印章.docx
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印章
广德亨通铜业有限公司
内部控制系列文件
印章管理
体系文件管理制度
第1版
文件编号:
拟制行政人事部
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批准
日期
页数
制度更新一览表
版本号
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更改条款号
新建/修订
审核
批准
新建/修订日期
备注
注:
1.本记录表记录每次制度修订的内容;
2.每次制度更新,修订、审核和批准记录必须完整,日期必须注明。
目录
1.目的4
2.定义与范围4
3.管理职责4
4.规范与要求6
5.其他7
6.附则7
1.目的
为保证印章刻制、保管、使用以及作废销毁管理的合法性、严肃性和安全性,依据公司规范运营、防范风险的管理规定,有效地维护公司利益,特制定本管理办法。
2.定义与范围
2.1定义
公司印章主要指:
公章法人章、合同专用章,财务专用章、法定代表人名章及部门印章等。
2.2适用范围
本制度适用于公司发文、信函、授权委托书、证件、证书、财务报表、统计报表及对外签署的合同、协议及其它须用印章的文本等。
3.管理职责
3.1印章的刻制
3.1.1公司法人章、合同专用章、财务专用章、法定代表人名章刻制,由印章所在部门负责人填写《印章刻制销毁申请单》(见附件一)并经总经理审批同意后,交集团法律事务部统一组织安排刻制。
合同章的刻制应遵循连续编号的原则;
3.1.2部门印章的刻制,由需求部门填写《印章刻制申请单》,经总经理同意后由行政人事部统一刻制,并报集团法律事务部备案。
除非必须,应尽量减少部门印章的刻制;
3.1.3因损坏或其他原因需重新刻制相同印章时,由保管部门提出书面申请,经审批同意后附上需更换旧印章,一并交由本办法规定的刻制部门办理;
3.1.4印章的刻制须由刻制部门到当地公安部门履行审批手续,并到经公安部门许可的具有刻制公章单位刻制。
印章的规格、样式由刻制部门按有关规定办理;
3.1.5各部门及个人严禁以任何名义私自刻制印章。
3.2印章的移交、保管与使用
3.2.1新制作的印章由刻制部门与保管部门办理印章交接手续,签署书面《印章移交单》(见附件二)并报集团法律事务部备案。
行政人事部每年对公司所有印章(含新刻制、销毁的印章)的印模进行统计并向集团法律事务部备案(见附件三),并在公司内部公布;
3.2.2公司法人章、合同专用章由行政人事部负责管理和使用,并须指定一名印章专管员;财务专用章、法定代表人名章由公司财务部门负责管理与使用,并指定一名印章专管员;部门印章由部门负责人负责管理、使用;且印章保管记录应及时更新;
3.2.3禁止任何人未经批准携带印章外出。
如确需外带使用的,借印人须按要求填写《借印申请单》(见附件四),公司公章由公司总经理审批,印章专管员登记备案后,方可带出;非印章专管员携带外出的,借印人还需填写《印章交接单》办理交接手续后方可带出。
借出用章情况在归还印章时由借印人在原《借印申请单》上补充登记备案;
3.2.4使用印章应严格审批、登记手续。
经办人需使用印章时须按要求填写《用印申请单》(见附件五),并将其与所需用印的文件一并逐级上报,经具有相应管理权限的领导进行审核批准并交印章管理员登记备案后方可用印;
3.2.5公司各条线、部门对内行文或对外发出的各类文件需用本单位印章的,由条线负责人审核签字,涉及公司重大权利义务安排的还必须经过总经理审批。
如需加盖集团公章的,须经总经理审核签字后,交集团对应条线负责人或其授权人审核,涉及企业重大权利义务安排的还必须经集团总裁最终审核;
3.2.6如需紧急用印而集审批人因出差等原因外出不在的,用印人应电话请示审批人,同时审批人应将审批意见及时以短信、E-mail等形式发送印章专管员备案,审批人回司后,印章专管员应及时督促审批人补办审批手续。
3.2.7以下事项或材料需使用印章的,还须由用印人交集团法律事务部审批签署意见:
3.2.7.1涉及诉讼纠纷处理等重要法律事项;
3.2.7.2对外投资类材料;
3.2.7.3有关合同、协议、对外承诺等涉及公司重大权利义务类材料;
3.2.7.4涉及公司授权委托类材料;
3.2.7.5他须经法律事务部审核并出具意见的重要材料。
3.3印章的作废与销毁
3.3.1印章的作废包括不适用作废、磨损作废、遗失作废等;
3.3.2经确认作废的印章由保管部门填写《印章刻制销毁申请单》,经总经理批准后交集团法律事务部统一处理。
4.规范与要求
4.1印章专管员
4.1.1印章专管员每天下班前应检查印章是否齐全,并将印章锁进保险柜内,妥善保管不得将印章存放在办公桌内。
次日上班后,应首先检查所保管印章保险柜有无异样,若发现意外情况应立即报告;
4.1.2印章专管员因事、病、休假等原因不在岗位时,印章保管部门负责人应指定授权他人代管印章,印章专管员要向代管人员交接工作,交代用印时的注意事项:
4.1.2.1印章专管员正常上班后,代管人员应向专管员交接工作,登记用印的起止日期,实行管印人员登记备案制,以明确责任,落实到人;
4.1.2.2交接工作时,应严格办理交接手续,填写《印章管理交接单》(见附件六)。
4.1.3印章专管员要坚持原则,遵守保密规定,严格照章用印。
未按批准权限用印或用印审批手续不全的或文件内容与印章申请单上载明的签署情况不符的,印章专管员不予用印;
4.1.4印章专管员用印盖章位置要准确、恰当,印迹要端正清晰,印章的名称与用印件的落款要一致,不漏盖、不多盖;
4.1.5介绍信、便函、授权委托书要有存根,要在落款和骑缝处一并加盖印章。
凡一个独立文件或文本页数超过二页(含二页)的,印章专管员在用印时必须加盖骑缝章
4.1.6禁止在内容填写不全的文件或空白介绍信、空白便函、空白证件、空白授权委托书上用印。
凡特殊情况在此类情形下须用印的,须由用印人填写《用印申请单》,集团公章由集团总裁审批,公司公章由公司总经理审批,经同意后,印章专管员方可用印;
4.1.7用印后《用印申请单》及所用印的文件原件一份作为用印凭据档案由印章专管员留存,并及时登记台账(见附件七)。
若印章借出,《借印申请单》作为借用凭据由印章专管员留存,并及时登记台账、催还和做好还章记录
4.1.8财务人员依日常的权限及工作内容使用财务专用印章并承担相关保管及用印责任,无须经上述程序,但必须建立严格的用章流程、专人管理及使用制度,并报行政人事部备案;
4.1.9用印形成的《借印申请单》、《用印申请单》及用印档案资料、用印登记表,由印章专管员根据档案管理办法年终移交档案室存档。
5.其他
5.1任何人员必须严格依照本办法规定程序使用印章,未经本办法规定的程序,不得擅自使用;
5.2违反本管理规定的,给公司造成损失的,对违纪者予以行政处分和经济处罚,造成严重损失或情节严重的,移送有关机关处理,并追究法律责任。
6.附则
6.1相关表单
《印章刻制、销毁申请单》
《印章移交单》
《年度印章印模备案单》
《借印申请单》
《用印申请单》
《印章管理交接单》
《印章使用登记簿》
附件一
印章刻制、销毁申请表
申请单位:
申请人:
申请日期:
年月日
刻制、销毁印章名称或样本
刻制、销毁印章的理由
审批同意人(本栏根据是否需要逐级审批的具体情况填写,不需填全所有栏目)
部门负责人
□同意
签名:
中心或条线负责人
□同意
签名:
总经理(负责人)
□同意
签名:
法律事务部审核意见
集团总裁审批意见
附件二
印章移交单
刻制单位
配置及保管单位
印章专管员
印章名称
启用时间
年月日
印章留样
保管及使用承诺
本部门作为本留样印章的保管及使用责任人,于____年__月__日自
______________________________单位领取本印章,印章专管员为
__________,本部门及印章专管员承诺将尽职妥善保管本印章,依
照公司《印章管理办法》使用印章并对印章的保管、使用承担责任,
若因保管、使用不善导致公司损失的,将向公司承担赔偿责任并接
受相应的处罚。
附件三
()年度印章印模备案单
单位:
广德亨通铜业有限公司填报人:
填报时间:
序号
印章
名称
印章印模
保管
部门
印章
专管员
1
2
3
4
附件四
借印申请单
*借印前由借印人填写*
申请单位
申请人
用印事项
外借使用原因
借印名称
□公章
□公司法人章
□公司合同专用章
□其他(请注明印章名称):
____________________________
陪同人员
签字:
日期:
借印期限
年月日——年月日
审批意见
审批人:
日期:
*归还印章后由借印人填写*
盖章文件名称或文件内容简述
页数(一个独立文件)
文件份数
受文单位
*以下栏位有印章专管员或其指定人填写*
还印日期
收印人
附件五
用印申请单
申请单位
申请人
申请日期
年月日
文件名称或文件内容简述
页数(一个独立文件)
文件份数
受文单位
用印名称
□公章
□公司法人章
□公司合同专用章
□其他(请注明印章名称):
___________________________
审批同意人(本栏目根据是否需要逐级审批的具体情况填写,不需填全所有栏目)
部门负责人
□同意
签名:
中心或条线负责人
□同意
签名:
总经理(负责人)
□同意
签名:
法律事务部审核意见
集团总裁审核意见
注意事项
用印文件原件一份由印章专管员留存存档;如原件无法留存的,则在用印后复印一份交印章专章员留存存档。
备注:
以下拟用印材料须经法律事务部审核并出具意见:
1、对外投资类材料;
2、有关合同、协议、对外承诺等设计公司重大权利义务类材料;
3、设计公司授权委托类材料;
4、其他须经法律事务部审核并出具意见的重要材料。
附件六
印章管理交接单
交接印章名称
交接日期
注意事项说明
1、交接人双方的行为均应遵守《印章管理办法》之规定。
2、本印章自年月日起,以印章授权人签字确认后,其保管和用印责任均由印章接收人负责。
3、其他注意事项:
移交人
年月日
接收人
年月日
印章授权人签字确认
年月日
印章管理交接单
交接印章名称
交接日期
注意事项说明
1、交接人双方的行为均应遵守《印章管理办法》之规定。
2、本印章自年月日起,以印章授权人签字确认后,其保管和用印责任均由印章接收人负责。
3、其他注意事项:
移交人
年月日
接收人
年月日
印章授权人签字确认
年月日
附件七
公司印章使用登记簿
管理部:
印章专管员:
期限:
年月日—年月日
序号
盖章时间
用印单位
用印人
印章
名称
审批人
印章专管员或代行人
文件名称
受文单位
1
年月日
2
年月日
3
年月日
4
年月日
5
年月日
6
年月日
7
年月日
8
年月日
9
年月日
10
年月日
11
年月日
12
年月日
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