西软C7酒店管理软件客房.docx
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西软C7酒店管理软件客房.docx
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西软C7酒店管理软件客房
.
客房中心房态管理第一节
软件客房中心的主要功能有:
房态管理、客房入账、查询、C7客房中心也称房务中心,报表管理等。
房态管理1.1
所以客房中心的操作人员应及时、保证房态的正确,是客房中心工作中非常重要的一项,准确地修改房态,以保证前厅接待处能顺利销售房间。
房态管理主窗口1.1.1
,打开『房态管理』窗口,如下图所示。
,或按快捷键F4→执行客房中心房态管理
图为便于介绍上窗口,将其分为以下几个部分进行说明。
:
左边双击即可显客房条件列表。
软件将客房中心关注的房情按列表方式显示在窗口左上角,示相应列表。
同时可使用一些条件缩小查询范围,常用的条件有:
楼号、房号、房类、客房特征、起始房号。
.
.
左下角:
显示客房、维修房、临时房态等基本信息,以及在住或已预分客人的信息。
中上部:
显示符合左边条件的客房列表。
要求操作员明确每条记录的信息。
右边:
房态管理功能按钮。
【设置检查房】:
设置为检查房;
【设置干净房】:
设置为干净房;
【设置TU】:
设置为轻微打扫房;
【设置脏房】:
设置为脏房;
【设置维修房】:
设置为维修房;
【设置锁定房】:
设置为锁定房;
【解除】:
取消维修房设置;
【维修锁定列表】:
所有维修房和锁定房一览表;
【设置临时态】:
客房中心设置的临时态;
【解除临时态】:
取消设置的临时态;
【信息】:
显示房间的特征;
【统计】:
对于当前房态的统计;
【日志】:
记录房间状态的操作信息;
【打印】:
打印当前的房态管理列表;
【退出】:
退出房态管理界面。
房态管理操作1.1.2
房态管理用于修改房态,可以单个处理,也可以批量处理。
可能设置的房态有:
干净房、脏房、检查房、维修房、锁房、临时房态等。
设置脏房、干净房的方法类似,下面以设置干净房为例,加以说明。
单个处理(设置干净房)●操作步骤:
(1)、房态管理窗口下,单击选中目标客房;
(2)、单击〖设置干净房〗,弹出『修改房态』窗口,核对房号正确后,单击〖确定〗
即可。
.
.
图批量处理(设置干净房)●:
操作步骤、房态管理窗口下,多选目标客房;1)(
键,单击SHIFT:
选择记录的方式:
①、连选:
单击选择第一条目标记录,按住注意键,单击其他目CTRL最后一条目标记录;②、间隔多选:
单击选择第一条目标记录,按住标记录。
,弹出『修改房态』窗口,核对房号正确后,单击〖确定〗)、单击〖设置干净房〗(2即可。
,弹出『修改房态』窗口后,:
也可先选择一间要改的客房,单击〖设置干净房〗注意直接增加要一起修改的房号,注意格式,单击〖确定〗即可。
输入方式为:
①、连选:
在修如“1001-1010”;②、间隔多选:
输入改窗口,“-”,表示连续选中多个房间,在修改窗口,输入“,”,表示间隔的选择多个房间,例如“1001,1003,1006”,注意此处的逗号为英文的逗号。
设置维修房、临时态的方法也基本相同,下面以设置维修房为例,加以说明。
设置维修房●操作步骤:
(1)、房态管理窗口下,单击选中目标客房;
(2)、单击〖设置维修房〗,弹出『客房维修设置』窗口,选择【开始】、【结束】时间,选择维修【原因】,若有其他需要注意的信息可在【备注】中输入。
信息输入完毕后,单击〖确定〗,设置完成。
.
.
图
解除维修房●操作步骤:
(1)、『房态管理』窗口,双击左上方分类条件“维修房”,使其显示当前维护房列表;
图
(2)、单击选中目标客房,单击〖解除〗,弹出确认窗口;
图
(3)、单击〖确定〗,目标客房由维修房(OO)转化为脏房(DI)。
维修房与锁定房●.
.
操作步骤:
)、房态管理窗口下,单击选中目标客房;(1、【编辑】、
(2)、单击〖维修锁定列表〗,弹出『维修房与锁定房』窗口,选择【新建】,进行设置。
【解除】
图
〖维修锁定列表〗可以进行新建,也可以根据之前设置好的维修房与锁定房状:
注意态进行解除。
1.2Q-ROOM饭店房类资源紧张时,可能会出现这样的情况:
预订宾客到店了,但是客房还是脏房,功能,向客房中心传达紧急打扫客房的信息。
即这种情况下,接待员就可以使用Q-Room的业务流转图如Q-Room功能的实现,涉及到前台和客房中心两个部门,软件中关于Q-Room下:
F/O
Housekeeping
F/O
安排客人休息等待……根据前台提供房通知客房中心紧急,设置Q-Room号,紧急打扫本日预订宾客打扫
F/OHousekeeping
请客打扫完毕,通过取消Q-Room,通知通知客人,
前台客房打扫完毕人进房……
.
.
查询Q-Room
』窗口。
如下图所示。
,打开『执行客房中心→Q-RoomsQ-Room,及等候时间,也能做一些基本的处理:
取消Q-Room操作员能查询到当前所有的、查阅主单、调用档案等。
Q-Room
图矛盾房1.3
酒店在实际业务过程当中,出于各种原因,会出现总台的房态(即电脑软件中的房态)和客房中心实际查房得出的房态不一致,这种房间一般称为矛盾房。
矛盾房窗口1.3.1
矛盾房一般包括两种情况,一是总台房态为住房,客房中心房态为空房,在软件中定SleepSkipOnly;另一情况是总台房态是空房,客房中心房态是住房,在软件中定义为义为。
Only矛盾房管理客房中心执行→,打开『矛盾房管理』窗口,如下图所示。
.
.
图
左边:
显示为矛盾房的记录,默认为当前记录。
右上:
对矛盾房记录进行分类选择,如只要查看SkipOnly的矛盾房,可选中该选项,则软件自动显示为SkipOnly的矛盾房。
右下:
矛盾房的主要功能,主要有矛盾房的输入和矛盾房的撤销等。
1.3.2矛盾房录入
录入矛盾房步骤如下:
(1)单击〖录入〗,打开『客房录入』窗口;
图
(2)在录入之前要先选定录入房号的客房状态,软件默认为空房,在【请输入房号】处输入房号,在【请报告工号】处输入工号,回车,则房号自动跳动左边空白处,可重复输入房号,在输入之前务必选择正确的客房中心房态。
其中〖删除〗是删除错误输入的房号。
.
.
图
(3)单击〖确定〗,则退回到『矛盾房管理』窗口,此时可看到之前输入的矛盾房的记录。
软件会自动判断类别,并在【差异】处注明。
图
1.3.3矛盾房解除
矛盾房就意味着该房间状态存在一定的问题,一般客房中心会在某个时间送一份当前的矛盾房给前厅部,由他们去核实,随后由相关部门做相应的更改。
比如SkipOnly的房间,经核实发现客人的确入住了,但是没有进房间,直接出去办事了,因此客房中心房态是空房;而SleepOnly的房间,经核实是总台没有及时将房间入住,客人已经进房了,因此客房中心房态是住房。
相关部门必须及时进行调整,保证房态的正确性。
下面着重说明客房中心如何及时调整房态。
(1)选中要修改房态的记录,在【检查房情输入】处选择此时的房态(此时的房态指.
.
最后查实的房态,即与总台一致的房态),下面的空格处可输入原因等;
(2)单击〖设置〗,软件提示“确信要进行矛盾房设置吗”,单击〖是(Y)〗,则软件自动将【HSK房态】改为检查房情输入的房态
图)此时两边的房态一致,就不是矛盾房了,再次打开『矛盾房管理』窗口时软件将(3
自动将该记录显示在“历史记录”中。
图客房帐务第二节主要包括输入客人的根据酒店管理需要,有时客房中心也需要处理一部分客人的帐务,但也要求客房中虽然客房帐务没有前台收银要求复杂,洗衣费用、客房迷你吧以及赔偿等。
心的操作人员能准确地处理。
客房入帐2.1
客房帐务处理主要包括入帐、错帐处理、结帐等操作。
.
.
帐务处理窗口2.1.1
,打开『帐务处理』窗口,如下图所示。
客房中心→客房入帐执行
图左边●显示帐务类别,双击某类别,打开一帐务录入单,即可入帐。
一般,帐务类别由工程师或电脑管理员事先在前台维护软件中设置。
中部●若是入上方显示当前已经录入但未结帐的帐务,下方显示当前选中该单据的费用明细。
新帐,则用于录入费用明细及折扣、优惠等信息。
图右边●帐务处理功能按钮。
入帐2.1.2
软件允许两种入帐方式:
明细、快捷。
明细,即入明细帐;快捷,即入一笔汇总费用。
、入帐方式可通过右上角〖明细〗〖快捷〗选择。
.
.
图如上图所示,表示当前选的是明细方式入帐。
明细方式●
:
操作步骤→客房入帐
(1)、执行客房中心,打开『帐务处理』窗口;NO】处。
(2)、双击窗口左上角营业项目,打开新单,光标定位于【手工单号,便于后面查询。
NO:
地点:
客人的房号。
在此处输入消费客人房号,回车,查找客人账号,选中客人账号,)点击〖确定(O〗或回车。
如果消费是非住店客人发生的,此处不填。
图F1查找优惠理由。
优惠:
优惠理由。
如有打折,按,打开菜谱代码帮助窗口,单击选择费用项目,F2(3)将光标定位于【代码】处,按〗S可选择多条项目。
如要取消已选中,再单击该项目即可。
选择完成后,单击〖选定();.
.
图
(4)、光标定位于【数量】处,软件默认数量为1,输入每个项目实际数量,服务费、附加费、折扣。
(5)、单击〖存盘〗,软件提示“当前费用立即入帐吗?
”,单击〖是(Y)〗,直接入帐到客房,单击〖否(N)〗,帐务将显示在上方列表中,等确定要入帐时,再单击〖入帐〗。
图
:
注意
(1)、原费用(净价)一般是固定的,但也有一些不固定的费用,例如赔偿费,一般软件设置为0价,对于0价的项目,操作员可以修改原费用。
(2)、【服务费】、【附加费】、【折扣】有两种收取方式:
按比例收取和按金额收取,软件默认是按百分比方式(输入小数)。
若选择的是百分比打折,就输入小数,如打九折,就输入0.1;若现金优惠,则输入金额即可
快捷方式●操作步骤:
(1)、客房中心『帐务处理』窗口,单击〖快捷〗;
图
.
.
、【服务费】等;、【地点】、【原费用】(、双击服务项目,录入【2)NO】
图,单击,若已确认【地点】,软件将提示“当前费用立即入帐吗?
”(3)、单击〖存盘〗等确定要入帐时,帐务将显示在上方列表中,〗N),)〗,直接入帐到客房;单击〖否(〖是(Y。
再单击〖入帐〗
结帐2.1.3
由前一般酒店的客房中心多采用转客房帐的方式,结帐有两种方式,转客房帐和现结,台结帐。
转客房帐●:
操作步骤、帐务窗口下,单击选中某记录;1)(,软件)2、查看【地点】处是否已有房号,若有,确认后直接单击窗口右边〖客帐〗(自动将该帐务转至房间。
若无,则先补充房号信息,再转帐至房间,步骤如下:
【地点】处输入房号,回车,软件弹出『帐号查询』窗口,确认客人信息单击〖修改〗,,“当前费用立即入帐吗?
”〖存盘〗,软件提示『帐号查询』,单击〖确定〗,退出窗口。
单击后,直接入帐到客房。
)〗单击〖是(Y
现结●操作步骤:
、帐务窗口下,单击选中某记录;)(1,弹出『结帐』窗口,如下图所示。
光标移动至【付款码】处,按、单击〖结帐〗
(2)F1,打开付款方式帮助,选择相应的付款方式。
图,否则单击〖退出〗,单击〖结帐〗)(3、单击〖收款〗,若要打印,单击〖确定〗。
.
.
错帐处理2.1.4
如房号输入错误、费用明但有时也会出现这样、那样的错误,客房中心帐务虽然简单,细输入错误等,这就要求操作员掌握基本的错帐处理方法。
修改信息●【优惠】信息错误,或漏输费用、多输费用时,可选中该记录,单】、发现【地点】、【NO击〖修改〗,回到帐务输入窗口,修改相关信息。
对于多输费用的情漏输费用的处理非常简单,只要在该帐单下继续输入费用就可以了,或者双击错误记录冲销该笔费用。
需要输入一笔负的费用冲帐,况,然后再输入正确的费用,
取消未结的帐即销单●可以先销单,再重新逐个修改非常麻烦,销单用于删除帐单,当整个帐单输入错误时,录入帐务。
软件将记录销单情况。
,销单成功。
)〗,软件提示“确信要删除当前费用单据吗?
”单击〖销单〗,单击〖是(Y被销单的帐务可以通过帐务查询功能查看。
图冲帐●冲销已转至前台的帐务,使用该功能。
操作步骤:
,打开『帐务查询』窗口,输入查询条件;→、执行1()客房中心本日细帐查询
.
.
、单击〖检索〗,找到目标帐务,双击可打开看明细;
(2)
图(3)、核实确认后,单击〖冲账〗,弹出确认窗口,如下图所示。
图
(4)、单击〖是(Y)〗,软件提示“冲账成功”,细帐列表中该帐务状态显示为“冲账”。
图细帐查询2.2
本日细帐查询2.2.1
本日细帐查询客房中心执行→,打开如下图所示查询界面。
.
.
图,即可查到满足条件的帐单。
输入条件越多查询结输入相应的查询条件,单击〖检索〗,软件显示所有本日细帐。
对找到的记录,可果越准确。
若不输任何条件直接单击〖检索〗,再点击一下改为降序排列;也可双击所需菜单,单击上部的标题栏目进行排序(按升序)或在该菜单下按〖打开〗,查阅具体的明细情况。
常用查询条件NO:
手工单号。
(1)、、地点:
房号。
(2)、状态:
未结、结账、冲账、取消几种状态。
(3)、总费用:
包含原费用、服务费、附加费、折扣的总费用。
(4)、结.冲:
结账和冲账人员的工号。
5()历史细帐查询2.2.2
年请参见上节。
日期的格式为:
历史细帐查询的界面和使用方法与当日细帐查询一致,”日为“11/09/04。
月日,均为两位,如/月/2011年94交班报表2.3
执行客房中心→交班报表,打开『交班报表』窗口。
客房中心的报表分为日报和区间报表。
软件默认打印本日本班该员工的日报。
客房中心员工每个班次下班时,选择打印日报,可以核对本班次录入的帐务。
如果需要查询一段时间内的客房收入,则选择打印区间报表。
在【营业日期】中输入区间的起止日期,在【用户名】项输入工号则查询指定员工输入的客房收入,删除工号,则查询所有的客房收入。
.
.
图其他第三节
客房清洁工作量分配3.1
软件结合每分配客房清洁工作量分配。
用于协助管理人员按照当班员工人数,分配时,如大部分酒店设置退房脏房清洁工作个客房的打扫积分(不同房间状态打扫有不同的积分,量大于在住脏房的清洁工作量)、客房数量、清洁员人数,进行平均分配。
:
操作步骤
(1)、执行客房中心→客房清洁工作量分配,打开『客房中心清洁工作管理』窗口,如下图所示。
.
.
图
窗口上方显示当前有的清洁员数量及其已经分配的房间;下方显示未分配房间,单击蓝色块(已分配工作)和灰色块(未分配工作)中的房间,则右下角两数据窗分别显示当前点击的房间信息和住客信息;按ctrl和shift键多选房间。
通过拖放可以将选中的房间在各员工以及未分配之间移动;在房间上右键单击将弹出菜单选择相应的选项,如设置多人打扫某个房间等。
说明1:
该员工姓名是‘小张',其技能等级为‘高',数字18代表当前分配给他的工作量为18;下面一行是主要负责的楼号、楼层,最后右下角的‘低'表示其外语等级为低。
说明2:
(红住客是否房态、VIP个信息。
房间部分则显示了4依次是:
房号、。
、是否外宾(蓝色五角星为外宾)色五角星为贵宾)
,打开『选择打扫的房间』窗口,如下图所示。
、房态选择:
单击下排〖房态选择〗2()
.
.
图
窗口上部是按房态分类复选钮,下部是是否保留已分配信息的单选钮。
通过点击相应的复选钮将需要的房态勾上,确定后窗口中就看到选中的几个类房。
下部选保留已分配时,则已分配房间信息不会被删除,即蓝色块不会发生变化,只是灰色块中根据选择发生了变化;选择不保留时,则已分配的信息将去除,结果是所有选中房态的房间都出现在未分配中。
(3)、刷新。
将最新的需打扫房刷新到未分配(灰色块)中。
(4)、自动分配功能。
.
.
图
窗口中间部分统计了已经分配和待分配的房数和工作量、以及已经选择的员工数。
窗口上部显示所有的员工,以供选择;左下部选择是否全部重新分配;右下部提供必要的信息。
已分配房数是窗口中已经分配的房间数。
待分配房数依据左边“已分配房处理”的选择,若选择了“全部重新分配”,则“待分配房数”包括先前已经分配的房数(假如先前已经分配过)和窗口灰色块未分配房数;若选择了“保留已分配信息”,则只是『客房中心清洁工作管理』灰色块未分配中的房数。
待分工作量与待分房对应。
建议员工是根据一定的工作量标准计算的人数参考值;已选择是目前已选定的员工数。
如果选择全部重新分配,则原先已分配的房也将全部重新分配;如果选保留分配,则只对未分配房自动分配,已分配房不变。
(5)、确定分配完毕后单击〖打印〗,可打印派工单。
.
.
图
(6)、统计工作量。
单击〖完成〗,打开『选择已完成工作』窗口,如下图所示。
图
选择已经检查确认的房间,输入备注信息,点确定。
软件将自动记录检查员、操作时间、修改时间;同时修改房态。
通过点击左边的员工使右边只显示你要看到的几个员工;按钮‘反选'用于选中剩下的.
.
其他员工。
,打开『客房中心清洁工作统计列表』窗口,)、查看统计列表。
单击〖工作列表〗(7如下图所示。
图可以根据清洁员、房态、客人、房号等组合条件检索。
输入条件,按回车或者搜索,即可进行检索。
,则打开“工作,选择统计范围后,单击〖确定〗→客房清洁工作量统计执行客房中心量统计报告”,如下图所示。
图---)(8、员工编辑录入、修改和删除员工信息。
.
.
图
员工外语等级:
分高、中、低三种,只有中或高可以打扫外宾住房。
员工技能:
分高、中、低、新员工四级,分别对应房间技能的4、3、2、1。
技能为高的员工可以打扫所有的房间,中级的员工能打扫技能要求3以及以下的房间,依次类推。
员工的状态默认都是有效状态,若把某员工设置为无效,则分配、选择员工等窗口将不出现无效员工;本窗口将以特殊颜色显示无效员工,同时可以将无效员工恢复成有效员工。
(9)、设置房间对应积分、房间对应技能。
单击〖其他代码〗,打开『其他代码设置』窗口。
.
.
在本窗口设置积分和打扫要求的最低技能值。
通过设置积分可控制员工打扫各房间时能得到的工作量积分值。
比如根据房态、房类、种房态,其中按占用状态分为12客房布置的不同,来设置不同的分值。
在本软件中总共有TOUCH-UP分别代表脏房、R、S六种,OT。
和住房)(O)每类又都有D、、I、、V空两大类:
((轻微打扫房)、检查房、维修房、净房、锁定房。
,通过设置各房间的最低技能要求来控制房间的分配,比如某豪华房的最低技能设为4则表示只有员工技能等级相应为高的员工才能打扫。
失物拾物3.2
失物拾物处理可以分为两类:
拾物登记和遗失报告登记。
执行客房中心→拾物遗失列表,打开如下列表窗口,软件分类显示拾物登记单和遗失报告单。
.
.
图
窗口默认显示当前所有登记的拾到的物品。
双击选中记录,打开拾物登记单,操作者可查看或修改相关信息。
图
〖新建〗――用于创建新的拾物登记单;
〖修改〗――用于修改该登记单;
〖叫号〗――选择打开其他拾物登记单;
〖删除〗――用于删除当前登记单;
〖领取〗――用于物品还给失主时,填写领取人相关信息。
.
.
拾物登记3.2.1
拾物登记用于对服务员或客人拣到的物品进行登记管理,以便将来归还给失主。
:
操作步骤、单击〖新建〗按钮,打开拾物登记单,如下图所示。
(1)
图,输、【失物】,选择【类别】)(2、根据物品实际情况,选择【等级】,输入【单据号】,【时间】等已知信息。
单击〖存盘〗【报告人】、【地点】、、【拣到人】入【估价】、【表述】、登记成功。
:
如果获知失主的姓名,并且该失主曾经住过本酒店,则可以在【失主】中输入注意失主的姓名,软件会自动将遗留物品的信息与客人的档案关联。
当客人再次来入住时,软件会自动提示该客人有遗留物品在酒店。
遗失报告3.2.2
用于登记管理客人的遗失物品。
执行客房中心→拾物遗失列表,单击“遗失报告单”标签页,打开失物拾物列表,显示当前所有登记的遗失记录。
双击某记录,打开“遗失报告单”。
失物管理与拾物管理显示界面、操作方法基本一致,不再细述。
.
.
图
3.2.3领取
操作步骤:
(1)、双击打开目标拾物登记单;
图
(2)、单击〖领取〗,弹出『失物领取确认』窗口;
.
.
图、录入领取信息,输入【领取人】,输入【证件号码】等相关信息。
(3),选择【证件】
,打开窗口,选:
若该遗失物品曾填写过遗失报告单,则【报失关联】处,按F1注意择关联记录,当物品领取后,遗物报告单的状态会自动变为领取状态。
若没有遗失关联单,则不需要录入该信息。
。
”,软件提示“领取完成!
O)〗、单击〖确认((4)
图
:
注意客房中心做的遗失报告单在前台也是可以同步显现的。
具体操作为客户档案→其他,选择失物即可。
报房与查房3.3
报房与查房功能的正确使用涉及到三个部门:
预订接待、前台收银、客房中心,只有这三个部门协调配合,一起使用,才能真正起作用。
单击查询,打开下拉菜单,单击报房与查房,打开『报房与查房』窗口,如下图所示。
.
.
图
该窗口主要分为“查房流水记录”和“入住流水记录”两个部分,软件默认“实时刷新”、“声音提示”。
左上部显示查房记录,左下部显示入住开房记录,右上部显示房间和客人的信息。
入住流水记录●显示的是酒店当前的入住情况,当前台登记客人入住时,客房中心的『报房与查房』窗口“入住流水记录”增加一条信息,并且自动发出提示声音,提示客房中心某房间有人入住。
客房中心在开房时,点击〖开房(C)〗,房间开完后,点击〖开毕(B)〗,提示声自动停止。
图
查房流水记录●
客房显示的是客房中心的查房情况,当前台有客人退房时,收银员使用软件报查房后,中心『报房与查房』窗口“查房流水记录”增加一条信息,并且软件有声音提示。
客房中心输入相应的备注。
此时软件弹出提示框,,〖查房〗查完房后点击〖查毕〗,点击中在查房时,。
〗如不输入,软件默认为查房结果正常,点击〖确定(O)
图
.
.
:
注意
(1)、如果使用软件来进行报开房与报查房,要求客房中心不能关闭『报房与查房』窗口,不用时只能最小化该窗口。
(2)、在查房与报房窗口右下输入框直接输入房号查房,而不需要在左边选择。
(3)、利用散客、成员切
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