行政采购办公家具设备及用品管理制度.docx

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行政采购办公家具设备及用品管理制度

行政采购、办公家具设备及用品管理制度

四川华星锦业汽车销售服务有限公司南充分公司

行政采购、办公家具设备及用品管理制度

第一章行政采购制度

第一条目的

为了规范公司资产用品的采购和管理，确保物资设备采购、入库验收、仓储保管以及申领发放等方面的工作制度化，保证公司生产经营活动的正常进行。

第二条适用范围

公司各部门员工。

第三条资产设备及用品分类

资产用品包括：

固定资产、低值易耗品和日常消耗用品。

1、固定资产：

1.1指使用年限在一年以上、单位价值在1000元以上、可独立发挥作用、并且在使用过程中基本保持原来物质形态的资产；

1.2指单位价值虽不足规定标准，但耐用时间在一年以上的大批同类物资。

2、低值易耗品：

2.1指单位价值在1000元以下、且不属于日常消耗办公用品和固定资产的；

2.2指单位价值在1000元以上，使用期限不超过一年或不能独立发挥作用的；

3、日常消耗用品：

指日常消耗办公文具用品、生产单位日常消耗清洁用品和接待用品等。

第四条资产设备用品的采购计划与审批

公司资产用品的采购必须遵循计划采购的原则，资产用品的采购计划分为年度计划、月度计划和临时计划。

1、固定资产及大批同类物资价值在3万元以上的资产用品必须列入公司年度综合计划，各部门应于每年12月1日前向行政部报送本部门下年度的资产用品购置计划，经行政部审核后报总经办审核和批准；

2、各部门应于每月10日前填写《固定资产请购单》、《消耗品请购单》和《办公用品请购单》并送至部门经理审核批准，1000元以上需由部门经理、财务经理及总经理共同签字批准方可执行购买；

3、各部门急需而又未列入月度采购计划的资产用品，由各部门填写相关请购单，由行政部按照与请购部门约定的期限进行采购。

第五条资产设备用品采购管理

供应商的选择

1、采购根据所需物资或服务的要求，组织安排对供应商进行初步调查，并按以下评价原则拟定3家左右供应商：

1.1满足公司所需物资或服务的质量要求；

1.2信誉好；

1.3价格合理且按要求开具发票；

1.4供货能力满足要求；

的采购项目，由部门负责人安排专职人员或请生产单位技术人员配合；

2、采购在购买资产设备用品时，应从《定点采购供应商一览表》中选择最符合公司要求的供应商；

3、资产设备用品采购时，原则应签订采购合同。

1万元以上的（包括1万元）的，由行政部签订合同；

4、签订采购合同后，供应商供货，由采购跟踪落实并报行政部。

第七条资产设备用品的验收

1、采购人员负责跟需求部门的行政人员对所购资产用品进行品种、规格、质量、数量的核验。

批量较大或专业技术性较强的资产用品验收，应有专业技术人员和部门主管负责验收；

2、资产用品验收后，应办理入库手续。

采购人员及保管人员应在《物资验收入库单》上签字，有专业技术人员参加的验收，专业技术人员应在相关栏目签字，由行政部负责备案保存，并建立台账。

3、各部门保管人员将接收的资产设备用品根据不同类别和存放要求存放于各自的仓库保管，并作登记入库。

第八条资产用品费用的结算

采购费用报销按公司财务制度执行。

原则上每周结算一次，采购员需将《物资验收入库单》复印件、请购单复印件作为报销附件。

第九条仓库管理及领用

固定资产、低值易耗品管理

资产的编号：

1、新购资产验收合格后，保管人员根据资产的类别、性质等进行编号。

资产编号的规则为：

公司+种类+类别+年份+月份+顺序号（001-999）。

①公司：

NCHXJY；

②种类：

固定资产G和低值易耗品D。

③年份与月份采用两位数，在同一月份内购买的同类别资产按顺序编号。

例如南充华星锦业于2012年1月1日购买了发电机开关触头，假设其为该月份内电厂购买的第5笔业务，其编号为NCHXJYDBP1201005；

2、资产编号与相应资产一一对应，应保证资产编号的唯一性。

资产编号除了资产的调出、报废等原因才能注销外一律不得注销或更改，编号注销后不得补空；

3、保管人员应对没有编号登记的低值易耗品和日常消耗办公用品建立备查登记簿。

第十条资产的登记

1、保管人员对新购资产进行编号后，登记《物资明细表》，建立资产用品台帐，每月上报至行政部门；

2、采购人员根据各保管人员提供的《物资明细表》进行汇总建立资产用品总台帐和相应电子文档。

3、采购人员对新购资产进行财务费用结算时，财务部根据采购资产发票应建立相应帐簿。

第十一条资产的领用

1、各部门原则上按本部门的请购单领用资产用品；

2、保管人员填写《物资设备出库单》，并及时消帐。

第十二条资产的回收

行政人员接到各部门资产使用人员提交的资产回收通知后，与各部门保管人员安排资产存放地点，并做好记录。

第十三条资产的报废与变卖

1、不能继续使用或因继续使用产生较高费用的固定资产，可提请报废。

2、对各部门需要报废的资产，保管人员应填写《资产用品报废申请单》（附件六），经使用部门负责人、分管领导、财务部负责人审核，总经理审批。

保管人员在原《物资明细表》作“报废”注明，并修改相应台帐记录。

生产技术部统计登记后报送财务部门且据以销账。

3、资产的变卖由财务及行政部组织，采取公开竞标的方式进行；变卖所得款项由财务部核算会计负责记入公司营业外收入项目。

4、变卖后，保管人员及物资专责应在《物资明细表》和台帐上注销，并修改相应电子文档。

第十四条资产的盘点

1、每月30日，保管人员根据《物资明细表》和《物资设备出库单》对当月资产用品库存及领用情况进行汇总；

2、行政部负责组织物资专责（盘点人）、保管人员及财务部核算会计（监盘人）根据各部门提供的报表对库存资产进行全面盘点，物资专责编制《资产盘点表》。

盘点时，将保管人员的资产记录、财务部的账簿记录和实物一一核对。

3、盘点工作结束后，盘点人、监盘人、保管人员应在《资产盘点表》上签字。

第二章办公家具、设备及用品管理

第一条目的

规范办公用品、设备、家具的领用和配置，提高资产使用效率，降低办公成本费用。

第二条范围

本制度适用于公司全体员工。

第三条规范内容

1、办公家具、设备配置标准：

参照《各办公室及客户区域家具标准配置清单》。

2、办公用品配置标准：

2.1办公用品分级管理

2.1.1员工通用办公用品：

指公司所有员工根据工作需要均可以领用的办公用品，例如：

签字笔、普通记事本、签字笔芯、橡皮、记事贴等易消耗的办公用品。

2.1.2部门专用办公用品：

指责任部门才能领取的办公用品，如：

复印纸、收据等。

2.1.3部门共用办公用品：

指各个部门可共同使用的办公用品，如：

打孔器、计算器等。

2.1.4办公用品：

是指支持工作和业务开展所需的文具类物品，只针对该项进行发放。

其他用途所需要使用办公用品时，由需求部门进行请购申请，行政部负责代购。

2.2领用和配置

2.2.1员工配备标准：

签字笔（蓝、红色，第二次以后为笔芯）、铅笔、普通记事本、订书机、胶水、计算器、便签纸、文件夹。

每月5号前由部门行政统计部门需求、统一至行政部进行采购，于每月10日发放。

新入职员工到行政部领用“员工通用办公用品（即配备标准）”，特殊岗位可依据工作需要申领其它办公用品，需获得本部门经理和行政部经理审核批准。

2.2.2经理级及以上员工配备标准：

签字笔（（兰、红色）、硬皮记事本及其它必须用品。

2.2.3所有领用的办公用品数量均为一个单位，耐用品更新时以旧换新，非人为损坏需以坏换新，丢失责任自负。

四、办公家具、设备的申领流程

3.1职能部门新员工报到或其他原因需添加配套办公家具、设备。

3.2由各职能部门行政人员填写资产申购审批表报部门主管和经理。

3.3职能部门主管和经理对进行资产申购审批表审核后报行政部。

3.4行政部对申购需求进行审核。

3.5资产管理部门确认资产库存有无库存实物（如无库存进入采购程序）。

3.6如有库存调拨资产库存发放出库（出库单据填写，固定资产登记表记录变更）。

五、办公家具、设备的采购

4.1行政部对资产申购审批表进行审核。

4.2行政部对办公家具、设备库存进行核对确认库存数量。

4.3库存数量如不能保证部门需求由行政部对办公家具、设备需求做出统计。

4.4行政部根据办公家具、设备需求统计进行采购计划。

4.5行政部负责联系办公家具、设备供应商提供相关报价。

4.6行政部对供货商报价进行对比确认后报财务经理和总经理核准。

4.7采购计划和采购预算获批准后资产管理部门通知相关供应商供货。

4.8货物送达现场后资产管理部门进行入库验收及入库手续办理（固定资产登记表记录变更）。

4.9行政部凭相关单据进行采购费用支付和报销。

六、办公家具、设备的出入库管理

5.1办公家具到货后必须办理入库手续。

5.2入库单作为固定资产登记表变更记录的依据。

5.3入库单填写必须详细填写。

5.4行政人员和采购人员必须在入库单签字确认。

5.5行政部通知资产申购部门的行政人员办理出库手续。

5.6办公家具、设备出库必须填写出库单。

5.7出库单作为部门固定资产登记表变更记录的依据。

5.8出库单填写必须详细填写。

5.9资产管理人员和申购部门的行政人员必须在出库单签字确认。

七、办公家具、设备的使用管理

6.1办公家具、设备的使用管理由行政部统一进行。

6.2各部门有义务配合行政部做好公司的资产管理工作。

6.3行政部编制固定资产总表和部门固定资产分表对公司资产进行控制管理。

6.4行政部对公司资产进行统一编号。

6.5部门和员工个人配套办公家具、设备由行政专员按照配套内容进行该部门固定资产分表登记。

6.6每个员工对自己的配套办公家具、设备负管理责任。

6.7部门负责人和部门行政人员对部门配套办公家具、设备负管理责任。

6.8如出现因人员变动、工作交接而造成资产变动须做好办公家具、设备交接检查，并由行政专员进行变更记录。

6.9所有涉及办公家具、设备交接而造成的资产变动情况必须上报资产管理部门。

6.10行政部对各部门出现的资产变动必须进行固定资产总表的变更记录。

八、办公家具、设备的维护、报修和报废

7.1办公家具、设备的日常维护由使用人员负责。

7.2办公家具、设备的检查和修理由行政部负责。

7.3办公家具、设备如出现故障和损坏，使用人和使用部门应填写资产维修申请单报行政部进行维修登记。

7.4行政部对报修的的办公家具、设备进行检查，确认损坏原因、维修项目和维修预算报批后进行维修。

7.5行政部确认无维修价值的办公家具、设备应填写资产处置表经审核后做相应报废处理。

7.6办公家具、设备报废后应在固定资产登记总表和部门资产登记分表作相应变更记录。

九、办公家具、设备维修费用的支付责任

8.1办公家具、设备属人为损坏的由使用者负责，按本身设备或家具的剩余价值按比例赔偿。

8.2正常使用损耗需要修理费用由行政部和技术部纳入正常维修成本。

8.4如查实属于故意破坏办公家具和办公设备的行为对当事人处以维修成本2倍的罚款。

8.5如因产品质量问题造成损坏，行政部通知相关供应商进行处理。

第三章车间配件部管理制度

一、零配件采购规定

1、对于索赔的文件，必须要有维修部关于此零件故障诊断的书面报告和相关人员签字，由维修接待出具订单到零件部，零件部方可订货；做GOODWILL的零件，维修接待必须向索赔员了解该零件有没有被批准，厂家是全额赔付，还是只赔付其中一部分。

在确认MB全额赔付后，可向零件部直接下订单；如果MB只是赔付一部分，对于客户须承担其余部分的零件款项，必须收取客户相应的零件定金。

2、凡在厂的车辆，在客户同意订零件时，须客户在相关报价或零件订单上确认签字，由维修接待下订单到零件部，零件部方可订货；（如无特殊情况，需零件到货进行维修、结算后，方可放行车辆；如果有特殊情况需要出公司的车辆，需收取相关零件的定金，定金参考下一条规定）

3、凡不在公司的车辆，或检修完毕后，需要订购零件而无法把车留在公司的车辆，进行订购零件时，必须收取客户至少50%的零件定金；对于特殊零件必须全额收取定金，特别是如下零件：

有颜色代码的零件，不常用的零件，有代码的零件，旧款车型的零件，唯一适用的零件等，然后由财务部收取定金，交其中一联定金收据给零件部，并且由维修接待下订单到零件部，零件部方可订货。

4、在没有收取客户零件定金的情况下订货、客户又不回公司进行更换该零件、公司在半年内又不能处理该零件的，对交订单的人员或擅自订货的人员处罚以该零件进货成本的20%~30%（2000元封顶）；特殊情况的，需要申报售后服务经理和总经理。

5、零件到货后2天内，接到零件部到货通知，SA需将到货信息通知客户，并记录通知时间，并根据工场的能力，与客户预约回厂时间维修。

6、零件到货后2周后，客户仍未进厂换件，SA需再次通知客户，并记录再次通知时间，并将通知客户的电话号码记录下来，以备客户质问，做好相应的解释工作。

7、零件到货1个月后，仍不进厂更换所订零件，零件部员工再次要求SA通知客户，并双方在订货单上再次确认签字，并且将此单交服务经理签名，注明通知客户日期和电话号码。

8、如果客户已交定金，但长时间不来厂更换，SA需告知客户，我司只能保留3个月。

3个月还不回厂更换，我司有权将该零件自行处理；并且，客户交付的零件定金不给予退回。

9、如果由于维修部诊断失误导致订错零件，需维修部出具相关的诊断及检修报告，并需售后经理签名确认。

10、对于多项零件订货，需待所有定购零件维修完毕后，相应定金方可进行结算抵扣。

如果所交定金高于未到货零件的金额，在扣除未到货零件的全部金额后，多出的这部份金额，可以在这此维修费用中进行抵扣。

二、配件部奖惩制度

1、报价

1）因自身粗心原因导致配件报错，罚50；

2）在报价过程中出现失误导致内部客户（公司内部同事）投诉者，罚100；

3）因报错价导致客户重大投诉者，罚200；

2、订货

1）漏订配件，罚50；

2）订错配件导致成为积压库存，罚100；

3）没有及时将配件订出，导致客户延长交车，引起客户投诉者，罚200；

3、到货

1）到货后没有第一时间通知者罚，100；

2）对于长时间未到货配件没有进行跟踪，导致SA投诉，罚100；

3）没有运用DMS中的报表及时告知SA长时间到货未用配件者，罚100；

4、出库

1）出错配件，罚50；

2）漏出配件，罚50；

3）没有及时向财务递交领料凭证，罚50；

4）每日流动盘点报告没有在规定时间内完成，罚50；

5、收货入库

1）到货后在清点配件的过程中没有及时检查出问题配件者罚100；

2）在配件上货架时没有将仓位与实物统一，导致出库后无法找到该配件者罚100；

3）接收入库时将金额和数量入错，罚100；

4）没有及时将文档归档，YO5报表，采购订单，领料单等有漏掉，罚100；

6、5S管理

1）违反公司规章制度，不遵守公司的纪律，视情节严重罚50-200；

2）尊重公司企业文化，与企业共成长，制造对公司不利的谣言，煽动公司同事制造消极情绪者罚500；

3）爱护公共环境，公共设施和财产；

4）维护公共区域卫生，定期对仓库进行大扫除。

附件

1、本制度由行政部负责制订并负责解释，未尽事宜另行通知。

2、本制度自颁布之日起生效。