《起重机械安装改造维修控制程序管理制度》合订本印刷稿1031.docx
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《起重机械安装改造维修控制程序管理制度》合订本印刷稿1031
文件控制程序
1目的
加强对文件的管理控制,保证文件在各相关场所的有效性和及时性。
2适用范围
适用于公司起重机械安装、改造和维修质量保证体系有关的职能部门、施工(生产)单位和工程项目部的文件控制。
3术语和定义
本程序中的术语采用GB/T19000-2008标准中有关术语和定义中的术语。
4职责
4.1企业管理办公室为本程序的主控部门,负责公司管理体系文件的管理控制,并对施工(生产)单位的管理体系文件管理工作进行监督、检查、指导。
4.2企业管理办公室负责获取识别和更新适用于公司产品行业有关的法律法规。
4.3质量技术管理部为本程序的协控部门,负责规范类、技术类文件的管理控制。
4.4各相关部门、施工(生产)单位/工程项目部负责其职责范围内文件的编写、发放、更改等日常管理控制工作。
5工作程序
5.1文件的控制范围
5.1.1一类:
《管理方针、管理目标》、《管理手册》、《管理体系控制程序》和支持性文件(管理方案、管理制度、办法;公司制定的质保手册、工艺标准等)。
5.1.2二类:
外来文件包括国家和地方政府颁布的有关工程产品施工生产、环境、职业健康安全的法律、法规、标准图集、标准规范,设计文件,设计文件鉴定报告,型式试验报告,监督检验报告,分供方产品质量证明文件、资格证明文件等。
其中安全技术规范、标准必须有正式版本。
5.1.3三类:
项目实施管理规划、施工组织设计、施工方案、项目各项管理方案、质检大纲、工程合同、分包合同、采购合同及图纸等。
5.1.4四类:
与管理体系有关的其它文件,如行政公文等。
5.1.5五类:
记录(执行《记录控制程序》)
5.2文件的编制、审批、发布及评审
5.2.1《管理体系方针、目标》由总经理组织制定。
5.2.2《起重机械安装、改造和维修质量保证手册》由公司企业管理办公室组织编写,质量保证工程师审核,法定代表人批准发布。
5.2.3《起重机械安装、改造和维修.控制程序(管理制度)》由公司企业管理办公室组织相关部门编写,质量保证工程师审核,总经理批准发布。
5.2.4作业(工艺)文件由各部门负责人、各质控负责人组织编审,总工程师批准发布。
5.2.5项目实施管理规划/施工组织设计/施工方案/安全管理制度/质检大纲等的编制、审批按《技术管理制度》执行。
5.2.6上级部门颁发的与管理体系有关的红头文件及资料由企业管理办公室/质量技术部/人力资源部提交公司主管领导签字批准后实施。
5.2.7公司内各职能部门、各层次颁发的与管理体系有关的红头文件及其他文件、技术资料、业务性管理文件由各相关部门、施工(生产)单位/项目部负责组织编写,由公司、施工(生产)单位/项目部的部门负责人审核,主管领导批准。
5.2.8文件编制按公司公文处理办法执行,编写部门要在文稿会签单上注明是否受控和发放范围。
保证质量保证体系实施的相关部门、人员及场所所使用的受控文件为有效版本。
5.2.9当发生严重影响管理体系有效运行的内、外部变更时,应通过内、外审、管理评审的方式对文件的适宜性进行评审,文件更新时,须按上述程序文件的规定,再次得到批准。
5.2.10记录按照《记录控制程序》控制。
5.3文件的编号见《文件编码规则》
5.4文件的收文管理
凡进入本单位、本部门且与管理体系有关的文件均处于受控状态。
外来文件与技术、质量、安全相关的由技术质量安全部门收集、购买、接收,其他外来文件由企业管理办公室收集、购买、接收后按照归口转发到各相关部门及单位。
5.5文件的发放
5.5.1管理体系文件经批准后,由文件控制人员按批准的范围进行发放。
5.5.2对驻外工地项目部由文件控制人员通过邮寄、传真等方式定期传送。
5.5.3外来文件应填写“公文处理专用纸”,由主管领导阅批后,按本程序5.5.1条款进行发放。
5.5.4文件发放均应记录在《发文登记本》上。
5.6文件的更改
5.6.1文件需更改时,由主管部门填写《文件更改审批表》,按原文件审批程序进行审批。
5.6.2文件批准更改后,填写《文件更改通知单》,附《修订记录表》,按原文件发放范围及时发放,同时原文作废。
5.6.3《文件更改通知单》应统一编号,并予以保存,修订记录附文件后页。
5.6.4文件经多次/大幅度修改,已影响使用时,应换版重新印发。
换版的文件应在文件首页注明换版次数,以识别文件现行修订状态。
5.6.5三类文件按原文件审批程序进行审批后即可使用。
5.7文件的标识
5.7.1由公司制定的所有受控文件均应有名称、编号、编制人、审批人、实施日期等标识。
5.7.2对外提供的文件,应加注“某年某月某日前受控”的标识,表明以后不再控制。
5.7.3需保留(可作资料)的作废文件,经文件控制部门主管领导审批后可作保留,且加盖“作废”印章,合订本应在文件的目录及文件的显著位置加盖“作废”印章,由文件控制人员填入《文件保留清册》。
5.8文件的复制
5.8.1一类文件如因工作需要进行复制时,复制单位应填写《申请复制文件登记审批表》,经公司文件主控人员批准后,按申请的数量复印。
5.8.2所有复制的文件,应同正式文件一样进行管理控制,并由公司文件主控人员续编新的文件受控号后按规定下发。
5.9文件的管理
5.9.1各职能部门、施工生产单位/项目部均应设立专/兼职文件管理员,负责各类文件的接收、传递等管理工作,确保使用的文件均为有效版本。
5.9.2文件实行分级管理,项目部的文件管理执行《工程项目文件管理办法》。
5.9.3文件管理人员应将所保管的文件分类放置,使文件便于识别和检索。
需要存档的要及时存放到档案室,档案室应单独设立并保持清洁卫生、干燥。
5.9.4文件在保管和使用过程中须保持清晰,不可随意涂改。
5.9.5文件破损不能继续使用时,可向发文部门申请更换,且沿用原受控号。
文件遗失后,应及时向文件主控部门报告,使用者经公司文件主控人员的批准后办理补发手续,补发的文件应编注新的受控号。
5.9.6文件的归档、借阅、销毁制度按公司《档案管理制度》执行。
5.9.7作废文件销毁时,需经文件控制部门主管领导批准后,方可销毁,并由文件控制人员填入《文件销毁清册》。
5.9.8一类、二类(法律法规类)文件作废收回由企业管理办公室负责,二类(规范类)文件作废收回由质量技术部负责,三类、四类、五类文件作废收回由各职能部门、施工(生产)单位/项目部的文件资料主控人员负责。
6相关/支持性文件
6.1《记录控制程序》
6.2《档案管理制度》
6.3《工程项目文件管理办法》
6.4《文件编码规则》
7记录
7.1《文件控制清单》
7.2《发文登记簿》
7.3《公文处理专用纸》
7.4《文件更改审批表》
7.5《文件更改通知单》
7.6《修订记录表》
7.7《文件保留/销毁清册》
7.8《申请复制文件登记审批表》
7.9《发文稿》
记录控制程序
1目的
对记录进行有效控制,为管理体系有效运行和工程(产品)的符合性及时、准确地提供客观证据。
2适用范围
本程序适用于公司起重机械安装、改造、维修质量保证体系运行的记录、工程(产品)记录和来自供方等的有关记录。
3术语和定义
本程序中的术语采用GB/T19000-2008标准、《管理手册》中有关术语和定义中的术语。
4职责
4.1企业管理办公室为本程序的主控部门,负责对各职能部门/施工(生产)单位记录的管理控制。
4.2质量技术管理部为本程序的协控部门,负责对工程(产品)记录的审核,并对其填写的准确性、完整性进行监督检查。
4.3各相关部门负责本部门相关记录的填写、收集、整理、标识、保管,并对其职责范围内的体系运行记录的准确性、完整性进行监督检查。
4.4施工(生产)单位/项目部负责本单位工程产品记录和管理体系运行记录的收集、整理、编目、上报和传递。
5工作程序
5.1记录的形式及分类
5.1.1记录的形式包括文字记录、磁盘和照片、影碟等媒体。
5.1.2记录分为管理体系运行记录和工程(产品)记录。
a、管理体系运行记录包括:
管理评审记录、与顾客有关过程记录、合格分供方评价记录、内部审核记录等。
b、工程(产品)记录包括:
产品实现过程中产生的记录,以及工程施工全过程中证明的记录等。
5.2记录的管理
5.2.1各职能部门/施工(生产)单位/项目部负责其职责范围内记录的收集、审核、组卷、保管。
5.2.2管理体系运行记录的标识,见《文件编码规则》。
5.2.3工程(产品)记录的标识,除国家、行业、业主有特殊要求外,由质量技术管理部统一规定。
5.2.4记录字迹应工整、清晰,内容真实准确、完整齐全,并由责任人员签字确认。
5.2.5管理体系运行记录保存期限至少4年,工程(产品)记录的保管、存档执行《档案管理制度》。
5.2.6各职能部门应按年度对本部门的体系记录进行收集整理后报企业管理办公室,由企业管理办公室负责按年度对公司管理体系运行记录进行收集整理归档;各施工(生产)单位负责按年度对本单位的体系运行记录进行归档;工程项目体系运行记录的收集归档执行《工程项目文件资料管理办法》。
记录均应妥善保管,防止损坏或遗失。
5.2.7记录保管到期后,由保管人员列出销毁清单一式二份,属管理体系运行的记录,有企业管理办公室批准后销毁;属工程(产品)记录的销毁执行《档案管理制度》。
5.2.8工程项目部的管理体系运行记录由项目部资料员收集、整理,列出管理体系运行记录清单,由项目技术负责人对清单进行审批后,将管理体系运行记录归入项目存档竣工资料中。
5.2.9记录的借阅、贮存、归档等执行《档案管理制度》。
5.3记录的监督检查
为保证本程序有效运行,各部门、施工(生产)单位/项目部应做好相关记录,质量保证体系实施部门、人员及场所使用相关受控记录表格为有效版本,主控人员应及时进行检查督促,确保记录运行的有效控制。
6相关/支持性文件
6.1《文件编码规则》
6.2《档案管理制度》
6.3各控制程序
7记录
7.1本程序记录由相关文件的记录构成。
7.2《记录控制清单》
7.3《记录销毁清册》
管理评审控制程序
1目的
对起重机械安装、改造、维修质量保证体系现状的适宜性、有效性和充分性进行评审,确保公司管理体系运行满足标准要求。
2适用范围
适用于对公司起重机械安装、改造、维修质量保证体系的评审工作。
3术语和定义
本程序中的术语采用《管理手册》、GB/T19000-2008标准中有关术语和定义中的术语。
4职责
4.1公司总经理负责主持管理评审活动,批准管理评审计划和报告。
4.2管理者代表负责向总经理报告公司质量管理体系运行情况,审核管理评审计划,组织管理评审会议。
4.3公司各有关部门、施工(生产)单位/项目部负责提供与管理评审输入有关的信息。
4.4企业管理办公室负责汇总与管理评审有关的输入信息,编制管理评审计划和报告。
4.5责任部门负责存在问题的纠正,分析原因,编制并实施纠正或预防措施。
4.6企业管理办公室负责管理评审决议和纪要实施的跟踪验证。
5工作程序
5.1管理评审频次
管理评审一般每年一次,两次间隔时间不大于12个月。
当连续发生重大工程质量事故、环境事故、职业健康安全事故、业主有重大投诉、社会环境与市场需求等外部经营条件发生重大变化、公司组织机构或管理体制有重大调整、管理体系运行发生重大问题时,由总经理决定增加召开管理评审会议。
5.2管理评审计划
企业管理办公室负责提出年度管理评审计划,报管理者代表审定,经总经理审批并下发各相关部门和人员。
计划内容包括:
a. 管理评审目的、时间、地点、参加评审人员;
b. 准备工作要求;
c. 评审内容;
d.其他要求。
5.3管理评审的输入内容
a. 审核结果(包括内部体系审核、外部体系审核);
b. 各种反馈信息,包括对顾客满意程度和不满意程度的测量结果,顾客和相关方对质量、环境、职业健康安全管理工作的意见、抱怨、投诉和建议等;
c. 过程业绩,管理体系的过程是否达到预期的效果;
d. 产品的符合性,是否符合法律法规和自身要求;
e. 质量、环境、职业健康安全管理目标实现情况;
f. 纠正和预防措施实施情况;
g. 以往管理评审的跟踪措施的实施情况;
h. 经策划的可能影响管理体系的变更,如:
组织机构变动、重大人事变动、法律法规和其他要求变动、重大经济政策变动等。
过程、产品和管理体系的改进建议或计划。
5.4管理评审准备
各相关部门、施工(生产)单位/项目部结合职责要求,书面准备管理评审所需的相关资料。
主要内容包括:
a. 本部门、施工(生产)单位/项目部一体化管理体系运行情况;
b. 体系运行中存在的问题;
c. 解决问题的建议;
d.其他可纳入管理评审输入的内容
5.5管理评审会议
5.5.1总经理主持会议,由各部门负责人、各分管领导、管理者代表作相应报告。
5.5.2进行会议讨论,讨论的内容有:
a. 一体化管理体系方针、一体化管理体系目标实施的情况;
b. 组织机构的设置、人员、资源配置是否适当;
c. 一体化管理体系现状的适宜性、充分性、有效性;
d.应当进行一体化管理体系改进的部分和方法;
e.应当进行产品改进的部分和方法;
f.改进所需的资源确定。
5.6形成管理评审决议或纪要(即形成管理评审输出);管理评审输出内容包括:
5.6.1体系及过程有效性的改进。
5.6.2与顾客和其他相关方要求有关的产品和服务的改进。
5.6.3资源的管理配置和优化配置。
5.7管理评审决议或纪要发放到相关部门、项目部。
5.8各相关部门、施工(生产)单位根据各自的职责范围,组织管理评审决议或纪要的实施。
5.9企业管理办公室负责验证管理评审决议或纪要实施的有效性,并将相关情况及建议适时报告管理者代表。
5.10检查和改进
公司企业管理办公室和管理者代表每年对本年度的管理评审情况进行分析,对存在的问题提出改进的建议和意见,经公司最高管理者批准实施。
6相关文件
6.1《不合格品控制程序》
6.2《内部审核控制程序》
6.3《持续改进管理制度》
6.4《事故、事件、不符合的处理程序》
6.5《纠正措施和预防措施控制程序》
7相关质量纪录
7.1《管理评审计划》
7.2《管理评审报告》
7.3《管理评审记录》
与顾客有关的过程控制程序
1目的
确保本公司按照起重机械安装、改造、维修质量保证体系和顾客的要求提供工程(产品)和相关服务。
2适用范围
适用于公司参与投标的工程(产品)项目和直接委托工程(产品)项目以及接受总承包单位的分包工程(产品)项目。
3术语和定义
本程序中的术语采用《管理手册》、GB/T9000-2008标准、GB/T24001-2004标准及GB/T28001-2001标准中有关术语和定义中的术语。
4职责
4.1市场经营管理部为本程序的主控部门,在相关部门的配合下,负责对拟投标项目信息的确认、投标文件的评审及合同签订前合同评审的管理工作。
4.2技术质量管理部负责对项目质量、技术、试验、计量等方面能否满足项目要求进行评审。
4.3安全生产管理部负责施工(生产)环境、职业健康安全等方面能否满足要求进行评价。
4.4分公司(厂)对其承揽工程项目按5.2.2相关条款执行,全面实施工程项目信息的确认、投标文件的评审、合同签订前的评审工作。
就其承揽工程项目合同要求的信息、合同的修改及顾客反馈的抱怨进行沟通。
对项目工期、质量、工程预付款、进度款、资金运作、物资供应能力等方面能否履约进行评审。
4.5人力资源部负责对项目中的人力资源、人员资格要求进行评审。
4.6财务资金部负责依据付款条件评审项目资金运作能否满足全面履约。
5工作程序
5.1工程(产品)项目信息的确定
5.1.1通过对接收到的顾客邀约文件或合同意向(如招标文件)的阅读及与顾客的沟通。
最大限度的了解和识别顾客对产品的要求,确定能否满足顾客的要求,进而确定是否参与该项目的投标活动并填写《信息确认表》。
5.2投标文件的评审
5.2.1在投标文件编制工作完成后,要进行对投标文件进行评审。
主要评审内容为:
1、商务标、经济标是否响应招标文件的要求;
2、投标报价是否考虑了各方面的风险及一定的利润空间;
3、是否针对存在的主要风险制定了防范措施;
4、对非投标的工程项目,在报价前宜针对第2、3、款做相应的评审;
5.3合同评审
对已承接的工程项目,在合同签订前要进行合同评审。
主要评审内容为:
1、合同条款的合规性;
2、适用的法律法规是否明确:
3、监理工程师、业主代表的职责是否明确;
4、发包人、承包人的职责是否明确;
5.4分级评审及评审方式
a.1000万元以下的工程项目投标文件评审、合同评审:
由工程项目承揽部门/分公司(厂)负责人或主任工程师组织相关人员进行会签或会议评审,由主管领导批准后报市场经营管理部备案。
b.1000万元以上(含1000万元)的工程项目评审,由工程项目承揽分公司(厂)将分公司的初审意见(投标文件评审、合同评审)报市场经营管理部,市场经营管理部组织相关部门会签评审后,报经营副总经理批准。
5.4.1评审结果及评审所引发的措施,应形成记录并保存。
5.4.2合同签订后,由市场经营理部下达《合同(协议)履约表》,由直接承揽工程项目部门、单位对合同内容进行施工技术、安全交底;必要时邀请上一级职能部门参加。
5.4.3评审方式;
a会议评审
b会签评审
5.5顾客沟通
5.5.1确定与顾客沟通的内容
a、关于工程(产品)的顾客要求及相关信息;
b、问询合同或订单的处置,包括对其的修改;
c、顾客对所要求的工程(产品)的反馈,包括顾客投诉。
5.5.2与顾客沟通的时机安排
在承诺提供工程(产品)前至工程(产品)交付后的全过程,应与顾客沟通。
5.4.3顾客沟通实施
市场经营管理部、技术质量管理部、分公司(厂)对5.5.1内容与顾客以文件、电话、会议等方式进行沟通。
反馈信息按《服务过程控制程序》、《顾客满意的监视与测量实施办法》、《信息沟通控制程序》执行。
6相关/支持性文件
6.1《合同管理办法》
6.2《投标工作管理办法》
6.3《服务过程控制程序》
6.4《文件控制程序》
6.5《记录控制程序》
6.6《顾客满意的监视与测量实施办法》
6.7《信息沟通控制程序》
7记录
7.1《合同评审表
(一)》《合同评审表
(二)》《合同评审表(三)》(CX12-01)
7.2《合同(协议)履约表》(CX12-04)
7.3《顾客信息确认表》(CX12-05)
7.4《投标文件评审表》(CX12-07)
附:
投标文件评审表
投标文件评审表
编号:
CX12-07
招标人
投标单位
工程名称
工程地点
技术标简述:
(技术方案是否可行,是否相应招标文件等)
经济标简述:
(投标报价是否合理,是否相应招标文件等)
会签部门
会签意见
会签人
会签日期
技质部
安全部
财务资金部
人力资源部
市场经营管理部
批准人
合同管理制度
1目的:
为加强合同管理工作,预防合同纠纷,避免或减少企业经济损失,维护公司利益,遵照《中华人民共和国合同法》、《建筑安装工程承包合同条例》和国家有关法令条例、法规的规定,结合公司经济合同管理的实际情况和管理上的经验,特制定本制度。
2适用范围:
本制度适用于公司所属各单位、部门对外签订的所有合同、协议。
3合同管理人员的设置
3.1公司市场经营管理部为公司经济合同的管理机构,设专职合同员一名,各生产单位设兼职合同员一名。
须报市场经营管理部登记备案。
3.2无论专职或兼职合同员,凡以公司名义对外办理经济合同,必须持有企业法人代表委托书,否则无权对外签订任何经济合同。
凡未经公司市场经营管理部同意私自对外签定经济合同的,企业予以严惩。
4职责
4.1市场经营管理部是公司合同管理的主管部门,负责各类经济合同的审核、监督实施及存档保管工作。
在公司营业范围内对合同评审、合同履行进行监督管理。
建立健全合同台账
a.对分公司(厂)、项目部自行承揽、兼职合同员草签的工程合同条款进行审核、用印,分类编号并登记存档。
建立合同发放记录及用印登记。
b.签订各种经济合同必须遵照国家法律、行政法规以及公司的规章制度,不得利用经济合同进行违约违法活动,不得损害国家利益、社会公共利益和本公司的利益。
c.认真保管合同专用章,不得为空白合同签章。
不得为未经合同评审的合同签章。
d.发现合同条款不能履行时,及时办理合同变更或解除手续。
4.2分公司兼职合同员负责办理承揽建安工程任务的合同洽谈、拟稿、合同评审会签及申请合同专用章用印。
a.合同签订后,及时发、送至各相关部门。
建立合同发放记录台账。
b.要按月及时向市场经营管理部提供合同履约情况的报表。
5合同的履行
5.1合同交底
合同签订部门/单位组织分公司(厂)、项目部质量、技术、安全、材料、预算相关人员进行合同交底,交底内容包括双方承担的责任与义务,以及有关工期、质量、工程价款的确定及支付、决算、违约责任及注意事项等。
5.2合同履行中要核对原标书、图纸与施工实际是否相符,如有不符,其增加范围必须及时找甲方工程代表签证,增补预算。
对因不及时办理签证而造成损失的,对项目技术员和预算员进行处罚。
5.3在合同履行过程中,任何部门或个人收到甲方补充、变更的书面通知或文件时,应立即通知有关人员采取相应措施,及时处理。
若收件人怠慢而造成延误的或由于解决不力而造成损失的,由责任人承担相应责任。
5.4对合同履行过程中的违约情况或违反合同的干扰事件,分公司(厂)、项目部应当及时查明原因,通过取证并按照合同约定及时、合理、准确地向对方提出索赔。
5.5当我方收到对方的索赔(含违约、罚款)通知后应当认真研究并及时处理、答疑、举证或提出反诉,力求与对方协商解决。
有关人员收到对方的索赔报告后不得扣押或故意隐瞒,不得自作主张不经集体讨论进行私下处理;若非我方过错,却因处理不力而造成损失的,对责任人员参照公司《员工奖惩管理办法》的相关条款进行处罚。
5.6各级部门须严格履行合同约定,确保企业信誉。
如不认真履行合同约定,对有关责任人参照公司《员工奖惩管理办法》的相关条款进行处罚。
6经济合同的变更和解除
6.1凡属下列情况之一的,允许变更或解除经济合同:
a.当事人双方协商同意,并且不因此损害国家利益和社会公共利益;
b.由于不可抗力致使经济合同的全部或部分条款不能履行;
c.由于双方在合同规定的期限内没有履行合同;
e.由于重大的设计变更或顾客(监理)提出重大变更;
f.由于工程停建、缓建。
6.2变更或解除经济合同,必须按下列要求和程序进行办理:
a.必须符合6.1条款中的规定;
b.必须采取书面形式通知对方和其他相关部门,并由合同员在合同台帐中注明原因,所有原始资料都应妥善保管一同存档;
c.变更或解除经济合同,必须由原合同经办人和合同员与对方协商达成书面协议,报有关部门审核,凡已签订过的合同,应报原签证部门登记审核,合同员应将有关资料归档保存。
d.对合同的
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