新编企业关于物资采购管理现状及对策研究分析报告.docx

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新编企业关于物资采购管理现状及对策研究分析报告

物资采购管理现状分析及对策研究分析报告

摘要

物资采购是企业的重要经济行为,也是企业的关键控制点与重要业务流程。

做好物资采购管理,是企业提高经营效率、防范风险、降低职务犯罪隐患的重要手段之一。

采购信息是否公开、采购过程是否公平、采购结果是否公正，是衡量采购质量的重要指标，甚至是决定采购成败的决定因素。

《政府采购法》第三条规定：

政府采购应当遵循公开透明原则、公平竞争原则、公正原则和诚实信用原则。

可见，“三公”原则是政府采购的基本原则。

本文中也就集中采购机构如何找准“三公”原则的平衡点，实现原则性与灵活性的统一，谈一些看法。

应该什么时候公开，应该公开多少资料，衡量的尺度在于是否合理、合法，是否有利于平衡各方关系，公开的尺度过宽或者过严都无益于招标工作的开展。

公开要把握好尺度和时机。

公开与保密是一对孪生兄弟。

虽然《政府采购法》没有将保密作为基本原则，但保密的重要性一点不亚于“三公”。

再用魔术表演的例子，如果魔术表演中出现了穿帮露馅，魔术的魅力就荡然无存了。

招标亦同此理，如果公开的尺度和时机把握不好一定会严重影响招标质量。

例如标底、评委名单、投标单位名单等这些信息在开标前必须保密，招标信息、中标信息等则要充分公开。

物资采购招投标管理软件系统，是以物资采购招标投标的实际需求为背景，将物资采购招投标活动的相关业务及工作流程计算机化，以计算机代替传统的手工操作方式，实现物资采购招投标活动的综合信息服务系统的设计；实现招投标的相关信息进行发布及投标报名、查询等功能。

目录

一、绪论

（一）背景及意义……………………………………………………………5

（二）发展现状………………………………………………………………5

（三）本文的内容……………………………………………………………6

二、需求分析

（一）需求分析……………………………………………………………6

（二）需求描述………………………………………………………………6

（三）系统主要业务…………………………………………………………7

（四）系统数据流图…………………………………………………………7

（五）系统的ER模型…………………………………………………………8

三、详细设计内容

（一）系统设计原则…………………………………………………………9

（二）系统结构设计…………………………………………………………9

（三）B/S架构数据库程序设计原理………………………………………10

四、实现的解决办法

（一）编程环境………………………………………………………………11

（二）数据库管理系统………………………………………………………11

五、重要模块信息

（一）物资采购信息管理模块………………………………………………11

（二）供应商物资信息管理模块……………………………………………13

（三）招标标书信息管理模块………………………………………………15

参考文献　…………………………………………………………………………15

附录　…………………………………………………………………………16

致谢　…………………………………………………………………………31

一、绪论

　　加强企业物资采购管理是降低成本,提高效益的重要途径。

在社会主义市场经济体制下,卖方市场转为买方市场,这给企业比价采购创造了条件,

如果企业不对采购环节进行有效的控制和监督,由此造成隐形资金流失有可能比生产环节的损失还要大,并且难以补救。

企业在采购环节上以资金、

成本管理为重点,将全面预算管理、采购计划管理、采购质量控制、采购信息管理等方面的工作制度化、程序化、规范化,建立科学的运作机制。

（一）、背景及意义

　材料采购及管理普遍存在的问题

（1）材料的发票价格与实际价格不相符。

有些管理部门以发票价格控制可调材料价格,按发票价进行调整,某些采购单位的发票价高于实际价,在

调整中存在很多的问题,材料采购渠道不同,价格差异也较大,用发票价控制价格,根本无法控制质次价高的材料;材料采购回扣比较严重,也是社会上

普遍存在的现象,“回扣费”已纳入发票价中,国家利益被某些不法采购人员或所谓的“关系单位、关系人员”以“合法”的形式拿去了。

材料发票

管理混乱,材料经销部门给他们一定的好处费就可任意开发票,甚至个别经销商、个体户利用自己手中的空白发票,随意填写单价,并且虚开发票已成

了个体工商户创造经济效益的工具,防真手法更加严密,给经营管理工作带来了很大的难度。

以上可以看出,如果单单用发票价控制和调整价差,必将

造成材料价格的不实或失控。

（2）企业随着安全管理工作压力的逐步加强,领导的主要精力放在安全生产上,而物资的采购则多是分散在全国各地。

质量、价格不一,规格型号

不一,采购空间大,加上当前物资采购处于买方市场且内部控制制度的不完备,这就给某些不法采购人员创造了很多的“有利条件”,如当前社会上经

常出现的舍近求远现象,打着“照顾关系”或“领导授意”的旗号随意订货定价现象,为了照顾个人关系,人情关系,质量好的价格低的不买,反而采

购价格高的质量差的产品,这样不仅影响了工程质量,带来安全隐患,而且增加了成本。

显然,有些旧的管理模式已不能适应当前的经济发展。

因此,

按照国家法律法规和上级管理规定,制定和完善材料采购的管理方法、制度,规范运作程序,是企业经营管理的一项重要任务。

（二）、发展现状

随着互联网的快速发展和普及，电子商务网站大量涌现，网上销售和网上购物以其便捷性正被越来越多的人接受。

市场经济的发展和日益繁荣，对物资采购招投标管理规范化的要求越来越紧迫，《中华人民共和国招标投标法》颁布，全国各省、市的物资招投标交易中心也相继成立，社会迫切地要求物资采购招投标活动能够按照《中华人民共和国招标投标法》的要求，遵循"公开、公平、公正和诚实信用的原则"透明地进行，从而规范现有的物资采购招投标市场。

在这个大的社会背景下，我们选择了"物资采购招投标管理系统设计"这个方向作为论文，符合物资采购招投标管理行业的实际需求。

物资采购招投标管理系统，是以物资采购招标投标的实际需求为背景，将物资采购招投标活动的相关业务及工作流程计算机化，以计算机代替传统的手工操作方式，实现物资采购招投标活动的综合信息服务系统的设计；实现招投标的相关信息进行发布及投标报名、查询等功能。

该系统的研究和设计对于改善职能部门的社会形象，提高工作效率和系统的可靠性，规范物资交易市场秩序起到了积极作用，具有一定的经济效益和较大的社会效益。

（三）本文内容及设计目标

针对现有招投标管理系统存在的问题,设计并实现了物资采购招投标管理系统。

物资采购招投标管理系统主要用于物资招投标采购，遵循国际招投标的规则,对招投标过程进行全程规范管理,体现了“公开、公平、公正”的原则。

系统大大提高了工作效率,减少了出错的机率。

同时,系统具有强大的可视化统计分析功能,能有效地辅助评标。

物资采购招投标管理系统可以解决以下问题：

1.提高采购管理工作透明度。

由于洽谈、审批、合同都在系统中进行，审批是由随机选定的专家组进行，可避免个人主观偏见，杜绝个人回扣等腐败行为。

2.极大地提高工作效率。

理论上一笔业务可以在短时间内搞定，基本不必开会讨论。

过去仅审批一项就要几天时间，现在可由专家随时随地审批。

3.采购范围大。

企业有叫大的选择范围和空间，能够货比百家，采购到最便宜的商品。

4.加强供应商的竞争事实。

过去供应商只要和某个领导搞好关系就可以了，现在投标报价，不是某个领导说了就算，而且供应商不知道竞争对手是谁，只有凭实力，加强竞争。

二、需求分析

（一）需求分析招标和投标是有招标人和投标人经过要约、承诺、择优选定，最终形成协议和合同关系的、平等主体之间的一种交易方式，是“法人”之间达成有偿、具有约束力的法律行为。

在招投标过程中，有的企业在物流招标中，为了某些特殊的利益，也会有失于公平、公正的水准，致使参加投标的企业遭到不公平待遇，使优秀的物流企业没有中标。

因此，我们选择监管部门用信息化手段进行招投标监管工作，防止系统出现“串标”、“黑标”等情况。

（二）需求描述物资采购招投标管理系统的目标和任务是保证招投标工作的公开、公平、公正，为招标人、投标人、监管部门提供有效的服务，通过信息化技术，提高工作效率，减少因大量资料查找、数据统计带来的时间消耗。

同时为有不同需求的招标人、投标人、监管部门提供特定的业务功能。

（三）系统主要业务

序号

需求

用户

1

物资采购企业信息管理

招标单位、监管部门

2

招投标流程管理

招标单位、投标单位、监管部门、专家

3

招标标书管理

招标单位、监管部门、专家

4

专家组信息管理

招标部门、监管部门、专家

5

投标标书管理

投标单位、监管部门、专家

6

物资采购信息管理

招标单位、监管部门、专家

7

供应商信息管理

投标单位、监管部门、专家

8

供应物资信息管理

投标单位、监管部门

1．物资采购企业信息管理

物资采购企业信息管理所涉及到的业务如下：

1．维护物资采购企业基础信息，由企业在网上注册经过监管部门审核通过后成为正式用户。

2．用户可以进行信息填报和修改，监管部门办负责对更新的信息进行审核。

3．当企业招标时，用系统直接从网上打印出一套固定格式的招标汇总表进行招标。

2．物资供应商信息管理

1．物资供应商信息管理所涉及到的业务如下：

2．维护供应商基础信息，由企业在网上注册经过监管部门审核通过后成为正式用户。

3．用户可以进行信息填报和修改，招标办负责对更新的信息进行审核。

4．当企业投标时，用系统直接从网上打印出一套固定格式的投标汇总表进行投标。

（四）系统数据流图

数据流图（DFD）和数据字典（DD）是描述用户需求的重要工具。

数据流图描述了数据的来源和去向，以及所经过的处理；而数据字典是对数据流图中的数据流、数据存储和加工处理的进一步描述。

首先，介绍系统全局数据流图，如图2-2所示。

（五）系统的ER模型

由前面的系统工作流程图和数据项表，可以抽象出系统主要实体，包括：

物资采购企业、物资供应商、招标书、投标书、物资采购信息、投标物资信息、中标书。

物资采购企业实体型的属性有：

编号、用户名、名称、用户密码、邮箱、地址、邮政编码、联系电话。

物资供应商实体型的属性有：

编号、用户名、名称、用户密码、邮箱、地址、邮政编码、联系电话。

招标书实体型的属性有：

编号、发布时间、截止时间。

投标书实体型的属性有：

编号。

物资信息实体型的属性有：

编号、名称、品牌、价格。

中标书实体型的属性有：

编号、发布时间。

在ER图中，我们看到物资采购企业与招标书之间填写的1：

1关系，实质是，这里的意思是，在每次招标中，采购企业只能填写一份招标文件，而且有特定的时间为招标书的属性，其实，采购企业是可以填写多个招标文件的，也就是进行多次招标。

而对于物资采购信息时，一次招标就可以采购多样物资，这在物资采购信息模板数据库中也将提供，其它如供应商与招标书之间、供应商物资信息的关系也如此。

中标联系中，也是指每一次中参与的企业是各一个。

三、详细设计内容

（一）系统设计原则

实用性：

系统是用来管理招投标相关业务的。

因此，系统必须满足监管单位、招标人、投标人等招投标各方的实际工作需求。

可靠性：

系统的可靠性要求是保障办公环境正常运行的首要条件，系统运行稳定，不出现意外事故及非正常停机等。

在保证系统可靠性的同时还要求系统具有比较好的容错性。

安全性：

系统的安全性是非常重要的，合理的安全控制可以使应用环境中的信息资源得到有效的保护。

在数据库层、应用层我们都进行了安全方面的设置。

在网络环境方面，由厅信息中心在硬件防火墙方面提供支持。

扩展性：

系统设计的时候首先满足用户的需求，同时考虑未来业务发展、规模扩大，设计了具有用户端口灵活的扩充能力，减少二次开发的费用。

先进性和成熟性：

系统设计既适应新技术发展的潮流，保证系统的先进性，也兼顾了技术上的成熟性，降低由于新技术和新产品不成熟因素带来的风险。

（2）系统结构设计

系统输入：

物资采购企业信息

物资供应商信息

招标标书

物资采购信息

投标标书

供应商物资信息

专家信息

评标信息

系统输出：

专家组信息

决标信息

反馈信息

按照系统的工作流程，通过对输入信息的加工处理，分析判断，得到一系列的输出信息，这一过程可通过流程图看到。

具体说来，对于物资采购企业信息、物资供应商信息，主要是用于对用户进行初审，以保证用户的可靠性，防止出现不可信任事件。

专家信息是系统的需要，专家信息是作为产生专家组的依据，一般是随机产生，这就是输出中的专家组信息。

产生之后，要向选中的专家发送邮件，请求他们参与评标。

结合系统，调出输入信息中的招标标书、物资采购信息、投标标书、供应商物资信息，这样就产生下一个输入，专家评标信息。

根据专家评标信息得出输出接表信息。

过程中，对于不符合要求的，就产生反馈信息。

我们可以看到，这个过程中，每一步都是要按照严格的工作流程进行的，过程中穿插的开标等过程需要按照严格的规范进行，在系统设计中通过程序控制。

（三）B/S架构数据库程序设计原理

b/s（browser/server）结构即浏览器和服务器结构。

它是随着internet技术的兴起，对c/s结构的一种变化或者改进的结构。

在这种结构下，用户工作界面是通过www浏览器来实现，极少部分事务逻辑在前端（browser）实现，但是主要事务逻辑在服务器端（server）实现，形成所谓三层3-tier结构。

这样就大大简化了客户端电脑载荷，减轻了系统维护与升级的成本和工作量，降低了用户的总体成本（tco）。

以目前的技术看，局域网建立b/s结构的网络应用，并通过internet/intranet模式下数据库应用，相对易于把握、成本也是较低的。

它是一次性到位的开发，能实现不同的人员，从不同的地点，以不同的接入方式（比如lan,，wan，internet/intranet等）访问和操作共同的数据库；它能有效地保护数据平台和管理访问权限，服务器数据库也很安全。

特别是在java这样的跨平台语言出现之后，b/s架构管理软件更是方便、快捷、高效。

四、实现的解决办法

（一）编程环境

Borland公司出品的C++Builder6.0提供了一个面向对象、可视化的快速应用程序开发环境，就是所谓的RAD（RapidApplicationDevelopment），这种RAD环境主要是能让程序员以最少的程序代码来建立高效的Windows32位应用程序。

同时，它包含了软件开发的一整套的工具，从而提升开发效率。

C++Builder6.0具有强大的数据库处理能力，它对目前流行的面向对象设计方法和C++语言进行了集成，从而结束了长期以来广大C++程序员没有RAD产品可以用的尴尬局面，成为最热门的开发工具之一。

C++Builder6.0含有20多个数据感知控件。

在许多的情况下，甚至不需要编写任何程序代码，便可以开发出一个复杂的应用程序。

C++Builder6.0还提供了强大的BDE。

这是一种非常成熟的数据库连接技术，它提供了三种访问数据库的方式：

一是可以直接存取dBase、FoxPro、Paradox等文件型数据库生成的DB、DBF文件；二是提供了标准的ODBC接口；三是提供了高效的SQLLinker数据库驱动程序，允许直接存取Oracle、Informix、SyBase、MSSQLServer、DB2和InterBase。

此外，C++Builder6.0还提供了一组ADO控件，使C++Builder程序员不用依靠BDE来创建程序，可以直接使用ADO来存取数据。

（二）数据库管理系统

数据库管理系统采用Microsoft公司的SQLServer2000。

SQLServer是一个关系型数据库管理系统，或者简称RDBMS。

它具有如下的特点：

1.基于图形的管理工具：

图形化管理工具使得在SQLServer2000中管理服务器变得非常容易。

主要图形用户接口工具是SQLServerEnterprise。

这个工具利用了微软管理控制台的功能。

MMC是微软发布的用来从一个位置管理的所有运行于WindowsNT的服务的工具。

它可用来从单个应用程序管理WindowsNT、InternetInformationServer、SQL和其它产品。

2.集中式的管理：

不管与SQLServer服务器相距多远，都可以在中心位置使用SQLEnterpriseManager来管理服务器。

3.支持多客户应用程序：

SQLServer2000支持几乎各种类型的客户应用程序。

SQLServer提供了一组标准应用程序，可以用它们来管理服务器和修改数据。

SQLServer还提供了一组标准，如ADO。

使用ADO，可以建立一个定制的应用程序来连接到SQLServer和驱动程序对于它可用的其他类型的RDBMS。

4.支持多个不同的开发平台:

几乎可以用现有的任意开发平台编写应用程序来访问SQLServer。

通过ADO，几种第三方的软件包也可以用来开发在SQLServer上运行的应用程序。

5.支持企业级的应用程序:

SQLServer2000企业版在32位处理器上能支持超过数十万亿字节容量的数据库。

6、运行于WindowsNT和Windows95/98:

为用于大规模产品，SQLServer2000通常在WindowsNT上运行。

7.支持数据复制：

复制是为了保证用户在想用时就能用数据的过程。

8.支持分布式事务处理：

分布式事务处理是指几个服务器同时进行的事务处理。

如果分布式事务处理系统中任意一个服务器不能响应所请求的改动，那么系统中的所有服务器都不能改动。

分布式事务处理系统将会保证两个服务器同时进行改动，没有数据会丢失。

9.支持数据仓库：

数据仓库通常是一些海量数据库，这些数据库包含了来自于面向事务的数据库的数据。

这些大型数据库用来研究趋势，这些趋势决非是一般草率的检查可以发现的。

10.内建式的在线分析处理：

SQLServer2000最大的优点之一是将OLAP（在线分析处理工具）服务内建于服务器中。

这些服务叫做MicrosoftDecisionSupportServices（微软决策支持服务）。

五、重要模块信息

（一）物资采购信息管理模块

对物资采购信息的操作一般是紧随其所属的标书的，所以对物资采购信息的管理，也就以招标标书为其一个候选键，其发布与修改也是在标书的发布和修改之后都需要提供的。

1．新增信息、修改信息、删除信息

A.初始化控件ADOTable，设置运行环境；

B.读入用户输入的招标标书编号，系统检查其存在性，若不存在则请用户检查标书标号的正确性或选择退出，否则继续；

C.验证用户是否是发表该投标标书的用户，若是，则显示标书信息，不是则请用户检查标书标号的正确性或选择退出；

D.用户输入按照物资编号名称输入需要采购的物资的信息，输入过程中也可以进行修改、删除，物资型号是用户定的，系统不统一给出；

E.系统读入信息；

F.结束。

2．查询信息

同样，物资采购信息是投标用户投标所需要的资料，也是专家用户评标的依据。

之前的新增信息、修改信息是系统提供给招标用户的功能，而查询则是为投标用户、专家提供的。

A.用户输入需要查询的招标标书编号；

B.初使化控件ADOTable，根据招标标书编号进行查询；

C.对于专家用户需要验证其身份，运用ADOQuery通过专家组信息管理来查看给用户是否有权查看此信息，如有则继续，否则请用户检查标书标号的正确性或选择退出；

C.系统从数据库读出信息；

D.结束。

（二）供应商物资信息管理模块

对供应商物资信息的操作一般是紧随其所属的标书的，所以对供应商物资信息的管理，也就以所属投标标书为其一个候选键，即也用招标标书、投标标书编号为候选键，其发布与修改也是在标书的发布和修改之后都需要提供的。

1．新增信息、修改信息、删除信息

A.初始化控件ADOTable，设置运行环境；

B.读入用户输入的招标标书编号和投标标书编号，系统检查其存在性，若不存在则请用户检查标书标号的正确性或选择退出，否则继续；

C.验证用户是否是发表该投标标书的用户，若是，则显示标书信息，不是则请用户检查标书标号的正确性或选择退出；

D.用户输入按照物资编号名称输入需要采购的物资的信息，输入过程中也可以进行修改、删除，物资型号是用户定的，系统不统一给出；

E.系统读入信息；

F.结束。

与物资采购信息一样，继续提交时需要先清除之前所填写的资料，而修改信息需要先删除需要修改的信息，再输入新信息。

2．查询信息

同样，供应商物资信息是招标用户发布标底所需要的资料，也是专家用户评标的依据。

之前的新增信息、修改信息、删除信息是系统提供给投标用户的功能，而查询则是为招标用户、专家提供的。

A.用户输入需要查询的招标标书编号；

B.初使化控件ADOTable，根据招标标书编号进行查询；

C.对于专家用户需要验证其身份，运用ADOQuery通过专家组信息管理来查看给用户是否有权查看此信息，如有则继续，否则请用户检查标书标号的正确性或选择退出；

C.系统从数据库读出信息；

D.结束。

（三）招标标书信息管理模块

1．新增信息

A.初始化控件ADOTable，设置运行环境；

B.系统产生招标标书编号，其过程与产生专家编号的过程相同；

C.用户输入招标标书信息；

D.读入招标标书信息；

A.结束。

2．修改信息

A.初始化控件ADOTable，设置运行环境；

B.读入用户输入的招标标书编号，系统检查其存在性，若不存在则请用户检查标书标号的正确性或选择退出，否则继续；

C.验证用户是否是发表该招标标书的用户，若是，则显示标书信息，不是则请用户检查标书标号的正确性或选择退出；

D.用户输入需要修改的信息，其中标书编号，发布用户等是不可以修改的；

E.系统读入修改后的标书信息；

F.结束。

3．查询信息

招标标书是投标用户投标所需要的资料，也是专家用户评标的依据。

之前的新增信息、修改信息是系统提供给招标用户的功能，而查询则是为投标用户、专家提供的。

A.用户输入需要查询的招标标书编号；

B.初使化控件ADOTable，根据招标标书编号进行查询；

C.对于专家用户需要验证其身份，运用ADOQuery通过专家组信息管理来查看给用户是否有权查看此标书，如有则继续，否则请用户检查标书标号的正确性或选择退出；

C.系统从数据库读出信息；

D.结束。