行政规范化管理指导手册.docx
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行政规范化管理指导手册
行政系统规范化管理指导手册
第一条:
目的
为了明确行政管理内容,规范日常行政管理操作,确保这项工作有章可循,并作为新员工培训教材,特制定本管理规定。
第二条:
适用范围
本管理手册适用于公司日常行政管理。
第三条:
管理职能
行政工作由综合办负责统一管理,主管专员负责具体落实与监督,员工予以配合。
第四条:
行政管理系统包含核心板块内容:
1.员工守则2.员工行为规范
3.劳动纪律管理4.考勤和请假管理
5.制度及流程管理6.公告栏管理
7.打字与复印管理8.文件管理
9.办公环境7S管理10.会议管理
11.客人招待管理12.出入公司管理
13.员工公出管理14.办公用品及礼品管理
15.办公设备及固定资产管理16.报刊管理
17.合同管理18.印章管理19.保密管理20.廉政建设管理
21.企业文化管理22.企业开发资质及年检
23.监督控制与管理24.对外联络管理
25.节约意识及成本控制26.文档管理
第五条:
员工守则
以国为豪、以企为家、以企为荣、以客为尊
有理想、有道德、有文化、有纪律
讲学习、讲原则、讲正气、讲实干、讲巧干、讲质量
讲时间、讲效率、讲创新、讲社会公德、讲职业道德
遵纪守法、忠实守信、文明礼貌、尊敬领导、团结同事
爱护公物、以身作则、廉洁自律、公私分明、光明磊落
爱岗敬业、讲究实效、乐于奉献、心存感恩、追求卓越
不失国格人格、不挑拨离间、不铺张浪费、不以权谋私、不违法乱纪
公司反对:
目无法纪、目中无人、破坏团结、不求上进、拉帮结派
妒忌贤能、以权谋私、不讲效率、只顾自己、知恩不报
背后议论别人、打听隐私、排挤同事、制造传播负面信息
公司提倡:
钻研专业知识、大胆尝试创新、提倡科学规范、处事雷厉风行
言必行、行必果、顾大局、识大体、争先进、比贡献
第六条:
员工行为规范
您到公司上班的第一天起,您的一言一行就代表公司形象,因此应时刻注意自身和公司形象,请您遵守以下礼仪规范。
■语言礼仪
1、上班时间全体员工应讲普通话。
遇见领导和同事主动打招呼。
2、说话时请多用敬语,音量适中,口齿清晰、声音亲切。
3、客人来公司,接待人员。
规范用语:
“您(们)好!
欢迎”。
4、接听外来电话时。
规范用语:
“您好、万特公司”。
5、向外打电话时。
规范用语:
“您好、我是万特公司,请问某某在吗”。
6、遇见领导。
规范用语:
“俞总、王经理”或微笑示意等;遇见同事,规范用语:
“早上好”或微笑示意等。
7、中途打断别人的工作或说话时。
规范用语:
“打扰一下”。
8、客人对我们工作表示感谢时。
规范用语:
“不用谢或不客气”。
9、对客人给予我们的帮助和支持。
规范用语:
“感激不尽”。
10、工作中忙于别的事,不能及时接待客人时。
规范用语:
“请稍等”,如离开时间较长回来后。
规范用语:
“对不起,让您久等了”。
11、代表本公司送客时。
规范用语:
“欢迎您(们)下次再来,再见”
或“走好”等。
■行为礼仪
1、使用电话要轻拿轻放,接打电话语言要简明扼要。
2、员工与领导和同事等交谈时,要注意倾听,不要轻意打断对方谈话。
谈
话时双手请不要交叉胸前或插入衣裤口袋里。
3、与客人谈话时前身应稍微前倾,在客人面前,请不要经常看表。
4、访问做客时应事先预约。
5、当双方同时交换名片时,应右手递上自己名片,左手接下对方名片。
单方传递名片时要双手接、递。
6、进入公司领导及各部门办公室,应先轻轻敲门,征得同意后方可入内。
7、不要口含食物与客人交谈。
8、打喷嚏要用手捂住鼻和口。
9、公共办公区域要“三轻”,走路轻、说话轻、关门轻。
10、不得顶撞或辱骂上级或公司领导。
11、高管出去办事,跟公司领导相互招呼。
12、全体员工应认认真真做事,干干净净做人。
■员工形象
1、穿工作服,并保持整洁,系好衣扣,不要穿拖鞋。
2、男员工不要留长发或奇型怪发、长胡须和长指甲;女员工不要化浓妆。
3、站有站样、坐有坐相,身体不要东倒西歪。
4、与同事、客户相处,相互尊重、以诚相待、文明礼貌。
5、对外交际应该精神饱满、彬彬有礼、不卑不亢、处事利索、高效。
■员工不得有下列行为:
1、除办理本公司业务外,不得对外擅用本公司名义;
2、对于本公司机密无论是否经手,均不得泄漏;
3、未奉核准不得擅离职守;
4、对于所办事项不得收受任何馈赠或向往来业务单位和人员挪借财物;
5、非因工作的需要不得动用公物或支用公款;
6、对所保管的文书财物及一切公物应尽保管之责,不得私自携出或出借;
7、不得任意翻阅不属自己负责的文件、账簿表册或函件;
8、不得携带违禁品、非必要物品进入工作场所。
第七条:
劳动纪律管理
1、全体员工应严格遵守公司各项规章制度,服从上级领导和工作安排。
2、遵守作息时间,按时上、下班,上班应提前10分钟到岗。
不应无故迟到与早退,或中途离岗。
3、不要将早餐带入公司吃。
公司员工集中的公共区域严禁吸烟。
4、保护公司环境卫生,不要随地吐痰,严禁将垃圾乱扔。
5、上班时严禁在工作区大声喧哗或使用不文明语言及顶撞上司等不文明行为。
6、员工应节约用水、用电、用煤气、用纸及耗材,爱护公司财物。
7、不参与赌博。
8、严禁酒后驾驶。
9、工作中树立上级为下级服务的理念,为下级排忧解难,助推进度。
下级也要养成及时汇报的良好习惯,便于领导及时决策,赢得先机。
10、管理干部要学会“眼看、耳听、嘴说”,存在工作争议正常,要做到对事不对人。
11、做尊敬领导、团结同事,守法、守时、守信、讲究职业道德的好员工。
第八条:
员工考勤和请假管理
1、制度面前人人平等。
2、
3、员工迟到或早退,旷工按考勤制度扣款。
4、
5、上班时间外出必须要做出门登记,公出有《公出单》,请假有《请假单》
6、
7、员工请假须提前填写《请假申请单》,经批准后方可请假,未经批准按旷工处理。
特殊情况来不及提前请假,须事后补办请假手续。
8、
9、办公室每天在考勤表上监控好每位员工上下班考勤及请假情况,并每天做记录,发现违规当天出通告并将处罚单交于财务部,此条规定适用于公司全体员工,无论是谁均按照此规定执行。
10、
第九条:
制度与流程管理
1、任何制度或流程须经公司领导签批才可颁布。
2、
3、签批过的制度、流程,办公室需在公告栏公示及群里发布,便于全体员工知晓。
4、
5、对制度运行相关人员要组织培训学习。
6、
7、平时要监控制度运营,发现偏差马上处罚,该警告警告,该处罚处罚。
8、
第十条:
公告栏管理
1、公告栏文件一般情况保持一个星期左右时间,过时间不重要文件都要及时清理。
2、贴公告栏文件胶水不要贴很多,四角稍贴点即可。
3、公告栏卫生叫清洁工每周擦洗一次。
第十一条:
打字与复印管理
1、办公室打字要做记录,便于查阅,文员对打印文稿一定要校对正确,排版要美观、文件格式规范。
2、复印要注意节约用纸,双面利用。
3、对没用纸张及时投入碎纸机。
第十二条:
文件管理
■收文管理
1、办公室具体负责公文收发、分办、传递、催办、立卷、归档等工作。
2、文书将公文送至主管领导批示,批示后,送承办部门办理或送有关领导传阅,特急公文要注明。
3、承办部门接到公文后,应立即组织人员在规定时间内办理,如有困难不能在规定时间内完成的或不属于本部门义务范围的,应及时应主管领导请示。
4、文书对有时间限制的公文,应进行监查和催办。
5、收文处理基本程序:
签收(登记、分发)—拟办—批办—承办(传阅)—催办—办复
■发文管理
1、发文由承办部门拟稿,拟稿需用稿子纸,用钢笔书写,字体要容易辩认,并要写明主送单位、抄送单位、附件名称及发文日期。
2、文稿拟好后,须经总经理办公室或综合管理部审核,审核文稿是否符合发文规定要求。
3、公文涉及到其他部门的,由承办部门组织会签,送主管领导签批。
4、领导签批后,文书进行编号、打字、交拟稿人校对、签名、复印、盖公章、登记、分发。
■公文处理程序
发文处理基本程序:
拟稿—审稿(会签)—签发—打字—校对—复印—盖章—登记—分发
第十三、办公环境7S管理内容
■整理
定义:
整理工作场所物品,区分有无必要存放,留下必要,消除不必要
目的:
腾出空间,防止误用,塑造良好的办公环境
注意:
正确判断,不必要物品断然处置,是做好“7S”管理关键一步
■整顿
定义:
把留下来物品依规定位置放置、摆放整齐
目的:
一目了然,减少寻物时间,整齐环境
注意:
这是提高办公效率的基础
■清扫
定义:
将不需要的东西清扫干净,保持办公现场无垃圾,无污秽状态
目的:
减少伤害、保持办公环境整洁干净
注意:
清扫时要防止污染
■清洁
定义:
在维护以上3S局面后,对日常办公环境进行保洁
目的:
确保办公环境整洁
注意:
不搞突击,要持之以恒
■素养
定义:
养成良好习惯,遵章办事,树立“以企为家,以企为荣”精神
目的:
养成良好习惯、提高全员素养,遵章守纪,营造团队精神
注意:
无章则立章,有章必遵守,从“自身”做起
■安全
定义:
它包括操作、环境、消防、用电等安全
目的:
确保员工人身安全与公司财产安全
注意:
这是一项长期工作,需要常抓不懈,一刻也不能松懈
■服务
定义:
要服务好客户、公司领导、各职能部门,更要服务好下属
目的:
只要树立正确服务意识,才能创造更好业绩
注意:
上级领导干部要转变观念:
树立“上级为下级服务理念”
■推行方针:
“天天整顿、自成习惯、巩固成果、贵在坚持”
■推行目标:
“每天一小步、每月一大步、每年一跨步”
第十四条:
会议管理
1、会议:
一般有周例会、专题会议、外联会议
2、不管那种会议,都必须明确会议时间、地点、主持人、会议主要议题内容及参会人员,并提前告之大家。
3、与会人员必须准时参加会议,不要迟到早退。
发言言简意赅,紧扣主题,掌握发言时间,会上不准讲方言。
手机设置为无声或振动状态。
遵守会场纪律,不得私下交谈,不得讨论与议题无关的话题。
4、主要会议要有签到、做会议记要备案。
5、会后认真贯彻落实会议精神。
6、会议程序
a、拟定会议计划
b、确定会议议题
c、确定会议时间、地点及与会人员
d、会议资料准备
e、发布会议通知
f、会场布置
g、会议开始
h、按会议议程进行
i、会议结束
j、形成会议纪要(必要时以文件形式下发)
第十五条:
客人接待管理
1、接待人员代表是公司形象,接待客人热情真诚,讲文明礼貌
2、接客前,司机做好出车前各项准备(加油、补气、洗车、出车登记、随身携带驾驶证件等)
3、办公室要做好各项贴心安排,服务好客人
4、入住酒店原则上只有住宿费,其他早餐、餐饮一律不挂帐。
5、接待客人过程中,办公室人员和司机,要及时做好与相关领导衔接。
根据客人行程安排好接待事宜。
6、接待人员在就餐时,要为客人勤倒水、倒酒,负责就餐结帐,并善于适当调节气氛,热情不要给人以应付、冷淡感觉。
7、如果客人在公司就餐,接客部门通知综合办,提前跟食堂打招呼。
如果客人在外面就餐,请示领导明确接待标准。
8、接待操作流程
第一步:
公司领导提前通知办公室要来客人
第二步;办公室提前预订客房,安排司机接机(如必要)、并安排客人入住酒店
第三步:
办公室请示公司领导客人就餐安排(在酒店就餐,还是在别地方就餐)
第四步:
接待客人就餐,吩咐司机从公司库房领酒(明确白酒,还是红酒),并做登记。
点菜时控制招待标准
第五步:
如果公司领导吩咐办公室带客人去景点游玩,并让其预支一定接待经费。
第六步:
办公室根据本制度规定,办理客人接待完费用报销事宜,如果涉及公司领导客人,由公司领导承担部分,向其报销。
第十六条:
出入公司
1、全体员工上班期间,中途外出,必须在《班内员工外出登记表》上登记,或将《员工请假单》或《出差申请单》等凭证交人事部。
上班期间未办理相关凭证外出,按早退处理。
2、高层外出,原则上应跟公司领导打招呼。
第十七条:
员工公出管理
1、员工公出应到综合办领取《公出申请单》,经公司主管领导批准后交到综合办或门卫;需预支差旅费,到财务部领取《借款单》,经公司主管领导审批后交到财务部借取。
2、公出人员应尽量控制费用开支,明确差旅费报销标准。
3、公出人员公出期间应维护好自身与公司形象。
对于重要任务,应将任务完成进度及时向主管领导汇报。
4、公出回公司后,及时向主管领导汇报出差任务完成情况,并填报《出差记录单》,一周内持差旅费报销单到财务部报销,《借款单》一周结清。
第十八条:
办公用品及礼品管理
■办公用品管理
1、办公用品包括:
文具用品、办公用低值易耗品等。
2、建立每月办公用品统一申报及入库领用登记制度。
3、通过兑换等措施防止多领现象,防止公为私用。
■礼品管理
1、礼品即做为礼物赠送的物品,如酒、补品等
2、礼品需设仓库专门管理,建立台帐,建立收发制度,写明用途。
3、对使用过程产生多余礼品,应退回公司仓库,防止公为私用。
4、控制领用数量,防止多领。
5、库存快没时,提醒公司主管领导。
第十九条:
办公设备及固定资产管理
1、电话:
为办公配备、使用,私事原则上不得打公司电话;因公打长途或
市内电话需在本子上做好登记。
2、传真机:
在传件过程中,做好传真件保密工作,并做好传或收件记录。
3、复印机:
重要文件在复印过程中,做好文件保密工作,复不好纸要及时处理。
同时复印时要做好纸张反面重复利用。
4、空调:
在公司规定气候条件使用,夏季室内温度超过摄氏25℃时、冬季室内温度低于摄氏8℃时。
5、固定资产:
指日常办公所用、使用期限超过一年、与生产经营有关的设备、器具、工具等。
不属于生产经营主要设备的物品,单位价值在2000元以上的,并且使用年限超过两年的,也应当视作固定资产。
公司所有固定资产,财务牵头组织办公室分部门清点,记帐登记,并让部门主管签字审核确认,后续增加及时补记。
第二十条:
报刊管理
1、公司订阅的报刊,须设报刊夹,办公室人员每天将送来报纸及时夹到报刊夹。
并利用业余时间将报纸有价值信息剪下来保存。
2、
3、员工阅读报刊后,须养成良好习惯,将报刊夹放回报刊架上,不得随处乱丢。
4、
5、员工在阅读报刊读到跟公司项目或楼盘相关信息,培养跟同事分享也习惯。
6、
7、如果客人在等待期间,接待人员可拿报纸或楼书给客人看。
8、
第二十一条:
合同管理
1、合同由办公室资料管理员统一收集、归档与保管,所有原件须办公室存档,各经办部门留复印件。
2、
3、合同经办部门,合同签订后要时时监控合同履行情况,如有偏差及时向公司分管领导反馈。
4、
5、特别是涉及合同付款时,一定要审核是否符合付款条件。
6、
7、合同调看必须履行借阅登记手续。
8、
9、所有对外签订合同,必须走内部审核程序。
10、
第二十二条:
印章管理
1、印章实行分散管理原则(公章、法人私章、财务章、发票专用章)
2、印章主管部门是对印章使用进行合理性审查与管理。
没有总经理签字,不得随意盖章。
3、刻印申请:
由需求部门填写《印章制发申请表》经总经理核准,由指定印章管理人员负责刻制,交归口管理部门人员备案。
4、使用印章需做《印章使用登记表》登记,专人管理。
保管好钥匙。
不得擅自将印章交他人保管。
未经领导同意,印章严禁外借,否则视为失职。
5、公章一律不得用于空白介绍信、空白纸张、空白单据等。
如遇特殊情况时,必须经总经理同意。
公章一般应在上班时间内使用,如无特殊情况,下班后停止使用。
6、原则上不允许将公章带出公司,保管人如遇需带‘公章’外出办事使用需与办事人或指派代表一同前往。
7、印章主管人员有事请假,需委托信得过同事保管,并知会分管领导。
8、用章申批使用程序
A、使用人填写《印章使用申请表》
B、使用人持经领导审批的《印章使用申请表》交归口管理部门
C、使用时须当印章归口部门主管面,在相关文件上加盖相关印章
D、印章保管人员审阅、了解用印内容
E、印章保管人在《印章使用登记表》上逐个登记用印流水情况,使用人在登记表上签名确认,存档备查
第二十三条保密
1、保密是每位员工应尽义务和最起码职业道德。
2、要注意保密资料的传递,拷贝保密资料要设置密码。
3、不要泄漏尚未公布经营方面保密信息。
4、财务部要保守财务报表、工资等秘密;综合办要保守人事档案等秘密。
5、销售部要保守客户资料等秘密;工程技术部应保守核心技术等秘密。
6、防止他人接触正在打字和复印的保密性文件、资料。
7、未经领导批准,不要复制、打印、摘抄保密性文件、资料;对于由此给公司造成损失的,根据其情节轻重,追究其相应责任。
8、不该接触资料不接触、不该外传资料不外传、不该询问资料不询问。
第二十四条:
廉政建设管理
1、廉洁奉公是每位员工起码的职业道德,全体员工必须遵守。
2、全体员工应奉行“勤政、廉洁、务实、高效”的工作作风。
3、公司所有员工实行‘六不准制度’:
不准以权谋私、不准假公济私、不准行贿受贿、不准公款大吃大喝、不准公款为己请客送私礼、不准私自向业务往来单位提供本公司相关保密性信息及资料’,一旦查处予以严肃处理并追究责任
4、公司全体员工业余时间不允许与公司有业务往来单位(或可能成为业务合作单位)人员赌博,杜绝变相受贿。
5、凡是外出洽谈涉及经济问题事务(或签订合同等),必须有同级别(含更高级别)二人以上在场(不包括经办人)。
6、不允许私下向施工单位、设计单位、监理单位推荐分包单位(含个人)及工程设备材料。
7、严禁本公司人员在与对方洽谈合作过程中,为了获取一点眼前小利,而放弃自己原则、人格、尊严和损害本公司的利益。
8、如果发现员工有违反廉政行为,并经调查核实,公司将根据其情节轻重,将对其做出严肃处理。
A、情节较轻,没有造成大影响和损失,给予500元以下的经济处罚,同时予以行政警告处分。
B、情节较重,给公司造成经济损失的,受贿金额在5佰—2万元内,并带来一定后果和不良影响的,没收所得,罚款等额受贿金额,通报批评,留企察看;受贿金额超2万元,没收所得,免除职务,解除《劳动合同》关系。
C、情节严重,利用职务之便,贪污受贿,非法谋取私利,在经济上给公司造成损失的,没收所得,免除职务,解除《劳动合同》关系,并追究经济赔偿,公司将提请司法机关追究其相应刑事法律责任。
第二十五条:
企业文化管理
1、公司将设立专项资金,用于员工企业文化活动,以提高员工凝聚力、向心力和战斗力及团队精神面貌。
2、
3、公司将采购文体活动设施用于日常员工业余文化活动。
4、
5、如果员工达到一定人数,重大节日要搞欢庆活动。
6、
7、如果企业条件好,组织员工考察学习或旅游。
8、
第二十六条:
企业开发资质及年检
1、公司按房地产政策,开发须申报开发资质,一般情况都暂定三级资质。
2、
3、办理开发资质主要条件:
要有规定数量各类专业技术、管理、经济人员职称证书。
营业执照、组织机构代码、章程,验资证明及注册资金要达到法定要求等。
4、
5、房地产开发资质定期年验,等有工程投入建设,申报正式资质等级。
6、
7、被评定为房地产一级开发企业,在全国各地都可以开发项目。
8、
第二十七条:
监控与管理
1、办公室应加强主管行政工作把控力度,防止出现掌握不了问题或明显被领导或同事找出管理漏洞问题。
2、
3、每周至少检查一次行政工作落实情况,发现问题通告,屡教不改处罚。
4、
第二十八条:
对外联络管理
1、办公室是公司对外联络主要窗口,一定程度上代表公司形象。
2、
3、公司对外接待、会务主要通过办公室完成。
4、
5、办公室要处理好与政府部门、村委、企事业单位等关系。
6、
7、办公室人员在涉及外务工作时应有良好精神面貌,着装,处事干练。
8、
9、对掌握外务信息及需要落实或反馈内容要及时向分管领导汇报。
10、
第二十九条:
节约意识及成本控制
1、全体员工应树立以企为家主人翁精神。
2、
3、时刻注意节约用水、用电、用纸、用米、用煤,定期检查公告浪费现象。
4、
5、特别注意管理成本、经营成本、工程建设成本控制,提高经营效益。
6、
7、凡是能通过招投标项目尽量通过招投标降低成本。
8、
第三十条:
文档管理
1、各部门文档要分类建档、并在文档上贴标签,建立索引,便于查阅。
2、
2、档案保管工作必须按规范进行科学管理。
程序如下:
(一)归档程序:
资料收集
分类立卷
编号
登记
检索目录
归档管理
(二)保管程序:
借阅(登记)
归还(销号)
日常保管
经常维护
3、归档文件资料,须根据其性质做“普通与保密文件:
区分。
4、档案管理部门须做好防潮、防晒、防虫、防鼠、防火、防盗等工作。
5、要妥善保管档案,谨防丢失,不得随意转借,或替当事人涂改内容。
6、档案柜钥匙不得随身携带,应妥善保管,机密文件守口如瓶。
7、严格控制秘密文件处理的各个环节:
电脑设密,复印警惕、传递规范
8、档案管理人员在工作调动或辞职时,必须将经管的秘密文件清理登记,全部移交清楚。
移交时,要造册、清点、核对,并办理签字手续。
其他人员调动或辞职时,档案管理人员要主动将其手中的秘密文件或资料收回,以免丢失。
9、公司保密范围主要包括:
建设项目招投标标底、合同、重大决策、财务工资报表、土地信息、员工档案。
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