项目管理思想项目管理培训师吴永达.doc
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项目管理思想
——吴永达
前言
目前多数企业都面临挑战:
从外部而言,国际经济形势日益严峻,市场竞争日趋激烈,客户要求日益苛刻;从内部来看,资源永远是不够使用的,资金永远是不够花的,人员永远是不能满足要求的,工作永远是做不完的。
这些都对企业管理者提出更高要求,必须选择一种方案来应对这种复杂的情景,项目管理是这样一种可以充分利用资源、提高企业响应速度、有效服务客户的方法论。
本文的定位是通过生活中的案例,来介绍项目管理的基本流程、核心工具,以及优秀项目管理者需要具备的知识和能力,为正在从事或即将从事项目管理者提供学习的方向。
本文不适合受过专业训练(如参加过PMP或其他项目管理专业认证)、或者具有丰富项目管理经验的(如从事项目在5年以上)、IT\咨询\工程\行业资深项目管理人士,本文适合希望能迅速了解项目管理并运用项目管理解决生活、工作中实际问题的所有人士。
概念
项目就是一项工作,这个工作有明确的时间限制(临时性)、最终将取得独特的产品、成果或服务(独特性)、在进行过程中充满变化,开始了解少,慢慢增加,直到结束才真正了解它(渐进明晰)。
项目的例子生活中的如举办婚礼、谈恋爱、过生日、聚会、爬山、旅游;工作中的如研发产品、开发软件、建设工程、组织培训、组织会议、搞6S活动、过程改进等;学习中的如读一本书、上一堂课、写篇文章。
项目管理就是把各种知识、技能、工具和方法运用到项目活动中来满足项目目标。
项目活动包括两类:
一是技术活动(如软件项目中的写代码、建筑项目的砌砖、晚会项目的节目彩排等);一是管理活动(包括启动、规划、执行、监控、收尾,这些在每个项目中相似)。
项目管理是包容性非常强的学科,凡是对完成项目有帮助的,都可以吸纳到项目管理知识之中,项目管理是真正从做事的角度出发,以目标为导向的一种综合性管理知识体系。
项目中涉及到的一些角色:
项目经理,就是负责项目成败的个人。
项目团队,负责具体完成工作的那些人。
项目出资人,就是项目出钱的人(通常是老板)。
客户,就是从项目产品得到好处的单位或个人。
用户,具体使用产品的个人或组织。
案例
晚餐项目背景:
在某月某日,我在家准备晚餐。
决定开始项目的时间是下午4点,涉及到的项目干系人就是我和我爱人。
为什么使用这个案例?
首先,可以确认它是个项目,因为,对我而言,它符合临时、独特、渐进明晰的特点。
其次,这是个小项目,同样涉及到技术活动(炒菜)和管理活动(启动、规划、执行、监控、收尾),小项目的好处是,容易理解;最后一点,这个项目大家都比较熟悉,便于集中精力学习项目管理过程上。
启动
“好的开始是项目成功的一半”,项目成功的标准就是实现项目目标,而目标就是在启动时来确定。
具体而言,此过程要分析干系人、确定项目目标以及找出制约因素和假设。
识别干系人
项目干系人就是和项目相关的人,他们要么参与项目过程,要么会受到项目影响,或影响到项目。
例如奥运会项目各国运动员、教练、奥组委人员、志愿者等都属于第一类干系人;北京市民就属于第二类干系人,还有些施加影响和干扰的国际势力属于第三类人。
每个项目都有很多干系人,通常你没有识别的干系人会对项目的进行造成意想不到的影响,因此启动首先要识别干系人。
案例:
的晚餐项目,干系人非常简单,我和我爱人都是干系人。
我爱人是项目发起人,发起项目并提出对项目的要求,我爱人也是团队成员中的专家角色。
我是项目经理也是团队成员,我负责策划实施整个项目。
同时俩都是客户。
假如决定外出吃饭,饭店也算是干系人,假如项目包括外出买菜,菜贩子也属于干系人,具体而言,他们都是供应商(提供项目所需要的原材料和服务)。
分析干系人的需求和影响
项目成功的标准客观上是实现项目目标,主观上是干系人满意。
满意的前提是了解干系人需求,需要注意的是,一个是干系人不明确表达自己潜在的需求,项目经理需要有优秀的沟通能力了解其潜在需求,另一点就是项目干系人往往需求不一致,而且有时候会矛盾,项目经理需记录下来他们各自需求,并进行平衡。
在大型项目中,如果涉及到很多方干系人,项目经理还需要评估他们对项目的影响力和影响是正面的负面的,项目经理需要高度关注哪些影响力较强的干系人。
案例:
作为发起人和客户,我爱人的需求是:
希望我独立完成项目;能够保证饭菜有一定的质量水平;饭菜样式搭配要合理;因为她晚餐后需要练习瑜伽,希望项目尽快完成;同时希望基于家里现有原材料进行。
作为项目经理和团队成员,我的需求是:
希望全程得到专家的技术支持;建议关键任务(如炒菜)由专家亲自完成。
影响力评估,我们俩都有很强的影响力,因为在家里她是领导,她影响力比我大一点。
确定干系人目标
在了解项目干系人需求之后,需要将需求转化为具体的目标。
目标和需求不同,需求是一种感觉,而目标必须是符合SMART原则的(具体、可衡量、可实现、相关的、有时间限制)。
项目的目标可以从四个方面描述:
范围(做什么不做什么),进度(什么时间做什么,用多长时间完成),成本(花多少钱),质量(做到什么程度为止)。
案例:
经过项目干系人多次交流,确定晚餐项目的目标如下:
1)范围目标:
成果必须包括四菜、一汤和主食(米饭或馒头),搭配上需要有荤有素、有饭有汤、有凉有热
2)进度目标:
项目必须在2小时内完成,当前时间是下午4点,完成时间为下午6点,这样才能保证7点半参加锻炼
3)质量目标:
营养丰富、美味可口
4)成本目标:
直接成本是原材料成本,间接成本是水、电、气。
确定目标优先级
通常干系人会提出很多目标,有些目标有时候是矛盾的,比如希望范围要多、进度要快、成本要少、质量要好。
当目标较多时,需确定目标的优先顺序。
这样做好处:
可以集中精力满足关键目标。
案例:
经过使用目标优化矩阵(见图表1),最终确定目标优先顺序:
进度、质量、范围、成本。
晚餐
项目
范围
进度
成本
质量
合计
级别
范围
0
1
0
1
2
进度
1
1
1
3
1
成本
0
0
0
0
4
质量
1
0
1
2
3
说明:
将纵轴上的项目依次与横轴上的项目对比,相对重要填1,相对不重要则填0,最后将数字相加,根据合计的数值进行优先排序
找出制约要素
制约要素就是当前存在的会对项目实施有限制的因素。
如在培训项目中教室的大小、在工作中大多数项目事先确定的预算、事先确定的日期等等。
了解这些,可以让计划更可行。
案例:
制约要素列表
1)必须使用家里现有原材料;
2)工具有限:
电饭锅、铁锅、菜刀都只有一个;
3)厨房面积有限;
4)我的工作经验、能力、水平有限;
找出假设
假设就是项目成功的前提条件。
如为了培训如期进行,需要老师能够及时到场、学员能到场、投影能正常工作,这些都是假设。
假设充满不确定性、如果不成立就是风险。
假设需要渐进明晰,开始了解少,在项目进行中需要逐步确认。
案例:
假设条件列表
1)有电、有气、有水
2)铁锅、电饭锅、菜刀、切菜板都是可用的
3)原材料有蔬菜、有肉
除了上述六个基本步骤之外,大型项目还需要正式任命项目经理、建立项目管理团队等工作。
挑战与要求
在此案例中,项目干系人较少,需求较一致,项目干系人容易识别,而在实际项目中,大多数项目涉及很多干系人,识别干系人是非常关键的任务。
此外干系人的需求很模糊、表达不明确,而且,有些干系人的需求相互矛盾。
这是在启动过程,项目经理面临的最大挑战。
在这个过程中,需要项目经理具备的能力包括:
沟通(和陌生干系人会面,迅速建立良好的关系)、谈判(用来共同确定目标)、说服(让干系人相信你,听从你的建议)、观察力(对环境的观察、理解)、决策力(准确做出判断,必要情况下帮助干系人做出选择)、协调(和不同干系人沟通,召集会议等)。
规划
“没有做计划,就是在计划失败”。
做计划就是找出实现项目目标的途径。
从项目管理的角度,计划包括下面至少8个步骤:
定义范围
范围就是做什么不做什么,在计划的开始,首先需要和干系人交流,确定项目的具体成果有哪些,以及项目的边界。
然后,可以使用WBS(工作分解结构)来有效组织成果。
WBS是个结构化的图表,特点是简单、直观,可以让干系人对项目成果、以及成果之间关系有清楚的认识,因此被广泛的用在项目范围确认、资源分配等活动中。
WBS通常使用框图来表示,上面组成部分比较粗略、下面组成部分详细,最低层称为工作包。
WBS里面的组成部分,多是名词,基本上都是成果。
可以通过分解来制定WBS,具体而言,第一种方式,可以按成果来划分,如图表2;
自行车
车架
车轮
组装
外胎
内胎
橡胶
辐条
钢圈
钢铁
配件
车轴
车铃铛
车座
车把
传输系统
第二种方式,对于时间较长的项目,很难对所有成果有清楚认识,可以首先按阶段划分,然后再对阶段的成果进行细分,在这种情况下,的WBS需要随着项目的推进逐步细化。
如图表3。
软件开发项目
需求
设计
实现
测试
试运行
审批报告
需求规格
调研计划
设计评审
详细设计
概要设计
测试报告
评估报告
代码
产品版本
测试报告
集成代码
最终产品
缺陷修复
缺陷报告
无论采用何种分解方法,都需要遵循两个基本原则:
第一个,100%法则,在拆分时,必须确保某层工作包完成,那么它上面的工作包也就完成了。
例如,在图表2中,车轮、车架、配件完成之后要确保能够得到自行车,所以需要有组装这个工作包;第二个,父子关系,就是说某个工作包只能属于上面某一个父工作包,不能同时属于两个父工作包,假如出现,代表上层分解就出现了问题。
例如,在图表2中,有些人对车轮按照前轮、后轮来拆分,这样两个工作包下面都会出现内胎这个子工作包,这种情况是不恰当的,工作包的重复,在安排人力资源时会发生浪费现象。
正确的划分方法是,相同的工作或成果需要合并到一起。
案例:
制定WBS是个反复的过程,需要和干系人反复讨论。
下面是我的晚餐项目的WBS(图表4)。
上面粗略、下面详细,分解过程,基本遵循了项目的目标。
最低层都是工作包,都是名词(炖排骨在这里是个菜名)。
最初的WBS下面主食包括了米饭、馒头、油饼;由于面食做工复杂,考虑到时间限制不妥,假如外出采购需要花费额外的成本,因此被砍掉,最终确定的主食工作包为米饭。
晚餐项目
主食
菜
汤
油饼
馒头
米饭
酱牛肉
花生黄瓜
凉菜
鱼香肉丝
炖排骨
热菜
西红柿鸡蛋汤
定义活动
通过WBS清楚了项目的范围和项目的具体成果,接下来,需要确定项目必要的活动。
节省时间的最好方法是只做必要的事,什么叫必要的事?
就是能够创造成果、对项目结果有影响的事情。
很多人在日常工作中,习惯于行动,不习惯于思考事情的必要性,导致事倍功半。
如何确定哪些活动是必要的。
可以对WBS中的每个工作包进行分解,要思考为了得到这个工作包,需要做什么具体的活动。
此刻,可以使用活动清单(见图表5)来组织活动。
案例:
在晚餐项目中,我对要得到的米饭进行了深入思考,发现得到米饭需要淘米、下米、煮饭三个活动。
在借助专家的协助,我对其他成果进行分析,列出了得到成果所需必要的活动,并对必要性进行了评估,是否必要就看是否能产生成果,而且成果要么是WBS低层的工作包,要么就是必要的过程性成果。
为了节约纸张,我对活动进行了简化。
具体活动内容在图表5。
活动ID
名称
历时
前置活动
人员
资源
成果
1
淘米
5
W
自来水
洗净的米
2
下米
1
1
W
自来水
电饭锅
下到锅里的米
3
煮饭
50
2
W
电饭锅
米饭
4
择菜、洗菜、切菜
20
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