行政管理台账.docx
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行政管理台账.docx
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行政管理台账
做好行政台账,内部管理
井然有序
2.文件收发记录
行政收发文件管理相关记录表格,见表4-2~表4-7。
表4-2文件投递单
年月日
文件类型
密级
件数
收件部门/收件人
备注
收件人:
表4-3受控文件发放编号管理表
序号
分发编号
派发对象
序号
分发编号
派发对象
1
01
总经理
8
08
仓管部
2
02
管理者代表
9
09
行政人事部
3
03
ISO办公室
10
10
采购部
4
04
生产部
11
11
销售部
5
05
工程部
12
12
咨询公司
6
06
质量部
13
13
认证机构
7
07
财务部
表4-4收文登记表
编号:
年度:
收文号
收文日期
来文
单位
来文
字号
文件
标题
附件
份数
密级
缓急
承办
单位
签收人
复文号
归卷
日期
归入
卷号
备注
月
日
填表:
审核:
表4-5收文处理单
编号:
来文单位
日期
字号
内容摘要
附件
主办部门
拟办意见
领导批示
办理结果
归卷日期
归入卷号
填表:
审核:
表4-6发文登记表
编号:
年度:
发文
序号
日期
发文
部门
文件
类别
文件标题/
事由
收文
部门
份数
印章
用印人
批准
归卷
日期
归入
卷号
备注
月
日
填表:
审核:
表4-7公文会签单
编号:
发文单位
发文文号
发文日期
年月日
时限
□普通件□急件□特急件
密级
□普通□秘密□机密□绝密
内容
(续)
会签
顺序
单位
接文时间
交文时间
行政部转呈时间
1
月
日
时
月
日
时
月日时
2
月
日
时
月
日
时
月日时
3
月
日
时
月
日
时
月日时
备注
3.会议文件及记录
企业会议台账的相关表格,见表4-8~表4-18。
表4-8会议计划表
编号:
年度:
月份
会议相关信息
1月
2月
3月
4月
5月
6月
7月
8月
……
12月
会议名称
会议性质
开会地点
(续)
月份
会议相关信息
1月
2月
3月
4月
5月
6月
7月
8月
……
12月
开会日期
会议时间
参会部门
预计人数
主持人
会议宗旨及议题
根据公司当月情况进行规定
审核人:
表4-9会议议程安排表
编号:
会议主题
会议类型
会议主办单位
会议负责人
会议主持人
会议摘要:
会议议题/内容
议题1
议题名称:
序号
时间
内容
发言人
议题2
名称:
序号
时间
内容
发言人
出席人员
会议记录员
会议注释:
表4-10会议通知单
通知日期:
年月日
接收部门
发文部门
会议名称
会议时间
会议地点
会议联系人
会议参加人员名单:
会议注意事项:
1.
2.
会议联系人:
会议联系电话:
签章处:
通知回执联
会议通知已收到,内容详细了解,□能□不能届时参加。
谢谢!
签名:
年月日
表4-11会议程序表
编号:
会议程序
会议时间:
年月日
会议地点:
1.记录出席人姓名
2.统计缺席人姓名(附理由)
程序
内容
发言人
1
入座,宣布开会
2
阐述经营理念
3
会议最高职位人致词
4
说明议题、议案
5
补充说明、报告
6
讨论问题(质疑应答)
7
决议事项确认
8
下次会议讨论事项确认
9
散会致词
10
会议结束
—
(续)
主管审核:
年月日
领导审批:
年月日
表4-12会议记录表
编号:
填写日期:
会议时间
地点
主持人
记录人
会议名称
参加者
会议议题
会议过程
会议决策
记录审核人
审核结果
表4-13会议纪要表
编号:
会议主题:
会议主席
会议主持
会议记录人
核准
页数
列席人员名单:
出席人员名单:
会议决议内容
序号
决议事项
负责人
决议提出人
完成时间
表4-14会议用品明细表
使用日期:
年月日
会议名称:
会议主持人:
参加单位:
参加人员:
会议必备用品
名称
单位
数量
规格
备注
文具
笔
支
便条纸
本
一般设备
桌子
张
椅子
个
黑板
面
黑板架
个
讲台
个
茶杯
个
烟灰缸
个
会议特定用品
电器
录音机
台
录像机
台
音响
台
投影机
台
电影放映机
台
幻灯机
台
麦克风
个
特定会议用品相关说明:
表4-15决议事项确认表
决议事项
决议内容
达到目标
所需支持
执行措施
执行负责人
备注
表4-16决议事项实施表
会议名称:
决议事项
决议日期
决议负责人
部门
执行负责人
实施目标
实施进度等
评价
各部门每个月的实施检查表
月份
实施进度
评价
月份
实施进度
评价
1
4
2
5
3
6
表4-17会议室使用申请表
填写日期:
使用日期
使用时间
会议名称
具体地点
参会人数
所需设备
备注
申请使用单位
管理单位
名称
填表人
主管
管理人
主管
经理
表4-18会议记录目录台账
年度:
会议日期
会议形式
会议主题
内容摘要
页码
记录人
备注
4.档案管理工作台账
档案管理台账的相关表格,见表4-20~表4-28。
表4-20档案检索工具统计表
编号:
年
度
数量
(本)
项目
案卷目录
归档文件目录
会计档案目录
科技档案目录
照片档案目录
声像档案目录
业务档案目录
表4-21卷内目录
档号:
顺序号
文号
责任者
题名
日期
页号
备注
表4-22卷内备考表
单位名称
立卷时间
案卷目录号
案卷号
立卷人
监督人
本卷内的文件张数
本卷内需说明的情况
表4-23案卷索引表
序号
案卷号
案卷题名
建档日期
储存位置
保存期限
表4-24分类文件目录表
顺序号
案卷号
文件号
文件标题(文件内容)
责任人
归卷日期
备注
表4-25档案调阅申请单
编号:
申请部门
部门负责人
调卷人/经办人
档案名称及代码
用途
是否设密及密级
调阅时间
行政部经理审批
总经理审批
归档记载
管档人
表4-26档案索引表
编号:
序号
档案号
档案名称
建档日期
储存位置
档案内容
处理
表4-27档案明细表
编号:
全宗号
目录号
案卷号
移出
归还
日期
单位名称
经手人姓名
管理人员签字
日期
管理人员签字
表4-28档案调阅单
编号:
填写日期:
年月日
类别
调卷部门
调卷人
文件内容摘要
调阅用途
调阅期限
自年月日起至年月日止,计日
原收文编号
借出日期
档号
归还日期
备注
保管人签章
5.办公用品管理台账
办公用品管理台账的相关表格,见表4-29~表4-47。
表4-29办公用品采购清单
编号:
部门
办公用品
数量
单位
规格
备注
总经理室
研发部
业务部
财务部
人事部
办公区
……
填表:
审核:
表4-30办公用品需求计划表
部门:
月份:
年月
个人领用类(每人每月50元)
业务领用类
办公用品品名
代号
部门
单价
数量
金额
办公用品品名
代号
部门
单价
数量
金额
小计
小计
预算金额
实际金额
部门主管:
经理:
经办人:
表4-31办公用品采购申请单
编号:
填单日期:
年月日
物品名称
规格
用途
单位
数量
需用日期
估计价值
签注
总经理批准
年月日
办公室主任意见
年月日
请购部门负责人意见
年月日
表4-32办公用品入库登记表
编号:
年月
日期
用品名称
数量
采购人员
收货人员(保管员)
备注
填表:
审核:
表4-33库存物品分类记录表
编号:
类别:
品名
单位
数量
入库日期
出库日期
领用单号
当前库存
填表:
审核:
表4-34库存记录卡
编号:
填表日期:
物品名称
库存参考号
单位数量
最大库存量
最小库存量
再订货量
具体项目记录
日期
接收
发放
余额
数量
发票号
供应商
数量
申请号
个人部门
记录人:
表4-35办公用品申领单
编号:
日期:
年月日
项次
办公用品品名
规格
单位
数量
金额
特殊要求
1
2
3
4
……
合计
保管员:
领用部门经办人:
部门主管:
表4-36办公用品发放领用台账(登记表)
编号:
年月
物品名称
部门
数量
规格
领用人
领用日期
备注
合计
保管人员:
表4-37办公用品配发一览表
编号:
填写日期:
年月日
品名
数量
姓名
备注
合计
行政部主管:
办公用品保管员:
填表人:
表4-38部门办公用品统计表
编号:
部门:
填表日期:
年月日
名称
规格/型号
数量
金额
存放地点
负责人
备注
审核人:
填表人:
表4-39办公用品盘点报告表
编号:
盘点日期:
年月日
编号
名称
规格
单位
单价
上期结存
本期
购进
本期
发放数
本期结存
备注
数量
金额
数量
金额
财务主管:
行政主管:
保管员:
表4-40工服配置管理表
编号:
品名/类别
规格
编号
购入日
购入价格
配发日
配发对象
上交日
换发日
换发负责人
审核人:
复核人:
填表人:
表4-41员工工服领取单
编号:
填表日期:
年月日
领取人
姓名
工作证号
所属部门
职别
入司日期
领取原因
□新员工□职位调动□原工服破损□原工服丢失
工服明细
品名/类别
规格型号
编号
领取数量
备注
审批记录
行政部经理
行政主管
部门负责人
工服库管员
申领人
表4-42办公用品一览表
办公用品名称
规格
单位
单价
(元)
代号
办公用品名称
规格
单位
单价
(元)
代号
表4-43办公用品使用情况登记表
使用部门:
管理部门:
名称
编号
规格
厂名或牌号
构造
附属设备
存放地点
耐用年限
原价
增加价值
日期
摘要
凭证号数
单位
数量
增加
减损
结存
填表:
审核:
表4-44办公用品耗用统计表
年月(单位:
元)
部门
上月耗用金额
本月耗用金额
差异额
差异率(%)
人数
说明
代号
名称
主管:
经办人:
表4-45办公设备故障登记表
编号:
年月
故障日期
设备名称
故障情况
故障报告人
采取的措施
维修日期
主管:
经办人:
表4-46办公设备故障维修记录
编号:
年度:
设备
名称
所在
位置
购买
日期
单价
供应商
生产商
故障
类型
损坏
记录
维修
协议
维修
费用
使用
人员
经办人
主管:
经办人:
表4-47办公设备检修记录表
编号:
年月
检修日期
设备名称
检修项目
检修原因
检修结果
检修员
备注
主管:
经办人:
6.行政办公费用清单
行政办公管理台账的相关表格,见表4-51~表4-60。
表4-51办公费用明细表
编号:
年月
序号
日
期
办公用品
通信费
业务接待费
差旅费
交通车管费
会务费
装修费
广告费
其他
名
称
金
额
名
称
金
额
名
称
金
额
名
称
金
额
名
称
金
额
名
称
金
额
名
称
金
额
名
称
金
额
名
称
金
额
填表:
审核:
表4-52行政费用申请单
编号:
部门:
填写日期:
(单位:
元)
费用类别
金额
用途说明
附件张数
合计
人民币(大写)
报销人:
审核人:
主管领导:
表4-53各部门行政费用统计表
年度:
统计日期:
(单位:
元)
序号
部门
人员
差旅费
交通费
燃油费
通信费
备注
1
销售部
2
填表:
审核:
表4-54购置礼(赠)品清单
编号:
业务名称
物品名称
购买数量
单价
规格
备注
填表:
审核:
表4-55礼(赠)品领取登记表
编号:
物品名称
总数量
单价
领取人
领取数量
领取时间
礼品用途
备注
合计
填表:
审核:
表4-56业务招待费用申请表
部门:
申请日期:
年月日(单位:
元)
申请人
部门
职务
被接待主要人员情况说明
我司陪同人员
姓名
职务
备注
共人
接待事由说明
预计金额费用项目
合计
总经理
部门经理
行政经理
业务
经办
年月日
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