Excel 技巧大全.docx

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Excel技巧大全

Excel技巧大全

2008-12-1721:

00:

26转自pgf19830324|被6人转藏|

Excel图表中字体大小不随图表的变化而变化

在默认的状态下，Excel图表中的文字会随着嵌入图表或工作表的图表区的大小改变而自动地按比例地改变字体的大小。

如果希望图表中的字体大小保持不变，设置步骤是：

1、有鼠标左键单击图表边界和绘图区之间的空白区域；

2、在“格式”菜单中，单击“图表区”命令，再单击“字体”选项卡；

3、然后用鼠标清除掉“自动缩放”项复选框内的对勾，单击“确定”按钮保存退出即可。

在Excel中快速插入Word表格

Excel可以处理Word表格中列出的数据，可用以下方法快速插入Word表格：

1.打开Word表格所在的文件。

2.打开要处理Word表格的Excel文件，并调整好两窗口的位置，以便能看见表格和要插入表格的区域。

3.选中Word中的表格。

4.按住鼠标左键，将表格拖到Excel窗口中，松开鼠标左键将表格放在需要的位置即可。

发掘Excel2000的“隐藏功能”

使用隐藏功能

（一）在“文件”菜单中隐藏最后使用过的工作簿清单

1、从“工具”菜单中选择“选项”命令，然后单击“常规”选项卡。

2、清除“最近使用的文件列表[]项”复选框。

（二）隐藏整个工作簿

1、打开需要隐藏的工作簿。

2、在“窗口”菜单上，单击“隐藏”命令。

3、退出Excel时系统会弹出信息提示框询问是否保存对隐藏工作簿的改变，单击“是”按钮，那么在下次打开该工作簿时，它的窗口仍然处于隐藏状态。

（三）隐藏工作簿中的工作表

1、打开Excel工作簿，选定需要隐藏的一张或多张工作表。

2、选择“格式”菜单中“工作表”项目下的“隐藏”命令。

（四）隐藏工作表中行或列

1、从Excel工作表中选定需要隐藏的行或列。

2、在“格式”菜单上，指向“行”或“列”，再单击“隐藏”命令。

（五）在选定单元格中隐藏零值或其它数据

1、选择包含零值（0）或其它要隐藏数值的单元格。

2、单击“格式”菜单中的“单元格”命令，然后单击“数字”选项卡。

3、在“分类”选择框中，单击“自定义”分类。

4、如果要隐藏单元格中的零值，在“类型”框中键入0;-0;;@；如果需要隐藏单元格中所有数值，则在“类型”框中键入;;;（三个分号）即可。

经过这样设置后，被隐藏的数值将只出现在编辑栏或正编辑的单元格中，这些数值将不会被打印出来。

（六）在全部工作表中隐藏零值

1、单击“工具”菜单中的“选项”命令，然后在弹出的“选项”窗口中单击“视图”选项卡。

2、要将含有零值的单元格显示成空白单元格时，只需清除“零值”复选框即可。

显示隐藏项目

（一）在“文件”菜单中显示最后使用过的工作簿清单

1、在“工具”菜单中，单击“选项”命令，然后单击“常规”选项卡。

2、选定“最近使用的文件清单[]项”复选框，并输入需要显示在“文件”菜单中的文件数。

（二）显示隐藏的工作簿

1、在“窗口”菜单上，单击“取消隐藏”命令。

2、在“重新显示被隐藏的工作簿窗口”列表框中，双击需要显示的被隐藏工作簿的名称。

（三）显示隐藏的工作表

1、在“格式”菜单上，指向“工作表”，再单击“取消隐藏”命令。

2、在“重新显示隐藏的工作表”列表框中，双击需要显示的被隐藏工作表的名称。

（四）显示隐藏的行或列

1、如果要显示被隐藏的行，需要选定其上方和下方的行。

如果要显示被隐藏的列，则选定其左侧和右侧的列。

2、在“格式”菜单上，指向“行”或“列”，再单击“取消隐藏”命令。

3、如果用户隐藏了工作表的首行或首列，则需要采用如下的方法才能将隐藏的行、列显示出来，首先单击“编辑”菜单上的“定位”命令，在“引用位置”编辑框中键入A1，然后单击“确定”按钮，接下来选择“格式”菜单上的“行”或“列”项目中的“取消隐藏”命令。

（五）在选定单元格中显示零值或其它数据

1、要将隐藏后的数值再显示出来，可先选择单元格。

2、单击“格式”菜单中的“单元格”命令。

3、单击“数字”选项卡，在“分类”框中，单击“常规”选项，这样就可应用默认的数字格式。

Excel输入特殊符号技巧三则

Excel的文字处理功能比较弱，无法插入符号。

可是用Excel来制作报表，常常会需要输入很多符号，下面介绍在Excel中输入特殊符号的三种方法。

★转移法

我们仔细比较Word和Excel的插入菜单，Excel中无“插入/符号”子菜单，通常都是先打开Word，利用Word的“插入/符号”菜单，找到需要的符号，再“复制”、“粘贴”到Excel中，这种方法有点繁琐。

★软键盘法

报表中常用的“二○○二”中的“○”。

以前我都是将就地打印为“二00二”、“二OO二”或“二零零二”。

其实这都是不正确的，“00”是数字键，“OO”是英文字母“o”的大写，“零零”是中文数字的大写，而“二”是中文数字的小写，它们之间都不匹配。

后来，经过仔细摸索，发现被忽略的中文输入法中的“软键盘”可以轻松地输入常用符号。

下面就以“二○○二”的输入方法介绍一下“软键盘”的用法。

打开中文输入法，先输入“二”，在中文输入法状态下，用鼠标右键单击输入法的“软键盘”标志，这里选“单位符号”，这样输入法的软键盘就被打开且定位到中文数字上，按键盘上的Q键或用鼠标点击“软键盘”上的Q键，中文小写的“○”便被录入进来。

★技巧法

欧元的出现带来了新的问题，在Excel中如何进行输入欧元符号呢？

在老的键盘中没有欧元符号，我们只能使用技巧法，可先按下［Alt］键，然后在右面的数字键盘（俗称小键盘）上键入0128这四个数字，松开［Alt］键，就可以输入欧元符号？

Excel使用十问十答

使用Excel时，我想对工作表中所有包含公式的单元格加以保护，比如填入与其他单元格不同的颜色，不过怎么用鼠标点击都不听使唤，是鼠标出了问题吗？

回答：

非也，原来这一类单元格的选定自有一套：

选择主菜单中"编辑"下的"定位"功能，选定"定位条件"按钮，可以弹出"定位条件"对话框，再选择对话框中的"公式"一项，确定后就可以随心所欲地选取包含公式的单元格了。

选定单元格后，想删掉，当然可以直接按Delete键，不过这么删除太初级了，虽然可以删除单元格内容,但是单元格的格式和批注并没有真正删除，怎么才能把单元格内容彻底清除呢？

回答：

既然要彻底，就要多做些工作。

选定所删单元格自然少不了，下一步可以在主菜单中选择编辑功能，再选择清除命令，看到了吧，这里有好几种形式呢，"全部"、"格式"、"内容"和"批注"都在等待你的选择，可见Delete键的默认设置肯定采用的是"内容"一项，只要选择“全部”目的就能达到。

如果再狠心一点，连单元格本身也不再保留，可以用"编辑"菜单中的"删除"命令进行删除。

在工作表里输入数据的时候，老是数据、英文和中文来回切换，烦得不行，有没有简便的方法？

回答：

这个问题花了我比较长的时间才得以觅其芳踪，答案就是利用自动切换，这话好说，其实一开始我的目标就已经锚定在这了，具体是如何“实施”，本来想把它作为自己的小秘密的，算了还是告诉你吧。

可以打开所用的中文输入法如五笔或拼音，再选中需要输入中文的所有单元格，下一步打开"有效数据"对话框，选中"IME模式"选项单，注意需要打开"模式"框，表示这些单元格要用中文模式，然后确定。

接下来再用类似的方法将需要输入数字和英文的单元格设置为英文模式，OK，录入时就可以自动切换中英文了。

在使用时我发现"自动更正"很不错，不过除了自动修改输入错误,应该还有别的用处吧，怎么才能让它好好发挥一下呢？

回答：

实际上这与WORD中的操作类似，可以利用自动更正功能实现快速录入，当然前提条件是在录入时有些内容经常出现，例如对输入函授学生的情况时，经常会出现“98级计算机科学与技术专业”等字样，可以将它定义为一个短语“专业”，通过设置"自动更正"，可以在输入“专业”时自动替换成完成的“98级计算机科学与技术专业”。

具体方法是选择"工具"中的"自动更正"，在弹出的"自动更正"对话框中的"替换"框中录入"专业",在"替换为"框中录入要替换的内容"98级计算机科学与技术专业"；选择"添加"后确定即可。

这个方法在录入长串的英文时尤其有用。

Word模板已经领教过了，应该说可以大大地帮助一些“懒人”，Excel也有模板，怎么创建模块来产生工作薄呢？

回答：

Excel中，模板能作为创建其它工作薄的框架形式，虽然猛地一看摸不着头脑，其实创建方法很简单，首先打开一个要作为模板的工作薄，将它另存为一个模板，注意要在"保存类型"列表中选定"模板（*.xlt）"选项，这时"保存位置"会自动切换到默认的模板文件夹TEMPLETE文件夹；在"保存位置"中选择"电子表格模板"文件夹，保存就可以了。

能不能建立与网上工作薄中数据的链接呢？

回答：

能连上网上工作薄好象挺神，其实这个方法并不难，首先打开Internet上含有需要链接数据的工作薄，再选定相关数据，进行复制（可以利用菜单或快捷键），再打开需要创建链接的Excel工作薄，在需要显示链接数据的区域中，单击左上角单元格，下一步进行选择性粘贴，在"选择性粘贴"对话框中选择"粘贴链接"按钮。

当然也可以直接在单元格中键入“=”号和链接的URL地址及工作位置完成链接。

可不可以把工作簿保存到FTP节点上？

回答：

当然可以，不过请务必记住，在将工作簿保存到FTP节点之前，必须要该FTP节点添加到Internet节点的列表中，而且必须有向该节点保存文件的权限（这些虽然不是Excel的工作范围，但与其正常工作息息相关，所以千万要照章办事）。

保存时先单击"文件"菜单中的"另存为"命令，在"保存位置"框中单击"Internet位置（FTP）"选项，由于所需的FTP节点已经在FTP节点列表中，只需双击该节点并在节点中双击所需的地址即可，最后在"文件名"框中，键入工作簿的名称，选择保存就大功告成了。

能不能自己创建工具栏？

回答：

通过工具栏可以快速地访问常用的命令或自定义的宏，非常方便，而且完全可以根据自己的需要快速创建工具栏。

首先选择单击"工具"菜单中的"自定义"命令，在"工具栏"选项单中单击"新建"，输入"新建工具栏"名称后确定。

你可以发现这时新建工具栏已经出现了，但没有什么功能，下面更重要的是用鼠标把其他工具栏中的按钮拖到新建工具栏中，这样该按钮就从其它工具栏中移过来了，如果不想改变其它工具栏，可以在拖动时按着Ctrl键进行复制。

我觉得所有应用中最烦的莫过于录入，还有没有什么办法能减少手工录入的工作量？

回答：

在应用程序中要减少用户的录入工作量，我们经常采用下拉列表的录入方式。

现在轮到方便自己了。

在Excel中也可以自己建立下拉列表来简化录入工作。

先选中需要显示下拉列表的单元格，再选择"数据"菜单下的"有效数据"，从弹出的对话框中选择"设置标签"，在"许可"下拉列表中选择"序列"，下一步点击"来源"栏右侧的小图标，会打开一个"有效数据"小对话框；输入下拉列表中所需要的数据，注意各录入项目之间要用逗号隔开，确定后还要在对话框中将"提供下拉箭头"复选框选定，最后确定就可以了。

Excel中老是要切换工作表，有没有快捷方法呢？

回答：

切换到前一个工作表可以用快捷键Ctrl+PageUp，相应地Ctrl+PageDown组合键可激活后一个工作表，当然如果习惯用鼠标，还可以通过控制工作表底部的标签滚动按钮移动工作表的名字，然后单击工作表完成切换。

巧用Excel的自定义格式

一、正负分明

如果要求Excel工作表中正数用“蓝色”显示，负数用“红色”显示，可以这么实现：

选中所需的单元格区域，然后打开“单元格格式”对话框（点击“格式→单元格”菜单），单击“数字”选项卡，在“分类”框中单击“自定义”，在“类型”框中键入“［蓝色］［〉0］；［红色］［〈0］”，单击“确定”按钮。

现在，Excel就给数字加上不同的颜色了。

二、巧加单位

在Excel工作表中，当你需要给数字加上金额单位（如“万元”）时，选中所需的单元格区域，然后打开“单元格格式”对话框，单击“数字”选项卡，在“分类”框中单击“自定义”，在“类型”列表框中键入“#"万元"”，单击“确定”按钮。

三、输入提速

在你编辑Excel工作表时，可能会遇到大量重复数据需要录入的情况。

我们可以这么做：

选择需要的单元格区域，然后打开“单元格格式”对话框，单击“数字”选项卡，在“分类”框中单击“自定义”，在“类型”框中输入“☆@炒肉”（“@”是半角字符），单击“确定”按钮。

现在，单击刚才选中的单元格区域中一个单元格，并在其中输入“芹菜”二字，按下回车键后，你会惊喜地发现，这个单元格中出现的是“☆芹菜炒肉”。

Excel文件和数据库文件的相互转化

Excel在对数据进行简单计算和打印设置方面比较体贴用户，而Foxpro在利用编程对数据处理时就很方便了，如果能把两者结合起来使用，会给我们的工作带来更多的方便。

1、数据库文件转化为Excel文件

运行Excel程序，执行“文件”下的“打开”命令，在查找范围中找出存数据库文件的文件夹，在文件类型的列表框中选“dBase文件（*.dbf）”，选中要打开的数据库文件，单击“打开”。

如果打不开，出现“不可识别的文件格式”的提示时，说明此数据库文件版本较高，请用如下方法：

运行Foxpro程序，打开要转化的数据库文件，然后选择“文件”下的“导出”命令，在类型中选中Excel类型，然后输入或选择保存的文件夹及文件名，若单击“设置”可选本数据库中一部分内容转成Excel文件，或在命令窗口中输入“COPYTO"目标文件的路径\导出的文件.xls"TYPEXLs”复制转化为Excel文件。

2、Excel文件转化为数据库文件

运行Excel程序，执行“文件”下的“另存为”命令，在保存类型的列表框中选“dBase文件（*.dbf）”，单击“保存”即可。

也可在Foxpro中使用“文件”下的“导入”命令将Excel文件转化为数据库文件。

隐藏Excel单元格内容

1.隐藏单元格内容

选择要隐藏的单元格区域，在“格式”菜单中单击“单元格”，单击“数字”选项卡，在“分类”框中，单击“自定义”，然后在“类型”框中键入三个半角的分号“;;;”。

单击“确定”按钮。

此时，这些单元格中的内容将不会显示在工作表中的单元格中，但当你单击某个单元格后，编辑栏中将会显示其内容。

如果希望在编辑栏中也不显示其内容，请继续下面的操作。

2.隐藏编辑栏内容

再次选择要隐藏的单元格区域，在“格式”菜单中单击“单元格”，单击“保护”选项卡，选中“隐藏”复选框，单击“确定”按钮。

接着在“工具”菜单中选择“保护”子菜单，单击“保护工作表”，然后选中“保护工作表及锁定的单元格内容”复选框，还可以在“取消工作表保护时使用的密码”框中键入密码。

单击“确定”按钮。

以后，如果需要在编辑栏中显示这些单元格的内容，请在“工具”菜单中选择“保护”子菜单，单击“撤消工作表保护”；要在单元格中显示其内容，请删除设置单元格格式时在“类型”框中自定义的“;;;”符号即可。

在Excel中快速输入特定文本的技巧

因工作的需要，我经常用Excel2000来处理大量的表格，常常要输入一些特定的文本（如标准规范的名称、施工企业的名称等），为了准确、统一、快速地输入这些特定文本，我摸索出了几个好方法。

1、自动更正法

选择“工具→自动更正”命令，打开“自动更正”对话框，在“替换”下面填入“G300”，在“替换为”下面填入“《建筑安装工程质量检验评定统一标准》[GBJ300-88]”（不含引号），然后按“确定”按钮。

以后只要在单元格中输入“G300”及后续文本（或按“Enter”键）后，系统会自动将其更正为“《建筑安装工程质量检验评定统一标准》[GBJ300-88]”。

小提示：

①你可以依照上述方法将有关文本一条一条定义好，方便以后使用；

②在Excel中定义好的自动更正词条在Office系列其他应用程序（如Word、PowerPoint）中同样可以使用；

③如果确实需要输入文本“G300”时，你可以先输入“G3000”及后面的文本，然后删除一个“0”即可。

2、查找替换法

有时候我们要在多个单元格中输入相同的文本，特别是要多次输入一些特殊符号（如※），非常麻烦，这时我们可以用“替换”的方法来进行：

先在需要输入这些符号的单元格中输入一个代替的字母（如X，但要注意的是，该字母不能与单元格中需要的字母相同，也可以选择其他的特殊字符），等表格制作完成后，用“编辑→替换”命令（或直接按Ctrl+H快捷键），打开“替换”对话框，在“查找内容”下面的方框中输入代替的字母“X”，在“替换值”下面的方框中输入“※”，将“单元格匹配”前面的“∨”号去掉（否则会无法替换），然后按“替换全部”按钮即可。

小提示：

在按住Ctrl键的同时，用鼠标左键选定多个不连续的单元格（或区域），输入文本（如※），然后按下“Ctrl+Enter”键，也可将该文本同时输入上述选定的单元格中。

3、函数合并法

我经常需要输入一些施工企业的名称（如“某某市第九建筑安装工程公司”、“某某市华夏建筑安装工程公司”等），这些文本大同小异，我通常用Excel中的CONCATENATE函数来实现这些特定文本的输入：

假定上述文本需要输入某一工作薄的Sheet1工作表的D列中（如D2单元格），我们先在Sheet2工作表中的两个单元格（如A1和B1）中分别输入文本“某某市”和“建筑安装工程公司”，然后在Sheet1的D2单元格中输入公式：

=CONCATENATE（Sheet2!

$Aũ,C2,Sheet2!

$Bũ），以后我们只要在C2单元格中输入“第九”，则D2单元格中将自动填入文本“某某市第九建筑安装工程公司”。

4、剪贴板法

由于Office2000中的多重剪贴板一次可以保存12条内容，可以利用这一功能反复输入一些特定的文本。

①用“视图→工具栏→剪贴板”命令，打开“剪贴板”工具栏。

②将特定的短语（如“《中华人民共和国建筑法》”、“《建设工程质量管理条例》”、“建设工程质量监督工作”等）分别输入到不同单元格中，然后一个一个地选中，用“复制”命令将它们逐条加到“剪贴板”中。

③以后某一单元格中需要上述短语时，单击“剪贴板”工具栏上相应短语的图标就可以一次性输入该短语。

小提示：

①如果短语较多，记不清某条短语在“剪贴板”上的具体位置也没关系，当你将鼠标指向某条短语时，在左下方即可完整地显示出该短语，点击你需要的短语即可；

②OfficeXP中的多重剪贴板中最多可以容纳24条剪贴信息，如果大家需要容纳更多的剪贴信息，可以使用第三方的剪贴板工具，如ClipMate等。

5、选择列表法

如果需要输入的文本在同一列中前面已经输入过，且该列中没有空单元格，我们就可以右击下面的单元格，选“选择列表”选项，则上面输入过的文本以下拉菜单形式出现，用左键选中你需要的文本，即可将其快速输入到选定的单元格中。

6、格式定义法

有时我们需要给输入的数值加上单位（如“万元”等），少量的我们可以直接输入，而大量的如果一个一个地输入就显得太慢了。

我们通过“自定义”单元格格式的方法来达到自动给数值添加单位的目的：

我们选中需要添加单位的单元格，选择“格式→单元格”命令，打开“单元格格式”对话框，在“数字”卡片中，选中“分类”下面的“自定义”选项，再在“类型”下面的方框中输入“#平方米”，按下“确定”按钮，以后在上述单元格中输入数值（注意使用此法仅限于数值！

）后，单元（本例为“平方米”）会自动加在数值的后面。

说了这么多，我们都是以Excel2000为例进行介绍的，其实，经过我们的试用发现，在ExcelXP中使用起来方法几乎完全一样，大家可以放心使用。

Excel工作表巧操作

默认状况下，一个Excel文件里面包含有三个工作表，分别为Sheet1、Seet2和Sheet3，，可对于一些高级用户或有特殊需要的用户，往往还有更多更高的要求。

1、建立多张工作表

通过单击“插入/工作表”，或在工作表底部右击鼠标在弹出菜单中进行选择，均可以插入一张新的工作表，但这只能应付少量的需求，一次操作只能建立一张工作表，如果在一个文件里需要上十张的工作表，可以单击“工具/选项”，选择“常规”，在“新工作簿内的工具表数”一项即可进行调节。

这里有两点要注意：

（1）在建立所需的文件后，记得将更改的地方改回系统默认值，否则下次新建的每一个Excel文件都会包含多个工作表；

（2）一个Excel文件可包含的工作表数有个上限，为255张。

2、对多张工作表进行操作

在选定多张工作表时，分两种情况，一种是全部工作表，一种是部分工作表。

前一种情况，在工作表底部右击鼠标，在弹出的菜单中选择“选定全部工作表”；后一种情况，通过按住“Shift”键再用鼠标选定相邻的多个工作表或者按住“Ctrl”键再用鼠标选定不相邻的多个工作表来实现。

选定之后，就可以对页面设置、格式等统一操作，而不必逐张逐张进行，也可以在多张工作表内执行查找和替换操作。

在Excel单元格中设置斜线

表格中出现斜线是经常的事，以前遇到这种情况，要么把表格导入到WPSOffice或Word中处理，要么就是打印好了之后再用笔加上去。

经过一番摸索，终于发现了在Excel中设置斜线的方法。

1、实现在单元格中分行的效果：

我们首先在单元格中输入“性别”，这时候按回车键的话，光标就会转到其他单元格中去了，所以必须按住“Alt”键的同时按回车键，光标转到下一行，接着输入“姓名”，然后再在“性别”前加入若干空格键，即可。

2、在单元格中设置斜线：

选择单元格，在右键菜单中选择“设置单元格格式”，在出现的对话框中选择“边框”标签，进行斜线的设置。

Excel文件的加密与隐藏

　　当我们在用Excel97制作完表格文件后，如果不想让他人查看，一般可通过两种办法实现，一种是控制整个文件不让他人查看；二是控制文件中的某些内容不让他人查看或更改。

那么该如何具体实现呢?

请看下面的操作：

　　一、Excel文件的加密

　　当我们制作的Excel文件不想让他人打开时，可采用在保存时加密的方法实现，即在单击“保存”命令后，调出“另存为”对话框，在该框中输入完文件名，再单击“选项”按钮，将“保存选项”对话框打开，输入自己的密码，再按“确定”。

当重新打开文件时就要求输入密码，如果密码不正确，文件将不能打开。

　　二、Excel中内容的隐藏和保护

首先要把整个工作表制作好，然后确定隐藏的内容，如某一行或某一列，按正常的操作方法把它隐藏起来（可用工具菜单下行、列、工作表中的“隐藏”命令，也可采用拖拉“行号、列标”的方法）；再依次单击“工具?

保护?

保护工作表”，弹出“保护工作表”对话框。

该框中有“内容”、“对象”、“方案”三个复选项，当“内容”复选项被选中时，可实现禁止更改单元格中的内容、禁止查看工作表实施保护之前隐藏的行与列、禁止查看隐藏在单元格中的公式及禁止更改图表选项等；如将对话框中的“对象”复选框选中，将不能更改插入的图片、艺术字、图表、添加或编辑批注等对象项目；而“方案”复选框被选中时，则禁止查看隐藏的方案及对设置了防修改的方案进行改动或删除。

　　从以上内容可看出，我们要隐藏或保护工作表中的部分内容，就要在“保护工作表”对话框中选择不同的复选项目，同时还要在对话框下边的“密码”框中输入自己的密码，之后单击“确定”，回到工作表上会发现你的工作表及有关内容已被彻底保护和隐藏。

这时即使你一路单击“工具?

保护?

撤消保护工作表”的操作，也要经过输入密