新输入这些序列项?
不需要。
有快捷方法:
选定包含序列项的单元格区域,选择工具”选
项”自定义序列”,单击引入”按钮将选定区域的序列项添加至自定义序列”对话框,按确定”按钮返回工作表,下次就可以用这个序列项了。
3、上例中,如果你已拥育的序列项中含有许多重复项,应如何处理使其没有重复项,以便使用引入”的方法快速创建所需的自定义序列?
选定单元格区域,选择数据”筛选”高级筛选”,选定不选重复的记录”选项,按确定”按钮即可。
4、如何对工作簿进行安全保护?
如果你不想别人打开或修改你的工作簿,那么想法加个密码吧。
打开工作薄,选择文件”菜单中的另存为”命令,选取选项”,根据用户的需要分别输入打开文件口令”或修改文件D令”,按确定”退出。
工作簿(表)被保护之后,还可对工作表中某些单元格区域的重要数据进行保护,起到双重保护的功能,此时你可以这样做:
首先,选定需保护的单元格区域,选取格式”菜单中的单元格”命令,选取保护”,从对话框中选取锁定”,单由确定”按钮退出。
然后选取工具”菜单中的保护”命令,选取保护工作表”,根据提示两次输入口令后退出。
注意:
不要忘记你设置有口令”。
5、如何使单元格中的颜色和底纹不打印出来?
对那些加了保护的单元格,还可以设置颜色和底纹,以便让用户一目了然,从颜色上看出那些单元格加了保护不能修改,从而可增加数据输入时的直观感觉。
但却带来了问题,即在黑白打印时如果连颜色和底纹都打出来,表格的可视性就大打折扣。
解决办法是:
选择文件”页面设置”工作表”,在打印”栏内选择单元格单色打印”选项。
之后,打印出来的表格就面目如初了。
6、工作表保护的口令忘记了怎么办?
如果你想使用一个保护了的工作表,但口令又忘记了,有办法吗?
有。
选定工作表,选择编辑”复制”、粘贴”,将其拷贝到一个新的工作薄中(注意:
一定要是新工作簿),即可超越工作表保护。
当然,提醒你最好不用这种方法盗用他人的工作表。
7、“$勺功用
Excel一般使用相对地址来引用单元格的位置,当把一个含有单元格地址的公式拷贝到一个新的位置,公式中的单元格地址会随着改变。
你可以在列号或行号前添加符号“$勺冻结单元格地址,使之在拷贝时保持固定不变。
&如何用汉字名称代替单元格地址?
如果你不想使用单元格地址,可以将其定义成一个名字。
定义名字的方法有两种:
一种是选定单元格区域后在名字框”直接输入名
字,另一种是选定想要命名的单元格区域,再选择插入”名字”定义勺在当
前工作簿中名字”对话框内键人名字即可。
使用名字的公式比使用单元格地址引用的公式更易于记忆和阅读,比如公式“二SUM实发工资)”显然比用单元格地
址简单直观,而且不易出错。
9、如何在公式中快速输入不连续的单元格地址?
在
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