word使用方法.docx
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word使用方法.docx
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word使用方法
word使用方法
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第一节Word中的常用快捷键2
1.1功能键2
1.2快捷键CTRL+代表意义(前提是要选中相应的文字)2
1.3快捷键CTRL+Alt+代表意义(前提是要选中相应的文字)3
1.4快捷键CTRL+Shift+代表意义(前提是要选中相应的文字)3
1.5快捷键ALT+表意义(前提是要选中相应的文字)4
1.6快捷键Shift+表意义(前提是要选中相应的文字)4
第二节Word操作技巧4
2.1常见的“选中”方法:
4
2.2图表和公式的自动编号5
2.3打印文章时自动更新文档中的日期6
2.5用Word来拆字6
2.6在文档中插入公司信息6
2.7Word双面打印技巧7
2.8解决网页中无法复制的问题7
2.9快速改变Word文档的行距8
2.10字符与Unicode代码的互换8
2.11快速找到上次修改的位置8
2.12快速定位——书签8
2.13更快速的“全部保存”8
2.14快速重复输入8
2.15使用Word汉英互译8
2.16让Word自动检测文字格式不一致的问题9
2.17快速打开页面设置对话框9
2.18Word文档与RTF文档的互换9
2.19目录的制作9
2.20如何调整下划线和文字的距离9
2.21巧去网址超链接线10
2.22快速输入大写中文数字10
2.23将姓名按姓氏笔划排序10
2.24利用拖放的方式复制网页10
2.25带圈字符的输入10
2.26巧用“选择性粘贴”中的“无格式文本”10
2.27在Word中复制文本方法11
2.28为WORD文本加注解11
2.29Word表格计算11
2.30在Word的程序窗口中不同位置上双击:
11
2. 31修改自动加标注11
2.32一些特殊符号输入表示法12
2.33添加工作菜单12
2.34参考文献的编号和引用12
2.35代替金山词霸13
2.36恢复office的默认设置13
2.37三招去掉页眉那条横线13
第一节Word中的常用快捷键
1.1功能键
◆F1:
打开word的帮助文档
◆F5:
打开定位对话框
◆F7:
拼写和语检查
◆F8:
选中的扩展功能
◆F9:
更新域
◆F10:
激活菜单栏
◆F11:
跳转到文档中的超链接或日期日间处,锁定时间和日期,时间域改为文本形式
◆F12:
打开另存为对话框
1.2快捷键CTRL+代表意义(前提是要选中相应的文字)
◆B…………加粗
◆D……………打开字体对话框
◆Shift+D:
给选定的文字下边加双横线
◆E…………据中
◆G……………打开定位对话框
◆H……………替换
◆I……………文字倾斜
◆J…………两端对齐
◆Shift+J:
分散对齐
◆K…………插入超级连接
◆L…………左对齐
◆M…………左侧段落缩进
◆Q:
删除段落格式
R…………右对齐
◆T…………悬挂缩进
◆Shift+T:
减小悬挂缩进量。
◆U…………下划线
◆w…………“关闭”命令
◆Y或Alt+BackSpace…………重复(与CTRL+Z相反)
◆[…………缩小ctrl+shift+>
]…………放大,ctrl+shift+>
◆方向键:
使光标在段落间跳转
◆F1……………打开任务窗格对话框
◆F9……………快速插入一对大括号,输入光标置于大括号中
◆=………………下标
◆HOME……………跳转到整个文档首页的第一个光标
◆END……………跳转到整个文档尾页的最后一个光标
1.3快捷键CTRL+Alt+代表意义(前提是要选中相应的文字)
◆Alt+c……………©版权符号
Alt+E……………€
◆Alt+E+B……………打开office粘贴板
◆ATT+F……………可以输入脚注(这是修订的结果,无法对其再进行字体等设置)
◆Alt+L……………带右括号的小写字母编号
◆Alt+R……………®已注册符号
Alt+T……………™商标符号
◆Alt+.:
输入省略号…
1.4快捷键CTRL+Shift+代表意义(前提是要选中相应的文字)
◆Shift+(1-9)……………调出软键盘中符号组(在中文输入法状态下)
◆Shift+F9……………使时间和日期变为正常的文本
◆Shift+-……………
◆Shift+E……………在工具栏中显示审阅工具栏
◆Shift+=………上标
1.5快捷键ALT+表意义(前提是要选中相应的文字)
◆ALT+单击……………打开“信息检索”对话框
◆Alt+Shift+D……………当前日期,6/20/2011
◆Alt+Shift+T……………当前时间,6:
26:
23PM
◆Alt+Shift+F7:
中英互译
◆Alt+X:
字符与Unicode代码的互换
◆ALT+ENTER:
快速重复输入刚才输入的文字
◆ALT+E+S:
打开选择性粘贴对话框
1.6快捷键Shift+表意义(前提是要选中相应的文字)
◆shift+F11……………在word中打开“显示格式”对话框
◆Shift+F5:
输入光标会迅速跳到上次结束修改工作的位置
◆Shift+鼠标单击工具栏上的保存按钮:
快速全部保存
第二节Word操作技巧
2.1常见的“选中”方法:
1.使用鼠标的选中方法:
a)选定一个单词或词组:
直接双击需要选定的单词
b)句子:
CTRL+单击需选定的句子
c)一行:
鼠标指向行左边的选定栏,当鼠标指针变为向右倾斜的箭头时单击
d)段落:
鼠标处于要选定的段落中,后连续单击鼠标三次。
在要选定段落前的选定栏前任意一行双击鼠标
e)选定一个矩形文本:
ATL+拖动á鼠标
f)全选:
在选定栏的任意位置连击鼠标三次
2.使用键盘选中的方法:
a)Shift+home:
从光标处选定到行首
b)Shift+ent:
从光标处选定到行尾
c)Shift+PageDown从光标处向下选中一屏,
d)Shift+PageUp从光标处向上选中一屏。
e)CTRL+SHIFT+HOME:
从光标处选定到文档的开头
f)CTRL+SHIFT+END:
从光标处选定到文档到结尾
g)CTRL+A
h)扩展选中(快捷键F8):
按一次打开扩展功能;再按一次选中光标所在的位置的单词(若是中文的话选中光标所在的后一个字);再按一次选中光标位置所在的一句;再按一次选中光标位置所在的一段落;再按一次则相当于全选。
取消扩展功能,按Esc键
3.不常用的选中方法:
a)对于Word2003可以把光标放到任一位置,点右键/“选择格式相似的文本”功能
b)利用书签“存储选区”也是很好的方法,但要注意,他必须是连续的区域。
方法是:
先选中要定义的区域,插入/书签,输入书签名,定义一个书签。
使用时:
插入/书签,找到想选中的书签。
c)特例:
对段落进行样式时,不需要选中段落的,只要把光标放到段落中就行了。
2.2图表和公式的自动编号
◆自动编号可以通过Word的“题注”功能来实现。
◆操作步骤:
◆步骤:
1
选中新插入的图,在“插入”菜单---“引用”---选“题注”,新建一个标签“图1-”,编号格式为阿拉伯数字(如果不是点击“编号”修改),位置为所选项目下方,单击“确定”后Word就插入了一个文本框在图的下方,并插入标签文字和序号,此时可以在序号后键入说明,比如“形态学膨胀运算示例”,还可以移动文本框的位置,改动文字的对齐方式等。
再次插入图时题注的添加方法相同,不同的是不用新建标签了,直接选择就可以了。
Word会自动按图在文档中出现的顺序进行编号。
◆步骤2.
在文档中引用这些编号时,比如“如图1-1所示”,分两步做。
插入题注之后,选中题注中的文字“图1-1”,在“插入”菜单选“书签”,键入“书签名”,点“添加”。
这样就把题注文字“图1-1”做成了一个书签。
在需要引用它的地方,将光标放在插入的地方,在“插入”菜单选“交叉引用”,弹出对话框中引用类型选“书签”,“引用内容”为“书签文字”,选择刚才键入的书签名后点“插入”,Word就将文字“图1-1”插入到光标所在的地方。
在其他地方需要再次引用时直接插入相应书签的交叉引用就可以了,不用再做书签。
◆步骤3.
至此我们就实现了图的编号的自动维护,当在第一张图前再插入一张图后,Word会自动把第一张图的题注“图1-1”改为“图1-2”,文档中的“图1-1”也会自动变为“图1-2”。
◆表格编号的作法与图相同,唯一不同的是表格的题注在表格上方,且要求左对齐。
◆公式的编号略有不同,插入公式后,将公式单独放在一个段落,版式为“嵌入式”(Word默认),光标放在公式之后,不要(注意是“不要”)选中公式,在“插入”菜单选“题注”,由于没有选中项目,所以“位置”一项为灰色,新建标签“公式1-”,点击“插入”,Word就将标签文字和自动产生的序号插入到光标所在位置。
在文档中引用公式编号的方法与图相同,此处不在赘述。
公式的编号要求在右边行末,具体的方法在“制表位的使用”一节详细说明。
◆交叉引用、书签和题注都是Word的域。
域是文档中可能发生变化的内容,Word使用域来进行文档自动化。
多个域的联合使用可以实现更复杂的功能,各个域的具体使用方法请参考Word的帮助。
注:
图(表、公式)的编号改变时,文档中的引用有时不会自动更新,可以鼠标右击引用文字,在弹出的菜单中选“更新域”。
关闭文档再打开Word会更新所有的域。
2.3打印文章时自动更新文档中的日期
◆方法:
◆点击菜单栏中的“插入”——“日期和时间”,在“日期和时间”对话框中,选择好“可用格式”,然后选中“自动更新”复选框。
◆点击菜单栏中的“插入”——“域”,在“类别”下选择“日期和时间”,在“域名”下选择“Date”(日期),然后点击“确定”。
◆手动更新日期和时间:
在日期和时间上点击右键,然后点击“更新域”即可,或者先选中此域,然后按下F9键也可以。
如何快速查看此域的域代码呢?
先选中此域,然后按下Shift+F9。
而如果想把这个域转化为常规文本该如何操作呢?
选中此域,然后按下Crtl+Shift+F9组合键。
不过如果把域转为了常规文本的话,就无法再转化为域了。
2.4让Word表格快速一分为二
将光标定位在分开的表格某个位置上,按“Ctrl+Shift+Enter”组合键。
这时你就会发现表格中间自动插入一个空行,这样就达到了将一个表格一分为二的目的。
2.5用Word来拆字
首先点击“工具/自定义/命令/分解图片”,按住鼠标左键把它拖放到工具栏任意位置即可;然后点击“插入/图片/艺术字”,例如输入空心字“心”,选择该“心”字剪切,在选择性粘贴中选图片(Windows像素文件),选中该字,点击工具栏中的“分解图片”按钮,这样可以选择“心”中的任意笔划进行一笔一画的拆分了。
2.6在文档中插入公司信息
如公司名称公司住址联系电话联系人姓名QQ号码
方法以:
选定,工具→自动更正→在替换框中输入标记名称(如“公司信息”)→添加→确定,以后凡是在文檔中要用到这个信息的地方键入“公司信息”这几个字后就自动替换成:
公司名称公司住址联系电话联系人姓名QQ号码
2.7Word双面打印技巧
一般常用的操作方法是:
选择“打印”对话框底部的“打印”下拉列表框中的“打印奇数页”或“打印偶数页”,来实现双面打印。
我们设定为先打印奇数页。
等奇数页打印结束后,将原先已打印好的纸反过来重新放到打印机上,选择该设置的“打印偶数页”,单击“确定”按钮。
这样通过两次打印命令就可以实现双面打印。
另一种更灵活的双面打印方式:
打开“打印”对话框,选中“人工双面打印”,确定后就会出现一个“请将出纸器中已打印好的一面的纸取出并将其放回到走纸器中,然后‘确定’按键,继续打印”的对话框并开始打印奇数页,打完后将原先已打印好的纸反过来重新放到打印机上,然后按下该对话框的“确定”按键,Word就会自动再打印偶数页,这样只用一次打印命令就可以了。
2.8解决网页中无法复制的问题
方法一:
点击“查看”―“源文件”。
可以打开一个文本文件,在里面找到相应的内容就可以复制了。
方法二:
点击“文件”―“另存为”―保存类型中选择“文本文件(*.txt)”
方法三:
先保存网页(文件-另存为-保存类型“网页”),然后再用Frontpage或word编辑,再复制相关内容。
方法四:
单击IE浏览器的“工具/Internet选项”菜单,进入“安全”标签页,单击“自定义级别”按钮,在打开的“安全设置”对话框中,将所有“脚本”选项禁用,确定后按F5键刷新网页,你就会发现那些无法选取的文字可以选取了。
注意的是在采集到了自己需要的内容后,记得给脚本解禁,否则会影响我们浏览网页。
方法五:
利用抓图软件SnagIt实现。
SnagIt中有一个“文字捕获”功能,可以抓取屏幕中的文字,也可以用于抓取加密的网页文字。
单击窗口中的“文字捕获”按钮,单击“输入”菜单,选择“区域”选项,最后单击“捕获”按钮,这时光标会变成带十字的手形图标,按下鼠标左键在网页中拖动选出你要复制的文本,松开鼠标后会弹出一个文本预览窗口,可以看到网页中的文字已经被复制到窗口中了。
剩下的工作就好办了,把预览窗口中的文字复制到其他文本编辑器中即可,当然也可以直接在这个预览窗口中编辑修改后直接保存。
方法六:
使用特殊的浏览器。
如TouchNetBrowser浏览器具有编辑网页功能,可以用它来复制所需文字。
在“编辑”菜单中选择“编辑模式”,即可对网页文字进行选取。
2.9快速改变Word文档的行距
选中你需要设置行距的文本段落,
按“Ctrl+1”的组合键,即可将段落设置成单倍行距;
按“Ctrl+2”的组合键,即可将段落设置成双倍行距;
按“Ctrl+5”的组合键,即可将段落设置成1.5倍行距。
2.10字符与Unicode代码的互换
将光标移至需转换的字符的右边。
最后,按下组合键:
Alt+X。
反之,若需将Unicode代码转换为字符时,和上边操作一样。
先输一组Unicode字符,还是将光标移至它的右边,按下组合键:
Alt+X
2.11快速找到上次修改的位置
“Shift+F5”快捷键,即在刚打开上次修改过的文档时,按下“Shift键”的同时,按下“F5”键,输入光标会迅速跳到上次结束修改工作的位置
2.12快速定位——书签
在需要定位的位置,选取“插入”菜单中的“书签”命令,打开书签对话框;在其中,设置好书签名后,按“添加”即可;在同样的对话框中,选择一个书签,单击定位即可。
2.13更快速的“全部保存”
Shift+鼠标单击工具栏上的保存按钮
2.14快速重复输入
在WORD中当输完一些内容后,同时按下ALT+ENTER键则刚才输入的内容会被自动拷贝一遍,并且适用于拷贝粘贴后的重复粘贴
2.15使用Word汉英互译
选中目标词汇,然后按下Alt+Shift+F7即可出现一个对话框,其中有翻译后的词汇。
2.16让Word自动检测文字格式不一致的问题
方法是:
点击主菜单栏中的“工具”——“选项”,再点击“编辑”选项卡。
选项中“编辑选项”下的“保持格式跟踪”复选框,然后选中“标记格式不一致错误”复选框。
然后点击“确定”。
如果键入时格式有不一致的情况,蓝色波形下划线就会出现在格式不一致的文字下方,用来提示我们进行更改
2.17快速打开页面设置对话框
鼠标左键双击标尺上没有刻度的部分就可以打开页面设置窗口。
2.18Word文档与RTF文档的互换
选择“另存为”命令,在“保存类型”中选择“RTF格式”即可。
2.19目录的制作
1)修改标题样式的格式。
Shift+F1打开显示格式对话框,在显示格式下拉框中选中样式和格式,然后在最下边列表下拉框中选“所有样式”,点击相应的标题样式,如果不满意可以点击正文下拉列表框,选“更改”。
2)在各个章节的标题段落应用相应的格式。
章的标题使用“标题1”样式,节标题使用“标题2”,第三层次标题使用“标题3”。
3)提取目录。
按论文格式要求,目录放在正文的前面。
在正文前插入一新页(在第一章的标题前插入一个分页符),光标移到新页的开始,添加“目录”二字,并设置好格式。
新起一段落,菜单栏选“插入︱引用|索引和目录”,点“目录”选项卡,“显示级别”为3级,其他不用改,注:
目录生成后有时目录文字会有灰色的底纹,这是Word的域底纹,打印时是不会打印出来的(如果你愿意浪费一张纸可以试着打印一下目录)。
在“工具︱选项”的“视图”选项卡可以设置域底纹的显示方式
2.20如何调整下划线和文字的距离
答:
CTRL+D打开的字体对话框,后选择“字符间距”选项卡,再在“位置”下拉列表框中根据需要选择“提升”或“降低”项,并在“磅值”框中调整好需要的距离数值要提升的幅度。
2.21巧去网址超链接线
ALT+T+A打开“自动更正”对话框,后选择“键入时自动套用格式”选项卡,然后取消选择“Internet及网络路径替换为超级链接”复选框,最后单击“确定”按钮完成关闭。
2.22快速输入大写中文数字
执行“插入”菜单上的“数字”命令(ATT+I+E),在弹出的“数字”对话框中输入需要的数字,如输入1231291,然后在“数字类型”里面选择中文数字版式“壹、贰、叁….. ”,单击“确定”,中文数字式的“壹佰贰拾叁万壹仟贰佰玖拾壹”就输入好了。
2.23将姓名按姓氏笔划排序
选中所有需要排序的姓名,执行“表格”菜单上的“排序”命令。
在“排序文字”对话框里,“排序依据”项选择“段落数”,“类型”项里根据各自的要求,可以选择“笔划”、“数字”、“日期”、“拼音”四种排序方式,在其后的二选一框里选择“递增”或者“递减”方式,单击“确定”
2.24利用拖放的方式复制网页
选中网页上的内容,按住鼠标左键不放,拖到Word窗口,然后释放鼠标左键,网页的内容就被完整复制了。
2.25带圈字符的输入
点击工具栏上
按钮,在“文字(T)”栏输入“11”,“圈号(Q)”栏中选“○”,点“确定”即可完成。
2.26巧用“选择性粘贴”中的“无格式文本”
:
执行“编辑”菜单上的“选择性粘贴”命令(ALT+E+S),在弹出的对话框中选择“无格式文本”。
2.27在Word中复制文本方法
选定需要复制的文字,按下Shift+F2组合键,这时状态栏上会显示“复制到何处”的字样,然后将光标移动到目标处并按下回车键即可完成复制。
2.28为WORD文本加注解
1先选中需要注释的文本,用“插入→批注”命令(ALT+I+M)
2如果注释文本比较长:
超链接
2.29Word表格计算
打开“表格”下拉菜单中的“公式”命令,出现对话框后,在等号后面输入运算公式或“粘贴函数”。
2.30在Word的程序窗口中不同位置上双击:
1在标题栏或垂直滚动条下端空白区域双击,则窗口在最大化和原来状态之间切换;
2将鼠标在标题栏最左边WORD文档图标处双击,则直接退出WORD(如果没有保存,会弹出提示保存对话框);
3将鼠标移到垂直滚动条的上端成双向拖拉箭头时双击,则快速将文档窗口一分为二;将鼠标移到两个窗口的分界线处成双向拖拉箭头时双击,则取消对窗口的拆分;
4双击页眉就可以直接添加页眉
5如果文档添加了页眉(页脚),将鼠标移到页眉(页脚)处双击,则激活页眉(页脚)进入编辑状态,对其进行编辑;
6在空白文档处双击,则启动“即点即输”功能;
2. 31修改自动加标注
1.利用Word的追踪修订功能,在把文件交给其他人修改之前进行一些设置即可。
打开要使用追踪修订功能的文件,再在菜单栏单击“工具→修订”命令打开修订功能,这样便会在进行文件阅读修改时,Word将自动地给修订者做修改标注,而且对于不同修订者的修改会自动采用不同的颜色进行区分。
2.在状态栏上的“修订”上双击,则启动“修订”功能,并打开“审阅”工具栏。
再次双击,则关闭该功能,但“审阅”工具栏不会被关闭;
2.32一些特殊符号输入表示法
“^l”表示软回车,“^p”表示硬回车,“^t”表示制表符,“^m”表示手动分页符,“^”表示长划线(—),“^=”表示短划线(–),“^l”表示人工换行符,^n表示分栏符。
2.33添加工作菜单
工作菜单要算是Word中一个较鲜为人知的重要特性,你可以使用工作菜单来保存常用的Word文件以方便快速访问。
添加方法如下:
选择“工具”|“自定义”,选择“命令”选项卡,在“类别”方框中点击“内置菜单”,将右侧的“命令”方框中的“工作”拖动到菜单栏或显示的工具栏中。
当你草拟好一份文件存盘后,点击“工作”|“添加到‘工作’菜单”,今后如需再次打开该文件,无需到硬盘中去东找西翻,只需点击“工作”菜单,在下拉列表中直接选择就行了。
如果你想从“工作”菜单中删除一个文档,按住“Alt+Ctrl+-(短横键)”,这时屏幕上便会出现一条黑色的短粗线,在“工作”菜单下不需要的文档上点击一下,即可将其轻松删除。
2.34参考文献的编号和引用
光标放在引用参考文献的地方,在菜单栏上选“插入︱脚注和尾注”,弹出的对话框中选择“尾注”,点击“选项”按钮修改编号格式为阿拉伯数字,位置为“文档结尾”,确定后Word就在光标的地方插入了参考文献的编号,并自动跳到文档尾部相应编号处请你键入参考文献的说明,在这里按参考文献著录表的格式添加相应文献。
在文档中需要多次引用同一文献时,在第一次引用此文献时需要制作尾注,再次引用此文献时点“插入︱交叉引用”,“引用类型”选“尾注”,引用内容为“尾注编号(带格式)”,然后选择相应的文献,插入即可。
不要以为已经搞定了,我们离成功还差一步。
论文格式要求参考文献在正文之后,参考文献后还有发表论文情况说明、附录和致谢,而Word的尾注要么在文档的结尾,要么在“节”的结尾,这两种都不符合我们的要求。
解决的方法似乎有点笨拙。
首先删除尾注文本中所有的编号(我们不需要它,因为它的格式不对),然后选中所有尾注文本(参考文献说明文本),点“插入︱书签”,命名为“参考文献文本”,添加到书签中。
这样就把所有的参考文献文本做成了书签。
在正文后新建一页,标题为“参考文献”,并设置好格式。
光标移
到标题下,选“插入︱交叉引用”,“引用类型”为“书签”,点“参考文献文本”后插入,这样就把参考文献文本复制了一份。
选中刚刚插入的文本,按格式要求修改字体字号等,并用项目编号进行自动编号。
到这里,我们离完美还差一点点。
打印文档时,尾注页同样会打印出来,而这几页是我们不需要的。
当然,可以通过设置打印页码范围的方法不打印最后几页。
这里有另外一种方法,如果你想多学一点东西,请接着往下看。
选中所有的尾注文本,点“格式︱字体”,改为“隐藏文字”,切换到普通视图,选择“视图︱脚注”,此时所有的尾注出现在窗口的下端,在“尾注”下拉列表框中选择“尾注分割符”,将默认的横线删除。
同样的方法删除“尾注延续分割符”和“尾注延续标记”。
删除页眉和页脚(包括分隔线),选择“视图︱页眉和页脚”,首先删除文字,然后点击页眉页脚工具栏的“页面设置”按钮,在弹出的对话框上点“边框”,在“页面边框”选项卡,边框设置为“无”,应用范围为“本节”;“边框”选项卡的边框设置为“无”,应用范围为“段落”。
切换到“页脚”,删除页
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