H3C管理规则及操作流程手册.docx
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H3C管理规则及操作流程手册
管理规则及操作流程手册
H3C事业部
2011年1月
第一部分项目管理规则
批单说明
项目执行规则及注意事项
借用奥德资质
“运营商借物”操作流程
第二部分分销管理政策及流程
分销项目
分销
第三部分其他规则
商务证书使用规则
CBS业绩申报
附录欠料交货补充协议
H3C借转销项目预立项审批表
直发单合同文本
H3C事业部项目立项与采购审批权限
第一部分项目管理规则↑
一、批单说明↑
A
1
1
A
1
0
2
4
0
7
0
1
订单更改标志
订单类型标志
订单发放标志
办事处码
YY/MM/DD
订单流水号
订单更改类型
标志
原始订单
1
第一次更改后的完整订单
3
第二次更改后的完整订单
5
第三次更改后的完整订单
7
订单类型
订单行业
标志
主网络
行业项目中的项目产品订单
1
行业项目中的分销产品订单
2
商业市场库存供货(分销项目)
F
3com
行业项目中的项目产品订单
5
行业项目中的分销产品订单
7
商业市场库存供货(分销项目)
6
特殊
厂商借转销单
J
总代运营商借物转销单
Y
DP产品
X
服务单
S
订单发放类型
标志
审批完成前,发放的总代进货通知单
1
审批完成后发放的供货通知单(当已提前发放“1”单)
2
审批完成后发放的供货进货通知单(未提前备货)
3
二、项目执行规则及注意事项↑
1.不接单:
接到批单4个工作日内邮件回复不接单。
(这是我们唯一可以自主控制的点,只要默认接单,之后的控制及考核权利就在厂商了)
2.下单:
总代理接到销售管理部的供货通知单后:
1)正常订单总代理必须在4工作日内下单;
2)紧急订单总代理必须在2个工作日下单;
3)厂商借物转销单(批单中,订单类型为”J”,接到批单4
个工作日内反馈是否接单),7个工作日内必须下单&付款
下单前提:
生效的销售合同及签收单
4)随项目服务订单在总代理首次申报CBS出货5工作日内下
单及付款(下单前提:
生效的销售合同;如果服务批单随项目批单一并下发,务必将服务与硬件签在同一份合同中,而且不要把服务的价格直接含到硬件中)
5)运营商的Y单现在厂商考核是以批单中要求的核销日期
前完成下单
3.下单时要货时间的规定
主网络产品的要货周期是10天,如果是厂商直发单再增加7天运输周期,即17天。
存储产品的要货周期是17天,如果是厂商直发单再增加7天运输周期,即24天。
4.备货及提货
备货:
供应链按照OOS物料补齐时间提前3天交单。
齐套交单的项目是不许可再申请延迟提货的。
李红会在项目齐套前6天(厂商直发单是齐套前12天)发出确认要货时间的邮件,若销售回复齐套就提,一定要在确认的当天给采购部沈翠莲FAX合同(17:
00前),未提供合同将要货期自动推后3天;若未回复(17:
00前)直接将要货期推后一周,以此控制厂商交单时间。
提货:
货物齐套产出5个工作日内必须提货(厂商的考核规则),我们内部进行提货的前提是:
公司采购商务(沈翠莲)需要拿到生效的销售合同。
5.改单&撤单
从09年10月起总代没有权力发起对超过60天未执行完的项目进行改单\撤单,若要有改单和撤单的项目统一由厂商办事处销售发起。
6.直发单:
目前,对于直发单会出现2种类型:
总代直发货:
1)下单的时候就注明:
是直发单。
2)与下家的销售合同上,也需要将交货地址直接写成厂商提供的“直发用户收货人信息”如果合同上未注明,那出库前就需要让和我们签订销售合同的客户提供“委托发货函”。
3)提货交货操作:
我们向厂商提货——》入方正库——》出库——》发货给直接客户!
出库的时候需提醒销售商务&物流人员货物发最终客户(地址联系人必须按照厂商给出的“直发货用户信息”,最后收货签字的人一定要是厂商在“直发货用户信息”中提供的授权签字人)及提供厂商一份正本签收单!
注:
与厂商,方正签订直发协议的物流公司是:
新杰物流公司。
4)正本签收单的收集:
李红负责收集&审核从物流部门拿回的签收单,寄给厂商,在签收单上需要注明批单号&订单号!
5)总代直发单发货后,必须在CBS申报后的三个月内将签收单原件反馈厂商,否则将按此项目进货金额的5‰对总代进行罚款。
厂商直发货
每张批单都会明确说明是“厂商直发货”。
未作说明的“直发单”项目默认为“总代直发货”
现就“厂商直发货”的项目做如下说明:
1)货物直接由H3C负责发货给最终客户,不再进入总代的物流体系(但是,厂商放货前,需要得到总代的指令)。
---注意:
对于“厂商直发货”总代通知厂商放货形同于我们平时的销售合同出库(生效的销售合同及预付款到帐)!
2)向厂商申请提货的操作流程:
A、由产品部各区业务助理或者销售人员以MAIL方式提交“XXX项目提货申请”
需要注明:
项目名称、代理商名称、订货及销售金额,MAIL发送相关销售商务,CC 采购商务(沈翠莲)及产品部相关领导。
B、销售商务审核是否符合出库条件:
Ø符合出库条件的通知采购商务,采购商务向厂商下达放货指令;
Ø对于不符合出库条件的项目转到信用部进行重新审批。
C、“厂商直发货”项目客户签收单由沈翠莲统一向厂商索取,复印件备案
相关系统操作如下:
采购部收到厂商签收单后(复印件)立即录入系统虚库并通知相关业务人员及销售商务及时办理虚库出库的手续。
3)销售合同签订的产品清单必须与批单上的产品清单保持完全一致,不许可厂商改单前就与我们的下家签订与批单不一致的产品清单(按照改单后的清单签约),造成收到签收单入虚库无法转销的情况出现。
7.欠料提货
要求:
1)销售合同已经签订
2)由于欠料提货需向H3C付全款,为了不影响资金占用,需要我们下家书面承诺:
欠料交货,但是以第一次交货时间为起点计算帐期,到期全额付款(详见附录:
欠料交货补充协议)
3)由于欠料提货需要联系厂商供应链提前备货包装,所以申请并审批需要提前一天。
4)部门审批到赵凌
8.手工单出库
1)适用情况:
周五提货或者季度末提货,由于需求紧急,不入库直接交承运人给客户发运;
2)手工出库的前提:
必须满足出库条件(生效的销售合同及预付款到帐)
9.项目库存管理
项目库存在存期限规定为10天,超过10天的库存将按月资金占用1%来扣减费用,从销售人员的RE中扣除(如该销售无单可扣,将从该区域中扣除)
项目库存在库超过30天,除按月计提资金占用外,将按超期应收考核方式考核,扣除相应的销售数据,直至项目完成.
10.批单发放
除了“方正国际”为进货代理商的批单,其它批单均按办事处发放,如果有跨区域执行的项目首先要与项目所在区域的区域经理/总监进行协调,由毛总同意方可执行。
11.项目退货
1)货物在我司库房,现有量中能查询得到的情况:
进入内网“物流一点通”,填写委托发运函,操作界面如下:
填写相关信息,星号必填。
在下方物料信息列表处填写退货的货物型号,数量,退货单号(R单号)以及项目名称,以方便查询避免出错。
待货物发运后请库管人员邮件告知采购商务陈晓菲做系统退货。
退货流程结束!
2)货物在代理商处(现有量中查询不到货物的情况):
通知代理商将退货就近退到当地库房,让当地库管或者技术出具验货单后,做项目退货审批,填写退货审批单,(项目退货审批需要区域总监,项目总监及赵凌)签字同意后传送给销售商务,告知货物退回到我司系统中入现有量,同时冲抵应收。
最后重复1的步骤将货物退货到厂家,退货流程结束!
3)退货产品存在严重破损情况或者缺失配件
退回我司前,需要代理或者最终客户出具书面的确认函(盖章件),证明以上问题为客户使用造成的,不是运输或者人为损坏造成。
三.借用奥德资质↑
1)审批流程
招标文件mail给法务审核
提交借用奥德资质审批申请
区域总监
丰总
毛总
商务张准
信用
郑总审批
财务审批
提交借用奥德资质审批单,投标保证金支付申请单及项目立项单,同时附上招标文件及法务处理意见提交审批
财务张雅娟审批,超过10万李小红总审批
方正世纪
李惠娟
财务总监
王文磊
牛春玲
方正奥德
以上流程完成,一般至少需要2天以上的时间
说明审批时遇到的情况
✓法务给出处理意见,基本上是规避了所有风险,但是招标公司根本不会去改变招标文件。
销售只能拿着法务的处理意见来协调世纪内部领导进行说服。
✓商务张准需要看到招标文件以及法务的审核再给出处理意见
✓信用部门通常会依据法务的意见,参看招标文件中比较敏感的售后服务条款,付款方式,以及销售员做的预立项来定夺此次投标以及中标后合同的风险,再和销售员一次或多次沟通
✓财务总监会根据销售员是否有投标保证金未还回或者超期,投标保证金金额,退回时间,参看招标文件,参考法务人员意见,参考信用人员意见等方面考虑是否签字。
✓奥德的商务查看此次投标是否别人之前报备已经启动借用资质流程
✓奥德的商务经理查看此次投标是否别人之前报备已经启动借用资质流程,保证金多少,招标金额等方面再确定签字与否。
✓奥德的王文磊总监需要参看投标金额,投标所在地,以及中标后如何切分利润来进行签字。
✓奥德的财务总监需要参看手续是否完备,保证金金额大小及支付和退回时间来进行签字。
2)投标保证金支出及退回的流程说明
上述所有流程走完后,拿着审批单通知世纪的财务开世纪转账给奥德的493账户的支票以及奥德493账户汇往招标公司的汇款单后,拿着上述的审批单及财务的汇款单再到奥德,在奥德再走一个奥德内部的借款手续(李惠娟,易淑娥,财务总监签字)找奥德的财务加盖财务章(时间不定,一般奥德的出纳在公司的几率不高,需要等待出纳在公司方可盖上财务章),将上述的两张支票拿回给世纪的财务,世纪的财务会第二天上午10点之前去银行办理入账及汇款(也就是说头天6点下班前必须拿到盖完奥德财务章的汇款单给世纪的财务人员方可第二天办理汇款)。
3)关于代理商垫付保证金后,招标结束退保证金流程说明
待招标结束后,招标公司将保证金退回到奥德的493账户后,财务核查是否到账,若到账,启动借款流程,需要商务及财务进行核实此笔保证金是否确由代理商自行垫付,重复上述审批流程,审批通过后,将审批单带回到世纪给财务,让世纪的财务开出从奥德493账户汇往代理商账户的汇款单,再到奥德走一个借款审批手续(李惠娟,易淑娥,财务总监签字),到财务盖财务专用章,交由世纪的财务通知第二天汇款。
4)需要借用奥德的资质原件及加盖奥德的公章描述
需要将借用奥德资质的审批单给行政,带标书及相关盖章件到行政处盖章。
如遇到半夜或者周末需要盖章,则需要做一个留用奥德公章申请进行审批后,奥德的行政方可给留章。
5)需要借用奥德的合同及其他相关证明文件
需要将借用奥德资质的审批单给奥德的商务,待商务抽出时间来后再帮忙寻找相关需要的文件。
四.“运营商借物”操作流程↑
1)收到厂商办事处销售的借物清单确认。
借货期满前,厂商所下发的批单要和借物清单保持一致(之后可进行改单),借物清单需要含:
BOM编码,型号,数量,描述等内容。
2)产品部提交预立项审批
关注问题:
项目金额、借物周期、接单二代(资信情况),预计的合同收款条件等(详见附录:
H3C借转销项目预立项审批表)
3)预立项审批通过后,分别与厂商及我们的下家(二代或者集成商)签订借物合同。
注意货期的控制,根据项目运作的进展,厂商办事处销售会发起正式批单申请,审批通过后我们可收到正常的借转销批单(订单类型标志为“Y”)
4)提货后办理暂存手续(即代表入库)
H3C的到货仓库分别为:
上海中转库、杭州库(满足杭州本地需求)、深圳库。
办理暂存需以库
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