存货管理业务流程内控手册.docx

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存货管理业务流程内控手册

3.3存货管理业务流程

一、业务流程范围

1所涉及的业务范围

存货、工程物资、电信卡的入库、登记账簿、仓库保管、出库、清查盘点等

2所涉及的部门范围

仓库保管部门、财务部门、市场部门、采购部门、运行维护部门和审计部门

3所涉及的计算机系统和相关维护部门

财务管理系统、物资管理系统

企业信息化部门

二、目标

1确保存货记录的真实性、准确性、完整性和及时性；

2存货保管符合国家相关安全、消防、环保等规定的要求。

三、风险

1财务账目记录有误，造成存货价值不准确；

2账实不符给企业带来潜亏（盈）；

3对存货的可实现净值估计不准，造成价值高估或低估；

4违反国家相关安全、消防、环保等规定，遭受经济处罚。

四、相关会计科目

存货、存货跌价准备、工程物资、营业外收支、管理费用、通信业务成本、营业费用、应付账款

五、流程概述

1办理存货及工程物资的入库

1.1存货（不包括电信卡）和工程物资的入库

采购部门及时将采购单交给仓库保管部门，仓库保管部门审核采购单、产品交付清单，与实物一一核对，验收合格后入库，开具连续编号的入库单、验收单。

入库单需要采购经办人和仓库保管人签字。

对某些入库存货，需采购部门会同使用部门进行质量检验后方可办理入库。

对于无法入库保管直接运抵现场的存货，采购部门必须到现场会同相关领用、使用部门接货验收，并及时通知仓库保管部门办理入库同时出库的手续，使用部门、工程部门经办人和仓库保管人签字后，交付现场使用。

仓库保管员根据存货入库单及时登记实物登记簿，仓库保管负责人应定期审核库管实物登记簿汇总表并签字。

仓库部门定期将入库单、验收单传送至财务部。

财务部应核对连续编号的入库单、验收单。

相关IT流程：

（1）存货及工程物资的入库，由仓库管理人员将存货信息录入到物资管理系统/模块，系统自动生成连续编号的入库单。

（2）

（3）入库时，物资部门人员更新物资管理系统/模块中的存货的信息。

（4）

（5）物资采购部门人员在物资管理系统/模块创建采购定单，收货后核对确认物资信息，自动生成会计凭证和物料凭证。

（6）

（7）对于存货（不包括电信卡）和工程物资的入库，财务部门人员在财务管理系统中入帐。

（8）

1.2电信卡的入库

对于各级公司自行制作的电信卡，由各级公司电信卡采购部门和保管部门对收到厂商制作的电信卡按照设计方案进行卡面图案和质量上的抽验，并按制作要求进行数量上的验收。

对全国性的电信卡或全省性的电信卡，电信卡采购部门和保管部门根据股份公司或省市子公司业务支撑中心下发的发货确认书按管理规定进行数量验收。

验收后，填写连续编号的电信卡入库单，办理入库，电信卡采购部门和保管部门相关责任人员签字；对有质量问题的应填写质量跟踪反馈单，连同坏卡退还厂商，由厂商负责退换。

待更换的新卡到货，再另行验收入库。

各地市分公司的电信卡采购部门和各营业网点收到上级发来的电信卡，根据电信卡申领单的实发数，验收后填入库单办理入库，并登记实物登记簿。

对电信卡的入库，必须由电信卡保管部门及电信卡采购部门会同办理手续。

电信卡保管部门负责人应定期审核库管实物登记簿汇总表并签字。

仓库部门定期将入库单传送至财务部。

财务部应核对连续编号的入库单。

电信卡的入库的IT控制参照4.8电信卡业管理流程

（一）电信卡生产。

2保管存货及工程物资

2.1仓库保管工作规程的拟定

省市子公司负责统一拟订仓库保管工作规程，下发各地市分公司执行。

地市分公司采购部门负责组织相关部门根据年度市场发展规划和历史经验，每年拟定采购计划、计划库存量和采购时点储量并纳入年度预算范围。

地市分公司仓库保管部门根据存货收发情况，在到达采购时点储量时及时报告，此外每月编制存货领用及结存情况表，并由财务部门实施监控，做到存货的合理储备。

仓库保管部门定期进行存货的账龄分析；提供实际库存量与计划库存量的差异；并与采购、市场、网络运行维护、财务等部门共同研究降低（提高）库存方案，报地市分公司主管副总经理审批。

2.2存货的安全保管

仓库保管人员要遵守安全防范制度，按存货分类进行库存管理，确保物资存放处防火、防盗、防水、防锈。

仓库负责人负责定期进行巡视检查，并出具实地检查表。

电信卡应视同有价证券管理，并采取必要的安全措施。

2.3存于外部的存货的日常管理

仓库管理人员应于每月末从外部单位得到本单位存于外部的存货的清查表，仓库管理人员将从外部得到的清查表及时与实物登记簿核对，并出具差异报告，由仓库管理部门负责人审核差异报告。

3办理存货及工程物资的出库

3.1存货（不包括电信卡）和工程物资的出库

地市分公司领用部门使用人填写领用申请单，经过部门负责人审批。

直接领用的由使用人持领用申请单到仓库保管部门开具连续编号的领料单（出库单）。

仓库保管部门根据领料单（出库单）发出存货并进行相应的实物登记簿的记录。

仓库保管部门定期将领料单（出库单）上传财务部门进行账务处理，财务部应核对领料单（出库单）的连续编号。

存货的申领、审批、保管与记账应由不同的人员负责。

库存一级库设有分库时，从库存一级库中领用存货入分库时不需开具出库单，但需开具调拨单。

当从分库领用存货时由分库存货管理人员编写进销存日报表，存货管理部门负责人审核日报表，按规定时间送交财务部门进行出库的账务处理。

对于有二级库设置的部门或单位，从库存一级库中领用存货时，由库存一级库管理员开具连续编号的出库单，领用部门和单位将存货入二级库，财务人员根据存货出入库情况进行账务处理。

相关IT流程：

（1）仓库管理人员将批准的申领单输入到物资管理系统/模块，生成出库单。

（2）

（3）物资部门人员根据出库单更新物资管理系统/模块中的存货信息。

（4）

（5）物资采购部门人员输入物资申领单到物资管理系统/模块，自动生成物料凭证和会计凭证。

（6）

（7）对于存货（不包括电信卡）和工程物资的出库，财务部门人员在财务管理系统中入帐。

（8）

3.2电信卡的出库

省市子公司电信卡管理部门向所属地市分公司发卡时，按所属单位填制的电信卡申领单核发，同时按实发数登记实物登记簿。

对于电信卡出库，必须填写电信卡申领单，凭电信卡申领单请领电信卡，严禁临时借用或白条抵库；同时须有专人根据电信卡申领单复核、验证无误后方能出库；仓库管理员根据连续编号的电信卡领料单（出库单）在实物登记簿上登记。

仓库保管部门定期将领料单（出库单）送到财务部门，财务部门应核对领料单（出库单）的连续编号。

地市分公司的电信卡管理部门向所属单位发卡时，根据所属单位填制的电信卡申领单核发，仓库管理员根据连续编号的领料单（出库单）在实物登记簿上登记。

仓库保管部门定期将领料单（出库单）送到财务部门，财务部门应核对领料单（出库单）的连续编号。

各营业网点管理人员将卡分发给营业员时，据营业员填列的电信卡申领单登记电信卡营业网点分户账。

电信卡销售后，各营业网点每日按面值填报电信卡销售日报表并注明折扣比例，县局、地市分公司业务主管部门依据电信卡销售日报表登记实物登记簿的售出栏，并按月编制电信卡销售月汇总表，报同级财务部门填制电信卡相关报表。

电信卡销售月汇总表及电信卡相关报表逐级汇总上报至省市子公司业务主管部门及财务部门分别进行汇总。

省市子公司财务部门应审核上述两汇总表后填制全省汇总库存月报表。

在每月10日前省市子公司财务部门及业务主管部门将上月报表上报股份公司财务部门及业务主管部门。

股份公司财务部门依据审核后的各省市子公司电信卡汇总库存月报表，将收、售、存数额与业务主管部门的电信卡销售月汇总表核对相符。

电信卡的管理部门对电信卡的出库，必须由二人会同办理手续。

电信卡的出库的IT控制参照4.8电信卡业管理流程

（一）电信卡生产。

3.3存货的紧急领用

对于紧急领用存货，经办人员填写紧急领用申请单，填写领料原因、品名、型号、数量等信息，并签字。

仓库保管部门根据紧急领用申请单，开具领料单（出库单），发出存货，单独存放紧急领用申请单，并进行相应的库管账簿的记录。

出库后，经办人员要在规定时间内尽快补填领用申请单，部门主管审批后，交到仓库保管部门换回紧急领用申请单。

超过一定期限未补填领用申请单的，仓库部门应有责任向公司领导报告。

相关IT流程：

（1）物资管理部门人员输入紧急领用的申领单到物资管理系统/模块，生成出库单。

（2）

（3）物资采购部门人员输入紧急领用的物资需求单到物资管理系统/模块，自动生成物料凭证和会计凭证。

（4）

（5）物资部门人员根据出入库单更新物资管理系统/模块中的相应的存货的信息。

（6）

（7）对于存货的紧急领用，财务部门人员在财务管理系统中入帐。

（8）

4办理存货及工程物资的退库

4.1存货及工程物资的退库申请

物资领用部门填写退料申请单，采购部门或财务部门向其提供退料资产价值。

工程物资退料申请单需要经过工程项目负责人及相关部门负责人签字认可，并在申请单上填写项目编号；一般物资退库需经领用部门负责人签字认可。

签字后的退料申请单送仓库保管部门。

4.2存货及工程物资的退库验收

仓库保管部门审核退料申请单，与实物数量一一核对。

省市子公司预先制定退料物品质量检验规则，确定哪些物料需进行退料质检，不需要质检的可直接入库。

对需要进行退料质检的物料，仓库保管部门对存货的质量进行检验，验收合格后入库。

相关IT流程：

（1）若领料后未涉及到发票校验和付款，退料单经审批后，物资采购部门人员在物资管理系统/模块中将原输入的领料单冲销，自动生成物料凭证和会计凭证。

（2）

（3）若该领料业务已做发票校验和付款，物资采购部门、财务部门人员在物资管理系统/模块中将原输入的领料单、发票校验、付款冲销后，自动生成物料凭证和会计凭证。

（4）

（5）仓库管理人员在物资管理系统/模块中进行反方向的领料处理，系统自动生成红字出库单。

（6）

（7）对于存货及工程物资的退库，财务部门人员在财务管理系统中入账。

（8）

（9）物资部门人员根据入库单更新物资管理系统/模块中的相应的存货的信息。

（10）

4.3电信卡的退库

用户购买的电信卡，在使用过程中发现质量问题，无法使用要求更换时，经测试验证属实的，原卡当即加报废标志作退库报废处理，以与好卡区别。

经办网点应登记用户坏卡更换登记簿，月末，将换出的新卡的数量、金额登记入实物登记簿，并汇总上报地市分公司。

电信卡的退库的IT控制参照4.8电信卡业管理流程

（一）电信卡生产。

5调拨地市分公司间库存

5.1库存调拨的审批

省市子公司采购部门负责在进行库存平衡后做出库存调拨的决策，并出具库存调拨申请单，申请单需采购部门、财务部门及相关业务部门负责人签字认可。

采购部门据以开具调拨单下发地市分公司。

5.2库存调拨的执行

发出仓库和接收仓库收到调拨单后，发出仓库核对调拨单后发货并根据调拨单开具出库单。

5.3调拨存货的质检

接收仓库收到存货后，根据调拨单，与实物数量一一核对并根据规定对需要进行调拨质检的物料执行质量检验，验收合格后入库。

5.4相关IT流程：

地市分公司内部调拨:

（1）由仓库管理人员在物资管理系统/模块调整物资库存信息。

（2）

（3）由物资采购部门人员在物资管理系统/模块生成会计凭证和物料凭证。

（4）

（5）地市分公司内部调拨帐务处理由财务部门人员在财务管理系统中入帐。

（6）

省内调拨:

（1）调出方的仓库管理人员将批准的调拨信息输入到物资管理系统/模块，生成出库单。

（2）

（3）调入方仓库管理人员在物资管理系统/模块中输入调入物资的信息，生成入库单。

（4）

（5）调出方的财务部门人员在财务管理系统/模块中做库存减少的入帐。

（6）

（7）调入方财务部门人员在财务管理系统/模块中库存增加的入帐。

（8）

（9）由地市分公司物资采购部门人员在物资管理系统/模块生成会计凭证和物料凭证。

（10）

（11）物资部门人员根据出入库单更新物资管理系统/模块中的相应的存货的信息。

（12）

6清查存货及工程物资

6.1存货及工程物资的分类清查

省市子公司仓库保管部门负责统一制定清查盘点制度，由财务部门审核。

各地市分公司仓库保管部门根据存货的重要性，分类定期进行盘点，并将清查的结果与仓库保管部门登记簿核对，发现存货短缺、毁损、呆滞等情况，出具存货异常情况报告单和存货差异报告并上报部门负责人审批。

经审批后，及时更新登记簿。

6.2存货及工程物资的全面清查

每年至少年底进行一次全面清查。

存货全面清查由仓库保管部门的主管部门牵头组织并编制盘点计划，仓库保管部门负责实物盘点，填写盘点表并签字。

财务部门、采购部门等部门进行现场监盘复核并在盘点表上签字，仓库保管部门的主管部门将盘点结果与存货实物账册核对，同时出具盘点报告，账实不相符的由仓库保管部门查明原因出具存货盘点差异报告，并报仓库保管部门负责人和财务部门负责人审批。

经审批后，仓库保管部门应及时更新实物账。

相关IT流程：

（1）仓库管理部门人员，在物资管理系统/模块中输入盘盈、盘亏、毁损、报废等的信息生成入库单或出库单。

（2）

（3）由物资采购部门人员将盘点结果输入到物资管理系统/模块后自动生成盘点结果表。

（4）

（5）对于帐实不符的情况，由物资采购部门人员在物资管理系统/模块中触发自动生成差异会计凭证。

由财务部门人员在物资管理系统/模块中生成会计凭证。

（6）

（7）财务部门人员在财务管理系统中做库存增加或减少的入帐。

（8）

6.3电信卡的清查盘点

企业每月应对电信卡进行盘点。

电信卡管理部门制定盘点程序并牵头组织业务部门进行实物盘点，填写盘点表并签字，财务部门负责现场监督盘点的执行。

电信卡管理部门出具电信卡盘点报告；对盘点中发现的盘盈、盘亏、毁损和报废应查明原因，并出具电信卡盘盈盘亏报告。

电信卡盘点报告和电信卡盘盈盘亏报告由财务部门和业务部门负责人会签，并报公司领导审阅。

电信卡管理部门同时更新实物登记簿。

电信卡的清查盘点的IT控制参照4.8电信卡业管理流程

（一）电信卡生产。

6.4存于外部存货的清查盘点

对存于外部的存货，省市子公司负责制定清查盘点制度，地市分公司仓库保管部门定期盘点存货，出具盘点报告，并将清查的结果与仓库保管部门登记簿核对，发现存货的短缺、毁损、呆滞等情况应出具存货异常情况报告单和存货差异报告，及时更新登记簿，盘点报告、存货差异报告和盘点报告上报部门负责人审批。

存于外部存货的清查盘点的IT控制参照本流程6.2存货及工程物资的全面清查。

7账账核对

财务部门和仓库保管部门在存货盘点后进行财务明细账与存货登记簿的核对，对账中出现的差异应进行差异分析，出具差异报告，审批后及时进行财务账务处理。

差异报告应由仓库保管部门和财务部门负责人审阅。

上级电信卡实物管理部门应当对下级电信卡实物管理部门通过核对上报报表及现场检查方式进行电信卡定期稽核。

上级公司电信卡实物管理部门应将核对情况通知同级财务部门，再由同级财务部门通知下级公司财务部门，作为下级公司财务部门稽核同级电信卡业务收入的重要依据。

8处置存货及工程物资

8.1存货（不包括电信卡）及工程物资的处置

对清查盘点中发现的盘亏、盘盈存货及工程物资，由财务部门提出处理意见后，在授权范围之内的由地市分公司总经理批准处理。

超过处理权限的盘亏、盘盈需报省市子公司财务部门及公司领导批准处理。

对于重大的盘亏、盘盈需报股份公司财务部门及公司领导批准处理。

地市分公司对清查盘点中发现的毁损、报废存货及工程物资，由实物管理部门组织技术部门鉴定，对符合处置条件且在授权范围之内的存货及工程物资经地市分公司总经理批准处置。

超过处置权限的需报省市子公司财务部门提出处置意见，报财务部门负责人及公司领导审批。

所有废品要单独存放。

8.2过期电信卡的处置

各级电信卡的管理部门对过期的电信卡必须严格管理。

各县局每季度第一个月初将本局及所属各营业网点的过期电信卡统一集中，登记库存过期电信卡登记表，并于当月10日前将过期电信卡与登记表上交地市分公司。

各地市分公司汇总后，登记过期电信卡登记表，并于当月20日前将过期电信卡与登记表上交省市子公司业务主管部门。

省市子公司电信卡管理部门集中各地市分公司上交的过期电信卡登记表，汇总登记本省过期电信卡汇总表，在当月月底前将此表上报股份公司业务支撑中心。

各省市子公司可以从过期电信卡中每套留存适量（最多200套）作为资料卡，过期的省内电信卡在业务、财务、保卫、审计等部门的共同监督下由各省市子公司自行集中销毁。

过期的全国卡由各省市子公司在每季度末月30日前上交至股份公司业务支撑中心，由股份公司支撑中心核对相应汇总表后组织核销。

股份公司业务支撑中心将各省上报的报表进行汇总，填写全国过期电信卡汇总表，抄送股份公司市场部门和财务部门。

9相关的账务处理

9.1存货成本核算和低值易耗品的摊销方法

地市分公司和省市子公司财务部门执行股份公司统一规定的存货计价方法，正确核算存货成本，编制存货成本计算表，财务部门负责人负责审核存货成本计算的准确性，并签署意见。

存货计价方法变更必须向股份公司财务部门报告，由股份公司财务部门报股份公司领导审批。

存货中的低值易耗品的摊销方法由股份公司财务部门会同有关部门，根据《企业会计制度》中规定的摊销方法进行统一规定，报股份公司领导审批后下发各省市子公司执行。

各级公司摊销方法变更向股份公司财务部门报告，由股份公司财务部门报股份公司领导审批。

相关IT流程：

（1）由仓库管理人员从物资管理系统中生成出库单。

（2）

（3）存货计价及低值易耗品的摊销额在物资管理系统管理/模块中出库时自动计算，并自动在系统中生成会计凭证与物料凭证。

（4）

（5）如果存货计价方法和低值易耗品的摊销方法逻辑要变更，由企业信息化部门人员实施物资管理系统管理/模块中的存货计价方法和低值易耗品的摊销方法的逻辑变更，测试确认后上线。

（6）

（7）对于低值易耗品的摊销额及存货的计价，由财务部门人员在财务管理系统中入帐。

（8）

9.2存货出入库账务处理

地市分公司财务部门根据各类出入库单、产品验收单等出入库凭证对存货出入库进行记账。

对货到发票未到的情况，月底要根据采购合同或采购单暂估入账，编制记账凭证时，由财务部门负责人或其授权人负责审核并签字。

货到发票未到的入库账务处理的IT控制参照本流程中的1.1存货（不包括电信卡）和工程物资的入库。

9.3计提存货跌价准备

根据股份公司资产减值准备管理办法和具体指导意见，地市分公司财务部门定期会同仓库保管、采购、市场等部门对存货进行可变现净值与账面价值对比，计算差异，出具存货跌价准备报告，在地市分公司领导审批后及时逐级上报省市子公司和股份公司领导审批，由股份公司统一做出处理意见，并及时通知各省市子公司进行账务处理。

相关IT流程：

（1）仓库管理人员在物资管理系统/模块中将贬值情况比较明显的存货数据取出，编制存货跌价准备报告。

（2）

（3）财务人员在财务管理系统中人工进行减值准备的会计处理。

（4）

（5）仓库管理人员在物资管理系统/模块中调整物资的价值信息。

（6）

六、控制点及监督检查方法

控制点

手工/自动

原有/新增

监督检查方法

1办理存货及工程物资的入库

1.1存货（不包括电信卡）和工程物资的入库

1.1.1入库单要有采购经办人、仓库保管人验收签字。

某些存货还需使用部门和工程部门参与质量检验。

对于无法入库保管直接运抵现场的存货，采购部门必须到现场会同相关领用、使用部门接货验收，并及时通知仓库保管部门办理入库同时出库的手续，使用部门、工程部门经办人和仓库保管人签字后，交付现场使用。

手工

原有

1.1.1区分两种入库情况，检查采购经办人、仓库保管人、使用部门、工程部门在入库单上的验收签字。

1.1.2仓库负责人审核库管实物登记簿汇总表并签字。

手工

原有

1.1.2检查仓库保管负责人在实物登记簿汇总表上的审核签字。

1.1.3入库单和验收单要连续编号。

财务部应对其编号进行核对。

手工

原有

1.1.3检查财务部门保存的入库单和验收单是否连续编号。

1.1.4存货及工程物资，只有经授权的仓库管理人员才可将存货信息录入到物资管理系统/模块，系统自动生成连续编号的入库单。

自动

新增

1.1.4检查只有经授权的仓库管理人员才可将存货信息录入到物资管理系统/模块。

检查系统自动生成连续编号的入库单。

1.1.5只有经授权的物资部门人员才可更新物资管理系统/模块中的存货的信息。

自动

新增

1.1.5检查只有经授权的物资部门人员才可更新物资管理系统/模块中的存货的信息。

1.1.6只有经授权的物资采购部门人员才可在物资管理系统/模块创建采购定单，收货后核对确认物资信息，物资管理系统/模块自动生成会计凭证和物料凭证。

自动

新增

1.1.6检查只有经授权的物资采购部门人员才可在物资管理系统/模块创建采购定单。

收货后核对确认物资信息，检查物资管理系统/模块自动生成会计凭证和物料凭证。

1.1.7对于存货（不包括电信卡）和工程物资的入库，只有经授权的财务部门人员才可在财务管理系统中入帐。

自动

新增

1.1.7检查对于存货（不包括电信卡）和工程物资的入库，只有经授权的财务部门人员才可在财务管理系统中入帐。

1.2电信卡的入库

1.2.1入库单要有电信卡采购部门和保管部门相关人员验收签字。

手工

原有

1.2.1检验采购部门和保管部门在入库单上的验收签字。

1.2.2电信卡的保管部门负责人审核库管实物登记簿汇总表并签字。

手工

原有

1.2.2检查电信卡的保管部门负责人对电信卡实物登记簿汇总表的审核签字。

1.2.3入库单和验收单要连续编号。

财务部应对其编号进行核对。

手工

原有

1.2.3检查财务部门保存的入库单和验收单是否连续编号。

2保管存货及工程物资

2.1仓库保管工作规程的拟定

2.1.1仓库保管部门编制存货领用及结存情况表及帐龄分析表，由财务部实施监控。

相应的库存方案应由地市分公司主管副总经理审核批。

手工

原有

2.1.1检查存货领用及结存情况表及帐龄分析表是否定期编制；检查地市分公司主管副总经理对库存方案的审批意见及签字。

2.2存货的安全保管

2.2.1仓库负责人要定期检查存放处的安全状况，出具实地检查表。

电信卡应视同有价证券管理，并采取必要的安全措施。

手工

原有

2.2.1检查仓库负责人出具的实地检查表；检查电信卡管理的安全措施是否得当。

2.3存于外部的存货的日常管理

2.3.1每月末仓库管理人员及时得到存于外部存货的清查表并与实物登记簿进行核对。

手工

原有

2.3.1检查外部存货清查表与实物登记簿的符合性。

2.3.2仓库管理部门负责人审核差异报告。

手工

原有

2.3.2检查仓库负责人对差异报告的审核意见及签字。

3办理存货及工程物资的出库

3.1存货（不包括电信卡）和工程物资的出库

3.1.1领用部门负责人在领用申请单上签字。

手工

原有

3.1.1检查领用部门负责人在领用申请单上的审批签字。

3.1.2领料单（出库单）要连续编号。

财务部应核对连续编号领料单（出库单）。

手工

原有

3.1.2检查财务部门保存的领料单（出库单）是否连续编号