第03章1access幻灯片.docx
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第03章1access幻灯片
第03章[1]access幻灯片.txt不要放弃自己!
-------(妈妈曾经这样对我说,转身出门的一刹那,我泪流满面,却不想让任何人看见!
)看到这一句小编也心有感触,想起当初离家前往几千里外的地方的时候,妈妈也说过类似的话,但是身为男儿,必须创出一片天,才能报答父母的养育之恩!
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第3章数据库的创建
3.13.23.33.43.53.63.7Access2003开发环境2003开发环境创建数据库创建表字段操作设定表关系(联系)设定表关系(联系)操作记录数据的导入和导出
3.1Access2003开发环境2003开发环境
3.1.1Access2003的安装,启动及关闭2003的安装,启动及关闭
1.Access2003安装2003安装
Access2003Access2003是一个32位的软件,可以在Windows9x/NT/2000/XP等操作系统下运行.在x/NT/2000/XPWindows环境下,Windows环境下,将MicrosoftOffice2003的安装光2003的安装光盘放入驱动器,系统启动Microsoft盘放入驱动器,系统启动MicrosoftOffice2003的安2003的安装界面,根据窗口提示信息一步一步地安装即可.装界面,根据窗口提示信息一步一步地安装即可.典型安装和典型安装和自定义安装
2.Access2003的启动2003的启动
可以通过开始菜单和桌面快捷方式图31-
7种种标准对象任务窗格对象列表
Access2003
3.退出Access2003退出Access
法1:
文件退出:
文件|退出法2:
标题栏右边的关闭按钮:
3.1.2Access操作基础Access操作基础
在Access2003主窗口中,其中菜单,工具栏的2003主窗口中,其中菜单,操作与Word和Excel完全相同,操作与Word和Excel完全相同,以下主要介绍数据库窗口的有关操作.库窗口的有关操作.1.数据库窗口的操作在创建或打开某个数据库后,Access的开发环在创建或打开某个数据库后,Access的开发环境就会显示数据库窗口.所有的数据库操作都是围绕数据库窗口进行的.数据库窗口左边的对象选项卡列出了Access中数据库窗口左边的对象选项卡列出了Access中的7种标准对象.单击某个选项卡就可进入相应的种标准对象.单击某个选项卡就可进入相应的操作窗口,也可以通过选择[视图]|[数据库对象]操作窗口,也可以通过选择[视图]|[数据库对象]命令,选择要显示的对象.
3.1.2Access操作基础Access操作基础
2.组的使用
除了标准的7种对象选项卡外,Access还允许用户根据需要创建新组,除了标准的7种对象选项卡外,Access还允许用户根据需要创建新组,以便摆放数据库中常用对象的快捷方式.以便摆放数据库中常用对象的快捷方式.新建组步骤:
使用鼠标右键单击对象选项卡,在弹出的快捷菜单中选择[新组]命令,屏幕上会出现[新建组]对话框,如图3-2.在对话框中输新组]命令,屏幕上会出现[新建组]对话框,如图3入要创建新组的名字,如"操作对象",单击[确定]入要创建新组的名字,如"操作对象",单击[确定]按钮,就会在对象选项卡的组中添加一个新组"操作对象".使用快捷菜单还可以重命名,删除,已有的组.将一个数据库对象添加到组中的方法是用鼠标右键单击该对象,并在弹出的快捷菜单中选择[添加到组]在弹出的快捷菜单中选择[添加到组]命令;也可以将选中的某个数据库对象直接拖到某个组内.
图3-2新建组对话框
3.Access2003帮助系统2003帮助系统
Access2003Access2003采用了HTML帮助形式,具有强大的帮助系统.通过帮助系统,具有强大的帮助系统.通过帮助系统,可以随时获得问题的解答.以随时获得问题的解答.通过选择[帮助]|[显示Office助手]通过选择[帮助]|[显示Office助手]命令可以显示Office助手.可以显示Office助手.
3.2创建数据库
Access2003的数据库是一个独立的文件,其扩展名2003的数据库是一个独立的文件的数据库是一个独立的文件,.MDB.需要注意的是:
用户创建的数据库是由表,为.MDB.需要注意的是:
用户创建的数据库是由表,查窗体,报表,数据访问页,询,窗体,报表,数据访问页,宏和模块等数据库对象构成的,这些数据库对象都存储在同一个以MDB为扩展名的成的,这些数据库对象都存储在同一个以MDB为扩展名的数据库文件中.即数据库对象不是独立的文件.数据库文件中.即数据库对象不是独立的文件.在任何时刻,2003只能打开运行一个数据库只能打开运行一个数据库.在任何时刻,Access2003只能打开运行一个数据库.但是,在每一个数据库中,可以拥有众多的表,查询,但是,在每一个数据库中,可以拥有众多的表,查询,窗报表,数据访问页,宏和模块.用户可以同时打开,体,报表,数据访问页,宏和模块.用户可以同时打开,运行多个数据库对象(例如,可以同时打开多个表).运行多个数据库对象(例如,可以同时打开多个表).
3.2.1建立数据库
MicrosoftAccess提供两种创建数据库的方法:
一是使用【数据库向导】一是使用【数据库向导】仅一次操作即可为所选数据库类型创建必要的表,窗体及报表,所选数据库类型创建必要的表,窗体及报表,这是开始创建数据库的最简单的方法是开始创建数据库的最简单的方法;最简单的方法;二是先创建一个空数据库,然后再添加表,二是先创建一个空数据库,然后再添加表,窗体,报表及其他对象,这是最灵活的方法,窗体,报表及其他对象,这是最灵活的方法,但需要分别定义每一个数据库要素.需要分别定义每一个数据库要素.无论哪一种方法,在数据库创建之后,无论哪一种方法,在数据库创建之后,都可以随时修改或扩展数据库.以随时修改或扩展数据库.
1.使用【数据库向导】创建数据库使用【数据库向导】
在使用数据库向导建立数据库之前,在使用数据库向导建立数据库之前,必须选择需要建立的数据库的类型.立的数据库的类型.因为不同的类型的数据库有不同的数据库向导,那我们的工作就白费了.据库向导,那我们的工作就白费了.如何选择正确的数据库类型?
如何选择正确的数据库类型?
单击工具栏左侧的[新建按扭,弹出新建对话框,新建]按扭单击工具栏左侧的新建按扭,弹出新建对话框,在它上面有"常用"数据库"两个选项卡,上面有"常用"和"数据库"两个选项卡,选择数据库选项卡,它里边的图表代表不同的数据库向导,项卡,它里边的图表代表不同的数据库向导,图表下面都有一行文字表明数据库向导的类型.有一行文字表明数据库向导的类型.就好象一个旅行社可以开设几条旅游线路,每个线路要配备不同的导游一样.以开设几条旅游线路,每个线路要配备不同的导游一样.
1.使用【数据库向导】创建数据库使用【数据库向导】
如果需要在创建数据库的时候,如果需要在创建数据库的时候,就为所选择的数据库创建所需的表,窗体及报表,的数据库创建所需的表,窗体及报表,可选择【数据库向导】来创建数据库.数据库向导】来创建数据库.举例:
用通用模板创建数据库,举例:
用通用模板创建数据库,并命名为产品订单.订单.步骤:
1)在新建文件面板上,选择[本机上的模板],在新建文件面板上,选择[本机上的模板]在模板对话框中选择数据库选项卡,在模板对话框中选择数据库选项卡,选择要创建的数据库类型(订单]的数据库类型(如[订单])后[确定].确定]2)在弹出的[保存新数据库]对话框中输入新建在弹出的[保存新数据库]数据库路径和名称,单击[创建]按钮.进入[数据库路径和名称,单击[创建]按钮.进入[数据库向导]如图:
3库向导].如图:
3-3.
图3-3数据库向导对话框
3)单击[下一步按钮,向导提供了表中字段和一)单击下一步按钮,下一步]按钮些附加字段,可以根据自己的需要进行选择,些附加字段,可以根据自己的需要进行选择,单击此字段前面的复选框即可选定此字段.击此字段前面的复选框即可选定此字段.
4)选定窗体的风格,左边是相应风格的预览)选定窗体的风格,窗口,单击[下一步按钮.下一步]按钮窗口,单击下一步按钮.5)选择数据库在打开报表时的打印样式,并)选择数据库在打开报表时的打印样式,单击[下一步按钮.下一步]按钮单击下一步按钮.6)选择数据库的标题名称,这时可以为打印)选择数据库的标题名称,报表添加一个公司的徽标.报表添加一个公司的徽标.7)单击[完成按钮,数据库建立完毕,对应)单击完成]按钮,数据库建立完毕,完成按钮的数据库窗口如图3-4.的数据库窗口如图.
注意:
注意:
1,利用向导建库过程中两次给数据库起名,第2次是,利用向导建库过程中两次给数据库起名,次是新建的数据库入口窗体上的标题词,和我们第1次给数新建的数据库入口窗体上的标题词,和我们第次给数据库起的名字是不一样的,据库起的名字是不一样的,也就是当我们打开这个数据库时,我们看到的是第一个界面上的标题词.据库时,我们看到的是第一个界面上的标题词.2,Access数据库向导只是为我们的数据库管理搭建好,数据库向导只是为我们的数据库管理搭建好了数据库的框架,而数据则是需要我们自己输入的.了数据库的框架,而数据则是需要我们自己输入的.3,用数据库向导建好一个数据库后,并不了解这个数,用数据库向导建好一个数据库后,据库是如何构成的,总有一种空中楼阁的感觉.据库是如何构成的,总有一种空中楼阁的感觉.通过建空的数据库来了解数据库的构成.通过建空的数据库来了解数据库的构成.
2.不使用[数据库向导]创建数据库不使用[数据库向导]
例3-2,创建空数据库,并命名为学生成绩管理.创建空数据库,并命名为学生成绩管理.步骤:
步骤:
1)使用[新建文件]面板,在[新建]栏中选择[空数据库]使用[新建文件]面板,新建]栏中选择[空数据库]选项.选项.2)单击[空数据库]选项,在弹出的[文件新建数据库]对单击[空数据库]选项,在弹出的[文件新建数据库]话框中输入数据库的名称(如学生成绩管理)话框中输入数据库的名称(如学生成绩管理)并确定数据库文件存储的位置后单击[确定]按钮.据库文件存储的位置后单击[确定]按钮.即可创建一个空数据库.空数据库.注意:
Access在同一时间只能处理一个数据库,因而每注意:
Access在同一时间只能处理一个数据库,在同一时间只能处理一个数据库新建一个数据库的同时,会自动关闭已经打开的数据库.新建一个数据库的同时,会自动关闭已经打开的数据库.
2.不使用[数据库向导]创建数据库不使用[数据库向导]
空库建好后,剩下的工作就是创建数据库中的主要对象,它包括表,查询,窗体,报表,页面,宏和模块.这些对象在数据库中各自负责一定的功能,并且相互协调,这样才能建设出一个数据库.各对象的功能简介:
"表"是用来存储数据的;"查询"是用来查找数据的;是用来存储数据的;"查询"人通过"窗体"人通过"窗体","报表","页面",获取数据.而报表"页面""宏"和"模块"则是用来实现数据的自动操作的.模块"
3.2.2数据库的打开与关闭
如果已经创建了数据库,如果已经创建了数据库,就可直接打开已创建的数据库.已创建的数据库.要打开一个已经存在的数据库,可以单击工具栏上的【打开】数据库,可以单击工具栏上的【打开】按钮,或选择【文件】|【打开】命令,在弹或选择【文件】打开】命令,出的窗口中指定要打开的数据库文件即可.出的窗口中指定要打开的数据库文件即可.在Access中,数据库文件的打开方式有Access中4种,如图3-7所示.如图3所示.
图3-7数据库的打开方式选择
①以共享方式打开数据库文件
采用这种方式,采用这种方式,网络上的其他用户可以再打开这个文也可以同时编辑这个文件,这是默认的打开方式.件,也可以同时编辑这个文件,这是默认的打开方式.
②以只读方式打开
如果只是想查看已有的数据库并不想对它进行修改,如果只是想查看已有的数据库并不想对它进行修改,可以选择只读方式打开,可以选择只读方式打开,这种方式可以防止对数据库无意修改.修改.
③以独占方式打开
可以防止网络上的其他用户同时访问这个数据库文件,可以防止网络上的其他用户同时访问这个数据库文件,也可以有效的保护自己对共享数据库文件的修改.也可以有效的保护自己对共享数据库文件的修改.
④以独占只读方式打开
为了防止网络上的其他用户同时访问这个数据库文件,为了防止网络上的其他用户同时访问这个数据库文件,而且不对数据库进行修改时,可以选择这种方式,且不对数据库进行修改时,可以选择这种方式,这样可以防止网上的其他用户对这个数据库文件继续进行修改.防止网上的其他用户对这个数据库文件继续进行修改.
3.2.3数据库转换
由于Access版本的不同,由于Access版本的不同,所创建的数据库应用系统的文件格式会有所区别.据库应用系统的文件格式会有所区别.在Access2003中,可以将旧版本的Access数2003中可以将旧版本的Access数据库转换成新版本的数据库格式,据库转换成新版本的数据库格式,也可进行反向操作.行反向操作.要转换一个数据库文件的格式,应先在Access2003中打开此数据库,然后选择2003中打开此数据库,然后选择【工具】|【数据库实用工具】|【转换数据工具】数据库实用工具】库】中的相应选项,如图3-8所示.中的相应选项,如图3
图38转换数据库菜单-
3.3创建表
3.3.1表的构成
同一类的所有实体都被数字化为一张表,也就是说,实体的信息都是以表的形式存储在数据库中的.表是由记录和字段组成的,表中的一个记录代表对应实体的一个实例;表中的一个字段代表对应实体的一种属性.
表是数据记录的集合,表是数据记录的集合,是数据库最基本的组成部分,一个数据库可以有多个数据的组成部分,一个数据库可以有多个数据表,它们包含了数据库的所有数据信息,它们包含了数据库的所有数据信息,一个表由多个具有不同数据类型的字段组一个表由多个具有不同数据类型的字段组成.一个表对象就是一个关于特定主题的数据集合,数据集合,每一个表在数据库中具有不同的用途.的用途.为了惟一地表示表中的某条记录,为了惟一地表示表中的某条记录,表中必须含有关键字.Access的主关键字(必须含有关键字.Access的主关键字(主键)可以是表中的一个或多个字段,而且可以是表中的一个或多个字段,"主键"字段的值不能空,也不能重复.主键"字段的值不能空,也不能重复.
3.3.2使用表向导创建表
在建立Access表时,在建立Access表时,可以先创建一个空的数据表,然后向其中输入数据,的数据表,然后向其中输入数据,也可以通过直接输入数据创建数据表.Access提供了过直接输入数据创建数据表.Access提供了3种创建表的方法:
使用表向导创建表,在种创建表的方法:
使用表向导创建表,设计视图中创建表以及通过输入数据创建表.不管使用哪一种方法创建数据表,用户不管使用哪一种方法创建数据表,都可以在数据库设计视图都可以在数据库设计视图中进一步定义数数据库设计视图中进一步定义数据表,如新增字段,设置默认值等.据表,如新增字段,设置默认值等.
通过表向导创建表,Access为我们提供了许多为我们提供了许多"通过表向导创建表,Access为我们提供了许多"示例表",我们可以从中选择一个与我们所需的表的类型相近的,经过向导指引的多个步骤,进行字段的取舍,换名等经过向导指引的多个步骤,进行字段的取舍,操作,生成符合自己要求的表.如果需要增加字段,在完操作,生成符合自己要求的表.如果需要增加字段,成向导的操作后,再进行表结构和属性的详细修改.成向导的操作后,再进行表结构和属性的详细修改.利用向导创建表时,可以在表对象窗口选择【利用向导创建表时,可以在表对象窗口选择【使用向导创建表】如图3导创建表】,如图3-9(a)所示;也可单击【新建】按钮,所示;也可单击【新建】按钮,在出现的【新建表】对话框中选择【表向导】如图3在出现的【新建表】对话框中选择【表向导】,如图3-9(b)所示.所示.
(a)数据库窗口中的向导选项图3-9
(b)新建表对话框
例3-3利用表向导创建"产品"表利用表向导创建"产品"
具体步骤如下:
双击[使用向导创建表]表向导]具体步骤如下:
1)双击[使用向导创建表]或[表向导]对话框,如图3-10.话框,如图310.2)在[表向导]对话框中,选择合适的[示例表]和[示例字表向导]对话框中,选择合适的[示例表]段],根据需要选择某些字段作为要创建的字段.例如:
根据需要选择某些字段作为要创建的字段.例如:
我们选择示例表中的"产品".并通过我们选择示例表中的"产品"按钮分别将
"产品ID",产品名称,"单价"字段添加到右边的[新表产品ID",产品名称产品名称,单价"字段添加到右边的[中的字段]框中.并可以通过[重命名]中的字段]框中.并可以通过[重命名]对所选的字段重新命名.比如将产品ID字段改名为"产品编号"命名.比如将产品ID字段改名为"产品编号"字段改名为
3)单击[下一步]按钮,系统要求为新表指定一个名字,输入单击[下一步]按钮,系统要求为新表指定一个名字,帮助我设置一个主键]单击[下一步]"产品".选中[是,帮助我设置一个主键],单击[下一步]按产品"选中[钮.4)单击[完成]按钮,就创建了一个空的"产品"数据表.单击[完成]按钮,就创建了一个空的"产品"数据表.创建了表的结构之后就可以直接在数据表视图中输入数据了.在输入数据时,选定指定的网格后便可以直接输入数据了.在输入数据时,据了.据了.如果手中有大量的数据而且格式统一,可以通过输入数如果手中有大量的数据而且格式统一,据创建表.据创建表.
例3-4通过输入数据创建装运方式表.步骤如下:
通过输入数据创建装运方式表.步骤如下:
1)双击数据库窗口的表对象中的[通过输入数据创双击数据库窗口的表对象中的[建表]也可选择[新建表]对话框中的[数据表视图]建表],也可选择[新建表]对话框中的[数据表视图],都会出现空[数据表视图]默认情况下,都会出现空[数据表视图].默认情况下,表的字段为:
字段1,字段2,字段3….字段1字段2字段32)输入有关的数据后的视图见3-12.输入有关的数据后的视图见312.3)在设计视图中,将默认字段名改为合适的名称.在设计视图中,将默认字段名改为合适的名称.
3.3.3自定义表
不论是使用向导创建的表,不论是使用向导创建的表,还是通过输入数据直接建立的表,输入数据直接建立的表,大部分都需对其做相应的修改,如更改字段的名称,做相应的修改,如更改字段的名称,字段的数据类型,设置主键等.在设计视图中,的数据类型,设置主键等.在设计视图中,不仅可以创建一个新表,不仅可以创建一个新表,还可以对已有的数据表进行修改.数据表进行修改.下面来了解一下表的设计视图和表设计工具栏
1.表的设计视图
打开表的设计视图有多种方法,打开表的设计视图有多种方法,可直接双击数据库窗口中的【使用设计器创建表】双击数据库窗口中的【使用设计器创建表】,也可以选择新建表中的【设计视图】也可以选择新建表中的【设计视图】,还可以单击【设计】按钮打开一个已存在的表.以单击【设计】按钮打开一个已存在的表.图3-13所示为"产品"表的设计视图.13所示为"产品"表的设计视图.
图3-13表设计视图
数据表的设计视图包含两个区域:
字段输入区和字段属性区.段输入区和字段属性区.在字段输入区中输入每个字段的名称,数据类型和说明.输入每个字段的名称,数据类型和说明.在字段属性区中输入或选择字段的属性值,如字段的大小,格式等.如字段的大小,格式等.
2.【表设计】工具栏表设计】
Access里有7种对象,Access里有7种对象,每个对象会产生不同的窗口,针对不同的对象窗口,Access会显示不同的工具按钮.Access会显示不同的工具按钮.表设计窗口中的工具栏.其中,视图】口中的工具栏.其中,【视图】按钮用于切换表的视图模式,切换表的视图模式,主要是设计视图与数据表视图间的切换.据表视图间的切换.
3.4字段操作
字段名称是用来标识字段的,字段名称可以由英文,中文,数字组成,但必须符合Access以由英文,中文,数字组成,但必须符合Access数据库的对象命名规则.具体规则如下:
①字段名称的长度为1~64个字符,一个汉字占2字段名称的长度为164个字符,一个汉字占2个字符.个字符.②字段名称可以来用字母,数字和空格以及其他字段名称可以来用字母,一切特别字符,但不能包含点(一切特别字符,但不能包含点(.),叹号(!
)叹号(及中括号(及中括号([])等字符.等字符.③不能使用ASCII值为0~31的字符.不能使用ASCII值为031的字符.④不能以空格为开头.不能以空格为开头.
3.4.1指定字段的名称及类型
利用表设计视图,在给字段命名后,利用表设计视图,在给字段命名后,就应确定字段的数据类型.将光标置于第二列,应确定字段的数据类型.将光标置于第二列,就会在输入框右侧出现下拉箭头,就会在输入框右侧出现下拉箭头,单击下拉箭头就可为字段选择合适数据类型,箭头就可为字段选择合适数据类型,Access提供了10种数据类型(提供了10种数据类型(每种类型只能输入特定类型的数据)如表3所示.定类型的数据),如表3-1所示.
表3-1
数据类型文本备注数字日期/时间货币自动编号是/否OLE对象超级链接查询向导
字段的数据类型
说明大小文本或文本与数字的组合,如地址等;也可以是不必计算的数字,如电话号码等适用于长度较长的文本及数字,如备注,说明用于算术运算的数字数据100~9999范围
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